Já passou horas vasculhando seu armazenamento digital, procurando aquele arquivo que você se lembra claramente de ter salvo?
Esses casos acontecem mais do que gostaríamos. Não conseguimos encontrar os arquivos de que precisamos em lugar nenhum, e nossa equipe se cansa de esperar por nós.
Não precisa ser assim. Um software de organização de arquivos pode ajudá-lo a resolver o curioso caso do arquivo perdido. Essa ferramenta permite que você gerencie, salve e pesquise ativos digitais com base em uma nomenclatura e estrutura de organização específicas, para que seus arquivos estejam sempre ao seu alcance.
Vamos dar uma olhada nos 10 principais softwares de gerenciamento de arquivos de 2024, analisar seus recursos, prós e contras e explorar como eles podem ajudar você a mais organizado no trabalho .
O que você deve procurar em um software para organizar arquivos?
Seu software de organização de arquivos digitais deve atender às suas necessidades comerciais específicas. Aqui estão alguns dos principais recursos que você deve procurar:
- Interface amigável: Escolha um software de gerenciamento de arquivos com uma interface de usuário intuitiva, garantindo que todos os membros da equipe possam navegar pelos arquivos com facilidade
- Recursos de organização de arquivos: Procure recursos como criação de pastas, categorização e marcação de arquivos para manter um sistema de arquivos estruturado e organizado
- Funcionalidade de pesquisa: Um recurso de pesquisa robusto é essencial para localizar arquivos rapidamente. A ferramenta deve oferecer suporte a pesquisas por palavras-chave, filtros e opções avançadas de pesquisa
- Controle de versão: Ao colaborar em documentos, os recursos de controle de versão são essenciais para acompanhar as alterações, reverter para versões anteriores e evitar a perda de dados
- Medidas de segurança: Priorize softwares com criptografia, controles de acesso e opções de compartilhamento seguro para proteger arquivos confidenciais e garantir a privacidade dos dados
- Compatibilidade entre plataformas: Escolha uma solução de software que funcione perfeitamente em diferentes sistemas operacionais e dispositivos para aumentar a flexibilidade e a acessibilidade
- Sincronização de arquivos: Os recursos de sincronização fácil mantêm os arquivos atualizados em vários dispositivos, reduzindo o risco de discrepância de dados
- Modelos personalizáveis: Escolha uma ferramenta que ofereça modelos personalizáveis pré-formatados, comoModelos de POP ou modelos de marca. Eles economizam tempo e garantem a consistência em diferentes formatos de arquivo
Os 10 melhores softwares organizadores de arquivos para usar em 2024
Há muitos softwares de gerenciamento de arquivos disponíveis no mercado, mas nem todos conseguem organizar os arquivos da maneira que você deseja. Testamos várias ferramentas e encontramos nossas 10 melhores opções:
1. ClickUp
Pesquise e localize facilmente arquivos no ClickUp, em aplicativos conectados ou em sua unidade local com a Pesquisa Universal
Gerenciamento de projetos do ClickUp do ClickUp ajuda empresas de todos os tamanhos a organizar sistematicamente arquivos e documentos relacionados a projetos. Use Pesquisa universal do ClickUp do ClickUp para localizar qualquer arquivo, esteja ele no ClickUp, em um aplicativo conectado ou em sua unidade local. Com a Universal Search, você pode adicionar comandos de pesquisa personalizados, como atalhos para links, armazenar texto para depois e muito mais para pesquisar qualquer coisa em um só lugar.
O Universal Search pode ser acessado de qualquer lugar do seu espaço de trabalho, incluindo o Command Center, a Global Action Bar ou a área de trabalho - seus arquivos estão sempre a apenas um clique ou um toque de tecla de distância!
Para obter flexibilidade e melhor organização, você pode agrupar, classificar e filtrar seus arquivos externos e do ClickUp usando o List View ou organizá-los no estilo Kanban com o Board View. Para ter uma visão geral de todo o seu espaço de trabalho, use o Everything View.
Mantenha seus arquivos acessíveis o tempo todo com o List View personalizável do ClickUp
O ClickUp dá um passo à frente para reduzir a carga de trabalho de equipes ocupadas e aumentar sua produtividade, oferecendo modelos prontos para uso.
Por exemplo, Modelo de estrutura de pastas de gerenciamento de projetos do ClickUp permite configurar uma estrutura uniforme para todos os seus projetos, organizar diferentes versões de arquivos e registros e colaborar com os membros da equipe.
Mantenha um sistema de pastas abrangente, aumente a responsabilidade da equipe e monitore o progresso do projeto sem problemas com o modelo de estrutura de pastas de gerenciamento de projetos do ClickUp
Você pode adicionar até oito atributos personalizados, como Data de Revisão, Departamento, Notas, Progresso, Tipo de Recurso e outros, para salvar informações vitais sobre projetos e visualizar facilmente os dados do projeto.
Isso o ajuda a monitorar melhor os projetos e economiza tempo na procura de documentos.
melhores recursos do #### ClickUp
- Organização de arquivos e pastas com tags e rótulos para aumentar a capacidade de descoberta
- Escolha entre mais de 15 exibições personalizáveis para organizar e visualizar seus arquivos e pastas da maneira que desejar
- Aplique zoom em tarefas individuais para localizar rapidamente os arquivos relacionados
- Diminua o zoom para ter uma visão geral abrangente do andamento do projeto egargalos com os Dashboards ágeis do ClickUp
- Crie listas de tarefas, trace planos de projeto e elabore relatórios de status do projeto de forma eficaz com oOs modelos de gerenciamento de projetos do ClickUp* Aproveite uma interface de usuário fácil de usar, adequada para equipes com diferentes níveis de conhecimento técnico
Escreva, edite, colabore em documentos e verifique o histórico de versões com oClickUp Docsum poderosoAlternativa ao Google Docs* Automatize tarefas repetitivas e obtenha insights de seus arquivos e dados com oClickUp Brain
Limitações do ClickUp
- Pequena curva de aprendizado para iniciantes
- Alguns dos recursos ainda não estão disponíveis no aplicativo móvel
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: uS$ 7 por usuário por mês
- Business: $12 por usuário por mês
- Empresa: Entre em contato para saber o preço
- ClickUp Brain: Disponível em todos os planos pagos por US$ 5/membro do Workspace/mês
Avaliações e resenhas do ClickUp:
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 4.000 avaliações)
2. OneDrive
via Microsoft OneDrive O OneDrive está entre os softwares de organização de arquivos mais populares para empresas e profissionais. Como parte do ecossistema da Microsoft, ele organiza seus arquivos em todos os dispositivos e em tempo real.
O OneDrive oferece um painel de controle personalizado para compartilhar arquivos, colaborar com outras pessoas e acompanhar seus arquivos de outras ferramentas da Microsoft. Você pode organizar melhor seus arquivos codificando-os por cores, criando atalhos e trabalhando off-line para arquivos no dispositivo.
A assinatura do OneDrive funciona em todos os dispositivos e versões do Windows, portanto, você não precisa se preocupar com a disponibilidade da interface do usuário ou dos arquivos.
Melhores recursos do OneDrive
- Mantenha uma sincronização perfeita de arquivos entre dispositivos
- Use o recurso de histórico de versões para rastrear ou restaurar arquivos antigos
- Aproveite o modo off-line para organizar arquivos locais
Limitações do OneDrive
- Problemas ocasionais com a sincronização de arquivos
- Alguns usuários acham que o recurso de pesquisa é ineficiente, especialmente quando há um grande número de arquivos
Preços do OneDrive
- OneDrive para Empresas (Plano 1): US$ 5/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Microsoft 365 Business Basic: $6/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50/usuário por mês (cobrado anualmente)
Avaliações e resenhas do OneDrive
- G2: 4,3/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 11.000 avaliações)
3. Abelssoft
via Organizador de arquivos da Abelssoft O software de gerenciamento de arquivos digitais da Abelssoft mantém cada arquivo em seu devido lugar e deixa sua área de trabalho livre de bagunça.
Você pode definir regras ilimitadas para classificar arquivos PDF, imagens, arquivos de áudio, documentos, vídeos e outros tipos de mídia no seu computador. Depois de definir a regra, você pode classificar automaticamente os arquivos nas pastas certas com apenas um clique. Isso também facilita muito a localização dos arquivos certos no momento certo!
O Abelssoft funciona no Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 e Windows 7.
Melhores recursos do Abelssoft
- Defina regras para decidir quais arquivos devem ser movidos para onde
- Use a função de funil de arrastar e soltar para atribuir arquivos à pasta correta automaticamente, economizando tempo valioso
- Obtenha pelo menos seis meses de atualizações gratuitas
- Localize rapidamente qualquer tipo de arquivo salvo em seu computador
Limitações da Abelssoft
- Funciona somente em PCs com Windows. Não é adequado para nenhum outro sistema operacional
- Não oferece suporte à organização de arquivos localizados na nuvem
Preços da Abelssoft
- Versão de teste: Gratuita
- Versão completa: $29,95
Avaliações e resenhas da Abelssoft
- G2: Não há comentários suficientes
- Capterra: Não há comentários suficientes
4. Tabbles
via Tabelas O Tabbles é um gerenciador de arquivos e software de colaboração de documentos com foco na estruturação de arquivos por meio de marcação.
Ele permite adicionar tags a qualquer tipo de arquivo, inclusive arquivos de imagem e arquivos de música, localizados em discos locais, unidades de rede ou na nuvem. Você também pode usar o recurso de marcação automática para marcar automaticamente seus arquivos com base no nome, no conteúdo ou no caminho.
O Tabbles oferece recursos de colaboração: adicione comentários a arquivos ou marcadores e comunique-se com sua equipe. Além das etiquetas e do conteúdo dos arquivos, os comentários também podem ser pesquisados, o que torna a recuperação de arquivos rápida e perfeita.
Melhores recursos do Tabbles
- Organize arquivos com marcação automática
- Pesquise arquivos com base em tags, comentários e conteúdo do arquivo com uma caixa de pesquisa unificada
- Marque arquivos salvos em pastas na nuvem do Google Drive ou Dropbox com serviços de sincronização de arquivos
limitações do #### Tabbles
- Falta de uma interface de usuário moderna
- Tem uma ligeira curva de aprendizado
Preços do Tabbles
- Gratuito para sempre
- Basic: € 3/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Pro: € 5/usuário por mês (cobrado anualmente)
- Corporate: € 6/usuário por mês
Tabbles classificações e comentários
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: 4.3/5 (20+ avaliações)
5. DocuWare
via DocuWare O DocuWare foi criado para reduzir os rastros de papel por meio do upload e da organização inteligente de documentos pesados na nuvem.
Ele tem uma função de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para ajudá-lo a digitalizar documentos antigos e armazená-los para facilitar o acesso. As equipes podem implementar o DocuWare em vários dispositivos para facilitar a colaboração e o rastreamento de arquivos. Ele também oferece segurança e conformidade de nível empresarial para manter seus arquivos seguros.
A poderosa indexação, a digitalização no dispositivo e o controle de versões do DocuWare fazem dele um dos softwares organizadores de arquivos mais intuitivos para empresas.
Melhores recursos do DocuWare
- Digitalize e classifique arquivos físicos para reduzir os riscos e a carga de papel
- Economize tempo pesquisando com filtros granulares
- Implemente a solução em nuvem para ter flexibilidade e acessibilidade
- Integração com outras ferramentas de negócios para aumentar a produtividade
Limitações do DocuWare
- A curva de aprendizado íngreme pode parecer esmagadora para equipes não técnicas
- O aplicativo móvel não oferece todos os recursos e funcionalidades
Preços do DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Preços personalizados
- DocuWare Cloud 15: Preços personalizados
- DocuWare Cloud 40: Preços personalizados
- DocuWare Cloud 100: Preços personalizados
DocuWare ratings and reviews:
- G2: 4,5/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 80 avaliações)
6. Bynder
via Gerenciamento de ativos digitais da Bynder O Bynder é um software de gerenciamento de arquivos e ativos para empresas.
A ferramenta permite pesquisar arquivos com filtros personalizados, controlar as permissões de acesso e compartilhá-los com partes interessadas internas ou externas. Você pode controlar os arquivos mesmo depois de compartilhá-los, adicionando datas de validade às permissões e rastreando o histórico de compartilhamento.
A Bynder usa IA para remover arquivos duplicados e adicionar metadados aos ativos digitais para melhorar a capacidade de pesquisa. Ele permite que você baixe arquivos em formatos específicos do canal e os recorte ou edite para manter a uniformidade em diferentes pontos de contato.
Melhores recursos do Bynder
- Encontre documentos importantes em segundos com a estrutura intuitiva de filtros do Bynder
- Compartilhe arquivos diretamente do seu sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM)
- Proteja os ativos digitais limitando o acesso e os direitos de uso dos arquivos compartilhados
- Integre a API do Bynder ao seu software de planejamento de recursos empresariais (ERP)
Limitações do Bynder
- Tem uma curva de aprendizado significativa
- A interface do usuário poderia ser melhor
Preços da Bynder
- Gerenciamento de ativos digitais (DAM): Preços personalizados
- DAM + Dimensionamento de suas operações de conteúdo: Preços personalizados
- DAM + ecossistema digital integrado: Preços personalizados
Bynder ratings and reviews
- G2: 4,5/5 (mais de 600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 200 avaliações)
7. Dokmee
via Dokmee O Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) oferece uma solução perfeita para capturar, armazenar, pesquisar, recuperar e compartilhar arquivos.
Adequada para empresas de todos os tamanhos, essa ferramenta permite organizar arquivos em diferentes pastas, manualmente ou com a ajuda da automação. Ela permite que você controle seus ativos digitais - compartilhe qualquer tipo de arquivo, colabore com os membros da equipe e aproveite ao máximo o controle de versão para editar documentos.
Você pode personalizar seu fluxo de trabalho para atender às suas necessidades comerciais. A caixa de entrada do fluxo de trabalho está disponível para as versões de software da Web e móvel, permitindo que você aprove e gerencie arquivos em qualquer lugar.
Melhores recursos do Dokmee
- Acompanhe a atividade dos arquivos com um registro de auditoria incorporado
- Classifique os arquivos em pastas e níveis, manualmente ou com automação
- Adicione anotações aos arquivos e compartilhe-as com a sua equipe
- Configure regras personalizadas para facilitar seu fluxo de trabalho
Limitações do Dokmee
- Alguns usuários acham a interface do usuário difícil de navegar
- A função de pesquisa precisa ser mais eficiente
Preços do Dokmee
- Preços personalizados
Avaliações e resenhas do Dokmee
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: 4,7/5 (mais de 50 avaliações)
8. Google Drive
via Google Drive Parte do ecossistema do Google Workspace, o Google Drive está entre as mais populares soluções de organização de arquivos baseadas na nuvem. O Drive permite que você acesse documentos, fotos e outros arquivos de seus dispositivos sincronizados conectados à Internet.
Você pode criar pastas, categorizar arquivos e empregar funcionalidades avançadas de pesquisa para simplificar a recuperação. Seus recursos colaborativos permitem a edição e o compartilhamento em tempo real, aprimorando o trabalho em equipe e a produtividade.
Os melhores recursos do Google Drive
- Integração com outras ferramentas poderosas do ecossistema do Google
- Identifique arquivos importantes marcando-os com uma estrela ou adicionando-os à página Prioridade
- Use o histórico de versões para obter um registro detalhado das alterações
- Controle quem pode visualizar, editar ou comentar seus arquivos e mantenha a privacidade dos dados
Limitações do Google Drive
- Não funciona bem off-line
- Falta de opções de personalização
Preços do Google Drive
- Business Starter: US$ 7,20/usuário por mês
- Business Standard: US$ 14,40/usuário por mês
- Business Plus: US$ 21,60/usuário por mês
- Enterprise: Preços personalizados
Classificações e resenhas do Google Drive
- G2 (para Google Workspace): 4,6/5 (mais de 42.000 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 27.000 avaliações)
9. Dropbox
via Dropbox O Dropbox é um software de compartilhamento de arquivos com recursos robustos de armazenamento em nuvem e organização de arquivos. É adequado para indivíduos e equipes de todos os tamanhos.
A ferramenta oferece uma variedade de filtros para gerenciar vários arquivos. Você pode organizar o conteúdo usando palavras-chave, agrupar arquivos com base na atividade ou no período de tempo ou categorizar arquivos em subpastas existentes com base nas recomendações inteligentes do Dropbox.
Para colaborar em arquivos, você pode compartilhar pastas com membros da equipe e controlar quem pode visualizá-las ou editá-las. Você pode adaptar a estrutura do seu sistema de arquivamento para que os membros permitidos da equipe possam acessar os arquivos necessários.
Melhores recursos do Dropbox
- Organize e compartilhe arquivos entre dispositivos conectados à Internet
- Edite arquivos diretamente no Dropbox sem mudar de plataforma
- Mantenha-se atualizado sobre as alterações recentes feitas nos arquivos
- Controle quem pode acessar seus arquivos com recursos como proteção por senha, permissões de download e links expirados
Limitações do Dropbox
- A sincronização de arquivos entre dispositivos é um processo demorado
- Assinaturas caras
Preços do Dropbox
- Básico: Gratuito
- Plus: US$ 11,99/usuário por mês
- Profissional: $22/usuário por mês
- Standard: $24/usuário por mês
- Avançado: $32/usuário por mês
- Enterprise: Preços personalizados
Avaliações e resenhas do Dropbox
- G2: 4,4/5 (mais de 23.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 21.000 avaliações)
10. WinZip
via WinZip Adequado para uso pessoal e comercial, o WinZip oferece uma maneira simples de pesquisar, abrir, editar, mover e compartilhar arquivos do seu computador, rede ou armazenamento em nuvem.
A ferramenta pode descompactar diferentes formatos de compactação, como Zip, Zipx, RAR, VHD e outros, e criar arquivos Zip ou Zipx criptografados. Você pode transformar arquivos em PDFs, adicionar marcas d'água e compartilhar arquivos de forma conveniente, tudo isso usando uma única plataforma.
O WinZip Enterprise vem com opções de personalização robustas. Empresas de diferentes portes podem adaptar os recursos e as integrações com base em suas necessidades comerciais.
Melhores recursos do WinZip
- Compacte, descompacte e organize ativos digitais para acelerar a produtividade
- Proteja informações confidenciais, como senhas e dados pessoais, com os recursos de criptografia do WinZip
- Obtenha opções avançadas de segurança e licenciamento com o WinZip Enterprise
- Aproveite a integração do SharePoint e do armazenamento em nuvem na configuração Enterprise
Limitações do WinZip
- Caro para os recursos que oferece
- Não tem o refinamento e as opções avançadas de segurança que outras ferramentas modernas oferecem
Preços do WinZip
- WinZip Standard: $29,95
- WinZip Pro Combo: $59,95
- Big Zipper: $84,95
WinZip ratings and reviews
- G2: Não há avaliações suficientes
- Capterra: 4,5/5 (mais de 40 avaliações)
Fique por dentro de seus arquivos com o software organizador de arquivos digitais
Os sistemas de organização de arquivos garantem acesso rápido aos arquivos certos no momento certo, economizam tempo e tornam as equipes mais funcionais. Escolha uma ferramenta para gerenciar seu fluxo de trabalho e os arquivos relacionados em um só lugar, sem alternar entre aplicativos.
E o que pode ser uma opção melhor do que o ClickUp?
Este software gratuito de gerenciamento de projetos o ClickUp organiza os arquivos em uma estrutura hierárquica, permitindo visualizar o fluxo de trabalho, localizar arquivos e compartilhá-los com as equipes sem problemas. O ClickUp é altamente personalizável, portanto, você pode adaptá-lo às necessidades de suas equipes e aumentar a produtividade. Diga adeus à bagunça e nunca mais perca um arquivo. Registre-se no ClickUp hoje mesmo .