Mesmo com um plano de compras sólido, seus negócios estão emperrando? Os fornecedores não estão cumprindo os compromissos ou renegando os descontos de quantidade prometidos?
Obstáculos comuns como esses podem minar todo o esforço que você fez para simplificar as compras. Mesmo com horas gastas em gerenciamento de cotações comparações de custos e pedidos de compra, muitas vezes negligenciamos um detalhe crucial: o Contrato de Compras - indiscutivelmente a parte mais vital do processo.
Os fornecedores podem facilmente voltar atrás em suas promessas, mas com um contrato de compra, eles devem cumprir seus compromissos.
Vamos orientá-lo sobre os detalhes, benefícios e tipos de contratos de compra para aprimorar sua negociação e maximizar os benefícios! Além disso, conheça a plataforma ClickUp - ela simplifica o gerenciamento de contratos com renovações automáticas para uma experiência sem complicações.
O que é um contrato de aquisição?
Um contrato de aquisição é um acordo juridicamente vinculativo entre um comprador e um vendedor, descrevendo os termos e as condições para a aquisição de bens, serviços ou obras. Esse acordo contratual serve como uma estrutura para governar todo o processo de aquisição processo de aquisição detalhando as especificações do produto, quantidade, preço, cronogramas de entrega, condições de pagamento e quaisquer outros termos relevantes acordados por ambas as partes.
Pense nele como uma folha em branco na qual você escreve os pontos principais do seu acordo com o vendedor - abrangendo a qualidade do material, datas de entrega, custos e muito mais. Quando ambas as partes assinarem o contrato, os vendedores estarão legalmente obrigados a cumprir suas promessas.
O contrato de compra funciona nos dois sentidos - ele também vincula legalmente você, o comprador, ao recebimento da entrega e ao pagamento da conta dos suprimentos ou custos do projeto . O contrato de aquisição elimina as suposições, esclarece dúvidas de ambos os lados e promove uma sólida relacionamento cliente-fornecedor . Isso também facilita a vida da equipe de compras, evitando problemas de última hora ou falhas no compromisso.
Benefícios do uso de contratos de aquisição
Os contratos de aquisição lhe trazem benefícios de longo prazo. Veja por que recomendamos enfaticamente que você os utilize:
1. Clareza e certeza
Em um mundo de mudanças geopolíticas, mudanças de políticas e dinâmicas de mercado, as empresas devem aproveitar tudo o que ajuda a reduzir a incerteza.
Os contratos de aquisição podem ajudar a orientar suas operações comerciais com clareza. Um contrato sólido oferece termos claros, evita mal-entendidos e economiza tempo e dinheiro para todos os envolvidos.
2. Proteção contra riscos potenciais
Um contrato de aquisição pode protegê-lo das incertezas do mercado, como flutuações de taxas, ao conceder o fornecimento de mercadorias a um preço predeterminado.
Os contratos permitem que compradores e vendedores colaborem em uma posição de confiança. Eles protegem os interesses de ambos e os ajudam a trabalhar juntos com confiança. Ao definir claramente todos os termos e condições do negócio, eles ajudam as empresas a evitar riscos desnecessários.
3. Fornece informações comerciais
Ao listar todos os detalhes acordados - preço, qualidade do material, parâmetros de serviço, datas etc. -, os contratos de aquisição ou compra criam transparência e ajudam na tomada de decisões informadas.
Considere, por exemplo, os contratos de longo prazo com fornecedores. Eles garantem preços de aquisição futuros. Isso permite que você preveja despesas futuras, elabore preços mais precisos e avalie se está obtendo do fornecedor um valor suficiente pelo seu dinheiro.
3 Tipos de contratos de aquisição
Existem diferentes contratos com fornecedores para corresponder ao nível de risco que você está disposto a assumir, às metas da sua empresa etc.
Basicamente, os contratos de aquisição podem ser categorizados em três tipos. Vamos dar uma olhada em cada um deles em detalhes
1. Contrato de preço fixo
Como o nome sugere, os contratos de preço fixo determinam um preço fixo para os bens ou serviços contratados.
Esse tipo de contrato também é chamado de contrato de montante fixo. Ele fixa o preço do comprador para o material ou os serviços adquiridos, independentemente das flutuações do mercado ou de outros fatores. Esse pode ser o tipo de contrato ideal para suprimentos essenciais necessários para sua empresa funcionamento da empresa . Esses contratos são benéficos de duas maneiras:
- Primeiro, ele reduz todas as chances de custos excessivos, pois você sabe o preço exato que pagará por uma quantidade específica
- Segundo, ajuda o vendedor a estimar seus ganhos com precisão, desde que ele possa fornecer os produtos contratados na quantidade esperada
O único aspecto a ser lembrado é que você deve avaliar regularmente a qualidade, especialmente durante as flutuações de preço do mercado. Os contratos de preço fixo podem ser divididos em três categorias. Elas incluem:
Preço fixo firme
Esse contrato mais básico garante que o fornecedor siga a taxa e os termos pré-decididos. Para entendê-lo melhor, pense em como funcionam os contratos governamentais.
Eles definem o preço do projeto final com antecedência.
Preço fixo e taxa de incentivo (FPIF)
Esse acordo é uma forma de nivelamento em que você dá ao vendedor um incentivo quando ele supera as expectativas habituais.
É um sistema baseado em recompensas com um preço fixo definido para os serviços prestados, mas com um incentivo predefinido sempre que o fornecedor tiver um desempenho superior. Essa forma de contrato favorece o fornecedor e geralmente é utilizada nos casos em que os produtos em questão são escassos.
Preço fixo com ajuste econômico de preço (FPEPA)
Um contrato de preço fixo com ajuste de preço econômico prefixa o escopo do trabalho e o preço a ser pago, mas com uma provisão para alterações de preço de mercado e inflação. Isso significa que o preço final pode ser ajustado caso os custos de produção aumentem devido a fatores fora do controle do fornecedor.
É o contrato mais usado para negócios de vários anos, em que o fornecedor precisa de um colchão para circunstâncias imprevisíveis do mercado. Também é comumente usado quando os compradores desejam garantir o estoque de um produto para o qual esperam ter demanda ao longo dos anos.
2. Contratos de custo reembolsável
Em um contrato de custo reembolsável, o vendedor se compromete a cobrir os custos de desenvolvimento, produção e entrega do produto com o entendimento de que o comprador os reembolsará após a conclusão bem-sucedida do contrato.
Embora haja espaço para mudanças, o comprador e o vendedor concordam com um orçamento potencial e definem o preço máximo admissível. Os diferentes tipos de contratos de reembolso de custos incluem:
Custo mais preço fixo (CPFF)
Os fornecedores do projeto hesitam em entrar em contato devido à percepção de risco? Não há problema - basta cobrir todos os riscos.
Nesse tipo de contrato, o vendedor recebe o pagamento de todos os seus custos mais uma quantia fixa, garantindo que ele esteja a salvo de quaisquer riscos ou incertezas de pagamento. O valor fixo pode ser uma porcentagem do preço total.
Se o vendedor não puder cumprir as condições do contrato, ele também poderá se tornar responsável, nos termos desse contrato, por arcar com alguns custos.
Taxa de custo mais incentivo (CPIF)
Indo além do contrato anterior, esse contrato envolve um custo fixo, cobre os riscos do lado do comprador e inclui um sistema de incentivo baseado no desempenho do vendedor.
O incentivo aqui depende de quanto o desempenho do vendedor pode economizar para você. Tudo isso é predeterminado no contrato, portanto, não há necessidade de se preocupar com valores flutuantes.
Se o vendedor não puder cumprir os termos do contrato, o custo do projeto malsucedido deverá ser compartilhado entre o comprador e o vendedor.
Custo mais taxa de adjudicação (CPAF)
Com esse tipo de contrato, o comprador reembolsa o vendedor pelo custo de produção mais uma taxa de prêmio adicional. A taxa pode ser tão alta ou baixa quanto o comprador decidir.
Custo mais porcentagem de custo (CPPC)
Nesse último tipo de contrato reembolsável por custo, o vendedor é pago integralmente - cobrindo o custo do serviço mais uma porcentagem do custo como lucro.
Isso incentiva o vendedor a aumentar suas vendas para aumentar sua porcentagem de lucro. Basta ficar de olho no serviço e na qualidade para obter os melhores resultados.
3. Contrato de tempo e materiais
Se você ainda estiver em dúvida sobre a escolha de um contrato de custo fixo ou de reembolso de custos e quiser aproveitar as duas vantagens, considere o contrato de tempo e materiais.
Ele combina o melhor dos dois mundos - contratos de preço fixo e de custo reembolsável - para oferecer a você uma solução ideal. De acordo com esses contratos, o comprador concorda em pagar ao vendedor pelo tempo e pelo material investidos em um serviço ou produto. Para manter as despesas sob controle, o contrato especifica uma taxa fixa para materiais e mão de obra e estabelece um teto para a quantidade de tempo e material que pode ser gasta. Essa é a melhor maneira de realizar projetos em que não é possível determinar com precisão o escopo ou os requisitos.
Um contrato de tempo e materiais proporciona tranquilidade aos vendedores e compradores, pois divide os riscos de forma homogênea entre os dois lados.
Ao optar por esse contrato, defina um limite superior para se proteger de possíveis excessos.
O processo de contrato de aquisição: Uma visão geral detalhada
Agora que você conhece os diversos contratos de compras, pode fazer a melhor escolha para suas necessidades com confiança. Aqui está uma visão geral detalhada do processo de procurement para ajudá-lo a começar.
Etapa 1: Determinar o escopo do trabalho
A primeira etapa, de fato, não é sua. Ela vem do gerenciamento de projetos equipe que identifica um requisito comercial e envia uma requisição de compra.
Antes de envolver a equipe de compras, o solicitante deve avaliar minuciosamente o escopo do trabalho e os requisitos de bens e serviços. Ao receber a solicitação, você examinará as necessidades da equipe e as especificações do produto.
2. Solicitar propostas de fornecedores
Depois de entender o escopo da tarefa, entre em contato com possíveis fornecedores e obtenha propostas. Se os requisitos forem semelhantes a algo adquirido anteriormente, você pode simplesmente entrar em contato com seus fornecedores anteriores e solicitar uma cotação .
No entanto, para novos requisitos, peça aos possíveis fornecedores que sugiram um plano de ação e, em vez disso, faça uma solicitação de proposta.
3. Selecionar uma proposta de fornecedor
Com todas as propostas e cotações de fornecedores à sua disposição, agora você pode escolher o fornecedor que melhor atenda às suas necessidades.
Ao analisar as propostas, procure aquelas que atendam às suas necessidades comerciais e ofereçam o maior valor para o seu investimento. Procure um equilíbrio entre atender às suas necessidades de forma eficaz e fornecer soluções econômicas. Isso garante que você cumpra suas metas comerciais e aproveite ao máximo seus recursos financeiros.
4. Elaborar um contrato de aquisição
Agora que você já escolheu seu vendedor, vamos mergulhar na etapa crucial que estamos discutindo: a elaboração de um contrato.
Para contratos padrão, use modelos de contrato e preencha seus dados. Entretanto, se for um caso único, talvez seja necessário criar um contrato do zero e buscar orientação do departamento jurídico.
5. Aprovar o contrato
Depois que o contrato é preparado, ele passa por outra revisão pelo departamento de compras antes de ser enviado ao vendedor.
Qualquer negociação relativa aos termos do contrato ocorre nesse estágio e, quando ambas as partes concordam, elas assinam o contrato. Isso garante que todos estejam na mesma página e que os termos acordados sejam oficialmente documentados no contrato assinado.
6. Arquivar o contrato
Depois que ambas as partes finalizarem e assinarem o contrato, armazene-o em um repositório dedicado. Isso permite que você acesse e consulte facilmente o contrato caso surjam problemas ou disputas futuras.
Manter todos os contratos em um único local facilita a localização e mantém um registro completo para referência futura, garantindo transparência e responsabilidade.
7. Prossiga com o processo de compra
Agora que tudo está pronto, é hora de fazer um pedido para as mercadorias usando um pedido de compra.
Depois que os produtos ou serviços contratados forem entregues, verifique se eles correspondem às especificações do contrato. Talvez você queira comparar o pedido de compra, o recibo de entrega e a fatura do fornecedor.
Quando tudo estiver certo, libere o pagamento dentro do prazo acordado. Essa etapa final garante que todo o processo de aquisição, desde a colocação do pedido até o pagamento, seja concluído e siga os termos acordados.
8. Encerramento do contrato
Depois de cumprir todos os termos do contrato, é hora de considerar a rescisão do contrato.
Se os serviços do fornecedor tiverem se mostrado satisfatórios, você poderá mantê-los em seus registros, estabelecendo a base para um relacionamento comercial confiável e de longo prazo.
Ao fazer isso, você mantém colaborações bem-sucedidas, aumentando a estabilidade e a eficiência de seus processos de aquisição a longo prazo.
Implementação de contratos de aquisição
Gerenciar contratos de aquisição de forma eficaz pode parecer uma tarefa difícil, mas com a ferramenta de gerenciamento de aquisições você pode passar rapidamente por ela.
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Acompanhe as tarefas na visualização de lista; analise os relacionamentos com os fornecedores com a visualização de nível de fornecedores; crie processos padronizados com a visualização de procedimentos operacionais padrão de compras; monitore os cronogramas com a visualização de calendário.
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