Vivemos numa era em que grande parte da nossa comunicação ocorre através de canais digitais, especialmente e-mails. Mesmo com o surgimento de muitas alternativas ao e-mail, os e-mails continuam a ser a base da comunicação profissional. Eles têm o poder de transmitir muito mais do que as nossas intenções; mostram o nosso profissionalismo e atenção aos detalhes.
Seja para enviar uma candidatura a um emprego, coordenar um projeto ou simplesmente entrar em contato com um colega, a forma como você redige um e-mail pode ter um impacto significativo na resposta que receberá. Revisar as regras de etiqueta para e-mails garante que seu e-mail seja educado e profissional e seja bem recebido.
Neste guia, discutiremos 20 diretrizes essenciais para redigir e-mails profissionais rapidamente.
Entendendo a etiqueta do e-mail
A etiqueta do e-mail é um conjunto de diretrizes sociais que devem ser seguidas ao escrever ou responder e-mails. Ela indica como interagir por e-mail para garantir uma comunicação clara, concisa e respeitosa.
Você está se perguntando por que isso é importante, se, no fim das contas, o e-mail é apenas uma ferramenta de comunicação? Bem, uma das razões é que as palavras escritas não são acompanhadas por sinais não verbais. A ausência de expressões faciais e tons de voz torna incrivelmente fácil para as pessoas interpretarem mal o tom da mensagem. Portanto, ao seguir estas diretrizes, você garante que sua comunicação seja educada e clara.
Aqui estão algumas outras razões pelas quais a etiqueta no e-mail é importante:
- A primeira impressão é importante: A maneira como você redige seus e-mails costuma ser a primeira impressão que os outros têm do seu profissionalismo e atenção aos detalhes
- Clareza e eficiência: Uma etiqueta adequada no e-mail garante que sua mensagem seja clara, reduzindo a probabilidade de mal-entendidos e a necessidade de e-mails de acompanhamento
- Profissionalismo: Respeitar as regras de etiqueta no e-mail reflete seu profissionalismo. Isso mostra que você respeita o tempo do destinatário e compreende as normas da comunicação profissional
- Comunicação eficaz: E-mails bem estruturados, educados e sem erros aumentam a eficácia da sua comunicação. Isso é particularmente importante em um ambiente profissional, onde falhas de comunicação podem levar a confusão e ineficiências
Seguindo as regras de etiqueta do e-mail, você pode construir relacionamentos duradouros, comunicar suas intenções com clareza e garantir que todos estejam em sintonia.
20 dicas de etiqueta para e-mails e melhores práticas
Agora que você conhece a importância da etiqueta no e-mail, vamos entender as 20 dicas e melhores práticas que você deve ter em mente ao escrever e-mails:
1. Cumprimente como um profissional
Começar seu e-mail com uma saudação educada estabelece um tom profissional e demonstra respeito pelo destinatário. O tipo de saudação que você usa deve ser adequado ao nível de formalidade do seu relacionamento com o destinatário e ao contexto da comunicação.
Portanto, usar "hey there" com um cliente ou supervisor seria inadequado. Da mesma forma, usar "Dear
Aqui estão algumas saudações informais que você pode usar em e-mails informais:
- Olá
- Olá
- Ei,
- Olá
Para comunicações formais ou quando escrever para alguém pela primeira vez, você pode usar estas saudações:
- Prezado(a)
- Bom dia/boa tarde/boa noite
- Prezado(a)
Evite usar saudações excessivamente informais, como "E aí!" ou impessoais, como "A quem possa interessar". Além disso, evite pular a saudação, pois ir direto ao conteúdo pode parecer abrupto ou rude. Dedicar um momento para se dirigir ao destinatário de maneira adequada pode fazer uma grande diferença na forma como seu e-mail será recebido.
2. Assine com estilo
Concluir seu e-mail com uma despedida adequada é tão importante quanto começar com uma saudação. Uma despedida adequada fornece uma conclusão clara ao seu e-mail e deixa uma impressão final de profissionalismo.
Formas de encerramento que você pode usar em e-mails formais:
- Atenciosamente
- Atenciosamente
- Tenha um ótimo dia
- Obrigado
Formas de encerrar um e-mail mais informal incluem:
- Melhor
- Saúde!
- Obrigado
- Feliz
- Até breve
- Atenciosamente
Após assinar, não se esqueça de incluir seu nome.
Evite usar despedidas como "Xoxo" (muito íntimo), "respeitosamente" ou "atenciosamente" (muito antiquado) ou apenas escrever seu nome (muito abrupto).
Para uma comunicação profissional, também recomendamos adicionar uma assinatura de e-mail que forneça ao leitor todas as suas informações de contato e dê ao seu e-mail uma aparência mais profissional.
3. Acertar na linha de assunto
Imagine que você recebe dois e-mails. O assunto do primeiro e-mail é "reunião", enquanto o segundo diz "Projeto X: Reunião da equipe em 15 de julho às 10h"
Qual você provavelmente verificaria primeiro?
A primeira linha de assunto é curta, vaga e não diz nada sobre o conteúdo do e-mail. A segunda linha de assunto, por outro lado, é breve e descritiva e permite saber de forma concisa sobre o que trata o e-mail.
Assuntos claros e relevantes ajudam o destinatário a priorizar seu e-mail e garantem que sua mensagem receba a atenção necessária.
Ao escrever uma linha de assunto, certifique-se de que ela seja concisa, descritiva e prática. Pense nela como o título do seu e-mail — ela deve chamar a atenção e fornecer contexto. Evite usar letras maiúsculas, pontuação excessiva ou termos genéricos que não transmitam a natureza específica do seu e-mail.
4. Seja claro, mas abrangente
O e-mail ideal consegue um equilíbrio entre concisão e abrangência. Concisão significa ir direto ao ponto e evitar enrolação. Abrangência, por outro lado, garante que todos os detalhes essenciais sejam abordados.
Por exemplo:
- Isso é muito longo: Estou escrevendo para informar que concluí o relatório, que está pronto para revisão. Se você tiver alguma dúvida ou precisar de informações adicionais, não hesite em entrar em contato comigo
- Isto é conciso: O relatório está completo e pronto para revisão. Por favor, informe-me se precisar de informações adicionais
Ao escrever seu e-mail, use parágrafos curtos para dividir as informações importantes e facilitar a leitura. Evite frases longas e confusas — não fique enrolando. Dito isso, certifique-se de fornecer todos os detalhes e o contexto necessários para evitar troca de mensagens.

5. Use pontuação adequadamente
A pontuação adequada melhora a legibilidade do seu e-mail e facilita a compreensão. Ajuda a transmitir sua mensagem com clareza e evita mal-entendidos
Use a quantidade certa de pontuação, sem abusar ou economizar. Por exemplo, algumas pessoas tendem a usar muitos pontos de exclamação, o que pode soar excessivamente emocional em comunicações formais.
Aqui estão algumas regras a ter em mente:
- Certifique-se de que todas as linhas terminam com um sinal de pontuação final
- Não adicione muitos pontos de interrogação (ou exclamação) a um e-mail. Se tiver muitas perguntas, tente reformular algumas delas de forma diferente
- Sempre use uma vírgula para separar itens em uma lista e antes de uma conjunção coordenativa que conecta duas orações independentes
- Adicione uma vírgula para pontuar sua saudação
6. A gramática é fundamental
A gramática não é muito importante quando você está se comunicando de maneira informal pelo Slack ou WhatsApp. No entanto, os e-mails funcionam de maneira diferente. É fundamental seguir regras gramaticais básicas, como concordância entre sujeito e verbo, pronomes adequados, tempos verbais corretos e uso de maiúsculas e minúsculas.
No chat, pode-se não pensar na diferença entre palavras como "its/it's", "loose/lose", "I/me", "they're/their", etc.
Por exemplo, escrever "Eles vão revisar o relatório deles" em vez de "Eles vão revisar o relatório" certamente criará confusão. Além disso, isso não ajuda a causar uma boa impressão.
É claro que, mesmo com todas as regras, é natural cometer erros às vezes. Nesse caso, considere usar IA em e-mails ou ferramentas de redação de e-mails para escrever mensagens sem erros.
7. Revise seu e-mail
Uma extensão do ponto acima: sempre revise seu e-mail antes de enviar. Isso ajudará você a detectar erros de ortografia, gramática e pontuação que você possa ter deixado passar. Você também pode usar aplicativos de verificação gramatical.
No entanto, a revisão vai além de corrigir erros ortográficos. Envolve verificar o fluxo geral e a clareza do seu e-mail. Certifique-se de que suas frases estão bem estruturadas e seus pontos estão organizados de forma lógica. Você também pode tentar ler seu e-mail em voz alta para identificar frases muito longas.

8. Mantenha a profissionalidade
E-mails profissionais e respeitosos são essenciais no ambiente de trabalho. Seu tom, linguagem e abordagem geral devem refletir cortesia e consideração pelo destinatário. Por exemplo,
❌"Ei, preciso desse relatório o mais rápido possível. Obrigado." Isso não é profissional nem respeitoso
✅"Olá, João, por favor, envie-me o relatório concluído até ao final do dia. Obrigado." Isto é profissional, claro e educado
Evite usar gírias ou linguagem excessivamente informal — certifique-se de que o destinatário não ache sua comunicação confusa. Inclua um bom assunto, saudação e despedida. Divida o conteúdo em parágrafos para melhorar a legibilidade.
9. Use emojis com moderação
Os emojis podem adicionar um toque pessoal aos seus e-mails e torná-los mais amigáveis. No entanto, devem ser sempre usados com moderação e apenas em contextos apropriados.
Em contextos profissionais, é melhor usar emojis apenas se você conhecer bem o destinatário e tiver certeza de que eles serão recebidos de forma positiva. Em caso de dúvida, é mais seguro omitir todos eles.
Se você planeja usar emojis, certifique-se de equilibrar seu uso. Além disso, evite cometer gafes culturais ao escolher um emoji. Por exemplo, alguns gestos que consideramos normais podem ser altamente desrespeitosos em outras culturas.
Aqui está um e-mail em que o uso de um emoji no final pode ser apropriado: "Oi, João, só estou verificando o relatório. Espero que você esteja tendo um ótimo dia! 🙂"
O uso excessivo de emojis não é profissional: "Vejo vocês amanhã bem cedo! 🙂🙂✨✨"
10. Sinalize esses anexos
Ao incluir anexos em seu e-mail, mencione-os no corpo do texto e certifique-se de que eles estejam nomeados corretamente. Isso ajuda o destinatário a entender sua relevância. Considere adicionar uma frase simples como "Encontre o relatório em anexo. "
Você também pode adicionar uma descrição mais detalhada, se for relevante. Por exemplo: "Encontra em anexo o Relatório de Vendas do segundo trimestre. Ele inclui os últimos números de vendas e a análise de desempenho. Entre em contato se precisar de mais informações."
11. Aguarde 24 horas para fazer o acompanhamento
A paciência é uma virtude na comunicação por e-mail. Portanto, dê ao destinatário pelo menos 24 horas para responder antes de enviar um e-mail de acompanhamento. É claro que o tempo certo para o acompanhamento varia de acordo com a urgência da situação e seu relacionamento.
Além disso, ao fazer o acompanhamento, seja educado e atencioso. Você pode reconhecer que a pessoa pode estar ocupada. Se for um assunto urgente, você pode mencionar a urgência educadamente.
Por exemplo: "Olá, Sarah, gostaria de dar seguimento ao meu e-mail anterior sobre nossa reunião. Você poderia confirmar sua disponibilidade? Precisamos definir a programação até amanhã. Obrigado!"
💡 Dica profissional: Tem dificuldade em lembrar-se de quando deve fazer o acompanhamento e com quem? Configure lembretes no ClickUp para nunca mais se esquecer de uma mensagem importante
12. Responda a tempo
A maioria de nós tem agendas incrivelmente ocupadas, o que dificulta responder e-mails rapidamente. No entanto, esforce-se para responder aos e-mails dos seus colegas dentro de 24 horas.
Se o e-mail for de uma pessoa desconhecida ou de um contato externo e não for urgente, você pode esperar alguns dias para responder. Se estiver marcado como urgente, tente responder o mais rápido possível.
Respostas oportunas demonstram profissionalismo e respeito pelo remetente. Se precisar de mais tempo para dar uma resposta completa, um e-mail rápido de confirmação de recebimento pode manter o remetente original informado e seguro de que seu e-mail foi recebido e está sendo analisado.
Você pode agendar seus e-mails usando soluções de gerenciamento de e-mail para respostas oportunas. Você também pode criar modelos de e-mail para acelerar o processo de resposta.
Bônus: Aprenda a criar modelos de e-mail no Gmail com nosso guia completo!
13. Use CC e CCO de forma adequada
Use CC (cópia carbono) e CCO (cópia oculta) com cuidado e nas situações certas.
Você deve usar CC para incluir pessoas que precisam estar cientes do conteúdo do e-mail, mas não são os destinatários principais. Isso manterá todos informados sem exigir nenhuma ação da parte deles.
Por outro lado, use CCO ao enviar e-mails para um grande grupo de pessoas que devem ser informadas, mas não precisam necessariamente ver os endereços de e-mail uns dos outros, como em um anúncio organizacional ou quando a privacidade é uma preocupação.
14. Use a opção "responder a todos" com sabedoria
Quem gosta de ver a caixa de entrada cheia de e-mails que não são da sua conta? Ninguém!
Para muitos de nós, tentar praticar o inbox zero e manter a caixa de entrada organizada significa remover e-mails copiados desnecessariamente.
É por isso que você deve usar o recurso "responder a todos" com critério e evitar confusão. Antes de clicar em "responder a todos", considere se todos os destinatários precisam ver sua resposta. Se sua resposta for relevante apenas para uma ou duas pessoas, responda diretamente a elas.
15. Defina uma mensagem de ausência do escritório

Uma das melhores estratégias de gerenciamento de e-mails é definir mensagens de ausência do escritório. Se você estiver ausente e não puder responder aos e-mails, configure uma resposta automática para informar aos remetentes sobre sua ausência e forneça contatos alternativos, se necessário.
Considere incluir detalhes como:
- Datas ou duração da sua ausência
- Uma pessoa alternativa para contato em caso de trabalho urgente
Não se esqueça de informar a pessoa que você está listando na sua mensagem de ausência do escritório sobre isso.
16. Mantenha um tom neutro ou positivo
Pode ser difícil transmitir o tom certo por e-mail. No entanto, isso pode afetar significativamente a forma como a sua mensagem é recebida. Use um tom adequado ao objetivo do e-mail e ao seu relacionamento com o remetente.
Aqui estão algumas coisas a ter em mente:
- Evite palavras negativas como erros, falhas, problemas, etc.
- Use poucos ou nenhum adjetivo, incluindo realmente, altamente, profundamente, etc.
- Evite enviar algo muito abrupto ou excessivamente informal
Em caso de dúvida, siga o exemplo do destinatário. Se ele escrever de maneira informal e fizer conversa fiada, faça o mesmo. Se ele for direto, mantenha suas mensagens curtas também.
Se você decidir usar IA para escrever seu e-mail, use uma que permita definir o tom antes de criar o e-mail.

17. Verifique duas vezes os destinatários
Antes de enviar seu e-mail, sempre verifique se você digitou o endereço correto do destinatário. Enviar e-mails para a pessoa errada pode levar a falhas de comunicação ou violação de confidencialidade, especialmente se o e-mail contiver informações confidenciais.
Além disso, se estiver respondendo a um e-mail, certifique-se de que ele seja direcionado à caixa de entrada do destinatário pretendido e não a um grupo inteiro.
18. Use o humor com moderação
Assim como o tom, o humor também pode ser algo complicado de usar em e-mails. Na ausência de sinais não verbais, não há garantia de que o destinatário entenderá sua piada.
Além disso, o humor é altamente subjetivo. Portanto, o que pode parecer engraçado para você pode ser mal interpretado ou até mesmo ofensivo para outra pessoa.
É por isso que é melhor não usá-lo na comunicação profissional, a menos que você conheça bem o destinatário e tenha certeza de que ele apreciará seu humor.
19. Use fontes e formatos padrão
Usar fontes chamativas, cores e formatação extra pode parecer uma ótima maneira de destacar seu e-mail dos demais, mas pode ter resultados desastrosos.
Imagine receber um e-mail escrito em Comic Sans e destacado em azul. Você confiaria no profissionalismo do remetente? Provavelmente não.
É por isso que é sempre melhor manter uma fonte e formatação padrão. Não use negrito, itálico ou cores diferentes para destacar seu e-mail. Mantenha-o limpo e consistente para melhorar a legibilidade.
20. Conheça o seu público
Por último, escreva para o seu público. Se estiver enviando um e-mail para seus colegas, ajuste sua linguagem de acordo com o nível de familiaridade, função e contexto deles.
Por exemplo, ao enviar um e-mail para um público técnico, você pode dizer:
"Os indicadores de desempenho do segundo trimestre indicam um aumento de 15% no tempo de atividade do servidor devido à recente atualização da infraestrutura."
Mas se você precisa dizer a mesma coisa para um público não técnico, dizer isso funcionará melhor:
"Nossa recente atualização de infraestrutura melhorou a confiabilidade do servidor, resultando em menos tempo de inatividade."
Compreender o seu público ajuda-o a elaborar a sua mensagem de forma relevante e compreensível para ele.
Melhorando a comunicação da equipe com o Clickup e o e-mail
Trabalha em vários projetos distribuídos por vários clientes? Desde lidar com atualizações de projetos díspares até responder a diferentes membros da equipe e resolver dúvidas, sua caixa de entrada pode facilmente se transformar em uma bagunça caótica, e sua etiqueta de e-mail pode ser prejudicada.
É aqui que as ferramentas de gerenciamento de caixa de entrada e gerenciamento de projetos por e-mail podem ajudar. Elas transformam sua caixa de entrada em um espaço de trabalho colaborativo onde você pode gerenciar facilmente vários projetos.
O ClickUp é uma ferramenta de comunicação e produtividade de e-mail que o ajudará a aperfeiçoar a arte de gerenciar sua caixa de entrada. Os recursos de gerenciamento de projetos por e-mail do ClickUp permitem criar projetos ilimitados, acompanhar a produtividade da equipe e seguir as regras de etiqueta do e-mail.

Recursos como mais de 50 receitas de automação de tarefas, visualizações personalizáveis, integrações com terceiros, atalhos de teclado, modelos e muito mais tornam o ClickUp ideal para o gerenciamento de tarefas por e-mail.
Max Segal, gerente de sistemas de informação e computação, tem o seguinte a dizer sobre o ClickUp:
A criação automatizada de tarefas a partir de endereços de e-mail de pastas e a integração com o Slack da empresa fizeram uma enorme diferença na eficiência do fluxo de trabalho!
A criação automatizada de tarefas a partir de endereços de e-mail de pastas e a integração com o Slack da empresa fizeram uma enorme diferença na eficiência do fluxo de trabalho!
Veja como você também pode usar o ClickUp para obter os mesmos resultados no seu local de trabalho:
Integre com o Gmail e o Outlook

A integração do ClickUp com o Gmail permite a sincronização automática entre as duas plataformas. Você pode transformar automaticamente e-mails no Gmail em novas tarefas no ClickUp. Você também pode anexar e-mails a tarefas, fazer upload de anexos de e-mail para elas e muito mais.
A integração do ClickUp com o Outlook oferece recursos semelhantes, incluindo a criação automática de tarefas a partir de e-mails.
Envie e-mails a partir do ClickUp
O ClickUp permite enviar e-mails e responder a mensagens diretamente da plataforma. Você pode adicionar anexos, vincular e-mails a tarefas, marcar sua equipe para garantir que todos estejam atualizados e até mesmo responder a notificações.
Com o ClickUp Tasks, você também pode vincular e-mails recebidos a itens de trabalho e configurar a automação de e-mails para campanhas de gotejamento ou boletins informativos.
A extensão do Chrome permite criar tarefas a partir de e-mails e até mesmo anexar e-mails às tarefas.
Adicionar comentários
O ClickUp permite enviar e responder comentários sobre tarefas diretamente da sua caixa de entrada. Você pode adicionar anexos e garantir que todas as conversas relacionadas a uma tarefa específica fiquem no mesmo lugar.
Modelos
O ClickUp oferece uma ampla variedade de modelos pré-criados para facilitar o gerenciamento de e-mails. O modelo de marketing por e-mail do ClickUp permite planejar campanhas, agendar mensagens, acompanhar métricas de sucesso, automatizar e-mails com gatilhos e enviar e-mails direcionados sempre que necessário.
Escreva e edite e-mails
O ClickUp Brain é um poderoso assistente de IA que permite escrever e-mails instantaneamente. Você pode usá-lo para escrever conteúdo específico para cada função, definir um tom profissional, adicionar pontos principais e definir uma agenda. Você também pode usar o AI Writer do ClickUp Brain para melhorar sua redação, corrigir ortografia ou gramática, torná-la mais longa ou mais curta, ou simplificá-la.
Dominando a etiqueta do e-mail para o sucesso profissional com o ClickUp
Dominar a etiqueta do e-mail é essencial para criar interações claras, respeitosas e eficazes. Desde a revisão da mensagem até ao tom respeitoso, a etiqueta do e-mail desempenha um papel crucial na forma como os seus e-mails são percebidos e respondidos.
Utilizar ferramentas como o ClickUp pode otimizar o gerenciamento de seus e-mails e garantir que você se mantenha organizado, cumpra prazos e se comunique com clareza e precisão. Desde a criação de modelos e automação de acompanhamentos até a revisão de seus e-mails e a criação de tarefas a partir deles, o ClickUp permite que você faça isso e muito mais.
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