O guia definitivo para documentação de fluxo de trabalho para empresas

Desperdício de trabalhadores do conhecimento nos EUA 5.3 horas por semana esperando por informações ou recriando o conhecimento institucional existente. Isso não é apenas um desperdício da produtividade de cada funcionário, mas também leva a atrasos nos projetos, entrega abaixo do padrão e, o mais importante, ao desinteresse dos funcionários.

Em ambientes remotos, essa falta de acesso a informações/conhecimento institucional pode ser bastante prejudicial, muitas vezes levando a uma demissão silenciosa.

Você pode evitar isso com um sistema simples, repetível e consistente para mostrar aos funcionários como realizar suas tarefas e tomar as decisões corretas no local de trabalho. Em outras palavras, com fluxos de trabalho.

Um fluxo de trabalho é normalmente uma sequência de etapas que um projeto ou tarefa percorre do início ao fim. Isso pode ser tão complexo quanto a implantação de microsserviços personalizados na nuvem ou tão simples quanto a aprovação de uma despesa comercial.

Há também fluxos de trabalho não sequenciais, como fluxos de trabalho de máquina de estado - que podem ir e voltar - ou fluxos de trabalho orientados por regras.

Seja qual for o tipo, um bom fluxo de trabalho funciona como um roteiro para a conclusão de uma tarefa, fornecendo as direções corretas e colocando as proteções adequadas.

No entanto, um fluxo de trabalho só é tão bom quanto a documentação que ele contém possui. Sem uma documentação clara, concisa e completa, seus fluxos de trabalho provavelmente serão esquecidos - se não forem ignorados - e você voltará à estaca zero.

Neste artigo, explicaremos por que você precisa de uma documentação eficaz do fluxo de trabalho, como criá-la e quais ferramentas você pode usar para facilitar o trabalho.

O que é documentação de fluxo de trabalho?

A documentação do fluxo de trabalho é o processo de registrar o conhecimento organizacional e torná-lo facilmente acessível a todos que precisam dele. Normalmente, é um conjunto de documentos, disponível por meio de uma interface segura, que descreve como você conduz todos os aspectos do seu negócio.

Os principais recursos de uma boa documentação de fluxo de trabalho são:

Granular: Um bom documento de fluxo de trabalho descreve cada etapa do processo sem suposições. Se você estiver criando um documento de fluxo de trabalho para aprovação de despesas, precisará cobrir o formato da solicitação de reembolso, a plataforma para enviá-la, os nomes/designações dos aprovadores, o SLA para resposta, a matriz de escalonamento, o ponto de contato etc.

Acessível: A documentação do fluxo de trabalho que não pode ser encontrada não tem valor. Portanto, um bom documento de fluxo de trabalho deve ser facilmente acessível, de preferência por meio de pesquisa, em uma plataforma centralizada, como uma unidade compartilhada, uma intranet local ou um link seguro.

Claro e conciso: Ninguém gosta de ler páginas intermináveis de documentação para realizar as tarefas mais simples. Portanto, faça com que a documentação seja curta, com instruções claras. Use ferramentas visuais como fluxogramas, seções/checklists acionáveis, destaque o que fazer e o que não fazer com emojis, etc.

Atualizado: Em organizações de hipercrescimento, as coisas mudam rapidamente. Certifique-se de revisar seus fluxos de trabalho regularmente. Defina uma cadência, como uma vez por trimestre, ou uma que funcione para sua organização. Se for um projeto em evolução, atualize os documentos em tempo real.

Se isso parece muita papelada para o que suas equipes fazem diariamente sem esforço, deixe-nos mostrar como a documentação do fluxo de trabalho pode economizar quase seis horas por pessoa e milhões de dólares a longo prazo.

Benefícios da documentação eficaz do fluxo de trabalho

Muitas vezes, quando falamos de fluxos de trabalho, nosso objetivo é a eficiência do processo, o aumento da produtividade, a economia de tempo etc.

No entanto, a documentação eficaz do fluxo de trabalho também beneficia os funcionários. Ela serve como um guia de autoajuda de cada funcionário para navegar em seu trabalho. Veja como.

Compartilhamento do conhecimento organizacional: Um fluxo de trabalho claramente documentado garante que todos na sua equipe saibam o que precisam saber para fazer bem o seu trabalho.

Os novos funcionários terão acesso ao conhecimento tácito e às práticas recomendadas, evitando que repitam os mesmos erros. Isso acelerará a integração dos funcionários, seja na organização ou em novos projetos.

Melhor colaboração: Os fluxos de trabalho descrevem cada etapa do processo, informando a cada membro da equipe o que acontece antes e depois da conclusão de sua tarefa.

Isso os ajuda a coletar todas as informações necessárias, concluir seu trabalho com eficiência e passá-lo para a próxima pessoa.

Velocidade de entrega: Quando todos sabem o que precisam fazer e como fazê-lo, podem concluir suas tarefas sem distrações.

Uma boa documentação de fluxo de trabalho também especifica os problemas que podem ser encontrados e as possíveis soluções para eles, eliminando os problemas no processo.

Alinhamento da equipe: Quando toda a equipe segue um fluxo de trabalho padrão, ela comete menos erros e fornece resultados consistentes todas as vezes.

Isso, por sua vez, também torna a experiência do cliente consistente, fortalecendo a percepção da marca e levando a mais vendas, maiores lucros e crescimento mais rápido.

Responsabilidade: Um bom fluxo de trabalho não se refere apenas às etapas do processo, mas também às partes interessadas envolvidas.

Ele define as responsabilidades de cada membro da equipe, tornando-os responsáveis pela entrega de um trabalho que atenda aos padrões organizacionais.

Segurança: De acordo com o Fórum Econômico Mundial, 95% dos problemas de segurança cibernética são causados por erro humano. Isso pode ser cair em um golpe de phishing ou acidentalmente registrar segredos no código.

Um fluxo de trabalho bem documentado descreve o que não se deve fazer, lembrando os funcionários das medidas de segurança que eles devem seguir.

Melhoria contínua: A documentação dos fluxos de trabalho proporciona uma visibilidade cuidadosa de como cada tarefa é executada.

Isso ajuda as organizações a analisar seus processos e melhorá-los continuamente. Isso permite que as organizações estejam atentas às suas práticas e as ajustem regularmente.

Em essência, os fluxos de trabalho são o "como" fazer negócios. Eles são suas receitas - as maneiras exclusivas de entregar seus projetos.

Eles são sua propriedade intelectual. A documentação adequada de seus fluxos de trabalho ajuda toda a organização a aproveitar sua propriedade intelectual. Veja como você pode fazer isso acontecer.

Documentação do fluxo de trabalho vs. documentação do fluxo de trabalho - são a mesma coisa?

Fluxo de trabalho de documentos e Documentação de fluxo de trabalho referem-se a diferentes aspectos do gerenciamento de processos, embora pareçam semelhantes. Aqui está um detalhamento de cada termo:

1. **Fluxo de trabalho de documentos

• Definição: Refere-se à sequência de processos ou etapas pelas quais um documento passa durante seu ciclo de vida, desde a criação até a conclusão ou arquivamento.
• Propósito: Simplifica a movimentação, a aprovação e o gerenciamento de documentos em uma organização para garantir eficiência e conformidade.
• *Exemplos Um processo de aprovação de documentos em que um rascunho passa por revisões e edições de várias partes interessadas antes de ser finalizado, automatizando as aprovações de faturas, em que um documento passa do departamento de contas para a gerência para ser assinado.

Elementos-chave

• Encaminhamento de documentos para as pessoas ou departamentos certos.
• Definição de hierarquias de aprovação.
• Acompanhamento do status do documento (por exemplo, pendente, aprovado, rejeitado).
• Garantia de conformidade com regulamentos e trilhas de auditoria.

Exemplos de casos de uso:

• Revisão de contratos jurídicos.
• Pipelines de publicação de conteúdo.
• Gerenciamento de documentos de RH (por exemplo, registros de funcionários, formulários de integração).

2. **Documentação de fluxo de trabalho

• Definição: O ato de documentar um processo ou fluxo de trabalho, descrevendo como uma determinada tarefa, projeto ou conjunto de tarefas é concluído.
• Propósito: Ajuda a formalizar e padronizar processos para garantir consistência, clareza e treinamento para os funcionários.
• Exemplos:
  • Criar um guia passo a passo sobre como integrar um novo funcionário, escrever os procedimentos para gerenciar reclamações de clientes em uma equipe de suporte.

Elementos-chave

• Instruções claras passo a passo.
• Identificação de funções e responsabilidades em cada etapa.
• Definição de ferramentas, sistemas ou documentos usados.
• Definição de pontos de decisão e contingências.
• **Casos de uso

Exemplos de casos de uso:

• Manuais de treinamento de funcionários.
• Procedimentos operacionais padrão (SOPs).
• Documentação do processo de desenvolvimento de software.

Principais diferenças:

Em essência, o Fluxo de trabalho de documentos trata da movimentação e do gerenciamento de documentos, enquanto a Documentação de fluxo de trabalho trata de detalhar como um fluxo de trabalho funciona, o que pode incluir fluxos de trabalho de documentos como um subconjunto.

Como criar um processo de documentação de fluxo de trabalho

Você pode estar pensando, ainda não temos fluxos de trabalho; o que devo documentar?

Todo mundo tem algum tipo de fluxo de trabalho que segue deliberada ou inconscientemente. Documentar fluxos de trabalho é outra questão. Vamos ver como fazer isso bem.

1. Reunir fluxos de trabalho já documentados

Um bom processo de documentação de fluxo de trabalho reúne as melhores ideias espalhadas pela organização em um sistema robusto que capacita a todos.

Procure por qualquer documentação existente ou mapas de processos . Lembre-se de que eles não precisam ser gravados no diretório software de gerenciamento de fluxo de trabalho ou como um documento.

Eles também podem estar em e-mails que os gerentes enviam aos membros da equipe, fluxogramas desenhados em quadros brancos ou apresentações criadas para integração/treinamento.

Mantenha sua mente aberta para as formas em que a documentação atual do fluxo de trabalho existe. Consolide todas essas informações. Organize-as passo a passo.

2. Fale com as equipes

Em todas as organizações, há conhecimento tácito entre os membros da equipe - conhecimento que eles não sabem que têm. Conversar com eles sobre seus processos de negócios lança luz sobre coisas que podem não estar evidentes na documentação do processo.

3. Entrevistar membros individuais da equipe

Embora seja útil realizar reuniões de grupo para entender a dinâmica, as entrevistas individuais oferecem uma profundidade de informações. Aqui estão algumas perguntas para orientar essas conversas.

• Quais são as etapas que você segue como parte de todo o seu fluxo de trabalho?
• Em que ordem essas etapas fluem?
• Quem são as partes interessadas em cada etapa?
• Que desafios você enfrentou em cada etapa e como os superou?
• Onde estão as lacunas em seu fluxo de trabalho? Como você as preenche atualmente?
• Quais são seus resultados?
• Quais são seus resultados e medidas de sucesso?

4. Documentar o fluxo de trabalho

Monitore as atualizações do projeto, gerencie fluxos de trabalho e colabore com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace

Faça um registro abrangente de todas as informações coletadas até o momento. Estruture-o como um fluxo de processo, do início ao fim, passo a passo.

Inclua o máximo de detalhes que puder em cada estágio. Alguns fatores que você deve ter em mente ao documentar fluxos de trabalho são:

• Rastreamento de metas : O que esse processo pretende alcançar e como isso é medido
• Partes interessadas: Quem é responsável por cada etapa, qual é a matriz de escalonamento e quem deve ser contatado em caso de preocupações/perguntas
• Dependências: Se o resultado de cada etapa depende das ações ou aprovações de alguém
• Acesso: Quais permissões de ferramentas, ambientes, ativos e recursos precisam ser concedidas para concluir o fluxo de trabalho
• Entregáveis: Resultado esperado ao final de cada etapa, incluindo as métricas de cada uma delas
• Marco: Estágios específicos do fluxo de trabalho que precisam ser concluídos
• Prazo: SLAs ecronogramas razoáveis para cada etapa do fluxo de trabalho
• Revisões: Cadência para revisões/reuniões para acompanhar o progresso
• Glossário: Significado e diretrizes de uso para termos específicos doescopo do projeto ### 5. Projetar o documento de fluxo de trabalho

Embora a etapa 3 explique os detalhes granulares do fluxo de trabalho, ela pode não ser a mais útil se for apenas um monte de texto.

Portanto, é essencial projetar a documentação do fluxo de trabalho de modo que seja fácil de usar e consultar posteriormente. Algumas maneiras simples de projetar seu fluxo de trabalho são:

• Fluxogramas para visualizar o processo
• Listas de verificação para estabelecer tarefas e subtarefas
• Gráficos de Gantt para visualizar cronogramas e tarefas sobrepostas
• Títulos e subtítulos para destacar etapas cruciais
• Caixas de alerta para enfatizar fatores críticos

6. Use um software de documentação de fluxo de trabalho

Um software robusto de documentação de fluxo de trabalho o ajudará principalmente em três aspectos:

• Simplificação: Dar uma estrutura ao fluxo de trabalho, tornando-o mais fácil de ler e seguir
• Conexões: Conectar vários fluxos de trabalho relacionados para mapear melhor o panorama geral
• Interatividade: Tornar mais simples a criação de etapas acionáveis, como a criação de tarefas ou o envio de notificações

Isso pode ser feito com ferramentas comumente disponíveis, como planilhas, apresentações ou um software de mapeamento de processos . No entanto, um software de documentação de fluxo de trabalho projetado para fins específicos será muito mais eficaz. Mapas mentais do ClickUp oferece uma maneira simples e visual de projetar fluxos de trabalho. Você pode usar modelos existentes para projetar instantaneamente um diagrama de fluxo de trabalho ou arrastar e soltar facilmente as conexões entre as etapas para sugerir dependências. Você pode usar nós para criar pontos de referência que ofereçam recursos para qualquer etapa. Documentos do ClickUp oferece uma solução abrangente para registrar, compartilhar e colaborar em documentos de fluxo de trabalho . Com páginas aninhadas, marcadores e documentos conectados, você pode usar o ClickUp Docs para criar documentação para processos complexos.

Você pode compartilhar documentos com segurança, colaborar em tempo real, editar dinamicamente e conectá-los a fluxos de trabalho para alterar status do projeto . Também ajuda o fato de o ClickUp Docs ter várias opções de formatação para tornar a documentação do fluxo de trabalho mais fácil de usar. Tarefas do ClickUp permitem que você transforme os fluxos de trabalho de seus mapas mentais ou documentos em itens acionáveis em seu software de gerenciamento de projetos .

Se você já usa o ClickUp para tarefas, pode conectá-las ao Mind Maps para mapeá-las. Se estiver apenas começando a usar o ClickUp, também poderá criar tarefas a partir da ferramenta Mind Maps baseada em nós.

7. Revise e atualize regularmente

A documentação do seu fluxo de trabalho precisa ser um documento vivo, com atualizações e melhorias regulares feitas à medida que o processo evolui. Em cada revisão, envolva a equipe para obter insights mais profundos sobre seus fluxos de trabalho e fazer os ajustes necessários.

Exemplos e modelos de documentação de fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho de integração de funcionários

Exemplo de processo de integração de funcionários no ClickUp

Em todos os fluxos de trabalho de recursos humanos, a integração de funcionários é a mais complexa e extensa. Se você quiser escrever um fluxo de trabalho para a integração de funcionários, as etapas a seguir podem ser úteis.

Mantivemos este exemplo como um esqueleto com ampla oportunidade para você personalizar/expandir conforme necessário.

**Mantenha-os engajados até que entrem na empresa: Normalmente, há algumas semanas entre o momento em que alguém aceita uma oferta e o momento em que ingressa na organização.

• Durante esse período, mantenha contato por e-mail uma vez por semana

responsabilidade: Executivo de RH _ Cronograma: Desde a aceitação da oferta até o ingresso na empresa _ Dependências: Nenhuma_

**No primeiro dia: Concluir as seguintes tarefas administrativas.

• Discutir o contrato de trabalho e fazer com que ele seja assinado
• Entregar o pacote de boas-vindas
• Disponibilize ativos: estação de trabalho, e-mail, Slack, HRMS, cartões de visita, estacionamento, etc.
• Coletar detalhes da conta de folha de pagamento
• Conecte-se com um amigo/mentor
• Compartilhe o cronograma de orientação
• Leve-os para almoçar ou para um café virtual

Responsabilidade: Executivo de RH Cronograma: Um dia Dependências: Jurídico, RH, folha de pagamento, TI, amigo_

Orientação: Prepará-los para o sucesso na função com o seguinte.

• Certifique-se de que ele se inscreva em todas as sessões de orientação/treinamento relevantes para sua função
• Se eles precisarem viajar para uma sessão presencial, faça os preparativos correspondentes
• Conecte-os à equipe de orientação para esclarecer dúvidas.
• Apresente-os a outros novos funcionários que possam estar se juntando a eles na orientação

Responsabilidade: Executivo de RH Cronograma: Três dias Dependências: RH, instrutores_

**Agendamento de reuniões relevantes

• Reunião com o gerente de relatórios para discutir o seguinte
  • Funções e responsabilidades
  • metas para 30/60/90 dias
  • Conversa sobre carreira
  • Medidas de sucesso
  • Mecanismo de feedback
  • Atribuições imediatas
• Agende reuniões com as equipes em que o novo funcionário trabalhará com metas específicas para cada conversa

Responsabilidade: Gerente de reporte Cronograma: Duas semanas Dependências: Disponibilidade das partes interessadas relevantes

Modelo de fluxo de trabalho da documentação do projeto ClickUp

Armazene a documentação do projeto em um único ClickUp Doc

Todo projeto precisa de uma documentação wiki que descreva todo o conhecimento institucional sobre o projeto, juntamente com marcos, tarefas, dependências e responsabilidades. Essa modelo de fluxo de trabalho de documentação de projeto do ClickUp tem tudo para prepará-lo para o sucesso. Ele usa:

• Documentos para a visão geral do projeto
• Metas para objetivos e marcos
• Tarefas para cada etapa
• Prazos para cada tarefa
• Gráfico de Gantt para visualizar o progresso

Modelo de processos e procedimentos do ClickUp

Personalize seu processo de documentação de fluxo de trabalho com o modelo de processos e procedimentos do ClickUp

Seja na integração de funcionários, aprovação de despesas, publicação de conteúdo, negociações de vendas ou implantação de software, documentação de processos de negócios pode ajudar as equipes a fazer seu trabalho com confiança.

Aqui está uma Modelo de processos do ClickUp que você pode personalizar. Esse modelo usa status personalizados, campos personalizados, exibição de quadro/tabela e gerenciamento de projetos para se adequar a qualquer processo de que você precise.

Modelo de quadro branco de fluxo de processo do ClickUp

Simplifique a visualização do projeto com uma visão geral clara e concisa de seu fluxo de trabalho de ponta a ponta

O modelo modelo de quadro branco de fluxo de processo oferece uma maneira simples e visual de apresentar fluxos de trabalho complexos às suas equipes. Ele elimina a pressão de uma tela em branco, fornecendo um fluxograma para iniciar o design do fluxo de trabalho.

É possível converter sem esforço as várias etapas do fluxo de trabalho em tarefas, adicionar prazos e designar membros da equipe para elas.

Melhorar a documentação do fluxo de trabalho com o ClickUp

A boa documentação do fluxo de trabalho é a base da eficiência organizacional. O gerenciamento de projetos e a documentação estão unidos no ClickUp.

Escreva uma documentação de fluxo de trabalho melhor

Divida as informações e adicione dicas visuais com opções de formatação para que sua documentação seja consumida e não ignorada.

Comece a documentar os fluxos de trabalho com o ClickUp Docs. Formate-os para destacar o que é importante e adicione botões, banners ou até mesmo blocos de código para enfatizar pontos importantes.

Torne os fluxos de trabalho acionáveis

Visualize seus fluxos de trabalho com o ClickUp Mind Maps. Crie tarefas diretamente dos fluxos de trabalho e converta-as em projetos. Use subtarefas aninhadas e listas de verificação para chegar a qualquer nível de detalhe necessário.

Marque os funcionários responsáveis por cada tarefa, dando-lhes uma visão clara. Basta replicar o fluxo de trabalho sempre que precisar dele.

Revise e resolva os fluxos de trabalho

Use qualquer uma das mais de 15 visualizações poderosas para entender o status de cada um de seus fluxos de trabalho.

• Exibição de quadro para ver o status dos seus fluxos de trabalho
• Visualização de caixa para obter uma perspectiva de alto nível
• Visualização de calendário para tarefas atrasadas, atuais e futuras
• Visualização de atividades para rastrear atualizações/conversas
• A visualização da carga de trabalho para ver o desempenho dos membros da equipe

Use a visualização com a qual você se sente mais confortável para identificar bloqueios e intervir conforme necessário.

Colaborar com a equipe

Se o fluxo de trabalho envolver uma equipe, a documentação também deverá envolver. Compartilhe os documentos do fluxo de trabalho com a sua equipe, peça feedback e permita que eles editem ou deixem comentários.

Deixe a IA fazer o trabalho por você

Use o ClickUp AI para resumir fluxos de trabalho longos e documentados, gerar itens de ação, editar/formatar texto, automatizar tarefas/subtarefas e muito mais.

A documentação do fluxo de trabalho é a base de um bom processo. Desde pilotos de longa distância até enfermeiros de UTI usam a documentação do fluxo de trabalho para fazer seu trabalho corretamente.

Por exemplo, com uma lista de verificação robusta e algum apoio administrativo, Peter Pronovost, especialista em cuidados intensivos do Johns Hopkins Hospital, ajudou a prevenir 43 infecções e a salvar oito vidas e dois milhões de dólares.

Empresas maduras economizam milhões de dólares e melhoram a eficiência várias vezes com documentação de fluxo de trabalho clara e acessível.

Acesse documentos, tarefas, mapas mentais, quadros brancos, dezenas de modelos de documentação de fluxo de trabalho, IA e muito mais gratuitamente, para sempre, no ClickUp! 🦄ˀ