Como implementar um processo eficaz de gerenciamento de fornecedores

De acordo com o Statista, as empresas em todo o mundo trabalham com uma média de 130 aplicativos SaaS cada. 😱

Os relacionamentos com os fornecedores de TI que fornecem esses aplicativos precisam ser gerenciados de forma holística; isso garante que você obtenha melhor valor e, ao mesmo tempo, corra menos riscos.

Vamos examinar os fundamentos do gerenciamento bem-sucedido de fornecedores de TI, as etapas para criar um processo eficaz e as armadilhas comuns que você pode enfrentar ao longo do caminho.

Fundamentos do gerenciamento de fornecedores de TI

O gerenciamento de fornecedores tem tudo a ver com a criação de relacionamentos sólidos com prestadores de serviços externos para garantir que eles forneçam serviços de qualidade e, ao mesmo tempo, minimizem riscos e custos.

Definição e importância do gerenciamento de fornecedores de TI

O gerenciamento de fornecedores de TI é um processo estratégico que envolve identificar, selecionar e supervisionar fornecedores externos que fornecem bens ou serviços à sua empresa. Ele abrange a avaliação de fornecedores, a negociação de contratos, o monitoramento de desempenho e o gerenciamento de relacionamentos.

Suponha que seu fornecedor não entregue um software essencial que sua equipe usa diariamente. Isso pode colocar toda a sua operação em risco.

O gerenciamento adequado de fornecedores de TI ajuda a evitar isso. Ele garante que os fornecedores atendam às expectativas, o que significa menos surpresas e operações robustas, ao mesmo tempo em que otimiza os custos.

Aquisição de fornecedores de TI vs. gerenciamento de fornecedores de TI

Embora o gerenciamento de fornecedores envolva o gerenciamento de um relacionamento com terceiros, a aquisição de fornecedores é a primeira etapa desse relacionamento. É aí que você avalia a compatibilidade, negocia os termos e decide se o fornecedor é adequado para você.

Veja como a aquisição de fornecedores de TI e o gerenciamento de fornecedores de TI diferem em sua abordagem.

Leia também: Testamos os 10 melhores softwares de gerenciamento e sistemas de rastreamento de prestadores de serviços

A importância do gerenciamento estratégico de fornecedores de TI

Sem uma abordagem estratégica, os fornecedores podem não estar alinhados com suas metas. Veja por que o gerenciamento estratégico de fornecedores é importante:

• Poupança: Você pode negociar termos melhores. Por exemplo, se você tiver um relacionamento de longa data com um fornecedor de TI, poderá obter um desconto para renovar o contrato
• Segurança: Ao avaliar as práticas de segurança de dados de um fornecedor, você pode evitar possíveis violações de dados
• Desempenho: Para obter eficiência operacional, você pode responsabilizar os fornecedores se definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para tempos de resposta e níveis de serviço
• Parcerias: Com o cuidado certo, seus relacionamentos com os fornecedores podem florescer, levando a uma melhor colaboração e inovação
• Alinhamento: Se sua meta é lançar um novo produto, é fundamental alinhar-se com fornecedores que possam fornecer a tecnologia e o suporte necessários

A função essencial de um sistema de gerenciamento de fornecedores em TI

Um sistema de gerenciamento de fornecedores (VMS), que geralmente envolve um software de gerenciamento de fornecedores, é um centro de comando centralizado para todas as informações do fornecedor, desde o conhecimento e o desempenho do contrato até a conformidade e o risco.

Um sistema de gerenciamento de fornecedores ajuda você a:

• Acessar contratos, métricas de gerenciamento de desempenho e histórico de comunicação, tudo em um só lugar
• Automatizar tarefas rotineiras e mundanas, como integração e processamento de faturas
• Monitorar o desempenho e tomar medidas se um fornecedor for inconsistente
• Garantir a conformidade com as leis de proteção de dados e propriedade intelectual (PI)
• Facilite a comunicação, compartilhe atualizações oportunas e resolva problemas
• Use os dados de desempenho do fornecedor e os insights para a seleção e o gerenciamento do fornecedor

Leia mais: 10 melhores sistemas de software de gerenciamento de fornecedores

Interação com outras entidades

O gerenciamento de fornecedores de TI não opera em um vácuo. Ele interage com várias funções em sua organização.

