O conhecimento pode ser um ativo intangível para a sua equipe, mas é, sem dúvida, um dos ativos mais importantes da sua empresa. Afinal de contas, se Gina é a única pessoa capaz de elaborar um relatório complexo, o que sua equipe fará se ela for embora repentinamente? 🤷🏽♀️
O gerenciamento bem-sucedido do conhecimento fornece à sua equipe uma estrutura sólida para retirar essas informações dos cérebros, e-mails e bate-papos da equipe e compartilhá-las com a organização. Entretanto, a forma como você gerencia esse conhecimento faz a diferença entre o sucesso e o fracasso.
Seja você um gerente de conhecimento ou um líder de equipe responsável por gerenciar, registrar e acessar os ativos de conhecimento, você precisa de estratégias eficazes de gerenciamento de conhecimento ao seu lado. Neste guia, explicaremos por que essas estratégias são importantes e compartilharemos 10 das melhores práticas de gestão do conhecimento para mobilizar as informações da sua equipe.
O que é gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento (KM) é uma abordagem estruturada para capturar, organizar, compartilhar e usar o conhecimento de sua organização. Pense nela como uma
que disponibiliza as informações certas para as pessoas certas no momento certo.
A gestão do conhecimento não se trata apenas de criar POPs que ninguém lerá novamente. Essa abordagem codifica e compartilha o conhecimento em um único repositório.
Software de gestão do conhecimento
organiza facilmente conhecimentos como:
- Processos de suporte ao cliente
- Etapas de integração de funcionários
- Técnica documentação para TI como manuais de usuário ou guias de solução de problemas
- Atas e relatórios de reuniões
- Registros de comunicação com o cliente
O melhor de tudo é que o gerenciamento do conhecimento torna essas informações acessíveis a todos que precisam delas. Em vez de ficar enviando mensagens para o Slack perguntando por determinados arquivos ou procedimentos, sua equipe pode encontrar tudo o que precisa com uma simples pesquisa na sua ferramenta de gerenciamento de conhecimento. Se você armazena informações confidenciais, também pode bloqueá-las com permissões em níveis.
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Os tipos de conhecimento em sua empresa
Você sabia que existem diferentes tipos de conhecimento organizacional? Talvez você não perceba, mas sua equipe tem muitos recursos de conhecimento à disposição. É preciso um pouco de esforço, mas seu processo de gestão do conhecimento deve reunir esses três tipos de informações:
- Conhecimento explícito : Essas informações são as mais fáceis de formalizar e compartilhar com a equipe. Elas incluem planilhas de dados, manuais, POPs, fórmulas e documentos escritos. Provavelmente, você já tem o conhecimento explícito documentado em algum lugar
- Conhecimento implícito : Esse tipo de informação refere-se às habilidades e ao know-how de alguém. Ao contrário do conhecimento explícito, não é possível obter essas informações em um POP. É preciso analisar os cérebros dos funcionários por meio de entrevistas, acompanhamento e mapeamento de processos
- Conhecimento tácito : São informações pessoais e específicas do contexto. É mais um "palpite" que um funcionário tem com base em anos de experiência pessoal. É difícil de registrar porque os funcionários geralmente nem percebem que têm conhecimento tácito. Você pode tentar obter um registro do conhecimento tácito pedindo aos funcionários que descrevam seus processos de tomada de decisão
O conhecimento explícito é mais fácil de ser documentado, mas também há um valor real em registrar o conhecimento tácito e implícito em seus sistemas. Felizmente, uma plataforma sólida de gestão do conhecimento o guiará pelo processo de documentação dos três tipos de conhecimento.
A importância de uma estratégia eficaz de gestão do conhecimento
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Em vez de cometer os mesmos erros repetidamente, a gestão do conhecimento o ajuda a capitalizar o conhecimento coletivo e a aproveitar novos conhecimentos para
. Desde a redução de mal-entendidos até a aceleração do treinamento de funcionários, há muito o que se gostar no gerenciamento do conhecimento.
Coloque seu conhecimento organizacional em bom uso
Quanto mais tempo um funcionário estiver em uma organização, mais valioso ele será. Ao longo do tempo, eles coletaram conhecimento da empresa que provavelmente não está documentado em lugar algum, o que coloca você em risco de perdê-lo.
A gestão do conhecimento oferece aos funcionários um processo estruturado para documentar sua experiência e compartilhá-la rapidamente com a equipe. Em vez de permitir que essas informações fiquem em um SOP em uma unidade compartilhada em algum lugar, sua solução de gerenciamento de conhecimento conecta esses dados aos seus fluxos de trabalho. É a melhor maneira de mobilizar o conhecimento em seu trabalho diário sem ferramentas volumosas ou processos adicionais.
Ponte Gaps de conhecimento
Ninguém sabe tudo. Em vez de pedir informações a seis pessoas, um funcionário pode procurar rapidamente os procedimentos em sua base de conhecimento. Essa abordagem faz com que a sua equipe se atualize mais rapidamente e reduz o número de e-mails do tipo "Você viu esse arquivo?" - é uma verdadeira vitória.
Supere os silos de informações
É mais provável que ocorram silos de informações à medida que a sua organização adiciona mais departamentos, equipes e pessoas à mistura. Antes que você perceba, todos em sua empresa falam um idioma diferente. As estratégias de gestão do conhecimento dão a todos acesso às mesmas informações e colocam todos na mesma página.
Crie uma cultura de conhecimento
Equipes com conhecimento são equipes produtivas. Seguir estratégias comprovadas de gestão do conhecimento cria uma cultura em que os membros da equipe ficam felizes em compartilhar informações. Com o tempo, isso aumenta a colaboração e a confiança, levando a mais inovação e criatividade. 🧠
## 10 Estratégias de gestão do conhecimento para sua equipe
O conhecimento é um grande ativo, mas não é fácil de gerenciar. Siga estas 10 estratégias de KM para obter, organizar, gerenciar e mobilizar o valioso conhecimento de suas partes interessadas em um único lugar.
### 1. Apoiar uma cultura de aprendizado contínuo
Quanto mais a sua equipe aprender, mais conhecimento ela terá. Infelizmente, é difícil investir no aprendizado contínuo, principalmente se a sua equipe tiver muitos prazos apertados. Mesmo assim, criar uma cultura de aprendizado é uma ótima maneira de melhorar a experiência do funcionário, aumentar o moral e incentivar
compartilhamento de conhecimento
.
Isso não precisa tomar muito tempo nem distrair sua equipe de suas tarefas de tempo integral. Uma sessão de treinamento mensal, uma conferência anual ou um almoço e aprendizado semanal são maneiras eficientes de compartilhar conhecimento.
### 2. Use software de gerenciamento de conhecimento
O gerenciamento eficaz do conhecimento exige uma base de conhecimento centralizada. Felizmente, você não precisa criá-la do zero: o software de gerenciamento de conhecimento fará todo o trabalho para você.
De fato, a maioria das ferramentas automatizará a captura e a distribuição do conhecimento. A solução certa oferecerá recursos como capacidade de pesquisa, ferramentas de colaboração e recursos de integração, facilitando a implantação e a execução do compartilhamento de conhecimento.
### 3. Realizar auditorias de conhecimento
Nem todo conhecimento é valioso, portanto, é uma boa ideia revisar as informações em sua base de conhecimento. As auditorias de conhecimento identificam o conhecimento que sua equipe tem, o que está faltando e o que não é mais relevante. As auditorias anuais atualizam e refinam continuamente sua estratégia de gestão do conhecimento e mantêm seu programa de KM organizado e prático. Além disso, elas são uma boa oportunidade para
que estão desatualizados ou simplesmente não são úteis.
### 4. Incentive o trabalho que prioriza a colaboração
Colabore visualmente com os membros da equipe nos ClickUp Whiteboards para fazer brainstorming e transformar ideias em itens acionáveis
Há um tempo e um lugar para sua equipe operar como Lone Rangers, mas o conhecimento é mais acionável quando é compartilhado. Ferramentas como intranets,
e as redes sociais internas facilitam a colaboração, tornando mais fácil fazer perguntas e compartilhar informações. As sessões de brainstorming em grupo também são ótimas para sintetizar diferentes perspectivas para obter ideias melhores e mais fortes.
### 5. Criar documentação clara e práticas de gerenciamento de conteúdo
O software de gerenciamento de conhecimento é necessário, mas você ainda precisa de políticas oficiais que respaldem essa ferramenta. Sem políticas claras, você pode gerenciar o conhecimento de forma inconsistente e encontrar dados cruciais que escapam.
Trabalhe com sua equipe para criar documentação compartilhada e práticas de gerenciamento de conteúdo. Talvez você precise de políticas para:
- Gerenciamento e criação de documentos
- Permissões de compartilhamento, incluindo quem tem acesso a quê e por quê
- Organização e marcação de arquivos
- Auditorias de conhecimento
- Arquivamento de conhecimento
Como sempre, documente essas políticas em sua plataforma de gestão do conhecimento para que sua equipe possa acessá-las.
### 6. Desenvolva processos eficazes de integração
A integração eficaz é uma prática recomendada de gerenciamento, mas também é uma estratégia inteligente de gestão do conhecimento. Bons processos de integração ajudam os novos funcionários a absorver rapidamente o conhecimento organizacional e a entender suas funções. Em vez de dizer aos novos funcionários para "descobrirem tudo", crie um modelo para seus processos de integração para que todos os novos contratados recebam as mesmas informações no mesmo formato.
### 7. Incline-se para especialistas no assunto (SMEs)
Um pouco de conhecimento genérico é bom, mas a experiência vale seu peso em ouro. Cada pessoa da sua equipe é especialista em alguma coisa, portanto, peça a ela que compartilhe esse conhecimento com toda a empresa!
Peça ao departamento de TI que crie práticas recomendadas de segurança cibernética ou peça ao pessoal do atendimento ao cliente que forneça o que fazer e o que não fazer nas interações com o cliente.
Os especialistas são especializados nessas áreas e têm um valioso conhecimento em primeira mão que o restante da empresa talvez não conheça. Por exemplo, talvez seus clientes prefiram determinadas frases - registre isso na plataforma de gerenciamento de conhecimento para que todos estejam na mesma página, cortesia do especialista. 🤝
### 8. Integrar a gestão do conhecimento aos processos comerciais
O conhecimento sem um aplicativo não é muito valioso, portanto, integre sua base de conhecimento em seus
. Por exemplo, se a sua equipe de vendas compilar um registro completo do relacionamento de um cliente com a sua empresa, leia-o antes da próxima ligação para o cliente. Melhor ainda, integre-o em seu
fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos
para que a equipe sempre revise essas informações.
### 9. Defina metas e métricas organizacionais claras
Estabelecer metas mensuráveis para tarefas e projetos com progressão automática para atingir objetivos de forma mais eficaz com cronogramas definidos e metas quantificáveis
Essa estratégia de gestão do conhecimento é imprescindível para qualquer
equipe de projeto orientada por dados
. Defina uma meta clara para sua estratégia de KM e estabeleça métricas que apoiem essa meta. Se você depende do software de gestão do conhecimento para obter produtividade ou sanidade, é importante verificar suas métricas e ver se a gestão do conhecimento está ajudando - ou prejudicando - sua equipe.
A maioria dos softwares de gestão do conhecimento vem com métricas incorporadas à plataforma. Acompanhe esses indicadores-chave de desempenho (KPIs) ao longo do tempo para ver se tudo está indo bem:
- Estatísticas de uso
- Taxa de criação de conteúdo
- Eficácia da pesquisa
- Retenção e satisfação dos funcionários
- Tempos de resposta
### 10. Use IA e aprendizado de máquina
O uso de ferramentas como a IA do ClickUp pode facilitar a criação de conteúdo e o compartilhamento de conhecimento
Psiu, vamos lhe contar um segredinho: você não precisa escrever ou organizar todo esse conhecimento manualmente. Inteligência artificial
(IA) e o aprendizado de máquina complementam qualquer gerenciamento de conhecimento
ajudando em tarefas como:
- Criação de conteúdo
- Edição
- Organização
- Análise de métricas de uso
Mesmo que sua plataforma de conhecimento não inclua IA, procure automações baseadas em gatilho. Essas automações do tipo "arrastar e soltar" facilitam a ação sobre o conhecimento sem deixar a bola cair.
Use um software de gerenciamento de conhecimento
As estratégias de gestão do conhecimento sustentam todos os aspectos do processo de gestão do conhecimento. No entanto, você ainda precisa de uma maneira de integrar esse conhecimento ao seu fluxo de trabalho, que é onde as ferramentas de KM, como o ClickUp, entram em ação.
Claro, somos o software de gerenciamento de projetos favorito do universo, mas também somos um sistema de gerenciamento de conhecimento para criar e gerenciar todos os tipos de documentos, bancos de dados e wikis personalizados. 🙌
Combine projetos com conhecimento organizacional
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
O gerenciamento de projetos é o nosso ganha-pão, mas isso é apenas a ponta do iceberg.
Os gerentes de projeto confiam no ClickUp
para adicionar comentários a qualquer tarefa ou documento, atribuir itens de ação em tempo real e compartilhar anexos da base de conhecimento. Faça um brainstorming em um mapa mental, quadro branco, documento ou wiki e
e projetos com um único clique.
Colabore em tempo real
Formate e colabore facilmente no Docs junto com a equipe sem sobreposição no ClickUp
Por que pedir a um membro da equipe para criar uma página para o seu wiki interno quando você pode pedir a colaboração de toda a equipe?
Documentos do ClickUp
suporta colaboração em tempo real, tags, comentários e itens de ação. Você pode até mesmo converter texto em tarefas com um único clique para mobilizar seu conhecimento sem complicação.
A propósito, você também não precisa criar esses documentos do zero. Escolha um
Modelo do ClickUp
adicione seus dados e você estará pronto para as corridas. Por exemplo, o
Modelo Wiki do ClickUp
vem com tudo o que você precisa para criar uma página wiki completa, com formatação atraente.
Para obter mais assistência prática, entre em contato com
IA do ClickUp
um giro. Acelere suas estratégias de gerenciamento de conhecimento pedindo ao chatbot de IA para resumir
ou formatar tabelas.
Rastreie as métricas de uso em um painel personalizado
Divida as métricas de uso, as metas, as tarefas e os status do projeto no altamente personalizável ClickUp 3.0 Dashboard
Está curioso para saber com que frequência sua equipe acessa ativos e documentos?
Painéis do ClickUp
facilitam a visualização de todas as métricas de KM em um nível elevado. Basta escolher as métricas mais importantes para você e ele rastreará os dados para você. Veja quais wikis recebem mais acessos, quais funcionários contribuem mais para a base de conhecimento e com que eficácia a base de conhecimento otimiza os fluxos de trabalho. Tudo é 100% personalizável, portanto, você pode ajustar o Dashboard à vontade.
ClickUp: Seu software completo de base de conhecimento
O conhecimento é um ativo intangível, mas incrivelmente valioso para sua empresa. Em vez de deixar o conhecimento flutuar no éter, siga estas estratégias de gerenciamento de conhecimento para obter controle sobre o conhecimento interno.
As estratégias de gerenciamento de conhecimento são essenciais, mas você ainda precisa de um software de KM sólido para apoiar seus grandes planos. Opte pelo ClickUp para combinar o gerenciamento de projetos com o gerenciamento do conhecimento. Nossa plataforma de trabalho completa evita que sua equipe tenha que alternar entre plataformas, trazendo tudo - inclusive seu conhecimento - para um único lugar. ✨
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