Como gerente de projetos, você deve estimar e gerenciar as muitas variáveis envolvidas em um projeto. Isso inclui definir os requisitos de negócios para que eles possam ser traduzidos em tarefas específicas do projeto.
Os requisitos do projeto definem o padrão “mínimo” que um produto deve atingir para resolver de forma eficaz os pontos fracos do usuário final. Os requisitos relacionados a recursos técnicos e aspectos do projeto — recursos, funções e capacidades do produto final — são chamados de requisitos técnicos em termos de gerenciamento de projetos.
Neste guia completo sobre requisitos técnicos em gerenciamento de projetos, abordaremos os diferentes tipos de requisitos técnicos que você pode encontrar e como coletá-los e gerenciá-los com eficiência.
O que são requisitos técnicos?
No gerenciamento de projetos, os requisitos técnicos são o plano que descreve as funcionalidades, recursos e aspectos técnicos que um projeto deve cumprir.
Isso também inclui quaisquer restrições técnicas que devem ser superadas para a entrega bem-sucedida do projeto.
Do ponto de vista do produto de software, os requisitos técnicos do projeto referem-se à forma como um produto é construído. Portanto, esses requisitos abrangem os aspectos de hardware, software, desempenho, confiabilidade e segurança.
Digamos que você deseja criar uma ferramenta empresarial remota que permita que sua equipe trabalhe em casa.
As principais considerações que você deve levar em conta incluem como os usuários serão autenticados, como terão acesso aos dados, que tipo de recursos de comunicação devem ter (serviços como chat, e-mails, videoconferência etc.) e assim por diante.
Seus requisitos técnicos se concentrarão em garantir uma comunicação, colaboração e acessibilidade perfeitas, além de atender aos seus requisitos de segurança.
Os seguintes requisitos e recursos formarão a base técnica deste projeto:
- Compatibilidade com dispositivos (laptops, desktops, celulares, etc.) e sistemas operacionais
- Requisitos de software e hardware
- Linguagem de programação a ser usada
- VPN (Rede Privada Virtual) para acesso seguro à rede e aos recursos da empresa
- Recursos multilíngues para programação de software
- Sistemas de armazenamento e gerenciamento de documentos baseados em nuvem
- Protocolos de criptografia e autenticação multifatorial (MFA) para segurança
- Conexão de internet de alta velocidade para suportar videoconferências, compartilhamento de arquivos, etc.
- Software de desktop remoto para suporte de TI para solucionar problemas nos dispositivos dos funcionários
- Conformidade com regulamentos de proteção de dados, como GDPR, CCPA, etc.
A origem dos requisitos técnicos pode variar, incluindo diretrizes regulatórias, tendências atuais do mercado, etc.
Os requisitos técnicos abordam questões essenciais no processo de gerenciamento de projetos, tais como:
- Como o produto atenderá às necessidades e expectativas do usuário final?
- Como o produto estará em conformidade com as normas técnicas aprovadas?
- O que os usuários finais experimentam quando interagem com o produto?
- Que tipo de recursos técnicos ajudarão a atender às solicitações do usuário final?
- Como o produto se integrará aos sistemas e à infraestrutura existentes?
- Quais são os requisitos de desempenho e escalabilidade?
- Quais medidas de segurança ajudarão a proteger os recursos do sistema e seus dados?
- Como o produto lidará com erros, exceções e casos extremos?
- Existem requisitos regulatórios e de conformidade a serem cumpridos?
- Quais são os requisitos de manutenção e suporte?
- Como o produto será testado para garantir que atenda aos requisitos técnicos especificados?
- Quais são os requisitos de implantação e implementação do produto?
Não existem dois requisitos técnicos iguais — tudo depende do seu produto e dos objetivos finais do projeto.
Importância dos requisitos técnicos no gerenciamento de projetos
71% dos projetos fracassam completamente ou enfrentam “desafios”, sendo a principal causa o fato de não oferecerem os recursos e funções que o cliente espera.
Criar um plano de projeto detalhado é uma maneira de fazer isso.
No entanto, para produtos de software, um registro de requisitos técnicos melhora o entendimento mútuo entre suas equipes e clientes, para que todos saibam o que esperar.
Isso também garante que problemas técnicos e falhas não atrapalhem o andamento do projeto.
Concentrar-se no planejamento do gerenciamento de requisitos técnicos é uma decisão inteligente, pois:
1. Traz uma abordagem sistemática para o planejamento de projetos
Os requisitos em projetos complexos podem se tornar complexos. Um documento de especificações técnicas ajuda a criar uma lista de prioridades de subtarefas e trata cada subtarefa como um projeto menor. Isso traz maior eficiência, clareza e organização ao processo de planejamento do projeto.
2. Evita o aumento do escopo
Definir antecipadamente o escopo do projeto em relação aos recursos e funções do produto pode economizar muito tempo e esforço para a equipe. O documento de requisitos técnicos destaca todos os recursos do produto necessários do ponto de vista técnico.
3. Funciona também como ponto de referência para o uso de recursos técnicos
Um documento de especificações técnicas compartilhável destaca o volume e o tipo de recursos técnicos a serem usados. Isso facilita para os gerentes de projeto estimarem os custos e cumprirem o orçamento.
4. Coloca as equipes em “modo de foco”
Atrasos imprevistos, indisponibilidade de recursos, mudanças nas expectativas dos clientes, etc., prejudicam o ritmo da equipe. Ter um documento prático ajuda a equipe a manter o foco no produto final desejado, com todos os recursos e funcionalidades esperados intactos.
5. Impulsiona a tomada de decisões informadas
Com informações confiáveis sobre o desempenho do seu produto, alocar custos, recursos, infraestrutura etc. se torna muito fácil.
6. Permite testes de usuário tranquilos
Cada recurso do seu produto deve passar por testes rigorosos com usuários para garantir que ele atenda às expectativas do cliente, e um documento de especificações técnicas garante que nada seja esquecido na fase de testes.
Diferentes exemplos de requisitos técnicos
Os requisitos técnicos diferem de acordo com a natureza do produto que está sendo desenvolvido.
1. Requisitos funcionais
Eles especificam o que o produto deve alcançar para complementar o comportamento específico do usuário. Eles destacam as funções que o produto deve executar usando casos de uso, histórias de usuários, etc.
2. Requisitos não funcionais
Esses recursos especificam critérios-chave, como desempenho, segurança, confiabilidade, usabilidade etc., para avaliar o desempenho do produto.
3. Requisitos do sistema
Esses recursos definem as especificações técnicas que o produto deve ter para atender às necessidades dos usuários e incluem requisitos de hardware, requisitos de software e assim por diante.
4. Requisitos do usuário
Elas listam o que os usuários precisam do produto e as descrições correspondentes dos recursos específicos em demanda.
5. Requisitos comerciais
Esses requisitos representam objetivos de alto nível que o produto deve atingir para satisfazer as necessidades da organização e justificar o investimento.
6. Requisitos de interface
Eles especificam como o produto irá interagir com os sistemas e componentes existentes, abrangendo requisitos para APIs, formatos de dados, protocolos de comunicação e assim por diante.
7. Requisitos legais e de conformidade
Esses são os requisitos essenciais para cumprir as leis, regulamentos e normas do setor relevantes sobre privacidade, segurança e acessibilidade de dados, entre outros.
Existe outra maneira de diferenciar vários aspectos dos requisitos técnicos.
Uma visão geral dos dez tipos de requisitos técnicos a serem considerados ao desenvolver software
- Disponibilidade: Refere-se ao “tempo” que seus usuários finais/equipes têm para interagir com — e usar — o software; é expressa em porcentagem e definida pela métrica de “tempo de atividade”. Quanto mais próximo de 100%, melhor.
- Confiabilidade: indica o tempo médio que o software funciona sem falhas — quanto maior o tempo, mais confiável é o software. Você também pode conhecer essa métrica como MTBF (tempo médio entre falhas).
- Qualidade dos dados: indica o grau de usabilidade e qualidade dos dados.
- Segurança da informação: garante que o compartilhamento de dados seja seguro e que os dados confidenciais sejam protegidos a todo custo.
- Desempenho: significa o tempo de carregamento do produto.
- Acessibilidade: garante que informações críticas estejam disponíveis para todos, a qualquer momento e com o mínimo de esforço.
- Manutenção: descreve a rapidez com que a marca resolve problemas técnicos — é medida pela métrica MTTR (tempo médio de reparo), com o número mágico sendo inferior a 60 minutos.
- Disponibilidade do serviço: refere-se à velocidade com que as equipes fazem atualizações, alterações etc. no software sem interromper o uso.
- Erro humano: isso significa que o software ou produto deve ser capaz de identificar quando um usuário comete um erro e informá-lo.
Independentemente do tipo de requisitos técnicos que você precisa reunir, siga um processo definido para obter os requisitos corretos (mais informações abaixo).
Como coletar requisitos técnicos no gerenciamento de projetos?
A coleta de requisitos técnicos é um processo simples e linear. Dividimos esse processo em cinco etapas simples para você.
Etapa 1: Reúna informações de todas as fontes relevantes
Ao coletar informações, certifique-se de não deixar de fora nenhum stakeholder ou grupo de usuários importante. Ao mesmo tempo, aceite apenas informações de fontes relevantes que tenham conhecimento e experiência com o produto.
Dicas a seguir:
- Consulte pessoas que interagem diretamente com o produto, como usuários finais, clientes, partes interessadas, gerentes de produto, desenvolvedores etc.
- Crie pesquisas personalizadas e realize entrevistas personalizadas sobre as “expectativas mínimas” do produto.
- Marque uma reunião interna com a equipe para validar a lista de requisitos técnicos coletados.
Etapa 2: Envolva-se na análise de uso
Determinar os requisitos de desempenho do seu produto exige que você saia da sua zona de conforto.
Isso inclui realizar pesquisas com partes interessadas externas, consultar especialistas da área e conversar com seus clientes por todos os meios possíveis.
Dicas a seguir:
- Realize pesquisas de mercado para entender as tendências atuais.
- Crie perfis dos seus usuários finais para entender melhor seus padrões de comportamento.
Combine os resultados para saber o desempenho do seu produto e o nível de satisfação dos clientes.
Etapa 3: crie casos de uso e concentre-se na prototipagem
Depois de ter uma estrutura de referência em vigor, é hora de colocar a mão na massa e construir um protótipo.
Dicas a seguir:
- Crie um conjunto de casos de uso diversos para testar sua estrutura.
- Promova interações diretas com os usuários para entender o que está funcionando e o que não está.
- Escreva um relatório detalhado, incluindo diagramas de casos.
Etapa 4: Inclua qualidades técnicas
É importante quantificar os componentes de hardware e software.
Os parâmetros padrão a serem quantificados incluem desempenho, escalabilidade, disponibilidade de recursos, latência do sistema, segurança e muito mais.
Continue realizando check-ins e reuniões com a equipe para definir os atributos técnicos necessários.
Por exemplo, os requisitos técnicos para desenvolver um aplicativo incluiriam tempo de atividade, capacidade de resposta do aplicativo, protocolo de segurança, facilidade de uso, frequência de backup, escalabilidade, manutenção e assim por diante.
Etapa 5: Valide o documento de requisitos técnicos
Com o trabalho básico concluído, você pode criar o documento de requisitos técnicos.
Você deseja justificar todos os requisitos funcionais e técnicos que coloca no papel.
Para fazer isso, inclua os seguintes elementos e torne-o infalível:
- Usuários finais mapeados para a usabilidade do produto
- Marcos e prazos correspondentes
- Estrutura da equipe, juntamente com as habilidades e competências necessárias
- O ciclo de vida do processo de desenvolvimento do projeto, incluindo escopo, planejamento, gerenciamento de mudanças, recursos, fluxos de trabalho e planos de contingência.
- Detalhes do produto, desde a pesquisa inicial até os recursos identificados no planejamento do projeto.
- Protocolos e resultados correspondentes que os clientes esperam
- Requisitos do sistema e medidas de mitigação de riscos
- Considerações externas, como ambiente, regulamentações, etc.
- Especificações como tamanho, peso, altura, cor, forma, etc., no caso de bens físicos, e sistemas operacionais, interface, etc., no caso de produtos digitais.
Dicas a seguir:
- Colabore com membros da equipe, clientes e outras partes interessadas para obter suas opiniões.
- Consulte os executivos e a equipe de liderança para obter a aprovação final.
Como redigir requisitos técnicos precisos e detalhados com o ClickUp
Ao planejar um projeto, os gerentes de projeto precisam avaliar vários fatores para garantir que o plano final do projeto atenda a todas as necessidades comerciais e técnicas. Dependendo do tipo de projeto, apenas os requisitos técnicos podem chegar a dezenas de pontos.
Você não precisa fazer anotações detalhadas para se manter atualizado — basta usar os modelos gratuitos de documentação técnica do ClickUp.
O ClickUp é uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos que lhe dá controle total, permitindo coletar e gerenciar requisitos técnicos com o clique de um botão.
Aqui está uma visão geral dos recursos úteis que o ClickUp oferece para gerenciar seus requisitos técnicos:
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Você nunca perderá informações urgentes e feedbacks críticos dos usuários.
Essa funcionalidade permite que você:
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ClickUp Docs e IA para analisar a qualidade dos dados e extrair insights
Embora seja ótimo coletar feedback dos clientes, as informações são inúteis se você não puder gerar insights a partir delas e usá-las para impulsionar melhorias de desempenho.
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O ClickUp Docs é ótimo para criar e editar o documento de requisitos técnicos em tempo real com sua equipe. Marque outras pessoas com comentários, atribua itens de ação e converta texto em tarefas rastreáveis.
Crie especificações técnicas abrangentes que descrevam claramente o escopo e os objetivos do projeto.
Documente e comunique os requisitos do produto, como recursos indispensáveis, funcionalidades essenciais e experiência do usuário esperada.
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Economize um tempo valioso que, de outra forma, seria gasto na formatação e estruturação do documento de requisitos técnicos. Adicione as informações necessárias (por exemplo: considerações de design, detalhes de implementação e muito mais) e deixe o gerador assumir o controle!
Requisitos técnicos claramente articulados para eliminar a lacuna de funcionalidade e desempenho
Os requisitos técnicos não devem ser tratados como algo secundário — eles são tão importantes para o seu projeto quanto a rainha em um jogo de xadrez!
Os requisitos técnicos são descrições concretas das especificações técnicas do projeto, incluindo os requisitos de hardware e software, padronização de processos de codificação, procedimentos de teste, etc.
Articulados de forma clara e detalhada, eles orientam o projeto para o sucesso.
Dito isso, a verdadeira marca de um documento de requisitos técnicos válido é que ele seja visualmente atraente, factualmente correto, elaborado de forma colaborativa e fácil de entender.
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