Tradicionalmente, a compra de software era realizada por equipes de aquisição, que também compravam tudo o mais para a empresa, desde máquinas de café até lenços de papel.
Isso era possível porque a compra de software não exigia conhecimento especializado. Havia apenas alguns produtos em cada categoria e os preços eram simples.
A chegada das tecnologias em nuvem e dos modelos de Software como Serviço (SaaS) mudou isso drasticamente.
- Todas as categorias estão saturadas; por exemplo, a G2 lista 712 produtos para software de controle de tempo.
- Embora o SaaS seja geralmente baseado em assinatura, o preço pode ser baseado no usuário, no uso, no nível ou em uma combinação desses fatores.
- Os contratos de SaaS podem ser complexos; por exemplo, um provedor de dados pode definir os limites de “uso” em termos técnicos desconhecidos para as equipes de aquisição.
- As negociações de SaaS podem precisar ocorrer mensalmente, trimestralmente ou anualmente, o que mantém as equipes de aquisição em alerta.
Portanto, as empresas precisam de uma estratégia de aquisição personalizada que supere os desafios operacionais, economize custos e melhore a eficiência do processo de compra de SaaS. Veja como.
O processo de aquisição de SaaS
Escolher o produto SaaS certo não se resume a selecionar uma solução. Trata-se de garantir que a solução SaaS certa seja adquirida pelo preço certo, para as pessoas certas e com os termos contratuais certos.
Para isso, você precisa de um processo completo de aquisição de SaaS. Também é útil usar um software de gerenciamento de aquisições em uma ferramenta como o ClickUp, para obter visibilidade e controle completos. Vamos ver como.
1. Identificar as necessidades comerciais
Antes de comprar ferramentas SaaS, identifique o que você precisa. Aqui estão algumas perguntas para fazer às suas equipes.
O que você precisa?
Qual é o produto que você está procurando? Por exemplo, pode ser uma solução SaaS para gerenciamento de projetos, indexação de dados, gerenciamento de folha de pagamento, etc. Lembre-se de definir isso claramente.
Por exemplo, você pode chamar uma ferramenta de software de gerenciamento de tarefas, enquanto o fornecedor pode preferir espaço de trabalho virtual. Saber a diferença é útil para esclarecer ambiguidades.
Quais recursos são importantes para você?
Nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos são iguais. Para escolher a mais adequada para você, liste todos os recursos de que precisa. Podem ser:
- Gerenciamento de tarefas
- Controle de tempo
- Controle de acesso
- Disponibilidade offline, etc.
Ao fazer uma lista, certifique-se também de atribuir uma classificação de prioridade a cada item.
Para que você precisa da ferramenta?
Algumas ferramentas, como gerenciamento de projetos, podem ser contínuas. Outras, como ferramentas de indexação de dados, podem ser específicas para um dos projetos que você está implementando. Saber por quanto tempo você precisará da solução SaaS e para que finalidade ajuda a otimizar as decisões.
Quem são os usuários?
Saber qual equipe vai usar o software também ajuda a pensar nos recursos de que você precisa. Por exemplo, se for uma ferramenta para a equipe de vendas, então um aplicativo móvel seria necessário. As equipes financeiras podem precisar de uma visualização em planilha.
Portanto, pergunte quem vai usá-lo. Conte também o número de licenças necessárias, o que pode ser uma importante vantagem na negociação posterior.
Que objetivos esta ferramenta irá alcançar?
Embora o problema que ele aborda possa ser simples, todas as ferramentas que você compra precisam ter um objetivo comercial. Por exemplo, uma empresa precisa de um sistema SaaS de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para acompanhar melhor as interações com os clientes e otimizar os processos.
Assim, os objetivos podem ser definidos em termos de:
- Precisão das previsões de vendas
- Aumento na aquisição ou retenção de clientes
- Melhoria na eficácia das campanhas de marketing
Dependendo da ferramenta que você estiver comprando, defina seus objetivos. Capture todas essas informações e documente-as. O ClickUp Forms é uma ótima ferramenta para usar um questionário padronizado para coletar todas as informações necessárias.
Sempre que alguém precisar de um software, a equipe de aquisição poderá simplesmente enviar o questionário e obter todos os dados em um único lugar.
Depois de obter as informações preliminares, documente-as no ClickUp Docs e compartilhe-as com todas as partes interessadas. Você também pode realizar entrevistas para adicionar mais dados qualitativos.
Se você é novo na compra de SaaS, comece de forma mais fácil e rápida com o modelo de aquisição da ClickUp. Esse modelo totalmente personalizável permite que você gerencie seu projeto de aquisição, acompanhe, monitore e tome decisões baseadas em dados. Mesmo após a implementação, você pode usar esse modelo para acompanhar o relacionamento com os fornecedores!
2. Pesquisar e comparar opções
O mercado de software empresarial B2B SaaS é extremamente concorrido. Existem dezenas, senão centenas, de ferramentas para cada categoria. Cada uma delas usa diferentes estratégias de marketing SaaS para atrair e reter clientes. Portanto, pesquisar e comparar opções é fundamental.
- Selecione de 3 a 5 ferramentas: com base em sua própria pesquisa na Internet, selecione as 3 a 5 principais ferramentas que atendem às suas necessidades.
- Compare: crie uma tabela com todas as ferramentas SaaS pré-selecionadas nas linhas e os parâmetros nas colunas para comparar de forma eficaz.
- Organize: classifique-os com base nos parâmetros mais importantes para você.
Ao usar o ClickUp para gerenciar seu processo de aquisição, você pode usar a visualização em tabela para organizar e classificar automaticamente os dados da maneira que precisar.
Você também pode usar campos personalizados para apresentar sua comparação exatamente da maneira que desejar.
3. Solicitação de propostas
Agora que você conhece as ferramentas de que gosta, é hora de solicitar propostas e avaliá-las.
Entre em contato com os fornecedores com uma solicitação de proposta (RFP) clara, que descreva seus requisitos e expectativas. O modelo de solicitação e aprovação de projetos da ClickUp é o ponto de partida perfeito.
Nesta fase, você precisa garantir que as propostas sejam comparáveis. Cada fornecedor pode ter um termo diferente para recursos semelhantes, o que dificulta a comparação. Portanto, crie uma padronização da sua parte.
- Inclua a lista de recursos que você deseja na ferramenta (em sua nomenclatura) e peça que eles verifiquem os que são aplicáveis.
- Solicite preços para seus termos — em sua moeda, com base no uso esperado, etc.
- Procure demonstrações e períodos de avaliação para que sua equipe possa experimentar a ferramenta por conta própria.
- Mencione um prazo antes do qual todos os fornecedores de SaaS pré-selecionados devem enviar suas propostas.
- Se possível, convide-os a preencher um questionário como o ClickUp Forms para capturar automaticamente os dados em uma tabela comparativa.
4. Avaliação de propostas
Antes de começar a avaliar as propostas, verifique se elas estão completas e alinhadas com as necessidades da sua empresa. Se houver aspectos ausentes, como padrões de segurança ou política de rescisão, solicite-os.
Com todos esses dados, compare o seguinte.
Custo total de propriedade (TCO): o preço por usuário não é uma boa métrica, pois não mostra quanto você pagará no total. Portanto, calcule os custos da ferramenta, implementação, integração, manutenção etc. Compare os totais.
Custo-benefício: a ferramenta que oferece o menor TCO (custo total de propriedade) não precisa ser a melhor. Portanto, certifique-se de que o TCO ofereça o melhor custo-benefício em termos de recursos, suporte ao cliente etc.
Personalização: a maioria das ferramentas SaaS é projetada para ser usada imediatamente. No entanto, se você precisar de personalizações, verifique se isso é possível.
Experiência do usuário: isso é significativamente mais importante do que as equipes de aquisição imaginam. Uma experiência do usuário ruim afetará a adoção, o uso e, eventualmente, o retorno sobre o investimento. Certifique-se de ter um pequeno grupo de usuários-piloto que possam dar feedback sobre a experiência do usuário do produto.
Suporte ao cliente: a maioria das ferramentas SaaS espera que os usuários se ajudem com base em manuais do usuário e bases de conhecimento. Se isso não for suficiente para você, explore as opções de suporte ao cliente oferecidas por cada fornecedor. Avalie se vale a pena pagar a mais por suporte adicional.
5. Negociação de termos
Com base na etapa 4, escolha seu principal fornecedor e negocie termos que protejam seus interesses. Aborde tudo o que é importante para você, como preços, níveis de serviço, suporte, políticas de cancelamento etc., e negocie os termos.
Saiba quais são os pontos não negociáveis. Por exemplo, setores como finanças ou saúde exigem controles de segurança rigorosos. Se o seu fornecedor não puder oferecer esse nível de conformidade, é hora de passar para a segunda opção da sua lista.
Quando você concordar com os termos, assine o contrato e comece.
6. Implementação do software
Ao implementar o SaaS empresarial, você precisa fazer isso de forma completa, levando em consideração vários fatores. Trabalhe em estreita colaboração com o fornecedor para implementar o software em sua organização. Concentre-se na eficácia dos seguintes aspectos:
- Configurando o software personalizado de acordo com as necessidades da sua organização
- Processo de integração para novos usuários
- Processo de desligamento para funcionários que estão deixando a organização/equipe
- Treinamento para usuários
- Integração com sistemas existentes
- Limites de uso/recursos/acesso, etc., conforme exigido pela sua organização.
- Matriz de escalonamento para problemas e reclamações
7. Monitoramento do uso
O trabalho de aquisição não termina após a implementação do software. Na verdade, para garantir que as equipes aproveitem ao máximo as ferramentas disponíveis, você precisa continuar monitorando o uso e a opinião com ferramentas de análise de SaaS.
- Verifique se os usuários estão usando o software conforme o esperado.
- Avalie o impacto em termos de economia, eficiência, desempenho etc.
- Monitore reclamações/problemas que estão sendo levantados na ferramenta.
- Realize pesquisas de opinião dos usuários para entender se as equipes estão gostando da ferramenta.
De vez em quando, reúna-se com as equipes e realize análises qualitativas para entender o uso em profundidade.
Ao implementar esse processo, é provável que você enfrente certos desafios e cometa alguns erros. Vamos ver como você pode evitar isso.
Erros a evitar na aquisição de SaaS
Para equipes de aquisição acostumadas a comprar software da maneira tradicional, a compra de SaaS pode ser algo novo. Como resultado, você pode estar enfrentando desafios de aquisição e cometendo erros básicos que podem ser facilmente evitados.
Aqui estão os erros mais comuns na aquisição de SaaS.
Ignorar custos ocultos: o preço listado no site muitas vezes não é o preço total. O contrato pode incluir custos de integração, migração de dados, suporte premium etc., que podem inflar o custo total de propriedade. Ignorar esses custos pode aumentar suas despesas.
Descartando cálculos de ROI: toda despesa precisa mostrar algum resultado comercial. Não fazer cálculos de ROI sobre benefícios diretos, como crescimento da receita ou economia de custos, bem como benefícios indiretos, como funcionários que se sentem valorizados, pode resultar em arrependimento do comprador.
Fazer compras isoladas: adquirir soluções SaaS sem considerar como elas se integram aos seus sistemas existentes é outro grande erro. Uma compra isolada pode não ser compatível com outras ferramentas que sua empresa usa, levando a ineficiências e custos adicionais para preencher essas lacunas.
Negligenciar a escalabilidade: uma visão de curto prazo da aquisição de SaaS leva a gargalos à medida que sua empresa cresce. Negligenciar a escalabilidade significa que você não poderá acomodar cargas de trabalho crescentes e usuários adicionais sem precisar fazer uma reformulação completa.
Subestimar a importância do suporte do fornecedor: é fácil pensar que as ferramentas modernas são fáceis de usar e, portanto, você não precisa de suporte ao cliente. No entanto, ele é necessário para resolver problemas técnicos, auxiliar nas atualizações e integrações futuras. Não subestime a importância de ter alguém para ligar quando você tiver problemas.
Ignorar as avaliações de segurança: confiar que o fornecedor cuidará da segurança pode ser uma grande negligência. Em uma era em que violações de dados são comuns, você é tão responsável pela avaliação de segurança do provedor de SaaS quanto ele.
Apressar o processo de tomada de decisão: por fim, apressar o processo de aquisição de SaaS pode resultar em decisões inadequadas. Escolher a primeira ferramenta que aparecer pode significar insatisfação repetida a longo prazo.
Você pode evitar esses erros seguindo várias práticas recomendadas de aquisição de SaaS. Vamos ver.
Melhores práticas em aquisição de SaaS
Para evitar erros, atrasos, custos excessivos e ineficiências, aqui estão as melhores práticas a serem seguidas ao adquirir soluções SaaS.
Preço de referência
Compare preços em duas frentes. Uma é como o produto escolhido se compara a outros softwares da categoria. Por exemplo, se você escolheu o Asana como sua ferramenta de gerenciamento de projetos, compare preços com exemplos de SaaS, como Jira, Zoho Projects e ClickUp.
Em seguida, compare com o que empresas semelhantes à sua estão pagando pela ferramenta de sua escolha. Essas informações podem não estar disponíveis publicamente, por isso é útil perguntar a amigos e colegas em particular para ter uma ideia do mercado.
Realize análises jurídicas e de segurança
É sua responsabilidade garantir que sua ferramenta SaaS esteja em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis a você, não apenas no presente, mas também no futuro. Realize avaliações completas das políticas jurídicas e de segurança do fornecedor.
Além disso, faça revisões periódicas para garantir que elas estejam atualizadas.
Use um software de gerenciamento de SaaS
Depois de adquirir uma ferramenta, configure um sistema para gerenciá-la corretamente. Um software de gerenciamento de SaaS:
- Oferece visibilidade das assinaturas de SaaS e do uso de software.
- Centraliza o controle de licenças
- Automatiza o acompanhamento de gastos, incluindo complementos ou níveis de serviço premium.
- Simplifica a integração e a desligação de funcionários
Acompanhe as datas de renovação
A maioria dos contratos de SaaS tem renovação automática, o que pode levar a despesas desnecessárias. Acompanhar as datas de renovação e definir lembretes automáticos garante que você:
- Evite a renovação de licenças para funcionários que deixaram a organização.
- Crie um espaço para renegociação
- Reavalie se o produto está realmente funcionando.
- Dê feedback ao fornecedor sobre suas necessidades.
Gerencie dados contratuais
Assim como as datas de renovação, os dados do contrato, como prazo do acordo, responsabilidades de ambas as partes, acordos de nível de serviço (SLAs), penalidades, compromissos de renovação etc., também são importantes de monitorar.
Uma boa plataforma de aquisição de SaaS pode ajudar nisso. Ter uma ferramenta organizada e acessível para gerenciar contratos de aquisição auxilia na conformidade, auditoria e negociações de renovação.
Avalie o desempenho dos fornecedores
Programe avaliações periódicas do desempenho dos fornecedores. Revisão:
- Conformidade do fornecedor com SLAs
- Capacidade de resposta e satisfação com o serviço
- Resultados comerciais e ROI do software
- Otimizações e melhorias contínuas
Também é importante ficar atento a outras ferramentas disponíveis no mercado e comparar o desempenho do seu fornecedor atual com elas.
Implemente um processo padrão de aquisição de SaaS
Depois de passar por esse processo uma vez, você saberá como ele deve ser feito. Com base em suas experiências e aprendizados, implemente um processo estratégico de aquisição de SaaS.
Um processo típico de aquisição de SaaS inclui etapas e estruturas para coleta de requisitos, avaliação de fornecedores, aprovação das partes interessadas, revisão pós-implementação e o software de aquisição de SaaS necessário.
Otimize sua aquisição de SaaS com o ClickUp
A mudança da compra tradicional de software para a aquisição de SaaS foi dramática. As equipes que foram treinadas no paradigma tradicional foram forçadas a aprender novos truques em pouco tempo.
Para facilitar essa transformação e tornar o processo contínuo, você precisa das melhores soluções de aquisição de SaaS. A plataforma abrangente de gerenciamento de projetos da ClickUp foi projetada para ser personalizável e adaptável a qualquer processo de que você precise, incluindo a aquisição de SaaS.
Gerencie tarefas, acompanhe o progresso e mantenha-se organizado com as soluções de aquisição de SaaS da ClickUp. Experimente a ClickUp gratuitamente hoje mesmo.