Ao administrar uma pequena empresa, você geralmente não tem problemas com o gerenciamento de conteúdo — você tem um volume estável, talvez alguns funcionários e menos obstáculos a superar para preparar e publicar seu conteúdo.
As coisas começam a ficar um pouco mais complicadas à medida que você expande seus negócios. Você começa a se perguntar sobre o processo de aprovação correto, a distribuição da carga de trabalho, a publicação, as diretrizes da marca e muitos outros fatores que afetam o sucesso do seu conteúdo. As estratégias que você usava quando sua empresa era menor não são mais viáveis — você as superou. É hora de comprar sapatos maiores para ficar confortável e seguir em frente. 🚶
Esses sapatos são chamados de governança de conteúdo. Com eles, você define regras para sistemas de gerenciamento de conteúdo e garante consistência e clareza em toda a linha.
Neste artigo, vamos discutir os detalhes da governança de conteúdo e oferecer etapas para criar e implementar regras e maximizar o sucesso usando o ClickUp.
O que é governança de conteúdo?
A governança de conteúdo é um conjunto de diretrizes e regras editoriais que regem seu conteúdo. Ela descreve todas as atividades e processos relacionados ao conteúdo em profundidade para garantir que todas as pessoas da sua equipe de conteúdo saibam como fazer o trabalho com o mínimo risco de erros e inconsistências.
Não há regras ou leis específicas que determinem como deve ser o seu modelo de governança de conteúdo. Você é responsável por criá-lo e atualizá-lo de acordo com o tamanho, o ramo de atividade e os objetivos da sua empresa.
Por exemplo, sua governança de conteúdo pode se concentrar no estilo de redação das publicações nas redes sociais. Ou pode descrever as ferramentas que você usa no processo de produção de conteúdo ou definir vários aspectos do gerenciamento de conteúdo.
Seja qual for o seu foco, estabelecer uma estrutura de governança de conteúdo pode melhorar a qualidade do seu conteúdo, garantir que todos na equipe saibam o que estão fazendo e, por fim, aumentar a satisfação do cliente.
Governança de conteúdo x estratégia de conteúdo
Embora semelhantes em alguns aspectos, governança de conteúdo e estratégia de conteúdo não são a mesma coisa.
Uma estratégia de conteúdo se preocupa com a forma como você aproveitará o conteúdo produzido para atingir seus objetivos e responder às intenções de pesquisa dos seus clientes. Ao criar a estratégia de conteúdo da sua empresa, você define seu público-alvo e determina maneiras de atraí-lo.
Por outro lado, a governança de conteúdo está mais focada no panorama geral. Ela abrange toda a jornada do seu conteúdo e garante a consistência em toda a empresa.
A governança e a estratégia de conteúdo andam de mãos dadas e são necessárias para um sistema de gerenciamento de conteúdo bem-sucedido. ☯️
Benefícios da governança de conteúdo
Entrar no trem da governança de conteúdo pode parecer demorado e complicado. 🚂
Não vamos mentir: às vezes, pode ser desafiador, mas o esforço vale a pena, pois você desfrutará de muitos benefícios. Vamos dar uma olhada nos mais importantes.
Consistência do conteúdo
Imagine uma equipe de 10 gerentes de conteúdo. Cada um tem um estilo de redação, tom e preferências únicos em relação ao processo de criação de conteúdo. Agora, imagine todos eles trabalhando na mesma campanha de mídia social. Você acabará com uma adorável mistura de caos e inconsistência.
A governança de conteúdo evita isso. Ao definir regras para a criação de conteúdo, você garante que todos tenham uma orientação a seguir em termos de estilo, tom e requisitos técnicos. ⭐
Dessa forma, você minimiza o risco de inconsistências e garante que sua empresa seja vista como confiável e digna de confiança.
Melhoria na colaboração e comunicação da equipe
Equipes sem funções e responsabilidades claramente definidas provavelmente encontrarão um problema que não saberão resolver adequadamente, pois não terão ideia de quem está fazendo o quê e como.
Uma das áreas abordadas pela governança de conteúdo é determinar a função de cada pessoa envolvida na criação, edição, gerenciamento e monitoramento do conteúdo. Quando todos conhecem suas responsabilidades, há um risco mínimo de tarefas serem esquecidas ou se sobreporem.
Consequentemente, a colaboração em equipe pode atingir novos patamares, pois todos entendem o que cada um contribui. Há menos gargalos e atrasos na criação e gestão de conteúdo.
Como a criação e a implementação de um modelo de governança de conteúdo são um esforço coletivo, sua equipe poderá contribuir ativamente e oferecer suas ideias para tornar o modelo o mais funcional possível. Isso fortalece o vínculo entre os membros da equipe e faz com que eles se sintam valorizados, o que aumenta sua motivação.
Qualidade aprimorada
A governança de conteúdo define todos os aspectos da criação de conteúdo, desde regras gramaticais até requisitos e preferências específicos do cliente. Ao confiar nessas diretrizes editoriais e de marca detalhadas, você e sua equipe podem entregar um conteúdo de primeira classe que atenda às expectativas dos seus clientes.
A governança de conteúdo tem tudo a ver com consistência. Portanto, se você jogar bem suas cartas e criar uma estrutura de governança funcional, poderá entregar conteúdo de alta qualidade sempre! 😍
Melhoria no planejamento e na tomada de decisões
A governança de conteúdo geralmente envolve a definição de critérios para monitorar e medir o desempenho do seu conteúdo. Você usará essas informações valiosas como base para planejar seu conteúdo e tomar as decisões certas no futuro, maximizando a disponibilidade e o potencial da sua equipe.
Como criar um modelo de governança de conteúdo com o ClickUp: 5 etapas
Existem várias maneiras de criar um modelo funcional de governança de conteúdo. Aqui, mostraremos como aproveitar o poder do ClickUp, uma plataforma de produtividade completa, para criar processos de conteúdo para sua empresa.
Antes de nos aprofundarmos no processo, devemos reiterar que a governança de conteúdo não é uma solução única para todos. Você a cria de acordo com fatores como os da sua empresa:
- Tamanho
- Setor
- Objetivos
- Requisitos do cliente
As etapas que discutimos abaixo servem como instruções gerais que você pode usar como base para seu modelo de governança de conteúdo. Ajuste-as para criar uma estrutura que funcione a seu favor, e não contra você. 💪
Etapa 1: determine seus objetivos
Isso não é uma etapa em si, mas é um ponto de partida valioso para o seu modelo de governança de conteúdo. Se você não identificar seus objetivos, corre o risco de perder informações cruciais e alimentar a inconsistência dentro da sua equipe.
Você precisa se perguntar por que está criando essa estrutura. Documente suas respostas usando o ClickUp Goals, um recurso exclusivo para definir e acompanhar objetivos.
Crie metas e organize seus objetivos em pastas fáceis de navegar para acompanhar seu progresso e centralizar informações.
Personalize quem pode acessar suas metas — convide seus gerentes de conteúdo, redatores e editores para visualizar e editar os objetivos e garantir que todos estejam trabalhando em direção ao mesmo objetivo.
Etapa 2: Defina as funções dentro da equipe de marketing de conteúdo
Gerenciar e criar conteúdo é um trabalho em equipe. Além de redatores, você (pode) precisar de editores, gerentes de SEO, estrategistas de conteúdo, analistas, designers, aprovadores e uploaders.
Cada membro da equipe é uma engrenagem na roda da produção e gestão de conteúdo. Se uma engrenagem não funcionar corretamente, toda a roda quebra. Para evitar esse cenário, você precisa definir as funções e responsabilidades dos membros da sua equipe. ⚙️
Não existe um manual sobre isso — desenvolva uma estrutura que funcione melhor para sua equipe e seus pontos fortes.
Ao definir funções, é uma boa ideia pedir a opinião da sua equipe. O ClickUp tem a ferramenta perfeita para isso: os quadros brancos do ClickUp. Pense nisso como uma tela digital onde você e sua equipe podem debater e chegar a um plano ideal de divisão de funções.
Os quadros brancos têm uma interface de arrastar e soltar, então você não precisa ser um gênio artístico para expressar suas ideias. Adicione membros relevantes da equipe a um quadro branco e comece a debater em tempo real! 🧠
Deixe notas e comentários, conecte suas ideias e crie uma visão geral das funções da equipe.
Depois de definir as responsabilidades de cada pessoa, é hora de colocar tudo por escrito usando o ClickUp Docs, um editor de texto colaborativo que permite criar, editar, compartilhar e armazenar documentos.
Você pode criar um documento separado para cada função e definir as responsabilidades com pontos-chave. Se desejar, pode fornecer informações adicionais sobre cada responsabilidade — isso será útil para treinar novos funcionários.
Adicione sua equipe ao documento apropriado e permita que eles o revisitem sempre que necessário. Você pode editar os documentos quando necessário para refletir as alterações mais recentes.
Os documentos do ClickUp são ideais para colaboração — cada pessoa em um documento recebe um cursor com seu nome acima dele. Dessa forma, várias pessoas podem editar o mesmo documento com risco mínimo de confusão. Tudo é atualizado em tempo real, para que você e sua equipe possam trabalhar juntos de forma integrada, independentemente da sua localização.
Etapa 3: Defina fluxos de trabalho de conteúdo
Você definiu os jogadores, agora é hora de definir o jogo. 🏐
Nesta etapa, você descreve todas as fases pelas quais seu conteúdo passa até ser publicado. Essas fases podem incluir ideação, produção de conteúdo, edição, refinamento, aprovação, publicação, distribuição, revisão etc.
Esta etapa é crucial para criar cronogramas, elaborar planos e estratégias de conteúdo realistas e minimizar o risco de erros ou omissões.
O ClickUp oferece várias opções que você pode aproveitar para definir fluxos de trabalho de conteúdo com a máxima precisão:
- Quadros brancos do ClickUp: visualize todo o fluxo de trabalho de conteúdo e conecte diferentes etapas com um simples arrastar e soltar.
- Modelos de fluxo de trabalho do ClickUp: você não precisa criar seus fluxos de trabalho do zero. As seções pré-criadas irão guiá-lo na direção certa.
- Mais de 15 visualizações do ClickUp: defina seus fluxos de trabalho e descreva todos os detalhes. Use uma visualização clássica, como a visualização de lista, para descrever todas as atividades. O ClickUp oferece um recurso chamado Campos personalizados. Com ele, você pode fornecer detalhes para cada tarefa para obter dados e detalhes organizados.
Por exemplo, você pode usar o campo personalizado Arquivo para anexar arquivos às suas tarefas e centralizar informações ou o campo personalizado Pessoas para marcar membros específicos da equipe em diferentes tarefas.
Você vai adorar o campo personalizado Relacionamentos. Com ele, você personaliza quais tarefas ou atividades precisam ser concluídas primeiro e garante a ordem adequada para dar suporte aos seus fluxos de trabalho.
Etapa 4: Crie diretrizes e procedimentos editoriais
Esse é o cerne do seu modelo de governança de conteúdo — onde você define todas as tarefas e atividades relacionadas ao conteúdo em seus fluxos de trabalho e as descreve em detalhes.
Digamos que seu objetivo seja se tornar uma fonte autorizada em jardinagem. Você alcançará esse objetivo publicando cinco artigos iniciais sobre o tema. Você explicará diferentes processos e oferecerá guias passo a passo sobre planejamento, cultivo e manutenção de jardins.
Nesta etapa, você definirá:
- O tom e o estilo de redação desejados
- Regras de pontuação e uso de maiúsculas
- Arquitetura de conteúdo
- Diretrizes visuais
Você também definirá em que os editores devem se concentrar ao revisar o conteúdo e quais KPIs você observará para acompanhar o desempenho do conteúdo.
Depois de definir todas as regras, diretrizes e procedimentos relacionados aos seus fluxos de trabalho de conteúdo, você deve documentá-los e compartilhá-los com os membros relevantes da equipe. Para isso, você usará uma opção do ClickUp que já mencionamos: o ClickUp Docs.
O que ainda não discutimos é um recurso bônus que você obtém no ClickUp Docs: o ClickUp AI. Esse assistente de redação com tecnologia de IA ajuda você a debater ideias, editar e formatar seus documentos. Ele economiza seu tempo e minimiza o risco de erros ou inconsistências, redigindo procedimentos operacionais padrão completos, resumindo notas de reuniões e gerando itens de ação.
O mais notável no ClickUp Docs é que você pode conectá-los a tarefas. Dessa forma, você pode criar e manter um fluxo constante de informações e garantir que os membros da sua equipe saibam o que fazer em diferentes cenários.
Além de adicionar membros relevantes da equipe ao ClickUp Docs, que contém informações sobre regras e procedimentos, seria uma boa ideia revisá-los. Você pode fazer isso em:
- Uma reunião presencial
- Uma reunião online usando a integração do ClickUp com o Zoom
Isso permitirá que você orienta sua equipe sobre o modelo de governança de conteúdo e garanta que todos o compreendam.
Por fim, se você precisar de orientação para estabelecer regras e procedimentos ou quiser economizar tempo usando um atalho, navegue pela vasta biblioteca do ClickUp com mais de 1.000 modelos para diversos fins.
Não deixe de conferir os modelos de SOP para ter uma vantagem inicial na elaboração de seus procedimentos de governança de conteúdo. Todos os modelos do ClickUp são personalizáveis, para que você possa ajustá-los de acordo com seus fluxos de trabalho. 🥳
Etapa 5: Acompanhe o desempenho do processo de governança de conteúdo
Você criou um modelo de governança de conteúdo e agora pode relaxar. Não tão rápido!
Você precisa acompanhar o desempenho do seu modelo para ver se ele precisa de atualizações. Os painéis do ClickUp são perfeitos para isso — use mais de 50 cartões para criar um centro de controle personalizado e visualizar o sucesso.
Além de analisar os dados, uma excelente maneira de verificar se o seu modelo de governança de conteúdo está cumprindo seu objetivo é conversar com sua equipe. Afinal, são eles que trabalham com o modelo e podem dizer se algumas áreas precisam de revisões e melhorias.
O ClickUp oferece várias maneiras de se comunicar com sua equipe:
- A visualização de bate-papo permite que você envie mensagens para sua equipe enquanto trabalha. Use @menções para se dirigir a membros específicos da equipe, formatar suas mensagens e garantir que sua comunicação seja precisa.
- Os comentários do ClickUp são ferramentas de governança de conteúdo perfeitas para coletar feedback rápido e pedir a opinião da sua equipe antes de publicar o conteúdo.
- O ClickUp Forms ajuda você a fazer todas as perguntas certas para entender como os membros da sua equipe gostam do modelo atual. Permita que eles expressem suas opiniões, deixando um espaço para ideias sobre como melhorar o modelo e aumentar seu desempenho.
Os formulários do ClickUp têm um design do tipo arrastar e soltar, para que você possa criar um formulário rapidamente. Use campos de tarefas e personalizados como blocos de construção para o seu formulário.
A melhor coisa sobre os formulários do ClickUp é que você pode transformar respostas em tarefas! Por exemplo, se vários membros da equipe afirmaram que gostariam de ver as funções reestruturadas para acomodar um volume de trabalho crescente e novos funcionários, você pode transformar essa resposta em uma tarefa concreta. Em seguida, adicione um responsável e instrua-o a explorar como as funções podem ser reestruturadas para garantir cargas de trabalho justas e ideais.
Domine a governança de conteúdo com o ClickUp
Assuma o controle dos seus modelos de governança de conteúdo com o ClickUp! O robusto conjunto de recursos da plataforma permite criar, gerenciar, monitorar e atualizar as regras e procedimentos que regem seu conteúdo para garantir que ele esteja alinhado com seus objetivos.
Inscreva-se no ClickUp para unificar sua equipe e se manter no topo do jogo de conteúdo! 🥇