Quando sua empresa finalmente transforma os compradores de vitrines em clientes fiéis, a demanda por seus produtos aumenta. Como gerente de estoque, é seu trabalho manter tudo funcionando sem problemas, garantindo o rastreamento, o registro e o monitoramento do estoque para atender a essa demanda crescente.
Mas a verdadeira questão é: como você rastreia seu estoque com precisão? Como saber o que está acabando ou o que está custando mais em armazenagem?
Neste guia, detalharemos as listas de inventário, incluindo o que são, por que são essenciais e os diferentes tipos que você pode usar.
Também compartilharemos a ferramenta perfeita e um modelo de lista de verificação de inventário para acelerar o processo, tornando o gerenciamento de inventário muito fácil. Vamos lá! 🚀
⏰ Resumo de 60 segundos
listas de inventário acompanham seu estoque, incluindo itens, quantidades e SKUs
as planilhas de inventário ajudam a gerenciar os níveis de estoque, evitando o excesso ou a falta de estoque
para criar uma lista de inventário, comece avaliando suas necessidades, escolhendo a ferramenta certa e usando modelos como este para organizar sua lista de forma eficiente e atribuir funções para um gerenciamento mais rápido
para um rastreamento mais rápido, siga nossas dicas e práticas recomendadas sobre como personalizar modelos e usar funções específicas
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para otimizar o processo de gerenciamento de estoque de ponta a ponta. Com recursos como modelos, status personalizado, painel e exibição de tabela, você pode monitorar os níveis atuais de estoque, identificar tendências e otimizar a alocação de recursos
O que é uma lista de inventário?
Uma lista de inventário é um instantâneo de tudo o que sua empresa tem em estoque. É uma lista detalhada de todos os seus produtos ou materiais, desde os suprimentos brutos até os produtos acabados. Ela ajuda a manter o controle de tudo o que você tem para que não haja excesso de estoque nem falte nada importante.
Cada entrada normalmente mostra a descrição do item, a quantidade que você tem em mãos, o número de SKU do item e, às vezes, detalhes adicionais, como a localização ou o nome do fornecedor.
Essa lista é fundamental para gerenciar os níveis de estoque e garantir que você atenda à demanda dos clientes sem perder dinheiro com o excesso de estoque.
Benefícios de uma lista de inventário
Vejamos as várias maneiras pelas quais uma lista de inventário torna sua empresa mais eficiente:
👩💼 Atender à demanda do cliente no prazo
Quando você se esforça para reordenar os materiais no último minuto, perde ofertas, descontos e lucros. Com uma lista de inventário, você sempre saberá o que há em estoque para atender aos pedidos dos clientes no prazo, sem estresse. Dessa forma, você se mantém à frente da demanda e aproveita ao máximo o seu estoque sem contratempos.
📈 Insights orientados por dados
O uso de um software moderno para gerenciar estoques permite identificar tendências nos padrões de compra dos clientes, ver quais produtos estão saindo das prateleiras e por quê, e prever a demanda sazonal. Essa análise de dados em tempo real o ajuda a decidir o que pedir e quando.
💸 Melhoria do orçamento e do planejamento financeiro
O acompanhamento das listas de inventário facilita muito o orçamento e o planejamento financeiro. Você pode ajustar seu orçamento para melhorar a lucratividade (evitando rupturas de estoque ou excesso de estoque) apenas identificando quais produtos estão indo bem e quais não estão.
Tipos de lista de inventário
Existem diferentes tipos de listas de inventário para diferentes necessidades. Vamos dar uma olhada em três das mais comuns usadas pelos gerentes de estoque 👇
1. Matérias-primas
As listas de inventário de matérias-primas ajudam a rastrear os materiais que você tem em mãos para fabricar produtos acabados. Com visibilidade total das necessidades e da disponibilidade de matérias-primas, você pode manter as linhas de produção em movimento sem problemas.
2. Trabalho em processo
As listas de inventário de material em processo rastreiam os itens que estão sendo trabalhados ou usados na produção. Esse registro detalhado é útil quando é necessário verificar rapidamente ou reordenar materiais se as coisas não saírem como planejado no último minuto.
3. Produtos acabados
Esse é o tipo mais simples de lista de inventário - apenas um registro de todos os produtos acabados prontos para venda. Ao atualizá-la regularmente, você terá uma visão clara do que está pronto para ser enviado, ajudando a planejar estratégias de marketing e criando demanda para seus produtos.
