No mercado de calendários, o Google Agenda é o vencedor indiscutível, com 23,97% de participação no mercado. Pessoas de todas as idades e setores o utilizam para gerenciar suas agendas com facilidade. Embora a interface intuitiva e os recursos básicos do Google Agenda o tornem uma escolha popular, há um tesouro de recursos inexplorados — dicas e truques do Google Agenda — que a maioria das pessoas desconhece.
Neste artigo, exploraremos alguns truques engenhosos do Google Agenda que podem transformar a forma como você organiza seu tempo e colabora com outras pessoas, além de aumentar sua produtividade.
O que é o Google Agenda?
O Google Agenda é um aplicativo de gerenciamento de tempo, agendamento e calendário compartilhado. Ele faz parte do conjunto de ferramentas de produtividade do Google Workspace. Você pode agendar eventos, compromissos e lembretes, além de restaurar eventos excluídos. Também é possível criar vários calendários para diferentes aspectos da sua vida. Ele pode funcionar como um aplicativo de planejamento diário, oferecendo uma visão abrangente da sua agenda.
Outro recurso excelente do Google Agenda é que você pode integrá-lo a outros serviços do Google, como o Gmail, e usar modelos do Google Agenda.
20 dicas do Google Agenda para maximizar sua produtividade
Aqui estão as 20 principais dicas para o Google Agenda para elevar sua produtividade a um novo patamar:
1. Integre-o ao ClickUp para economizar tempo e esforço
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos com 15 visualizações personalizáveis, incluindo uma visualização do Calendário ClickUp que melhora a colaboração e a produtividade. Por ser uma plataforma versátil que combina várias ferramentas de produtividade em uma só, ela pode ser usada tanto por equipes pequenas quanto por grandes empresas.
O ClickUp oferece suporte a mais de 1000 integrações. Ele pode ser integrado perfeitamente ao Google Agenda, garantindo a sincronização automática para que todas as alterações no seu Calendário Clickup sejam sincronizadas com o Google Agenda e vice-versa. Com essa integração, você não precisa alternar constantemente entre aplicativos.
2. Crie vários calendários codificados por cores
Se você costuma ter dificuldade para gerenciar sua vida pessoal e seus horários de trabalho em um único calendário, esta dica do Google Agenda pode ser a solução. Ela permite que você crie diferentes calendários e os codifique com cores para facilitar o reconhecimento.
Por exemplo, você pode criar vários calendários para o trabalho, eventos familiares e compromissos pessoais. Você pode até ter um calendário separado para acompanhar aniversários e datas especiais de amigos e familiares. Você pode navegar entre os diferentes calendários usando o menu à esquerda/menu hambúrguer no canto superior esquerdo da tela.
Com esse recurso, basta uma olhada rápida para saber como será o seu dia e acompanhar melhor seus eventos. Ele também permite que você mantenha sua vida pessoal e profissional separadas.
3. Ocultar um evento existente
Um calendário repleto de eventos pode facilmente se tornar opressivo. É aí que entra a função “ocultar eventos” do Google Agenda. Você pode ocultar os eventos aos quais não pretende comparecer.
Por exemplo, se houver uma reunião agendada que você já recusou em seu calendário, você pode ajustar as configurações para removê-la da visualização. Da mesma forma, você também pode ocultar calendários (se tiver um calendário separado para o trabalho ou pessoal) desativando-os.
4. Adicione um novo evento com um comando de voz
O aplicativo Google Agenda também pode criar novos eventos com base em comandos de voz para o Google Assistente. Você pode adicionar diretamente novos detalhes do evento a partir do seu celular ou laptop, sem precisar abrir o aplicativo.
Tudo o que você precisa fazer é dizer “Ok Google” e dar o seu comando. Por exemplo, “Ok Google, agende um jantar de aniversário para quarta-feira”.
Você também pode perguntar ao Google Assistente o que está em sua agenda e pedir para cancelar ou remarcar um evento.
5. Personalize a visualização do calendário
O que torna o aplicativo Google Agenda um dos melhores aplicativos de calendário são suas visualizações personalizadas, agendamento e recursos de gerenciamento de tempo. Cinco visualizações estão disponíveis: dia, semana, mês, ano, programação e quatro dias.
Por exemplo, se você selecionar a visualização semanal, verá apenas a agenda da semana. Mas isso não é tudo. Você também pode ocultar ou exibir os fins de semana no seu calendário. O Google também permite que você escolha uma visualização personalizada do calendário como sua visualização padrão.
6. Compartilhe o calendário
Se você trabalha em equipe, a capacidade de compartilhar seu calendário pode ser extremamente útil, especialmente quando você é o organizador de reuniões responsável pelo planejamento de eventos e reuniões. Você pode compartilhar seu Google Agenda com pessoas selecionadas seguindo estas etapas:
- Abra o Google Agenda no seu laptop
- Clique na seção Meus calendários.
- Clique em Mais no calendário que deseja compartilhar e selecione Configurações e compartilhamento.
- Você pode optar por disponibilizar o calendário para o público, apenas para usuários dentro do seu espaço de trabalho ou para pessoas específicas por meio de seus IDs de e-mail.
- Ajuste as permissões de acesso usando o menu suspenso e clique em Enviar.
As permissões permitem que você ajuste as informações que deseja compartilhar com outras pessoas. Outra vantagem é que você pode desativar o compartilhamento a qualquer momento.
7. Adicione lembretes padrão
Cansado de adicionar lembretes a cada evento do calendário separadamente? Com os lembretes padrão do Google Agenda, você não precisa mais adicionar lembretes manualmente. Veja como você pode usar este truque do Google Agenda:
- Acesse a página inicial do seu Calendário e clique em Configurações (ícone de engrenagem no canto direito).
- Selecione Configurações e role para baixo até Configurações dos meus calendários
- Clique no calendário específico e selecione Notificações de eventos.
- Selecione Adicionar notificação. Aqui, você pode optar por receber um e-mail e/ou notificação no horário de sua preferência, por exemplo, um dia antes, 10 minutos antes ou até mesmo uma semana antes de um evento. Você também pode adicionar vários lembretes.
Sempre que você criar um evento, este lembrete será automaticamente adicionado a ele.
8. Receba um e-mail com a agenda
Um e-mail com a agenda é, sem dúvida, um dos truques mais legais do Google Agenda. Embora você possa acessar o aplicativo em qualquer lugar e a qualquer hora e ver sua agenda do dia na visualização da agenda, também é possível receber sua agenda diária em sua caixa de e-mail todos os dias.
Tudo o que você precisa fazer é acessar Configurações dos meus calendários (no canto direito), clicar no seu nome e selecionar Outras notificações. Selecione E-mail no campo Agenda diária. E pronto! Sua agenda diária aparecerá logo pela manhã no seu e-mail.
9. Use atalhos de teclado
Este é um dos nossos truques mais usados do Google Agenda. Você pode usar vários atalhos de teclado para aumentar a eficiência e navegar facilmente pelo Google Agenda. Aqui estão alguns deles:
- Pressione “c” para criar um evento.
- Pressione “q” para adicionar rapidamente
- Pressione “p” para voltar ao período anterior e “n” para ir para o próximo período.
- Digite cal. new na barra de pesquisa do seu navegador para adicionar novos eventos.
- Pressione “a” para visualizar a agenda, “d” para ver a visualização diária do seu calendário, “w” para visualização semanal, “m” para visualização mensal e “t” para a programação de hoje.
- Para obter detalhes sobre um evento, selecione-o e pressione “e”.
- Pressione “x” para ver sua visualização personalizada do calendário (e, na ausência dela, a visualização de quatro dias).
- Pressione “s” para acessar facilmente as configurações.
- Exclua um evento clicando nele e pressionando “excluir” ou “backspace”.
- Pressione “/” para uma pesquisa rápida.
- Pressione “ctrl+z” para desfazer a última ação.
- Pressione “r” para atualizar a página.
10. Configure eventos recorrentes
Se você tem tarefas ou reuniões de grupo que se repetem com frequência, pode usar o recurso de eventos recorrentes do Google Agenda para criar várias instâncias. Você também pode selecionar a frequência e o período de repetição. O Google oferece as seguintes opções:
- Não se repete
- Diariamente
- Semanal
- Mensal
- Anualmente
- Todos os dias da semana
- Personalizado
Você pode encontrar essa opção abaixo do título do evento clicando na opção “não se repete” . Com esse recurso, você economiza tempo, pois não precisa criar cada evento separadamente.
Outra vantagem desse recurso é que, ao editar eventos recorrentes, você pode aplicar as alterações a todos os eventos. Da mesma forma, se você excluir um evento, poderá excluir todos os eventos juntos.
11. Use a pesquisa avançada do calendário
Se você tem uma agenda cheia, encontrar e editar um evento pode ser um desafio, especialmente se você não se lembra quando ele vai acontecer.
O Google Agenda permite que você pesquise um evento selecionando pesquisar (símbolo da lupa) no seu calendário. Você pode usar os filtros avançados para filtrar os resultados e encontrar os mais relevantes.
Os filtros incluem o seguinte:
- Calendários que você deseja pesquisar
- As informações do evento
- Nomes dos proprietários ou convidados do evento
- Local específico da reunião
- Intervalo de datas
12. Adicione um local específico para a reunião
Outro dos truques mais interessantes do Google Agenda é a possibilidade de adicionar a localização dos seus eventos. Não precisa mais se esforçar para lembrar o local de cada reunião do dia.
Esse recurso é especialmente útil se você precisar encontrar o caminho para um local de reunião presencial. Toque no local no seu Google Agenda e você será redirecionado para o Google Maps para obter instruções.
Adicionar um local nos detalhes do evento também evita o trabalho de ter que compartilhar o local das reuniões em grupo com cada participante individualmente.
13. Integre diferentes aplicativos
Seja você um estudante universitário ou um profissional, você deve usar muitas ferramentas e tecnologias ao longo do dia. Você pode integrar o Google Agenda a diferentes aplicativos de comunicação, videoconferência e programação de trabalho e evitar alternar entre eles com frequência.
Por exemplo, você pode integrar o Google Agenda com o Salesforce, Slack, Zapier, Zoom, HubSpot, Todoist, etc.
14. Aproveite um fuso horário secundário
Se você trabalha com clientes internacionais ou tem colegas em todo o mundo, sabe como é difícil gerenciar diferentes fusos horários e os contratempos que isso acarreta. Com o recurso de fuso horário secundário do Google Agenda, você não precisa mais se preocupar em calcular a diferença de horário cada vez que enviar um convite para uma reunião.
Use esse recurso para acompanhar facilmente todos os seus compromissos em ambos os fusos horários. Para adicionar um fuso horário secundário, siga estas etapas:
- Abra Configurações no canto direito
- Abra a guia Geral em Configurações.
- Selecione Fuso horário
- Marque a opção Exibir fuso horário secundário.
- Selecione o fuso horário secundário no menu suspenso que você deseja configurar.
15. Adicione anexos aos seus eventos
Você pode adicionar anexos às suas entradas no Google Agenda e garantir que todos os documentos necessários estejam em um só lugar. Por exemplo, se você estiver organizando uma conferência, pode anexar a agenda da reunião.
Tudo o que você precisa fazer é abrir os detalhes do evento, clicar no ícone do clipe de papel e anexar o arquivo apropriado.
Como o Google Agenda sincroniza automaticamente em todos os dispositivos, seu anexo também estará disponível no seu celular (no aplicativo Google Agenda) e no seu laptop. Dessa forma, você pode encontrar todas as informações da reunião em um só lugar.
16. Encontre um horário que funcione para todos
Agendar reuniões encontrando horários comuns pode envolver muitas idas e vindas, especialmente se você trabalha em um fuso horário diferente dos outros participantes da reunião. Mas o Google Agenda também tem uma solução para isso! Se você compartilhou seus calendários ou faz parte de um Workspace compartilhado, pode usar a guia “Encontrar um horário” para encontrar um horário disponível para todos os membros.
Tudo o que você precisa fazer é abrir os detalhes do evento no calendário compartilhado e clicar na opção Encontrar um horário. Ele mostrará automaticamente os horários disponíveis para todos. Você pode selecionar o horário que melhor atenda às suas necessidades e agendar reuniões rapidamente.
No entanto, esse recurso está disponível apenas para usuários do Google Workspace.
17. Sincronize reuniões e eventos entre dispositivos
Uma das funcionalidades mais convenientes de usar calendários online como o Google Calendars é que seus eventos são sincronizados automaticamente entre dispositivos. Assim, se você fizer alterações em um dispositivo, elas serão sincronizadas automaticamente em todos os outros. Isso garante que você tenha acesso a todas as agendas atualizadas (incluindo eventos novos e excluídos recentemente), independentemente da plataforma que você usa.
18. Crie eventos privados
O Google Agenda é útil para muito mais do que apenas marcar eventos profissionais. Ele também pode ser usado para marcar eventos pessoais. Preocupado com a possibilidade de seus compromissos pessoais ficarem visíveis para seus colegas de trabalho? O Google já pensou nisso, e o Agenda tem a solução perfeita! Para cada evento que você criar, é possível definir e alterar as configurações do evento para garantir a privacidade.
Você pode acessar essa opção selecionando o evento e clicando na opção visibilidade padrão. Você também pode alterar a configuração de visibilidade de livre para ocupado. Com isso, sua entrada no Calendário não ficará mais visível para ninguém, mesmo que você tenha compartilhado seu calendário.
19. Marque seu horário de trabalho e localização
Se você é usuário do Google Workspace, também pode acessar o recurso incrivelmente conveniente de definir sua localização e horário de trabalho. Isso ajudará você a manter a estrutura e garantir que sua equipe saiba quando entrar em contato com você.
Você pode acessar o recurso fazendo o seguinte:
- Acesse suas configurações e clique em geral.
- Selecione horário de trabalho e localização e clique em Ativar horário de trabalho.
- Agora você pode selecionar seus dias e horários de trabalho. Você também pode adicionar sua localização para cada dia.
20. Adicione eventos a partir do Gmail
Você pode adicionar eventos ao seu Google Agenda diretamente do Gmail. Veja como:
- Abra o e-mail e clique no ícone de três pontos na parte superior.
- Clique em Criar evento
- Você será redirecionado para o seu Google Agenda com o nome e a descrição do evento pré-preenchidos.
- Agora, você pode fazer alterações e adicionar hora do evento, local, convidados e notificações.
Se você não quiser fazer isso manualmente, também pode garantir que todos os seus eventos do Gmail sejam adicionados diretamente ao seu calendário.
- Acesse as configurações do Google Agenda
- Selecione eventos do Gmail
- Marque mostrar eventos criados automaticamente pelo Gmail no meu calendário.
Você também pode alterar a privacidade dos eventos de e-mail individualmente ou coletivamente.
Limitações do uso do Google Agenda
Com tantos recursos fenomenais, pode ser difícil acreditar que o Google Agenda tenha limitações. No entanto, como qualquer aplicativo, ele tem suas desvantagens, como a falta de recursos avançados, problemas de compatibilidade e visualização personalizada confusa com um grande número de calendários.
Aqui estão algumas das principais limitações do Google Agenda:
Personalização básica
O Google Agenda oferece opções de personalização limitadas em comparação com outras ferramentas de calendário. Por exemplo, você não pode alterar o tamanho da fonte, a cor, a imagem de fundo ou muitos outros elementos do calendário.
Ele também não oferece uma visão abrangente de todos os eventos e entregas em um único painel, o que dificulta seu uso para programação de projetos e tarefas semelhantes.
Integrações limitadas com terceiros
Outra desvantagem do Google Agenda é o número limitado de integrações. Ele só pode ser integrado a alguns aplicativos de terceiros. Alguns usuários também questionaram a qualidade da integração com outros aplicativos.
Funcionalidade limitada
O Google Agenda não oferece recursos avançados para fins específicos, como planejar eventos complexos ou gerenciar projetos multifuncionais. Se você tem requisitos de agendamento complexos e precisa de muitas integrações com outros aplicativos, é melhor procurar alternativas ao Google Agenda.
ClickUp — uma alternativa ao Google Agenda
O ClickUp é uma ferramenta de produtividade completa com recursos avançados que facilmente superam todas as limitações do Google Agenda. Seja você uma grande equipe com membros espalhados pelo mundo ou uma pequena empresa trabalhando em um projeto complexo, o ClickUp pode atender a todas as suas necessidades de agendamento e coordenação.
Com a visualização do calendário do ClickUp, você pode organizar projetos facilmente e visualizar o trabalho da sua equipe de mais de 15 maneiras totalmente personalizáveis. Você pode gerenciar cronogramas e ver seu calendário por dia, semana ou mês. Você pode até mesmo compartilhá-lo com os membros da sua equipe ou outras partes relevantes.
Outro recurso que torna o ClickUp uma opção confiável são os lembretes do ClickUp. Você pode adicionar lembretes de qualquer lugar no ClickUp (até mesmo de notificações no celular ou desktop ou comentários de tarefas!) e gerenciá-los no seu navegador, desktop e dispositivos móveis. Além disso, você pode adicionar anexos, agendas recorrentes e datas.
Outras funcionalidades do ClickUp que o tornam uma alternativa ideal ao Google Agenda incluem:
- Programe uma tarefa usando o método de arrastar e soltar
- Classifique suas tarefas por status, responsável e prioridade.
- Use as visualizações adaptáveis do ClickUp de acordo com seu estilo de trabalho e suas necessidades.
- Classifique suas tarefas por cores e edite-as em massa, se necessário.
- Classifique e filtre seu calendário para obter uma visão detalhada dos seus eventos.
- Integre com mais de 1.000 ferramentas de trabalho
- Acesse uma vasta biblioteca de modelos, incluindo modelos de cronograma de projetos e modelos de calendário de conteúdo.
- Aproveite mais de 100 recursos para melhorar sua produtividade.
A melhor parte do ClickUp é que, se você não quiser mudar completamente, pode simplesmente usar o Google Agenda integrando-o ao ClickUp e aproveitando seus recursos abrangentes.
Combine seu calendário com o gerenciamento de tarefas para aumentar a produtividade
As dicas do Google Agenda que exploramos podem tornar sua vida mais fácil, produtiva e eficiente. No entanto, mesmo um aplicativo tão incrível quanto o Google Agenda pode ter suas limitações.
Portanto, se você deseja um calendário que atenda a todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos ou de trabalho, é melhor procurar alternativas como o ClickUp. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e veja por si mesmo.