Se você pensa no termo "phase gate" e se pergunta se é mais um escândalo de celebridade, não o culpamos. Entretanto, no gerenciamento de projetos, o phase gate não é nem um pouco controverso.
De fato, dentro do processo de desenvolvimento de produtos o processo de desenvolvimento de produtos é uma estrutura poderosa que fornece estrutura, reduz riscos e garante o progresso eficiente por meio de estágios bem definidos.
Então, o que é uma porta de fase? Por que ele é necessário? Como você pode usá-lo em seu gerenciamento de projetos? Vamos descobrir.
Entendendo o processo de phase gate
Uma porta de fase, às vezes conhecida como porta de estágio, é um processo que orienta um projeto passo a passo, desde a concepção até a conclusão. Ele é chamado de portão de fase porque é literalmente uma fase seguida por um portão.
- Fase: "Fase" representa umaestágio de gerenciamento de projetocomo geração de ideias, análise de viabilidade, desenvolvimento, teste e implementação
- Portão: Entre cada fase há um "portão", um ponto de decisão em que você avalia o progresso do projeto e toma decisões sobre como passar para a próxima fase
Além das fases e dos portões, o processo tem mais três elementos principais.
- Entregáveis: Principais resultados ou produtos de trabalho a serem concluídos no final de cada fase para passar por um portão
- Critérios: Padrões predefinidos usados para avaliar o projeto em cada portão
- **Responsáveis pela tomada de decisão: Os responsáveis pela tomada de decisão que avaliam o projeto em cada portão e decidem se ele deve ser interrompido, ajustado ou levado adiante
Como funciona o processo fase-gate?
Em teoria, ao final de cada fase, as partes interessadas se reúnem para analisar o progresso e tomar decisões. Portanto, após cada fase, há um portão que só se abre quando a entrega da etapa anterior atende aos critérios de sucesso.
Amostra do sistema stage-gate [Via Wikimedia Commons ]
Por exemplo, depois de coletar os requisitos, os gerentes de produto se certificarão de que têm tudo o que é necessário para iniciar o desenvolvimento e dar o aval.🚦
Na prática, isso pode ser um pouco mais complexo. Portanto, os gerentes de projeto usam várias ferramentas e estruturas para garantir o sucesso do phase-gate.
Quais são as ferramentas e as estruturas usadas nos processos de gate de fase?
Em essência, o phase gate é um processo alternado de ações e decisões. Para aumentar as chances de sucesso, as equipes usam várias estruturas de tomada de decisão ao longo do caminho. Algumas das mais comuns são as seguintes.
Coleta de informações
Antes do início do projeto de desenvolvimento de software, os gerentes de produto e os analistas de negócios trabalham juntos para reunir todas as informações relevantes de forma completa. Isso inclui:
- Requisitos
- Critérios de aceitação e métricas de sucesso
- O estado atual da infraestrutura e dos processos
- Uma lista das partes interessadas em todo oMatriz RACI No processo de portões de fase, as informações coletadas orientam as decisões em portões específicos.
Por exemplo, as métricas de usabilidade podem variar de acordo com o produto, o setor e a persona do usuário. Se você estiver criando para um usuário de um grupo demográfico mais velho, talvez queira usar tipografia grande, navegação fácil de usar e amplo espaçamento entre os elementos para que ele não clique acidentalmente em nada.
A equipe de produtos avaliará o resultado da fase de design com base nessas métricas de usabilidade antes de decidir prosseguir com o desenvolvimento.
Estudo de viabilidade
A primeira etapa do gerenciamento de projetos é decidir se ele pode ser feito, também conhecido como estudo de viabilidade. Nessa fase, as equipes de projeto analisarão a viabilidade nas seguintes dimensões.
- Financeira: O orçamento cobrirá os custos e proporcionará a lucratividade esperada?
- Técnica: O produto pode ser desenvolvido para atender aos requisitos dentro da pilha de tecnologia proposta?
- Operacional: Temos as habilidades e as ferramentas para desenvolver esse produto? Podemos cumprir prazos razoáveis ao longo do processo?
- Outros: Em alguns casos, as equipes também precisam perguntar se esse produto tem lugar no mercado. Ele viola alguma estrutura legal?
Embora o estudo de viabilidade seja normalmente conduzido para embasar as decisões nas etapas iniciais do processo, às vezes ele pode embasar decisões posteriores à medida que as situações mudam.
Por exemplo, se você estiver criando um aplicativo móvel de terceiros para usar X [anteriormente conhecido como Twitter], as alterações nas APIs da plataforma podem tornar o produto inteiro inviável. Nessas situações, os estudos de viabilidade podem ser usados para reavaliar a praticidade conforme necessário.
Análise SWOT
Essa ferramenta simples e popular ajuda as equipes de negócios a tomar decisões importantes antes de embarcar em jornadas de desenvolvimento de produtos. Uma análise SWOT [Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats] é realizada na início do projeto fase para avaliar o potencial interno e de mercado do projeto.
No processo de início de fase, a análise SWOT pode ser exatamente o que você precisa para tomar a decisão de ir ou não ir logo no estágio inicial.
Gerenciamento de riscos
Todo projeto de desenvolvimento de software enfrenta vários riscos de fontes internas e externas. Eles podem ser tão críticos e sensíveis ao tempo quanto um ataque de negação de serviço distribuído (DDoS) em seus servidores ou tão mundanos, porém brutais, quanto a saída repentina de um recurso importante do projeto.
De qualquer forma, as equipes de projeto realizam análises de gerenciamento de riscos para identificar possíveis preocupações e elaborar planos de atenuação para elas. Esses riscos são avaliados em cada fase para garantir uma entrega tranquila.
Esses elementos alimentam as revisões do portão, ajudando as partes interessadas a decidir se devem prosseguir, ajustar ou interromper o projeto com base nos dados e análises coletados.
Implementando o processo de fase e portão
Quando você olha para ele, o processo de portão de fase é simples: Trabalhar, pausar, trabalhar, pausar, trabalhar e assim por diante. Entretanto, no desenvolvimento de software, há dezenas de partes móveis, vários membros da equipe, limitações técnicas e restrições de recursos.
A implementação de um processo bem-sucedido de phase-gate em projetos complexos de desenvolvimento de software requer:
- Uma abordagem estratégica [que descrevemos a seguir]
- Uma abordagem robustaferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp Vamos ver como esses dois funcionam em conjunto.
1. Definir as fases do projeto
Para implementar com sucesso um stage gate, você precisa identificar cuidadosamente o início e o fim de cada fase. Por exemplo, adicionar um gate no meio de um sprint pode obstruir os fluxos de trabalho. Se você concluir o projeto e o desenvolvimento sem um gate, poderá acabar com muito retrabalho.
Portanto, antes de qualquer coisa, defina claramente as fases distintas de cada sprint fases do projeto . Normalmente, as equipes usam fases como iniciação, planejamento, desenvolvimento, teste e lançamento. Aqui estão algumas dicas para fazer isso corretamente com qualquer software gratuito de gerenciamento de projetos .
Divisão por fases: Escolha os limites de suas fases para atender às necessidades e situações exclusivas de seu projeto. Certifique-se de que cada fase represente um segmento significativo do projeto com objetivos e entregáveis específicos.
Por exemplo, projetos pequenos podem ter o desenvolvimento e a revisão de código em uma única fase. Grandes organizações com equipes separadas que executam essas tarefas podem dividi-las em duas fases. Faça o que for melhor para você.
Faça com que cada fase seja distinta. Se duas fases se sobrepuserem, sua capacidade de inserir um gate entre elas será prejudicada.
Comunicação: Na ferramenta de gerenciamento de projetos que estiver usando, rotule cada fase claramente para evitar confusão. Em ClickUp você pode usar pastas para gerenciar cada fase. Você pode adicionar tags ou campos personalizados para definir rótulos.
Use o guia de hierarquia do ClickUp para uma configuração de phase-gate sem esforço
Gerenciamento da equipe: Faça com que a equipe entenda os limites, as tarefas e os marcos de cada fase. Modelo de carta de projeto do ClickUp é um ótimo lugar para consolidar todas as informações sobre o projeto, suas fases e portões.
Captura de tela do modelo de Carta de Projeto de Melhoria de Processo do ClickUp
Compartilhe-o com a sua equipe, marque os participantes relevantes e atribua tarefas diretamente daqui - use-o como um documento vivo e vivo para o gerenciamento de projetos por fases. Para facilitar a execução, use qualquer um dos modelos de visão geral do projeto para configurar isso.`
2. Estabelecer critérios de acesso
Você conhece suas fases; agora é hora de instalar os portões. Em essência, o processo stage-gate exige um portão no final de cada fase. Isso significa que você não precisa se preocupar com onde colocar os portões ou com o que é necessário para abri-los.
Defina os critérios do portão que você usará para determinar se o projeto pode passar de uma fase para a outra. Por exemplo, o portão no final do estágio de iniciação do projeto pode precisar do seguinte:
- Requisitos do negócio
- Estudos que demonstrem a viabilidade do projeto
- Plano de mitigação de riscos
- Plano de alocação de recursos
- Aprovações das partes interessadas
Use essa lista como parte de seu gerenciamento do pipeline do projeto para garantir que você tenha tudo o que precisa para seguir em frente. Se você não tiver, o gerente de projeto precisará voltar e buscar. Certifique-se de que seus entregáveis estejam claramente definidos.
Em seguida, reserve um tempo para orientar cada membro da equipe sobre esses critérios para que todos estejam na mesma página.
ClickUp Goals para gerenciar critérios de acesso e métricas de sucesso Metas do ClickUp oferece uma maneira simples e visual de definir esses critérios de acesso e conectá-los ao trabalho cotidiano. Você pode criar objetivos e metas e organizá-los em pastas para serem usados no final da fase correspondente.
Os relatórios de progresso mostram como você está se saindo em tempo real. Em cada portão, você pode abrir os ClickUp Dashboards e avaliar o desempenho de forma colaborativa.
3. Atribuir guardiões
Para cada portão, designe indivíduos ou equipes específicas responsáveis por garantir que os critérios do portão sejam atendidos antes de avançar. Esses guardiões são necessários para garantir que nada - por menor que seja - passe despercebido. Eles ajudam a manter a responsabilidade, tomar decisões importantes, dar aprovações e eliminar obstáculos.
Normalmente, os patrocinadores do projeto, os gerentes seniores ou as principais partes interessadas desempenham o papel de guardiões. Eles geralmente têm acesso aos dados de gerenciamento de projetos e recebem relatórios regulares.
No ClickUp, você pode automatizar esse processo de geração de relatórios e habilitar exibições somente leitura para que os gatekeepers tenham acesso a qualquer momento.
4. Criar tarefas e subtarefas para cada fase
Com isso, a parte de planejamento do processo de gate de fase está concluída. Agora, passamos para a fase de execução. Divida cada fase em tarefas e subtarefas detalhadas. Para cada tarefa, documente tudo o que precisa ser feito para atender aos critérios do portão.
visualização da lista ClickUp para cada divisão de fase_
No ClickUp, você pode distinguir claramente as fases criando listas individuais, como conceito, desenvolvimento e teste.
Se você não tem experiência com isso, tente Modelo de projeto em fases do ClickUp . Esse modelo amigável para iniciantes ajuda a dividir as tarefas maiores em partes menores, garantindo visibilidade total e gerenciamento eficaz.
Modelo de projeto em fases
Em caso de dúvida, explore os vários modelos de gerenciamento de projetos disponíveis na plataforma.
5. Definir usuários, linhas do tempo e dependências
Atribuir usuários: Certifique-se de que todas as tarefas tenham responsáveis. Isso ajudará a manter a responsabilidade e a visibilidade.
Defina datas de vencimento: Para cada tarefa e subtarefa, atribua uma data de vencimento. Isso ajuda a estabelecer um linha do tempo do projeto programando as principais entregas e marcos.
Marque as dependências: Nenhuma tarefa é uma ilha, portanto, preste muita atenção em como cada uma se relaciona com a outra. Se uma tarefa depender de uma anterior, vincule-as no ClickUp.
Uma vez feito isso, use Recurso de gráfico de Gantt do ClickUp para mapear a linha do tempo do projeto. Certifique-se de vincular tarefas e marcos entre as fases com dependências de tarefas para que o projeto só avance quando você atender aos critérios exigidos. Para fazer um trabalho completo, use um modelo de plano de projeto .
Obtenha uma visão detalhada do projeto com o gráfico de Gantt do ClickUp
6. Acompanhe o progresso e monitore os riscos
Não deixe que todos os problemas se acumulem nos portões. Acompanhe o progresso das tarefas durante cada fase e monitore os riscos que possam surgir. Configure Dashboards do ClickUp para obter insights em tempo real.
Para o gerenciamento de riscos, crie campos personalizados e atualize os registros de gerenciamento de riscos. Revise as informações regularmente em cada portão para determinar se você abordou todos os riscos antes de prosseguir para a próxima fase.
Informações em tempo real com ClickUp Dashboards
7. Conduzir revisões de portões e documentar
Realize uma revisão do portão no final de cada fase para avaliar se o projeto está pronto para prosseguir. Em uma revisão típica do portão:
- A equipe do projeto apresenta as entregas
- Os gatekeepers avaliam o desempenho nos critérios do gate
- Os tomadores de decisão dão aprovações ou feedback para retrabalho
Uso Documentos do ClickUp para documentar o processo de revisão do portão e anexar todos os documentos relevantes, como relatórios concluídos ou resultados de testes. Isso ajuda a manter a transparência e a responsabilidade em todo o processo de gerenciamento de projetos.
Documentar revisões e aprimorar o conhecimento organizacional com o ClickUp Docs
8. Iterar e ajustar
Se surgirem problemas inesperados ou novas informações estiverem disponíveis, recalibre o plano e os critérios do projeto. Permita ajustes rápidos nos fluxos de trabalho do projeto, facilitando a implementação de mudanças. Permaneça flexível e, ao mesmo tempo, siga a abordagem estruturada do processo de gate de fase.
Quando estiver usando Modelo de roteiro de projeto do ClickUp para o seu processo de gate de fase, você poderá iterar e personalizar elementos à medida que avança.
Modelo de roteiro de projeto do ClickUp
Um bom processo de phase-gate combina as melhores práticas de várias disciplinas e modelos. Por exemplo, talvez você já esteja usando uma versão desse processo com suas retrospectivas de sprint. Por que, então, você deveria criar uma abordagem formal de phase-gate? Aqui está o motivo.
Vantagens e desvantagens do processo de gate de fase
O processo de phase-gate é mais uma estrutura ou quadro que orienta o gerenciamento de projetos. Sua implementação traz seus próprios benefícios e desafios. Discutiremos ambos abaixo para que você possa tomar uma decisão informada sobre adotá-lo ou não.
Vantagens de usar o processo de fase e portão no gerenciamento de projetos
Progressão estruturada: O processo de phase gate oferece uma estrutura clara e organizada com fases distintas, objetivos específicos e entregáveis. Essa abordagem em fases garante que as equipes:
- Concluam as tarefas essenciais e atinjam os marcos antes de passar para a próxima fase
- Concentrem-se nas principais tarefas, evitando confusão
- Mantenham o projeto no caminho certo
- Tenham pontos de controle naturais para avaliar o progresso e detectar desvios
- Alinhe-se com as metas do projeto e reduza a probabilidade de ignorar etapas essenciais do ciclo de vida do projeto
Mitigação de riscos: Com a metodologia phase-gate, as equipes avaliam e se preparam para os riscos em cada etapa do projeto execução do projeto . Cada portão oferece uma oportunidade de identificar, avaliar e abordar riscos financeiros, técnicos, operacionais ou de mercado antes de prosseguir.
Controle de custos: Ao detectar os riscos antecipadamente, o processo de fase-gate reduz a chance de encontrar problemas importantes mais tarde no projeto, o que poderia levar a atrasos, excedentes de custo ou fracasso. Uma revisão sistemática em cada portão permite que as equipes ajustem suas estratégias ou aloquem recursos adicionais para mitigar possíveis ameaças.
Melhoria na tomada de decisões: Fora da agitação do projeto, todas as partes interessadas têm um momento para respirar e avaliar seus projetos. Orientados por critérios de gate predeterminados, os participantes do projeto podem tomar decisões informadas e baseadas em evidências.
Ao avaliar dados como projeções financeiras, métricas de desempenho e avaliações de risco, as equipes garantem o alinhamento das decisões com as metas comerciais gerais e a alocação eficiente de recursos.
Os pontos de verificação pré-agendados impedem que o projeto continue em um caminho improdutivo.
Controle de qualidade: O processo de phase gate garante o controle contínuo da qualidade, exigindo que as equipes cumpram os resultados e critérios específicos em cada fase. As atividades de teste, avaliação e validação em cada fase garantem que o produto ou a solução desenvolvida atenda aos padrões e às especificações exigidos.
A aplicação dessas verificações de qualidade antes de avançar para a próxima fase reduz o risco de fornecer resultados abaixo da média ou com falhas, o que acaba resultando em um produto final de maior qualidade.
Aumento da responsabilidade: O processo de phase gate promove um senso de responsabilidade e propriedade entre todos os membros da equipe. Eles conhecem suas funções e expectativas para cada fase.
Essa avaliação regular também ajuda a identificar problemas de desempenho insuficiente ou áreas que precisam ser melhoradas. Ele cria transparência, garantindo que todo o progresso seja visível e alinhado com os objetivos do projeto.
Como qualquer outra estrutura, o phase gate não é perfeito. Aqui estão algumas de suas desvantagens comuns:
Desvantagens do processo de phase-gate
Consome muito tempo: Uma das principais desvantagens do processo de phase gate é que ele aumenta o tempo gasto em cada fase. A natureza sequencial do processo significa que nenhuma fase pode começar até que a anterior seja concluída e aprovada.
Isso pode levar a atrasos, principalmente quando são necessários processos de revisão complexos ou documentação extensa em cada porta. Em setores que exigem desenvolvimento e iteração rápidos, o tempo necessário para as aprovações de gate pode retardar o progresso, afetando drasticamente a agilidade.
Inflexível: O processo de fase-gate pode ser rígido, dificultando a adaptação das equipes a novas informações ou mudanças no escopo do projeto. Quando um projeto avança por determinados portões, revisitar decisões anteriores pode se tornar um labirinto.
Embora isso ajude a evitar desvios de escopo a falta de flexibilidade pode prejudicar a criatividade e a inovação. Isso pode desestimular as equipes a explorar novas ideias ou a fazer ajustes com base na evolução das necessidades dos clientes ou das tendências do mercado.
Uso intensivo de recursos: O processo de passagem de fase é um ônus adicional para o gerenciamento de projetos. Para ser implementado com sucesso, ele exige recursos extras, principalmente tempo, pessoal e documentação.
Além disso, a realização de revisões formais, o envolvimento das partes interessadas e a realização de alterações iterativas com base no feedback podem exigir recursos humanos e financeiros adicionais.
Risco de burocracia: O processo de phase-gate pode levar a ineficiências burocráticas, principalmente em grandes organizações. Várias assinaturas e contribuições das partes interessadas podem criar gargalos desnecessários, atrasando o progresso geral do projeto.
Essa ênfase no processo e nas revisões formais pode resultar em um foco na conformidade, em vez de na inovação ou na criação de valor, com as equipes mais preocupadas em atender aos requisitos do gate do que em promover o progresso real.
Abra os portões para novas possibilidades com o ClickUp
Embora simples, o processo phase-gate é uma poderosa técnica de gerenciamento de projetos. Ele oferece clareza sobre o que precisa ser feito e o que a equipe precisa alcançar.
Os seres humanos anseiam por ordem e organização. O processo de faseamento proporciona isso ao dividir o trabalho em partes fáceis de gerenciar e permitir que as equipes parem, ajustem e sigam em frente.
Por outro lado, o processo phase-gate pode ser visto como a antítese do ágil. Os detratores argumentam que ele cria deliberadamente bloqueios [na forma de portões], afastando a equipe das práticas de melhoria contínua.
Os realistas entendem que, quando usado corretamente, o phase gate pode ser extremamente eficaz. Ele acrescenta consistência ao trabalho cotidiano e, ao mesmo tempo, mantém a clareza sobre o panorama geral. Quando gerenciado por meio de um espaço de trabalho virtual como o ClickUp, ele oferece a todos os benefícios de visibilidade, transparência, estrutura e confiabilidade.
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