Pilne a ważne: jaka jest różnica?

W wieku około sześciu lub ośmiu lat zaczynamy rozumieć pojęcie „czasu”.

Zaczynamy rozumieć sekundy, minuty, godziny i nasze postrzeganie upływającego czasu.

Wkrótce potem zaczynamy wyrabiać nawyki i podejmować decyzje dotyczące tego, jak wykorzystać nasz czas.

Na początkowych etapach rozwoju to zazwyczaj inni decydują o tym, jak powinniśmy spędzać czas. Jednak wraz z nabywaniem doświadczenia zawodowego zyskujemy coraz większą swobodę w dysponowaniu swoim czasem.

Opracowujemy własne systemy spędzania czasu – czasem z powodzeniem, czasem nie.

Każdy z nas musi zdecydować: jak mogę najlepiej wykorzystać swój czas?

W procesie podejmowania decyzji możemy dać się zwieść myśleniu, że zadania są ważne, podczas gdy w rzeczywistości nie są. Albo odkładamy najważniejsze elementy z listy zadań, ponieważ często są one najtrudniejsze.

A potem mylimy to, co pilne, z tym, co ważne.

To kluczowe rozróżnienie, które może zmienić nasze priorytety i listy rzeczy do zrobienia.

Zanim przejdziemy dalej, oto definicje tych terminów:

Elementy wymagające natychmiastowej uwagi.

Elementy mające wpływ na długoterminowe cele i strategię

Jednym ze sposobów przemyślenia tego, co musisz zrobić i co chcesz zrobić, jest umieszczenie zadań w matrycy zarządzania czasem, znanej często jako matryca Eisenhowera.

Nazwana na cześć byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych, metoda ta została spopularyzowana przez Stephena Coveya w książce „7 nawyków skutecznego działania”.

Oto jak wygląda kwadrant wraz z kilkoma przykładami z pracy:

Pilne

Nie pilne

Ważne

Nieistotne

Kwadrant 1: Pilne i ważne

Są to rzeczy, które musisz zrobić natychmiast, ponieważ w przeciwnym razie wkrótce pojawią się negatywne konsekwencje. Mogą to być natychmiastowe przeglądy i zmiany, które musisz wprowadzić przed upływem terminu i które mogą mieć inne implikacje związane z czasem.

Te działania o wysokiej wartości przyniosą Twojej firmie korzyści, które również należy wykonać natychmiast.

Kwadrant 1 Pilne i ważne przykłady:

Jeśli nie jesteś chirurgiem urazowym lub kimś bohaterem, to nie jest miejsce, w którym powinieneś spędzać większość czasu.

Kwadrant 2: Niepilne, ale ważne

Oto idealny sposób na ustalenie priorytetów w pracy.

To tutaj możesz osiągnąć najwyższą wydajność. To jest cel, do którego dążysz. Te projekty, zadania i inne elementy działań są cegłami, które pomogą Ci zrealizować długoterminowe inicjatywy.

Nie są one pilne, ale pomagają w osiągnięciu powodzenia w realizacji celów.

Czasami zadania te obejmują gaszenie pożarów, które nie leżą w zakresie Twoich obowiązków lub nie powinny były w ogóle wystąpić.

Przykłady z kwadrantu 2 – ważne/niepilne:

Tak powinna wyglądać większość Twojej codziennej pracy.

Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu w kwadrantach pierwszym i trzecim, zajmując się sytuacjami awaryjnymi, musisz przemyśleć swoje działania, zmienić priorytety lub znaleźć dodatkowe zasoby, które pomogą Ci w pracy.

Kwadrant 3: Pilne, ale nieistotne

To jest najbardziej niebezpieczny kwadrant.

To miejsce, w którym wielu z nas żyje i oddycha, nie chcąc tego.

Innym ludziom łatwo jest wymagać od nas poświęcenia czasu, nie zdając sobie sprawy, co dokładnie robią.

Ich problem niekoniecznie jest Twoją pilną sprawą. Jeśli próbują znaleźć szybkie rozwiązanie lub odpowiedź na coś, co nie przyczynia się do rozwoju firmy, niezwykle ważna jest jasna komunikacja.

Platforma zwiększająca wydajność, taka jak ClickUp, rozwiązuje ten problem.

Użytkownicy ustawiają różne poziomy priorytetów dla zadań, podają szacowany czas, aby osoba przypisana do zadania znała jego zakres, wysyłają powiadomienia z przypomnieniem i przekazują wszelkie ważne informacje całemu zespołowi. Pomaga to zachować spójność pracy i oczekiwań oraz umożliwia bardziej efektywną pracę zespołu.

Musimy jednak zachować ostrożność. Nasze telefony i narzędzia komunikacyjne mają za zadanie rozpraszać nas w każdej sekundzie. Nadmiar powiadomień to realny problem.

Powiadomienia push na naszych telefonach dotyczące aplikacji społecznościowych sprawiają, że wydaje nam się, że coś jest pilne, ale tak naprawdę nie jest – zwłaszcza gdy jest to tylko znajomy pokazujący, jak świetnie bawi się na wakacjach.

Ciekawe?

Może. Pilne? Nie ma mowy.

Kwadrant 4: Nieistotne, niepilne

Znany również jako kwadrant prokrastynacji.

Są to zadania, które wykonujesz, mimo że nie są ważne ani pilne. Zasadniczo są to zadania, które wykonujesz, gdy powinieneś pracować.

Nie oznacza to, że nie powinieneś nigdy robić sobie przerwy, nie odpoczywać ani nie relaksować się. Jednak czasami dobre rzeczy mogą stać się czymś nadrzędnym. A nie chcesz, aby tak się stało w Twoim przypadku.

Mogą to być na przykład:

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele świetnych aplikacji zwiększających wydajność, które pomagają zachować koncentrację. Jedną z moich ulubionych jest Forest. Za każdy blok czasu, w którym jesteś produktywny i nie dotykasz telefonu, rośnie drzewo.

Możesz nawet zacząć budować las i dzielić się postępami ze znajomymi. To gra, która odciągnie Cię od telefonu.

Rozróżnienie między sprawami pilnymi a ważnymi

Kolejny dźwięk w skrzynce odbiorczej e-maila.

Coraz więcej telefonów.

A wiesz, co to oznacza? Czas podjąć decyzję.

Tak, każda wiadomość e-mail może zadecydować o tym, jak potoczą się najbliższe minuty, godziny, cały dzień, a nawet cały tydzień.

Jeśli zdecydujesz się otworzyć wiadomość e-mail (być może poczekaj do wyznaczonego czasu!), będziesz musiał podjąć decyzję.

Gdzie w matrycy Eisenhowera mieści się to zapytanie/prośba? Jakie jest pilne i ważne to zadanie?

Media społecznościowe i cykl wiadomości sprawiają, że uważamy każdy nowy element za pilny i wymagający natychmiastowej uwagi.

Musimy odfiltrować szumy, aby znaleźć prawdziwy sygnał.

Pilne zadania wywołują reakcję.

Chcemy od razu zabrać się do pracy i wymyślić odpowiedź. Tak, niektóre pozycje wymagają podjęcia decyzji w trybie pilnym (witajcie operatorzy numerów alarmowych!). Jednak bez odpowiednich procesów będziemy niespokojni i nie będziemy pracować najlepiej, jak potrafimy.

Pośpiech w poszukiwaniu odpowiedzi może spowodować podjęcie złej decyzji, która negatywnie wpłynie na wydajność w przyszłości, dodając więcej problemów do naszego obciążenia pracą.

Ważne zadania dają nam czas na opracowanie strategii. Te projekty i zadania są tym, co chcemy zrobić i mamy nadzieję, że przyczynią się do osiągnięcia naszych celów. Są to zadania związane z opracowaniem specyfikacji nowych produktów, przedstawieniem nowego planu biznesowego lub przemyśleniem celów finansowych dla zespołu sprzedaży na następny kwartał.

Ważne zadania to celowe działania, które wymagają uwagi. Dzięki tej dodatkowej uwadze liczba błędów zostanie ograniczona.

Zadania mogą być pilne i ważne, gdy należy podjąć kluczową decyzję w trybie natychmiastowym. Jednak nie każde pilne zadanie jest koniecznie ważne.

Najnowszy e-mail od sprzedawcy desperacko domaga się Twojej uwagi. Sprawia wrażenie pilnego, ale nie jest dla Ciebie ważny. To zadanie, które należy oddelegować.

Inne zadania stają się pilne. Na przykład współpracownik narzeka, że potrzebuje pomocy natychmiast. Być może sam może sobie z tym poradzić. Być może jego pilne/ważne zadanie nie jest Twoją sytuacją awaryjną.

Problem z zakładaniem, że każde zadanie jest pilne i ważne, polega na tym, że nie będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby strategicznie przemyśleć wszystkie kwestie.

Ważne jest, aby opracować strategię sprzedaży. Może to nawet wymagać pewnej pilności. Jeśli jednak poświęcisz kilka dni lub tygodni na staranne opracowanie planu, popełnisz mniej błędów na końcowym etapie. Nie wszystkie ważne zadania można wykonać od razu – są one zbyt istotne i wymagają dodatkowej uwagi.

Jednak pilność sprawia, że czujemy się ważni. Zajątość może maskować brak strategicznego podejścia. Ogromne problemy organizacyjne mogą pozostać niezauważone z powodu natłoku obowiązków.

Możesz tracić niewykorzystane możliwości, ponieważ nie masz czasu, aby przemyśleć ważne zmiany strategiczne.

Pomyśl o firmie takiej jak Blockbuster lub Borders.

Były to ogromne firmy – wypożyczające filmy i sprzedające książki. Nie dostrzegły nadchodzących zmian.

Czy można to przypisać wyłącznie temu, że nie wykonali ważnych zadań?

Oczywiście, że nie. Ale łatwo zrozumieć, dlaczego czas poświęcony na pracę strategiczną nie zawsze jest „najpilniejszy”

Jakie zadania należy umieścić w poszczególnych kwadrantach?

Jak decydujesz, co gdzie trafi?

Jest to bardzo proste i dobrze współgra z kwadrantami. Pomogą one:

Jak ustalić priorytety w matrycy Eisenhowera / matrycy zarządzania czasem?

Nie każde zadanie ma taką samą wagę. Zadanie, które Ty uważasz za pilne/ważne, może być uznane przez kogoś innego za ważne/niepilne.

Jednak należy zaplanować czas specjalnie na te różne rodzaje zadań. Dzięki gotowemu planowi i harmonogramowi możesz poświęcić każdemu z nich odpowiednią energię i nastawienie.

Zamiast wykonywać tylko kolejne zadania z listy rzeczy do zrobienia, każdego dnia lub tygodnia zarezerwuj czas na sprawy pilne/ważne, a następnie ważne/niepilne.

Wymaga to dyscypliny. Na przykład poranki mogą być wypełnione najważniejszymi, pilnymi i ważnymi zadaniami. Następnie można poświęcić kilka minut na delegowanie innych pilnych/nieistotnych zadań.

Po południu lub późnym wieczorem, kiedy wszystko już się uspokoiło, możesz zagłębić się w bardziej strategiczne zadania – ważne, ale niepilne.

Pozostają zadania niepilne/nieistotne. Obejmują one pełen zakres czynności, od sprawdzania mediów społecznościowych po przeglądanie planów na przyszłoroczne wakacje. W końcu mogą one nawet znaleźć się wśród zadań pilnych lub ważnych.

Kolejna ważna kwestia: czy można to zrobić w ciągu 2 minut lub mniej?

Zasada ta pochodzi z metodologii „Get Things Done ” autorstwa Davida Allena.

Mówi, że jeśli potrafisz wykonać zadanie w mniej niż dwie minuty, możesz zrobić to samodzielnie. Jeśli nie, oddeleguj je lub wróć do niego później.

Bonus: Oprogramowanie Get Things Done!

Jak ClickUp może pomóc Ci ustalić priorytety w pracy

ClickUp to platforma zwiększająca wydajność, która może radykalnie zmienić Twoje podejście do pracy.

Możesz organizować swoje projekty za pomocą folderów i list, a następnie przypisywać je do członków zespołu lub sobie, aby nad nimi pracować. Funkcje te pomogą Ci określić różnicę między sprawami pilnymi i ważnymi nie tylko dla Ciebie, ale dla całego zespołu.

Wniosek: Różnica między sprawami pilnymi a ważnymi ma wpływ na Twój czas

Zastanowienie się nad różnicą między sprawami pilnymi a ważnymi może mieć ogromny wpływ na to, co osiągniesz w danym czasie. Te ogólne strategie zarządzania czasem pomogą Ci się lepiej skoncentrować.

Mając na uwadze te wskazówki, będziesz przygotowany do rozwiązania pilnych i ważnych problemów. Oto więcej zasobów w ClickUp, które pomogą Ci ustalić priorytety pracy: