Tarefas enfadonhas e repetitivas, como resumir detalhes de chamadas após cada interação com o cliente ou responder repetidamente às mesmas perguntas, podem desmotivar sua equipe e prejudicar a produtividade.
Mas, com a inteligência artificial (IA), podemos finalmente dizer adeus a essas tarefas rotineiras.
Curiosamente, uma pesquisa realizada pela Gartner descobriu que até 80% dos executivos acreditam que a automação pode ser aplicada a qualquer decisão de negócios. Isso mostra o incrível potencial para as organizações que integram a IA em seus processos.
Neste blog, examinaremos de perto o que é a automação de tarefas por IA e como ela pode ser usada para modificar a forma como sua organização funciona. ⬇️
O que é automação de tarefas com IA?
A automação por IA refere-se ao uso de tecnologias de inteligência artificial para otimizar e executar tarefas (repetitivas) normalmente realizadas por seres humanos.
⭐ Modelo em destaque
Está sobrecarregado de tarefas? Obtenha o modelo gratuito Getting Things Done do ClickUp para se manter organizado, economizar tempo e se concentrar no que é importante. 🚀
Essa abordagem resolve a falta de habilidades e mão de obra, ao mesmo tempo em que aumenta a eficiência operacional, liberando os funcionários de tarefas repetitivas e permitindo que eles se concentrem em trabalhos estratégicos e de maior valor.
O papel e os benefícios da IA na automação de tarefas
A automação por IA combina Processamento de Linguagem Natural (NLP), Otimização de Processos Robóticos (RPA), visão computacional e outros algoritmos de aprendizado de máquina que automatizam processos de negócios de maneira eficaz.
Treinadas em grandes conjuntos de dados não estruturados, essas tecnologias podem executar tarefas complexas sem intervenção humana, seguindo regras predefinidas e se adaptando com base em entradas de dados em tempo real.
Os modelos de aprendizado de máquina, que são treinados com base em dados, identificam padrões e geram previsões.
Os algoritmos de PLN permitem que os sistemas compreendam e gerem linguagem humana, o que é crucial para aplicações como chatbots. Os bots de RPA imitam ações humanas para realizar tarefas repetitivas, enquanto a visão computacional processa informações visuais para tomar decisões com base em imagens e vídeos.
Muitas organizações utilizam essa automação de IA para fins comerciais, em funções que vão desde o marketing até o atendimento ao cliente.
Por exemplo, a Amazon usa IA em centros de distribuição para detectar mercadorias danificadas, triplicando a precisão em comparação com os seres humanos. Treinada com milhões de imagens, essa IA sinaliza itens imperfeitos para avaliação posterior, levando à revenda, doação ou reutilização, em vez do envio direto ao cliente.
Benefícios da automação por IA
A inteligência artificial desempenha um papel multidimensional quando se trata de automação. Vamos ver como ela pode beneficiar sua empresa. 👀
- Aumente a produtividade: a IA pode lidar com tarefas repetitivas, permitindo que suas equipes se concentrem em trabalhos mais importantes que exigem atenção humana. Isso reduz a carga de trabalho e aumenta a produtividade e a qualidade do trabalho.
- Fortaleça a tomada de decisões: ao fornecer dados para a IA, você pode receber assistência na previsão, identificação de tendências futuras de produtos e acesso a insights do setor. Esses insights e padrões que os olhos humanos podem deixar passar ajudam a melhorar seu processo de tomada de decisões.
- Economize custos: a automação por IA ajuda a economizar custos, reduzindo os custos de mão de obra, aumentando a eficiência e minimizando erros. Ela otimiza a utilização de recursos, aprimora a manutenção preditiva e simplifica as cadeias de suprimentos, reduzindo assim o desperdício logístico e o tempo de inatividade.
Quais são as diferentes tarefas que a IA pode automatizar?
A inteligência artificial pode automatizar muitos aspectos das operações comerciais, desde algumas tarefas simples (como atualizações de status) até processos complexos e multifacetados de inventário.
Abaixo estão cinco casos de uso que ajudarão você a entender como isso funciona.
1. Gestão de operações
Na área de operações, a IA pode ajudar a automatizar tarefas administrativas, como processamento de faturas, tratamento de documentação e processamento de documentos, gestão de contas, supervisão da cadeia de suprimentos e acompanhamento do estoque. Isso ajuda a otimizar as operações e reduzir os custos da cadeia de suprimentos decorrentes da má gestão do estoque.
O Walmart usa IA para otimizar sua cadeia de suprimentos de várias maneiras. A IA ajuda a gerenciar o estoque, monitorando os níveis de estoque e prevendo a demanda, para que eles evitem falta ou excesso de estoque, mantendo os clientes satisfeitos e reduzindo custos.
Ela também otimiza a movimentação de mercadorias, reduzindo custos, aumentando a produtividade e acelerando as entregas às lojas. Em relação aos preços, a IA define os preços com base na demanda, na concorrência e nos custos, ajudando o Walmart a se manter competitivo e maximizar os lucros.
2. Atendimento ao cliente
Quase 90% dos clientes consideram uma resposta imediata uma parte essencial do atendimento ao cliente.
É por isso que o setor de atendimento ao cliente usa amplamente ferramentas de CRM com IA e chatbots com IA para responder a perguntas repetitivas dos clientes, como “Quando a loja abre?” ou “Este produto pode ser devolvido?”.
A automação de tarefas por IA elimina o peso de fornecer essas respostas dos funcionários humanos, envolvendo-os apenas em questões complexas. Ela também evita o incômodo de contratar funcionários para o turno da noite ou investir dinheiro em mais funcionários em geral.
Os avanços da Amazon em IA, incluindo o Q in Connect e o Amazon Connect Contact Lens, demonstram como a IA é usada para automatizar o atendimento ao cliente.
“Com apenas alguns cliques, os líderes de centrais de atendimento podem aproveitar os novos recursos oferecidos pela IA generativa no Amazon Connect para aprimorar as mais de 15 milhões de interações com clientes realizadas no Amazon Connect todos os dias.”
“Com apenas alguns cliques, os líderes de centrais de atendimento podem aproveitar os novos recursos oferecidos pela IA generativa no Amazon Connect para aprimorar as mais de 15 milhões de interações com clientes realizadas no Amazon Connect todos os dias.”
3. Análise de dados e análise preditiva
Grande parte da tomada de decisões depende de vastos conjuntos de dados, pesquisas e relatórios, que podem ser difíceis de gerenciar para seus colegas humanos devido ao seu grande volume. É aí que a IA se torna inestimável com seus recursos de aprendizado de máquina, NLP e visão computacional.
A automação de tarefas por IA pode analisar com precisão grandes conjuntos de dados e fornecer insights necessários, permitindo que as equipes de negócios se concentrem de forma mais eficaz no trabalho relevante para sua área. É claro que você não pode omitir completamente o elemento humano do processo de tomada de decisão, especialmente em aspectos como a análise de sentimentos. É assim que a combinação funciona na prática:
Um bom exemplo são as empresas de comércio eletrônico que utilizam grandes quantidades de dados de clientes para criar perfis de usuários. Esses perfis sugerem automaticamente produtos aos consumidores com base em suas atividades e histórico de compras.
Ferramentas de IA como Klaviyo e Attentive contam com automação baseada em IA para recursos avançados de segmentação de público no marketing por e-mail. Esses recursos analisam o comportamento do cliente para criar segmentos de e-mail para divulgação personalizada.
Com isso, você pode automatizar a separação de clientes com base em determinados dados demográficos, sem precisar examinar manualmente cada perfil de cliente e classificá-los em uma determinada faixa de marketing.
4. Marketing
A IA pode automatizar tarefas de marketing, como campanhas por e-mail e SMS, gerenciamento de publicações nas redes sociais, geração de recomendações personalizadas de produtos ou criação de textos para redes sociais. Isso ajuda você a alcançar mais clientes nas plataformas certas, no momento certo, aumentando, em última instância, as vendas.
Além disso, um estudo recente da McKinsey projetou que a IA poderia agregar até US$ 4,4 trilhões em valor à economia global até 2030, sendo o marketing um dos principais beneficiários.
Na imagem acima, você vê a Heinz usando uma versão do Dall-E para produzir campanhas visuais premiadas usando IA de texto para imagem e automatizando o processo de design gráfico, ou a Coca-Cola usando ferramentas de criação de conteúdo de IA para criar cartões de Natal para uma campanha festiva.
5. Vendas
Você pode usar a IA para automatizar tarefas de vendas, como qualificar leads, agendar reuniões com clientes potenciais e gerar automaticamente e-mails de acompanhamento em intervalos fixos. Isso ajuda sua equipe de vendas a fechar mais negócios e aumentar a receita.
A IA e o aprendizado de máquina transformam o sistema de avaliação de clientes potenciais, refinando continuamente os modelos de pontuação para identificar leads de alto potencial. Isso permite que as equipes de vendas interajam com os melhores clientes potenciais no momento certo, aumentando as taxas de conversão e a receita.
A IA vai além dos conjuntos de dados tradicionais e incorpora diversas fontes de dados, como mídias sociais, interações em sites e engajamento por e-mail, para fornecer uma visão abrangente dos leads.
Por exemplo, a pontuação de leads baseada em ML da Razorpay exemplifica essa eficácia, alcançando um aumento de 50% no valor bruto da mercadoria (GMV) mensal, uma redução de 70% no esforço da equipe e um ciclo de conversão um mês mais curto.
Como automatizar tarefas com IA
Já falamos bastante sobre o que a automação de tarefas com IA pode fazer por você, mas agora vamos falar sobre como você pode realmente colocá-la em prática na sua empresa.
Para começar a usar a automação por IA, siga estas etapas.
Etapa 1: identifique as tarefas que podem ser automatizadas
O primeiro passo é identificar as tarefas em sua empresa que podem ser automatizadas.
Concentre-se em tarefas demoradas, propensas a erros ou repetitivas. Esteja atento ao que você está automatizando. Não automatize muitas coisas de uma vez, pois isso pode ser difícil de gerenciar.
Além disso, se você está apenas começando com a automação, guarde as áreas críticas para mais tarde, quando sua empresa e suas equipes estiverem acostumadas com a automação por IA.
Etapa 2: escolha as ferramentas certas
Esta etapa é fundamental para o sucesso da sua jornada de automação com IA. Com tantas ferramentas de automação com IA disponíveis, é essencial escolher a mais adequada, com base no que você precisa e no seu orçamento.
Por exemplo, o ClickUp e o Asana são opções sólidas para automatizar tarefas e gerenciar projetos. Mas se você estiver focado em marketing e gerenciamento de e-mails com IA, considere o Mailbutler ou o EmailTree.
Etapa 3: Configure a ferramenta
Depois de selecionar uma ferramenta de automação de processos adequada, a próxima etapa é configurá-la. Isso geralmente envolve fornecer dados de treinamento à ferramenta e configurá-la para automatizar as tarefas desejadas.
Você também pode conversar com seus provedores de serviços de IA e desenvolver soluções personalizadas para seus problemas.
Etapa 4: Testes e monitoramento constantes
Depois de configurar a ferramenta de IA, é essencial testar e monitorar o desempenho das tarefas automatizadas. Isso garante que a ferramenta funcione corretamente e automatize as tarefas desejadas de maneira eficaz.
Realize auditorias de forma consistente para garantir a segurança, a privacidade e a transparência dos dados.
Por que o ClickUp é a melhor ferramenta de automação de IA
É essencial selecionar a ferramenta certa para sua jornada de automação. Mas eis o ponto: agora você pode evitar a dor de cabeça de escolher uma ferramenta de IA diferente para cada tarefa.
Sim, existe um software que reúne todas essas funcionalidades em um pacote compacto: o ClickUp.
Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos mais interessantes de IA e automação.
ClickUp Brain
O ClickUp vem com o inovador assistente de IA integrado ClickUp Brain. É a primeira rede neural do mundo que integra tarefas, documentos e pessoas em toda a base de conhecimento da sua empresa com IA.
Os três principais recursos incluem:
- Gerenciador de conhecimento de IA: faça perguntas e extraia respostas automaticamente de qualquer lugar do seu espaço de trabalho ClickUp.
- Gerente de projetos de IA: gerencie e automatize várias tarefas, como resumir conversas em chats e atualizações para conclusão de tarefas, atribuições e muito mais.
- AI Writer: crie conteúdo e rascunhos de respostas para clientes automaticamente usando o AI Writer.
Além disso, o ClickUp Brain se integra a outras ferramentas, facilitando a transferência contínua de dados.
Você pode usar as integrações do ClickUp para integrar facilmente aplicativos populares, como HubSpot, GitHub e Twilio, ou criar webhooks personalizados para qualquer outro aplicativo, permitindo uma automação perfeita em toda a sua pilha digital a partir de uma plataforma centralizada.
📮ClickUp Insight: Quase 88% dos participantes da nossa pesquisa agora contam com ferramentas de IA para simplificar e acelerar tarefas pessoais. Quer gerar esses mesmos benefícios no trabalho? O ClickUp está aqui para ajudar! O ClickUp Brain, assistente de IA integrado ao ClickUp, pode ajudar você a melhorar a produtividade em 30% com menos reuniões, resumos rápidos gerados por IA e tarefas automatizadas.
ClickUp AI Builder
Um recurso exclusivo que diferencia os recursos de automação do ClickUp de outros aplicativos é o seu intuitivo AI Builder.
Usando o ClickUp Brain, o AI Builder torna a automação do fluxo de trabalho fácil para qualquer equipe. Basta descrever a automação necessária em linguagem simples e nossa IA integrada configurará rapidamente a automação de tarefas em qualquer espaço, pasta ou lista.
Tarefas recorrentes do ClickUp
E se você não quer perder muito tempo automatizando manualmente tarefas simples que surgem diariamente, semanalmente, mensalmente ou em qualquer intervalo fixo, use as Tarefas Recorrentes do ClickUp. Você pode escolher entre repetições Diárias, Semanais, Mensais, Anuais, Dias Após ou Personalizadas.
O recurso Tarefas Recorrentes também permite que você crie especificações personalizadas de quando a tarefa deve se repetir, como após sua conclusão ou após um determinado período de tempo. Você tem muita liberdade com esse recurso, pois pode repetir tarefas de praticamente qualquer maneira que imaginar.
Biblioteca de automação do ClickUp
O ClickUp vem com uma série de recursos de automação no ClickUp Automation. Isso inclui modelos, atalhos, automação de e-mail, registros de auditoria e integrações que ajudarão você a realizar suas tarefas diárias com rapidez.
Por falar em modelos, o ClickUp oferece mais de 100 modelos pré-construídos em sua biblioteca de automação. Eles ajudam você a automatizar rapidamente tarefas repetitivas, como atribuir tarefas, postar comentários, alterar status, mover listas e muito mais.
O ClickUp não lida apenas com automação interna — ele também é campeão em atendimento ao cliente. Melhore a eficiência da sua comunicação com a automação de e-mails do ClickUp.
Responda automaticamente aos comentários dos clientes enviados por meio dos formulários do ClickUp, mantenha os parceiros e fornecedores informados com atualizações automáticas do projeto e muito mais.
Registros de auditoria do ClickUp
Se você está preocupado em se perder neste mar de automação, o ClickUp também tem uma solução para isso.
Com os registros de auditoria do ClickUp, você pode acompanhar facilmente o status, as ações e os locais da automação. Você também pode verificar detalhes e fazer os ajustes necessários a partir de um painel unificado, garantindo o gerenciamento contínuo de seus processos automatizados.
O poderoso gerenciamento de projetos do ClickUp, combinado com a automação, trouxe ótimos resultados para nossos clientes. Por exemplo, na STANLEY Security, uma empresa global de soluções de segurança, o ClickUp ajudou a reunir todas as equipes distribuídas em uma única plataforma. Eles conseguiram economizar mais de 8 horas por semana e reduzir o tempo de geração de relatórios em 50%.
“Podemos personalizar e automatizar o ClickUp para se adequar a cada iniciativa específica, o que nos permitiu otimizar e simplificar nossos fluxos de trabalho, aumentando exponencialmente a capacidade da nossa equipe.”
“Podemos personalizar e automatizar o ClickUp para se adequar a cada iniciativa específica, o que nos permitiu otimizar e simplificar nossos fluxos de trabalho, aumentando exponencialmente a capacidade da nossa equipe.”
Desafios operacionais, éticos e de privacidade da implementação da IA
Embora a automação por IA seja, sem dúvida, um sinal do futuro, sua implementação nos negócios ainda apresenta algumas dificuldades. Vamos examinar alguns desses desafios e explorar possíveis soluções.
Desafios operacionais
Em primeiro lugar na nossa lista estão os desafios operacionais que prejudicam as capacidades da IA no local de trabalho. Vamos analisar mais detalhadamente:
- Custo de implementação: isso depende do uso que você dará à IA. O preço será relativamente baixo para criação de conteúdo simples ou assistência. No entanto, se você precisar analisar grandes conjuntos de dados, precisará de poder de computação para suportá-los. Como empresa, você pode incorrer em custos elevados com integração de banco de dados e treinamento de dados demorado. A melhor solução é um serviço SaaS com funcionalidade de IA integrada e outras ferramentas de automação de fluxo de trabalho.
- Qualidade dos dados: os resultados da IA são tão bons quanto os dados que você fornece. Mas aqui está o problema: em muitas empresas, os dados estão espalhados por toda parte — eles estão isolados, desorganizados ou simplesmente são de baixa qualidade. E isso é um grande obstáculo para colher os benefícios da IA. Esses chamados “dados sujos” podem estar desatualizados, imprecisos, incompletos ou inconsistentes. Antes de poder fazer algo útil com eles, você precisa limpá-los. Isso significa eliminar erros, preencher lacunas e garantir que tudo esteja consistente e atualizado.
- Falta de habilidades técnicas: A adoção da IA requer um conhecimento e habilidades avançadas que muitas organizações não possuem. Colocar a IA em ação pode ser um desafio sem esse conhecimento, impedindo que seu potencial seja totalmente aproveitado. Mas aqui está a solução: é simples, embora possa exigir alguns recursos — invista no treinamento de seus funcionários para lidar com essas mudanças.
- Integração com sistemas legados: os sistemas legados costumam ser incompatíveis com a IA. Modificar esses sistemas para acomodar a IA costuma ser complexo e demorado. A integração dificultada com os sistemas existentes pode levar a ineficiências e aumento de custos. Modernize esses sistemas com uma estrutura operacional eficiente e tecnologias de ponta para facilitar a adoção da IA.
Desafios éticos
Uma pesquisa da PwC descobriu que 85% dos CEOs acreditam que a IA mudará significativamente seus negócios nos próximos cinco anos, sendo as questões éticas um ponto-chave.
A IA enfrenta muitas questões éticas, tais como:
- Privacidade e segurança dos dados: os sistemas de IA dependem fortemente dos dados, e a coleta, o armazenamento e a análise de grandes quantidades de informações pessoais e confidenciais levantam preocupações sobre privacidade e segurança. Proteger esses dados de acordo com as leis locais e garantir seu uso responsável é fundamental para manter a confiança nas tecnologias de IA.
- Falta de transparência na tomada de decisões da IA: os algoritmos de IA são complexos, e a forma como chegam a determinadas decisões pode não ser clara para pessoas sem conhecimentos técnicos. Essa falta de transparência pode levantar preocupações sobre vieses e preconceitos, especialmente em áreas críticas, como saúde e justiça criminal.
- Interrupção no mercado de trabalho: a automação impulsionada pela IA tem o potencial de remodelar o mercado de trabalho. Com muitas das tarefas de trabalho intelectual sendo automatizadas, os trabalhadores eventualmente precisarão se requalificar ou até mesmo mudar completamente de carreira.
“Eu vejo a IA como um impulsionador da produtividade. Ela destruirá empregos em algumas áreas; quero dizer, haverá partes do mercado de trabalho em que as tarefas poderão ser substituídas até certo ponto.
Mas então você também encontrará outras maneiras de inovar e criar mais empregos em outro lugar. Quero dizer, essa é a história do crescimento econômico e da inovação há centenas de anos: você tem uma inovação que basicamente economiza mão de obra e reduz o emprego em algumas áreas, mas depois o aumenta em outras.
“Eu vejo a IA como um impulsionador da produtividade. Ela destruirá empregos em algumas áreas; quero dizer, haverá partes do mercado de trabalho em que as tarefas poderão ser substituídas até certo ponto.
Mas então você também encontrará outras maneiras de inovar e criar mais empregos em outro lugar. Quero dizer, essa é a história do crescimento econômico e da inovação há centenas de anos: você tem uma inovação que basicamente economiza mão de obra e reduz o emprego em algumas áreas, mas depois o aumenta em outras.
A solução? Uma mudança de perspectiva.
As empresas devem promover a transparência na tomada de decisões com IA, estabelecer diretrizes éticas para o uso da IA e realizar auditorias frequentes para identificar preconceitos. Tome medidas para aprimorar as habilidades de sua força de trabalho, para que haja pouca resistência à adoção da automação com IA.
Em uma conversa interessante, Pascal Bornet, autor de IRREPLACEABLE & Intelligent Automation, discute um caminho intermediário em que a IA e as habilidades humanas desempenham papéis iguais na realização das tarefas. Ele enfatiza a importância de desenvolver e fortalecer habilidades exclusivamente humanas, denominadas “Humics”, que são difíceis de serem replicadas pela IA.
Isso inclui:
- Criatividade genuína: criar ideias originais e expressões artísticas com base em experiências, emoções e intuição humanas.
- Pensamento crítico: analisar informações, questionar suposições e fazer julgamentos éticos com base em valores humanos e no contexto.
- Autenticidade social: construir relacionamentos profundos e baseados na confiança, comunicar-se com empatia e liderar outras pessoas com inteligência emocional.
Ao se concentrarem nesses Humics e sinergizarem com a IA, os indivíduos podem aumentar seu valor automatizando tarefas rotineiras e enfatizando a criatividade humana e as habilidades interpessoais.
Bornet também aconselha que os funcionários estejam “preparados para mudanças” se realmente quiserem acompanhar o ritmo de um mundo imprevisível e em rápida transformação.
Faça a IA trabalhar para você com o ClickUp
A IA é o futuro, e não há dúvidas sobre isso. E incorporá-la à automação do seu negócio? Isso certamente reduzirá custos e liberará o tempo dos seus funcionários.
No entanto, o principal fator decisivo é a sua escolha do software de automação de tarefas de IA. Você pode seguir o caminho especializado e buscar assistência de diferentes aplicativos de IA para diferentes tarefas.
Mas quando se trata de automação centralizada, não há plataforma tão abrangente quanto o ClickUp. Ele é fácil de usar, poderoso, flexível e econômico. Você não precisa ter conhecimentos de programação para incorporar automação personalizada ou pré-construída ao seu fluxo de trabalho.
Então, o que o está impedindo? Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!