Componentes de uma lista de inventário eficaz
Crie uma lista de inventário completa e eficaz para manter o controle de seu inventário em dia.
Aqui estão os principais componentes que a lista de inventário de uma empresa deve incluir:
- Nomes de produtos: Liste cada produto pelo nome, mas sinta-se à vontade para usar versões mais curtas ou mais familiares, desde que todos possam identificar os produtos sem confusão
- Descrições exclusivas: Para produtos da mesma categoria (como jaquetas), adicione um atributo, como cor, tamanho ou modelo, para facilitar a distinção entre eles. Por exemplo, "Jaqueta de cor marrom tamanho 10
- Unidade de Manutenção de Estoque (SKU): As SKUs são códigos alfanuméricos exclusivos para cada produto, como "AKSNA01" Eles facilitam o rastreamento e a identificação de itens, portanto, certifique-se de que cada produto tenha seu próprio SKU
- Quantidades: Esta é a chave! Mantenha o controle de quantas unidades de cada item você tem em mãos. Números precisos ajudam a evitar o excesso de estoque ou a falta de estoque
- Locais: Se seus produtos estiverem espalhados por diferentes depósitos, anote onde cada item está armazenado, seja em um depósito, prateleira ou posição específica. Isso torna a localização e a recuperação de produtos muito mais rápida
- Limites de pedido: Defina um nível mínimo de estoque para cada item; dessa forma, você receberá um alerta quando for o momento de fazer um novo pedido antes que ele acabe
- Detalhes do fornecedor: Mantenha as informações de contato do seu fornecedor à mão, como nome, número de telefone e e-mail, para que possa entrar em contato rapidamente quando for a hora de fazer um pedido
- Data de validade: Se os itens tiverem datas de validade (como alimentos ou produtos de beleza), adicione essa informação à sua lista de inventário
Embora esses sejam os componentes obrigatórios, você pode adicionar outros ou modificá-los com base no seu setor.
Leia também:
O que é uma nota de mercadorias recebidas (GRN)?
Criando uma lista de inventário: Um guia passo a passo
Etapa 1: Avalie suas necessidades
Antes de começar a criar uma lista de inventário, faça uma avaliação inicial dos itens que precisam ser inventariados. **Use o método ABC para classificar os itens com base em seu valor, demanda, valor de venda, frequência de uso etc
Além disso, é aqui que você decide quão detalhada será a lista de inventário. Você pode incluir detalhes primários, como SKU, categoria, nível de estoque e local de armazenamento, ou adicionar detalhes como necessidades especiais de armazenamento, detalhes do fornecedor e tempo de espera para reabastecimento.
Com base nessa avaliação inicial, você pode escolher a ferramenta que ajudará a otimizar os custos e a eficiência do gerenciamento de estoque.
Etapa 2: selecionar as ferramentas certas
Há algumas maneiras de criar uma lista de inventário, dependendo de suas necessidades:
- Processos manuais: Se estiver começando de forma simples, você pode contar com uma lista de inventário manual. É econômico, mas consome muito tempo e é propenso a erros, especialmente ao rastrear vários níveis de inventário
- Microsoft Excel ou Google Sheets: O Microsoft Excel ou o Google Sheets organiza sua lista de inventário em linhas e colunas, nas quais é possível configurar fórmulas automáticas para atualizar os números à medida que a quantidade em estoque é alterada. Isso ajuda a reduzir erros e a simplificar o rastreamento, mas ainda exige a entrada manual de dados
- Software de gerenciamento de estoque: Com software de gerenciamento de estoque você pode gerenciar a rotatividade do estoque, definir pontos de reabastecimento e até mesmo realizar análises de dados para rastrear e otimizar a quantidade de estoque
Etapa 3: Use modelos pré-criados
Um software avançado de gerenciamento de estoque oferece
modelos de inventário gratuitos
que mantêm tudo organizado, rastreiam o estoque em tempo real e automatizam todo o processo.
Essas estruturas pré-projetadas podem ser personalizadas de acordo com as necessidades comerciais exclusivas e integradas aos sistemas de vendas, contabilidade e gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Economia de tempo: Use
Modelo de inventário do ClickUp
para controlar seu inventário. Adicione todos os componentes - como SKUs, limites de reordenamento e valor total do estoque - e modifique-o para o seu setor.
Bônus:
10 modelos gratuitos de lista de fornecedores para gerenciar contratos
Uso do ClickUp para gerenciamento de estoque ClickUp é uma plataforma completa que elimina a dor de cabeça do gerenciamento de seu inventário.
Em vez de fazer malabarismos com várias ferramentas para diferentes necessidades, o ClickUp permite que você faça tudo, desde a criação de listas de inventário até o acompanhamento dos níveis de estoque em um só lugar.
Visualização de tabela do ClickUp
Para começar,
Exibição de tabela do ClickUp
torna o controle de inventário muito mais intuitivo. Pense nisso como uma planilha de inventário, mas com muito mais poder.
Ele permite que você crie, atualize e organize listas de inventário com facilidade, mantendo tudo interconectado.
Organize dados de inventário em planilhas com o ClickUp Table View
Com
Status de tarefas personalizadas do ClickUp
e etiquetas, você pode obter uma visão geral abrangente do seu inventário e estabelecer relações para simplificar o gerenciamento do inventário.
Para aprimorar ainda mais sua lista de inventário, você pode:
- Personalizar a planilha com opções robustas de filtro e agrupamento
- Fixar colunas para classificar e recuperar facilmente as informações do inventário
- Arrastar e soltar colunas para organizar os dados do inventário de acordo com suas necessidades
ClickUp Dashboard
Personalize e organize seu inventário com filtros, colunas fixadas e funcionalidade de arrastar e soltar usando a exibição de tabela do ClickUp
Dashboards do ClickUp
fornecem uma visão de 360° do seu inventário e permitem que você compartilhe insights com os principais tomadores de decisão.
Os painéis também são super personalizáveis. Quer esteja acompanhando a rotatividade do estoque, o desempenho da equipe ou as vendas, você pode adicionar tabelas, gráficos e cartões que facilitam a digestão e a ação dos dados. E isso não é tudo! Com o
Automações do ClickUp
você pode automatizar tarefas de rotina, como alertas de estoque baixo e atividades de reposição de estoque.
Visualize os dados do inventário e obtenha insights poderosos com o ClickUp Dashboards
Além disso, a biblioteca do ClickUp de inventário gratuito e
modelos de rastreamento de pedidos
fornece estruturas prontas para uso para rastrear níveis de estoque, status de pedidos, fornecedores, custos e muito mais.
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Por exemplo,
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
facilita o gerenciamento de estoques grandes ou complexos em vários locais e canais de vendas.
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Veja aqui como colocar esse modelo gratuito para trabalhar para você →
- Organize dados de inventário e acompanhe insights como níveis de inventário, disponibilidade de estoque, movimentos de estoque e alterações de custo
- Crie tarefas com status personalizados, como "Em estoque", "Não mais usado" e "Fora de estoque" para rastrear itens de estoque
- Configurar tarefas recorrentes com Automações do ClickUp para revisar seu fluxo de inventário, simplificando as operações diárias e os processos de auditoria
Bônus: 10 modelos de formulários de pedidos gratuitos em Excel e ClickUp
Melhores práticas para o gerenciamento de listas de inventário
Para obter o máximo de sua lista de inventário, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas:
1. Auditoria e reconciliação regulares do inventário
Uma lista de inventário não é apenas uma tarefa única; é um documento vivo. Auditorias regulares e verificações de conformidade garantem que cada processo de gerenciamento de inventário se alinhe às regras e aos regulamentos específicos do setor.
audite seu inventário regularmente e reconcilie-o com as contagens físicas
documente as discrepâncias, analise as causas e tome medidas corretivas
criar procedimentos operacionais padrão (SOPs) para as melhores práticas de gerenciamento de estoque
2. Estratégias para manter a precisão e reduzir erros
A precisão é tudo quando se trata de gerenciamento de estoque. Uma maneira rápida de medir o seu desempenho é calcular a taxa de precisão:
Taxa de precisão do inventário = Unidades contadas / Unidades registradas × 100
use o software de gerenciamento de estoque para automatizar os processos e minimizar os erros
analisar dados históricos e ferramentas de previsão de demanda para prever as necessidades com precisão
padronize a rotulagem, as descrições de itens, as unidades de medida etc. para evitar confusão
3. Aproveitamento da tecnologia para gerenciamento de estoque em tempo real
O software de gerenciamento de estoque pode
melhorar seu planejamento de estoque
. Com a ajuda da IA e da automação, essas ferramentas oferecem visibilidade em tempo real dos níveis de estoque e garantem o atendimento perfeito dos pedidos sem excesso de estoque.
rastreie a movimentação do estoque e reduza os erros de manuseio com sistemas de leitura de código de barras e identificação por radiofrequência (RFID)
use uma solução de gerenciamento de projetos para centralizar os dados do estoque e aumentar a colaboração
permitir o rastreamento em tempo real da remessa durante o transporte com GPS e geo-tagging
Desafios comuns na criação de listas de inventário
Cada empresa enfrenta seus próprios obstáculos na criação de uma lista de inventário, mas alguns desafios parecem ser universais em todos os setores.
Vamos detalhá-los:
1. Problemas de manuseio de dados
Gerenciar uma lista de inventário com um software desatualizado pode funcionar quando você estiver lidando com um inventário pequeno ou um único depósito.
Mas, à medida que sua empresa cresce, fazer malabarismos com toneladas de estoque em vários locais de armazenamento se torna assustador. O processo geralmente se torna demorado, exigindo mão de obra adicional para coletar e inserir dados.
2. Imprecisões e redundâncias
Depender de métodos manuais ou de várias planilhas para gerenciar listas de inventário geralmente leva a erros, redundâncias e discrepâncias. Esses erros podem resultar em excesso de estoque, tensão financeira ou entregas erradas de produtos - problemas que nenhuma empresa pode permitir.
**Você sabia? Um estudo realizado por Netstock revelou que quase 80% das PMEs enfrentam problemas de excesso de estoque, sendo que o excesso de estoque representa 38% do inventário. Isso destaca como o controle deficiente do estoque e os processos ineficientes afetam as empresas em todo o mundo.
3. Inventários em grande escala
Os sistemas legados e as planilhas para a criação de listas de inventário geralmente precisam se integrar às ferramentas comerciais existentes, como os sistemas ERP,
software de gerenciamento de inventário de comércio eletrônico
ou
software de gerenciamento de aquisições
.
Isso cria silos, dificultando o gerenciamento dos fluxos de trabalho.
Benefícios do uso da tecnologia no gerenciamento de estoque
A tecnologia simplifica o processo de gerenciamento de estoque, tornando-o mais rápido, mais inteligente e contínuo. Veja como:
1. Automação e eficiência nos processos de inventário
Com ferramentas avançadas de gerenciamento de estoque, você pode automatizar tarefas repetitivas, como rastrear a quantidade de estoque, gerar relatórios e criar pedidos de compra. Isso libera sua equipe para se concentrar em operações comerciais mais estratégicas.
2. Dados e análises em tempo real para a tomada de decisões informadas
O rastreamento em tempo real permite que você monitore os níveis de estoque e
facilmente. Isso permite que as empresas respondam rapidamente às flutuações da demanda e garantam que os clientes sempre encontrem o que desejam.
**Você sabia? De acordo com um estudo, o uso de tecnologias de IA para gerenciar os níveis de estoque ajuda a reduzir os efeitos de erros extremos em 60% e o estoque de segurança em 40-50%.
3. Economia de custos e otimização de recursos
A economia de custos vem naturalmente quando você automatiza os fluxos de trabalho por meio de ferramentas de gerenciamento de estoque e
. Como resultado, você pode eliminar erros e reduzir os custos relacionados ao excesso de estoque ou à perda de vendas. O resultado? Um processo de gerenciamento de estoque mais enxuto e mais lucrativo para sua empresa.
4. Maior flexibilidade e escalabilidade
Baseado na nuvem
sistemas de gerenciamento de inventário
permitem que você ajuste sua configuração em tempo real, seja adicionando novos módulos ou gerenciando a quantidade de estoque em vários locais. Eles foram criados para fazer sua empresa crescer e manter-se competitiva sem esforço.
Simplifique seus processos de gerenciamento de estoque com o ClickUp
A criação de listas de estoque precisas é vital para evitar a falta de estoque, atender às demandas dos clientes e melhorar seu fluxo de caixa.
Uma boa lista de inventário oferece uma visão de 360 graus de seu inventário, levando a decisões comerciais precisas e simplificando os processos de reposição de inventário.
O ClickUp oferece uma solução abrangente para simplificar o gerenciamento de estoque. Com uma ampla gama de recursos e modelos de inventário gratuitos, você pode monitorar os níveis de estoque atuais, identificar tendências, tomar decisões melhores e otimizar a alocação de recursos.
Registre-se no ClickUp gratuitamente
e assuma o controle do seu sistema de inventário hoje mesmo.