• Compras: Paramelhorar o processo de compras, feedback sobredesafios de aquisição é coletado para refinar futuras seleções de fornecedores
• Gerenciamento de contratos: Abrange todo o processo de contratação: pré-contratação, redação do contrato e implementação
• Integração: O processo de integração define o tom do relacionamento com o fornecedor. Se um fornecedor não for integrado adequadamente, podem ocorrer mal-entendidos
• Monitoramento do desempenho do fornecedor: São estabelecidos KPIs para medir o desempenho do fornecedor em relação aos níveis de serviço acordados
• Gerenciamento do relacionamento e dos riscos: Para minimizar a rotatividade e manter uma qualidade de serviço consistente, são identificados os riscos do fornecedor, como instabilidade financeira, problemas de desempenho ou não conformidade

dica profissional: Se estiver procurando uma solução simples de gerenciamento de contratos, experimente Modelo de gerenciamento de contratos do ClickUp . Ele vem com exibições personalizadas, como Lista mestre de contratos, Progresso de contratos e Formulário de solicitação de contrato, para que todas as informações relacionadas a contratos estejam facilmente disponíveis em uma única plataforma

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Formulário de solicitação de contrato

Etapas da implementação de um processo eficaz de gerenciamento de fornecedores de TI

A implementação do gerenciamento de fornecedores de TI garante que sua organização obtenha o máximo de valor de seus relacionamentos com fornecedores.

Um guia passo a passo para a implementação do gerenciamento de fornecedores de TI

Crie um processo de gerenciamento de fornecedores de TI robusto, sem riscos e eficiente com estas etapas:

📌 Avalie o cenário de fornecedores: Que serviços eles oferecem? Eles estão atendendo às expectativas? Isso o ajudará a identificar áreas de melhoria

📌 Defina seus objetivos: Você quer reduzir custos? Melhorar a qualidade do serviço? Defina claramente os objetivos para orientar sua estratégia

📌 Desenvolva uma estrutura: Crie uma estrutura para processos, funções e responsabilidades com diretrizes para a seleção de fornecedores, desempenho e gerenciamento de relacionamentos

selecione um VMS: Escolha uma plataforma que possa centralizar as informações do fornecedor, automatizar tarefas e fornecer insights sobre o desempenho do fornecedor

treine sua equipe: Ofereça sessões de treinamento para ajudar sua equipe a navegar pelo VMS e entender suas funções no gerenciamento de relacionamentos com fornecedores

implemente o processo: Comunique as mudanças claramente a todas as partes interessadas e ofereça suporte conforme necessário

📌 Monitorar e ajustar: Medir regularmente a eficácia do gerenciamento de fornecedores e obter feedback da sua equipe e dos fornecedores para fazer ajustes

Diferentes fases do gerenciamento de fornecedores de TI e sua implementação

O gerenciamento de fornecedores precisa de planejamento e execução cuidadosos. Vamos ver como fazer isso.

1. Crie uma estratégia de gerenciamento de fornecedores

Para projetar uma melhor estratégia de gerenciamento de fornecedores:

• Identifique os principais interessados: Quem estará envolvido no gerenciamento de fornecedores? Inclua representantes de TI, compras, finanças e outros departamentos relevantes
• Estabeleça metas claras: O que você deseja alcançar? Seja melhorando os níveis de serviço ou economizando custos, ter metas claras orientará sua estratégia. Use ferramentas comoMetas do ClickUp para ajudá-lo a estabelecer metas abrangentes claras e especificar itens de ação com os fornecedores desde o início

Defina metas claras, itens de ação associados e responsáveis com fornecedores usando o ClickUp Goals

• Desenvolva políticas: Para obter consistência e responsabilidade, crie políticas que descrevam como os fornecedores serão selecionados, gerenciados e avaliados

2. Defina os critérios de seleção de fornecedores e o documento de oferta

O objetivo aqui é obter os fornecedores certos . Para isso:

• Estabeleça critérios de seleção: Defina as qualidades (fatores) do fornecedor, como experiência, capacidade técnica, reputação do fornecedor e estabilidade financeira
• Crie um documento de oferta: Ele deve descrever seus requisitos e servir como um convite formal para os fornecedores apresentarem propostas
• Avalie as propostas: Após receber as propostas, compare-as com os critérios de seleção e envolva as principais partes interessadas para garantir uma avaliação completa

3. Fornecedores integrados

Para ser um craque na seleção e na integração de fornecedores:

• Conduza entrevistas: Discuta propostas, recursos e avalie a adequação cultural
• **Negociar contratos: defina expectativas claras sobre resultados, cronogramas e condições de pagamento
• Integração do fornecedor: Fornecer treinamento e recursos para integrar o fornecedor

4. Categorizar fornecedores e contratos

Nem todos os fornecedores são criados da mesma forma. A categorização ajuda você a gerenciá-los de forma eficaz. Veja a seguir como fazer isso.

• Segmente os fornecedores: Agrupe os fornecedores com base em sua importância e serviços. Por exemplo, você pode categorizá-los como fornecedores táticos, operacionais ou estratégicos
• Classificar contratos: Identificar o risco do contrato e a proposta de valor e priorizá-los

5. Monitorar o desempenho e revisar

Para saber se eles atendem às suas expectativas:

• Estabeleça KPIs: Para medir o desempenho do fornecedor, considere os prazos de entrega, a qualidade do serviço e a capacidade de resposta
• Realize revisões regulares: Implemente revisões de desempenho para discutir problemas, comemorar vitórias e definir metas de melhoria

6. Gerenciar relacionamentos e rotatividade de fornecedores

Construir relacionamentos sólidos com seus fornecedores para obter sucesso a longo prazo:

• Fomente a comunicação aberta: Seja transparente com seus fornecedores. Isso ajuda a criar confiança e sinaliza os problemas antes que eles se agravem
• Aborde a rotatividade de fornecedores: Identifique o motivo da rotatividade: desempenho, desalinhamento, qualidade, concorrência, etc., e reduza-a por meio de contratos claros e concisos e análises regulares de desempenho

7. Mitigar os riscos e preparar-se para o futuro

Para aprimorar o gerenciamento de fornecedores de TI, siga estas práticas:

• Analise: Descubra a causa e a gravidade dos riscos associados a questões financeiras, de conformidade ou de segurança de dados
• Desenvolva planos de contingência: Crie planos para lidar com os possíveis riscos. Por exemplo, que medidas você tomará para encontrar um substituto se um fornecedor não cumprir o prometido?
• Mantenha-se ágil: O cenário de fornecedores muda constantemente. Mantenha-se informado sobre as tendências do setor e esteja pronto para adaptar sua estratégia de gerenciamento de fornecedores de TI conforme necessário

Por exemplo, a **Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp ajuda você a manter o controle de todos os seus relacionamentos com fornecedores.

Faça o download deste modelo

Avalie seus fornecedores de TI com base em métricas detalhadas usando o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp

Veja como o modelo pode ajudá-lo:

• Rastrear o status das avaliações de fornecedores com status personalizados
• Visualize os dados do fornecedor com campos personalizados; use 16 atributos personalizados diferentes para salvarinformações vitais sobre os fornecedores* Acesse quatro visualizações, incluindo Avaliações do fornecedor, Informações do fornecedor e Formulário de avaliação do fornecedor, para organizar e acessar detalhes do contrato
• Aprimore o rastreamento de fornecedores comRastreamento de tempo do ClickUp, tags, avisos de dependência e muito mais

**Leia também Maximizando a terceirização de projetos de TI: Estratégias ágeis para o sucesso

Desafios no gerenciamento de fornecedores de TI

O gerenciamento de fornecedores de TI pode ser desafiador. Vamos explorar os principais desafios em detalhes.

Desafios e possíveis armadilhas no gerenciamento de fornecedores de TI

Alguns dos desafios mais comuns no gerenciamento de fornecedores de TI incluem:

1. Expectativas imprecisas

Isso acontece quando você não consegue comunicar os requisitos ou os fornecedores prometem demais. Para lidar com isso:

• Colabore para estabelecer metas e marcos alcançáveis
• Documentar claramente as expectativas em contratos e acordos de nível de serviço (SLAs)
• Treine os fornecedores sobre os requisitos, os sistemas e as expectativas da empresa

2. Questões relacionadas a contratos

Para garantir os contratos sejam claros, abrangentes e aplicáveis :

• Definir claramente as métricas e as metas do contrato
• Incorporar disposições para encerrar a parceria
• Criar mecanismos para adaptar os contratos às necessidades e aos requisitos em constante mudança
• Garantir que todas as equipes cumpram os T&Cs do contrato
• Revisar os contratos periodicamente para identificar e solucionar lacunas

3. Importância das questões de privacidade e segurança

As organizações devem garantir que os fornecedores cumpram as normas relevantes, como a HIPAA, para organizações de saúde. Se isso não for feito, poderá resultar em multas e penalidades significativas.

Ao priorizar a privacidade e a segurança no gerenciamento de fornecedores, as organizações podem proteger informações confidenciais, manter a conformidade e evitar violações de dados dispendiosas.

Papel das auditorias internas na mitigação dos desafios

As auditorias internas podem identificar possíveis riscos e garantir o alinhamento entre as atividades do fornecedor e as políticas organizacionais. Essas auditorias avaliam regularmente a conformidade e o desempenho do fornecedor.

Veja a seguir o que envolve uma auditoria interna:

• Avaliar a adesão dos fornecedores às políticas e procedimentos da organização e a outros regulamentos relevantes
• Avaliar o desempenho do fornecedor em relação às métricas e SLAs estabelecidos
• Reunir os fornecedores e as equipes internas para melhorar o relacionamento e a colaboração
• Fazer sugestões para melhorar o processo de gerenciamento de fornecedores e resolver os problemas identificados
• Ajudar a criar uma documentação clara das transações e atividades do fornecedor

Nenhuma auditoria é realmente concluída sem um inventário. O Modelo de inventário de TI do ClickUp oferece o equilíbrio perfeito entre visibilidade e controle de acesso para que você possa:

• Obter visibilidade total de seus ativos de TI
• Rastrear facilmente ferramentas de hardware e software
• Organizar o gerenciamento de licenças

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Gerencie e acompanhe seus ativos e inventário de TI com o ClickUp IT Inventory Template

**Use este modelo para

• Controlar todo o seu hardware, software e licenças
• Monitorar o ciclo de vida de seus ativos e saber o que está em estoque com os status personalizados do ClickUp, como Disponível, Pedido concluído e A ser pedido
• Capture informações vitais para cada ativo, como marca, modelo e número de série
• Acesse diferentes exibições, como Resumo, Inventário atual e Por status, para visualizar seu inventário
• Use o controle de tempo integrado para monitorar há quanto tempo os ativos estão em uso ou com que rapidez os novos pedidos são atendidos
• Defina tarefas recorrentes para garantir que seu inventário permaneça atualizado

Estratégias de gerenciamento de fornecedores de TI

O planejamento estratégico garante que os relacionamentos com os fornecedores estejam alinhados com as metas de longo prazo da organização. Ao fazer isso, você pode aproveitar os recursos do fornecedor para impulsionar a inovação e melhorar os processos.

Papel do planejamento estratégico e da inovação no gerenciamento de fornecedores de TI

Para incorporar o planejamento estratégico e a inovação no gerenciamento de fornecedores de TI, as organizações devem:

• Criar uma cultura de inovação convidando os fornecedores a apresentarem novas ideias para melhorar os serviços. Por exemplo, se um fornecedor de software tiver desenvolvido um novo recurso que poderiaaprimorar suas operações de TIincentive-o a compartilhá-lo
• Colabore com os principais fornecedores em projetos de pesquisa e desenvolvimento. Isso pode envolver a cocriação de novos produtos ou serviços que beneficiem ambas as partes
• Inclua métricas que avaliem a contribuição de um fornecedor para a inovação em suas avaliações de desempenho. Isso incentiva os fornecedores a se concentrarem em fornecer valor além do básico

Governança e gerenciamento de riscos no gerenciamento de fornecedores de TI

As organizações devem estabelecer políticas, procedimentos e medidas de responsabilidade claros para garantir relacionamentos consistentes e eficazes com os fornecedores. Os principais elementos incluem:

• Diretrizes para seleção de fornecedores, monitoramento de desempenho e gerenciamento de relacionamento que devem ser documentadas e comunicadas a todas as partes interessadas
• Funções e responsabilidades das equipes internas e dos fornecedores terceirizados no gerenciamento do relacionamento, incluindo um gerente de relacionamento com o fornecedor para supervisionar as comunicações
• Avaliação de risco do fornecedor e estratégias de mitigação
• Auditorias de fornecedores terceirizados para verificar a conformidade com políticas organizacionais, requisitos regulatórios e obrigações contratuais
• Comitês multifuncionais para gerenciar o ciclo de vida do gerenciamento de fornecedores, que podem incluir pessoal de TI, compras e conformidade

Elementos-chave do gerenciamento de contratos

O gerenciamento de contratos define os termos e as condições do relacionamento. Ele deve incluir:

• Serviços a serem fornecidos, resultados esperados e cronograma de entrega
• Métricas e metas específicas para medir o desempenho do fornecedor. Por exemplo, um SLA pode estipular que um fornecedor deve responder aos tíquetes de suporte em 24 horas
• Criar mecanismos para adaptar o contrato às necessidades em constante mudança. Por exemplo, um processo para alterar o contrato
• Etapas claras para resolver disputas e rescindir o contrato para que ambas as partes saibam como lidar com conflitos
• Revisões do contrato para resolver quaisquer problemas e garantir que os contratos permaneçam relevantes e práticos

Métodos para criar relacionamentos vantajosos para ambas as partes com os fornecedores

A criação de relacionamentos sólidos e mutuamente benéficos com os fornecedores pode promover a colaboração e impulsionar a inovação. Os métodos incluem:

• Estruturar contratos e métricas de desempenho para incentivar os fornecedores terceirizados. Por exemplo, bônus de desempenho por atingir ou exceder as metas
• Fornecer feedback aos fornecedores sobre seu desempenho e reconhecer suas contribuições
• Alocar recursos, como a realização de eventos ou treinamentos de fornecedores, para mostrar a eles que você valoriza a parceria
• Incentivar as equipes multifuncionais a trabalharem em conjunto com os fornecedores para resolver problemas, impulsionar a inovação e fortalecer os relacionamentos

Estratégias para parcerias de longo prazo e construção de confiança com os fornecedores

Quando você investe em atividades de construção de confiança e se compromete com parcerias de longo prazo, pode criar relacionamentos mais valiosos e produtivos com seus fornecedores. As estratégias incluem:

• Manter uma comunicação aberta com os fornecedores sobre as metas, os desafios e as prioridades da organização
• Demonstrar compromisso com a parceria nomeando um gerente de fornecedores ou por meio de projetos conjuntos de inovação
• Reconhecer as realizações da parceria, como entregas bem-sucedidas de projetos ou soluções inovadoras
• Abordar os problemas de forma proativa por meio de check-ins regulares antes que eles aumentem

Ferramentas para gerenciar o desempenho do fornecedor de forma eficaz

O gerenciamento de fornecedores é um processo complexo e crítico. Mesmo quando se trata de apenas alguns fornecedores, os riscos são altos.

Usar um software especializado como o ClickUp pode simplificar seu processo de gerenciamento de fornecedores.

O **Plataforma ClickUp de TI e PMO é uma solução completa para o gerenciamento de TI e práticas de gerenciamento de projetos. Sua interface intuitiva e alta capacidade de personalização a tornam ideal para gerenciar relacionamentos com fornecedores.

Use a solução de TI e PMO do ClickUp para visualizar todos os aspectos de suas práticas de gerenciamento de fornecedores

O ClickUp permite que você realize as seguintes atividades com facilidade:

Rastreamento de tarefas

Para atribuir tarefas e manter o controle, use esses recursos:

• Tarefas do ClickUp o ClickUp Tasks é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite dividir projetos em tarefas acionáveis e atribuí-las a fornecedores com base em seus pontos fortes e resultados acordados
• ClickUp Chat onde as comunicações com os fornecedores podem ser centralizadas para aumentar a transparência e a responsabilidade

Obtenha visibilidade da atividade do fornecedor e comunique-se via ClickUp Chat

• Caixa de entrada do ClickUp o ClickUp Inbox é o centro de comando geral onde todos os comentários, atualizações e perguntas dos fornecedores podem ser abordados em tempo hábil

O ClickUp Inbox centraliza a comunicação - nenhum detalhe passa despercebido

Alocação de recursos

As ferramentas de alocação de recursos do ClickUp para gerenciamento de fornecedores incluem:

• Quadro Kanban do ClickUp o quadro Kanban do ClickUp permite que você mova as tarefas por diferentes estágios de conclusão, permitindo que você ajuste a alocação de recursos do fornecedor em tempo real
• Gráficos de Gantt do ClickUp para organizar fluxos de trabalho, priorizar prazos e eliminar gargalos que correspondam ao seu processo de alocação de recursos

Análise de dados

Para avaliar o desempenho, fique por dentro dos dados do fornecedor e do gerenciamento de projetos usando o ClickUp:

• ComPainel de controle do ClickUprastreie facilmente o desempenho, identifique áreas de melhoria e tome decisões baseadas em dados sobre relacionamentos com fornecedores
• Conecte mais de 1.000 ferramentas, incluindo o Tableau, usandoIntegrações do ClickUp para consolidar dados e obter insights acionáveis

O ClickUp facilita muito a configuração do gerenciamento de fornecedores de TI a partir do zero. Para obter mais assistência com o processo, você tem Cérebro do ClickUp assistente de inteligência artificial do ClickUp.

Se você quiser atualizações sobre o status de seus contratos, monitorar entregas em relação aos SLAs ou obter métricas de desempenho específicas da semana passada, basta perguntar à IA e ela fará o trabalho para você!

Isso não é tudo; se você quiser criar um contrato do zero ou atualizar uma nova seção, peça ao redator da IA para gerar um primeiro rascunho. É isso mesmo; as revisões de contrato são tão fáceis quanto uma torta com o ClickUp Brain.

Use o ClickUp Brain para ajudá-lo a escrever rapidamente os primeiros rascunhos de documentações importantes

Desde o estabelecimento de metas e SLAs claros até o monitoramento, a revisão e a aplicação de contratos, o ClickUp oferece a solução perfeita para manter o controle do seu processo de gerenciamento de fornecedores de TI!

Uso da solicitação de proposta (RFP) no gerenciamento de fornecedores

O processo de Solicitação de Proposta (RFP) é um componente crítico do gerenciamento de fornecedores de TI, permitindo que as organizações identifiquem e selecionem os fornecedores mais adequados.

Ele envolve a emissão de uma solicitação formal de propostas para possíveis fornecedores, a avaliação de suas respostas e a seleção do fornecedor que melhor atenda aos requisitos da organização.

Os desafios do processo de RFP incluem:

• Complexidade dos requisitos: Definir claramente os requisitos pode ser difícil, o que pode confundir os fornecedores
• Restrições de tempo: O processo de RFP pode levar uma quantidade significativa de tempo, atrasando o escopo e os cronogramas do projeto
• Variabilidade da resposta do fornecedor: Os fornecedores podem interpretar a RFP de forma diferente, resultando em propostas inconsistentes que são difíceis de comparar

A solução para esses desafios - a Modelo de processo de RFP do ClickUp .

Faça o download desse modelo

Veja detalhes vitais como responsável, data de vencimento, prioridade e tarefas concluídas com o modelo de processo de RFP do ClickUp

Com o modelo de processo de RFP do ClickUp, as organizações podem:

• Garantir que nenhuma data importante seja perdida, mantendo o processo de RFP em dia
• Centralizar todos os documentos e comunicações relacionados à RFP, facilitando o acesso das equipes às informações necessárias
• Facilitar a colaboração, mantendo todos alinhados durante todo o processo de RFP

Atualize seu gerenciamento de fornecedores com o ClickUp

Um processo sólido de gerenciamento de fornecedores de TI proporciona uma vantagem competitiva, permitindo que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças do mercado.

A utilização de um software especializado de gerenciamento de fornecedores de TI, como o ClickUp, garante que sua organização seja resiliente, ágil e capaz de aproveitar a experiência do fornecedor para impulsionar avanços futuros e atingir objetivos estratégicos. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo para ver em primeira mão como ele pode transformar sua estratégia de gerenciamento de fornecedores de TI.