Tradicionalmente, a compra de software era realizada pelas equipes de compras, que também compravam tudo o mais para a empresa, de máquinas de café a lenços de papel.
Isso era possível porque a compra de software não exigia conhecimento especializado. Havia apenas alguns produtos em cada categoria, e os preços eram simples.
A chegada das tecnologias de nuvem e dos modelos de software como serviço (SaaS) mudou isso radicalmente.
- Todas as categorias estão lotadas; por exemplo, o G2 lista um enorme número de 712 produtos para software de controle de tempo
- Embora o SaaS seja geralmente baseado em assinatura, o preço pode ser baseado no usuário, no uso, em níveis ou em uma combinação desses fatores
- Os contratos de SaaS podem ser complexos; por exemplo, um provedor de dados pode definir os limites de "uso" em termos técnicos que não são familiares às equipes de compras
- A negociação de SaaS pode precisar ser mensal, trimestral ou anual, o que mantém as equipes de aquisição atentas
Portanto, as empresas precisam de uma solução personalizada estratégia de compras que supera os desafios operacionais, economiza custos e melhora a eficiência do processo de compras de SaaS. Veja como.
O processo de aquisição de SaaS
Escolher o produto SaaS certo não se trata apenas de escolher uma solução. Trata-se de garantir que a solução SaaS certa seja comprada pelo preço certo, para as pessoas certas, com os termos contratuais certos.
Para isso, você precisa de um processo completo de SaaS processo de aquisição . Também é útil usar um software de gerenciamento de aquisições em uma ferramenta como o ClickUp, para obter visibilidade e controle completos. Vamos ver como.
1. Identificando as necessidades comerciais
Antes de comprar ferramentas de SaaS, identifique o que você precisa. Aqui estão algumas perguntas que devem ser feitas às suas equipes.
Do que você precisa?
Qual é o produto que você está procurando? Por exemplo, pode ser uma solução SaaS para gerenciamento de projetos, indexação de dados, gerenciamento de folha de pagamento etc. Lembre-se de definir isso claramente.
Por exemplo, você pode chamar uma ferramenta de software de gerenciamento de tarefas, enquanto o fornecedor pode preferir espaço de trabalho virtual. Saber a diferença é útil na desambiguação.
Quais recursos são importantes para você?
Nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos são criadas da mesma forma. Para escolher a mais adequada para você, liste todos os recursos de que precisa. Pode ser:
- Gerenciamento de tarefas
- Controle de tempo
- Controle de acesso
- Disponibilidade off-line, etc.
Ao fazer uma lista, certifique-se também de atribuir a ela uma classificação de prioridade.
Para que você precisa da ferramenta?
Algumas ferramentas, como o gerenciamento de projetos, podem ser contínuas. Enquanto outras, como a ferramenta de indexação de dados, podem ser específicas para um dos projetos que você está implementando. Saber por quanto tempo você precisará da solução SaaS e para qual finalidade ajuda a agilizar as decisões.
Quem são os usuários?
Saber qual equipe usará o software também ajuda a pensar nos recursos necessários. Por exemplo, se for uma ferramenta para a equipe de vendas, será necessário um aplicativo móvel. As equipes financeiras podem precisar de uma visualização de planilha.
Portanto, pergunte quem vai usá-lo. Conte também o número de licenças necessárias, o que pode ser uma importante alavanca de negociação no futuro.
**Que objetivos essa ferramenta atingirá?
Embora o ponto problemático abordado possa ser simples, toda ferramenta que você compra precisa ter um objetivo comercial. Por exemplo, uma empresa precisa de um gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) SaaS sistema para rastrear melhor as interações com os clientes e otimizar os processos.
Portanto, as metas podem ser definidas em termos de:
- Precisão da previsão de vendas
- Aumento na aquisição ou retenção de clientes
- Melhoria na eficácia das campanhas de marketing
Dependendo da ferramenta que estiver comprando, defina suas metas. Registre todas essas informações e documente-as. Formulários do ClickUp é uma ótima ferramenta para usar um questionário padronizado para coletar todas as informações de que você precisa.
Crie questionários padronizados com o ClickUp Forms
Sempre que alguém precisar de um software, a equipe de compras pode simplesmente enviar o questionário e obter todos os dados em um só lugar.
Quando você tiver as informações preliminares, documente-as em Documentos do ClickUp e compartilhe-o com todas as partes interessadas. Você também pode realizar entrevistas para acrescentar mais dados qualitativos.
Modelo de aquisição totalmente personalizável do ClickUp
Se você não tem experiência em compras de SaaS, comece de forma mais fácil e rápida com o Modelo de aquisição do ClickUp . Esse modelo totalmente personalizável permite que você gerencie seu projeto de compras, acompanhe, monitore e tome decisões baseadas em dados. Mesmo após a implementação, você pode usar esse modelo para acompanhar as relações com os fornecedores! Faça o download deste modelo
2. Pesquisa e comparação de opções
As Software empresarial B2B SaaS o mercado de SaaS é muito concorrido. Há dezenas, se não centenas, de ferramentas para cada categoria. Cada uma delas usa diferentes Estratégias de marketing de SaaS para atrair e reter clientes. Portanto, é fundamental pesquisar e comparar as opções.
- Faça uma lista restrita de 3 a 5 ferramentas: Com base em sua própria pesquisa na Internet, selecione as três ou cinco principais ferramentas que atendam às suas necessidades
- Compare: Faça uma tabela com todas as ferramentas selecionadasFerramentas SaaS como linhas e parâmetros como colunas para comparar efetivamente
- Organizar: Classifique-os com base nos parâmetros que são mais importantes para você
Ao usar o ClickUp para gerenciar seu processo de aquisição, você pode usar a exibição de tabela para organizar e classificar automaticamente os dados da maneira que precisar.
Você também pode usar campos personalizados para apresentar sua comparação exatamente da maneira que desejar.
Organize os dados de maneira simples e fácil de ler com a exibição de tabela do ClickUp
3. Solicitação de propostas
Agora que você conhece as ferramentas de que gosta, é hora de solicitar propostas e avaliá-las.
Entre em contato com os fornecedores com uma solicitação de proposta (RFP) clara que descreva seus requisitos e expectativas. Modelo de solicitação e aprovação de projeto do ClickUp funciona como o ponto de partida perfeito.
Nessa etapa, você precisa ter certeza de que as propostas são comparáveis. Cada fornecedor pode ter um termo diferente para um recurso semelhante, o que dificulta a comparação. Portanto, crie uma padronização de sua parte.
- Inclua a lista de recursos que deseja na ferramenta (em sua nomenclatura) e peça que verifiquem os que são aplicáveis
- Solicite preços para seus termos - em sua moeda, com base no uso esperado, etc.
- Solicite demonstrações e períodos de teste para que sua equipe possa experimentar a ferramenta por conta própria
- Mencione um prazo antes do qual todos os fornecedores de SaaS pré-selecionados devem enviar suas propostas
- Se possível, convide-os a preencher um questionário como o ClickUp Forms para capturar automaticamente os dados em uma tabela comparável
4. Avaliação de propostas
Antes de começar a avaliar as propostas, analise-as para verificar se estão completas e alinhadas com suas necessidades comerciais. Se houver aspectos ausentes, como os padrões de segurança ou a política de rescisão, solicite-os.
Com todos esses dados, compare os seguintes aspectos.
Custo total de propriedade (TCO): O preço por usuário não é uma boa métrica, pois não mostra quanto você pagará no total. Portanto, calcule os custos da ferramenta, da implementação, da integração, da manutenção etc. Compare os totais.
Valor pelo dinheiro: A ferramenta que oferece o menor TCO não precisa ser a melhor. Portanto, certifique-se de que o TCO ofereça o melhor valor em termos de recursos, suporte ao cliente, etc.
Personalização: A maioria das ferramentas de SaaS foi criada para ser usada imediatamente. Entretanto, se você precisar de personalizações, verifique se isso é possível.
Experiência do usuário: Isso é muito mais importante do que as equipes de aquisição imaginam. Uma UX ruim afetará a adoção, o uso e, por fim, o retorno sobre o investimento. Certifique-se de ter um pequeno grupo de usuários-piloto que possam dar feedback sobre a experiência do usuário do produto.
Suporte ao cliente: A maioria das ferramentas SaaS espera que os usuários ajudem a si mesmos com base em manuais de usuário e bases de conhecimento. Se isso não for suficiente para você, explore as opções de suporte ao cliente que cada fornecedor oferece. Avalie se vale a pena pagar a mais por suporte adicional.
5. Negociação de termos
Com base na etapa 4, escolha seu principal fornecedor e negocie termos que protejam seus interesses. Fale sobre tudo o que é importante para você, como preços, níveis de serviço, suporte, políticas de cancelamento etc., e negocie os termos.
Saiba quais são os itens não negociáveis. Por exemplo, setores como o financeiro ou o de saúde precisam de controles de segurança rigorosos. Se o seu fornecedor não puder oferecer esse nível de conformidade, é hora de passar para a segunda preferência da sua lista.
Quando você tiver concordado com os termos, assine o contrato e comece a trabalhar.
6. Implementação do software
Ao implementar o SaaS corporativo, você precisa fazer isso de forma completa, tendo em mente vários fatores. Trabalhe em conjunto com o fornecedor para implementar o software em sua organização. Concentre-se na eficácia do seguinte:
- Configuração do software personalizado de acordo com as necessidades de sua organização
- Processo de integração de novos usuários
- Processo de desligamento para funcionários que deixam a organização/equipe
- Treinamento para usuários
- Integração com sistemas existentes
- Limites de uso/características/acesso, etc., conforme exigido por sua organização
- Matriz de escalonamento para problemas e reclamações
7. Monitoramento do uso
O trabalho do departamento de compras não termina depois que você implementa o software. Na verdade, para garantir que as equipes aproveitem ao máximo as ferramentas disponíveis, você precisa continuar monitorando o uso e o sentimento com Ferramentas de análise de SaaS .
- Verificar se os usuários estão usando o software como pretendido
- Medir o impacto na economia, na eficiência, no desempenho etc.
- Monitorar reclamações/problemas que estão sendo levantados na ferramenta
- Realizar pesquisas de opinião dos usuários para saber se as equipes estão gostando da ferramenta
De vez em quando, sente-se também com as equipes e faça uma análise qualitativa para entender o uso em profundidade.
ClickUp Dashboard para rastrear a análise de SaaS
Ao implementar esse processo, é provável que você enfrente alguns desafios e cometa alguns erros. Vamos ver como você pode evitar isso.
Erros a serem evitados na aquisição de SaaS
Para as equipes de aquisição acostumadas a comprar software da maneira tradicional, a compra de SaaS pode ser uma novidade. Como resultado, você pode estar enfrentando desafios de aquisição e cometer erros básicos que podem ser facilmente evitados.
Aqui estão os erros mais comuns de aquisição de SaaS.
Ignorar custos ocultos: O preço listado no site geralmente não é o preço total. O contrato pode incluir custos de integração, migração de dados, suporte premium, etc., que podem aumentar o custo total de propriedade. Ignorar esses custos pode aumentar suas despesas.
Ignorar cálculos de ROI: Toda despesa precisa mostrar algum resultado comercial. Não fazer cálculos de ROI sobre benefícios diretos, como aumento de receita ou economia de custos, bem como benefícios indiretos, como o fato de os funcionários se sentirem valorizados, pode resultar em remorso do comprador.
Fazer compras isoladas: Adquirir soluções SaaS sem considerar como elas se integram aos seus sistemas existentes é outro grande erro. Uma compra isolada pode não ser compatível com outras ferramentas que sua empresa utiliza, o que gera ineficiências e custos adicionais para preencher essas lacunas.
Esquecer a escalabilidade: Uma visão de curto prazo da aquisição de SaaS leva a gargalos à medida que sua empresa cresce. Ignorar a escalabilidade significa que você não pode acomodar cargas de trabalho crescentes e usuários adicionais sem precisar de uma reforma completa.
Subestimar a importância do suporte do fornecedor: É fácil pensar que as ferramentas modernas são fáceis de usar e, portanto, você não precisa de suporte ao cliente. No entanto, ele é necessário para resolver problemas técnicos, auxiliar nas atualizações e em futuras integrações. Não subestime o fato de ter alguém para quem ligar quando tiver problemas.
Ignorar avaliações de segurança: Confiar no fornecedor para cuidar da segurança pode ser um grande descuido. Em uma época em que as violações de dados são comuns, você é igualmente responsável pela avaliação da segurança do provedor de SaaS.
Apressar o processo de tomada de decisão: Por fim, a pressa no processo de aquisição de SaaS pode resultar em uma má tomada de decisão. Escolher a primeira ferramenta que você vê pode significar insatisfação repetida a longo prazo.
Você pode evitar esses erros seguindo várias práticas recomendadas de aquisição de SaaS. Vejamos.
Melhores práticas de aquisição de SaaS
Para evitar erros, atrasos, custos excessivos e ineficiências, aqui estão as práticas recomendadas a serem seguidas na aquisição de soluções de SaaS.
Preço de referência
Avalie o preço em duas frentes. Uma delas é como o produto escolhido se compara a outros softwares da categoria. Por exemplo, se você escolheu a Asana como sua ferramenta de gerenciamento de projetos, compare os preços com Exemplos de SaaS como Jira, Zoho Projects e ClickUp.
Em seguida, compare com o que empresas semelhantes à sua estão pagando pela ferramenta de sua escolha. Essas informações podem não estar disponíveis publicamente, portanto, é útil perguntar a amigos e colegas em particular para conhecer o pulso do mercado.
Realize revisões legais e de segurança
É sua responsabilidade garantir que sua ferramenta SaaS esteja em conformidade com todas as leis e normas aplicáveis a você, não apenas no presente, mas também no futuro. Realize avaliações completas das políticas legais e de segurança do fornecedor.
Além disso, faça revisões periódicas para garantir que elas estejam atualizadas.
Use um software de gerenciamento de SaaS
Depois de adquirir uma ferramenta, configure um sistema para gerenciá-la corretamente. A Software de gerenciamento SaaS :
- Oferece visibilidade das assinaturas de SaaS e do uso de software
- Centraliza as licenças de controle
- Automatiza o rastreamento de gastos, incluindo add-ons ou níveis de serviço premium
- Agiliza a integração e o desligamento
Rastreia as datas de renovação
A maioria dos contratos de SaaS será renovada automaticamente, o que pode levar a despesas desnecessárias. O acompanhamento das datas de renovação e a definição de lembretes automáticos garantem que você:
- Evite a renovação de licenças para funcionários que deixaram a organização
- Crie um espaço para renegociação
- Reavalie se o produto está realmente funcionando
- Dê feedback ao fornecedor sobre suas necessidades
Gerenciar dados do contrato
Assim como as datas de renovação, também é importante monitorar os dados do contrato, como o prazo do acordo, as responsabilidades de ambas as partes, os acordos de nível de serviço (SLAs), as penalidades, os compromissos de renovação etc.
Uma boa plataforma de aquisição de SaaS pode ajudar com isso. Ter uma ferramenta organizada e acessível para gerenciar contratos de aquisição ajuda na conformidade, na auditoria e nas negociações de renovação.
Avaliar o desempenho do fornecedor
Programe avaliações periódicas do desempenho do fornecedor. Revisar:
- A conformidade do fornecedor com os SLAs
- Capacidade de resposta e satisfação do serviço
- Os resultados comerciais e o ROI do software
- Otimizações e melhorias contínuas
Também é útil ficar de olho em outras ferramentas do mercado e comparar o desempenho do seu fornecedor atual com esse desempenho.
Implementar um processo padrão de compra de SaaS
Quando você já passou por esse processo uma vez, sabe como ele precisa ser feito. Com base em suas experiências e aprendizados, implemente um processo estratégico de aquisição de SaaS.
Um processo típico de aquisição de SaaS inclui etapas e estruturas para coleta de requisitos, avaliação de fornecedores, aprovação das partes interessadas, revisão pós-implementação e o software de aquisição de SaaS necessário.
Aceite sua aquisição de SaaS com o ClickUp
A mudança da compra tradicional de software para a aquisição de SaaS foi drástica. As equipes que foram treinadas no paradigma tradicional foram forçadas a aprender novos truques em curto prazo.
Para facilitar essa transformação e tornar o processo contínuo, você precisa das melhores soluções de aquisição de SaaS. A abrangente plataforma de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetada para ser personalizável e adaptável a qualquer processo de que você precise, inclusive aquisição de SaaS.
Gerencie tarefas, acompanhe o progresso e mantenha-se organizado com as soluções de aquisição de SaaS do ClickUp. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .