Já passou horas vasculhando seu armazenamento digital, procurando aquele arquivo que você lembra claramente ter salvo?
Essas situações acontecem mais do que gostaríamos. Não conseguimos encontrar os arquivos de que precisamos em lugar nenhum, e nossa equipe fica cansada de esperar por nós.
Não precisa ser assim. O software de organização de arquivos pode ajudá-lo a resolver o curioso caso (ou casos) do(s) arquivo(s) perdido(s). Essa ferramenta permite gerenciar, salvar e pesquisar ativos digitais com base em uma nomenclatura e estrutura de organização específicas, para que seus arquivos estejam sempre ao seu alcance.
Vamos dar uma olhada nos 10 melhores softwares de gerenciamento de arquivos de 2024, analisar seus recursos, prós e contras e explorar como eles podem torná-lo mais organizado no trabalho.
O que você deve procurar em um software para organizar arquivos?
Seu software de organização de arquivos digitais deve atender às necessidades específicas da sua empresa. Aqui estão alguns recursos importantes a serem considerados:
- Interface amigável: escolha um software de gerenciamento de arquivos com uma interface intuitiva, garantindo que todos os membros da equipe possam navegar pelos arquivos com facilidade.
- Recursos de organização de arquivos: procure recursos como criação de pastas, categorização de arquivos e marcação para manter um sistema de arquivos estruturado e organizado.
- Funcionalidade de pesquisa: Um recurso de pesquisa robusto é essencial para localizar arquivos rapidamente. A ferramenta deve oferecer suporte a pesquisas por palavra-chave, filtros e opções de pesquisa avançada.
- Controle de versão: ao colaborar em documentos, os recursos de controle de versão são essenciais para rastrear alterações, reverter para versões anteriores e evitar perda de dados.
- Medidas de segurança: priorize softwares com criptografia, controles de acesso e opções de compartilhamento seguro para proteger arquivos confidenciais e garantir a privacidade dos dados.
- Compatibilidade entre plataformas: escolha uma solução de software que funcione perfeitamente em diferentes sistemas operacionais e dispositivos para aumentar a flexibilidade e a acessibilidade.
- Sincronização de arquivos: recursos de sincronização fáceis mantêm os arquivos atualizados em vários dispositivos, reduzindo o risco de discrepância de dados.
- Modelos personalizáveis: escolha uma ferramenta que ofereça modelos pré-formatados e personalizáveis, como modelos de SOP ou modelos de branding. Eles economizam tempo e garantem consistência entre diferentes formatos de arquivo.
Os 10 melhores softwares organizadores de arquivos para usar
Existem muitos softwares de gerenciamento de arquivos disponíveis no mercado, mas nem todos conseguem organizar os arquivos da maneira que você deseja. Testamos várias ferramentas e selecionamos as nossas 10 favoritas:
1. ClickUp
O software de gerenciamento de projetos ClickUp ajuda empresas de todos os tamanhos a organizar arquivos e documentos relacionados a projetos de forma sistemática. Use o recurso de pesquisa universal do ClickUp para encontrar qualquer arquivo, seja ele no ClickUp, em um aplicativo conectado ou em sua unidade local. Com a pesquisa universal, você pode adicionar comandos de pesquisa personalizados, como atalhos para links, armazenamento de texto para uso posterior e muito mais, para pesquisar qualquer coisa em um só lugar.
A Pesquisa Universal pode ser acessada de qualquer lugar dentro do seu Espaço de Trabalho, incluindo o Centro de Comando, a Barra de Ações Global ou sua área de trabalho — seus arquivos estão sempre a apenas um clique ou tecla de distância!
Para maior flexibilidade e melhor organização, você pode agrupar, classificar e filtrar seus arquivos externos e do ClickUp usando a Visualização em Lista ou organizá-los no estilo Kanban com a Visualização em Quadro. Para ter uma visão geral de todo o seu espaço de trabalho, use a Visualização Tudo.
O ClickUp vai além para reduzir a carga de trabalho de equipes ocupadas e aumentar sua produtividade, oferecendo modelos prontos para uso.
Por exemplo, o modelo de estrutura de pastas para gerenciamento de projetos do ClickUp permite que você configure uma estrutura uniforme para todos os seus projetos, organize diferentes versões de arquivos e registros e colabore com os membros da equipe.
Você pode adicionar até oito atributos personalizados, como Data de revisão, Departamento, Notas, Progresso, Tipo de recurso e muito mais, para salvar informações vitais sobre projetos e visualizar facilmente os dados do projeto.
Isso ajuda você a acompanhar melhor os projetos e economiza tempo na busca por documentos.
Melhores recursos do ClickUp
- Organize arquivos e pastas com tags e rótulos para aumentar a facilidade de localização.
- Escolha entre mais de 15 visualizações personalizáveis para organizar e visualizar seus arquivos e pastas da maneira que desejar.
- Amplie tarefas individuais para localizar arquivos relacionados rapidamente.
- Diminua o zoom para obter uma visão geral abrangente do andamento do projeto e dos gargalos com os painéis ágeis do ClickUp.
- Crie listas de tarefas, esboce planos de projeto e elabore relatórios de status de projeto de maneira eficaz com os modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp.
- Desfrute de uma interface de usuário fácil de usar, adequada para equipes com diferentes níveis de conhecimento técnico.
- Escreva, edite, colabore em documentos e verifique o histórico de versões com o ClickUp Docs, uma poderosa alternativa ao Google Docs.
- Automatize tarefas repetitivas e obtenha insights de seus arquivos e dados com o ClickUp Brain.
Limitações do ClickUp
- Curva de aprendizado leve para iniciantes
- Alguns dos recursos ainda não estão disponíveis no aplicativo móvel.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7 por usuário por mês
- Negócios: US$ 12 por usuário por mês
- Empresas: entre em contato para obter informações sobre preços
- ClickUp Brain: disponível em todos os planos pagos por US$ 5/membro do espaço de trabalho/mês.
Avaliações e comentários do ClickUp:
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. OneDrive
O OneDrive está entre os softwares de organização de arquivos mais populares para empresas e profissionais. Como parte do ecossistema da Microsoft, ele organiza seus arquivos em todos os dispositivos e em tempo real.
O OneDrive oferece um painel personalizado para compartilhar arquivos, colaborar com outras pessoas e acompanhar seus arquivos de outras ferramentas da Microsoft. Você pode organizar melhor seus arquivos codificando-os por cores, criando atalhos e trabalhando offline para arquivos no dispositivo.
A assinatura do OneDrive funciona em todos os dispositivos e versões do Windows, então você não precisa se preocupar com a interface do usuário ou a disponibilidade dos arquivos.
Melhores recursos do OneDrive
- Mantenha a sincronização perfeita de arquivos entre dispositivos
- Use o recurso de histórico de versões para rastrear ou restaurar arquivos antigos.
- Aproveite o modo offline para organizar arquivos locais.
Limitações do OneDrive
- Problemas ocasionais com a sincronização de arquivos
- Alguns usuários consideram o recurso de pesquisa ineficiente, especialmente quando há um grande número de arquivos.
Preços do OneDrive
- OneDrive for Business (Plano 1): US$ 5/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Microsoft 365 Business Basic: US$ 6/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50/usuário por mês (cobrado anualmente)
Avaliações e comentários do OneDrive
- G2: 4,3/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 11.000 avaliações)
3. Abelssoft
O software de gerenciamento de arquivos digitais da Abelssoft mantém cada arquivo no lugar certo e deixa sua área de trabalho organizada.
Você pode definir regras ilimitadas para classificar arquivos PDF, imagens, arquivos de áudio, documentos, vídeos e outros tipos de mídia em seu computador. Depois de definir a regra, você pode classificar automaticamente os arquivos nas pastas certas com apenas um clique. Isso também facilita encontrar os arquivos certos na hora certa!
O Abelssoft funciona no Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 e Windows 7.
Melhores recursos do Abelssoft
- Defina regras para decidir quais arquivos devem ser movidos e para onde.
- Use a função de arrastar e soltar para atribuir arquivos à pasta certa automaticamente, economizando um tempo valioso.
- Obtenha pelo menos seis meses de atualizações gratuitas.
- Encontre rapidamente qualquer tipo de arquivo salvo no seu PC
Limitações do Abelssoft
- Funciona apenas em computadores com Windows. Não é adequado para outros sistemas operacionais.
- Não suporta a organização de arquivos localizados na nuvem.
Preços da Abelssoft
- Versão de teste: Gratuita
- Versão completa: $29,95
Avaliações e comentários da Abelssoft
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: Não há avaliações suficientes
4. Tabbles
O Tabbles é um software de gerenciamento de arquivos e colaboração de documentos com foco na estruturação de arquivos por meio de tags.
Ele permite adicionar tags a qualquer tipo de arquivo, incluindo arquivos de imagem e música, localizados em discos locais, unidades de rede ou na nuvem. Você também pode usar o recurso de marcação automática para marcar automaticamente seus arquivos com base em seu nome, conteúdo ou caminho.
O Tabbles oferece recursos colaborativos: adicione comentários a arquivos ou marcadores e comunique-se com sua equipe. Além das tags e do conteúdo dos arquivos, os comentários também podem ser pesquisados, tornando a recuperação de arquivos rápida e fácil.
Os melhores recursos do Tabbles
- Organize arquivos com marcação automática
- Pesquise arquivos com base em tags, comentários e conteúdo do arquivo com uma caixa de pesquisa unificada.
- Marque os arquivos salvos nas pastas em nuvem do Google Drive ou Dropbox com serviços de sincronização de arquivos.
Limitações do Tabbles
- Falta de uma interface de usuário moderna
- Tem uma ligeira curva de aprendizagem
Preços do Tabbles
- Gratuito para sempre
- Básico: €3/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Pro: € 5/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Empresas: €6/usuário por mês
Avaliações e comentários do Tabbles
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,3/5 (mais de 20 avaliações)
5. DocuWare
O DocuWare foi desenvolvido para reduzir o uso de papel, carregando e organizando documentos pesados de forma inteligente na nuvem.
Ele possui uma função OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para ajudá-lo a digitalizar documentos antigos e armazená-los para fácil acesso. As equipes podem implantar o DocuWare em vários dispositivos para facilitar a colaboração e o rastreamento de arquivos. Ele também oferece segurança e conformidade de nível empresarial para manter seus arquivos protegidos.
A poderosa indexação, digitalização no dispositivo e rastreamento de versões do DocuWare tornam-no um dos softwares de organização de arquivos mais intuitivos para empresas.
Melhores recursos do DocuWare
- Digitalize e classifique arquivos físicos para reduzir riscos e a carga de papel
- Economize tempo pesquisando com filtros detalhados
- Implemente a solução em nuvem para obter flexibilidade e acessibilidade.
- Integre-o a outras ferramentas de negócios para melhorar a produtividade.
Limitações do DocuWare
- A curva de aprendizado íngreme pode parecer assustadora para equipes sem conhecimentos técnicos.
- O aplicativo móvel não oferece todos os recursos e funcionalidades.
Preços do DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Preço personalizado
- DocuWare Cloud 15: Preço personalizado
- DocuWare Cloud 40: Preço personalizado
- DocuWare Cloud 100: Preço personalizado
Avaliações e comentários sobre o DocuWare:
- G2: 4,5/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 80 avaliações)
6. Bynder
O Bynder é um software de gerenciamento de arquivos e ativos para empresas.
A ferramenta permite pesquisar arquivos com filtros personalizados, controlar permissões de acesso e compartilhá-los com partes interessadas internas ou externas. Você pode controlar os arquivos mesmo depois de compartilhá-los, adicionando datas de validade às permissões e acompanhando o histórico de compartilhamento.
O Bynder usa IA para remover arquivos duplicados e adicionar metadados aos ativos digitais para melhorar a capacidade de pesquisa. Ele permite que você baixe arquivos em formatos específicos para cada canal e os recorte ou edite para manter a uniformidade em diferentes pontos de contato.
Melhores recursos do Bynder
- Encontre documentos importantes em segundos com a estrutura de filtros intuitiva do Bynder
- Compartilhe arquivos diretamente do seu sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM)
- Proteja seus ativos digitais limitando o acesso e os direitos de uso dos arquivos compartilhados
- Integre a API Bynder ao seu software de planejamento de recursos empresariais (ERP)
Limitações do Bynder
- Tem uma curva de aprendizado significativa
- A interface do usuário poderia ser melhor
Preços do Bynder
- Gerenciamento de ativos digitais (DAM): Preços personalizados
- DAM + Dimensionamento de suas operações de conteúdo: Preços personalizados
- DAM + Ecossistema digital integrado: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Bynder
- G2: 4,5/5 (mais de 600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 200 avaliações)
7. Dokmee
O Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) oferece uma solução integrada para capturar, armazenar, pesquisar, recuperar e compartilhar arquivos.
Adequada para empresas de todos os tamanhos, esta ferramenta permite organizar arquivos em diferentes pastas, manualmente ou com a ajuda da automação. Ela permite que você controle seus ativos digitais — compartilhe qualquer tipo de arquivo, colabore com membros da equipe e aproveite ao máximo o controle de versão para editar documentos.
Você pode personalizar seu fluxo de trabalho para atender às necessidades da sua empresa. A caixa de entrada do fluxo de trabalho está disponível para as versões web e móvel do software, permitindo que você aprove e gerencie arquivos em qualquer lugar.
Melhores recursos do Dokmee
- Acompanhe a atividade dos arquivos com um log de auditoria integrado
- Classifique os arquivos em pastas e níveis, manualmente ou com automação
- Adicione anotações aos arquivos e compartilhe-os com sua equipe
- Configure regras personalizadas para tornar seu fluxo de trabalho mais suave
Limitações do Dokmee
- Alguns usuários acham a interface difícil de navegar
- A função de pesquisa precisa ser mais poderosa
Preços do Dokmee
- Preços personalizados
Avaliações e comentários do Dokmee
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,7/5 (mais de 50 avaliações)
8. Google Drive
Parte do ecossistema Google Workspace, o Google Drive está entre as soluções de organização de arquivos baseadas em nuvem mais populares. O Drive permite que você acesse documentos, fotos e outros arquivos a partir de seus dispositivos sincronizados conectados à Internet.
Você pode criar pastas, categorizar arquivos e usar poderosas funcionalidades de pesquisa para simplificar a recuperação. Seus recursos colaborativos permitem a edição e o compartilhamento em tempo real, melhorando o trabalho em equipe e a produtividade.
Os melhores recursos do Google Drive
- Integre-se a outras ferramentas poderosas do ecossistema Google
- Identifique arquivos importantes marcando-os com uma estrela ou adicionando-os à página Prioridade
- Use o histórico de versões para obter um registro detalhado das alterações
- Controle quem pode visualizar, editar ou comentar seus arquivos e mantenha a privacidade dos dados
Limitações do Google Drive
- Não funciona bem offline
- Falta de opções de personalização
Preços do Google Drive
- Business Starter: US$ 7,20/usuário por mês
- Business Standard: US$ 14,40/usuário por mês
- Business Plus: $21,60/usuário por mês
- Empresa: Preço personalizado
Avaliações e comentários do Google Drive
- G2 (para Google Workspace): 4,6/5 (mais de 42.000 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 27.000 avaliações)
9. Dropbox
O Dropbox é um software de compartilhamento de arquivos com recursos robustos de armazenamento em nuvem e organização de arquivos. É adequado para indivíduos e equipes de todos os tamanhos.
A ferramenta oferece uma variedade de filtros para gerenciar vários arquivos. Você pode organizar o conteúdo usando palavras-chave, agrupar arquivos com base na atividade ou no período de tempo ou categorizar arquivos em subpastas existentes com base nas recomendações inteligentes do Dropbox.
Para colaborar em arquivos, você pode compartilhar pastas com membros da equipe e controlar quem pode visualizá-las ou editá-las. Você pode personalizar a estrutura do seu sistema de arquivamento para que os membros autorizados da equipe possam acessar os arquivos necessários.
Melhores recursos do Dropbox
- Organize e compartilhe arquivos entre dispositivos conectados à Internet
- Edite arquivos diretamente no Dropbox sem precisar mudar de plataforma
- Mantenha-se atualizado sobre as alterações recentes feitas nos arquivos
- Controle quem pode acessar seus arquivos com recursos como proteção por senha, permissões de download e links com prazo de validade
Limitações do Dropbox
- Sincronizar arquivos entre dispositivos é um processo demorado
- Assinaturas caras
Preços do Dropbox
- Básico: Gratuito
- Mais: $11,99/usuário por mês
- Profissional: US$ 22/usuário por mês
- Padrão: US$ 24/usuário por mês
- Avançado: US$ 32/usuário por mês
- Empresa: Preço personalizado
Avaliações e comentários do Dropbox
- G2: 4,4/5 (mais de 23.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 21.000 avaliações)
10. WinZip
Adequado para uso pessoal e comercial, o WinZip oferece uma maneira descomplicada de pesquisar, abrir, editar, mover e compartilhar arquivos do seu computador, rede ou armazenamento em nuvem.
A ferramenta pode descompactar diferentes formatos de compressão, como Zip, Zipx, RAR, VHD e muito mais, além de criar arquivos Zip ou Zipx criptografados. Você pode converter arquivos em PDFs, adicionar marcas d'água e compartilhar arquivos de maneira conveniente, tudo usando uma única plataforma.
O WinZip Enterprise vem com opções de personalização robustas. Empresas de diferentes tamanhos podem adaptar os recursos e integrações com base em suas necessidades comerciais.
Melhores recursos do WinZip
- Compacte, descompacte e organize ativos digitais para acelerar a produtividade
- Proteja informações confidenciais, como senhas e dados pessoais, com os recursos de criptografia do WinZip
- Obtenha opções avançadas de segurança e licenciamento com o WinZip Enterprise
- Aproveite a integração com o SharePoint e o armazenamento em nuvem na configuração Enterprise
Limitações do WinZip
- Caro para os recursos que oferece
- Carece do refinamento e das opções avançadas de segurança que outras ferramentas modernas oferecem
Preços do WinZip
- WinZip Standard: $29,95
- WinZip Pro Combo: $59,95
- Big Zipper: $84,95
Avaliações e comentários do WinZip
- G2: Avaliações insuficientes
- Capterra: 4,5/5 (mais de 40 avaliações)
Mantenha-se atualizado com seus arquivos com o software organizador de arquivos digitais
Os sistemas de organização de arquivos garantem acesso rápido aos arquivos certos no momento certo, economizam tempo e tornam as equipes mais funcionais. Escolha uma ferramenta para gerenciar seu fluxo de trabalho e arquivos relacionados em um só lugar, sem precisar alternar entre aplicativos.
E o que pode ser uma opção melhor do que o ClickUp?
Este software gratuito de gerenciamento de projetos organiza os arquivos em uma estrutura hierárquica, permitindo que você visualize seu fluxo de trabalho, localize arquivos e os compartilhe com equipes de maneira integrada. O ClickUp é altamente personalizável, para que você possa adaptá-lo às necessidades de suas equipes e aumentar a produtividade. Diga adeus à desorganização e nunca mais perca um arquivo. Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo.