Se você está lendo este artigo, provavelmente já ouviu falar ou experimentou a estrutura RACI pelo menos uma vez no trabalho. Foi porque seu gerente tentou lhe vender a ideia por causa de seus muitos benefícios? Ou talvez você tenha lido um artigo sobre a RACI enquanto navegava na Internet para aprender sobre técnicas eficazes de gerenciamento de projetos.
Independentemente disso, para refrescar sua memória, a matriz RACI ou matriz de atribuição de responsabilidades é uma estrutura para que as equipes realizem o trabalho com mais eficiência, definindo claramente as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
Quando você estiver se perguntando como delegar tarefas no trabalho, você pode usar a matriz RACI para determinar os diferentes níveis de propriedade que cada membro da equipe terá sobre uma tarefa durante um projeto.
É isso que o acrônimo RACI significa: Responsável, Responsável, Consultado e Informado.
Com o RACI, cada tarefa é atribuída a uma ou mais pessoas que serão responsáveis por realizá-la, uma pessoa que será responsável para garantir que ela seja feita no prazo, uma ou mais pessoas que serão consultadas no caminho e uma pessoa que será informada sobre a execução da tarefa, seu progresso e quando estiver concluída.
leitura de bônus: Exemplos do gráfico da matriz RACI Há muitos modelos gratuitos de matriz RACI disponíveis on-line se você quiser experimentá-los. Por exemplo, o ClickUp oferece um modelo de matriz RACI gratuito e pronto para uso para organizar sua equipe.
Evite falhas de comunicação relacionadas a tarefas definindo claramente as responsabilidades com o Modelo de Matriz RACI do ClickUp
Modelo de matriz RACI do ClickUp é um modelo altamente personalizável que ajuda as equipes:
- Atribuir tarefas e a propriedade das tarefas
- Melhorar a comunicação, a responsabilidade e a colaboração
- Evitar atrasos na conclusão de tarefas devido a falhas de comunicação
O modelo de matriz RACI do ClickUp não é apenas uma ferramenta de organização. É uma maneira eficaz de manter o controle de seus projetos e garantir que todos saibam qual é a sua parte no processo. Os benefícios de usar esse tipo de modelo incluem:
- Maior visibilidade e clareza sobre quem é responsável pelo quê
- Uma melhor compreensão de quem tem autoridade para tomar decisões
- Menos falhas de comunicação e atrasos nas tarefas
- Capacidade de atribuir tarefas de forma rápida e eficiente
Embora a matriz RACI tradicional seja fácil de implementar e defina claramente as funções de todos em um projeto, ela apresenta desafios. As queixas comuns que os profissionais levantaram com relação ao modelo RACI são:
- Ele pode ser muito rígido
- Pode dar muito trabalho para projetos menores
- Ele complica as coisas para equipes menores em que uma pessoa tem várias funções
- O gerente de projeto pode acabar sendo responsável por todas as tarefas a serem realizadas
Mas a questão é a seguinte: responsabilidades claras no gerenciamento de projetos são tão cruciais quanto o café em uma manhã de segunda-feira. Sem elas, você está basicamente pastoreando gatos - uma situação caótica, improdutiva e que provavelmente terminará em arranhões. Portanto, se o RACI não está funcionando para você, o que um gerente de projetos experiente deve fazer?
Felizmente, ao longo dos anos, os tomadores de decisão criaram várias alternativas ao RACI que se adaptam melhor à natureza dinâmica das equipes.
Explorando as alternativas da matriz RACI
Não é que a RACI não seja útil - é que um tamanho único não serve para todos no mundo das equipes gerenciamento de projetos software.
Os gráficos RACI concentram-se mais nas responsabilidades individuais do que no trabalho em equipe. Eles não criam espaço para ambientes de trabalho cooperativos em que vários membros da equipe precisam colaborar estreitamente.
A comunicação das responsabilidades da equipe usando o modelo RACI tradicional será difícil se você trabalhar com equipes globais espalhadas por diferentes fusos horários.
