De acordo com a Pesquisa sobre Trabalho e Bem-estar da Associação Americana de Psicologia, 71% dos funcionários relataram sentir-se estressados no trabalho. Não se trata apenas de esgotamento mental: 44% dos trabalhadores relataram sentir-se fisicamente exaustos.
Em resposta, as empresas começaram a implementar benefícios para os funcionários, como licenças ilimitadas e semanas de trabalho de quatro dias, para incentivá-los a fazer uma pausa.
No entanto, o americano médio (com PTO ilimitado) tira apenas 10 dias de férias por ano .
As empresas podem estar dizendo: “Vá em frente, tire essa folga!” Mas, muitas vezes, a realidade operacional torna difícil para os funcionários se desconectarem e recarregarem totalmente as energias. Cargas de trabalho excessivas, o estigma de solicitar folga e outros fatores fazem com que os funcionários evitem isso.
A solução: um processo padronizado de solicitação de licenças — com modelos de solicitação de licenças — que reduz o desgaste emocional de solicitar e aprovar licenças e garante que todos os funcionários sejam tratados de forma equitativa ao solicitar licenças.
Este artigo explora esse tópico e fornece 10 modelos gratuitos para ajudá-lo a criar um processo de férias tranquilo e sem estresse para todos os envolvidos.
O que são modelos de solicitação de folga?
Um modelo de solicitação de licença é um documento padronizado que os funcionários utilizam para solicitar formalmente uma licença do trabalho. Ao padronizar as solicitações de licença, as empresas podem acelerar o processo de aprovação, reduzir erros e, mais importante, garantir a conformidade com as políticas de licença.
Um modelo de solicitação de folga geralmente vem com as três seções a seguir:
- Detalhes do funcionário: informações básicas sobre o funcionário, como nome, número de identificação, departamento e cargo.
- Detalhes da solicitação: datas de início e término, tipo de licença (férias, licença médica, licença pessoal etc.) e um breve motivo para a ausência.
- Seção de aprovação: esta área é reservada para assinaturas e datas para documentar o processo de aprovação e inclui a assinatura do funcionário, a aprovação do supervisor e, às vezes, a confirmação do RH.
Além disso, embora a estrutura básica dos formulários de solicitação de licença permaneça consistente, pode haver variações com base no tamanho da empresa, no setor e nas políticas específicas de licença. Por exemplo, algumas empresas podem solicitar o método preferencial de contato durante a licença ou mencionar quem será o responsável direto (DRI) pelos seus projetos quando você estiver indisponível.
O que torna um modelo de solicitação de folga bom?
O modelo certo de solicitação de licença é importante para um processo de RH eficiente e tranquilo. Ele deve simplificar as coisas, não aumentar sua carga de trabalho.
Aqui estão os principais fatores a serem considerados ao escolher um modelo:
- Registro de auditoria: o modelo deve incluir recursos para rastrear o status das solicitações, incluindo datas de envio, níveis de aprovação e históricos de versões — especialmente importante se você considera a transparência um valor fundamental da empresa.
- Inclui todas as informações: deve abranger todos os detalhes importantes necessários tanto para o funcionário quanto para o aprovador, para que você possa minimizar a comunicação de ida e volta.
- Adaptável: além das informações básicas, um bom modelo deve ser personalizável para vários tipos de licença.
- Escalável: você deve poder usar o mesmo modelo (talvez com algumas pequenas modificações) por pelo menos alguns anos ou se o número de funcionários da sua empresa aumentar.
- Recursos de integração: procure um modelo que se integre ao seu software de RH e folha de pagamento para que você possa acompanhar as licenças dos funcionários.
Opcionalmente, procure modelos que possam ser personalizados com o logotipo da sua empresa e sejam compatíveis com dispositivos móveis. Isso adiciona uma aparência profissional e garante fácil acesso para os funcionários em trânsito.
10 modelos gratuitos de solicitação de licença
Selecionamos 10 modelos gratuitos de formulários de solicitação de licença para você simplificar suas operações de RH e começar a trabalhar imediatamente:
1. Modelo de solicitação de folga do ClickUp
O modelo de solicitação de folga do ClickUp foi projetado para simplificar todo o processo de gerenciamento de férias, desde as solicitações dos funcionários até as aprovações dos gerentes. Ele ajuda você a acompanhar o tempo dos funcionários e saber quem está fora do escritório e quando, para que você possa planejar sua carga de trabalho de acordo com a ausência deles.
Criado com base no ClickUp Projects (o pacote de gerenciamento de tarefas do ClickUp), o modelo permite que os funcionários enviem facilmente solicitações de folga, visualizem o status de suas solicitações e até recebam notificações quando a solicitação for aprovada ou rejeitada.
A melhor coisa sobre este modelo é que ele vem com um Formulário de Solicitação de Licença com campos personalizados para o tipo de licença, número de horas/dias, datas de início e término e motivo da solicitação formal. Ele também possui seções separadas onde o solicitante e o supervisor podem adicionar suas assinaturas eletrônicas.
Depois que um funcionário enviar o formulário, você pode usar o ClickUp Automations para atribuí-lo ao supervisor direto, que poderá analisar a solicitação. Os gerentes também podem usar as visualizações Quadro e Lista para ver quem está de folga e filtrar as solicitações com base no status: novas, aprovadas ou rejeitadas.
Com campos designados para tudo, este modelo automatiza todo o processo de solicitação de licenças e garante que todos estejam em sintonia. Além disso, a natureza objetiva do formulário dá aos funcionários a liberdade de solicitar licenças sem se sentirem restritos ou microgerenciados.
2. Modelo de calendário de férias da ClickUp
Pode haver uma infinidade de aplicativos e rastreadores sofisticados, mas nada supera um calendário da empresa quando se trata de organizar o tempo. Seja para acompanhar tarefas, reuniões ou férias dos funcionários, um calendário oferece uma visão geral clara que nenhum outro sistema consegue igualar.
Se você aprecia a simplicidade e a clareza visual de um calendário, o modelo de calendário de férias do ClickUp é ideal para você. Ele cria uma visualização compartilhável do calendário com todas as folgas dos seus funcionários, para que todos saibam quem está presente ou ausente.
O calendário não só mostra quem está fora do escritório, mas também controla quantos dias cada funcionário tirou de folga. Isso é especialmente útil para incentivar os membros da equipe a usar suas férias.
Veja como isso funciona:
- Primeiro, crie um documento no ClickUp Docs e descreva quanto tempo de folga os funcionários têm e como isso é tratado.
- Crie o formulário de solicitação de PTO usando os formulários do ClickUp.
- Use a visualização do calendário do ClickUp para visualizar as folgas remuneradas dos funcionários.
- Conecte o ClickUp ao seu software de RH para acompanhar o número de licenças dos funcionários e atualizá-las.
Por fim, você pode tornar o calendário público para promover a visibilidade e a transparência entre todos os funcionários.
3. Modelo de formulário de solicitação do ClickUp
Este não é um modelo direto de solicitação de licença, mas sim a base para um processo de licença tranquilo. O modelo de formulário de solicitação do ClickUp simplifica o processo de integração, coletando todas as informações necessárias dos novos contratados de uma só vez.
Sempre que um novo membro se junta à equipe, o funcionário (ou seu líder) e sua equipe podem facilmente solicitar à equipe de People Ops que configure o perfil do funcionário e lhe dê acesso ao formulário e ao calendário de férias.
Embora o formulário tenha alguns campos básicos, você pode adicionar campos extras para detalhes de turnos, informações baseadas na localização ou outros dados relevantes. Por exemplo, se você tiver políticas de licença diferentes para diferentes regiões e tipos de licença, como férias e licença médica, poderá especificar qual política se aplica ao novo contratado.
Dessa forma, você demonstra seu compromisso com o bem-estar dos funcionários e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
4. Modelo de solicitações da equipe ClickUp
Lidar com vários formulários para diferentes solicitações pode se tornar caótico rapidamente, especialmente se você for uma startup ou uma PME (pequena e média empresa) com muitas responsabilidades. Nesses casos, um único formulário para todas as solicitações dos funcionários pode ajudar.
O Modelo de Solicitações da Equipe ClickUp é um formulário geral que os funcionários enviam para solicitar qualquer coisa, desde equipamentos de hardware e acesso a ferramentas até folgas. Isso também facilita para os gerentes, pois eles não precisam verificar vários formulários para ver se há uma nova solicitação.
Tudo o que você precisa fazer é adicionar uma nova categoria para “folga” no formulário, juntamente com campos personalizados para detalhes de licença, e pronto. Como o ClickUp Forms vem com campos condicionais, você pode mostrar aos funcionários apenas os campos relevantes para cada tipo de solicitação.
Enquanto a Visualização do Quadro permite que os líderes de equipe categorizem as solicitações, você pode definir as solicitações de folga como alta prioridade usando as Automações do ClickUp para que elas sejam atendidas o mais rápido possível.
Isso ajuda você a criar um sistema único e eficiente para todas as solicitações internas.
5. Modelo de programação da equipe ClickUp
A gestão da carga de trabalho durante as ausências dos funcionários é fundamental para garantir que todos os processos de negócios da sua organização funcionem sem problemas. Ela ajuda os gerentes a redistribuir tarefas para garantir que os projetos continuem em dia, mesmo quando os membros da equipe estão fora do escritório. Dessa forma, os funcionários podem aproveitar suas folgas sem se preocupar com o acúmulo de trabalho — um dos principais motivos pelos quais a maioria dos funcionários evita solicitar folgas.
O Modelo de Cronograma da Equipe ClickUp é um modelo de tarefa simples que os líderes e gerentes de equipe podem duplicar e usar sempre que aprovarem as solicitações de folga. A lista de verificação vem com quatro itens de ação:
- Analise os prazos e datas de vencimento das tarefas na agenda de um funcionário.
- Verifique quem mais faz parte do projeto (ou pode ajudar).
- Verifique a programação atual e futura deles.
- Confirme com eles se podem assumir alguma das tarefas de alta prioridade.
Ao fornecer uma abordagem estruturada para a redistribuição de tarefas, este sistema garante a continuidade do projeto, evita gargalos e, o mais importante, reduz o estresse dos funcionários em licença e de seus colegas.
6. Modelo de escala de turnos do ClickUp
Se o gerenciamento da carga de trabalho para funcionários em um horário regular das 9 às 5 já é complexo, isso se torna ainda mais difícil para empresas com vários turnos. Um cronograma de turnos bem estruturado, que oferece uma visão geral clara da disponibilidade da equipe, pode ajudar a garantir um planejamento e aprovação eficientes das folgas.
O modelo de escala de turnos do ClickUp simplifica bastante esse processo.
O modelo ajuda a dividir as funções em turnos, atribuí-las à pessoa responsável e acompanhar as ausências. Isso permite que você:
- Veja quem está trabalhando e quando, em um piscar de olhos.
- Acompanhe facilmente quem está ausente e por quê.
- Ajuste os turnos com base na disponibilidade da equipe.
- Antecipe as necessidades de pessoal e possíveis faltas
Ao centralizar as informações sobre turnos, o modelo melhora estrategicamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
Você acha que o processo poderia ser melhor? O ClickUp Goals pode ajudá-lo a avaliar o desempenho de seus turnos e identificar áreas que precisam ser melhoradas. Você pode definir marcos e metas para medir a eficiência de seus processos e encontrar áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, você pode usar metas Verdadeiro/Falso no ClickUp para verificar se você atende às suas necessidades de pessoal diariamente.
Basicamente, você não apenas gerencia os horários dos turnos, mas também os otimiza para obter a máxima eficiência.
7. Modelo de calendário de programação da equipe ClickUp
O modelo de calendário de programação da equipe ClickUp ajuda a facilitar o processo de transferência de tarefas de um funcionário que está tirando férias, garantindo que as tarefas e informações essenciais sejam compartilhadas antes de sua ausência. Isso minimiza atrasos no projeto, permite uma transição suave e permite que os funcionários se desconectem totalmente durante suas férias.
O modelo vem com quatro visualizações:
- Atividades do projeto: uma “visualização em lista” onde você pode obter uma visão geral de todas as tarefas atribuídas à equipe, além de criar e gerenciar novas tarefas.
- Agenda semanal: um quadro no estilo Kanban que organiza visualmente as tarefas com base nas datas de vencimento.
- Carga de trabalho: esta visualização fornece uma imagem clara das cargas de trabalho individuais e da equipe, ajudando a equilibrar as atribuições e evitar sobrecargas. A melhor parte é que você pode modificar a duração da visualização para um mês, duas semanas ou uma semana e planejar proativamente as folgas dos funcionários.
- Agenda da equipe: trata-se de uma visualização em calendário que exibe a duração e as sobreposições das tarefas, permitindo uma gestão eficiente do tempo e alocação de recursos.
Isso ajuda os colegas de equipe a coordenar seus esforços, seja assumindo responsabilidades adicionais durante a ausência de um colega ou identificando possíveis dependências. Ao mesmo tempo, os gerentes podem redistribuir o trabalho de forma eficiente, sem sobrecarregar ninguém.
8. Modelo de programação horária do ClickUp
O acompanhamento das folgas dos funcionários horistas pode tornar-se caótico se não tiver um sistema preciso em vigor. Ao contrário dos trabalhadores assalariados com remuneração fixa, os funcionários horistas são pagos com base nas horas efetivamente trabalhadas. Isto significa que tem de acompanhar não só os “dias de folga”, mas também as “horas de folga”.
O Modelo de Horário por Hora do ClickUp fornece uma estrutura para gerenciar trabalhadores por hora usando uma combinação de visualizações de calendário e rastreadores de tempo. Isso ajuda você a acompanhar o tempo real que alguém trabalhou e garante registros precisos da folha de pagamento.
O modelo possui uma visualização de calendário semanal, onde você pode planejar a programação de um funcionário para um gerenciamento de tempo eficiente.
Sempre que um funcionário quiser tirar uma hora (ou um dia) de folga, você pode bloquear esse horário específico como “Fora do escritório” e incluir uma nota explicando o motivo da folga. Muito prático, não é?
9. Modelo de RH para registro de folgas da Template.net
Se você tem uma pequena empresa ou prefere uma abordagem simples para acompanhar os pedidos de licença, este Modelo de RH para registro de licenças da Template.net pode ajudar. Basta duplicá-lo para cada funcionário e atualizá-lo sempre que alguém tirar uma licença. É uma maneira descomplicada de acompanhar os dias de férias e outras ausências.
O modelo inclui detalhes essenciais, como informações dos funcionários, licença remunerada, tipos de licença, saldo restante e histórico de folgas tiradas. Adicionar a política a cada registro de funcionário pode ser útil se você tiver diferentes políticas e categorias de licença — para funcionários em tempo integral, meio período e assim por diante.
Assim, você não apenas centraliza os registros de férias dos funcionários, mas também garante a conformidade com as políticas de férias da empresa.
Leia também: Como evitar a microgestão no local de trabalho
10. Formulário de solicitação de licença para funcionários de startups da Template.net
O último modelo da nossa lista é outro modelo simples. O Formulário de Solicitação de Licença para Funcionários de Startups da Template.net é um formulário simples que os funcionários podem compartilhar com seus gerentes ao solicitar licenças.
Ele tem quatro seções: detalhes do funcionário, detalhes da licença, aprovação do gerente (e comentários) e aprovação do RH. Você também pode anexar arquivos se a política da sua empresa exigir um atestado médico ao tirar licença médica.
Este modelo é particularmente adequado para pequenas empresas e startups, onde é preferível um sistema de gerenciamento de férias simples.
Gerencie as folgas dos funcionários com o ClickUp
Um sistema de gerenciamento de folgas bem estruturado não apenas ajuda você a acompanhar as ausências e gerenciar as cargas de trabalho, mas também garante que você cumpra as regulamentações trabalhistas locais. E o ClickUp pode ajudar.
Seu conjunto de ferramentas de gerenciamento de trabalho — modelos de solicitação de licença, horários da equipe, controle de ponto e recursos de gerenciamento da carga de trabalho — pode ajudar você a simplificar o processo, reduzir idas e vindas e criar uma cultura que prioriza o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Além disso, como o ClickUp se integra a mais de 1.000 aplicativos e plataformas (incluindo a maioria dos softwares de gestão de RH e folha de pagamento), você pode acompanhar automaticamente as licenças e garantir pagamentos precisos.
Então, por que não experimentar? Inscreva-se gratuitamente no ClickUp e padronize seu processo de solicitação (e aprovação) de licenças.