Você sabia que mais de 70% das reuniões impedem os funcionários de concluir seu trabalho? Isso é especialmente verdadeiro para aqueles que trabalham remotamente.
Embora as videoconferências possam ajudar a manter as equipes remotas conectadas, elas devem ser estruturadas de forma eficaz para evitar perda de tempo e frustração.
Então, existe uma solução que permita uma comunicação mais eficiente? Com certeza! A comunicação por vídeo assíncrona pode ser a resposta. Essa abordagem oferece mais controle sobre as conversas e o gerenciamento do tempo, minimizando atrasos e melhorando a eficiência.
Pronto para melhorar a comunicação no seu local de trabalho? Vamos explorar como a comunicação por vídeo assíncrona pode ajudar!
Entendendo as comunicações de vídeo assíncronas e síncronas
Existem dois tipos principais de comunicação por vídeo em equipes remotas: síncrona e assíncrona.
A comunicação por vídeo síncrona é a troca em tempo real de vídeo e áudio entre duas ou mais pessoas. É como uma conversa cara a cara, mas virtual. Pense em plataformas de videoconferência como Zoom ou Google Meet — todos estão online e interagindo ao mesmo tempo. É vital para colaboração em tempo real, brainstorming e tomada de decisões rápidas.
Em contrapartida, a comunicação por vídeo assíncrona é a troca de mensagens de vídeo pré-gravadas em vez de chamadas de vídeo ao vivo. Trata-se de informações em vídeo compartilhadas sob demanda, permitindo que os destinatários as consumam quando for conveniente.
Ao contrário da comunicação síncrona, que exige que todas as partes estejam presentes simultaneamente, as mensagens de vídeo assíncronas não precisam de uma resposta imediata. Basicamente, você deixa uma mensagem de vídeo que pode ser acessada e visualizada posteriormente, combinando a conveniência do chat com a eficácia das chamadas de vídeo.
O blog Remote captura bem o trabalho assíncrono:
O trabalho assíncrono é um conceito simples: faça o máximo que puder com o que você tem, documente tudo, transfira a responsabilidade pelo projeto para a próxima pessoa e comece a trabalhar em outra coisa.
O trabalho assíncrono é um conceito simples: faça o máximo que puder com o que você tem, documente tudo, transfira a responsabilidade pelo projeto para a próxima pessoa e comece a trabalhar em outra coisa.
Então, síncrono ou assíncrono? Ambos os métodos são adequados para o trabalho remoto, mas a interação por vídeo assíncrona pode levar a novas oportunidades de trabalho. Encontrar o equilíbrio certo entre a comunicação por vídeo síncrona e assíncrona é fundamental para maximizar a produtividade e o envolvimento da equipe em ambientes de trabalho remoto.
Diferenças e comparações entre comunicação síncrona e assíncrona
Vamos mergulhar nas diferenças entre comunicações síncronas e assíncronas e como elas moldam a forma como nos conectamos e colaboramos.
| Aspecto | Comunicação síncrona | Comunicação assíncrona |
| Timing | Acontece em tempo real, exigindo a presença imediata de todas as partes | Ocorre com um atraso, permitindo que os participantes respondam quando for conveniente para eles |
| Exemplos | Reuniões ao vivo, videochamadas, chamadas telefônicas, sessões de chat online, mensagens instantâneas, suporte ao cliente ao vivo | E-mails, vídeos gravados, mensagens, publicações nas redes sociais, blogs |
| Interatividade | Alta interatividade, feedback imediato | Menor interatividade, feedback atrasado |
| Flexibilidade | Menos flexível, exige que os participantes estejam disponíveis simultaneamente | Mais flexível, permite que os participantes respondam quando for conveniente para eles |
| Colaboração | Ideal para tomada de decisões rápidas e colaboração em tempo real | Adequado para tarefas que exigem consideração cuidadosa e respostas detalhadas |
| Distrações | Mais suscetíveis a distrações devido à natureza em tempo real | Menos suscetível a distrações, pois as respostas podem ser dadas após o trabalho concentrado |
| Requisito de conectividade | Requer conexão à Internet estável e confiável | Funciona mesmo com conectividade à Internet intermitente ou limitada |
Benefícios do uso da comunicação por vídeo assíncrona
O trabalho remoto está se tornando cada vez mais comum, com 12,7% dos funcionários em tempo integral trabalhando em casa em 2023. Espera-se que essa tendência continue, com uma estimativa de 32,6 milhões de americanos trabalhando remotamente até 2025, constituindo cerca de 22% da força de trabalho.
Em resposta a essa tendência, as empresas estão buscando formas mais eficientes de comunicação para envolver os funcionários remotos.
Embora a comunicação face a face seja valiosa, nem sempre é viável organizar videochamadas que acomodem a agenda de todos para cada discussão ou anúncio. No entanto, as pistas não verbais influenciam a forma como a sua mensagem é interpretada, pelo que abandonar completamente a interação face a face também não é o ideal.
Aqui estão alguns dos benefícios de usar a comunicação assíncrona:
1. Simplifica a colaboração entre fusos horários
É difícil agendar reuniões ao vivo para equipes em fusos horários diferentes. As reuniões assíncronas permitem que as equipes se comuniquem perfeitamente sem precisar coordenar agendas lotadas e horários de trabalho variados.
2. Aumenta a flexibilidade
Os acordos de trabalho flexíveis oferecem maior flexibilidade e controle sobre sua agenda. No entanto, um dia repleto de reuniões obrigatórias pode limitar sua capacidade de estruturar sua jornada de trabalho. O vídeo assíncrono pode reduzir o número de reuniões, dando a você mais controle sobre seu dia e permitindo que você se concentre em suas tarefas.
3. Aumenta a produtividade
As reuniões assíncronas permitem que você consuma conteúdo de vídeo conforme sua conveniência.
Por exemplo, se você é mais produtivo pela manhã, pode assistir a um vídeo e dar feedback quando estiver mais alerta, em vez de se esforçar para fazer isso no final do dia.
4. Permite fácil consulta
Você pode pausar reuniões assíncronas para fazer pausas, tomar notas detalhadas ou pular para partes relevantes do vídeo.
Isso facilita consultar informações importantes ou revisar seções sobre as quais você tinha dúvidas.
5. Garante a segurança
Felizmente, a maioria das ferramentas de comunicação assíncrona modernas possui recursos de segurança integrados para proteger seus dados e interações.
Muitas vezes, é necessária uma senha para acessar uma gravação de vídeo ou restringir o acesso a membros específicos da equipe para manter a segurança dos dados confidenciais.
6. Apoia a saúde mental
Trabalhar de forma assíncrona reduz o estresse, permitindo que você estabeleça limites, processe melhor as informações e priorize sua saúde mental.
Isso cria um ambiente onde o trabalho profundo e ininterrupto pode prosperar, melhorando o bem-estar geral.
10 estratégias e melhores práticas de comunicação por vídeo assíncrona
O principal objetivo da comunicação empresarial é estabelecer uma plataforma que mantenha todos informados e incentive a livre troca de informações.
No entanto, gerenciar equipes distribuídas apresenta desafios, especialmente ao implementar métodos eficazes de comunicação assíncrona que acomodem diversos fusos horários e horários.
Aqui estão 10 estratégias e práticas recomendadas para comunicação por vídeo assíncrona:
1. Use uma ferramenta de comunicação por vídeo
Para se destacar na comunicação assíncrona, você precisa de uma ferramenta projetada para aumentar a clareza e a eficiência. Use um software de colaboração poderoso, como o ClickUp, para garantir a transparência para suas equipes remotas e híbridas.
Como uma plataforma de gerenciamento de projetos completa, o ClickUp é feito sob medida para atender às suas necessidades em vários setores e casos de uso. Se sua equipe precisa de ajuda com gerenciamento de produtos ou campanhas de marketing, o ClickUp ajuda a consolidar o trabalho, simplificar a comunicação e gerenciar tarefas de maneira integrada. Aqui estão alguns recursos do ClickUp que podem ajudar a facilitar a comunicação assíncrona para você:
Clipes do ClickUp
Precisa comunicar instruções complexas ou fornecer feedback detalhado? O ClickUp Clips é o recurso ideal para você!
Esta ferramenta integrada de gravação de tela permite transmitir sua mensagem com clareza, compartilhando gravações de tela, eliminando a necessidade de longas cadeias de e-mails ou reuniões presenciais. É perfeita para demonstrar processos, explicar tarefas e destacar questões específicas.
Seu tom pode ser facilmente mal interpretado ao enviar mensagens, especialmente com pessoas que falam um dialeto diferente ou vêm de uma cultura diferente. Portanto, criar oportunidades de comunicação em vários formatos, incluindo mensagens de texto, áudio e vídeo, é essencial para garantir clareza e evitar interpretações erradas.
Ao combinar o Clips com o ClickUp Brain, o assistente de IA integrado do ClickUp, você também pode:
- Transcreva gravações
- Analise as transcrições
- Copie trechos para outros contextos
- Transforme a descrição dos clipes em uma lista de tarefas real
- Ir para marcadores de tempo específicos
Isso facilita a revisão e a referência de pontos importantes sem assistir ao vídeo inteiro.
Para uma comunicação mais interativa junto com suas gravações de tela, o ClickUp se integra perfeitamente ao ClickUp Chat View, que foi projetado especificamente para trabalho assíncrono. Você não precisa se esforçar para encontrar mensagens e pode facilmente revisá-las e agir de acordo com seu próprio ritmo.
O ClickUp oferece outros recursos avançados de colaboração digital assíncrona que complementam o Clips, como o ClickUp Tasks, que inclui comentários aninhados para as equipes discutirem ideias.
Extensão ClickUp para Chrome
Este recurso de gravação de tela pode ser acessado através da extensão ClickUp para Chrome, facilitando a captura de mensagens e imagens de produção sem precisar alternar entre plataformas. Essa integração perfeita ajuda a manter o fluxo e a continuidade do seu trabalho, garantindo que todas as suas comunicações sejam centralizadas e facilmente acessíveis.
ClickUp Brain
O ClickUp Brain pode funcionar como seu gerenciador de conhecimento de IA, gerente de projetos de IA e assistente de redação, dependendo de suas necessidades. Ele pode ajudar significativamente na comunicação assíncrona, resumindo reuniões e threads de mensagens para você. Por exemplo, as tradicionais reuniões em pé podem atrapalhar o trabalho focado. O ClickUp Brain oferece uma solução para atualizações rápidas da equipe sem sacrificar a produtividade.
Três dicas rápidas para implementar a comunicação assíncrona
- Mude as atualizações para vídeos curtos: os membros da equipe podem gravar atualizações breves sobre seu progresso, obstáculos e tarefas futuras. Essas atualizações podem ser enviadas por meio de mensagens de texto, notas de voz ou gravações curtas de tela
- Consolide e compartilhe: use ferramentas como o ClickUp Brain para reunir e organizar atualizações individuais. Ele pode até automatizar o processo, solicitando aos membros da equipe atualizações diárias com base em informações anteriores
- Revisão conforme sua conveniência: os membros da equipe podem revisar as atualizações consolidadas em seu próprio ritmo, eliminando a necessidade de participar de uma reunião dedicada
Essa abordagem promove o trabalho focado, permitindo que os membros da equipe estruturem melhor seus dias de trabalho.
O ClickUp foi projetado para dar suporte a equipes que trabalham juntas em tempo real ou se comunicam de forma assíncrona, garantindo que todas as necessidades de comunicação sejam atendidas em uma única plataforma.
2. Oferecimento de treinamento
Introduzir a comunicação assíncrona geralmente significa incorporar novas ferramentas, como o ClickUp, no local de trabalho. É importante não presumir que os membros da equipe já estão familiarizados com essas ferramentas, especialmente no que diz respeito ao seu uso mais eficaz.
Fornecer materiais de treinamento, como documentos e vídeos, e designar um ponto de contato claro para dúvidas pode ajudar a garantir uma adoção tranquila.
Use o ClickUp Docs para criar materiais de treinamento. Crie seu documento de treinamento, insira imagens e talvez até uma lista com os pontos principais. O ClickUp Docs permite até gravar vídeos diretamente no documento usando o ClickUp Clips!
Quando o documento de treinamento estiver pronto, é fácil compartilhá-lo. Defina permissões para que as pessoas certas tenham acesso ou, se for de conhecimento público, disponibilize-o para todos com um link. Agora, seus trainees podem aprender no seu próprio ritmo.
Dica profissional: Anuncie o recurso em um canal do Slack ou plataforma de mensagens compartilhadas para manter todos informados.
3. Defina objetivos claros
Antes de criar um vídeo assíncrono, defina sua finalidade e o que você pretende alcançar. Seja para informar, educar ou persuadir, um objetivo claro orientará o conteúdo e garantirá que ele seja relevante para o público.
Por exemplo, se você estiver criando um vídeo de treinamento para novos funcionários, seu objetivo pode ser apresentá-los à cultura e às políticas da empresa.
4. Estabeleça diretrizes tecnológicas
Implementar regras básicas de trabalho para a tecnologia, incluindo diretrizes para canais de comunicação assíncronos, é uma ótima ideia. Como muitas pessoas usam dispositivos pessoais para acessar esses canais, novas medidas de segurança, como VPN, podem ser necessárias para proteger os dados da empresa.
Decida o que você deseja priorizar em seus vídeos assíncronos e mensagens instantâneas, pois nem todas as mensagens podem ser assíncronas o tempo todo.
Por exemplo, você pode decidir que todas as novas mensagens devem ser respondidas até o final do dia útil seguinte. Talvez você possa criar um canal virtual no Slack para discussões fora do assunto!
5. Pratique uma comunicação transparente
A confiança pode diminuir quando a comunicação passa a ser feita principalmente por canais assíncronos, especialmente se os membros da equipe estiverem remotos. Cultive uma cultura de transparência radical, proporcionando uma comunicação aberta e honesta a todos os membros da sua equipe.
Por exemplo, imagine que você está gerenciando um projeto com uma equipe distribuída. Em vez de compartilhar atualizações apenas durante reuniões agendadas, você pode usar um documento compartilhado do ClickUp para manter um diário do projeto.
Atualize este diário regularmente com o progresso, os desafios e os próximos passos. Incentive os membros da equipe a adicionar suas contribuições, ideias e feedback. Isso manterá todos informados sobre o status do projeto, as decisões tomadas e quaisquer obstáculos encontrados, promovendo um senso de confiança e colaboração.
6. Seja conciso
A capacidade de atenção é curta, especialmente em um ambiente digital. Mantenha seus vídeos breves e concisos, concentrando-se na mensagem ou informação principal que você deseja transmitir.
Evite detalhes desnecessários ou explicações prolixas. Por exemplo, se você estiver criando um vídeo de demonstração de um produto, concentre-se em destacar os principais recursos e benefícios, em vez de entrar em detalhes exaustivos sobre todos os aspectos do produto.
Dica profissional: Compartilhe notas transcritas ou trechos destacados do texto junto com seu vídeo para fornecer contexto adicional.
7. Solicite feedback
Incentive os membros da sua equipe a experimentar novas ferramentas e dar feedback. A realidade no terreno pode diferir significativamente da sua percepção como líder ou gestor.
Além disso, convide-os a compartilhar suas perspectivas sobre a comunicação no local de trabalho e os fluxos de trabalho dos projetos e sugira maneiras de melhorá-los. Ao buscar feedback por meio de vídeos assíncronos, o ClickUp Proofing pode ser útil. Ele permite que você anote imagens, vídeos e PDFs e crie espaço para feedback detalhado.
É assim que o ClickUp Proofing ajuda:
- Trabalhe com PNG, GIF, JPEG, WEBP, arquivos de vídeo e PDFs
- Atribua comentários aos membros da equipe para indicar quem precisa tomar uma ação
- Garanta que o feedback seja facilmente acessível posteriormente, fornecendo um registro do seu trabalho
- Economize tempo identificando exatamente o que você está discutindo com sua equipe
8. Não tenha medo de comunicar em excesso
Como os destinatários podem interagir com as mensagens quando lhes for conveniente, fornecer todas as informações necessárias antecipadamente ajuda a garantir clareza e reduzir a necessidade de perguntas posteriores.
Nesse contexto, comunicar em excesso pode ser benéfico, pois permite que os destinatários entendam a mensagem e tomem as medidas necessárias sem atrasos. Essa abordagem garante eficiência e eficácia na comunicação assíncrona, contribuindo para fluxos de trabalho mais tranquilos e uma colaboração aprimorada.
9. Mantenha um tom profissional
Embora a comunicação assíncrona seja mais flexível, mantenha uma postura profissional em seus vídeos. Vista-se adequadamente e fale com clareza e confiança. Evite usar gírias ou linguagem informal, a menos que seja apropriado para o seu público.
Se você estiver criando um vídeo para comunicação interna dentro da sua empresa, pode usar um tom mais informal do que ao criar um vídeo para partes interessadas externas.
10. Não transforme a comunicação assíncrona em síncrona
Mantenha a comunicação assíncrona assíncrona! Por exemplo, se você começar a trocar e-mails rapidamente com um colega, estará essencialmente usando o e-mail de forma síncrona, criando um precedente para interações futuras.
Não definir diretrizes claras pode tornar as linhas pouco nítidas e confundir as expectativas de comunicação. Manter a natureza assíncrona da comunicação é importante para garantir que todos compreendam e cumpram os prazos acordados.
Esperamos que essas dicas para trabalhar em casa e as melhores práticas para comunicação por vídeo assíncrona ajudem você a aumentar a produtividade e a colaboração em seu ambiente de trabalho.
Ao implementar essas estratégias, você pode usar ferramentas de comunicação assíncrona, como o ClickUp, para simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a comunicação da equipe e atingir seus objetivos com mais eficiência.
Riscos potenciais e como mitigá-los
Sem dúvida, as ferramentas de vídeo assíncronas oferecem flexibilidade e conveniência para a colaboração remota.
No entanto, esses benefícios vêm acompanhados de riscos potenciais que você precisa abordar para garantir uma colaboração tranquila e segura.
Vamos examinar alguns desses riscos e explorar maneiras de mitigá-los.
Analisando a questão do Zoombombing em chamadas de vídeo síncronas
Antes de prosseguir, precisamos entender o que é zoombombing!
Zoombombing refere-se à intrusão não autorizada em uma videoconferência ou teleconferência. Embora a comunicação por vídeo assíncrona normalmente não enfrente esse risco específico, outras formas de acesso não autorizado ou violação de dados podem ocorrer.
Para evitar essas violações, certifique-se de que a plataforma escolhida oferece recursos de segurança robustos. Considere usar criptografia de ponta a ponta, exigir senhas fortes e implementar controles de acesso. Eduque sua equipe sobre a importância das práticas de comunicação segura e mantenha seus protocolos de segurança atualizados.
Importância da segurança e privacidade dos dados nas comunicações por vídeo
A segurança e a privacidade dos dados, incluindo ferramentas de vídeo assíncronas, são importantes em qualquer comunicação.
Para proteger informações confidenciais, use uma plataforma que esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como GDPR ou CCPA. Criptografe seus arquivos de vídeo em repouso e em trânsito e limite o acesso apenas ao pessoal autorizado.
Além disso, revise e atualize regularmente suas medidas de segurança para evitar possíveis ameaças.
Se você já usa o ClickUp no seu local de trabalho, adicione uma camada colaborativa optando pela integração do ClickUp com o Zoom para hospedar reuniões dentro do ClickUp.
Essa integração pode aumentar a segurança de várias maneiras:
- Comunicação centralizada: ao hospedar reuniões do Zoom no ClickUp, você centraliza a comunicação e reduz a necessidade de alternar entre várias plataformas, minimizando potencialmente o risco de violações de segurança
- Controle de acesso: a integração do ClickUp com o Zoom oferece recursos adicionais de controle de acesso, permitindo que você gerencie os participantes da reunião de forma mais eficaz e reduza o risco de acesso não autorizado
- Criptografia de dados: Tanto o ClickUp quanto o Zoom priorizam a segurança dos dados e oferecem criptografia para comunicação e compartilhamento de arquivos. Ao usá-los juntos, você pode garantir que suas reuniões e dados compartilhados permaneçam protegidos
- Medidas de segurança consolidadas: Ambas as ferramentas atualizam regularmente suas medidas de segurança para lidar com ameaças emergentes. Integrá-las permite que você se beneficie de seus esforços combinados para aumentar a segurança
Seguindo essas medidas de segurança e dicas do Zoom, você pode tornar o trabalho remoto mais fácil e seguro para você e sua equipe.
Comece a comunicação por vídeo assíncrona usando o ClickUp
Embora a comunicação síncrona possa ser considerada a "norma", existe uma maneira melhor!
A comunicação assíncrona oferece maior flexibilidade e pode reduzir o estresse dos seus funcionários. Ela também ajuda a construir um equilíbrio entre vida profissional e pessoal para os trabalhadores remotos, aliviando a pressão de permanecer conectado constantemente.
E se você deseja otimizar sua comunicação assíncrona, por que não aproveitar o ClickUp?
O ClickUp oferece vários recursos para melhorar a colaboração em equipe, incluindo gerenciamento de tarefas, compartilhamento de arquivos e gravação de tela. Essas ferramentas podem ajudar você e sua equipe a se manterem organizados, se comunicarem no seu próprio ritmo e atingirem seus objetivos com mais eficiência em um ambiente de trabalho remoto.
Experimente o ClickUp gratuitamente para aumentar a produtividade e economizar um tempo valioso para sua equipe!
Perguntas frequentes (FAQs)
Qual é a diferença entre vídeo assíncrono e síncrono?
O vídeo assíncrono envolve conteúdo pré-gravado que os espectadores podem assistir no seu próprio ritmo, como palestras gravadas, vídeos de treinamento e webinars sob demanda. Por outro lado, o vídeo síncrono refere-se a interações de vídeo ao vivo e em tempo real, nas quais os participantes interagem entre si simultaneamente, incluindo videoconferências, transmissões ao vivo e reuniões virtuais.
O que é comunicação por vídeo assíncrona?
A comunicação por vídeo assíncrona refere-se à troca de conteúdo pré-gravado ou mensagens de vídeo assíncronas que podem ser visualizadas em momentos diferentes. Isso permite que os participantes respondam e interajam com o conteúdo de acordo com sua disponibilidade.
O que significa vídeo síncrono?
Vídeo síncrono refere-se a interações ao vivo em que os participantes participam de chamadas de vídeo em tempo real. Isso inclui videoconferências, transmissões ao vivo e reuniões virtuais em que os participantes podem se comunicar instantaneamente.
As videochamadas são assíncronas?
Não, as videochamadas são síncronas. Envolvem comunicação em tempo real através de um ecrã de computador ou outros dispositivos móveis, onde os participantes podem ver-se e ouvir-se instantaneamente, de forma semelhante às interações face a face.
O que significa "síncrono"?
Síncrono refere-se a eventos ou processos que ocorrem simultaneamente ou em tempo real. No contexto da comunicação por vídeo, as interações síncronas envolvem chamadas de vídeo entre os participantes, como uma chamada pelo Zoom.