Uma rápida pesquisa em qualquer portal de empregos mostra milhares de anúncios de emprego abertos para especialistas em entrada de dados. As pessoas qualificadas estão em alta demanda, mas muitas vezes vemos a entrada de dados como uma das partes menos agradáveis da rotina de trabalho.
Você concordará se já tiver transferido números de um lugar para outro sem pensar durante horas! A criatividade é limitada, não há solução de problemas - apenas digitação interminável e monótona.
No entanto, graças aos avanços tecnológicos contemporâneos, agora é possível aproveitar a automação da entrada de dados para ajudá-lo a recuperar o tempo de seus funcionários e reduzir os erros associados à entrada manual. Vamos ver como.
Resumo de 60 segundos
Como automatizar a entrada de dados em cinco etapas simples:
- Treine os funcionários para uma transição mais suave para a implementação da automação em toda a organização
- Identifique tarefas repetitivas, demoradas e propensas a erros. Essas devem ser as primeiras a serem automatizadas antes de você passar para as tarefas complexas
- Escolher a ferramenta de automação correta. Pesquise as opções mais populares, leia as avaliações e os estudos de caso de usuários reais e experimente as principais opções antes de se comprometer
- Configure as sequências de automação. A maioria das ferramentas permite que você faça isso sem codificação, usando acionadores condicionais (e até mesmo construtores de automação de linguagem natural!)
- Teste e monitore seus fluxos de trabalho automatizados para ver se você atingiu suas metas
O que é automação de entrada de dados?
A automação da entrada de dados usa programas de software para inserir dados em sistemas e bancos de dados, reduzindo ou eliminando o trabalho manual. Ela acelera a transferência de dados, melhora a precisão e minimiza erros comuns, como transposições, duplicações, classificações incorretas e omissões.
🔎 Did You Know?
De acordo com um estudo da IDC, 80% dos dados globais não são estruturados . Isso destaca a necessidade de uma solução automatizada em um único local para transferir dados estruturados de uma origem para um destino.
Benefícios da automação da entrada de dados
A automação da entrada de dados lhe dá um assistente supereficiente que nunca se cansa, comete menos erros e lida sem esforço com infinitas tarefas repetitivas de entrada de dados.
Veja por que a automação desse processo tedioso é um divisor de águas.
Economiza tempo
Você pode ter vários formulários, planilhas de dados e muito mais para extrair dados - a extração manual de dados será como escalar o Monte Everest. A automação da entrada de dados pode lidar com essas tarefas repetitivas e trabalhosas de forma rápida e, em alguns casos, significativa automatizar seus processos de gerenciamento de projetos .
Reduz erros
"John Dow" agora poderá reivindicar seu nome "John Doe" A automação não deixará espaço para erros que, inadvertidamente, afetam os processos manuais de entrada de dados.
Aumenta a escalabilidade
Quer você esteja integrando novos clientes ou lidando com volumes maiores de pedidos, os sistemas automatizados podem se adaptar mais rapidamente às mudanças de requisitos sem exigir uma revisão completa dos seus processos de negócios.
Fornece insights mais significativos
Ao remover a tarefa repetitiva de entrada de dados, as equipes podem se concentrar na interpretação dos dados, na identificação de padrões e na tomada de decisões informadas, em vez de ficarem atoladas em trabalho administrativo.
Por exemplo, se você administra uma empresa de varejo, um sistema automatizado poderia analisar dados de vendas para cada produto. Isso lhe forneceria os insights necessários para tomar decisões informadas sobre o estoque.
Agora que já falamos sobre os benefícios, vamos examinar os diferentes tipos de automação de entrada de dados e como cada um deles pode apoiar seus objetivos.
Leia também:
Tipos de automação de entrada de dados
A automação da entrada de dados vem em várias formas, cada uma projetada para acelerar e simplificar as tarefas de rotina, geralmente com Fluxos de trabalho automatizados por IA .
Vamos detalhar os principais tipos de automação.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
Se você receber uma fatura em PDF, o OCR poderá extrair os dados relevantes, como totais e descrições de itens, para que você não precise digitar tudo manualmente. Isso economiza tempo e minimiza os erros decorrentes da entrada manual.
Fato divertido
O Parseur é um ferramenta que automatiza a extração de dados de documentos como faturas e e-mails.
Automação de processos robóticos (RPA)
Se a sua equipe passa horas copiando dados de clientes de e-mails para planilhas, a RPA pode lidar com isso transferindo automaticamente as informações de forma precisa e rápida.
Exemplo O Deutsche Bank também implementou a RPA para automatizar os processos de entrada de dados, validação e reconciliação em seu departamento financeiro. Isso ajudou a melhorar a precisão dos dados, garantir a conformidade e gerenciar riscos. Eles também conseguiram um processamento 24 horas por dia, 7 dias por semana, para lidar com grandes volumes de dados, demonstrando o impacto da RPA no mundo real.
Automação de formulários
Os formulários estão em toda parte - de pesquisas a solicitações de feedback - mas inserir manualmente esses dados em ferramentas para uma melhor organização e análise pode ser uma chatice. As ferramentas de automação de formulários facilitam o processo de coleta, capturando e organizando automaticamente as respostas.
Software de integração de aplicativos
Você sabia que pode até mesmo usar ferramentas de automação para a transferência de dados entre aplicativos?
Ferramentas como Zapier conecta mais de 5.000 aplicativos permitindo que os usuários automatizem fluxos de trabalho entre aplicativos sem codificação.
Por exemplo, quando um novo lead preenche um formulário em seu site, o Zapier pode enviar automaticamente essas informações para o seu CRM. A ferramenta de automação de vendas pode detectar a nova entrada, nutrir o lead e acompanhar seu progresso.
Software de expansão de texto
Essas ferramentas permitem criar atalhos para trechos de texto usados com frequência para que você não precise digitar manualmente o trecho inteiro repetidas vezes. Por exemplo, basta digitar "addr" para expandir automaticamente para seu endereço completo. O TextExpander é um exemplo de ferramenta desse tipo ele permite que você armazene fragmentos de texto e atribua a eles abreviações. Portanto, em vez de digitar seu nome, designação e afiliação organizacional em um e-mail de apresentação, você pode digitar um código curto como ';intro' para inseri-los instantaneamente.
Etapas para automatizar a entrada de dados
Curioso para experimentar a automação depois de ler esses exemplos? Automatizar tarefas manuais e transforme-as em fluxos de trabalho eficientes seguindo estas etapas.
Etapa 1: identificar tarefas repetitivas
A primeira etapa da implementação da automação da entrada de dados em sua empresa é identificar as tarefas repetitivas, demoradas e propensas a erros.
Crie uma lista de todas essas tarefas e acompanhe como a sua equipe gasta o tempo com elas. Isso lhe dará uma ideia de como automatizá-las.
Dica profissional: Se você é novo na automação, é inteligente deixar as tarefas críticas para depois. Deixe sua equipe se sentir confortável com as mudanças e, em seguida, expanda gradualmente a automação para áreas mais essenciais à medida que seus processos e sua confiança aumentarem.
Para tornar esse processo ainda mais fácil, você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos como ClickUp que permitem que você organize e analise melhor suas tarefas.
Aqui estão os recursos nos quais você pode confiar:
Visualização de tabela ClickUp
A Exibição de tabela ClickUp permite que você personalize colunas para exibir dados relevantes, como status da tarefa, datas de vencimento e responsáveis. Você também pode usar campos de dados relacionais nas tabelas para gerenciar tarefas interconectadas de forma eficaz.
Identifique os fluxos de trabalho que você pode automatizar classificando e filtrando tarefas com o ClickUp Table View
Ao classificar e filtrar essas informações, você pode identificar facilmente padrões, como tarefas que frequentemente exigem atualizações ou aprovações manuais.
Se várias tarefas esperam consistentemente pela mesma etapa de aprovação, isso provavelmente é um sinal de que talvez seja hora de automatizar esse processo.
Etapa 2: escolha a ferramenta de automação correta
Agora que você identificou suas tarefas de rotina, escolha a ferramenta de entrada de dados correta ferramenta de automação . Veja como:
- Defina suas metas: Defina metas específicas para sua ferramenta de automação usandoCritérios SMART (Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante, Temporal)
📌 Exemplo
- Específico: Automatizar o processo de entrada de dados para consultas de clientes recebidas por meio dos formulários do nosso site
- Mensurável: Reduzir o tempo de entrada manual em 50% no primeiro trimestre
- Realizável: Implementar e integrar uma ferramenta de automação como o Zapier ao nosso CRM em duas semanas
- Relevante: Liberar a equipe de suporte ao cliente para se concentrar na resolução de consultas em vez de inserir dados
Com prazo determinado: Alcançar a implementação completa e resultados mensuráveis em três meses
- Pesquise ferramentas populares: Pesquise on-line as ferramentas de automação que atendam às suas necessidades. Considere o custo, a escalabilidade, os recursos de integração, a facilidade de uso e a compatibilidade com sua pilha de tecnologia existente
- Analise o feedback dos usuários: Analise as avaliações dos usuários, os depoimentos dos clientes eestudos de caso para obter uma perspectiva realista de cada ferramenta
- Experimente antes de comprar: Nesta etapa, você deve ter de dois a três candidatos fortes. Entre em contato com os fornecedores para obter demonstrações de produtos, avaliações gratuitas ou orientações para experimentar o software de automação de entrada de dados em ação
- Faça sua seleção: Escolha a ferramenta de automação que melhor se alinhe às suas necessidades organizacionais, ao seu orçamento e aos recursos da sua equipe. Opte por uma solução escalonável que apoie suas metas de longo prazo. Software de entrada de dados com tecnologia de IAautomação de fluxo de trabalho normalmente oferecerá mais valor do que um sem
Estudo de caso: ClickUp 🤝 CEMEX
A CEMEX aprimorou seus fluxos de trabalho ao eliminar tarefas manuais usando o Visualização de formulário ClickUp . O envio de formulários inicia automaticamente um projeto usando um modelo personalizado, permitindo que a equipe de marketing comece a trabalhar.
Antes das automações, sempre que um redator terminava uma tarefa, tínhamos que comunicar manualmente à cadeia de comando que a cópia estava pronta. Isso podia levar 36 horas._
Oscar Aguilar, gerente de operações de marketing da CEMEX
A CEMEX também usou Relações de tarefas do ClickUp para criar fluxos de trabalho eficientes. Esses fluxos de trabalho fazem a transição perfeita de projetos de leads para redatores, designers e criadores de gráficos em movimento. Ao vincular tarefas, documentos e dependências em um local centralizado, os funcionários têm tudo o que precisam.
Estamos tentando criar cadeias de validação para incluir as pessoas que precisam revisar o trabalho criativo ou solicitar alterações em nosso processo. Com o ClickUp, isso não é mais manual. — Oscar Aguilar, gerente de operações de marketing da CEMEX
Etapa 3: Configurar a automação
Trazer a automação para seus fluxos de trabalho é uma tarefa assustadora; para uma execução tranquila, você deve criar um plano de implementação que descreva os cronogramas de cada fase - desde a definição das metas até o treinamento da equipe - e as responsabilidades individuais e departamentais.
O Modelo de plano de implementação do projeto ClickUp é um modelo abrangente, personalizável e fácil de usar para um planejamento de implementação bem-sucedido.
Modelo de plano de implementação do projeto ClickUp
Este modelo vem com Quadros brancos ClickUp . Use-o para fazer um brainstorming ou conectar seu modelo de planejamento de implementação a outros documentos no ecossistema do ClickUp.
Com seu plano de implementação pronto, é hora de começar a configurar sua primeira sequência de automação. Automações do ClickUp permitem que você crie essas sequências usando acionadores e respostas if-then.
Se um acionador definido ocorrer e atender a uma condição, o ClickUp executará automaticamente uma ação especificada. Embora você possa criar automações personalizadas usando essa fórmula, a função de automação do ClickUp software de automação de fluxo de trabalho já oferece mais de 50 modelos de automação pré-criados para ajudá-lo a criar e enviar instantaneamente.
Simplifique os fluxos de trabalho com o ClickUp's Automations
Aqui estão cinco maneiras (dentre muitas) de automatizar tarefas no ClickUp:
1. Notificações de comentários sobre alterações no status da tarefa
Quando um Campo personalizado no ClickUp muda para "aprovado", o ClickUp pode adicionar automaticamente um comentário à tarefa. Dessa forma, sua equipe está sempre atualizada sobre as próximas etapas ou atualizações importantes sem precisar verificar manualmente as permissões.
2. Atualizações automatizadas por e-mail
Configure uma automação para enviar e-mails sempre que uma tarefa passar de "a fazer" para "em andamento" Isso mantém os clientes e colegas de equipe informados sem que você precise enviar atualizações manuais.
3. Criação de tarefas a partir de envios de formulários
Quando alguém envia um formulário (como um relatório de bug), o ClickUp pode criar automaticamente uma tarefa com todos os detalhes, economizando seu tempo em entradas manuais.
4. Criação de subtarefas com base no status da tarefa principal
Assim que uma tarefa principal muda de status (por exemplo, de "em andamento" para "pronta para revisão"), o ClickUp pode criar e atribuir subtarefas com datas de vencimento a membros específicos da equipe - não há necessidade de se lembrar de fazer isso sozinho.
5. Exclusão de tarefas expiradas
Para informações confidenciais, configure uma automação para excluir tarefas expiradas e até mesmo registre as exclusões no Google Sheets ou notifique os gerentes via Slack, garantindo que seu espaço de trabalho permaneça organizado e seguro.
Não importa se você é iniciante ou profissional em automação, vários Exemplos de automação do ClickUp podem orientá-lo.
dica profissional: Use o assistente de IA do ClickUp, Cérebro do ClickUp para criar automações personalizadas usando linguagem natural. Basta descrever o processo que você deseja automatizar para configurar facilmente acionadores, ações e condições para seus fluxos de trabalho.
Etapa 4: teste e monitore
Antes de iniciar suas automações, estabeleça dados de linha de base, como tempo médio de conclusão de tarefas, taxas de erro e outras métricas relevantes. Isso permitirá que você compare o desempenho pós-automação e acompanhe as melhorias.
Use os recursos de gerenciamento de tempo do ClickUp para controlar seu tempo gasto em tarefas de forma eficaz
Use o Recursos de gerenciamento de tempo do ClickUp para rastrear a duração das tarefas e automatizar planilhas de horas economizando tempo, especialmente para equipes com grandes volumes de tarefas ou necessidades de relatórios complexos.
O monitoramento eficaz é fundamental para determinar o sucesso e o fracasso dos esforços de automação. Dashboards do ClickUp permitem que você rastrear KPIs analisar as taxas de conclusão de tarefas e revisar o tempo gasto em tarefas, tudo em um só lugar. Com modelos de painel personalizáveis para vendas, marketing e RH, você pode visualizar o desempenho da automação e a distribuição da carga de trabalho, ajudando-o a ficar por dentro do progresso da sua equipe.
Leia também: Como usar a IA para automação de marketing
Etapa 5: treinar funcionários
A automação pode ser uma mudança ENORME para seus funcionários. Você deve fornecer todos os recursos necessários para ajudá-los na transição.
Crie material de treinamento
Primeiro, crie um manual de treinamento detalhado usando o Modelo de matriz de treinamento do ClickUp .
Modelo de matriz de treinamento ClickUp
O modelo de matriz de treinamento ClickUp o ajudará a:
- Organizar e avaliar programas de treinamento de funcionários
- Acompanhar o progresso dos funcionários à medida que eles concluem o treinamento
- Identificar áreas de aprimoramento
Com essa abordagem estruturada, você garantirá que todos os funcionários tenham o conhecimento certo para aproveitar ao máximo a automação.
Depois de delinear o conteúdo do treinamento, Documentos do ClickUp fornecem um espaço para compilar informações relevantes, como diretrizes, procedimentos técnicos, políticas da empresa ou padrões do setor. Os ClickUp Docs permitem que você organize essas informações em um manual acessível e centralizado.
Gerar material de treinamento
Para elevar a qualidade de seus materiais de treinamento, o ClickUp Brain pode atuar como um assistente de redação, ajudando em tarefas como gerar ou aperfeiçoar o conteúdo.
Crie guias de treinamento detalhados para adotar a automação em sua organização usando o ClickUp Brain
Para gerar material de treinamento para a adoção da automação com o ClickUp Brain, comece explicando os conceitos básicos da automação e seus benefícios. Em seguida, crie guias passo a passo, incorporando capturas de tela interativas e vídeos para demonstrar como configurar e gerenciar a automação.
Para tornar o treinamento relevante, inclua cenários de casos de uso do mundo real para diferentes departamentos, como vendas ou RH. Adicione uma seção de perguntas e respostas para tratar de problemas comuns e forneça questionários para verificação de conhecimento.
Por fim, acompanhe o progresso do usuário e obtenha feedback para refinar o material e garantir a adoção efetiva das ferramentas de automação em toda a organização.
Dica profissional: Configure a automação de e-mail para enviar instantaneamente o manual de treinamento aos novos funcionários assim que eles entrarem na empresa, garantindo que cada novo contratado o receba sem demora.
Não se esqueça de obter feedback sobre seus documentos de treinamento para aprimorar a experiência.
Agora que você sabe como automatizar o processo de entrada de dados, deve reconhecer que até mesmo os planos mais bem elaborados podem encontrar obstáculos. Vamos dar uma olhada em alguns dos desafios que você pode enfrentar durante esse processo.
Desafios na automação da entrada de dados
Compreender os obstáculos que acompanham a automação da entrada de dados pode ajudá-lo a planejar e navegar por eles com sucesso. Aqui estão os principais desafios que as organizações enfrentam ao implementar a automação da entrada de dados:
Altos custos iniciais: A configuração de sistemas automatizados pode exigir um investimento inicial significativo em software e infraestrutura. Embora a economia de longo prazo possa compensar esses custos, o ônus financeiro inicial pode ser uma barreira para muitas empresas.
Preocupações com a qualidade dos dados: Os sistemas automatizados dependem muito da qualidade dos dados de entrada. Se os dados inseridos forem imprecisos ou inconsistentes, isso pode levar a resultados falhos, prejudicando os benefícios da automação.
Resistência à mudança: Os funcionários acostumados a processos manuais podem resistir à transição para sistemas automatizados.
Personalização limitada: Algumas ferramentas de automação podem não oferecer a flexibilidade necessária para adaptar as soluções às necessidades comerciais específicas, o que pode afetar os desafios organizacionais específicos.
Manutenção e atualizações: Os sistemas automatizados exigem manutenção e atualizações regulares para funcionar com eficiência.
Riscos de conformidade e segurança: O manuseio de informações confidenciais por meio de sistemas automatizados gera preocupações de conformidade e segurança para garantir que os processos de automação estejam em conformidade com os regulamentos relevantes.
Obtenha eficiência e precisão com a automação da entrada de dados
Automatizar seus processos manuais de entrada de dados é uma medida estratégica para aumentar a eficiência, reduzir erros e economizar tempo. Você pode transformar seu gerenciamento de dados identificando tarefas repetitivas, escolhendo as ferramentas certas (como o ClickUp!) e definindo fluxos de trabalho claros.
Teste e monitore regularmente seus sistemas e invista em treinamento para maximizar o potencial deles. O objetivo é melhorar os processos, liberando sua equipe para se concentrar na criatividade e na inovação. Adote a automação e aproveite os benefícios de uma organização mais eficiente e produtiva! Registre-se no ClickUp hoje mesmo!