Toda organização trabalha com vários fornecedores para uma grande variedade de coisas. Pode ser a compra de laptops/outros produtos eletrônicos, o gerenciamento da folha de pagamento, a realização de treinamentos/workshops, a segurança do escritório, auditorias de qualidade ou terceirização de gerenciamento de projetos . Estudos mostram que o número de fornecedores terceirizados usados por uma organização aumentou nos últimos dois anos. Essa tendência continuará.
Para gerenciar essa rede crescente de fornecedores de forma eficiente e segura, você precisa de um sistema robusto de gerenciamento de fornecedores. Vamos ver como você pode criar um sistema de gerenciamento de fornecedores que funcione.
O que é gerenciamento de fornecedores?
O gerenciamento de fornecedores é o processo de manter relacionamentos saudáveis com os fornecedores e prestadores de serviços de uma organização. Ele inclui várias atividades, como:
- Seleção do fornecedor
- Negociação de contratos
- Integração do fornecedor e habilitação do acesso
- Recebimento de faturas e realização de pagamentos
- Avaliação de desempenho
- Desinstalação, conforme necessário
Um processo eficaz de gerenciamento de fornecedores é fundamental para que o trabalho seja bem feito. Ele permite que as organizações criem relacionamentos estratégicos com os fornecedores, garantindo a qualidade, a confiabilidade e a relação custo-benefício de seus produtos e serviços. Também é crucial para operações contínuas, mitigação de riscos e gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Veja a seguir alguns dos benefícios em detalhes.
Os benefícios da gestão de fornecedores
O gerenciamento bem-sucedido de fornecedores é tão essencial quanto o gerenciamento da força de trabalho ou a experiência do funcionário. Ela ajuda a organização a alavancar sua rede de fornecedores/prestadores de serviços para maximizar o benefício mútuo. Veja como.
Visibilidade granular
O primeiro e mais importante benefício de um bom gerenciamento do relacionamento com fornecedores é a visibilidade. Ele ajuda as organizações a entender:
- Quem está fornecendo qual produto/serviço
- Qual é o preço de cada produto/serviço
- Se todos os acordos de nível de serviço (SLAs) estão sendo cumpridos
- Há alguma fatura pendente
Com o acompanhamento em tempo real de todas as atividades relacionadas ao fornecedor, você pode eliminar o desperdício, fortalecer a segurança e otimizar a eficiência.
Modelo do ClickUp
para rastrear KPIs de gerenciamento de fornecedores
Produtividade aprimorada
Um sistema de gerenciamento de fornecedores prepara o fornecedor para o sucesso. Ele descreve o trabalho que ele precisa fazer, seus critérios de aceitação e prazos.
Para o fornecedor, essa clareza facilita o processo de entrega do produto/serviço. Para as equipes de compras da organização, isso agiliza o relacionamento. Com um bom gerenciamento de fornecedores, você pode:
- Automatizar processos repetitivos
- Simplificar os fluxos de trabalho para melhorar a consistência
- Concentrar-se em iniciativas estratégicas em vez de administração regular
Mitigação de riscos
O gerenciamento de fornecedores ajuda a definir uma abordagem estratégica para identificar e mitigar riscos, seja por não conformidade ou por não desempenho. Um sistema sólido de gerenciamento de fornecedores terá processos, automação e listas de verificação para:
- Avaliar os recursos do fornecedor
- Gerenciamento da conformidade regulatória
- Conformidade com as normas e políticas da empresa
- Confiabilidade e histórico de serviços
Você pode usar práticas de gerenciamento de fornecedores para realizar verificações de antecedentes, solicitar divulgações financeiras e analisar referências para garantir que um fornecedor não represente um risco legal ou operacional. Ao identificar e mitigar esses riscos antecipadamente, você pode evitar interrupções dispendiosas, penalidades legais e danos à sua reputação.
Resultados de ESG
As metas ambientais, sociais e de governança (ESG) estão se tornando extremamente importantes para as organizações em todo o mundo. Um bom sistema de gerenciamento de fornecedores ajuda a alinhar a seleção de fornecedores com sua estratégia de ESG, incluindo práticas trabalhistas, diversidade e envolvimento da comunidade.
Gerenciamento estratégico
Uma ferramenta sólida de gerenciamento de fornecedores fornece insights valiosos sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores e tendências de mercado, apoiando a tomada de decisões estratégicas.
Por exemplo, se os dados mostrarem que você gasta mais com consultores de tecnologia, você pode considerar a contratação de uma equipe interna como alternativa.
Ao implementar um sistema que ofereça benefícios de gerenciamento de fornecedores, você provavelmente encontrará alguns desafios.
Desafios na gestão de fornecedores e soluções
Os desafios relacionados aos sistemas de gerenciamento de fornecedores podem ser compreendidos no gerenciamento de contratos e na mitigação de riscos.
Gerenciamento de contratos
Um contrato é um conjunto abrangente de termos e condições que definem o relacionamento entre o fornecedor e a empresa. Isso cria vários desafios, como:
Escala: Se você precisa realizar seis verificações para um fornecedor, então uma simples rede de dez fornecedores precisará que você realize 60 tarefas. Fazer isso manualmente para cada novo fornecedor ou renegociação de contrato pode ser entediante.
Complexidade: Os contratos podem ter várias cláusulas entrelaçadas para rastrear obrigações, marcos, entregas, pagamentos, resolução de disputas, etc. E o mais importante é que você não pode usar o mesmo contrato para um fornecedor de serviços de software e para o seu fornecedor de café: quanto mais fornecedores, mais complexos serão os termos.
Flexibilidade: Os contratos são feitos para serem rígidos e executáveis. No entanto, as empresas devem torná-los flexíveis o suficiente para se adaptarem às necessidades comerciais em evolução, às atualizações normativas ou aos problemas de desempenho.
Conformidade: Em um contrato, ambas as partes concordam com termos específicos. Garantir que elas cumpram esses termos durante todo o contrato pode ser um desafio considerável.
Gerenciamento do ciclo de vida: O gerenciamento de todo o ciclo de vida, incluindo renovações, renegociações e rescisões, pode ser complicado, especialmente se os contratos forem de longo prazo.
Visibilidade e integração: Mantenha um banco de dados centralizado dos registros que seja acessível a todos quando necessário. Sistemas separados podem prejudicar o fluxo de informações, levando a ineficiências e erros.
Avaliações de risco
Todos os problemas acima relacionados ao gerenciamento de contratos são agravados pelo risco que eles representam para as organizações. Alguns dos desafios mais comuns do gerenciamento de riscos são:
Padronização: Não é possível executar a mesma avaliação de riscos para todos os fornecedores. Entretanto, criar uma lista de verificação exclusiva para cada fornecedor pode ser entediante.
Consistência: Garantir a consistência na avaliação, pontuação e priorização dos riscos em diferentes departamentos ou unidades de negócios pode complicar o processo de gerenciamento de fornecedores.
Restrições de recursos: A realização de avaliações completas requer recursos significativos em termos de tempo, conhecimento e tecnologia.
Segurança cibernética e privacidade de dados: A rápida digitalização torna complexo o gerenciamento dos riscos de segurança cibernética e privacidade de dados associados aos fornecedores.
Para superar esses desafios e fortalecer sua prática de gerenciamento de fornecedores, você precisa das ferramentas e dos processos certos.
Como criar um sistema de gerenciamento de fornecedores?
A criação de um sistema eficiente de gerenciamento de fornecedores não precisa envolver o desenvolvimento de um novo software. Você pode escolher um software criado para esse fim ou adaptar uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos para gerenciar seus relacionamentos com fornecedores.
Várias organizações usam o ClickUp para o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores, definindo processos, tarefas, listas de verificação e lembretes. Se você quiser criar um sistema de gerenciamento de fornecedores para sua organização, veja como fazer isso.
1. Definir requisitos
Comece definindo claramente as metas e os requisitos do seu sistema de gerenciamento de fornecedores. A definição de objetivos claros orientará o desenvolvimento e a implementação de seu sistema.
Alguns dos objetivos comerciais comuns que as organizações buscam atingir com a estratégia de gerenciamento de fornecedores são
- Economia de custos
- Gerenciamento de riscos
- Rastreamento de SLA
- Avaliações de desempenho
- Gerenciamento financeiro
2. Configurar o software de gerenciamento de fornecedores
Com base nas necessidades e nos requisitos que você identificou anteriormente, configure os seguintes recursos para criar uma base sólida.
Solicitação de propostas
Todo relacionamento com fornecedores começa com a Solicitação de Proposta (RFP). Configure sua software de gerenciamento de compras para coletar informações por meio de um único formulário padronizado. Permita que esses dados do fornecedor sejam visualizados como uma lista/classificados por tags específicas para que você possa facilmente selecionar e comparar entidades. Formulários ClickUp é um ótimo lugar para configurar isso como parte de sua prática de gerenciamento de fornecedores. Use Solicitação de proposta (RFP) do ClickUp para começar a trabalhar imediatamente.
Obtenha todos os detalhes dos fornecedores usando o modelo de RFP do ClickUp
Avaliar o risco do fornecedor
Configure auditorias de risco padronizadas que avaliam os fornecedores em várias dimensões, como saúde financeira, estabilidade operacional, conformidade com a regulamentação e práticas de segurança cibernética.
Você pode coletar esses dados usando formulários ClickUp. Também é possível configurar tarefas com listas de verificação reutilizáveis para ajudar as equipes de aquisição a acelerar o processo.
Checklists nas tarefas do ClickUp para garantir a conformidade do fornecedor
Integrar
Conecte seu fornecedor/ software de gerenciamento de empreiteiros a várias ferramentas empresariais, como ERP, faturamento, gerenciamento de pagamentos, etc. Isso garante um fluxo de dados e processos contínuos entre os sistemas, aumentando a eficiência operacional e minimizando os erros.
O ClickUp se integra a mais de 1.000 ferramentas, incluindo Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.
Customize
Faça com que seu software de gerenciamento de fornecedores atenda às suas necessidades exclusivas. As mais de 15 visualizações poderosas do ClickUp, mais de 35 ClickApps a interface de usuário do ClickApps, vários modelos e integrações permitem que você crie um software exatamente como deseja.
Visualização do ClickUp Calendar para rastrear tarefas ao longo do tempo
Implementar políticas
Documente as políticas e os procedimentos que os fornecedores devem seguir e disponibilize-os para quem precisar deles. Por exemplo, se você precisar que os fornecedores façam upload de faturas em PDF para o seu sistema ERP, escreva um procedimento operacional padrão (SOP) com suporte para solução de problemas. Documentos do ClickUp oferece uma interface moderna, dinâmica e fácil de usar para escrever POPs. Com o ClickUp Brain, você também pode perguntar e ser respondido, em vez de perder tempo procurando.
Certifique-se de que essas políticas estejam alinhadas com suas metas organizacionais e normas regulamentares. Faça uso do modelos de contrato .
Automatizar
Use o sistema de gerenciamento de fornecedores para centralizar e automatizar processos. Em vez de receber cotações por e-mail e consolidá-las manualmente, configure Modelos de solicitação de cotação (RFQ) que facilitam a coleta de dados.
O ClickUp Automations também permite que você execute trabalhos de rotina no piloto automático. Algumas das automações mais valiosas no gerenciamento de fornecedores são:
- Atribuir uma tarefa ao escritório de conformidade/jurídico quando todos os documentos forem recebidos de um fornecedor
- Lembrar os usuários de tarefas atrasadas
- Mover para uma lista separada de "fornecedores pré-selecionados" quando houver uma mudança de status para eles
- Aplicar o modelo de lista de verificação quando o status mudar para "avaliação de fornecedor
Com o software de gerenciamento de fornecedores configurado, é hora de gerenciar seus relacionamentos.
3. Gerenciar relacionamentos com fornecedores
Onboard
Crie um processo estruturado de integração de fornecedores para garantir que todos os novos fornecedores atendam aos seus padrões e requisitos organizacionais.
- Use a lista de verificação para ter certeza de que coletou todas as informações necessárias
- Crie usuários de fornecedores no ClickUp como convidado ou usuário completo para que eles possam acessar todas as informações necessárias
- Atribua tarefas e passe sem esforço para o gerenciamento de projetos. Você pode usar o ClickUp como umsoftware de gerenciamento de pedidos também para os fornecedores
- Defina metas no ClickUp Goals e permita que seus fornecedores acompanhem seu progresso
Comunicar
Estabeleça check-ins regulares e reuniões de revisão com seus fornecedores. Convide-os a comentar sobre as tarefas e subtarefas para que possam esclarecer qualquer coisa no contexto e em tempo real.
Use o Visualização do bate-papo do ClickUp para consolidar as conversas com os fornecedores e responder com eficiência.
Visão de bate-papo do ClickUp para facilitar a colaboração com o fornecedor
Avaliar
Defina métricas de desempenho claras e estabeleça processos regulares de monitoramento e avaliação.
- Usemodelos de lista de fornecedores para manter o controle de todos os seus fornecedores em um só lugar
- Use o ClickUp Dashboard para discutir métricas como prazos de entrega, padrões de qualidade, custo-benefício e cumprimento de SLA
- Use essas métricas para avaliar o desempenho do fornecedor e identificar áreas de melhoria
- Configure lembretes para renovações de contratos, auditorias de conformidade, renegociação, etc.
Se você é novo na criação de sistemas de gerenciamento de fornecedores, não se preocupe. O Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp é um ponto de partida ideal. É uma solução completa para o gerenciamento de fornecedores, desde as verificações iniciais até a avaliação de desempenho.
Gerencie seus fornecedores usando o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp
4. Otimize à medida que você avança
Com o tempo, você aprenderá mais sobre seus processos de gerenciamento de fornecedores, com base nos quais também poderá otimizar suas ferramentas. Por exemplo, se o faturamento é propenso a erros, você pode usar o ClickUp Clips para um tutorial de processo de captura de tela.
Se você tiver fornecedores de várias regiões geográficas, poderá configurar um campo personalizado para a moeda. Você pode configurar avisos de dependência se tiver dois fornecedores trabalhando no mesmo processo.
Aprenda com os relacionamentos com seus fornecedores e invista na melhoria contínua.
Fortaleça seu processo de gerenciamento de fornecedores com o ClickUp
O objetivo principal de recorrer a um fornecedor é reduzir a carga de trabalho das equipes internas. Todo o exercício é inútil se o gerenciamento de fornecedores criar uma carga de trabalho adicional para suas equipes de projeto/procurement.
Portanto, um sistema de gerenciamento de fornecedores bem estruturado é crucial. O sistema do ClickUp software gratuito de gerenciamento de projetos é flexível e adaptável, o que o torna perfeito também para o gerenciamento de fornecedores.
Ele ajuda você a gerenciar todo o ciclo de vida, desde a integração do fornecedor até o pós-embarque. É flexível, personalizável e projetado especificamente para suas necessidades. Ele simplifica o processo e automatiza os fluxos de trabalho.
Serve para beneficiar você e o fornecedor. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente !
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de fornecedores
1. O que você quer dizer com gerenciamento de fornecedores?
A gestão de fornecedores refere-se à forma como as organizações gerenciam seus relacionamentos com fornecedores e prestadores de serviços. Ela envolve a seleção de fornecedores, a negociação de contratos, o controle de custos, o gerenciamento de entregas e a avaliação de desempenho.
2. Quais são os quatro estágios da gestão de fornecedores?
Os quatro estágios do gerenciamento de fornecedores são os seguintes.
- Seleção do fornecedor: Identificação de possíveis fornecedores, avaliação de recursos e seleção de um fornecedor com base em considerações de qualidade, custo, confiabilidade e serviço
- Negociação do contrato: Definição dos termos e condições, preços de acordo com o modelo de negócios do fornecedor, cronogramas de entrega, padrões de qualidade e acordos de nível de serviço
- Monitoramento do desempenho: Acompanhamento do desempenho do fornecedor em relação às métricas e SLAs acordados
- Gerenciamento de relacionamento: Comunicação regular, resolução de problemas ou preocupações e trabalho colaborativo para melhorar os processos e os resultados
3. Quem é responsável pelo gerenciamento de fornecedores?
A responsabilidade pela gestão de fornecedores normalmente é compartilhada entre as equipes de compras, de projetos e de finanças.
- O setor de compras é responsável pela análise de propostas, negociação de contratos, integração de fornecedores, etc.
- Partes interessadas no projeto terão uma grande influência na escolha do fornecedor. Eles também trabalharão com o fornecedor, avaliarão o desempenho, darão feedback, decidirão sobre renovações, etc.
- As equipes financeiras lidam com faturas, pagamentos, multas/penalidades, se houver.
Um bom gerenciamento do relacionamento com o fornecedor precisa que todas essas três partes trabalhem de forma colaborativa.