As pequenas e médias empresas enfrentam um desafio difícil ao gerenciar o estoque, independentemente do setor. Como atender à demanda dos clientes e, ao mesmo tempo, minimizar os custos associados ao excesso de estoque ou à falta de estoque?
Como a força vital das operações de varejo e atacado, o gerenciamento de estoque garante que as empresas possam operar com eficiência.
Em um cenário cada vez mais competitivo, em que as expectativas dos clientes são altas e as condições do mercado mudam rapidamente, o planejamento inadequado do estoque pode levar a repercussões financeiras significativas, como aumento dos custos de transporte e perda de oportunidades de vendas.
No entanto, a otimização do estoque garante a disponibilidade do produto, reduz o excesso de estoque e libera capital, levando a um melhor fluxo de caixa e à satisfação do cliente. Claramente, o planejamento e o gerenciamento do estoque são aspectos críticos da administração de uma empresa e determinam seu sucesso.
Este artigo explora como melhorar e dominar o processo de planejamento de estoque. Mas, primeiro, vamos estabelecer os princípios básicos.
Entendendo o planejamento de estoque
Imagine o seguinte: você desenvolveu um produto bem-sucedido e, assim que ele for lançado, você está confiante de que ele se esgotará. Você estoca, comercializa e espera o sinal de esgotado aparecer. No entanto, surge um problema inesperado, e agora os prazos de entrega são maiores do que o previsto.
Como resultado, seus clientes estão começando a cancelar pedidos e solicitar reembolsos. O tempo de entrega prolongado ofuscou a demanda do produto, deixando-o com estoque não vendido e sem compradores.
Um sucesso e um fracasso, literalmente!
Estocar produtos sem avaliar cuidadosamente a demanda pode levar ao excesso de estoque, ao aumento dos custos de armazenamento e a possíveis desperdícios. O efeito posterior afeta gravemente a lucratividade e a eficiência operacional de sua empresa.
Por outro lado, a compreensão e a implementação de estratégias inteligentes podem ajudá-lo a ficar à frente do jogo. O gerenciamento adequado do estoque tem tudo a ver com camadas. A longo prazo, software de gerenciamento de estoque pode tornar todo esse esforço muito mais fácil e confiável.
O que é planejamento de inventário?
O planejamento de estoque envolve o gerenciamento e a organização dos produtos que uma marca pretende vender para gerar lucro. Ele engloba várias logísticas e estratégias que devem ser implementadas diariamente para garantir que uma empresa funcione sem problemas.
O planejamento de estoque difere de empresa para empresa. Uma estratégia não pode ser aplicada a todas.
Por exemplo, estocar por períodos mais longos não é uma opção se você tiver uma empresa de moda ou de alimentos perecíveis. O foco principal de uma casa de moda é vender seu estoque antes que ele saia de moda. Para uma empresa de alimentos, armazenar muito sem uma necessidade aparente pode causar danos ao estoque.
O estoque só é valioso se continuar em movimento e der lugar a um fluxo de caixa lucrativo.
Benefícios do planejamento de estoque
Um planejamento de estoque eficiente permite que sua empresa obtenha receita sem complicações. Essa é a sua linha de base.
Aqui estão os quatro principais benefícios do planejamento e gerenciamento adequados do estoque.
Aumento da lucratividade
Cada dólar de estoque que uma empresa mantém acima do nível ideal gera de 20% a 30% de custos adicionais Dany Couillard , Diretor da BDC O planejamento preciso do estoque permite que você obtenha lucro, aumente as oportunidades e expanda as vendas sazonais. O acompanhamento do desempenho e a análise de dados históricos de vendas permitirão que você negocie com fornecedores, embaladores e transportadores para que seu estoque esteja sempre em níveis ideais.
Satisfação do cliente
Vejamos o exemplo de uma livraria chamada Forgotten Chapter. A livraria começa como um negócio de livros clássicos, com pilhas de romances com desconto e pessoas que se aglomeram para comprá-los.
Alguns meses depois, a Forgotten Chapter decide evoluir com a tendência e vende os mais recentes romances de grande movimento. Eles enchem seus armazéns e o negócio dobra. No processo, eles perdem o controle do armazenamento de clássicos vintage, sua especialidade. Eventualmente, os clientes que entram na loja diminuem, os clientes habituais param e as vendas despencam.
O que você acha que é o problema aqui?
Eles estocaram os últimos lançamentos, melhorando as vendas iniciais, mas, ao fazer isso, perderam sua proposta de venda exclusiva (USP). Eram suas ofertas clássicas que realmente os diferenciavam.
Isso significa que as empresas não devem evoluir com as tendências? Absolutamente não - elas devem. No entanto, o que a Forgotten Chapter deixou de lado foi a análise de KPI e o gerenciamento de pedidos. Esse é um caso clássico de planejamento de estoque que deu errado. Software de gerenciamento de pedidos pode ajudá-lo a rastrear pedidos anteriores, permitindo que você planeje e aumente a escala de acordo.
O planejamento de estoque está diretamente ligado à satisfação do cliente. Analise os dados de vendas anteriores, preveja tendências de vendas futuras e implemente uma estratégia adequada à sua empresa. Aproveite seu ponto de venda exclusivo para atrair clientes fiéis.
Custos de manutenção reduzidos
Muitas empresas iniciantes tendem a estocar estoques em excesso, o que consome um valioso financiamento inicial. O planejamento de estoque, por outro lado, libera capital. As principais perguntas a serem feitas aqui são: Como o produto é vendido? Onde ele é vendido? Quem é o cliente ideal?
Ao responder a essas perguntas, você pode começar a reduzir os custos de retenção de forma eficaz.
Grande parte desse esforço requer planejamento e, ao mesmo tempo, conhecimento da capacidade do seu negócio. Isso envolve a análise de dados, o cálculo do estoque atual e a previsão de tendências futuras, reduzindo, assim, os custos de retenção do estoque imóvel. Você pode liderar sua empresa mostrando a ela planejamento de capacidade com a ajuda de planilhas simples do Excel e de um modelos de planejamento de inventário .
Melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos
O planejamento de estoque Just-In-Time (JIT) é uma prática altamente eficaz para evitar o excesso de estoque. Ele envolve o recebimento de mercadorias e matérias-primas dos fornecedores somente quando elas são necessárias.
O planejamento de estoque JIT também é conhecido como TPS ou Sistema Toyota de Produção, em homenagem à renomada empresa automobilística que adotou esse modus operandi no início da década de 1970. A Toyota só encomenda peças para seus veículos quando necessário ou quando recebe pedidos de carros novos.
Isso também é resultado de um gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos.
Veja aqui, Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp permite criar planilhas que facilitam o gerenciamento de inventário.
Saiba como simplificar planilhas de conteúdo pesado com o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Este modelo pode ajudá-lo a avaliar e selecionar os melhores fornecedores para seus produtos, coletar feedback para monitorar o desempenho deles e melhorar a comunicação e a colaboração.
Com este modelo, você pode
- Adicionar campos personalizados para separar os fornecedores com base na viabilidade, logística, prazos e capacidade de resposta
- Usar 16 atributos personalizados diferentes, como observações, número de contato, e-mail do fornecedor, pontualidade e marcas, para salvar informações sobre os fornecedores e visualizar facilmente os dados do fornecedor
- Abra quatro visualizações diferentes em diferentes configurações do ClickUp, como Vendor Assessments, Getting Started Guide, Vendor Information e Vendor Assessment Form, para acessar e organizar facilmente todas as informações
**Leia também 10 modelos gratuitos de lista de fornecedores para gerenciar contatos
Desafios do processo de planejamento de inventário
O aspecto mais complexo do planejamento de estoque é gerenciar e entender grandes volumes de dados.
Cada pedido precisa ser assinado, os detalhes do transporte mencionados, os detalhes do depósito ou do armazenamento de estoque listados de forma elaborada, e os custos de cada pequeno aspecto do negócio precisam ser faturados e contabilizados.
Tudo isso requer um sistema de inventário impecável e fácil de usar, sem mencionar o avançado planejamento logístico .
Alguns outros desafios que podem surgir são
- Falta de confiabilidade do fornecedor e comunicação deficiente
- Previsões antecipadas imprecisas que levam a quedas não planejadas na demanda dos consumidores
- A visibilidade do estoque pode se tornar limitada, mesmo com horas de planejamento
- Os processos de planejamento de estoque que não se baseiam em dados, tendências e análises de mercado podem ser prejudicados
- Má gestão de recursos humanos; uma mudança de pessoal, seja internamente ou em um revendedor, pode afetar o planejamento de estoque
Métodos de planejamento de estoque
Embora existam vários modelos de planejamento de estoque, optamos por nos concentrar em alguns modelos importantes.
Quantidade de pedido econômico (EOQ)
Essa é a quantidade ideal de estoque que uma empresa deve ter para reduzir os custos de retenção. Se uma marca conseguir atingir essa quantidade, estará dando um passo significativo à frente.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Essa é a fórmula que você precisa adaptar ao seu módulo de negócios, onde:
S é o custo do pedido ou custo fixo
D é a quantidade anual demandada
H é o custo de manutenção ou custo variável
Essa fórmula lhe informará o estoque necessário em um determinado momento para que sua empresa funcione sem problemas. Se achar que isso é difícil de manobrar, você pode usar um ferramenta de gerenciamento de compras para simplificar a tarefa.
Modelo de ponto de reabastecimento
Um ponto de reabastecimento é o ponto sugestivo no qual uma empresa deve reordenar o estoque para evitar correr o risco de baixo suprimento.
Vejamos uma padaria, por exemplo. A empresa é especializada em brioches e os produtos se esgotam logo após o cozimento de uma nova fornada. Os clientes e o proprietário estão satisfeitos. De repente, surgem problemas com a aquisição de manteiga. O fornecedor enfrenta problemas de energia, o que afeta o processo de cozimento. A padaria enfrenta um atraso no fornecimento. Isso acaba resultando em uma queda considerável no número de clientes.
O que aconteceu aqui? Não havia um modelo adequado de ponto de reabastecimento em vigor.
Para evitar esses incidentes, é necessário ter um sistema de notas de entrada de mercadorias é aconselhável. Isso permite que você rastreie seus fornecedores e monitore o processo da cadeia de suprimentos, ajudando-o a determinar quando pedir mais estoque.
Planejamento de estoque seguro
Essa prática de gerenciamento de estoque garante que você mantenha uma quantidade segura de estoque armazenado para não ficar sem estoque durante um aumento de demanda. Isso funciona como uma apólice de seguro para mantê-lo à tona.
Você deve aproveitar análise da cadeia de valor aqui para aumentar a longevidade dos negócios e garantir que você gerencie o estoque da forma mais eficiente possível. Esse processo lhe dá uma vantagem sobre os concorrentes.
O planejamento seguro do estoque, apoiado pela análise da cadeia de valor, ajuda a prever as tendências futuras da demanda.
Análise ABC
A análise ABC é o processo de categorizar o estoque em três grupos.
- **A contribui para os 20% principais de seus produtos, o que resulta em 70% das vendas
- B contribui para os 30% intermediários de seus produtos, o que resulta em 20% das vendas
- C é a parte inferior de 50% de seus produtos, resultando em 10% das vendas
Essa análise acelera o planejamento e o gerenciamento adequados do estoque. Ela ajuda as empresas a decidir o que estocar e quanto armazenar. Quando você analisa suas necessidades de armazenamento com base no ABC, você prioriza melhor.
Agora, vamos aprender a elaborar e executar um plano de inventário!
Como desenvolver e implementar um plano de inventário
Desenvolver e implementar um plano de inventário em sua empresa é um desafio formidável. Mas aqui está um guia rápido passo a passo para fazer isso.
Etapas para desenvolver um plano de inventário e executá-lo
- Faça uma lista de seus produtos e categorize-os
- Pesquise profundamente e seja minucioso em sua análise de dados. Você deve conhecer seu produto intimamente e saber exatamente onde ele é vendido
- Liste os possíveis fornecedores com base em preferências, locais, qualidade e acessibilidade. Analise o desempenho deles por meio de um período de testes
- Usar um sistema de gerenciamento de pedidos e suprimentos integrado e fácil para iniciantes
- Crie um sistema que seja simples e eficiente
- Treine os funcionários para que sigam o sistema. Acompanhe o desempenho regularmente
- Acompanhe o índice de rotatividade do estoque. Essa será a sua base, que pode ser ajustada à medida que você avança com base nos dados
- Crie um modelo de ponto de reabastecimento e práticas seguras de estocagem
- Busque um espaço contínuo para melhorias com análise e monitoramento detalhados dos dados
- Quando você tiver tudo isso, automatize sempre que possível
Seguindo essas etapas e utilizando software de planejamento de estoque de comércio eletrônico você pode colocar seu planejamento de estoque no caminho certo e impulsionar o crescimento dos negócios.
Usando o ClickUp para planejar e gerenciar sistemas de inventário ClickUp ajuda a gerenciar e classificar o estoque com eficiência, oferecendo recursos altamente personalizáveis que podem ser adaptados para atender a qualquer empresa.
Pegue o Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp por exemplo. Ele pode lidar e personalizar seus requisitos com eficiência. Além disso, é uma ferramenta de planejamento de inventário altamente fácil de usar.
Use o modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp para colocar em prática o plano de gerenciamento de estoque de sua empresa
Este modelo pode ajudá-lo de várias maneiras:
- Ele simplifica a organização para você. Você pode fazer uma lista de estoque, rastrear entregas de fornecedores, rastrear remessas de clientes
- Você pode verificar o status do pedido e os pontos de reabastecimento com precisão
- Você pode criar planilhas de inventário de fácil acesso que podem ser compartilhadas com funcionários e fornecedores para gerenciar a cadeia de suprimentos com eficiência
- O modelo é personalizável. Isso significa que você pode modificar e criar campos personalizados para gerenciar seu inventário, como Next Order, Ops Manager, Ordered, Current Inventory e Order Quantity
- Você também pode melhorar o rastreamento com automação e tags de pesquisa específicas
- Ele tem sete visualizações personalizadas - tabela, linha do tempo, lista, atualizações de pedidos e valor - para obter uma melhor compreensão e planejamento do seu inventário
Acompanhe todo o seu inventário e o impacto dele na sua cadeia de suprimentos com o modelo de inventário do ClickUp
A cadeia de suprimentos e o gerenciamento de estoque andam de mãos dadas. E Modelo de inventário do ClickUp torna o rastreamento de toda a cadeia de suprimentos rápido, fácil e eficiente.
Com esse modelo, você pode:
- Gerenciar níveis de estoque e pedidos em tempo real
- Rastrear remessas e datas de entrega em vários depósitos
- Analisar tendências para uma melhor tomada de decisões
Esse modelo pode simplificar o processo de inventário e reduzir os erros humanos, permitindo uma melhor previsão e visibilidade dos níveis de inventário para identificar possíveis problemas.
Você pode adicionar status personalizados (Aberto e Completo) para monitorar o progresso de cada item no inventário. Além disso, você pode usar 15 atributos personalizados diferentes, como Solicitado por, Quantidade necessária, Localização do fornecedor, Ponto de reabastecimento e Custo por unidade, para salvar informações sobre seu inventário e visualizar facilmente os dados do inventário.
Você também pode abrir seis exibições em diferentes configurações do ClickUp, como Inventory, By Vendor, Vendor Location, Order Form, Start Here e outras, para ajudá-lo a gerenciar o inventário.
Supere os desafios do gerenciamento de estoque com o ClickUp
O gerenciamento de estoque é um processo contínuo, não um esforço único. Crie uma lista de fornecedores confiáveis, comunique claramente suas necessidades, treine seus funcionários no sistema, monitore e acompanhe o progresso e automatize e melhore continuamente.
Mas não subestime a importância de adotar um software de planejamento de estoque como o ClickUp. Ele simplifica todas as etapas acima, tornando o planejamento de estoque mais previsível, seguro e um ativo para a empresa. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!