Como criar e usar um gráfico RASIC para o sucesso do projeto

A responsabilidade termina aqui.

A placa na mesa do presidente Harry S. Truman

Em qualquer empreendimento em grupo, todos devem saber exatamente pelo que eles e os outros são responsáveis. No gerenciamento de projetos, a clareza nas funções e responsabilidades é essencial. Entender quem é responsável pelo quê pode fazer a diferença entre o sucesso do projeto e o caos total. A famosa placa de mesa do presidente Truman nos lembra que a responsabilidade não é negociável.

Se você já fez parte de um projeto em que as tarefas não foram cumpridas ou os prazos foram estourados, talvez tenha se perguntado: "Espere, quem é o responsável por essas tarefas?

A achava que era responsabilidade de B, enquanto B presumia que C deveria fazer isso. 🤔

À medida que as equipes lutam para delimitar funções e responsabilidades, de startups a grandes corporações, um gráfico RASIC pode ajudar. Seja você um gerente de projeto, líder de equipe ou analista de negócios, esse gráfico pode simplificar a comunicação e melhorar a governança do projeto.

Vamos ver o que é um gráfico RASIC, como criá-lo e como usá-lo de forma eficaz. 🚀

O que é um gráfico RASIC?

Um gráfico RASIC é uma matriz de atribuição de responsabilidade que ajuda as equipes de projeto a esclarecer e comunicar a função responsável dos indivíduos em várias tarefas. Significa "responsável, responsável, solidário, informado e consultado".

Esse gráfico oferece uma maneira estruturada de mapear essas funções em relação a tarefas ou decisões específicas, garantindo clareza e reduzindo qualquer sobreposição ou confusão. 🤝

Os gráficos RASIC são baseados no popular Planejamento RACI o planejamento RACI é uma ferramenta de planejamento de projetos, que adiciona uma nova dimensão ao incluir "Apoio" para ajudar a gerenciar melhor projetos complexos. Ao definir quem faz o quê, o gráfico RASIC promove a eficiência, a responsabilidade e a colaboração harmoniosa - todos ingredientes essenciais para o sucesso.

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Componentes do gráfico RASIC

Para entender completamente como um gráfico RASIC funciona para desenvolvimento de capacidades vamos detalhar os principais componentes:

vamos detalhar os principais componentes:

Responsável (R)

A pessoa responsável (ou equipe) encarregada de fazer o trabalho é a principal executora da tarefa e é responsável por realizá-la. Em muitos casos, mais de uma pessoa pode ser responsável por diferentes partes da tarefa.

por exemplo, no lançamento de um produto, o gerente de produto provavelmente é a pessoa responsável por coordenar o lançamento.

Accountable (A)

A pessoa que garante que a tarefa seja concluída. Ela detém a propriedade final e é responsável pelos resultados. Para evitar confusão, normalmente apenas uma pessoa é responsável por cada tarefa.

o chefe de produto pode ser responsável pelo sucesso geral do lançamento, garantindo que o produto atenda aos padrões e prazos da empresa.

Supportive (S)

Indivíduos que estão ativamente envolvidos na conclusão da tarefa. Embora não sejam diretamente responsáveis pela tarefa ou decisão, sua função é fornecer suporte e garantir o sucesso da tarefa.

um designer gráfico apoia a campanha da equipe de marketing com recursos visuais.

Informado (I)

Essas pessoas precisam se manter informadas sobre o andamento e os resultados das tarefas. Elas não precisam agir, mas são atualizadas sobre o status.

a equipe de vendas precisa ser informada sobre o lançamento do novo produto para preparar sua apresentação.

Consultado (C)

As pessoas que fornecem informações ou conselhos antes da conclusão de uma tarefa. Elas oferecem insights ou conhecimentos especializados, mas não são responsáveis pela execução da tarefa.

a equipe jurídica pode ser consultada para garantir a conformidade com os regulamentos.

Dica profissional:

"Responsável" e "Prestação de contas" podem parecer semelhantes, mas não são.

podem parecer semelhantes, mas não são. Responsabilidade tem a ver com o cumprimento das tarefas atribuídas; prestação de contas tem a ver com a posse dos resultados dessas tarefas. Um indivíduo é responsabilizado por tarefas que são de responsabilidade dos membros de sua equipe.

Esses componentes se unem para fornecer uma imagem clara de quem desempenha qual função em um projeto, garantindo que não haja lacunas ou sobreposições de responsabilidade durante todo o ciclo de vida do projeto.

RASIC vs RACI

Antes de entendermos como criar um gráfico RASIC, vamos responder a uma pergunta comum: Qual é a diferença entre um gráfico RASIC e um gráfico RACI? Modelo RACI ? 📝

O gráfico RACI é amplamente utilizado em gerenciamento do tempo do projeto.

. O RASIC dá um passo adiante ao acrescentar a função de apoio. Esse elemento adicional é particularmente útil para projetos maiores em que as tarefas são complexas e podem exigir ajuda extra além do executor e do tomador de decisões.

O acréscimo de uma função de "apoio" pode esclarecer quem deve dar uma mãozinha. Isso evita a armadilha comum de as pessoas duplicarem esforços ou deixarem de realizar as tarefas de suporte necessárias.

Em essência, o RASIC oferece às equipes de projeto maior flexibilidade e clareza na distribuição de responsabilidades.

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Como criar gráficos RASIC

Agora que sabemos o que é um gráfico RASIC, vamos explorar como criar um. 🛠️.

Neste guia, veremos como configurar um gráfico RASIC em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como ClickUp.

. Essa ferramenta permite que você organize e acompanhe visualmente as responsabilidades da sua equipe.

Etapa 1: criar um novo espaço e listar

via ClickUp

Comece criando um novo espaço para seu projeto. Em seguida, crie uma lista especificamente para seu gráfico RASIC. Para maior clareza, chame-a de "Project RASIC Chart".

Etapa 2: Adicionar colunas relevantes

Depois que a lista for criada, você precisará configurar as colunas do gráfico RASIC.

Personalize os campos da coluna para incluir:

• Responsável: A pessoa ou equipe que fará o trabalho real
• Responsável: O indivíduo que, em última instância, é responsável pela tarefa
• Apoio: Aqueles que oferecem assistência ou recursos adicionais
• Informados: Indivíduos que precisarão ser mantidos atualizados
• Consultados: Especialistas ou partes interessadas cuja contribuição é necessária para a tomada de decisões

Etapa 3: definir funções e responsabilidades

Depois que suas colunas estiverem estabelecidas, é hora de definir funções específicas para cada tarefa. Comece identificando as principais tarefas ou decisões em seu projeto. Para cada tarefa, atribua indivíduos às colunas Responsável, Responsável, Apoio, Informado e Consultado.

Esse processo garante que cada tarefa tenha uma propriedade clara e que nenhuma etapa seja negligenciada.

Exemplo: Se o seu projeto for a criação de um novo site da empresa, atribua "Responsável" ao desenvolvedor da Web, "Responsável" ao gerente de projeto, "Apoiador" ao designer gráfico, "Consultado" ao especialista em SEO e "Informado" à equipe de marketing. Dessa forma, todos sabem qual é a sua função desde o início.

Etapa 4: adicionar metas de tarefas

Use os Campos personalizados

para rastrear detalhes adicionais, como prazos, níveis de prioridade ou estágios do projeto. A adição desses campos ajuda a monitorar o progresso de cada tarefa, garantindo que nada seja esquecido.

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Etapa 5: Visualize com gráficos e visualizações de Gantt

Use os Gráficos de Gantt do ClickUp

para visualizar os cronogramas, as dependências e a propriedade das tarefas.

Além disso, o

Exibição de tabela ClickUp

e Board View podem ajudar a rastrear tarefas de diferentes perspectivas, garantindo que todos conheçam suas responsabilidades e expectativas de entrega.

O Table View também oferece:

• Uma visão geral clara: Apresentar suas tarefas em um formato tabular, facilitando a visualização dos detalhes de cada tarefa em um relance
• Personalização: Personalize as colunas para exibir exatamente as informações de que você precisa para o seu RASIC Chart.
• Filtragem e classificação: Filtre e classifique as tarefas com base em vários critérios, como Responsável, Responsável, data de vencimento ou status. Isso facilita a identificação de tarefas que exigem atenção imediata ou a análise da carga de trabalho de diferentes membros da equipe
• Gerenciamento de tarefas: Crie novas tarefas, atribua-as a membros da equipe, defina datas de vencimento e acompanhe o progresso delas diretamente na visualização
• Integração com outras exibições: Use a exibição de tabela em conjunto com outras exibiçõesVisualizações ClickUp como Board View e Gantt Chart View

Etapa 6: Acompanhe o progresso e ajuste as funções

Acompanhar o progresso e fazer os ajustes necessários é fundamental para manter o gráfico RASIC eficaz durante todo o ciclo de vida do projeto.

Monitorar o progresso da tarefa: Use a função Exibição de tarefa do ClickUp

para obter uma atualização detalhada do status de cada tarefa, garantindo que as responsabilidades sejam cumpridas e os prazos estejam em dia. As barras de progresso e os status de conclusão da plataforma fornecem indicadores visuais para manter todos informados. Além disso, você pode adicionar pessoas selecionadas como 'watchers' em uma tarefa no ClickUp, para aqueles que precisam ser mantidos 'Informados' ou 'Consultados'"

Ajuste as funções conforme necessário: Os projetos evoluem e as responsabilidades da equipe podem mudar. Revise regularmente o gráfico RASIC e atualize as funções para se adaptar às mudanças nos requisitos do projeto. Por exemplo, se uma tarefa se tornar mais complexa e exigir informações adicionais, atualize as funções de Consultado ou de Apoio para manter a clareza e a eficiência.

Use a automação: Simplifique os ajustes de função configurando uma automação que notifique os membros da equipe quando forem feitas alterações. Isso reduz a comunicação manual e garante que todos permaneçam alinhados.

Etapa 7: colabore e comunique-se de forma eficaz

O ClickUp oferece vários recursos para promover a colaboração e a comunicação perfeitas entre os membros da sua equipe:

Comentários e discussões de tarefas: Adicione comentários diretamente às tarefas para fornecer atualizações, feedback ou esclarecimentos em tempo real. Marque os membros da equipe para incluí-los nas discussões, garantindo respostas rápidas e reduzindo a necessidade de ferramentas de comunicação externas.

Menções e notificações: Use @menções nos comentários para notificar indivíduos ou grupos imediatamente, direcionando a atenção deles para atualizações cruciais.

Anexos e links de tarefas: Anexe arquivos, documentos ou links relevantes diretamente às tarefas para fornecer aos membros da equipe todas as informações necessárias em um só lugar, minimizando o vai-e-vem de recursos.

Notificações personalizadas: Configure notificações personalizadas para que as funções Consultado e Informado saibam quando sua contribuição é necessária. Automatize alertas para garantir que as pessoas em uma função de apoio permaneçam envolvidas nos estágios certos do projeto.

dica profissional: Crie um lembrete recorrente no ClickUp para revisar o RASIC Chart semanal ou quinzenalmente, garantindo que todos estejam cientes de suas responsabilidades e de possíveis atualizações.

Etapa 8: otimizar o gráfico RASIC para obter eficiência

A otimização do seu gráfico RASIC ajuda a manter a clareza e a melhorar o fluxo de trabalho em todo o projeto.

Dependências de tarefas: Defina e mapeie as dependências entre as tarefas para indicar como as diferentes funções (como Consultado ou Apoio) precisam interagir. Essa abordagem proativa pode evitar gargalos e manter o projeto em andamento sem problemas.

Painéis personalizados para KPIs: Crie painéis que exibam os principais indicadores de desempenho (KPIs) relevantes para seu gráfico RASIC. Inclua widgets como:

Gráficos de burnup e burndown: Acompanhe o progresso em relação à linha do tempo do projeto.

**Widgets de controle de tempo: Monitore quanto tempo está sendo alocado para as tarefas e identifique se é necessário fazer algum ajuste.

**Progresso da tarefa: visualize quais funções estão contribuindo efetivamente e identifique as áreas que precisam ser melhoradas.

Automatize lembretes de fluxo de trabalho: Implemente a automação que notifica os membros da equipe sobre os próximos prazos ou quando a contribuição deles é necessária. Por exemplo, configure alertas para os membros da equipe na função Informado para garantir que eles recebam atualizações oportunas.

Revisar e refinar: Revisar periodicamente a estrutura geral do seu gráfico RASIC para identificar quaisquer ineficiências. Ajuste colunas, visualizações de tarefas ou campos personalizados para tornar o gráfico mais claro e funcional.

Modelo de planejamento RACI do ClickUp

Se quiser economizar tempo usando um gráfico RASIC pré-fabricado, você pode usar uma variedade de modelos gratuitos de gráficos RACI

. Por exemplo, confira o útil Modelo de planejamento RACI do ClickUp

que pode ser facilmente personalizado para atender às suas necessidades.

Faça o download deste modelo

Modelo de planejamento RACI do ClickUp

Este modelo de gráfico RACI ajuda a definir o projeto

funções e responsabilidades

que também pode ser adaptado para gráficos RASIC.

Ele permite que você configure status personalizados que representam as diferentes funções em um gráfico RASIC: Responsável, Responsável, Apoio, Informado e Consultado.

Isso facilita a atribuição e o controle das responsabilidades de cada pessoa em qualquer tarefa.

💡Dicas rápidas:

• Use status claros e distintos para cada função para evitar confusão. Atribua responsabilidades durante a fase de planejamento do projeto para garantir que cada membro da equipe conheça sua função em cada tarefa
• Crie Campos personalizados como "Consultado", "Apoiando" ou "Informado" para adicionar mais granularidade ao seu gráfico. Atualize regularmente esses campos à medida que as tarefas progridem para manter a equipe alinhada
• Use a Visão de lista para obter uma análise detalhada das responsabilidades individuais e a Visão de Gantt para identificar gargalos ou sobreposições na propriedade das tarefas. Isso pode ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho, identificando lacunas ou excessos emresponsabilidade da equipe Destaque como as diferentes funções (como Consultado ou Apoiador) precisam interagir antes que uma tarefa avance usando *Task Dependencies. Mapeie essas dependências no início do ciclo de vida do projeto
• Defina uma automação que notifique os membros da equipe do projeto "Consultados" ou "Informados" quando for necessária uma contribuição para evitar atrasos. Além disso, automatize lembretes para aqueles que estão em uma função de apoio para mantê-los envolvidos nos estágios certos do projeto
• Use comentários para fornecer atualizações em tempo real ou feedback aos membros da equipe responsável e de apoio. Dessa forma, não há necessidade de reuniões ou comunicações adicionais fora do ClickUp, mantendo todas as informações relevantes em um só lugar
• Personalize os painéis para acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) vinculados às funções e tarefas em seu RASIC Chart

Melhores casos de uso para gráficos RASIC

O gráfico RASIC é amplamente utilizado para o gerenciamento de projetos em todos os setores. Aqui estão alguns exemplos:

1. Construção

Em projetos de construção, a coordenação entre várias partes interessadas (arquitetos, engenheiros, empreiteiros e funcionários do governo) é fundamental. Digamos que você esteja construindo um complexo comercial.

O gráfico poderia ter a seguinte aparência:

Gráfico RASIC para construção

2. Cuidados com a saúde

A implementação de novas tecnologias no setor de saúde exige uma coordenação cuidadosa para atender aos padrões regulatórios, técnicos e de atendimento ao paciente.

Por exemplo, aqui está o gráfico RASIC se você quiser implementar um sistema de registro eletrônico de saúde:

Gráfico RASIC para o setor de saúde

3. TI e desenvolvimento de software

Os projetos de desenvolvimento de software exigem que as equipes atribuam cada tarefa específica de forma clara e inequívoca para garantir resultados positivos do projeto.

Considere um exemplo de projeto: desenvolvimento de software para um aplicativo bancário. Seu gráfico RASIC poderia ser o seguinte:

Gráfico RASIC para TI

dica profissional: Destaque as interações entre funções com Dependências de Tarefas no ClickUp para mapear as transferências críticas. 🤝

4. Marketing e publicidade

A seguir, vamos dar um exemplo de como abordar o RASIC para um projeto de marketing. Digamos que você esteja lançando uma nova campanha de marketing.

Aqui está seu gráfico RASIC:

Gráfico RASIC para marketing

Para as equipes já familiarizadas com o modelo RACI, a adaptação para um gráfico RASIC pode proporcionar ainda mais profundidade ao incluir a função de apoio. Embora o modelo RACI seja uma excelente estrutura para definir funções, a dimensão adicional do RASIC ajuda as equipes a navegar melhor em projetos complexos e a alocar funções de apoio de forma eficaz.

**Leia também 10 modelos gratuitos de planejamento de recursos no Excel e no ClickUp

Criando um plano para o sucesso do projeto com gráficos RASIC

A ambiguidade pode atrasar as equipes, criar tensões desnecessárias ou levar a erros dispendiosos. O gráfico RASIC elimina esses riscos ao oferecer uma abordagem visual e estruturada das funções e responsabilidades.

Ao definir quem é responsável, responsabilizável, apoiador, informado e consultado, sua equipe pode operar com mais precisão, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo e que todos saibam seu lugar no processo de gerenciamento de projetos. 📋

Ele também permite uma comunicação mais fluida e planejamento da produtividade pois cada membro da equipe sabe exatamente a quem recorrer para tomar decisões, obter feedback ou atualizações.

O uso de uma ferramenta como o ClickUp para criar e gerenciar seus gráficos RASIC amplia esses benefícios. Seus modelos personalizáveis, recursos de colaboração em tempo real e visualizações intuitivas (como gráficos de Gantt) facilitam a adaptação dos princípios RASIC a qualquer projeto, independentemente do tamanho ou da complexidade.

Ao usar o ClickUp, você garante que o Gráfico RASIC evolua com o projeto, permitindo ajustar as funções, monitorar o progresso e otimizar os fluxos de trabalho. Experimente o ClickUp hoje mesmo e trabalhe de forma mais inteligente! ✨