Se você é um estudante fazendo trabalhos, um profissional elaborando relatórios ou apenas alguém organizando documentos pessoais, provavelmente já usou o Microsoft Word.
As ferramentas da Microsoft são conhecidas por sua interface intuitiva, recursos abrangentes e compatibilidade universal. Todas as interfaces do Microsoft Office são simples de usar, tornando o trabalho mais fácil, rápido e seguro.
No entanto, para alcançar suas versões atuais e aperfeiçoá-las, foram necessárias décadas. O Microsoft Word foi lançado em 1983. Ao longo dos anos, ele passou por várias atualizações e melhorias, fazendo com que a gigante da tecnologia conquistasse mais de 750 milhões de usuários ativos mensalmente!
via Microsoft Esse sucesso pode ser atribuído à facilidade de uso da plataforma, que a torna acessível tanto para iniciantes quanto para usuários avançados.
Mas poucas pessoas conhecem os seguintes recursos do Microsoft Word hacks e truques que podem lhe poupar muito esforço e tempo!
25 Hacks do Microsoft Word para se tornar um superusuário
Sabemos que o Microsoft Word ajuda você a fazer muitas coisas. E esses hacks garantirão que você faça muito mais com o tempo que economizar. Essas dicas do Microsoft Word são mais bem implementadas em um computador Windows.
1. Uso de atalhos de teclado para alinhamento e espaçamento de parágrafos
Se você gosta de digitação rápida e de simplificar sua escrita, vai adorar esses atalhos de teclado que o ajudarão a alinhar e formatar todo o documento conforme necessário.
Esse é um dos truques mais básicos do Word.
Além das funções comuns de copiar/colar, desfazer/refazer e negrito/itálico, os atalhos a seguir permitirão que você faça isso resumo do projeto (ou aquele livro há muito adiado) muito mais rápido.
| Shortcut | Purpose | ||
|---|---|---|---|
| Alinhar à esquerda | Ctrl + L | ||
| Alinhar ao centro | Ctrl + E | ||
| Alinhar à direita | Ctrl + R | ||
| Justificar texto | Ctrl + J | Aumentar o tamanho da fonte | |
| Aumentar o tamanho da fonte | Ctrl + ] | ||
| Diminuir o tamanho da fonte | Ctrl + [ | Criar lista com marcadores | |
| Criar uma lista com marcadores | Ctrl + Shift + L |
Uso de atalhos de teclado no MS Word
2. Como adicionar uma senha ao seu arquivo do Word
Não quer que seus dados confidenciais vazem? Configure uma senha para que somente você ou outras pessoas autorizadas possam acessar o arquivo. Veja como:
- Clique em "File" (Arquivo) e, em seguida, vá para "Info" (Informações)
- Escolha "Protect Document" (Proteger documento) e clique em "Encrypt with Password" (Criptografar com senha)
- Siga as instruções para definir uma senha. O Word solicitará essa senha sempre que você abrir o documento
3. Alterando o acesso de leitura/edição do seu arquivo
Se a definição de uma senha não for a sua praia, mas você ainda quiser proteger o documento contra adulterações, poderá remover as permissões de edição do arquivo. Isso tornará o arquivo somente leitura para outros usuários. Você pode fazer isso da seguinte forma:
- No menu "Protect Document" (Proteger documento), selecione "Restrict Editing" (Restringir edição)
- Limite os estilos de formatação e decida sobre alterações como rastreamento, comentários ou tornar o documento somente leitura
- Se você quiser que pessoas específicas editem o documento, selecione o texto, adicione o nome delas em exceções e clique em "Yes, Start Enforcing Protection" (Sim, começar a aplicar a proteção)
4. Adicionar ou remover marcas d'água
Se quiser personalizar seu documento, indicar sua finalidade ou proteger sua confidencialidade, siga estas etapas:
- Abra seu documento no Microsoft Word
- Vá para a guia "Design"
- Clique em "Marca d'água"
- Escolha entre as opções fornecidas, como "Draft" (rascunho), "Urgent" (urgente), "Confidential" (confidencial) ou "Top Secret" (ultrassecreto), ou use seu próprio texto ou imagem
- Se estiver usando uma imagem, recomendamos que ela fique esmaecida usando o efeito washout. Para texto, é melhor torná-lo semitransparente
via Microsoft Para remover uma marca d'água, volte à guia "Design", selecione "Marca d'água" e, em seguida, escolha "Sem marca d'água".
