Quando você está de férias ou tirou um dia de folga do trabalho, não quer ser incomodado por seu telefone tocando constantemente, certo? Mas, às vezes, há mensagens que você simplesmente tem que responder.
Não responder pode significar perder conversas cruciais e feedback de clientes, afetando a satisfação geral. Em momentos como esse, até mesmo uma simples mensagem de agradecimento é uma boa opção.
Se você estiver entre os 1.5 bilhões de usuários do WhatsApp Business o recurso de resposta automática se esforça para oferecer uma solução. A função de respostas automáticas do WhatsApp permite que você envie respostas automáticas a todas as suas comunicações comerciais.
Fornecer uma comunicação eficiente, mesmo quando você tirou uma folga, é a marca registrada de uma pessoa bem organizada. Vejamos como a resposta automática do WhatsApp pode tornar sua caixa de entrada mais leve.
Como definir a resposta automática no WhatsApp
Em primeiro lugar, veremos como configurar essas respostas automáticas no aplicativo WhatsApp Business. Seguindo essas etapas, você poderá controlar sua mensagem de resposta automática, para quem enviá-la e até mesmo como especificar seu horário comercial.
Etapa 1: Criar uma conta do WhatsApp Business
A primeira coisa que você precisará para configurar essas mensagens de resposta automática é uma conta no aplicativo WhatsApp Business. É simples: basta baixar o aplicativo na loja de aplicativos e fazer login com seu número de telefone registrado no WhatsApp Business.
via Google Play
Etapa 2: encontrar as ferramentas de negócios
Em seguida, você deve encontrar a seção Ferramentas de negócios no aplicativo WhatsApp Business. Se você usa o Android, ela estará no menu no canto superior direito, basta clicar nos três pontos. Os usuários do iOS podem encontrar a seção Ferramentas de negócios em Configurações.
Etapa 3: configurar uma "mensagem de ausência
Na seção Business Tools (Ferramentas de negócios), você encontrará uma guia Away Message (Mensagem de ausência), na qual você configura suas mensagens de resposta automática. Ao tocar nessa guia, você verá uma opção de alternância para Enviar mensagem de ausência. Ative-a clicando no botão de alternância.
Etapa 4: Personalize sua mensagem
A guia Away Message permite que você edite suas mensagens de resposta automática do WhatsApp. Você pode personalizar sua mensagem automática de acordo com suas necessidades comerciais ou pessoais.
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Etapa 5: agendar as mensagens
A próxima etapa desse processo é selecionar a programação que você deseja seguir para a mensagem de ausência. Há três opções básicas:
- Sempre enviar: Essa resposta padrão será enviada a qualquer pessoa que entrar em contato com você. Quando você tem uma mensagem pronta para ser enviada, as pessoas que entram em contato com você nunca se sentem negligenciadas
- Agenda personalizada: Você está usandoWhatsApp para sua empresa oucomunicação interna? Configure suas respostas automáticas para serem enviadas dentro de horas específicas. Essa também é uma ótima maneira de os profissionais que trabalham gerenciarem suas mensagens recebidas com sucesso
- Fora do horário comercial: Mesmo quando você não estiver trabalhando, o WhatsApp responderá com uma mensagem automática aos seus clientes
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Etapa 6: Selecione os destinatários
Depois de personalizar sua mensagem e decidir quando enviá-la, você deve definir os destinatários. Isso pode ser para todos ou somente para aqueles que você adicionou ao seu catálogo de endereços. É possível fazer pequenas personalizações aqui, como optar por não enviar a mensagem de ausência para determinadas pessoas.
E pronto! Você precisa salvar todo o trabalho árduo que fez e, após uma rápida verificação, estará pronto!
dica profissional: Certifique-se de que seu dispositivo tenha uma conexão ativa com a Internet para que as mensagens de ausência funcionem.
Limitações do uso do WhatsApp
Embora automatizar essas respostas no aplicativo WhatsApp Business signifique que você tem mais tempo, há algumas limitações que ele traz consigo:
- Não é totalmente personalizável: A solução atual de tamanho único do WhatsApp permite que você personalize apenas a primeira mensagem. Para atualizações ou para criar tarefas de acompanhamento, o WhatsApp ainda exige que você entre em contato com os contatos manualmente
- Falta de flexibilidade: Embora você possa gerenciar um pouco sua agenda, há certos momentos em que você gostaria de poder automatizar o processo. Por exemplo, profissionais que trabalham podem querer programar uma resposta automática do WhatsApp apenas para feriados
- Cuidado com mal-entendidos: Se você não estiver atualizando regularmente suas respostas automáticas, poderá fornecer informações erradas. Certifique-se de ficar de olho em suas mensagens automáticas e editá-las de vez em quando
- Perda da sensação humana: Um dos maiores desafios das mensagens automáticas é a falta de comunicação interativa. Sem umresposta em tempo realseus destinatários podem se sentir alienados em relação a você
Sim, o aplicativo WhatsApp Business gerencia as mensagens recebidas para empresas. No entanto, quando mensagens e conversas precisam ser convertidas em itens acionáveis, uma ferramenta de produtividade completa como o ClickUp oferece a possibilidade de melhorar a comunicação empresarial. Vamos saber mais.
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Agende mensagens de ausência do escritório com o ClickUp
Quando você percebe que as respostas automáticas do WhatsApp Business não são suficientes para resolver seus problemas, você deve procurar uma solução mais abrangente que permita que você se comunique sem problemas, automatizando as respostas e separando as tarefas com base na prioridade.
Uma rápida pesquisa revelará muitas ferramentas que oferecem esses recursos. Mas qual delas você deve escolher?
Bem, o ClickUp é a resposta. É uma solução flexível e eficaz para simplificar as comunicações comerciais. Você também pode usá-lo para gerenciar mensagens recebidas, compartilhar arquivos e realizar chamadas de vídeo.
Antes do ClickUp, as reuniões e as comunicações por e-mail levavam a um buraco negro em que os itens eram deixados sem serem vistos e sem supervisão. Devido a isso, as tarefas não eram revisadas a tempo e ninguém sabia como estava o desenvolvimento criativo. Agora, todos na equipe podem ver claramente quando os itens de ação devem ser entregues, conversar e colaborar nas tarefas._
Samantha Dengate, gerente sênior de projetos da Diggs. Gerente de Projetos da Diggs
Mantenha as coisas em andamento mesmo quando você não estiver no escritório com o dinâmico Bate-papo ClickUp **Aqui estão alguns dos recursos que ele oferece:
1. Reduza os gargalos com o ClickUp Chat
Gerencie várias conversas em um só lugar com o ClickUp Chat
O ClickUp é o aplicativo ideal para o trabalho. E com o ClickUp Chat, você pode reunir todo o seu trabalho em um só lugar. Assim, em vez de configurar respostas automáticas no WhatsApp Business, que mantém as conversas separadas de seu espaço de trabalho, o ClickUp Chat se integra diretamente a todo o seu fluxo de trabalho.
O ClickUp Chat elimina a troca constante de contexto. Você pode enviar comentários, compartilhar feedback ou solicitar atualizações sobre onde suas tarefas foram adicionadas.
Para personalização, os canais de bate-papo funcionam como tópicos individuais e podem ser segregados por equipe, projeto ou conversa. Com vários participantes que podem visualizar sua disponibilidade, agenda e tarefas prioritárias, o ClickUp Chat permite que seus colegas continuem a se comunicar sem problemas, mesmo na sua ausência!
O Chat também integra chamadas de vídeo e áudio, permitindo que os usuários façam a transição perfeita de uma conversa escrita para uma discussão ao vivo na mesma plataforma.
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2. Configure mensagens automáticas para alertar suas equipes
Assimilado diretamente no seu local de trabalho, você pode criar uma postagem de "Atualização" ou "Anúncio" antes da sua folga. Vincule todas as atualizações, documentos ou instruções relevantes a essa atualização, e seus colegas poderão acessá-la enquanto você estiver fora!
Mantenha seus colegas de equipe informados com anúncios ou atualizações no ClickUp Chat
Esse recurso é extremamente útil para garantir que o trabalho não seja interrompido devido à falta de informações quando alguém da sua equipe não estiver disponível.
3. Revisão em um minuto
O ClickUp Chat não apenas garante que não haja interrupção no seu fluxo de trabalho, mas também registra e vincula todos os comentários relevantes às tarefas correspondentes.
Se seu colega mencionar uma tarefa específica no chat, ela será imediatamente vinculada. Isso permite que você rastreie as etapas de uma tarefa sem perder nenhuma informação. Ao retornar do intervalo, você pode revisar os bate-papos e acompanhar tudo o que perdeu em minutos.
O ClickUp Chat oferece infinitas possibilidades. Quando bem utilizada, essa ferramenta de comunicação interna pode mudar a forma como você pensa sobre produtividade.
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ClickUp Brain: seu amigo de IA
Às vezes, o trabalho nos faz desejar que alguém possa responder as coisas simples para nós ou as perguntas que recebemos fora do horário comercial. Bem, Cérebro ClickUp é treinado para fazer exatamente essas coisas.
O ClickUp Brain é uma ferramenta de IA treinada para responder a consultas simples em seu nome, mesmo quando você estiver ausente, derivando o contexto de conversas anteriores.
Use o ClickUp Brain para responder a consultas de forma rápida, simples e eficaz
Além disso, o ClickUp Brain também pode resumir o progresso que você pode ter perdido nos projetos. Esqueça os dias em que era preciso percorrer páginas de e-mails e dados para se atualizar; agora são apenas alguns segundos!
O ClickUp Brain também pode ajudá-lo a criar a mensagem perfeita fora do escritório, considerando as informações a serem mencionadas, o tom e o contexto de sua resposta automática.
Você pode configurar respostas automáticas e mensagens automatizadas usando o WhatsApp Business ou qualquer outro aplicativo de mensagens. Além disso, elaborar um plano de comunicação sólido solidifica ainda mais suas necessidades de comunicação empresarial.
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4. Mantenha o controle de todas as conversas com os modelos do ClickUp
As mensagens instantâneas se tornaram uma parte indispensável do gerenciamento do trabalho moderno. Entretanto, o gerenciamento de várias conversas em várias plataformas pode levar ao caos e à perda de informações.
O Modelo de mensagem instantânea do ClickUp oferece uma solução centralizada para facilitar a comunicação da sua equipe.
Modelo de mensagem instantânea ClickUp
Esse modelo pode organizar o bate-papo entre as mensagens internas da sua equipe. Com ele, você pode:
- Verificar todos os seus tópicos de conversa em um só lugar
- Destacar as tarefas priorizadas e trabalhar nelas de acordo
- Nunca correr o risco de perder uma mensagem
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Aprimore sua comunicação com o ClickUp
Embora o recurso de resposta automática do WhatsApp possa ser benéfico, existem soluções mais eficientes para gerenciar suas comunicações comerciais.
O WhatsApp tem desafios como limites de caracteres, falta de automação avançada e potencial para falhas de comunicação, o que pode prejudicar a produtividade.
O ClickUp, por outro lado, oferece uma plataforma abrangente que permite que as empresas otimizem a comunicação e aumentem a eficiência. Com o Chat, tudo, desde a comunicação diária até o gerenciamento de tarefas, está sob o mesmo teto.
E isso não é tudo! Adicione, edite, exclua e automatize respostas como um ninja da comunicação.
Portanto, se você quiser dar uma pausa no trabalho ou deixar que a IA responda às perguntas cotidianas, experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo !