As pequenas e médias empresas enfrentam um grande desafio ao gerenciar o estoque, independentemente do setor. Como atender à demanda dos clientes e, ao mesmo tempo, minimizar os custos associados ao excesso ou à falta de estoque?
Como elemento vital das operações de varejo e atacado, a gestão de estoque garante que as empresas possam operar com eficiência.
Em um cenário cada vez mais competitivo, onde as expectativas dos clientes são altas e as condições do mercado mudam rapidamente, um planejamento inadequado do estoque pode levar a repercussões financeiras significativas, como aumento dos custos de manutenção e perda de oportunidades de vendas.
No entanto, otimizar o estoque garante a disponibilidade do produto, reduz o excesso de estoque e libera capital, levando a um melhor fluxo de caixa e satisfação do cliente. Claramente, o planejamento e a gestão de estoque são aspectos críticos da gestão de um negócio e determinantes para o seu sucesso.
Este artigo explora como melhorar e dominar o processo de planejamento de estoque. Mas, primeiro, vamos estabelecer os fundamentos.
Entendendo o planejamento de estoque
Imagine o seguinte: você desenvolveu um produto de sucesso e, assim que ele for lançado, tem certeza de que será vendido rapidamente. Você faz um estoque, comercializa o produto e espera que apareça a placa de “produto esgotado”. No entanto, surge um problema inesperado e agora os prazos de entrega estão mais longos do que o previsto.
Como resultado, seus clientes estão começando a cancelar pedidos e solicitar reembolsos. O prazo de entrega prolongado ofuscou a demanda pelo produto, deixando você com estoque não vendido e sem compradores.
Um acerto e um erro, literalmente!
Estocar produtos sem avaliar cuidadosamente a demanda pode levar ao excesso de estoque, aumento dos custos de armazenamento e potencial desperdício. O efeito a jusante afeta gravemente a lucratividade e a eficiência operacional da sua empresa.
Por outro lado, compreender e implementar estratégias inteligentes pode ajudá-lo a manter-se à frente da concorrência. A gestão adequada do estoque tem tudo a ver com camadas. A longo prazo, o software de gestão de estoque pode tornar todo o esforço muito mais fácil e confiável.
O que é planejamento de estoque?
O planejamento de estoque envolve gerenciar e organizar os produtos que uma marca pretende vender para gerar lucro. Abrange várias logísticas e estratégias que devem ser implementadas diariamente para garantir o bom funcionamento de um negócio.
O planejamento de estoque difere de empresa para empresa. Uma estratégia não pode ser aplicada a todas.
Por exemplo, estocar para períodos mais longos não é uma opção se você tem um negócio de moda ou alimentos perecíveis. O foco principal de uma grife de moda é vender seu estoque antes que ele saia de moda. Para um negócio de alimentos, armazenar muito sem uma necessidade aparente pode levar a danos ao estoque.
O estoque só tem valor se continuar em movimento e gerar um fluxo de caixa lucrativo.
Benefícios do planejamento de estoque
Um planejamento eficiente do estoque permite que sua empresa gere receita sem complicações. Essa é a sua base.
Aqui estão os quatro principais benefícios de um planejamento e gerenciamento adequados do estoque.
Maior rentabilidade
Cada dólar de estoque que uma empresa mantém acima do nível ideal gera de 20% a 30% de custos adicionais.
Cada dólar de estoque que uma empresa mantém acima do nível ideal gera de 20% a 30% de custos adicionais.
Um planejamento preciso do estoque permite que você obtenha lucro, aumente as oportunidades e expanda as vendas sazonais. O acompanhamento do desempenho e a análise dos dados históricos de vendas permitirão que você negocie com fornecedores, embaladores e transportadores para que seu estoque esteja sempre em níveis ideais.
Satisfação do cliente
Vamos usar o exemplo de uma livraria chamada Forgotten Chapter. A livraria começa como um negócio clássico de livros, com pilhas de romances em promoção e pessoas se aglomerando para comprá-los.
Alguns meses depois, a Forgotten Chapter decide evoluir com a tendência e passa a vender os romances mais recentes e mais vendidos. Eles enchem seus armazéns e o negócio dobra. Nesse processo, eles perdem o controle do armazenamento de clássicos antigos, sua especialidade. Eventualmente, o número de clientes que entram na loja diminui, os clientes regulares param de frequentá-la e as vendas despencam.
Qual você acha que é o problema aqui?
Eles estocaram os lançamentos mais recentes, melhorando as vendas iniciais, mas, ao fazer isso, perderam sua proposta única de venda (USP). Eram suas ofertas clássicas que realmente os diferenciavam.
Isso significa que as empresas não devem evoluir com as tendências? Absolutamente não — elas devem. No entanto, o que a Forgotten Chapter negligenciou foi a análise de KPI e o gerenciamento de pedidos. Este é um caso clássico de planejamento de estoque que deu errado.
O software de gerenciamento de pedidos pode ajudá-lo a rastrear pedidos anteriores, permitindo que você planeje e amplie sua escala de acordo com as necessidades.
O planejamento de estoque está diretamente ligado à satisfação do cliente. Analise dados de vendas anteriores, preveja tendências de vendas futuras e implemente uma estratégia adequada ao seu negócio. Aproveite seu diferencial competitivo para atrair clientes fiéis.
Custos de manutenção reduzidos
Muitas startups tendem a estocar excessivamente, o que imobiliza um valioso financiamento inicial. O planejamento de estoque, por outro lado, libera capital. As principais perguntas a serem feitas aqui são: Como o produto é vendido? Onde ele é vendido? Quem é o cliente ideal?
Ao responder a essas perguntas, você poderá começar a reduzir os custos de manutenção de estoque de maneira eficaz.
Grande parte desse esforço requer planejamento e conhecimento da capacidade do seu negócio. Isso envolve analisar dados, calcular o estoque atual e prever tendências futuras, reduzindo assim os custos de manutenção do estoque imóvel. Você pode liderar sua empresa mostrando a ela o planejamento da capacidade com a ajuda de planilhas simples do Excel e modelos fáceis de planejamento de estoque.
Melhore a eficiência da cadeia de suprimentos
O planejamento de estoque Just-In-Time (JIT) é uma prática altamente eficaz para evitar o excesso de estoque. Envolve receber mercadorias e matérias-primas dos fornecedores apenas quando elas são necessárias.
O planejamento de estoque JIT também é conhecido como TPS ou Sistema de Produção Toyota, em homenagem à renomada montadora que adotou esse modus operandi no início da década de 1970. A Toyota só encomenda peças para seus veículos quando necessário ou quando recebe pedidos de carros novos.
Isso também é resultado de uma gestão eficaz da cadeia de suprimentos.
Aqui, o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp permite que você crie planilhas que facilitam o gerenciamento de estoque.
Este modelo pode ajudá-lo a avaliar e selecionar os melhores fornecedores para seus produtos, coletar feedback para monitorar o desempenho deles e melhorar a comunicação e a colaboração.
Com este modelo, você pode
- Adicione campos personalizados para separar fornecedores com base na viabilidade, logística, prazos e capacidade de resposta.
- Use 16 atributos personalizados diferentes, como Observações, Número de contato, E-mail do fornecedor, Pontualidade e Marcas, para salvar informações sobre fornecedores e visualizar facilmente os dados dos fornecedores.
- Abra quatro visualizações diferentes em diferentes configurações do ClickUp, como Avaliações de fornecedores, Guia de introdução, Informações sobre fornecedores e Formulário de avaliação de fornecedores, para acessar e organizar facilmente todas as informações.
Desafios do processo de planejamento de estoque
O aspecto mais complexo do planejamento de estoque é gerenciar e interpretar grandes volumes de dados.
Cada pedido precisa ser assinado, os detalhes de transporte mencionados, os detalhes do armazém ou do estoque listados detalhadamente, e os custos de cada pequeno aspecto do negócio precisam ser faturados e contabilizados.
Tudo isso requer um sistema de estoque impecável e fácil de usar, sem mencionar um planejamento logístico avançado.
Outros desafios que podem surgir são:
- Falta de confiabilidade dos fornecedores e comunicação deficiente
- Previsões antecipadas imprecisas levam a quedas não planejadas na demanda do consumidor
- A visibilidade do estoque pode se tornar limitada, mesmo com horas de planejamento.
- Processos de planejamento de estoque que não se baseiam em dados, tendências e análises de mercado podem fracassar.
- Má gestão de recursos humanos; uma mudança no pessoal, seja interno ou em um revendedor, pode afetar o planejamento de estoque.
Métodos de planejamento de estoque
Embora existam vários modelos de planejamento de estoque, optamos por nos concentrar em alguns dos mais importantes.
Quantidade Econômica de Pedido (EOQ)
Essa é a quantidade ideal de estoque que uma empresa deve ter para reduzir os custos de manutenção. Se uma marca conseguir isso, será um passo significativo à frente.
EOQ = √(2 D S) / H
Esta é a fórmula que você precisa adaptar ao seu modelo de negócio, onde:
S é o custo do pedido ou custo fixo
D é a quantidade anual demandada
H é o custo de manutenção ou custo variável
Esta fórmula indicará o estoque necessário em um determinado momento para permitir que sua empresa funcione sem problemas. Se você achar que isso é difícil de fazer, pode usar uma ferramenta de gerenciamento de compras para simplificar a tarefa.
Modelo de ponto de reabastecimento
O ponto de reabastecimento é o ponto sugerido em que uma empresa deve reabastecer o estoque para evitar o risco de falta de suprimentos.
Tomemos como exemplo uma padaria. O negócio é especializado em brioches e esgota o estoque logo após a produção de um novo lote. Os clientes e o proprietário estão satisfeitos. De repente, surge um problema com o abastecimento de manteiga. O fornecedor enfrenta problemas de energia, o que afeta o processo de cozimento. A padaria enfrenta um atraso no abastecimento. Isso acaba levando a uma queda considerável no número de clientes.
O que aconteceu aqui? Não havia um modelo adequado de ponto de reabastecimento em vigor.
Para evitar tais incidentes, é aconselhável ter um sistema de notas de recebimento de mercadorias. Isso permite que você acompanhe seus fornecedores e monitore o processo da cadeia de suprimentos, ajudando a determinar quando solicitar mais estoque.
Planejamento de estoque de segurança
Essa prática de gerenciamento de estoque garante que você mantenha uma quantidade segura de estoque armazenada para não ficar sem produtos durante um aumento repentino na demanda. Isso funciona como uma apólice de seguro para mantê-lo à tona.
Você deve aproveitar a análise da cadeia de valor para aumentar a longevidade do negócio e garantir que o estoque seja gerenciado da forma mais eficiente possível. Esse processo lhe dá uma vantagem sobre os concorrentes.
O planejamento seguro do estoque, apoiado pela análise da cadeia de valor, ajuda a prever as tendências futuras da demanda.
Análise ABC
A análise ABC é o processo de categorizar o estoque em três grupos.
- A contribui para os 20% dos seus produtos mais vendidos, o que resulta em 70% das vendas.
- B contribui para os 30% intermediários dos seus produtos, o que resulta em 20% das vendas.
- C é a parte inferior de 50% dos seus produtos, resultando em 10% das vendas
Essa análise acelera o planejamento e a gestão adequados do estoque. Ela ajuda as empresas a decidir o que estocar e em que quantidade. Ao analisar suas necessidades de armazenamento com base no seu ABC, você define melhor suas prioridades.
Agora, vamos aprender como fazer e executar um plano de estoque!
Como desenvolver e implementar um plano de estoque
Desenvolver e implementar um plano de estoque em sua empresa é um desafio formidável. Mas aqui está um guia rápido passo a passo para fazer isso.
Etapas para desenvolver um plano de estoque e executá-lo
- Faça uma lista dos seus produtos e categorize-os.
- Pesquise profundamente e seja meticuloso na análise de dados. Você deve conhecer seu produto intimamente e saber exatamente onde ele é vendido.
- Liste os fornecedores potenciais com base em preferências, localização, qualidade e acessibilidade. Analise o desempenho deles por meio de um período de teste.
- Use um sistema integrado e fácil de usar para gerenciamento de pedidos e suprimentos.
- Crie um sistema simples e eficiente
- Treine os funcionários para seguirem o sistema. Acompanhe o desempenho regularmente.
- Acompanhe sua taxa de giro de estoque. Essa será sua base, que você poderá ajustar à medida que avança, com base nos dados.
- Crie um modelo de ponto de reabastecimento e práticas seguras de armazenamento
- Busque um espaço contínuo para melhorias com análise e monitoramento aprofundados de dados.
- Depois de ter tudo isso, automatize sempre que possível.
Seguindo estas etapas e utilizando um software confiável de planejamento de estoque para comércio eletrônico, você pode colocar seu planejamento de estoque nos trilhos e impulsionar o crescimento dos negócios.
Usando o ClickUp para planejar e gerenciar sistemas de estoque
O ClickUp ajuda você a gerenciar e classificar o estoque com eficiência, oferecendo recursos altamente personalizáveis que podem ser adaptados para se adequar a qualquer negócio.
Veja o modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp, por exemplo. Ele pode lidar com suas necessidades de maneira eficaz e personalizada. Além disso, é uma ferramenta de planejamento de estoque altamente intuitiva.
Este modelo pode ajudá-lo de várias maneiras:
- Ele simplifica a organização para você. Você pode fazer uma lista de estoque, acompanhar as entregas dos fornecedores e rastrear as remessas dos clientes.
- Você pode verificar o status dos pedidos e os pontos de reabastecimento com precisão.
- Você pode criar planilhas de estoque de fácil acesso que podem ser compartilhadas com funcionários e fornecedores para gerenciar a cadeia de suprimentos com eficiência.
- O modelo é personalizável. Isso significa que você pode modificar e criar campos personalizados para gerenciar seu estoque, como Próximo pedido, Gerente de operações, Pedido, Estoque atual e Quantidade do pedido.
- Você também pode melhorar o rastreamento com automação e tags de pesquisa específicas.
- Ele tem sete visualizações personalizadas — tabela, linha do tempo, lista, atualizações de pedidos e valor — para ajudar você a entender melhor e planejar seu estoque.
A gestão da cadeia de suprimentos e do estoque andam de mãos dadas. E o modelo de estoque do ClickUp torna o acompanhamento de toda a cadeia de suprimentos rápido, fácil e eficiente.
Com este modelo, você pode:
- Gerencie os níveis de estoque e os pedidos em tempo real
- Acompanhe remessas e datas de entrega em vários armazéns
- Analise as tendências para tomar melhores decisões
Este modelo pode otimizar o processo de inventário e reduzir erros humanos, permitindo uma melhor previsão e visibilidade dos níveis de inventário para identificar possíveis problemas.
Você pode adicionar status personalizados (aberto e concluído) para monitorar o andamento de cada item do estoque. Além disso, você pode usar 15 atributos personalizados diferentes, como solicitado por, quantidade necessária, localização do fornecedor, ponto de reabastecimento e custo por unidade, para salvar informações sobre seu estoque e visualizar facilmente os dados de estoque.
Você também pode abrir seis visualizações em diferentes configurações do ClickUp, como Estoque, Por fornecedor, Localização do fornecedor, Formulário de pedido, Comece aqui e muito mais, para ajudá-lo a gerenciar seu estoque.
Supere os desafios da gestão de estoque com o ClickUp
A gestão de estoque é um processo contínuo, não um esforço pontual. Crie uma lista de fornecedores confiáveis, comunique suas necessidades com clareza, treine seus funcionários no sistema, monitore e acompanhe o progresso e automatize e melhore continuamente.
Mas não subestime a importância de adotar um software de planejamento de estoque como o ClickUp. Ele simplifica todas as etapas acima, tornando seu planejamento de estoque mais previsível, seguro e um trunfo para o negócio.
Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!