5. Usando a ferramenta de histórico da área de transferência do Word
Quando estiver trabalhando em seu documento, provavelmente precisará copiar e colar. O Word oferece suporte a atalhos usados com frequência, como Ctrl+X, Ctrl+C e Ctrl+V, mas essa ferramenta bacana chamada Área de Transferência do Office pode armazenar até 24 itens (texto e imagens) de uma só vez.
O acesso à Área de Transferência do Office é fácil:
- Clique na pequena seta ao lado do rótulo "Área de transferência" na guia "Página inicial" ou pressione Ctrl+C duas vezes se você ativar esse atalho no menu "Opções
- O painel da Área de Transferência mostrará os últimos 24 itens copiados de diferentes programas, como um link de navegador, texto de e-mail ou dados de planilha
- Clique duas vezes em um item para colá-lo ou clique em "Paste All" (Colar tudo) para inserir todos os itens no documento de uma só vez
Quando terminar o projeto, você poderá clicar em "Clear All" (Limpar tudo) para esvaziar a área de transferência. Isso não apenas mantém seu trabalho em sigilo, mas também lhe dá uma nova perspectiva para a próxima tarefa.
6. Exportação de um arquivo do Word como PDF
Os PDFs são muito úteis para compartilhar arquivos, mantendo o layout e a formatação exatamente como o usuário original pretendia. Mas como você converterá seu arquivo do Word em PDF? Siga estas etapas simples:
- Abra o documento do Word
- Vá para "Arquivo" e escolha "Exportar"
- Clique em "Criar PDF/XPS"
- Selecione "Options" para ajustar as configurações
- Para arquivamento de longo prazo, marque "PDF/A compliant" (compatível com PDF/A)
- Para obter a melhor qualidade de imagem, selecione "Optimize for image quality" (Otimizar para qualidade de imagem)
- Para obter a fonte perfeita, selecione "Bitmap text"
- Para proteção por senha, marque "Encrypt the document with a password" (Criptografar o documento com uma senha) e defina uma senha
- Salve seu PDF e pronto! Seu documento está seguro e pronto
7. Importação de um arquivo PDF para um arquivo do Word
Exportar um arquivo do Word como PDF é fácil. Mas e se você quiser editar seu trabalho em um arquivo PDF? Embora muitos software de edição de documentos estiverem disponíveis, você poderá editar seu PDF importando o arquivo para o Word.
Veja como você pode importar um arquivo PDF para o Word:
- Abra o Word e vá para "File" (Arquivo)
- Escolha "Abrir" e navegue até seu documento PDF
- Selecione "PDF" como o tipo de documento
Como alternativa, você pode clicar com o botão direito do mouse no arquivo PDF e abri-lo no Word.
Não se preocupe com o fato de o Word alertá-lo sobre possíveis limitações por meio de uma caixa de diálogo. Basta editar o documento no Word, salvá-lo e exportá-lo novamente para PDF, se necessário.
8. Reorganização de documentos longos
O recurso Outline View pode ser útil ao lidar com documentos longos no Word. Ele fornece uma boa lista com marcadores do conteúdo do documento sem todas as imagens, mostrando diferentes níveis de títulos e subtextos.
É perfeito para entender o conteúdo do documento sem precisar rolar infinitamente por várias páginas.
Siga estas etapas para ativá-la:
- Alterne para 'Outline View' na guia 'View' na faixa de opções ou na barra de ferramentas do Word
- Você também pode arrastar e soltar itens para tornar a organização ainda mais rápida e fácil
9. Recuperação de versões antigas de arquivos não salvos
É uma chatice quando seu computador trava enquanto você está trabalhando no Word e você perde todos os seus dados preciosos porque se esqueceu de clicar em Salvar!
Mas não se preocupe. O Microsoft Word nos protegeu com uma opção de recuperação de arquivos muito interessante. Veja como usá-la:
- Vá para "Arquivo" e clique em "Informações
- Escolha "Gerenciar documento" e clique em "Recuperar documentos não salvos"
- Será exibida uma caixa de diálogo com uma lista de arquivos não salvos. Selecione o que você deseja recuperar
10. Ativação do AutoSave no Word
Há outra maneira de evitar a perda do trabalho de sua vida no Word. Agora você pode conectar sua conta do Word à nuvem e ativar o recurso AutoSalvar.
Agora, se o seu computador decidir parar de funcionar, tudo o que você precisa fazer é conectar o OneDrive ao MS Word para recuperar os dados.
Ou você pode fazer isso ajustando as configurações de recuperação automática:
- Clique em "File" (Arquivo) e, em seguida, vá para "Options" (Opções)
- No menu pop-up, selecione "Save" (Salvar)
- Aqui, você pode alterar as configurações de recuperação automática
- Especifique a frequência dos salvamentos automáticos especificando o número de minutos
- Escolher um local diferente para armazenar arquivos de recuperação automática
11. Compactação de imagens no Word
Você já se sentiu incomodado enquanto esperava que seus arquivos do Word carregassem? Por que ele é tão lento, você se pergunta. Na maioria das vezes, é porque as imagens no documento são pesadas!
Se quiser que o arquivo abra mais rápido, é preciso reduzi-lo, diminuindo o tamanho das imagens. Faça isso em duas etapas simples:
- Selecione uma imagem e vá para a guia "Formatar
- Clique em "Comprimir imagens" e escolha uma resolução mais baixa para a imagem
Lembre-se de que o redimensionamento de suas imagens também pode afetar a qualidade delas. Portanto, é fundamental encontrar um equilíbrio!
12. Reorganização da barra de ferramentas de acesso rápido
Agora, vamos falar sobre a barra de ferramentas de acesso rápido que fica logo abaixo da barra de título no Word. É uma das fitas mais usadas que abriga todas as suas funções principais, como Salvar, Desfazer, Refazer e até mesmo o AutoSalvar nas versões mais recentes do Word.
via Microsoft A parte divertida é que você pode personalizar essa faixa de opções facilmente para tornar suas funções e comandos favoritos mais acessíveis - basta clicar na pequena seta no canto direito da barra de ferramentas.
Você também pode arrastar e soltar essa barra de ferramentas em qualquer lugar da janela, como logo abaixo da faixa de opções, para desfrutar de um espaço de trabalho mais organizado.
13. Personalização da barra de status
Você já notou a barra na parte inferior da janela do Word? Ela é chamada de Barra de Status e se comporta como o assistente pessoal do seu documento, mantendo-o informado sobre os recursos do documento e os modos de leitura, além de incluir um prático controle deslizante de zoom.
Aqui estão algumas coisas que você pode fazer com a Barra de Status:
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da barra para personalizá-la de acordo com seu gosto e suas preferências
- Adicionar mais recursos, como números de página e contagem de palavras, para tornar a interface mais fácil de usar
14. Ativação do modo escuro
Se você é fã do modo escuro por ser agradável aos olhos, a Microsoft tem o que você precisa. Esse recurso útil permite que você alterne a tela branca brilhante (muitas vezes ofuscante) do Word para um cinza escuro suave.
Veja a seguir como ativá-lo:
- Abra o arquivo do Word
- Vá para "Arquivo" e selecione "Conta"
- Em "Office Theme" (Tema do Office), escolha "Black" (Preto) entre os temas disponíveis
- Seu MS Word, incluindo a tela, se transformará em um modo escuro suave
15. Alternando entre os modos claro e escuro
E se você estiver com vontade, sempre poderá voltar ao modo claro. Alternar entre os modos é muito simples. Tudo o que você precisa fazer é:
- Clique na guia "View" (Exibir) na faixa de opções
- Selecionar "Switch Modes" (Alternar modos), que aparece quando o tema do Office está definido como "Black" (Preto)
- Selecione "Modo de luz"
16. Obtenção de uma pontuação de legibilidade
Quer que seus leitores entendam melhor seu texto? Verifique a pontuação de legibilidade do seu documento. Uma pontuação mais alta é melhor e garante que seu texto seja simples e claro.
Aqui está um resumo rápido de como saber a pontuação de legibilidade do seu texto:
- Clique em "Arquivo" e selecione "Opções
- No menu, clique em "Proofing" (Correção)
- Em "Ao corrigir a ortografia e a gramática no Word", certifique-se de selecionar a opção Verificar gramática com a caixa de verificação ortográfica
- Selecione "Mostrar estatísticas de legibilidade"
- Retorne ao seu documento
- Selecione 'Ortografia e gramática'
- Corrija ou ignore as correções ortográficas ou gramaticais e, em seguida, o Word abrirá a janela Estatísticas de legibilidade com informações sobre o nível de leitura do documento
Para o Microsoft 365, siga estas etapas:
- Abra seu documento do Word
- Selecione a guia Início
- Escolha "Editor" e, em seguida, vá para "Estatísticas do documento
- Uma caixa de diálogo informa que o Word está calculando as estatísticas do seu documento. Selecione OK. Uma caixa de diálogo explicando que as estatísticas de legibilidade estão sendo calculadas e que isso pode levar alguns minutos. Selecione "OK" ou "Cancelar
- O Word abrirá uma janela que mostra informações sobre as estatísticas e o nível de leitura do documento
Essa pontuação o ajuda a entender a facilidade de leitura do texto.
Há dois tipos de pontuação de legibilidade no MS Word:
- Flesch Reading Ease: As pontuações variam de 0 a 100, sendo que as pontuações mais altas indicam uma leitura mais fácil. O objetivo é atingir 60-70 na maioria dos documentos.
- Nível de classificação Flesch-Kincaid: Essa pontuação representa o nível da série dos EUA necessário para entender o texto com facilidade. Tenha como meta 7,0-8,0 para públicos em geral.
17. Remoção de espaços extras entre o texto
Até alguns anos atrás, os "processadores de texto" costumavam adicionar espaços duplos para melhorar a legibilidade do texto de um documento impresso. Com a migração de tudo para a Internet nos dias de hoje, essa prática se tornou obsoleta. Apesar disso, alguns de nós ainda se apegam aos métodos antigos.
Mas não precisa se preocupar! Podemos corrigir isso seguindo quatro etapas:
- Pressione Ctrl + H para abrir a ferramenta "Localizar/Substituir" no Word
- Na caixa "Localizar", digite "( ){2,}" em "Localizar o quê
- Na caixa "Substituir por", digite "\1"
- Clique em "Replace All" (Substituir tudo) para eliminar os espaços extras
18. Remoção de espaços extras entre parágrafos
Se estiver tendo problemas com espaços extras após os parágrafos e quiser reduzi-los a um espaço de uma única linha, há uma maneira simples de resolver isso.
Elimine os espaços de parágrafos duplos seguindo estas etapas:
- Pressione Ctrl+H para abrir a ferramenta "Localizar/Substituir" no Word
- Use a ferramenta para localizar '^p^p' (símbolos para uma quebra de parágrafo)
- Substitua-o por "^p"
- Clique em "Replace All" (Substituir tudo) para remover espaços extras entre parágrafos
Você pode fazer isso várias vezes para remover todos os espaços duplos até que restem apenas espaços de uma linha entre os parágrafos.
19. Controle das opções de colagem
E se você quiser colar texto de outro arquivo, mas ele se recusar a formatar? Como você resolve esse quebra-cabeça? Veja como:
- Enquanto estiver colando o texto, use o botão "Paste Options" (Opções de colagem)
via Microsoft
- Use-o para manter, mesclar ou descartar a formatação
- Cole seu texto clicando com o botão direito do mouse e colando ou usando a opção Ctrl+V
- Em seguida, você pode acessar 'Paste Options' usando o cursor ou clicando em 'Tab'
20. Expansão das funções de recortar, copiar e colar usando o Spike
Para a maioria de nós, Ctrl+C e Ctrl+V são as nossas queridas teclas de atalho! Mas apenas algumas pessoas conhecem esse recurso menos conhecido do Word, o Spike.
Trata-se de um espaço de armazenamento para vários trechos que podem ser colados uma ou mais vezes em seu arquivo. Esse é um truque útil para mover seções separadas de texto ao reorganizar um arquivo grande.
Veja como você pode usar o Spike no Word:
- Em vez de recortar e colar texto, realce o texto que deseja mover
- Pressione Ctrl+F3. Isso salva o texto selecionado no Spike
- Repita esse procedimento para outros trechos de texto que você deseja mover. Cada vez que você pressiona Ctrl + F3, mais texto é adicionado ao Spike
- Agora, posicione o cursor onde deseja colar o texto
- Pressione Ctrl+Shift+F3 para colar o texto salvo do Spike em seu documento. Isso só funciona uma vez
- Se você quiser colar o texto salvo várias vezes,
- Digite "Spike" onde você deseja que o texto seja colocado
- Pressione F3. Isso inserirá o texto do Spike
- Você pode fazer isso quantas vezes precisar
via Microsoft Se quiser ver seus snippets no Spike, faça o seguinte:
- Vá para a guia "Insert" (Inserir)
- Clique no botão "Quick Parts" (Partes rápidas)
- Escolha "Building Blocks Organizer" (Organizador de blocos de construção)
- Selecione Spike à esquerda para ver seu conteúdo
- Insira o conteúdo diretamente em seu documento a partir dessa tela, clicando no botão "Insert" (Inserir)
21. Navegando na Internet no Word
Enquanto estiver trabalhando no seu documento, você não precisa mais abrir o navegador para pesquisar na Internet. Você pode fazer isso facilmente usando o recurso Smart Lookup do Word.
Veja como:
- Destaque a palavra ou frase sobre a qual você deseja saber mais
- Clique com o botão direito do mouse no texto selecionado para abrir um menu
- Escolha "Smart Lookup" nas opções do menu
Uma nova janela aparecerá ao lado, mostrando os resultados da pesquisa na Internet relacionados ao texto selecionado. Você encontrará tudo, desde definições e explicações até imagens. E a melhor parte é que você pode clicar nesses resultados de pesquisa para encontrar mais informações ou conteúdo relacionado.
22. Exibição de caracteres ocultos no Word
Toda vez que seu arquivo do Word começa a apresentar problemas e o alinhamento do texto é alterado, é provável que haja muitos caracteres ocultos em jogo. Para revelar esses espaços, tabulações e marcas de parágrafo sorrateiros no Microsoft Word, execute as etapas a seguir:
- Clique na guia "Página inicial
- Procure o símbolo '¶' no grupo 'Parágrafo' e clique nele para revelar os caracteres ocultos
- Uma vez clicado, esses caracteres ocultos serão exibidos em seu documento
- Se você quiser ocultar os caracteres novamente, clique no símbolo '¶' mais uma vez
23. Remoção de caracteres ocultos no Word
Também é possível eliminar esses caracteres ocultos simultaneamente! Você pode usar o recurso "Localizar e substituir" para localizar e substituir caracteres ocultos. Veja como:
- Clique na guia "Home" (Página inicial)
- Procure o botão "Localizar" no grupo "Edição" e clique na seta pequena ao lado dele para exibir o menu suspenso. Em seguida, selecione "Advanced Find" (Localização avançada)
- Na caixa de diálogo "Find and Replace" (Localizar e substituir), clique no botão "More >>" (Mais >>) para mostrar mais opções
- Marque a caixa ao lado de "Special" (Especial) e selecione o tipo de caractere oculto que deseja localizar na lista. Por exemplo:
- Para localizar marcas de parágrafo, selecione "Marca de parágrafo (^p)
- Para localizar caracteres de tabulação, selecione 'Tab Character (^t)'
- Para localizar caracteres de espaço, selecione "Espaço (^s)
- Como alternativa, para substituir o caractere oculto por outro, digite o texto de substituição no campo "Substituir por
- Para substituir a instância encontrada, clique em "Replace" (Substituir) ou "Replace All" (Substituir tudo), dependendo de sua preferência
24. Adição de um atalho de teclado para seu comando favorito
Se houver um comando que você adora usar de vez em quando, tudo o que você precisa fazer é criar um atalho de teclado para ele!
Para atribuir um atalho de teclado preferencial ao seu comando favorito no Microsoft Word, siga estas etapas:
- Clique em "Arquivo" no canto superior esquerdo e selecione "Opções
- Na caixa de diálogo "Opções do Word", escolha "Personalizar faixa de opções" na barra lateral esquerda
- Clique em "Atalhos de teclado: Personalizar" na parte inferior
via Microsoft
- Na caixa de diálogo "Customize Keyboard" (Personalizar teclado), selecione a categoria que contém seu comando e escolha o comando na lista à direita
- Clique no campo "Press new shortcut key" (pressionar nova tecla de atalho) e pressione a combinação de teclas que deseja atribuir como atalho. Certifique-se de que ela ainda não esteja em uso. Você pode verificar se há conflitos na caixa "Current keys" (Teclas atuais)
- Depois de encontrar um atalho exclusivo, clique em "Assign" (Atribuir)
- Confirme e salve suas alterações clicando em "OK" na caixa de diálogo "Opções do Word"
25. Uso do teclado para navegar na tela
Um dos hacks mais simples do MS Word é usar a tecla Alt, que permite a navegação rápida e o acesso a vários comandos. Isso certamente facilita a vida, pois aumenta a eficiência no Word ao fornecer acesso rápido a comandos e opções de navegação.
Veja como você pode fazer isso:
- Pressionar Alt uma vez exibe dicas de teclas sobre os comandos da Faixa de Opções
via Microsoft
- Os atalhos de teclado com Alt simplificam as ações, como Alt+F para o menu Arquivo
- A tecla Alt combinada com números acessa os comandos da barra de ferramentas de acesso rápido
- Alt ativa a navegação no menu e ativa as opções da caixa de diálogo
Limitações do uso do Microsoft Word
Embora o Microsoft Word possa ser um dos melhores software de processamento de texto ele ainda tem algumas limitações. Algumas delas são:
- Preços caros: O MS Office Suite é uma assinatura bastante cara. Se você não estiver disposto a gastar muito dinheiro, use um dos muitosalternativas gratuitas ao Microsoft Word. Você também pode usarescolher entre o Microsoft Word e o Google Docs2. Complexidade dos recursos: O Word tem tantos recursos que você mal consegue arranhar a superfície. Essa complexidade pode ser muito grande, especialmente para novos usuários
- Ações não intuitivas: Alinhar texto ou ajustar imagens no Word não é tão fácil quanto parece. E espaçar os parágrafos é outra história. Muitos de seus recursos não são os mais intuitivos
- Excesso de recursos: Mala direta, Spike eautomação de documentos são ferramentas que você pode ou não usar sempre. É preciso muita paciência e prática para dominar seus usos nesse programa de processamento de texto
O futuro do processamento de texto
Embora os processadores de texto tradicionais, como o Microsoft Word, continuem populares, o futuro da criação de texto está na integração, na colaboração e na inteligência artificial ferramentas de escrita .
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Use o AI Writer for Work do ClickUp Brain para isso:
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- Modo de comentários e sugestões para revisões e feedback de colegas
- Atribuições de tarefas dentro dos documentos para agilizar o gerenciamento de projetos
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- Insights orientados por dados:
- Análise de conteúdo para rastrear o envolvimento e o desempenho no ClickUp
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FAQs comuns
1. Como posso tornar o Microsoft Word mais atraente?
Melhore a aparência do Word escolhendo fontes elegantes, paletas de cores e imagens ou gráficos atraentes. Mantenha um layout limpo e consistente para obter uma aparência refinada.
2. Como posso aprimorar minhas habilidades de processamento de texto?
Aumente seu nível revisando cuidadosamente os erros, organizando o conteúdo com títulos e marcadores claros e aprendendo atalhos de teclado úteis para trabalhar mais rapidamente.
3. Como posso adicionar criatividade aos meus documentos do Word?
Dê asas à criatividade explorando estilos de fonte exclusivos, incorporando formas, SmartArt ou recursos visuais e fazendo experiências com bordas de página. Considere o uso de modelos para dar ao seu documento um toque distinto e criativo.