É por isso que escolher a estrutura de tomada de decisão certa para a sua equipe não é apenas um exercício. Trata-se de preparar o seu projeto e a sua equipe para o sucesso. Cada método de tomada de decisão tem um impacto diferente nos resultados de seu projeto.
Digamos que você tenha que ir a um novo restaurante que nunca visitou e não sabe como chegar lá. Usar um GPS ou um mapa de papel pode levá-lo ao seu destino, mas um deles pode ser mais rápido, mais eficiente ou mais adequado à sua jornada específica.
Da mesma forma, enquanto o RACI é bom para atribuir funções e responsabilidades, o RAPID pode ser útil para acelerar a tomada de decisões em um projeto urgente. Ou o PACSI pode fornecer melhor a granularidade necessária para projetos com várias partes móveis.
Portanto, vamos explorar essas alternativas RACI, que podem ser perfeitas para seu estilo de gerenciamento de projetos.
Alternativas orientadas por decisões: RAPID e DACI
Em primeiro lugar, temos alguns modelos que tornam a tomada de decisões mais fácil e rápida. Porque, convenhamos, metade do gerenciamento de projetos consiste em tomar as decisões certas, não é mesmo?
RAPID
RAPID significa Recomendar, Aconcordar, Prealizar, Icolocar e Ddecidir. Veja como ele se divide:
- Recomendar: Essa pessoa ou pessoas recomendam um curso de ação
- Concordar: Eles precisam concordar com a recomendação para seguir em frente
- Executar: Esses são os executores que implementam a decisão tomada
- Entrada: Eles fornecem informações ou insumos para a recomendação
- Decidir: O tomador de decisões, aquele que toma a decisão final
o RAPID se destaca em situações em que as decisões precisam ser tomadas de forma rápida e eficiente, com responsabilidade clara. É o método ideal para startups, equipes de desenvolvimento ágil e equipes de gerenciamento de crises.
DACI
A matriz DACI significa Driver, Approver, Contributors e Informed. Ela é semelhante à RAPID, mas com um foco ligeiramente diferente:
- Driver: Essa pessoa lidera o projeto e orienta todos para garantir que as decisões sejam tomadas
- **Aprovador: tem a palavra final sobre as decisões
- Colaboradores: São especialistas que fornecerão informações para o processo de tomada de decisões
- Informados: Eles precisam saber sobre a decisão final, mas não estão envolvidos na tomada dela
a DACI ajuda no mapeamento claro das partes interessadas e é perfeita para quando você precisa de uma cadeia de comando clara. É como uma linha de montagem bem lubrificada, em que todos conhecem suas funções e o processo se desenvolve sem problemas. É ideal para grandes corporações, projetos governamentais e setores regulamentados.
**Se você não sabe o que é mapeamento de partes interessadas, aqui está um blog que descreve o que é isso com 10 modelos para ajudá-lo com o mapeamento das partes interessadas Os gráficos de Gantt são melhores para visualizar cronogramas e dependências de projetos e são ideais para projetos sensíveis ao tempo com tarefas sequenciais.
Talvez você já esteja usando uma estrutura analítica de trabalho (WBS). Trata-se de um diagrama que divide projetos grandes e complexos em partes ou seções menores de trabalho que são fáceis de entender por todos. Isso ajuda a manter o ritmo de um projeto, organiza todos e garante que todas as tarefas essenciais sejam concluídas.
via Forbes Essa abordagem é ideal para projetos de construção, desenvolvimento de software e lançamentos de produtos.
Fatores a serem considerados na seleção da estrutura correta
Escolher a alternativa correta de gráfico RACI é como escolher a roupa perfeita - você deve escolher o que é ideal para a ocasião, suas preferências e seus objetivos.
Aqui estão alguns aspectos a serem considerados ao escolher a estrutura correta para a tomada de decisões:
- Tamanho e complexidade do projeto
- Estrutura e dinâmica da equipe
- Cultura de tomada de decisões em sua organização
- Envolvimento das partes interessadas
- Cronograma e urgência do projeto
- Requisitos regulatórios ou de conformidade
A melhor estrutura é aquela que funciona para a sua equipe e o seu projeto. Não se trata de seguir a última tendência, mas de encontrar o que melhor atende às suas necessidades.
Implementação de alternativas RACI
Até agora, falamos sobre as muitas alternativas ao RACI. Agora, vamos falar sobre como você pode implementar perfeitamente essas estruturas em seu trabalho!
Entre no ClickUp!
O ClickUp é um software gratuito de gerenciamento de projetos com recursos que podem ajudar qualquer equipe de projeto a implementar qualquer alternativa RACI.
Aqui estão os principais recursos do ClickUp que você pode usar para implementar alternativas RACI:
Quadros brancos do ClickUp
Ao implementar um modelo como o RASCI, as equipes podem usar Quadros brancos ClickUp para desenhar um fluxograma mostrando como as tarefas passam por diferentes funções ou criar uma matriz de responsabilidade codificada por cores. Essa abordagem visual ajuda os membros da equipe a entender rapidamente seu lugar no processo e a começar a trabalhar em suas tarefas.
O ClickUp Whiteboards oferece ferramentas como notas adesivas, formas, marcadores e canetas em várias cores para permitir a colaboração visual ininterrupta em uma tela digital estendida. Você pode até mesmo vincular os Whiteboards ao seu Docs e Tarefas no ClickUp para acompanhar as funções atribuídas durante a implementação das estruturas de gerenciamento de projetos escolhidas.
Colabore, faça brainstorming e inove nos quadros brancos ClickUp
ClickUp Docs
Depois de fazer um brainstorming de ideias e planos de ação nos Whiteboards, use Documentos do ClickUp para criar, armazenar e compartilhar documentação detalhada sobre a estrutura escolhida, escopo do trabalho , guias de funções, plano de projeto e muito mais.
Por exemplo, se você escolheu o modelo DACI, poderá criar um documento detalhando as responsabilidades do condutor, inclusive como iniciar as decisões, quem envolver e como comunicar os resultados. Esses documentos servem como um ponto de referência central, garantindo a consistência na forma como a estrutura é aplicada em diferentes projetos ou equipes.
Registre toda a documentação relacionada ao projeto em um só lugar no ClickUp Docs
Campos personalizados do ClickUp Campos personalizados do ClickUp ao implementar o RACI ou suas estruturas alternativas, você pode adicionar detalhes como funções, responsabilidades principais, KPIs, cronogramas etc. às tarefas para manter todos na mesma página.
Por exemplo, para o modelo DACI, você pode criar campos personalizados para cada tarefa que indiquem quem são o Condutor, o Aprovador, os Colaboradores e os Informados. Isso permite que os membros da equipe identifiquem rapidamente suas funções para cada tarefa, bastando olhar os detalhes do painel/tarefa. Isso ajuda a simplificar o processo de tomada de decisões e a reduzir os gargalos.
Visualizações personalizadas no ClickUp
Diferentes partes interessadas precisam de perspectivas diferentes sobre o progresso e as responsabilidades do projeto. Visualize as tarefas, os responsáveis e o progresso de uma forma que faça sentido para os principais participantes da sua equipe com Visualizações ClickUp . Escolha entre mais de 15 visualizações, incluindo quadros Kanban, listas, gráficos de Gantt, visualização de calendário, visualização de tabela e visualização de equipe.
Mantenha o controle de suas tarefas da maneira mais produtiva para você com o ClickUp Views
Por exemplo, no modelo ARPA, a pessoa responsável pode usar a visualização Calendar ou Gantt, que mostra o progresso geral do projeto, enquanto os responsáveis por tarefas individuais podem usar uma visualização mais detalhada, como a visualização List.
Dependências de tarefas do ClickUp
Muitas alternativas RACI envolvem processos sequenciais de tomada de decisão ou de aprovação. Para essas estruturas, Dependências de tarefas do ClickUp mostram a ordem das operações e quem é responsável pelo quê.
Por exemplo, em um modelo RACI-VS, é possível configurar dependências para processos existentes a fim de garantir que as tarefas passem pelos estágios Responsável, Responsável, Verificador e Signatário na ordem correta. Isso evita que o trabalho avance antes de ser aprovado ou verificado, eliminando revisões e retrabalho dispendiosos.
Visualização e comentários do ClickUp Chat
Comunique-se diretamente com as tarefas em tempo real por meio de Visualização de bate-papo do ClickUp ou monitore o progresso por meio de Comments para uma colaboração perfeita.
A visualização de bate-papo do ClickUp é ideal para:
- Consultas rápidas: Buscar respostas imediatas para perguntas sem interromper os fluxos de trabalho
- Sessões de brainstorming: Gerar ideias e soluções de forma colaborativa em um chat dedicado
- Discussões informais: Promover a comunicação aberta e o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe
Os comentários são mais adequados para discussões específicas de tarefas e para fornecer feedback. Use-os para:
- Fornecer feedback detalhado: Oferecer críticas construtivas ou sugestões diretamente sobre as tarefas
- Documentar decisões: Registrar discussões e resultados importantes relacionados a uma tarefa
- Acompanhar o progresso: Monitorar as atualizações da tarefa e fornecer informações conforme necessário
Combinando efetivamente o Chat View e os Comentários, as equipes podem simplificar a comunicação, aprimorar a colaboração e garantir que todas as discussões sejam capturadas e organizadas adequadamente no projeto.
No modelo RASCI, por exemplo, as funções de Suporte e Consultado podem usar os Comentários para fornecer informações diretamente sobre tarefas específicas. Isso mantém toda a comunicação no contexto e garante que a pessoa responsável tenha todas as informações necessárias na ponta dos dedos.
Converse com sua equipe instantaneamente para ficar na mesma página e economizar tempo com o ClickUp Chat
Notificações do ClickUp
O gerenciamento inteligente de projetos exige a atualização de todos sobre o progresso e as alterações, e Notificações do ClickUp são perfeitas para o trabalho.
No modelo RAPID, os membros da equipe podem configurar notificações para alertá-los quando for a sua vez de agir. Por exemplo, a pessoa que concorda pode ser notificada assim que a pessoa que recomenda concluir sua parte, garantindo uma tomada de decisão rápida.
Com o ClickUp, você pode implementar qualquer alternativa RACI e fazê-la funcionar com o mínimo de esforço. Precisa seguir o modelo RAPID? Use campos personalizados para designar quem está recomendando, quem está concordando e assim por diante. Deseja implementar o DACI? Configure um fluxo de trabalho que mostre claramente quem é o condutor e o aprovador de cada tarefa.
A flexibilidade do ClickUp como ferramenta de gerenciamento de projetos significa que você pode adaptá-lo a qualquer estrutura que escolher. Ele pode se tornar um software de delegação de tarefas ajuda você com execução do projeto e muito mais!
O ABC do gerenciamento de projetos
Do RAPID ao RASCI, do DACI ao ARPA, exploramos toda uma sopa de letrinhas de alternativas RACI aqui.
A principal conclusão?
Não existe uma solução única para todos no gerenciamento de projetos. A melhor estrutura para o sucesso do projeto é aquela que se adapta à sua equipe, ao seu projeto e às suas metas como uma luva.
E é aqui que entra o ClickUp.
Independentemente da alternativa RACI que você escolher, o ClickUp tem os recursos para fazer com que ela funcione sem problemas. É como uma varinha mágica para o gerenciamento de projetos - o que quer que você precise, o ClickUp pode fazer acontecer. Registre-se no ClickUp para uma avaliação gratuita agora.