Pracujesz w dziale zaopatrzenia. Dlaczego więc wciąż gonisz za zatwierdzeniami, aktualizujesz arkusze kalkulacyjne i szukasz informacji o dostawcach w skrzynkach odbiorczych?
Podczas gdy Ty grzebiesz w szczegółach, Twoi konkurenci podejmują szybsze decyzje dotyczące zaopatrzenia dzięki czystszym danym i dokładniejszym analizom.
Prawie jedna czwarta liderów biznesowych przeznaczyła 40% lub więcej swoich budżetów na AI na generatywną sztuczną inteligencję.
Każda godzina stracona na ręczną, żmudną pracę to czas, który można poświęcić na strategiczne oszczędności i innowacje dostawców.
Generatywna sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu zmienia zasady gry. Konsoliduje dane z różnych silosów, ujawnia ryzyka i możliwości oraz sugeruje kolejne kroki w ciągu kilku sekund.
W tym przewodniku pokażemy, jak AI wpisuje się w proces zaopatrzenia. Od wyszukiwania dostawców i przeglądu umów po analizę wydatków i strategiczne zaopatrzenie — omówimy rzeczywiste przypadki użycia, narzędzia i kluczowe wyzwania, na które należy zwrócić uwagę.
⭐️ Polecany szablon
Szablon ClickUp dla zamówień pomaga śledzić i zarządzać procesem łańcucha dostaw od początku do końca. Dzięki narzędziom do zarządzania zadaniami, takim jak etykietowanie, zagnieżdżone podzadania, niestandardowe statusy i etykiety priorytetów, jest idealny dla zespołów, które chcą skutecznie udoskonalić i skalować swoje operacje związane z zamówieniami.
Czym jest generatywna sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu?
Generatywna sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu odnosi się do wykorzystania zaawansowanych modeli sztucznej inteligencji, takich jak duże modele językowe (LLM), w celu usprawnienia, udoskonalenia i automatyzacji złożonych procesów zaopatrzenia. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów opartych na regułach, generatywna sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu rozumie kontekst, generuje zawartość i syntetyzuje dane z różnych systemów, umożliwiając szybsze działanie.
W organizacji zajmującej się zaopatrzeniem Gen AI eliminuje czas, który w innym przypadku poświęciłbyś na powtarzalne zadania związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw. Na przykład tworzenie zapytań ofertowych (RFP), przepisywanie klauzul umownych lub pisanie e-maili do dostawców można zautomatyzować.
Ponadto włączenie generatywnej sztucznej inteligencji do cyklu pracy w dziale zakupów i systemów łańcucha dostaw oznacza:
- Wykrywanie ryzyka związanego z dostawcami, zanim się ono nasili
- Poprawa jakości danych na różnych platformach
- Odkryj znaczące oszczędności kosztów dzięki zmniejszeniu liczby godzin pracy poświęcanych na powtarzalne czynności związane z dokumentacją i skróceniu cykli zakupowych
- Wykorzystanie zaawansowanej analityki do uzyskiwania informacji na temat wyników dostawców, podsumowywania dużych zbiorów danych i wykrywania odchyleń od poprzednich benchmarków
📮 ClickUp Insight: 21% respondentów chce wykorzystać AI do osiągnięcia doskonałości zawodowej poprzez zastosowanie jej podczas spotkań, w e-mailach i projektach.
Chociaż większość aplikacji do obsługi poczty e-mail i platform do zarządzania projektami ma zintegrowaną funkcję AI, może ona nie być wystarczająco płynna, aby ujednolicić cykle pracy między narzędziami.
Ale w ClickUp złamaliśmy ten kod! Dzięki funkcjom zarządzania spotkaniami opartymi na sztucznej inteligencji ClickUp możesz łatwo tworzyć elementy agendy, rejestrować notatki ze spotkań, tworzyć i przypisywać zadania na podstawie notatek ze spotkań, transkrybować nagrania i nie tylko — dzięki naszej funkcji AI Notetaker i ClickUp Brain. Zaoszczędź do 8 godzin spotkań tygodniowo, tak jak nasi klienci z Stanley Security!
Kluczowe zastosowania generatywnej sztucznej inteligencji w zaopatrzeniu
Generatywna sztuczna inteligencja zmienia sposób pracy zespołów ds. zakupów. Oto kluczowe obszary, w których wpływ ten jest najbardziej widoczny.
Automatyczne generowanie dokumentów
Tworzenie dokumentów dotyczących zamówień to powtarzalna praca. Każdy dokument, niezależnie od tego, czy jest to zapytanie ofertowe (RFP), zapytanie o wycenę (RFQ) czy formularz rejestracyjny dostawcy, musi być precyzyjny, zgodny z polityką firmy i dostosowany do kontekstu.
W końcu spędzisz godziny na kopiowaniu starych szablonów, szukaniu klauzul i sprawdzaniu zgodności.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Wykorzystuje modele językowe do rozpoznawania wzorców w istniejącej treści, takich jak struktura, ton, język zgodności, i stosuje je do nowych dokumentów. Rozumie, jaki rodzaj dokumentu tworzysz, i dostosowuje się odpowiednio.
ClickUp Brain doskonale nadaje się do tego typu zadań:
Oto trzy rodzaje umów zakupowych, o których warto wiedzieć:
- Umowy o stałej cenie: Dla dobrze zdefiniowanego zakresu projektu
- Umowy z kosztami podlegającymi zwrotowi: W przypadku projektów o nieokreślonym zakresie, w których kupujący zwraca sprzedającemu koszty podlegające zwrotowi wraz z opłatą
- Umowy dotyczące czasu i materiałów: W przypadku projektów, których zakres nie jest jasno określony, połączenie umów o stałej cenie i umów z refundacją kosztów
Inteligentne zarządzanie ryzykiem dostawców
Ręczne śledzenie ryzyka dostawców jest powolne i reaktywne. Polegasz na nieaktualnych raportach, rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych lub fragmentarycznych opiniach różnych wewnętrznych interesariuszy. Zanim kierownik ds. zakupów zauważy problem, ma on już wpływ na osie czasu, jakość lub koszty.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Analizuje dane z różnych systemów — karty wyników dostawców, historię umów, terminy dostaw i zgłoszenia do pomocy technicznej. Wykrywa wczesne sygnały ryzyka związanego z dostawcami, takie jak opóźnienia w dostawach, wahania cen lub spadki jakości, i proaktywnie sugeruje kolejne kroki.
⚡ Archiwum szablonów: Szablony zapytań ofertowych dla efektywnych zakupów
Analiza i optymalizacja wydatków
Twoje zespoły ds. zakupów dysponują prawdziwą kopalnią danych dotyczących wydatków. Jednak bez odpowiednich narzędzi te informacje pozostają niewykorzystane. Kiedy masz do czynienia z niepołączonymi systemami, napotykasz problem nieaktualnych raportów. Oznacza to, że nie masz jasnego obrazu wydatków w ramach operacji zakupowych.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Pobiera dane z systemów ERP, platform zakupowych, systemów zarządzania dostawcami oraz innych systemów biznesowych wyższego i niższego szczebla. Następnie można je klasyfikować i analizować w czasie rzeczywistym. Uzyskujesz natychmiastową widoczność trendów, nietypowych wydatków i możliwości oszczędności.
Wzbogacanie i czyszczenie danych
W większości systemów zaopatrzenia dane dostawców są niekompletne lub nieaktualne. Na przykład ten sam dostawca może być wymieniony pod wieloma nazwami, mogą brakować dane podatkowe lub informacje kontaktowe mogą być niespójne w różnych systemach.
Wynikiem tych niedokładności są błędy w raportowaniu, ryzyko niezgodności z przepisami, a nawet strata czasu na ręczne poprawianie danych przed rozpoczęciem zaopatrzenia lub audytów.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Rozpoznaje i koryguje luki w danych, rozpoznając wzorce w nieuporządkowanych danych wejściowych. Możesz automatycznie uzupełniać brakujące informacje, standaryzować wpisy, łączyć duplikaty, a nawet wzbogacać profile dostawców, korzystając z zewnętrznych źródeł. Każda decyzja dotycząca zaopatrzenia i wydatków jest poparta danymi w cyklach pracy automatyzacji zaopatrzenia.
⚡ Archiwum szablonów: Darmowe szablony inwentaryzacji dla programów Excel, Arkuszy i list ClickUp
Prognozowanie i planowanie popytu
Twoje zespoły sprzedaży mają własne prognozy. Dane dotyczące zapasów są przechowywane w starszych wersjach systemów. Trendy rynkowe zmieniają się szybciej niż cykle raportowania. Wszystko to prowadzi do rozproszonych danych wejściowych.
Obecnie decyzje dotyczące prognozowania i planowania popytu są podejmowane na podstawie nieaktualnych arkuszy kalkulacyjnych. W rezultacie stają się one raczej zgadywanką.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Daje Ci jaśniejszy obraz tego, co nas czeka. Dzięki analizie predykcyjnej możesz odkryć wzorce, których Twój zespół nawet nie szukał, i wykryć zmiany popytu, zanim pojawią się w raportach. Podsumowując, pozwala to na bardziej przemyślane planowanie.
Oto, jak może pomóc potężne narzędzie generatywnej sztucznej inteligencji, takie jak ClickUp AI.
Automatyzacja poczty elektronicznej i komunikacji
Spędzasz dużo czasu na komunikacji i kontaktach z dostawcami, potwierdzaniu osi czasu, wyjaśnianiu warunków i odpowiadaniu na zapytania wewnętrzne. Chociaż są one bardzo ważne, są to powtarzające się i nieznacznie zmodyfikowane wersje tych samych aktualizacji.
Ale co się dzieje, gdy skrzynki odbiorcze są przepełnione, a Ty masz do czynienia z setkami dostawców? Istnieje duże prawdopodobieństwo, że ważne wiadomości zostaną opóźnione lub całkowicie pominięte.
🎯 Wartość generatywnej sztucznej inteligencji: Działa jako scentralizowana warstwa inteligencji komunikacyjnej, pobierając kontekst z zewnętrznych systemów biznesowych w celu generowania dokładnych odpowiedzi. Możesz zmniejszyć obciążenie związane z koordynacją, zapewniając jednocześnie wszystkim dostawcom bardziej responsywne i spójne doświadczenia.
📚 Więcej informacji: Jak wykorzystać AI w zarządzaniu operacyjnym
Udostępnianie wiedzy
Kto negocjował jakie warunki, którzy dostawcy sprawiali trudności i jakie rozwiązania zastosowano, aby rozwiązać problemy w przeszłości? Wszystkie te informacje znajdują się w głowach ludzi, a nie w systemach. Kiedy członek zespołu odchodzi lub zmienia rolę, wiedza ta często znika wraz z nim.
To, co następuje, jest dobrze znane: nowi menedżerowie powtarzają dawne błędy, tracąc czas na ponowne odkrywanie problemów, które zostały już rozwiązane.
🎯 Wartość gen AI: Przekształca wiedzę plemienną we wspólną inteligencję. Dzięki analizowaniu e-maili, umów, notatek ze spotkań i wewnętrznych czatów może wydobyć kluczowe informacje, które w przeciwnym razie zostałyby zapomniane. Dzięki tej ciągłości możesz szybciej wdrażać nowych pracowników i bazować na już posiadanej wiedzy.
⚒️ Szybki hack: Wykorzystaj ClickUp Brain, aby przekształcić całą tę wiedzę w działanie. Od podsumowywania rozmów z dostawcami i wyciągania wniosków dotyczących umów po natychmiastowe odpowiadanie na zapytania dotyczące zamówień — ClickUp Brain pomaga Twojemu zespołowi zachować spójność.
Połącz ją z pulpitami ClickUp, aby śledzić wyniki dostawców, oczekujące umowy i trendy wydatków — wszystko w jednym miejscu. Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowego dostawcę, czy przenosisz własność dostawcy między członkami zespołu, nigdy więcej nie stracisz kontekstu.
Praktyczne przykłady generatywnej sztucznej inteligencji w zaopatrzeniu
Minęła już scena, na której sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu była jeszcze w fazie testów. Oto, jak wiodące organizacje wykorzystują ją w swoich operacjach zaopatrzeniowych.
1. Inteligentniejsze zarządzanie umowami i raportowanie zgodności
Wyzwanie: Zespoły ds. zakupów i finansów firmy eBay borykały się z nieefektywnością ręcznego wyodrębniania kluczowych terminów ze złożonych umów, uzgadniania danych finansowych oraz przestrzegania zmieniających się przepisów podatkowych i dotyczących zrównoważonego rozwoju.
Dziesięciolecia gromadzenia danych zwiększyły złożoność procesu, utrudniając utrzymanie dokładności i szybkości.
Wdrożone rozwiązanie: Dzięki zastosowaniu generatywnej sztucznej inteligencji udało się zautomatyzować analizę umów, usprawnić uzgadnianie płatności i zapewnić wsparcie w zakresie klasyfikacji regulacyjnej podatków pośrednich.
Zespół ds. zaopatrzenia również zaczął korzystać z AI w celu usprawnienia procesów RFP i obsługi dokumentów dostawców.
Wpływ: Jak sztuczna inteligencja zmieniła procesy zakupowe i zgodność z przepisami
- Zmniejszone obciążenie pracą ręczną w obszarach zaopatrzenia, finansów i zgodności z przepisami
- Zwiększona dokładność interpretacji umów, zgodność z przepisami podatkowymi i raportowanie w zakresie zrównoważonego rozwoju
- Zwiększona efektywność kosztowa, przyspieszenie cyklu zamówień i poprawa wydajności zespołów inżynierów i obsługi klienta
2. Budowanie bardziej odpornego łańcucha dostaw
Wyzwanie: Zarządzając rozległym i złożonym globalnym łańcuchem dostaw, firma Unilever stanęła przed wyzwaniami związanymi ze współpracą z dostawcami, zarządzaniem umowami i zapewnieniem zgodności z zmieniającymi się przepisami.
Te ręczne procesy były czasochłonne i podatne na błędy, co utrudniało elastyczność i szybkość reakcji.
Rozwiązanie: Firma Unilever nawiązała współpracę z Accenture w celu wdrożenia generatywnych aplikacji AI w całym przedsiębiorstwie.
Korzystając z platformy GenWizard firmy Accenture, firma Unilever opracowała narzędzia oparte na AI do automatyzacji analizy umów, usprawnienia współpracy z dostawcami i usprawnienia procesów zaopatrzenia. Narzędzia te ułatwiły efektywne dopasowywanie dostawców, śledzenie wyników i zbieranie informacji zwrotnych, sprzyjając innowacyjności i odporności łańcucha dostaw.
Wpływ: Wdrożenie Gen AI w celu poprawy wydajności operacyjnej
- Automatyzacja zadań związanych z zaopatrzeniem przyniosła znaczne oszczędności czasu i zmniejszyła ręczne obciążenie pracą
- Procesy oparte na sztucznej inteligencji przyczyniły się do znacznych oszczędności kosztów poprzez optymalizację wyboru dostawców i zarządzania umowami
- Usprawniona współpraca z dostawcami przyspieszyła rozwój produktów i innowacje
📚 Bonus: Przykłady zastosowań i aplikacje AI dla zespołów Enterprise Teams
Najlepsze narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji dla specjalistów ds. zaopatrzenia
Oto kilka najlepszych narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji dla specjalistów ds. zaopatrzenia, takich jak Ty:
ClickUp
ClickUp to aplikacja do pracy, która oferuje wszystko — zadania, dokumenty, komunikację, AI i automatyzację w jednej potężnej platformie.
Zobacz, jak możesz wykorzystać ClickUp do zarządzania projektami w zakresie zaopatrzenia opartego na sztucznej inteligencji.
Dzięki wbudowanemu asystentowi AI, ClickUp Brain, możesz generować podsumowania i zadawać pytania w kontekście. Brain może również pomóc w automatyzacji aktualizacji, szybkim syntetyzowaniu notatek dotyczących umów i natychmiastowym odpowiadaniu na pytania typu "Które zapytania ofertowe są opóźnione?"
Następnie użyj automatyzacji ClickUp, aby stworzyć niestandardowe, oparte na regułach cykle pracy dla tych powtarzalnych zadań w swoim cyklu pracy. Możesz utworzyć wyzwalacze, takie jak:
- Po załadowaniu nowej umowy z dostawcą do oprogramowania do zarządzania zamówieniami przypisz zadanie przeglądu prawnego
- Gdy zadanie RFP przechodzi do statusu "Wysłane", automatycznie utwórz zadanie następcze w celu oceny
- Automatyczne powiadamianie interesariuszy o zbliżającym się wygaśnięciu certyfikatu dostawcy
- Przenieś zadania do statusu "Zamknięte" po zakończeniu ostatecznego zatwierdzania
ClickUp Docs upraszcza współpracę między Tobą a dostawcami w ramach wspólnego, bezpiecznego obszaru roboczego. Umożliwia wspólną edycję list kontrolnych dotyczących wdrażania, instrukcji dotyczących zapytań ofertowych lub szablonów audytów w czasie rzeczywistym.
Dostęp gościnny gwarantuje, że dostawcy widzą tylko to, co muszą, bez narażania bezpieczeństwa danych wewnętrznych. Dzięki komentarzom i wzmiankom możesz oznaczyć wewnętrznych interesariuszy, aby mogli przeglądać i komentować w czasie rzeczywistym.
Korzystając z historii edycji, możesz sprawdzić, kto wprowadził zmiany w dokumentach i kiedy, aby uniknąć powielania.
Dzięki ClickUp Docs możesz również uprościć zarządzanie dokumentami. Możesz tworzyć i przechowywać foldery dla poszczególnych dostawców. Idąc o krok dalej, możesz również połączyć dokumenty z zadaniami (np. formularze oceny dostawców powiązane z samym zadaniem).
📚 Bonus: Dzięki ClickUp Brain możesz streszczać długie umowy, wyodrębniać kluczowe klauzule lub generować zadania do wykonania na podstawie notatek ze spotkań — wszystko w ramach samego dokumentu.
Śledzenie zamówień staje się znacznie łatwiejsze dzięki elastycznym widokom i pulpitom ClickUp. Widok tablicy pozwala wizualizować stan każdego projektu zaopatrzenia. Alternatywnie, widok Gantta lub osi czasu umożliwia śledzenie harmonogramów dostaw.
📊 Oto niektóre z wskaźników KPI dotyczących zamówień, które można śledzić za pomocą ClickUp:
- Liczba dostawców
- Oszczędność kosztów
- Czas realizacji dostaw przez dostawców
- Wskaźnik wadliwości dostawców
- Dokładność zamówień zakupu
- Zwrot z inwestycji w zakupy
Pulpity ClickUp pomagają zarządzać budżetem projektu i monitorować wszystkie kluczowe wskaźniki KPI, w tym czasy reakcji dostawców, terminy odnowienia umów oraz wydatki bezpośrednie i pośrednie.
Ponadto dzięki integracji ClickUp ograniczysz konieczność przełączania się między narzędziami. Niezależnie od tego, czy zarządzasz cyklami pracy związanymi z zaopatrzeniem, wdrażaniem dostawców czy analizą zamówień, ClickUp może pobierać dane z narzędzi, z których już korzysta Twój zespół, zapewniając jedno, zawsze aktualne źródło informacji.
Inne wiodące narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji dla zespołów ds. zaopatrzenia to:
1. Icertis: Icertis to oparta na sztucznej inteligencji platforma do zarządzania cyklem życia umów (CLM) wykorzystywana przez zespoły ds. zakupów, prawne i finansowe. Narzędzie Contract Intelligence (ICI) wykorzystuje duże modele językowe do automatycznego generowania umów, oznaczania ryzykownych klauzul i wyodrębniania kluczowych zobowiązań.
Dzięki przedstawianiu rekomendacji kontekstowych podczas negocjacji Icertis pomaga zespołom przyspieszyć proces zatwierdzania i zachować zgodność z przepisami prawa.
2. SAP Ariba: SAP Ariba wykorzystuje Business AI do usprawnienia operacji zakupowych, od wyszukiwania dostawców po ocenę ryzyka. Jest to przydatne dla zespołów ds. zakupów i łańcucha dostaw zarządzających dużymi sieciami dostawców.
AI pomaga w tworzeniu propozycji umów, rekomendacji dotyczących pozyskiwania dostawców oraz ocenie dostawców na podstawie profili ryzyka w czasie rzeczywistym i danych historycznych.
3. Zycus: Zycus, kompleksowa platforma do automatyzacji zamówień, oferuje funkcje sztucznej inteligencji generatywnej poprzez pakiet Merlin AI. Zespoły ds. zamówień mogą automatycznie generować zapytania ofertowe, oceniać odpowiedzi dostawców za pomocą punktacji kontekstowej oraz tworzyć podsumowania negocjacji.
System uczy się na podstawie danych historycznych, aby sugerować optymalne strategie zaopatrzenia.
4. Ivalua: Ivalua to platforma Source-to-Pay (S2P) bez kodowania, zaprojektowana w celu ujednolicenia zaopatrzenia, zarządzania dostawcami i analizy wydatków w ramach jednego, elastycznego ekosystemu.
Korzystając z IVA (Intelligent Virtual Assistant) firmy Ivalua, można zautomatyzować zadania, takie jak wyszukiwanie dostawców, podsumowywanie umów i sporządzanie projektów komunikatów.
5. Cherrywork: Dzięki cyklom pracy opartym na AI, pakiet Intelligent Procurement Suite firmy Cherrywork usprawnia cykl życia od źródła do płatności. Pomaga skrócić czas cyklu, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami i spójność.
Aplikacja oparta na chmurze jest pomocna dla organizacji korzystających z SAP dzięki natywnej integracji.
6. Klevaar: W przypadku zespołów zarządzających dużą liczbą zapytań ofertowych lub zapytaniami wielozmiennymi rozwiązanie to łączy optymalizację zaopatrzenia z inteligentną automatyzacją, umożliwiając obsługę złożonych wydarzeń na dużą skalę bez przeciążania zespołu.
Platforma eSourcing oparta na sztucznej inteligencji może przetwarzać setki (lub tysiące) odpowiedzi dostawców jednocześnie, stosując zasady i preferencje ustawione przez kupującego
7. LevaData: LevaData wykorzystuje AI do wykrywania możliwości oszczędności, oceny ryzyka związanego z zaopatrzeniem oraz rekomendowania alternatywnych dostawców lub komponentów.
To narzędzie AI do zaopatrzenia jest idealne do bezpośrednich materiałów i strategicznego zaopatrzenia. Przekształca sygnały z rynku zewnętrznego w proaktywne wsparcie decyzji w całym cyklu zaopatrzenia.
8. Sievo: Zamień chaotyczne dane dotyczące zakupów w uporządkowane informacje o wydatkach dzięki oprogramowaniu analitycznemu Sievo. Oferuje ono kompleksową widoczność wydatków, analizy oparte na AI, zaawansowane zarządzanie danymi oraz śledzenie ESG dla organizacji typu enterprise.
W pulpicie nawigacyjnym analizy wydatków można porównać wyniki historyczne i filtrować dane według jednostek biznesowych.
9. GEP Smart: GEP SMART to kompleksowa platforma zakupowa z wbudowaną sztuczną inteligencją. Ujednolicona platforma zakupowa pozwala identyfikować możliwości, zarządzać oszczędnościami oraz usprawniać zarządzanie wydatkami bezpośrednimi i pośrednimi.
10. Fairmarkit: Autonomiczna platforma do zarządzania wydatkami Fairmarkit została stworzona specjalnie z myślą o pozyskiwaniu dostawców dla wydatków typu tail spend. Automatyzuje ręczne zadania, takie jak gromadzenie zapotrzebowań, tworzenie wydarzeń związanych z pozyskiwaniem dostawców, analizowanie odpowiedzi dostawców oraz raportowanie postępów i cykli pracy wymagających użycia arkuszy kalkulacyjnych.
📚 Więcej informacji: Narzędzia AI do zarządzania zapasami
Kluczowe wyzwania i kwestie etyczne związane z zaopatrzeniem opartym na AI
Chociaż korzyści płynące z automatyzacji zaopatrzenia opartej na AI obejmują szeroki zakres, od automatycznego generowania dokumentów po inteligentne zarządzanie ryzykiem dostawców, analizę wydatków i optymalizację, rozwiązanie to ma również swoje wyzwania. Obejmują one:
1. Algorytmiczne uprzedzenia i sprawiedliwość
Systemy AI szkolone na podstawie historycznych danych dotyczących zamówień mogą utrwalać istniejące uprzedzenia. Na przykład, jeśli dane historyczne faworyzowały niektórych dostawców ze względu na położenie geograficzne lub wielkość, modele AI mogą kontynuować ten trend, prowadząc do niesprawiedliwego wyboru dostawców i potencjalnej dyskryminacji.
Kluczowe kwestie:
- Różnorodność danych: Upewnij się, że dane szkoleniowe obejmują szeroki zakres profili dostawców (np. według wielkości, lokalizacji geograficznej, rodzaju własności), aby uniknąć wzmacniania systemowych uprzedzeń
- Audyt stronniczości: Regularnie testuj modele AI pod kątem tendencyjnych wyników w ocenie dostawców, wyborze i rekomendacjach
- Wyjaśnialność: Korzystaj z systemów AI, które zapewniają przejrzystość procesu podejmowania decyzji, dzięki czemu w razie potrzeby można je zakwestionować lub zweryfikować
- Projektowanie inkluzywne: Zaangażuj wiele zainteresowanych stron, w tym zespoły ds. różnorodności dostawców, w opracowywanie i testowanie modeli AI, aby uniknąć martwych punktów
👀 Czy wiesz, że... Zespoły ds. zakupów spędzają prawie 40% czasu na ręcznym wykonywaniu powtarzalnych zadań, takich jak uzyskiwanie zatwierdzeń lub aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych. To prawie dwa pełne dni w tygodniu poświęcone na zadania, które można łatwo wykonać za pomocą narzędzi takich jak automatyzacja i AI.
2. Prywatność i bezpieczeństwo danych
Systemy AI w zaopatrzeniu często przetwarzają poufne dane dostawców i organizacji, takie jak informacje finansowe dostawców oraz dokumenty umowne i prawne. Ale co się dzieje, gdy nie masz silnych zabezpieczeń? Gdy brakuje jasnych zasad dotyczących dostępu do danych, ich przetwarzania i udostępniania przez systemy AI?
Pozostaniesz narażony na poważne ryzyko związane z niewłaściwym wykorzystaniem danych, nieprzestrzeganiem przepisów dotyczących prywatności i utratą zaufania dostawców.
✅ Lista kontrolna: Etyczne zabezpieczenia w AI w zaopatrzeniu
- Ogranicz dostęp do wrażliwych danych za pomocą uprawnień opartych na rolach
- Dowiedz się, w jaki sposób narzędzia AI przetwarzają dane dostawców lub umowy
- Audyt decyzji AI pod kątem zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności (RODO, CCPA itp.)
- Ustal protokoły zgody podczas udostępniania danych na zewnątrz
- Regularnie sprawdzaj zasady przechowywania i usuwania danych
📌 Jakie są kary za naruszenie przepisów RODO?
W przypadku poważnych naruszeń kary mogą wynieść nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu zarówno dla organizacji publicznych, jak i prywatnych.
Nawet za mniej poważne wykroczenia, takie jak nieprowadzenie odpowiedniej dokumentacji lub niezgłoszenie naruszenia danych w odpowiednim czasie, kary mogą sięgać 10 milionów euro lub 2% globalnego obrotu
3. Nadmierne poleganie na automatyzacji
Wraz z rozwojem możliwości AI rośnie ryzyko, że Twoje zespoły zaczną zbytnio polegać na zautomatyzowanych decyzjach.
Weźmy na przykład sporządzanie umów. System AI może usunąć pozornie zbędną klauzulę podczas generowania umowy, aby uprościć dokument. Jednak klauzula ta może stanowić zabezpieczenie, na którym nalegał zespół prawny w przypadku dostawców wysokiego ryzyka w oparciu o wcześniejsze spory.
To, co AI postrzega jako powielanie, w rzeczywistości może być ciężko wypracowanym zabezpieczeniem, które chroni Twoją organizację.
✅ Lista kontrolna: Jak zrównoważyć automatyzację z ludzką oceną
- Przeglądaj wyniki generowane przez AI przed zatwierdzeniem lub oceną dostawców
- Ustal progi, przy których automatyczne działania wymagają zatwierdzenia przez człowieka
- Śledź wyjątki i wzorce nadpisywania, aby wykrywać miejsca, w których automatyzacja zawodzi
- Przeszkol swoich menedżerów ds. zakupów, aby zrozumieli ograniczenia AI — nie tylko sposób korzystania z narzędzi
📚 Więcej informacji: Jak wykorzystać AI do automatyzacji zadań
4. Własność intelektualna i prawa dostawców
Dostawcy powierzają Ci swoje poufne dane w nadziei na uczciwą i bezpieczną współpracę. Jeśli Twoje narzędzia AI ponownie wykorzystują lub ujawniają te informacje, celowo lub nie, narażasz się na poważne konsekwencje. Może to również skutkować podjęciem działań prawnych. AI nie potrafi wyznaczyć granicy. Ty musisz to zrobić.
Kluczowe kwestie dotyczące ochrony danych dostawców w cyklach pracy AI
- Przejrzystość umów: Upewnij się, że dostawcy AI jasno określają, w jaki sposób wykorzystują dane wejściowe i kto jest właścicielem wyników
- Prawa do wykorzystania danych: Należy sprawdzić, czy wszelkie dane stron trzecich wykorzystane w szkoleniu AI zostały odpowiednio licencjonowane, aby uniknąć roszczeń dotyczących naruszenia praw
- Umowy z dostawcami: Należy uwzględnić klauzule odszkodowawcze chroniące przed potencjalnymi naruszeniami praw własności intelektualnej wynikającymi z działań dostawców
👀 Czy wiesz, że... W listopadzie 2024 r. kilka kanadyjskich agencji informacyjnych pozwało OpenAI za naruszenie praw autorskich w związku z wykorzystaniem ich artykułów prasowych do szkolenia ChatGPT. Domagają się odszkodowania w wysokości do 20 000 CAD za każdy artykuł wykorzystany do szkolenia
Zwiększ wydajność swoich zakupów dzięki ClickUp
Wiesz już, że procesy zakupowe ulegają zmianom. Jednak prowizoryczne narzędzia i niepołączone dane nie nadążą za nadchodzącymi zmianami.
Aby naprawdę osiągnąć strategiczne oszczędności, skrócić czas cyklu i przewodzić dzięki przewidywaniu, generatywna sztuczna inteligencja musi być czymś więcej niż tylko eksperymentem. Musi być wbudowana w każdy etap cyklu pracy — od pozyskiwania dostawców i śledzenia ryzyka dostawców po automatyzację umów i widoczność wydatków.
Właśnie w tym pomoże Ci ClickUp.
Nie tylko po to, aby zarządzać zadaniami związanymi z zaopatrzeniem. Ale także po to, aby połączyć pracowników, systemy i dane w jednym obszarze roboczym opartym na AI.
Ponadto ClickUp Brain pozwala przekształcić rozproszone rozmowy z dostawcami w podsumowania, długie umowy w elementy do wykonania, a złożone pytania dotyczące zamówień w natychmiastowe odpowiedzi. To tak, jakby mieć analityka ds. zamówień, kierownika operacyjnego i protokolanta w jednym narzędziu.
Gotowy na skalowanie strategicznych zakupów dzięki AI? Zarejestruj się w ClickUp za darmo.