Tarefas enfadonhas e repetitivas, como resumir os detalhes da chamada após cada interação com o cliente ou responder repetidamente às mesmas perguntas, podem prejudicar a sua equipe e a produtividade.
Mas, com a inteligência artificial (IA), podemos finalmente dizer adeus a essas tarefas rotineiras.
Curiosamente, um pesquisa da Gartner constatou que até 80% dos executivos acreditam que a automação pode ser aplicada a qualquer decisão de negócios. Isso mostra o incrível potencial das organizações que integram a IA em seus processos.
Neste blog, examinaremos de perto o que é automação de tarefas com IA e como ela pode ser usada para modificar o funcionamento de sua organização. ⬇️
O que é automação de tarefas com IA?
A automação de IA refere-se ao uso de tecnologias de inteligência artificial para agilizar e executar tarefas (repetitivas) tradicionalmente realizadas por humanos.
Essa abordagem aborda a escassez de habilidades e mão de obra e, ao mesmo tempo, aumenta a eficiência operacional, liberando os funcionários de tarefas repetitivas e permitindo que eles se concentrem em trabalhos estratégicos e de maior valor.
O papel e os benefícios da IA na automação de tarefas
A automação por IA combina processamento de linguagem natural (NLP), otimização de processos robóticos (RPA), visão computacional e outros algoritmos de aprendizado de máquina que automatizam efetivamente os processos de negócios.
Treinadas em grandes conjuntos de dados não estruturados, essas tecnologias podem executar tarefas complexas sem intervenção humana, seguindo regras predefinidas e adaptando-se com base em entradas de dados em tempo real.
Os modelos de aprendizado de máquina, que são treinados em dados, identificam padrões e geram previsões.
Os algoritmos de PNL permitem que os sistemas compreendam e gerem linguagem humana, crucial para aplicativos como chatbots. Os bots de RPA imitam as ações humanas para executar tarefas repetitivas, enquanto a visão computacional processa informações visuais para tomar decisões com base em imagens e vídeos.
Muitas organizações usam essa automação de IA para fins comerciais, em funções que variam de marketing a atendimento ao cliente .
Por exemplo, a Amazon usa IA nos centros de atendimento para detectar mercadorias danificadas, triplicando a precisão em comparação com os humanos. Treinada em milhões de imagens, essa IA sinaliza itens imperfeitos para avaliação posterior, levando à revenda, doação ou reutilização em vez do envio direto ao cliente.
Benefícios da automação de IA
A inteligência artificial desempenha um papel multidimensional quando se trata de automação. Vamos ver como ela pode beneficiar sua empresa. 👀
- Aumento da produtividade: A IA pode lidar com tarefas repetitivas, permitindo que suas equipes se concentrem em trabalhos mais importantes que precisam da atenção humana. Isso reduz sua carga de trabalho e aumenta sua produtividade e a qualidade de seu trabalho
- Consolidar a tomada de decisões: Ao fornecer dados à IA, você pode receber assistência para fazer previsões, identificar tendências futuras de produtos e acessar insights do setor. Esses insights e padrões que os olhos humanos podem não perceber ajudam a melhorar seu processo de tomada de decisões
- Economia de custos: A automação da IA ajuda a economizar custos reduzindo os custos de mão de obra, aumentando a eficiência e minimizando os erros. Ela otimiza a utilização de recursos, aprimora a manutenção preditiva e simplifica as cadeias de suprimentos, reduzindo assim o desperdício logístico e o tempo de inatividade
Quais são as diferentes tarefas que a IA pode automatizar?
A inteligência artificial pode automatizar muitos aspectos das operações comerciais, desde algumas tarefas simples (pense em atualizações de status) até processos de inventário complexos e multicamadas.
Veja abaixo cinco casos de uso que o ajudarão a entender como ela funciona.
1. Gerenciamento de operações
via Addepto Na frente de operações, a IA pode ajudar a automatizar tarefas de back-office, como o processamento de faturas, lidar com documentação e processamento de documentos, gerenciamento de contas, supervisão da cadeia de suprimentos e controle do estoque. Isso ajuda a simplificar as operações e a reduzir os custos da cadeia de suprimentos decorrentes do mau gerenciamento do estoque. Walmart usa IA para otimizar sua cadeia de suprimentos de várias maneiras. A IA ajuda a gerenciar o estoque monitorando os níveis de estoque e prevendo a demanda, de modo a evitar faltas e excessos de estoque, mantendo os clientes satisfeitos e reduzindo os custos.
Ela também otimiza a movimentação de mercadorias, cortando custos, aumentando a produtividade e acelerando as entregas nas lojas. Para a determinação de preços, a IA define os preços com base na demanda, na concorrência e nos custos, ajudando o Walmart a se manter competitivo e a maximizar os lucros.
2. Atendimento ao cliente
via Amazon AWS
Quase 90% dos clientes consideram uma resposta imediata uma parte essencial do atendimento ao cliente.
É por isso que o setor de atendimento ao cliente usa amplamente Ferramentas de CRM com IA e chatbots com IA para responder a perguntas repetitivas dos clientes, como "Quando a loja abre?" ou "Este produto pode ser devolvido?
A automação de tarefas com IA elimina o ônus de fornecer essas respostas aos funcionários humanos, envolvendo-os apenas em questões complexas. Isso também evita o incômodo de contratar funcionários para o turno da noite ou investir dinheiro em mais funcionários em geral.
Os avanços em IA da Amazon, incluindo o Q in Connect e o Amazon Connect Contact Lens, demonstram como a IA é usada para a automação do atendimento ao cliente.
"Com apenas alguns cliques, os líderes de centros de contato podem aproveitar os novos recursos da IA generativa no Amazon Connect para aprimorar as mais de 15 milhões de interações com clientes tratadas no Amazon Connect todos os dias." Pasquale DeMaio , VP, Amazon Connect, Aplicativos AWS
3. Análise de dados e análise preditiva
Grande parte da tomada de decisões depende de vastos conjuntos de dados, pesquisas e relatórios, que podem ser esmagadores para seus colegas humanos gerenciarem devido ao seu grande volume. É nesse ponto que a IA se torna inestimável com seus recursos de aprendizado de máquina, PNL e visão computacional.
A automação de tarefas por IA pode analisar com precisão grandes conjuntos de dados e fornecer os insights necessários, permitindo que as equipes de negócios se concentrem de forma mais eficaz no trabalho relevante para sua área. É claro que não se pode omitir completamente o elemento humano do processo de tomada de decisão, especialmente em aspectos como a análise de sentimentos. Esta é a aparência da combinação na prática:
via Harvard Business Review Um bom exemplo são as empresas de varejo de comércio eletrônico que usam grandes quantidades de dados de clientes para criar perfis de usuários. Esses perfis automaticamente sugerem produtos aos consumidores com base em sua atividade e histórico de compras.
Ferramentas de IA como Klaviyo e Attentive dependem da automação baseada em IA para recursos avançados de segmentação de público no marketing por e-mail. Esses recursos analisam o comportamento do cliente para criar segmentos de e-mail para alcance personalizado.
Com isso, você pode automatizar a separação de clientes com base em determinados dados demográficos, para que não haja necessidade de analisar manualmente cada perfil de cliente e classificá-los em uma determinada faixa de marketing.
4. Marketing
via Campanhas do mundo A IA pode automatizar tarefas de marketing como campanhas de e-mail e texto, gerenciamento de publicações em mídias sociais, geração de recomendações personalizadas de produtos ou criação de cópias de mídias sociais. Isso ajuda você a alcançar mais clientes nas plataformas certas e no momento certo, aumentando as vendas.
Além disso, um estudo recente da McKinsey projetou que a IA poderia acrescentar até uS$ 4,4 trilhões em valor para a economia global até 2030, sendo o marketing um dos principais beneficiários.
Na imagem acima, você tem a Heinz usando uma versão do Dall-E para produzir campanhas visuais premiadas usando IA de texto para imagem e automatizando o processo de design gráfico, ou a Coca-Cola usando Ferramentas de criação de conteúdo com IA para criar cartões de Natal para uma campanha festiva.
5. Vendas
via Razorpay Você pode usar a IA para automatizar tarefas de vendas, como qualificação de leads, agendamento de compromissos com clientes potenciais e geração automática de e-mails de acompanhamento em intervalos fixos. Isso ajuda sua equipe de vendas a fechar mais negócios e aumentar a receita.
A IA e o aprendizado de máquina transformam o sistema de avaliação de clientes potenciais ao refinar continuamente os modelos de pontuação para identificar leads de alto potencial. Isso permite que as equipes de vendas se envolvam com os principais clientes potenciais no momento certo, aumentando as taxas de conversão e a receita.
A IA vai além dos conjuntos de dados tradicionais e incorpora diversas fontes de dados, como mídia social, interações no site e engajamento por e-mail, para fornecer uma visão abrangente do lead.
Por exemplo, Pontuação de leads com base em ML da Razorpay exemplifica essa eficácia, obtendo um aumento de 50% no GMV (Gross Merchandize Value) mensal, uma redução de 70% no esforço da equipe e um ciclo de conversão um mês mais curto.
Como automatizar tarefas com IA
Já falamos muito sobre o que a automação de tarefas com IA pode fazer por você, mas agora vamos falar sobre como você pode realmente colocá-la para trabalhar em sua empresa.
Para começar a usar a automação de IA, siga estas etapas.
Etapa 1: identificar as tarefas que podem ser automatizadas
A primeira etapa é identificar as tarefas em sua empresa que podem ser automatizadas.
Concentre-se em tarefas que consomem muito tempo, propensas a erros ou repetitivas. Tenha cuidado com o que você está automatizando. Não automatize muitas coisas de uma só vez, pois isso pode ser difícil de gerenciar.
Além disso, se você estiver apenas começando com a automação, guarde as áreas críticas para mais tarde, quando sua empresa e suas equipes estiverem acostumadas com a automação de IA.
Etapa 2: escolha as ferramentas certas
Esta etapa é praticamente um "faz ou desfaz" para sua jornada de automação de IA. Com tantas Ferramentas de automação de IA a escolha da ferramenta certa é fundamental, com base no que você precisa e no que cabe em seu orçamento.
Por exemplo, ClickUp e Asana são opções sólidas para automatizar tarefas e gerenciar projetos. Mas se você estiver focado em Marketing por e-mail com IA e gerenciamento, você pode considerar o Mailbutler ou o EmailTree.
Etapa 3: Configurar a ferramenta
Depois de selecionar uma ferramenta ferramenta de automação de processos a próxima etapa é configurá-la. Isso geralmente envolve fornecer à ferramenta dados de treinamento e configurá-la para automatizar as tarefas desejadas.
Você também pode conversar com seus provedores de serviços de IA e desenvolver soluções sob medida para seus problemas.
Etapa 4: teste e monitoramento constantes
Depois de configurar a ferramenta de IA, é essencial testar e monitorar o desempenho das tarefas automatizadas. Isso garante que a ferramenta funcione corretamente e automatize com eficácia as tarefas desejadas.
Realize auditorias de forma consistente para garantir a segurança, a privacidade e a transparência dos dados.
Por que o ClickUp é a melhor ferramenta de automação de IA
Selecionar a ferramenta certa para sua jornada de automação é essencial. Mas a questão é a seguinte: agora você pode evitar a dor de cabeça de escolher uma ferramenta de IA diferente para cada tarefa.
Sim, existe um software que condensa todas essas funcionalidades em um pacote pequeno e organizado: ClickUp.
Vamos dar uma olhada em alguns de seus recursos mais interessantes de IA e automação.
ClickUp Brain
ClickUp Brain é uma maneira super simples e super eficaz de automatizar uma grande variedade de tarefas para sua organização
O ClickUp vem com o inovador assistente de IA incorporado Cérebro do ClickUp . É a primeira rede neural do mundo que integra tarefas, documentos e pessoas na base de conhecimento de sua empresa com IA.
Os três principais recursos incluem:
- AI Knowledge Manager: Faça perguntas e extraia respostas automaticamente de qualquer lugar do seu espaço de trabalho ClickUp
- **Gerenciador de projetos de IA: gerencie e automatize várias tarefas, como resumir tópicos de bate-papo e atualizações para conclusão de tarefas, atribuição e muito mais
- Writer de IA: Crie conteúdo e rascunhe respostas para os clientes automaticamente usando o AI Writer
Além disso, o ClickUp Brain se integra a outras ferramentas, facilitando a transferência perfeita de dados.
Você pode usar Integrações do ClickUp para integrar facilmente aplicativos populares, como HubSpot, GitHub e Twilio, ou criar webhooks personalizados para qualquer outro aplicativo, permitindo a automação perfeita em toda a sua pilha digital a partir de uma plataforma centralizada.
ClickUp AI Builder
O AI Builder do ClickUp recebe entradas em linguagem natural e automatiza instantaneamente tarefas ou projetos de acordo com suas especificações
Um recurso exclusivo que diferencia os recursos de automação do ClickUp de outros aplicativos é sua interface intuitiva Construtor de IA .
Usando o ClickUp Brain, o AI Builder cria automação do fluxo de trabalho sem esforço para qualquer equipe. Basta descrever a automação de que você precisa em inglês simples, e nossa IA integrada irá configurar rapidamente a automação de tarefas em qualquer espaço, pasta ou lista.
ClickUp Recurring Tasks
Configure Recurring Tasks com o ClickUp para reprogramar automaticamente tarefas repetitivas
E se você não quiser perder muito tempo automatizando manualmente tarefas simples que surgem diariamente, semanalmente, mensalmente ou em qualquer intervalo fixo, use Tarefas recorrentes do ClickUp . Você pode escolher entre repetições diárias, semanais, mensais, anuais, dias após ou personalizadas.
O recurso Recurring Tasks também permite que você crie especificações personalizadas de quando a tarefa deve se repetir, como depois de concluída ou após um determinado período de tempo. Você tem muita liberdade com esse recurso, pois pode praticamente repetir tarefas de qualquer maneira que possa imaginar.
Biblioteca de automação do ClickUp
A biblioteca de automação do ClickUp oferece mais de 100 opções de automação When-Then pré-construída
O ClickUp vem com uma série de recursos de automação em Automação do ClickUp . Isso inclui modelos, atalhos, automação de e-mail, registros de auditoria e integrações que o ajudarão a realizar suas tarefas diárias com rapidez.
Falando em modelos, o ClickUp oferece mais de 100 modelos pré-construídos em sua biblioteca de automação. Eles o ajudam a automatizar rapidamente tarefas repetitivas, como atribuição de tarefas, publicação de comentários, alteração de status, movimentação de listas e muito mais.
O ClickUp não lida apenas com automação interna - ele também é um campeão no atendimento ao cliente. Aumente a eficiência de sua comunicação com a automação de e-mail do ClickUp.
Trate o feedback do cliente enviado via Formulários ClickUp automaticamente, garantir que parceiros e fornecedores permaneçam informados com atualizações automáticas do projeto e muito mais.
Registros de auditoria do ClickUp
Monitore todas as ações de automação, inclusive os sucessos e as falhas, com os registros de auditoria
Se você estiver preocupado com a possibilidade de se perder nesse mar de automação, o ClickUp também tem uma solução para isso.
Com Registros de auditoria do ClickUp você pode rastrear facilmente o status, as ações e os locais da automação. Também é possível verificar os detalhes e fazer os ajustes necessários em um painel unificado, garantindo o gerenciamento contínuo dos processos automatizados.
O poderoso gerenciamento de projetos do ClickUp, combinado com a automação, trouxe ótimos resultados para nossos clientes. Por exemplo, na STANLEY Security, uma empresa global de soluções de segurança, O ClickUp ajudou a reunir todas as equipes distribuídas em uma única plataforma. Eles conseguiram economizar mais de 8 horas por semana e reduzir o tempo de geração de relatórios em 50%.
"Conseguimos personalizar e automatizar o ClickUp para atender a cada iniciativa específica, e isso nos permitiu agilizar e simplificar nossos fluxos de trabalho, o que aumentou exponencialmente a capacidade da nossa equipe."
Connor Nash, gerente de análise de experiência global, Segurança da STANLEY
Desafios operacionais, éticos e de privacidade da implementação de IA
Embora a automação da IA, sem dúvida, sinalize o advento do futuro, a implementação nos negócios ainda é difícil. Vamos examinar alguns desses desafios e explorar possíveis soluções.
Desafios operacionais
O primeiro de nossa lista são os desafios operacionais que impedem os recursos de IA no local de trabalho . Vamos dar uma olhada mais de perto:
- Custo de implementação: Isso depende da finalidade para a qual você está usando a IA. O preço será relativamente baixo para a criação de conteúdo ou assistência simples. No entanto, se você precisar analisar grandes conjuntos de dados, precisará do poder de computação para apoiá-los. Como empresa, você poderá incorrer em grandes custos de integração de banco de dados e treinamento prolongado de dados. A melhor solução é um serviço SaaS com funcionalidade de IA incorporada e outros recursos deferramentas de automação de fluxo de trabalho.
- Qualidade dos dados: Os resultados da IA são tão bons quanto os dados que você fornece a ela. Mas o problema é o seguinte: em muitas empresas, os dados estão espalhados por toda parte - estão em silos, desorganizados ou simplesmente são de baixa qualidade. E isso é um grande obstáculo para colher os benefícios da IA. Esses chamados "dados sujos" podem estar desatualizados, imprecisos, incompletos ou inconsistentes. Antes que você possa fazer algo útil com eles, é preciso limpá-los. Isso significa eliminar os erros, preencher as partes que faltam e garantir que tudo esteja consistente e atualizado
- Falta de habilidades técnicas: Adotar a IA requer muito know-how e habilidades que muitas organizações não possuem. Colocar a IA em ação pode ser um desafio sem esse conhecimento, o que impede que ela atinja todo o seu potencial. Mas aqui está a solução: é simples, embora possa exigir alguns recursos - invista no treinamento de seus funcionários para lidar com essas mudanças
- Integração com sistemas legados: Os sistemas legados geralmente são incompatíveis com a IA. A modificação desses sistemas para acomodar a IA costuma ser complexa e demorada. A integração prejudicada com os sistemas existentes pode levar a ineficiências e aumento de custos. Modernizar esses sistemas com uma estrutura operacional eficiente e tecnologias de ponta para facilitar a adoção da IA
Desafios éticos
Uma pesquisa da PwC constatou que 85% dos CEOs acreditam que a IA mudará significativamente seus negócios nos próximos cinco anos, sendo as preocupações éticas uma questão fundamental.
A IA enfrenta muitos problemas éticos, como:
- Privacidade e segurança de dados: Os sistemas de IA dependem muito de dados, e a coleta, o armazenamento e a análise de grandes quantidades de informações pessoais e confidenciais levantam preocupações sobre privacidade e segurança. Proteger esses dados de acordo com as leis locais e garantir seu uso responsável é fundamental para manter a confiança nas tecnologias de IA
- Falta de transparência na tomada de decisões de IA: Os algoritmos de IA são complexos e a forma como eles chegam a determinadas decisões pode não ser clara para indivíduos sem conhecimento técnico. Essa falta de transparência pode gerar preocupações sobre vieses e preconceitos, principalmente em áreas críticas, como saúde e justiça criminal
- Interrupção do emprego: A automação impulsionada pela IA tem o potencial de remodelar o mercado de trabalho. Como muitas das tarefas de conhecimento estão sendo automatizadas, os trabalhadores precisarão, em algum momento, aprimorar suas habilidades ou até mesmo mudar completamente de carreira
"Eu a vejo (IA) como um aprimorador de produtividade. Ela destruirá o emprego em algumas áreas; quero dizer, haverá partes dos mercados de trabalho em que as tarefas poderão ser substituídas até certo ponto.
Mas você também encontrará outras maneiras de inovar e criar mais empregos em outro lugar. Quer dizer, essa é a história do crescimento econômico e da inovação há centenas de anos: você tem uma inovação que basicamente economiza mão de obra e que reduz o emprego em algumas áreas, mas depois o aumenta em outras." Jan Hatzius economista-chefe, Goldman Sachs
A solução? Uma mudança de perspectiva
As empresas devem promover a transparência na tomada de decisões sobre IA, estabelecer diretrizes éticas para o uso da IA e realizar auditorias frequentes para identificar vieses. Tomar medidas para melhorar a qualificação de sua força de trabalho para que haja pouca tração na adoção da automação da IA.
Em uma conversa interessante, Pascal Bornet, autor de IRREPLACEABLE e Intelligent Automation discute um caminho intermediário em que a IA e as habilidades humanas desempenham papéis iguais na realização dos trabalhos. Ele enfatiza a importância de desenvolver e fortalecer habilidades exclusivamente humanas, denominadas "Humics ", que são difíceis de serem reproduzidas pela IA.
Essas habilidades incluem:
- Criatividade genuína: Criar ideias originais e expressões artísticas com base em experiências, emoções e intuição humanas
- Pensamento crítico: Analisar informações, questionar suposições e fazer julgamentos éticos com base em valores e contextos humanos
- Autenticidade social: Construir relacionamentos profundos e baseados em confiança, comunicar-se com empatia e liderar outras pessoas com inteligência emocional
Ao se concentrarem nesses aspectos húmicos e em sinergia com a IA, os indivíduos podem aumentar seu valor automatizando tarefas rotineiras e enfatizando a criatividade humana e as habilidades interpessoais.
Bornet também aconselha que os funcionários estejam "prontos para a mudança", se realmente quiserem acompanhar o mundo imprevisível e em rápida transformação.
Faça a IA trabalhar para você com o ClickUp
A IA é o futuro, e não há dúvida quanto a isso. E trazê-la para sua automação comercial? Isso certamente reduzirá os custos e liberará o tempo de seus funcionários.
No entanto, o principal fator decisivo é sua escolha de Software de automação de tarefas de IA . Você pode seguir o caminho especializado e buscar assistência de diferentes aplicativos de IA para diferentes tarefas.
Porém, quando se trata de automação centralizada, não há plataforma tão abrangente quanto o ClickUp. Ele é fácil de usar, poderoso, flexível e econômico. Você não precisa de proezas de codificação para incorporar automação personalizada ou pré-construída em seu fluxo de trabalho.
Então, o que o está mantendo aqui? Tente ClickUp gratuitamente hoje mesmo!