Jak korzystać z Amazon Q do zarządzania wiedzą

Teams często borykają się z problemem rozproszonej wiedzy w Enterprise.

Ważne informacje gubią się wśród dziesiątek niepołączonych narzędzi, co sprawia, że znalezienie trafnych odpowiedzi w krótkim czasie jest prawie niemożliwe.

Dzieje się tak głównie dlatego, że większość firm traktuje zarządzanie wiedzą jak szafkę na dokumenty. Ich procesy mogą być cyfrowe, ale podejście pozostaje zakorzenione w tradycyjnych, analogowych sposobach myślenia.

Informacje są uporządkowane w teorii, ale nigdy nie tworzą połączenia z pracą, którą należy wykonać.

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces konfiguracji Amazon Q Business do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie, od połączenia źródeł danych po konfigurację zabezpieczeń, a także pokaże, jak wypełnić lukę między znalezieniem odpowiedzi a podjęciem działania.

Czym jest Amazon Q Business?

Amazon Q Business to generatywny asystent oparty na AI firmy AWS. Działa on jako centralny asystent konwersacyjny dla wewnętrznych informacji Twojej firmy. Potraktuj go jako pojedynczy pasek wyszukiwania, który łączy się z istniejącymi źródłami danych, od dokumentów po wiadomości czatu.

Należy odróżnić to narzędzie od Amazon Q Developer, które jest oddzielnym narzędziem stworzonym specjalnie do zadań związanych z kodowaniem i tworzeniem oprogramowania.

Amazon Q Business jest niestandardowe dla ogólnej wiedzy przedsiębiorstwa. Wykorzystuje technologię zwaną generowaniem wspomaganym wyszukiwaniem (RAG), co oznacza, że opiera swoje odpowiedzi na rzeczywistych dokumentach firmy, jednocześnie aktywnie zapobiegając halucynacjom informacji przez AI.

Ponadto system uwzględniający uprawnienia respektuje istniejące już kontrole dostępu. Jeśli pracownik nie może wyświetlić pliku w jego oryginalnej lokalizacji, nie zobaczy go również w wynikach wyszukiwania Amazon Q.

Amazon Q Business koncentruje się na trzech podstawowych funkcjach:

Jak działa Amazon Q Business w zarządzaniu wiedzą

Zrozumienie aspektów technicznych pomoże Ci określić, czy dane narzędzie naprawdę rozwiązuje problem fragmentacji wiedzy, czy też jest kolejną aplikacją przyczyniającą się do rozrostu narzędzi.

Ponieważ firmy korzystają obecnie średnio ze 101 różnych aplikacji SaaS, dodanie kolejnego narzędzia wymaga dokładnego rozważenia. Amazon Q działa zgodnie z jasnym cyklem pracy, aby przekształcić rozproszone dane w wiedzę, którą można przeszukiwać. Proces ten rozpoczyna się od pozyskania danych, następnie przechodzi do indeksowania, wyszukiwania i ostatecznie generowania odpowiedzi.

System nie tylko czyta dokumenty, ale także dzieli je na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania fragmenty zwane „chunkami”. Każdy fragment jest następnie przekształcany w wektorowe osadzenie — numeryczną reprezentację jego znaczenia. Umożliwia to wyszukiwanie neuronowe, w ramach którego AI może znaleźć informacje powiązane koncepcyjnie, a nie tylko dokładne dopasowania słów kluczowych.

Oto uproszczony przepływ procesu zadawania pytań:

Ten mechanizm ugruntowujący ma kluczowe znaczenie. Gwarantuje on, że AI „pokazuje swoją pracę”, co pomaga budować zaufanie i pozwala uniknąć myślenia typu „czarna skrzynka”, które ma miejsce, gdy znasz odpowiedź, ale nie masz pojęcia, skąd pochodzi ani czy jest wiarygodna.

Jak przeprowadzić połączenie źródeł danych przedsiębiorstwa z Amazon Q

System zarządzania wiedzą jest tak dobry, jak dane, do których ma dostęp.

Większość firm ma informacje rozproszone w wielu miejscach, a pomysł przeprowadzenia ogromnego projektu migracji danych często nie ma szans powodzenia. W takich sytuacjach przydatne jest podejście oparte na łącznikach Amazon Q.

Zamiast zmuszać Cię do przenoszenia wszystkich danych do nowego systemu, Amazon Q Business wykorzystuje ponad 40 natywnych łączników do indeksowania zawartości dokładnie tam, gdzie się znajduje. Oznacza to, że możesz połączyć się z istniejącymi narzędziami bez uciążliwego procesu migracji.

Kluczem do sukcesu jest strategiczne podejście. Zacznij od najcenniejszych źródeł danych, zamiast próbować przeprowadzić połączenie wszystkich źródeł naraz.

Każde złącze zostało zaprojektowane tak, aby respektować listy kontroli dostępu (ACL) systemu źródłowego, zachowując istniejące zabezpieczenia i uprawnienia. Wykorzystuje ono również funkcję „delta sync”, co oznacza, że po wstępnym pełnym skanowaniu przetwarza tylko dokumenty, które zostały zmienione lub zaktualizowane, oszczędzając czas i zasoby.

Obsługiwane typy źródeł danych

Amazon Q Business łączy się z wieloma platformami, z których Twoje zespoły korzystają już na co dzień. W przypadku systemów zastrzeżonych lub nieobsługiwanych możesz użyć niestandardowego zestawu SDK do tworzenia własnych połączeń.

Cykl pracy związany z pozyskiwaniem danych

Podłączenie nowego źródła danych jest procesem prowadzonym krok po kroku. Wybierzesz łącznik i podasz niezbędne dane uwierzytelniające, które mogą być kluczem API lub loginem Uwierzytelniania OA. Następnie system przeprowadza wstępną „pełną synchronizację”, aby przetworzyć wszystkie istniejące dokumenty.

Następnie przechodzi do „synchronizacji przyrostowej”, aby aktualizować indeks, przetwarzając tylko nową lub zmienioną zawartość.

Pipeline przetwarzania dokumentów zajmuje się wyodrębnianiem tekstu, dzielenie go na fragmenty, tworzeniem osadzeń i dodawaniem do indeksu. Otrzymasz powiadomienia, jeśli jakakolwiek część procesu pozyskiwania danych zakończy się niepowodzeniem, co pozwoli Ci szybko rozwiązać wszelkie problemy.

Najlepsze praktyki dotyczące synchronizacji harmonogramów

Musisz znaleźć odpowiednią równowagę między aktualnością danych a kosztami. Częstsze synchronizacje zapewniają bardziej aktualne informacje, ale również zużywają więcej zasobów, co może zwiększyć rachunek za AWS.

Przewodnik krok po kroku dotyczący konfiguracji Amazon Q Business

Rozpoczęcie pracy z nowym narzędziem AI dla przedsiębiorstw może wydawać się przytłaczające, ale podzielenie tego procesu na jasne, łatwe do opanowania kroki sprawia, że staje się on bardziej przystępny.

Aby rozpocząć, potrzebujesz konta AWS z odpowiednimi uprawnieniami IAM. Podstawowe ustawienia można wykonać w ciągu kilku godzin, ale pełne wdrożenie produkcyjne z wieloma źródłami danych może potrwać kilka dni.

Krok 1: Zaloguj się i utwórz swoją aplikację

Najpierw przejdź do konsoli zarządzania AWS i wyszukaj usługę Amazon Q Business. Tutaj utworzysz nową „aplikację”. Aplikacja ta będzie kontenerem dla źródeł danych, indeksu i interfejsu internetowego.

Podczas tworzenia należy nadać mu jasną nazwę i wybrać region AWS, w którym zostanie wdrożony. Wybór ten jest ważny ze względu na lokalizację danych i wymogi dotyczące zgodności.

Krok 2: Skonfiguruj centrum tożsamości IAM

Amazon Q Business wymaga AWS IAM Identity Center (nowa nazwa AWS SSO) do zarządzania uwierzytelnianiem użytkowników. W ten sposób kontrolujesz, kto ma dostęp do Twojego asystenta AI.

Masz dwie główne opcje: utworzyć nowe źródło tożsamości w AWS lub nawiązać połączenie z istniejącym dostawcą tożsamości, z którego już korzysta Twoja firma, takim jak Okta lub Azure AD.

Właściwe przydzielanie uprawnień użytkownikom ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa. Każda osoba, która musi korzystać z Amazon Q, musi posiadać konto w Identity Center, aby można było prawidłowo zarządzać jej uprawnieniami.

Krok 3: Połączenie i synchronizacja źródeł danych

Teraz najciekawsza część: łączenie danych. W aplikacji Amazon Q przejdź do sekcji źródeł danych i zacznij dodawać połączenia. Interfejs poprowadzi Cię przez proces uwierzytelniania każdego z nich.

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od mniejszej podgrupy danych do testów — na przykład pojedynczej witryny SharePoint lub jednego kanału Slack. Pozwala to sprawdzić, czy zawartość jest indeksowana poprawnie, zanim zostanie wdrożona w całej firmie. Postęp synchronizacji można monitorować bezpośrednio z konsoli.

Krok 4: Dostosuj i wdroż środowisko internetowe niestandardowe

Amazon Q Business jest wyposażony w gotowy do użycia interfejs internetowy, który można dostosować do wizerunku marki firmy. Można dodać logo, zmienić kolory i napisać wiadomość powitalną, aby poinformować użytkowników, jakie pytania mogą zadawać.

Gdy będziesz zadowolony z wyglądu i działania, możesz wdrożyć interfejs internetowy i udostępnić URL swojemu zespołowi. Aby uzyskać bardziej zintegrowane doświadczenie, możesz również użyć interfejsów API, aby osadzić interfejs czatu Amazon Q bezpośrednio w innych aplikacjach, z których Twój zespół korzysta na co dzień.

🎥 Zobacz, jak zintegrowany transfer wiedzy usprawnia cykl pracy i eliminuje konieczność przełączania się między kontekstami!

Bezpieczeństwo biznesowe i zabezpieczenia Amazon Q

Wdrożenie dowolnego narzędzia AI w środowisku korporacyjnym jest niemożliwe bez pokonania przeszkód związanych z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami. Przekazanie danych firmy sztucznej inteligencji może budzić poważne obawy, ale Amazon Q został zaprojektowany z uwzględnieniem bezpieczeństwa wbudowanego w jego podstawową architekturę.

Najważniejszą funkcją bezpieczeństwa jest wyszukiwanie z uwzględnieniem uprawnień. Automatycznie respektuje listy kontroli dostępu (ACL) z systemów źródłowych. Oznacza to, że odpowiedzi AI będą zawierały wyłącznie zawartość, do której użytkownik ma już uprawnienia.

Możesz również skonfigurować zabezpieczenia, aby kontrolować zachowanie AI. Na przykład możesz zablokować jej możliwość omawiania wrażliwych tematów lub wymagać podawania źródeł dla każdej odpowiedzi.

Oto przegląd najważniejszych funkcji bezpieczeństwa:

Te funkcje kontroli zapewniają pewność, że można wdrożyć potężne narzędzie AI bez tworzenia nowych zagrożeń dla bezpieczeństwa.

Zaleta ClickUp: ClickUp BrainGPT łączy wyszukiwanie, kontekst i działania w jednej warstwie AI, która obejmuje cały obszar roboczy.

Zamiast działać jako oddzielny asystent, BrainGPT działa bezpośrednio na Twoich zadaniach, dokumentach, czacie, kalendarzu i priorytetach. Możesz wyszukiwać informacje, zadawać pytania, zrozumieć, co się dzieje, i natychmiast przekształcić odpowiedzi w zadania, aktualizacje lub zmiany w cyklu pracy bez przerywania swojej pracy.

Ponieważ BrainGPT jest oparty na wyszukiwarce ClickUp Enterprise Search i pełnym kontekście obszaru roboczego, rozumie, jak powiązane są zadania, co jest w trakcie realizacji i na co należy zwrócić uwagę w następnej kolejności.

W wyniku otrzymujesz spójne doświadczenie AI, w którym wyszukiwanie prowadzi bezpośrednio do wykonania, a inteligencja jest częścią samej pracy, a nie tylko jej dodatkiem.

Ograniczenia korzystania z Amazon Q do zarządzania wiedzą w Enterprise

Żadne narzędzie nie jest idealne, dlatego przed podjęciem decyzji o jego wdrożeniu należy zapoznać się z limitami Amazon Q Business. Świadomość kompromisów pomoże Ci ustalić realistyczne oczekiwania i uniknąć niespodzianek w przyszłości.

Najważniejszym czynnikiem jest głęboka integracja z ekosystemem AWS. Jeśli Twoja firma już zainwestowała znaczne środki w AWS, jest to naturalny wybór.

Dla zespołów, które nie są zaznajomione z usługami AWS, konfiguracja takich elementów jak role IAM i VPC wiąże się z trudną nauką — jest to szczególnie niepokojące, biorąc pod uwagę, że tylko 7% z nich wdrożyło AI w całym Enterprise, pomimo powszechnego stosowania tej technologii.

Oto kilka kluczowych limitów, które należy wziąć pod uwagę:

Ostatni punkt jest najważniejszy. Samo wyszukiwanie wiedzy nie rozwiązuje podstawowego problemu, jakim jest rozbieżność między cyklami pracy. Znalezienie odpowiedzi to tylko pierwszy krok — nadal trzeba przekształcić tę odpowiedź w działanie.

Jak ClickUp usprawnia zarządzanie wiedzą w Enterprise

Znasz już to uczucie. Znajdujesz potrzebną odpowiedź, a następnie ręcznie przenosisz ją między narzędziami.

Od wyniku wyszukiwania do dokumentu. Od dokumentu do zadania. Od zadania do wiadomości na czacie wyjaśniającej, co właśnie się wydarzyło. Gdzieś w tym sztafetowym przekazie kontekst się gubi. To, co zaczęło się jako jasność, zamienia się w pracę koordynacyjną.

Jest to awaria cyklu pracy spowodowana fragmentacją. Każde przekazanie powoduje tarcia, powielanie i ryzyko, że wiedza zostanie oddzielona od działania.

Dlaczego zintegrowany obszar roboczy oparty na AI zmienia sytuację

Zintegrowany obszar roboczy oparty na AI nie jest „kolejnym narzędziem”. Jest to pojedyncze, bezpieczne środowisko, w którym projekty, dokumenty, rozmowy i analizy współistnieją zgodnie z założeniami projektowymi. Gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu, nie ma już potrzeby przenoszenia wiedzy. Może ona przepływać natywnie przez cały cykl pracy.

Właśnie w tym zakresie ClickUp wyróżnia się na tle innych rozwiązań. Zamiast dodawać AI do wyszukiwania lub nakładać kolejnego asystenta na istniejące narzędzia, ClickUp pozwala zbudować skalowalny proces transferu wiedzy w ramach tego samego systemu, w którym już odbywa się praca. Twoje odpowiedzi, decyzje i kontekst pozostają powiązane z działaniami, które wynikają z nich.

Wiedza jako żywa część cyklu pracy

W tradycyjnych ustawieniach znalezienie informacji to tylko pierwszy krok. Wyszukujesz informacje w jednym narzędziu, kopiujesz odpowiedź, wklejasz ją do systemu zarządzania projektami, tworzysz zadanie, a następnie powiadamiasz o tym swój zespół na czacie. Każdy krok powoduje opóźnienie i zwiększa ryzyko, że coś zostanie pominięte lub źle zrozumiane.

W ClickUp pętla się zamyka. Zadajesz pytanie za pomocą ClickUp Brain , otrzymujesz odpowiedź z pełnym kontekstem obszaru roboczego i natychmiast przekształcasz tę odpowiedź w zadanie, komentarz lub aktualizację dokumentu bez opuszczania ekranu. Odpowiedź nie przemieszcza się. Przekształca się.

Połączone dokumenty, które nie tracą aktualności

ClickUp Dokumenty są dostępne na bieżąco wraz z pracą, której wspierają, i są bezpośrednio połączone z zadaniami i projektami. Gdy plany ulegają zmianie, aktualizacje są wprowadzane na miejscu, a nie w równoległych systemach.

Ponieważ dokumenty są dostosowane do działań, możesz przekształcić tekst w zadania ClickUp, a nawet połączony go z odpowiednim zadaniem w momencie podjęcia decyzji. Wiedza i realizacja pozostają zsynchronizowane, co jest właśnie tym, co sprawia trudności większości zespołów.

Sztuczna inteligencja rozpoznająca kontekst, która zapewnia połączenie dla całego obszaru roboczego

ClickUp Brain nie tylko rozumie, o co pytasz. Rozumie również, gdzie to pytanie ma miejsce w Twojej pracy.

Ponieważ Brain jest wbudowany bezpośrednio w obszar roboczy, ma widoczność w Twoje zadania, priorytety, terminy, właścicieli i kalendarz. Widzi, co jest do zrobienia dzisiaj, co jest opóźnione, co jest zablokowane i jak praca jest dystrybuowana między osoby i czas. Oznacza to, że odpowiedzi, które otrzymujesz, są oparte na tym, co faktycznie dzieje się w danej chwili.

Kiedy prosisz o podsumowanie, otrzymujesz przegląd sytuacji oparty na statusie zadań, ostatnich działaniach i nadchodzących zobowiązaniach.

Wyszukiwanie Enterprise, które pełni również funkcję warstwy komend

W większości narzędzi wyszukiwanie ma charakter pasywny. Szukasz czegoś, a następnie decydujesz, co dalej. Jednak ClickUp Enterprise Search jest komponentem aktywnym. Pasek poleceń AI, którego używasz do wyszukiwania informacji, pozwala również podejmować działania.

Z poziomu jednego interfejsu możesz przeszukiwać zadania, dokumenty, komentarze, wątki czatu i połączone aplikacje innych firm, a następnie natychmiast przekształcić znalezione informacje w działania. Twórz zadania, aktualizuj statusy, otwieraj dokumenty, dołączaj do rozmów lub używaj jako wyzwalaczy cykli pracy bez zmiany kontekstu.

Zamiast przerywać pracę w celu poszukiwania kontekstu, zespoły korzystają z funkcji wyszukiwania, aby odpowiedzieć na pytanie i kontynuować pracę jednym ruchem. Wynikiem jest mniej ślepych zaułków, szybsze podejmowanie decyzji i znacznie mniej czasu poświęcanego na sprawdzanie, czy korzystasz z właściwego źródła.

Aktualizowanie wiedzy w dokumentach, zadaniach i czacie

Wiedza rzadko staje się nieaktualna, ponieważ ludzie zapominają ją dokumentować. Staje się nieaktualna, ponieważ rozmowy toczą się gdzie indziej.

ClickUp rozwiązuje ten problem, ściśle łącząc ClickUp Chat z cyklami pracy. Czat jest osadzony bezpośrednio obok pracy, do której się odnosi. Wiadomości można łączyć z zadaniami, odwoływać się do nich w dokumentach i ponownie przeglądać za pomocą wyszukiwania z zachowaniem pełnego kontekstu.

W miarę rozwoju pracy zespoły wspólnie aktualizują dokumenty, omawiają zmiany na czacie i śledzą decyzje za pomocą komentarzy i historii wersji — wszystko w tym samym systemie. Nie ma oddzielnej „fazy dokumentacji” ani konieczności przeprowadzania sprintu porządkowego w celu przywrócenia dokładności.

Ponieważ rozmowy, decyzje i realizacja przebiegają równolegle, źródło informacji pozostaje domyślnie aktualne. Nie dlatego, że ktoś je doskonale utrzymywał, ale dlatego, że ewoluowało naturalnie w miarę postępu prac.

Super agenci ClickUp zmieniają Twój obszar roboczy w środowisko, które odpowiada na pytania, zanim staną się one przeszkodą.

Zamiast czekać na podpowiedź, super agenci działają nieprzerwanie w ramach zadań, dokumentów, czatu i osi czasu. Monitorują zmiany, wykrywają opóźnienia w pracy, ujawniają ryzyka i udzielają odpowiedzi opartych na rzeczywistych sygnałach z obszarów roboczych, takich jak przekroczone terminy, sprzeczne priorytety lub pytania bez odpowiedzi.

Ponieważ super agenci działają w tej samej zintegrowanej przestrzeni roboczej, ich spostrzeżenia są zawsze oparte na aktualnym kontekście. Nie tylko sygnalizują problemy. Wyjaśniają dlaczego coś ma znaczenie i mogą automatycznie podejmować działania, od aktualizacji zadań po powiadamianie odpowiedniego właściciela.

Dzięki temu AI jest niewidoczna, a jednocześnie bardzo przydatna. Odpowiedzi pojawiają się w przepływie pracy, dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi do zarządzania lub zadawania kolejnych pytań.

Ulepsz swoje wyszukiwanie dzięki ClickUp

Powodzenie w zarządzaniu wiedzą w przedsiębiorstwie wymaga czegoś więcej niż tylko potężnej wyszukiwarki. Wymaga systemu, który bezpośrednio łączy wiedzę z cyklami pracy Twojego zespołu.

Oceniając rozwiązanie, zacznij od źródeł danych o najwyższej wartości i stopniowo rozszerzaj zakres. Pamiętaj, że przyszłość pracy wymaga rozwiązania, które pozwoli przekształcić odpowiedzi w elementy działania bez utraty tempa.

Amazon Q Business to doskonały wybór dla organizacji, które już głęboko zainwestowały w ekosystem AWS i koncentrują się przede wszystkim na rozwiązywaniu problemów związanych z wyszukiwaniem w przedsiębiorstwie.

Jednak zespoły, które chcą wyjść poza wyszukiwanie i zbudować prawdziwie połączony system zarządzania wiedzą i pracą, potrzebują innego podejścia.

Zobacz, jak zintegrowany obszar roboczy oparty na AI może zmienić wydajność Twojego zespołu. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo. ✨

Często zadawane pytania

Amazon Q Business jest przeznaczony do ogólnego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie, aby pomóc wszystkim pracownikom, natomiast Amazon Q Developer jest specjalistycznym narzędziem dla programistów, które pomaga w kodowaniu, debugowaniu i architekturze AWS.

Amazon Q Business łączy się z wieloma źródłami danych, ale nie posiada natywnego łącznika dla ClickUp. ClickUp oferuje własną wbudowaną funkcję AI, ClickUp Brain, która jest w pełni zintegrowana z funkcjami zarządzania projektami i bazą wiedzy.

Amazon Q Business oferuje dwa główne poziomy subskrypcji: Amazon Q Business Lite i Pro, których ceny są ustalane na podstawie modelu miesięcznego dla każdego użytkownika. Koszty obejmują również opłaty za „jednostki indeksowe” w oparciu o ilość przechowywanych danych, dlatego należy sprawdzić aktualne stawki na oficjalnej stronie cenowej AWS.

Główne ograniczenia obejmują silną zależność od ekosystemu AWS, konieczność posiadania wiedzy specjalistycznej na temat AWS w celu ustawień, skupienie się przede wszystkim na wyszukiwaniu, a nie na zintegrowanych cyklach pracy, oraz potencjalne luki w natywnych łącznikach dla niektórych narzędzi Enterprise.