Uma rápida pesquisa em qualquer portal de empregos mostra milhares de vagas abertas para especialistas em entrada de dados. Pessoas qualificadas são muito procuradas, mas muitas vezes vemos a entrada de dados como uma das partes menos agradáveis da rotina de trabalho.
Você concordará se já transferiu números de um lugar para outro sem pensar por horas! Há criatividade limitada, nenhuma resolução de problemas — apenas digitação monótona e interminável.
Graças aos avanços tecnológicos contemporâneos, agora você pode aproveitar a automação da entrada de dados para ajudar a recuperar o tempo dos seus funcionários e reduzir os erros associados à entrada manual. Vamos ver como.
⏰ Resumo de 60 segundos
Como automatizar a entrada de dados em cinco etapas simples:
- Treine os funcionários para uma transição mais suave para a implementação da automação em toda a organização.
- Identifique tarefas repetitivas, demoradas e propensas a erros. Essas devem ser as primeiras a serem automatizadas antes de você passar para tarefas complexas.
- Escolha a ferramenta de automação certa. Pesquise as opções mais populares, leia avaliações e estudos de caso de usuários reais e experimente as melhores opções antes de se comprometer.
- Configure as sequências de automação. A maioria das ferramentas permite que você faça isso sem codificação, usando gatilhos condicionais (e até mesmo criadores de automação em linguagem natural!).
- Teste e monitore seus fluxos de trabalho automatizados para verificar se você está atingindo seus objetivos.
O que é automação da entrada de dados?
A automação da entrada de dados usa programas de software para inserir dados em sistemas e bancos de dados, reduzindo ou eliminando o trabalho manual. Ela acelera a transferência de dados, melhora a precisão e minimiza erros comuns, como transposições, duplicações, classificações incorretas e omissões.
🔎 Você sabia?
80% dos dados globais não são estruturados. Isso destaca a necessidade de uma solução automatizada completa para transferir dados estruturados de uma fonte para um destino.
Benefícios da automação da entrada de dados
A automação da entrada de dados oferece a você um assistente supereficiente que nunca se cansa, comete menos erros e lida sem esforço com tarefas repetitivas e intermináveis de entrada de dados.
Veja por que automatizar esse processo tedioso é uma grande mudança.
Economiza tempo
Você pode ter vários formulários, planilhas e outros documentos dos quais extrair dados — a extração manual de dados pode parecer uma escalada ao Monte Everest. A automação da entrada de dados pode lidar com essas tarefas repetitivas e trabalhosas rapidamente e, em alguns casos, automatizar significativamente seus processos de gerenciamento de projetos.
Reduz erros
“John Dow” agora poderá recuperar seu nome “John Doe”. A automação não deixará espaço para erros que inadvertidamente afetam os processos manuais de entrada de dados.
Aumenta a escalabilidade
Seja para integrar novos clientes ou lidar com volumes crescentes de pedidos, os sistemas automatizados podem se adaptar mais rapidamente às mudanças nos requisitos, sem exigir uma reformulação completa dos seus processos de negócios.
Fornece insights mais significativos
Ao eliminar a tarefa repetitiva de entrada de dados, as equipes podem se concentrar em interpretar os dados, identificar padrões e tomar decisões informadas, em vez de se perderem em trabalhos administrativos.
Por exemplo, se você administra um negócio de varejo, um sistema automatizado poderia analisar os dados de vendas de cada produto. Isso lhe proporcionaria as informações necessárias para tomar decisões informadas sobre o estoque.
Agora que abordamos os benefícios, vamos examinar os diferentes tipos de automação da entrada de dados e como cada um deles pode ajudar você a atingir seus objetivos.
Tipos de automação da entrada de dados
A automação da entrada de dados vem em várias formas, cada uma projetada para acelerar e simplificar tarefas rotineiras, muitas vezes com fluxos de trabalho automatizados por IA.
Vamos detalhar os principais tipos dessa automação.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
Se você receber uma fatura em PDF, o OCR pode extrair os dados relevantes, como totais e descrições de itens, para que você não precise digitar tudo manualmente. Isso economiza tempo e minimiza os erros decorrentes da entrada manual.
👀 Curiosidade
O Parseur é uma ferramenta que automatiza a extração de dados de documentos como faturas e e-mails.
Automação Robótica de Processos (RPA)
Se sua equipe passa horas copiando dados de clientes de e-mails para planilhas, a RPA pode cuidar disso, transferindo as informações de forma precisa e rápida.
📌 Exemplo
O Deutsche Bank também implementou a RPA para automatizar os processos de entrada, validação e reconciliação de dados em seu departamento financeiro. Isso ajudou a melhorar a precisão dos dados, garantir a conformidade e gerenciar riscos. Eles também conseguiram um processamento 24 horas por dia, 7 dias por semana, para lidar com grandes volumes de dados, demonstrando o impacto real da RPA.
Automação de formulários
Os formulários estão em toda parte, desde pesquisas até solicitações de feedback, mas inserir manualmente esses dados em ferramentas para melhor organização e análise pode ser um incômodo. As ferramentas de automação de formulários facilitam o processo de coleta, capturando e organizando automaticamente as respostas.
Software de integração de aplicativos
Você sabia que pode usar ferramentas de automação para transferência de dados entre aplicativos?
Ferramentas como o Zapier conectam mais de 5.000 aplicativos, permitindo que os usuários automatizem fluxos de trabalho entre aplicativos sem precisar programar.
Por exemplo, quando um novo cliente potencial preenche um formulário em seu site, o Zapier pode enviar automaticamente essas informações para o seu CRM. Uma ferramenta de automação de vendas pode detectar a nova entrada, cultivar o cliente potencial e acompanhar seu progresso.
Software de expansão de texto
Essas ferramentas permitem que você crie atalhos para trechos de texto usados com frequência, para que você não precise digitar manualmente o trecho inteiro repetidamente. Por exemplo, basta digitar “addr” para que seu endereço completo seja expandido automaticamente.
O TextExpander é um exemplo desse tipo de ferramenta; ele permite armazenar fragmentos de texto e atribuir-lhes abreviações. Assim, em vez de digitar seu nome, cargo e afiliação organizacional todas as vezes em um e-mail de apresentação, você pode digitar um código curto como “;intro” para inseri-lo instantaneamente.
Etapas para automatizar a entrada de dados
Ficou curioso para experimentar a automação depois de ler esses exemplos? Automatize tarefas manuais e transforme-as em fluxos de trabalho eficientes seguindo estas etapas.
Etapa 1: Identifique tarefas repetitivas
O primeiro passo para implementar a automação da entrada de dados em sua empresa é identificar tarefas repetitivas, demoradas e propensas a erros.
Crie uma lista de todas essas tarefas e acompanhe como sua equipe gasta seu tempo com elas. Isso lhe dará uma ideia de como automatizá-las.
💡 Dica profissional: se você é novo na automação, é inteligente deixar as tarefas críticas para mais tarde. Deixe sua equipe se familiarizar com as mudanças e, à medida que seus processos e confiança crescem, expanda gradualmente a automação para áreas mais essenciais.
Para tornar esse processo ainda mais fácil, você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, que permitem organizar e analisar melhor suas tarefas.
Aqui estão os recursos nos quais você pode confiar:
Exibição de tabela do ClickUp
A visualização de tabela do ClickUp permite personalizar colunas para exibir dados relevantes, como status da tarefa, datas de vencimento e responsáveis. Você também pode usar campos de dados relacionais nas tabelas para gerenciar tarefas interconectadas de maneira eficaz.
Ao classificar e filtrar essas informações, você pode identificar facilmente padrões, como tarefas que frequentemente exigem atualizações ou aprovações manuais.
Se várias tarefas esperam constantemente pela mesma etapa de aprovação, isso provavelmente é um sinal de que talvez seja hora de automatizar esse processo.
Etapa 2: Escolha a ferramenta de automação certa
Agora que você identificou suas tarefas rotineiras, escolha a ferramenta certa de automação de entrada de dados. Veja como:
- Defina suas metas: estabeleça metas específicas para sua ferramenta de automação usando os critérios SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado).
📌 Exemplo
- Específico: automatize o processo de entrada de dados para consultas de clientes recebidas através dos formulários do nosso site.
- Mensurável: reduza o tempo de entrada manual em 50% no primeiro trimestre
- Alcançável: Implemente e integre uma ferramenta de automação como o Zapier ao nosso CRM em duas semanas.
- Relevante: libere a equipe de suporte ao cliente para se concentrar na resolução de dúvidas, em vez de inserir dados.
- Prazo determinado: alcance a implementação completa e resultados mensuráveis em três meses.
- Pesquise ferramentas populares: Pesquise online por ferramentas de automação que atendam às suas necessidades. Leve em consideração o custo, a escalabilidade, os recursos de integração, a facilidade de uso e a compatibilidade com sua pilha de tecnologia existente.
- Analise os comentários dos usuários: analise as avaliações dos usuários, os depoimentos dos clientes e os estudos de caso para obter uma perspectiva realista sobre cada ferramenta.
- Experimente antes de comprar: nesta fase, você deve ter dois ou três candidatos fortes. Entre em contato com os fornecedores para obter demonstrações do produto, avaliações gratuitas ou orientações para experimentar o software de automação de entrada de dados em ação.
- Faça sua escolha: escolha a ferramenta de automação que melhor se adapta às necessidades da sua organização, ao seu orçamento e às capacidades da sua equipe. Opte por uma solução escalável que apoie seus objetivos de longo prazo. Um software de entrada de dados com automação de fluxo de trabalho baseada em IA normalmente oferece mais valor do que um sem essa funcionalidade.
Estudo de caso: ClickUp 🤝 CEMEX
A CEMEX melhorou seus fluxos de trabalho ao eliminar tarefas manuais usando o ClickUp Form View. O envio do formulário inicia automaticamente um projeto usando um modelo personalizado, permitindo que a equipe de marketing comece a trabalhar imediatamente.
Antes das automações, sempre que um redator concluía uma tarefa, tínhamos que comunicar manualmente à cadeia de comando que o texto estava pronto. Isso podia levar 36 horas.
Antes das automações, sempre que um redator concluía uma tarefa, tínhamos que comunicar manualmente à hierarquia que o texto estava pronto. Isso podia levar 36 horas.
A CEMEX também utilizou o ClickUp Task Relationships para criar fluxos de trabalho eficientes. Esses fluxos de trabalho fazem a transição perfeita dos projetos dos leads para os redatores, designers e criadores de motion graphics. Ao vincular tarefas, documentos e dependências em um único local centralizado, os funcionários têm tudo o que precisam.
Estamos tentando criar cadeias de validação para incluir as pessoas que precisam revisar o trabalho criativo ou solicitar alterações em nosso processo. Com o ClickUp, isso não é mais manual
Estamos tentando criar cadeias de validação para incluir as pessoas que precisam revisar o trabalho criativo ou solicitar alterações em nosso processo. Com o ClickUp, isso não é mais manual
Etapa 3: Configure a automação
Trazer a automação para seus fluxos de trabalho é uma tarefa desafiadora; para uma execução tranquila, você deve criar um plano de implementação que descreva os cronogramas para cada fase — desde a definição de metas até o treinamento da equipe — e as responsabilidades individuais e departamentais.
O modelo de plano de implementação de projetos do ClickUp é um modelo personalizável e fácil de usar para um planejamento de implementação bem-sucedido.
Este modelo vem com quadros brancos ClickUp integrados. Use-o para fazer brainstorming ou conectar seu modelo de planejamento de implementação a outros documentos dentro do seu ecossistema ClickUp.
Com seu plano de implementação pronto, é hora de começar a configurar sua primeira sequência de automação.
As automações do ClickUp permitem que você crie essas sequências usando gatilhos e respostas do tipo “se-então”.
Se um gatilho definido ocorrer e atender a uma condição, o ClickUp executará automaticamente uma ação especificada. Embora você possa criar automações personalizadas usando essa fórmula, o software de automação de fluxo de trabalho do ClickUp já oferece mais de 50 modelos de automação pré-construídos para ajudá-lo a criá-los e implementá-los instantaneamente.
Aqui estão cinco maneiras (entre muitas outras) de automatizar tarefas no ClickUp:
1. Notificações de comentários sobre alterações no status das tarefas
Quando um campo personalizado no ClickUp muda para “aprovado”, o ClickUp pode adicionar automaticamente um comentário à tarefa. Dessa forma, sua equipe fica sempre a par das próximas etapas ou atualizações importantes, sem precisar verificar manualmente as permissões.
2. Atualizações automáticas por e-mail
Configure uma automação para enviar e-mails sempre que uma tarefa passar de “a fazer” para “em andamento”. Isso mantém os clientes e colegas de equipe informados sem que você precise enviar atualizações manuais.
3. Criação de tarefas a partir do envio de formulários
Quando alguém envia um formulário (como um relatório de bug), o ClickUp pode criar automaticamente uma tarefa com todos os detalhes, economizando seu tempo com entradas manuais.
4. Criação de subtarefas com base no status da tarefa principal
Assim que uma tarefa principal muda de status (por exemplo, de “em andamento” para “pronta para revisão”), o ClickUp pode criar e atribuir subtarefas com prazos a membros específicos da equipe — não há necessidade de se lembrar de fazer isso você mesmo.
5. Exclusão de tarefas expiradas
Para informações confidenciais, configure uma automação para excluir tarefas expiradas e até mesmo registrar as exclusões no Google Sheets ou notificar os gerentes via Slack, garantindo que seu espaço de trabalho permaneça organizado e seguro.
Seja você um novato em automação ou um profissional experiente, vários exemplos de automação do ClickUp podem orientá-lo.
💡Dica profissional: use o assistente de IA do ClickUp, o ClickUp Brain, para criar automações personalizadas usando linguagem natural. Basta descrever o processo que você deseja automatizar para configurar facilmente gatilhos, ações e condições para seus fluxos de trabalho.
Etapa 4: Teste e monitore
Antes de lançar suas automações, estabeleça dados de referência, como tempo médio de conclusão de tarefas, taxas de erro e outras métricas relevantes. Isso permitirá que você compare o desempenho após a automação e acompanhe as melhorias.
Use os recursos de gerenciamento de tempo do ClickUp para acompanhar a duração das tarefas e automatizar planilhas de horas trabalhadas, economizando tempo, especialmente para equipes com grandes volumes de tarefas ou necessidades complexas de relatórios.
O monitoramento eficaz é fundamental para determinar o sucesso ou o fracasso das iniciativas de automação. Os painéis do ClickUp permitem que você acompanhe os KPIs, analise as taxas de conclusão de tarefas e revise o tempo gasto nas tarefas, tudo em um só lugar. Com modelos de painéis personalizáveis para vendas, marketing e RH, você pode visualizar o desempenho da automação e a distribuição da carga de trabalho, ajudando-o a acompanhar o progresso da sua equipe.
Leia também: Como usar a IA para automação de marketing
Etapa 5: Treinar os funcionários
A automação pode ser uma mudança ENORME para seus funcionários. Você deve fornecer todos os recursos necessários para ajudá-los na transição.
Crie material de treinamento
Primeiro, crie um manual de treinamento detalhado usando o modelo de matriz de treinamento do ClickUp.
O modelo de matriz de treinamento do ClickUp irá ajudá-lo com:
- Organização e avaliação de programas de treinamento de funcionários
- Acompanhando o progresso dos funcionários à medida que concluem o treinamento
- Identificando áreas de melhoria
Com essa abordagem estruturada, você garantirá que todos os funcionários tenham o conhecimento necessário para aproveitar ao máximo a automação.
Depois de definir o conteúdo do treinamento, o ClickUp Docs oferece um espaço para compilar informações relevantes, como diretrizes, procedimentos técnicos, políticas da empresa ou padrões do setor. O ClickUp Docs permite organizar essas informações em um manual acessível e centralizado.
Gerar material de treinamento
Para elevar a qualidade de seus materiais de treinamento, o ClickUp Brain pode atuar como um assistente de redação, ajudando em tarefas como gerar ou aprimorar conteúdo.
Para gerar material de treinamento para a adoção da automação com o ClickUp Brain, comece explicando os fundamentos da automação e seus benefícios. Em seguida, crie guias passo a passo, incorporando capturas de tela interativas e vídeos para demonstrar como configurar e gerenciar a automação.
Para tornar o treinamento relevante, inclua cenários de casos de uso reais para diferentes departamentos, como vendas ou RH. Adicione uma seção de perguntas e respostas para abordar questões comuns e forneça questionários para verificar o conhecimento.
Por fim, acompanhe o progresso dos usuários e colete feedback para refinar o material e garantir a adoção eficaz das ferramentas de automação em toda a organização.
💡Dica profissional: configure a automação de e-mail para enviar instantaneamente o manual de treinamento aos novos funcionários assim que eles ingressarem na empresa, garantindo que todos os novos contratados o recebam sem demora.
Não se esqueça de coletar feedback sobre seus documentos de treinamento para melhorar a experiência.
Agora que você sabe como automatizar seu processo de entrada de dados, é importante reconhecer que mesmo os planos mais bem elaborados podem encontrar obstáculos. Vejamos alguns dos desafios que você pode enfrentar durante esse processo.
Desafios na automação da entrada de dados
Compreender os obstáculos que acompanham a automação da entrada de dados pode ajudá-lo a planejar e superá-los com sucesso. Aqui estão os principais desafios que as organizações enfrentam ao implementar a automação da entrada de dados:
- Altos custos iniciais: a configuração de sistemas automatizados pode exigir um investimento inicial significativo em software e infraestrutura. Embora a economia a longo prazo possa compensar esses custos, o ônus financeiro inicial pode ser uma barreira para muitas empresas.
- Preocupações com a qualidade dos dados: os sistemas automatizados dependem muito da qualidade dos dados inseridos. Se os dados inseridos forem imprecisos ou inconsistentes, isso pode levar a resultados defeituosos, prejudicando os benefícios da automação.
- Resistência à mudança: os funcionários acostumados a processos manuais podem resistir à transição para sistemas automatizados.
- Personalização limitada: algumas ferramentas de automação podem não oferecer flexibilidade para adaptar soluções a necessidades comerciais específicas, o que pode afetar desafios organizacionais únicos.
- Manutenção e atualizações: os sistemas automatizados requerem manutenção e atualizações regulares para funcionar de forma eficaz.
- Riscos de conformidade e segurança: o manuseio de informações confidenciais por meio de sistemas automatizados levanta questões de conformidade e segurança para garantir que os processos de automação estejam em conformidade com as regulamentações relevantes.
Obtenha eficiência e precisão com a automação da entrada de dados
Automatizar seus processos manuais de entrada de dados é uma medida estratégica para aumentar a eficiência, reduzir erros e economizar tempo. Você pode transformar seu gerenciamento de dados identificando tarefas repetitivas, escolhendo as ferramentas certas (como o ClickUp!) e configurando fluxos de trabalho claros.
Teste e monitore regularmente seus sistemas e invista em treinamento para maximizar seu potencial. O objetivo é melhorar os processos, liberando sua equipe para se concentrar na criatividade e na inovação. Adote a automação e aproveite os benefícios de uma organização mais eficiente e produtiva!
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