É o fim do mês e você está diante de uma montanha de dados de inventário que precisa ser organizada, rastreada e relatada. Sua planilha do Microsoft Excel está aberta, com células esperando para serem preenchidas.
Como você pode simplificar esse processo com apenas alguns cliques?
Neste guia, mostraremos como gerenciar o inventário no Excel. Também discutiremos como uma planilha de rastreamento de inventário do Excel se compara a outras planilhas dedicadas software de gerenciamento de inventário para que você possa decidir qual ferramenta atende melhor às suas necessidades.
Entendendo as planilhas do Excel para inventário
Quer esteja administrando uma pequena empresa ou supervisionando uma grande operação, você precisa saber o que tem em estoque e o que está acabando.
O gerenciamento eficaz do estoque é crucial para o sucesso de qualquer empresa análise da cadeia de valor . E, em todo o mundo, muitas empresas iniciam o controle de estoque da maneira mais simples possível: por meio de planilhas do Excel.
Por que usar o Excel para gerenciamento de estoque?
O inventário refere-se aos bens e materiais que uma empresa mantém para revenda ou produção. São mercadorias que sua empresa possui, apenas esperando para serem vendidas ou transformadas em algo incrível.
Embora as organizações maiores possam precisar de um software de gerenciamento de inventário de comércio eletrônico se você tem uma empresa de pequeno porte, pode aproveitar a simplicidade e a flexibilidade do Excel. As planilhas do Excel são ferramentas versáteis que o ajudam a rastrear, gerenciar e analisar o valor do seu estoque.
Aqui está um rápido resumo dos recursos específicos do Excel que o tornam ideal para um sistema de gerenciamento de estoque:
Listas de inventário
O Excel permite manter registros claros e acessíveis, ajudando-o a controlar os níveis de estoque e as alterações de inventário
Pense nisso como seu armário de arquivos digital. Organize produtos, quantidades e detalhes de forma estruturada. Ajuste manualmente as quantidades e os detalhes do produto com relativa facilidade. Use fórmulas, listas suspensas e formatação condicional para acelerar seu trabalho.
Cálculos automatizados
Com Fórmulas do Excel você passará menos tempo verificando os números e mais tempo administrando seus negócios. Você não precisa de uma calculadora. Aplique uma função (fórmula), selecione células (valores) e pressione Enter - é simples assim.
IA para análise
O recurso 'Analisar dados' do Excel identifica padrões, prevê tendências e sugere ações com base em seus dados. É como ter um mini cientista de dados em sua folha de pagamento!
via Excel
Modelos de inventário
O Excel oferece modelos de inventário prontos com opções estruturadas e personalizáveis. Basta preencher as informações e você estará pronto para começar.
Aqui está um exemplo de um modelo de gerenciamento de inventário do Excel.
via Excel
Técnicas de gerenciamento de estoque do Excel
Embora o Excel não seja uma solução dedicada ao gerenciamento de inventário, ele oferece recursos poderosos que podem ajudá-lo a se manter organizado e eficiente. Vamos ver, passo a passo, como criar uma planilha de inventário no Excel:
Etapa 1: Criar uma planilha do Excel para o inventário
Abra o Excel e comece com uma pasta de trabalho em branco. Uma pasta de trabalho é um arquivo que contém uma ou mais planilhas. Basta iniciar o Excel, clicar em Arquivo, selecionar Novo e escolher Pasta de trabalho em branco.
Agora você tem uma nova tela para criar seu rastreador de inventário.
via Excel
Etapa 2: adicionar as categorias de produtos necessárias como colunas
Configure colunas claras e fáceis de navegar para seu inventário. Rotule a primeira coluna como Nome do produto ou Descrição do item. Em seguida, crie outras colunas essenciais, como SKU (Stock Keeping Unit, unidade de manutenção de estoque), níveis de estoque e pontos de reabastecimento.
dica profissional: Você pode economizar tempo usando um dos recursos integrados do Excel, como o modelos de inventário .
Esta é a aparência de um inventário típico no Excel:
via Excel Torne sua planilha o mais informativa e funcional possível para classificar e filtrar rapidamente seus dados.
Etapa 3: ajuste as quantidades à medida que você realiza as vendas
O gerenciamento preciso do estoque é vital para uma planejamento de capacidade . Você precisa determinar com precisão os recursos, como estoque e armazenamento, necessários para atender à demanda atual e futura sem sobrecarregar suas operações.
Ao realizar vendas, mantenha os níveis de estoque atualizados. Isso evita a falta de estoque e a sobrecarga de recursos
Para atualizar o estoque, localize o item na planilha e ajuste a quantidade na coluna apropriada. Você pode usar fórmulas simples do Excel para calcular automaticamente os totais e aplicar a formatação condicional para destacar os itens que estão acabando, ajudando-o a manter o controle do estoque e a evitar rupturas de estoque.
via Excel 💡Dica profissional: Se você estiver procurando recursos de aquisição mais avançados, ferramentas como SAP Ariba e Coupa oferecem integração perfeita com o Excel. Essas ferramentas software de gerenciamento de compras permitem que você gerencie processos de aquisição, como rastreamento de pedidos e atualizações em massa.
Etapa 4: revisar e auditar dados
Revisões e auditorias regulares dos dados de seu inventário são essenciais para garantir sua precisão
Periodicamente, reserve um tempo para cruzar o inventário físico com os números da planilha do Excel. Procure discrepâncias, informações desatualizadas ou quaisquer dados faltantes sobre o estoque que entra e sai.
Integração software de logística como o Oracle Transportation Management e o Zoho Inventory podem otimizar esse processo alinhando os dados de inventário com o rastreamento em tempo real.
Essas auditorias ajudam a manter a precisão dos dados e fornecem insights sobre as tendências do inventário, como flutuações nos níveis de estoque ou mudanças sazonais na demanda. Essas tendências podem prever necessidades futuras, melhorando a eficiência operacional e reduzindo custos.
Evitando armadilhas e erros comuns
O gerenciamento manual de inventário no Excel está sujeito a erros. Entre as armadilhas comuns estão a entrada inconsistente de dados, a rotulagem incorreta de produtos e a não atualização dos níveis de estoque. Esses erros são importantes porque podem resultar em excesso de estoque, falta de estoque e relatórios financeiros imprecisos.
Lembre-se de que infame incidente da Baleia de Londres do JP Morgan ? Em 2012, o JP Morgan Chase sofreu um prejuízo impressionante de US$ 6 bilhões porque um funcionário copiou dados incorretos de uma planilha para outra sem ajustar as fórmulas. Incidentes como esse destacam a importância da precisão no gerenciamento financeiro e de estoque.
Para evitar essas armadilhas, siga estas práticas recomendadas:
- Defina diretrizes claras para a entrada de dados, incluindo convenções de nomes e atualizações
- **Treine todos os usuários para a entrada consistente de dados
- Realize sessões regulares de reciclagem para tratar de possíveis novos erros decorrentes de atualizações
- Tenha um plano de contingência em vigor para lidar com erros inadvertidos. Isso pode envolver a identificação imediata do erro e a notificação da equipe para que resolva as discrepâncias dentro de um prazo estipulado
Em seguida, realizar uma revisão completa dos dados para corrigir os níveis de estoque e uma análise da causa raiz para evitar a recorrência.
Vantagens e desvantagens do Excel para o gerenciamento de estoque
Quando se trata de gerenciamento de estoque, o Excel é como aquele carro velho e confiável em sua garagem. Ele pode não ser o modelo mais recente, mas dá conta do recado - na maioria das vezes.
Vamos dar uma olhada em alguns benefícios de usar o Excel para todos os processos de gerenciamento de inventário.
- Eficiência de custo: O Excel é muito mais econômico do que a maioria dos softwares dedicados de gerenciamento de inventário
- Visibilidade do inventário: É fácil configurar uma planilha do Excel que lhe dá uma visão geral do que está em estoque, do que está saindo das prateleiras e do que está parado desde a venda de fim de ano do ano passado
- Coordenação multicanal: O Excel pode funcionar como um balcão único para o seu inventário, permitindo que você coordene os níveis de estoque, quer esteja vendendo on-line, na loja ou em ambos
Agora, vamos examinar alguns motivos pelos quais essa velha e confiável solução de gerenciamento de estoque pode nem sempre ser o herói que queremos que ela seja.
- Falta de automação: A ausência de recursos de automação incorporados no Excel é uma grande preocupação para os usuários atuais
- Suscetibilidade a erros: Um toque errado no teclado e seu inventário pode sair do controle mais rápido do que se pode dizer "desfazer"
Software de gerenciamento de inventário vs. gerenciamento de inventário do Excel
Você pode optar por alternativas especializadas ao Excel para gerenciamento de estoque. Algumas, como o Google Sheets, são bastante conhecidas; outras são mais especializadas, como o Oracle NetSuite.
O software de gerenciamento de estoque é especialmente voltado para ajudar as empresas a rastrear e gerenciar seus níveis de estoque, pedidos, vendas e entregas. Ele automatiza muitos processos manuais tradicionalmente associados ao gerenciamento de estoque, melhorando a eficiência operacional.
As diferenças essenciais entre o software especializado de gerenciamento de estoque e o gerenciamento de estoque do Excel estão reunidas nesta tabela:
| Aspect | Software de gerenciamento de estoque | Gerenciamento de estoque do Excel | Aspect | |
|---|---|---|---|---|
| Facilidade de uso | Projetado especificamente para tarefas de inventário, geralmente com interfaces intuitivas | Familiar para muitos usuários, mas não otimizado para o gerenciamento de inventário | ||
| Automação | Alto nível de automação para entrada de dados, atualizações e relatórios | Depende muito de entrada manual | ||
| Acesso a dados em tempo real | Fornece rastreamento e atualizações em tempo real dos níveis de inventário | Não possui recursos em tempo real, portanto, os dados podem ficar desatualizados rapidamente | ||
| Escalabilidade | Facilmente escalável com o crescimento dos negócios e inventários maiores | Escalabilidade limitada; ineficiente para grandes conjuntos de dados | ||
| Integridade dos dados | Proteções mais fortes contra corrupção de dados e erros | Propenso a erros humanos devido à entrada manual de dados | ||
| Colaboração | Suporta vários usuários com acesso controlado e acompanhamento de alterações | Recursos de colaboração limitados; propenso a erros quando vários usuários estão editando simultaneamente | ||
| Integração | Integra-se perfeitamente a outros sistemas de negócios (por exemplo, ERP, comércio eletrônico) | Recursos de integração limitados; geralmente requer transferências manuais de dados | ||
| Custo | Geralmente envolve taxas de assinatura ou licenciamento | Baixo custo ou gratuito | ||
| Ferramentas avançadas de geração de relatórios para análise preditiva e insights Recursos básicos de geração de relatórios; não há ferramentas analíticas avançadas | ||||
| Personalização | Altamente personalizável para atender a necessidades comerciais e fluxos de trabalho específicos | Opções de personalização limitadas; depende principalmente de modelos pré-construídos |
Como você pode ver, o software especializado de gerenciamento de inventário oferece vantagens funcionais significativas em relação ao Excel. Isso o torna uma opção mais adequada para empresas com necessidades complexas de inventário. Uma preocupação, porém, é o custo.
Então, e se você pudesse obter o melhor dos dois mundos? Funcionalidade robusta a um preço razoável?
Escolhendo o ClickUp para gerenciamento de estoque ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de trabalho personalizável que oferece funcionalidades excelentes de gerenciamento de planilhas e muito mais.
Painéis de controle personalizáveis, tarefas automatizadas e notificações em tempo real ajudam a manter seu inventário organizado. Além disso, ela oferece vários recursos de gerenciamento de inventário, como o armazenamento seguro de documentos essenciais, como o Nota de entrada de mercadorias (GRN) dentro das tarefas.
Fique por dentro dos dados do inventário em tempo real com os Dashboards do ClickUp
Ele se integra a outras ferramentas que você usa com frequência, facilita o controle de tempo e oferece opções avançadas de relatórios. E sua vasta biblioteca de modelos elimina o trabalho árduo de configurar seu fluxo de trabalho.
Dê uma olhada mais de perto em algumas das soluções de gerenciamento de inventário do ClickUp.
Automação e eficiência
O ClickUp é uma solução moderna e fácil de usar para otimizar seu processo de gerenciamento de inventário.
Sua modelos de gerenciamento de fornecedores simplificam o processo de rastreamento das informações e do desempenho do fornecedor. A automação incorporada, como tarefas recorrentes e acionadores de tarefas, acelera a coordenação e o controle do fornecedor simplifica o gerenciamento de pedidos .
Com recursos como rastreamento automático de estoque, atualizações em tempo real e notificações de estoque baixo, o ClickUp é como um assistente pessoal dedicado a manter seu estoque sob controle.
Custo e flexibilidade
O Excel é uma opção muito econômica e conveniente. No entanto, essas vantagens têm um preço: gerenciar planilhas complexas do Excel exige mais tempo e esforço à medida que sua empresa cresce.
Enquanto isso, o ClickUp oferece opções avançadas por uma pequena taxa de assinatura. (É claro que o ClickUp também vem em uma versão gratuita vitalícia.
Adicione detalhes essenciais usando os campos personalizados do ClickUp
Com Campos personalizados e vários Visualizações ClickUp você tem a flexibilidade de visualizar suas informações da maneira que preferir.
É importante observar que você também pode usar o ClickUp para outras necessidades. Por exemplo, a função software de gerenciamento de operações pode ajudar sua empresa em crescimento.
Escalabilidade
O ClickUp foi desenvolvido com a escalabilidade em mente. Não importa se você está gerenciando o estoque de uma pequena empresa ou de uma grande empresa, o ClickUp pode crescer com você.
Ele lida eficientemente com grandes volumes de dados e fornece relatórios e análises avançados por meio de ferramentas personalizáveis Dashboards do ClickUp ajudando você a tomar decisões informadas à medida que sua empresa evolui. Modelo de gerenciamento de estoque do Clickup pode ser personalizado de acordo com suas necessidades, facilitando a configuração e o gerenciamento de seu estoque com o mínimo de esforço. Ele também é facilmente escalável.
Modelo de gerenciamento de estoque do ClickUp
Aqui estão alguns de seus principais recursos:
- Campos personalizados pré-criados para rastrear detalhes do inventário, como descrições de itens, níveis de estoque e pontos de reabastecimento
- Exibições fáceis de usar, incluindo Lista, Calendário e Quadro, para gerenciar tarefas e programações de inventário
- Dependências de tarefas e lembretes para garantir o reabastecimento oportuno e as verificações de inventário
- Painéis personalizáveis para monitorar as métricas e o desempenho do inventário
- Integração com outras ferramentas, como Slack e e-mail, para simplificar a comunicação e as notificações
- Recursos de colaboração em tempo real que permitem que os membros da equipe atualizem as informações do inventário simultaneamente
- Automação simplificada do fluxo de trabalho para reduzir tarefas manuais e aumentar a eficiência
Transição do Excel para o ClickUp para gerenciamento de estoque
você sabia que: De acordo com um estudo da Acuity Training aproximadamente 54% das empresas em todo o mundo utilizam o Microsoft Excel, o que significa mais de 2 bilhões de usuários em todo o mundo. Claramente, o Excel está fazendo algo certo. É provável que você também já o tenha usado.
Entretanto, à medida que sua empresa cresce, talvez seja necessário considerar uma solução de gerenciamento de estoque mais robusta, como o ClickUp.
Você está pronto para atualizar?
Se estiver descobrindo que seu inventário está ultrapassando o tamanho de sua planilha, talvez seja hora de considerar uma atualização. Aqui estão alguns sinais:
- Se você está gastando mais tempo corrigindo erros do que gerenciando o estoque, a falta de automação avançada no Excel pode estar atrapalhando você
- À medida que seu inventário se expande, manter o controle de tudo no Excel pode se tornar uma tarefa árdua
- Se você precisa de atualizações em tempo real e automação, os processos manuais do Excel podem atrasá-lo
- Se várias pessoas estiverem envolvidas no gerenciamento do inventário, a coordenação por meio de uma única planilha pode se tornar caótica
Transição do gerenciamento de estoque do Excel para o ClickUp
Fazer a mudança do Excel para o ClickUp não precisa ser assustador.
Comece migrando seus dados existentes para os painéis personalizáveis do ClickUp. Esses painéis permitem que você crie listas dinâmicas, acompanhe os níveis de estoque e gerencie pedidos de vários canais de vendas em um só lugar.
Aqui está uma abordagem passo a passo:
Exporte seus dados do Excel
Comece exportando os dados de inventário do Excel (em formato XLSX, XLS ou CSV) e importando-os para o ClickUp.
Importe dados de várias fontes para o ClickUp em algumas etapas simples
Configure fluxos de trabalho personalizados
Personalizar Modelo de inventário do ClickUp para se adequar aos seus processos de inventário, seja rastreando os níveis de estoque, gerenciando pedidos ou configurando alertas de reabastecimento.
Modelo de inventário do ClickUp
Com o modelo de inventário do ClickUp, você pode:
- Centralizar todos os seus dados de inventário em um espaço de trabalho simplificado para fácil acesso e gerenciamento
- Rastrear com eficiência os níveis de estoque, as vendas e os pedidos em tempo real, garantindo que nunca haja falta de itens essenciais
- Automatizar atualizações e relatórios, reduzindo erros manuais e economizando tempo em auditorias de inventário
Para otimizar seu gerenciamento de estoque, aprimore esse modelo adicionando status personalizados como "Em estoque", "Estoque baixo" e "Fora de estoque" Você também pode incorporar campos personalizados como "SKU", "Fornecedor", "Ponto de reabastecimento" e "Último pedido" para manter as informações vitais do estoque organizadas e obter uma visão abrangente da integridade do estoque.
Monitorar e ajustar
Quando o sistema estiver em funcionamento, monitore o desempenho e faça os ajustes necessários para otimizar o gerenciamento do estoque.
Automação e relatórios em tempo real no gerenciamento de estoque
Uma das maiores vantagens da transição para o ClickUp é a automação e os recursos de relatório em tempo real. Com Automações do ClickUp com o ClickUp Automations, você pode automatizar a entrada e as atualizações de dados, reduzindo o risco de erro humano e liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Aumente sua produtividade com Automações no ClickUp
Os relatórios em tempo real do ClickUp permitem que você gere insights atualizados com o clique de um botão, ajudando-o a tomar decisões informadas rapidamente.
E deixamos o melhor para o final: Cérebro ClickUp .
O ClickUp Brain é o assistente de IA incorporado e totalmente integrado do ClickUp. Você pode acessá-lo de qualquer lugar dentro da plataforma ClickUp. Veja como você pode aproveitá-lo:
- Faça perguntas ("Qual é a taxa de rotatividade atual de nosso estoque e como ela se compara à do ano passado?")
- Gerar tabelas e visualizações ("Mostre-me uma tabela de todos os itens que saíram de estoque durante a temporada de Natal do ano passado e a demanda atual por eles")
- Criar relatórios ("Escreva um breve resumo das variações mensais no estoque de calçados deste ano")
Crie relatórios e resumos usando o ClickUp Brain
fato divertido: O artista japonês Tatsuo Horiuchi, de 80 anos, cria belas pinturas da vida, formas de arte e paisagens japonesas... usando o Microsoft Excel!
Automatize seu gerenciamento de inventário com o ClickUp
Uma pessoa sábia disse uma vez: "A economia global é construída sobre duas coisas: o motor de combustão interna e o Microsoft Excel" De fato, o Excel ganhou seu espaço.
O Excel pode ajudar as pequenas empresas a melhorar seu gerenciamento de estoque. Mas, à medida que sua empresa cresce, você saberá que é hora de atualizar seu sistema de gerenciamento de estoque do Excel.
O ClickUp oferece soluções de inventário modernas e escalonáveis com automação, insights em tempo real e recursos inteligentes que uma planilha do Excel não consegue igualar. Ele também vem com muitas outras soluções, como documentação colaborativa e bate-papo em tempo real, que o tornam um aplicativo multifuncional adequado para todos os departamentos. Para o profissional de negócios com visão de futuro, sua escalabilidade e flexibilidade não devem ser ignoradas. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo!