Nasze mózgi nie zostały stworzone do przechowywania nieskończonej ilości notatek ze spotkań - ale AI tak.
Oczywiście Zoom ma wbudowaną funkcję robienia notatek AI, ale może nie wychwytywać wszystkich potrzebnych niuansów. Jeśli jesteś zmęczony szukaniem notatek lub pomijaniem kluczowych szczegółów, nadszedł czas, aby przejść na wyższy poziom. Na tym blogu pokażemy ci, jak zautomatyzować notatki ze spotkań Zoom i dlaczego ClickUp może być lepszym rozwiązaniem.
60-sekundowe podsumowanie
Zoom Notes wykorzystuje AI do transkrypcji spotkań, przechwytywania kluczowych punktów i wyróżniania elementów akcji, abyś był zorganizowany
Aby aktywować:
- Włącz funkcję AI Companion w ustawieniach Zoom
- Włącz podsumowanie spotkania i notatki, dostosowując uprawnienia w razie potrzeby
- Rozpocznij spotkanie Zoom i kliknij AI Companion w dolnym panelu
- Przeglądaj notatki w czasie rzeczywistym lub znajdź je później w Nagraniach lub Poprzednich spotkaniach
- Edytuj i udostępniaj notatki swojemu zespołowi
Ograniczenia Notatek Zoom: Limit formatów, współpracy, dostępu offline, integracji i przechowywania notatek
Jak ClickUp może pomóc:
- Oferuje szablony spotkań i integrację z Zoom dla płynniejszego cyklu pracy
- Dołącza do spotkań, rejestruje rozmowy i tworzy uporządkowane, edytowalne notatki
- Wykorzystuje ClickUp Docs do bogatego formatu i współpracy w czasie rzeczywistym
- Automatycznie podsumowuje długie dyskusje na czacie ClickUp
- Współpracuje z ClickUp Brain w celu ustawienia terminów, przypisania członków i wysyłania powiadomień
- Oferuje szablony spotkań i integrację z Zoom dla płynniejszego cyklu pracy
Jak automatycznie robić notatki ze spotkań w Zoom?
Notatki Zoom ułatwiają zapisywanie pomysłów, śledzenie elementów akcji i prowadzenie protokołów ze spotkań bez przełączania zakładek
Jeśli gospodarz włączył "Notatki " w kontrolkach spotkania, możesz uzyskać dostęp do udostępnianego edytora tekstu, w którym każdy może pisać w czasie rzeczywistym.
Chcesz podkreślić coś ważnego? Sformatuj tekst za pomocą pogrubienia, kursywy lub listy. Nie musisz naciskać przycisku "Zapisz", ponieważ Zoom zrobi to automatycznie.
Po zakończeniu spotkania notatki pozostają na swoim miejscu. Można je pobrać jako plik tekstowy lub udostępniać za pośrednictwem poczty e-mail, aby wszyscy byli na bieżąco.
Wskazówka dla profesjonalistów: Zaoszczędź sobie kłopotów z zapisywaniem wszystkiego, korzystając z transkrypcji wideo. Wystarczy włączyć Live Transcripts w Zoom, klikając przycisk obok Record. Spowoduje to dodanie napisów dla wszystkich mówców, ułatwiając późniejsze wyciągnięcie kluczowych szczegółów. Gdy nadejdzie czas na sporządzenie notatek, będziesz mieć wszystko przed sobą.
Ale jeśli szukasz czegoś więcej niż tylko podstawowych notatek, Zoom's AI Companion ma Twoje wsparcie. Może generować podsumowania, śledzić elementy działań, a nawet umożliwiać osadzanie multimediów. Oto jak używać go do automatycznego sporządzania notatek ze spotkań:
1. Włącz dostęp do AI Companion
Zanim zaczniesz, upewnij się, że funkcja AI Companion jest włączona. Jeśli jesteś częścią organizacji, administrator konta Zoom prawdopodobnie to kontroluje. Jeśli masz konto osobiste, sprawdź, czy Twój plan Zoom obejmuje tę funkcję.
Po włączeniu tej funkcji otwórz Zoom, kliknij swoje zdjęcie profilowe, przejdź do Ustawienia > AI Companion i przełącz przełącznik.
💡 Pro Tip: AI Companion w Zoom może również podsumowywać długie wątki wiadomości z okna czatu Zoom, oszczędzając godziny czytania ich w celu zrozumienia całości.
2. Toggl na podsumowanie spotkania i notatki
Teraz przejdź do ustawień AI Companion i włącz Meeting Summary lub Meeting Notes - dzięki temu Zoom zacznie robić notatki podczas rozmowy.
Jeśli nie chcesz włączać tej funkcji ręcznie dla każdego spotkania, ustaw ją na auto-start dla powtarzających się połączeń za pośrednictwem portalu internetowego Zoom. W przypadku bardziej delikatnych dyskusji, takich jak jeden na jednego, można dostosować ustawienia, aby uniemożliwić AI generowanie podsumowań.
Oto porada Zoom dla Ciebie: Dodaj zaimki do swojego profilu Zoom, a AI Companion użyje ich podczas wzmianek o tobie w podsumowaniach.
3. Rozpocznij spotkanie Zoom i aktywuj AI Companion
Rozpocznij następne spotkanie w normalny sposób. Możesz zaplanować je z wyprzedzeniem lub rozpocząć od razu. Upewnij się, że zaktualizowałeś Zoom do najnowszej wersji, aby korzystać ze wszystkich funkcji AI Companion.
Podczas spotkania znajdź przycisk AI Companion na pasku narzędzi, gdzie widzisz opcje wyciszenia, wideo i udostępniania ekranu. Kliknij go, aby otworzyć panel AI Companion.
4. Uzyskaj dostęp do notatek i przeglądaj je podczas spotkania (lub po jego zakończeniu)
AI Companion aktualizuje notatki na żywo podczas spotkania, ale możesz je również sprawdzić później, gdy będziesz potrzebować odświeżenia. Znajdziesz je w:
- Twój email (jeśli włączyłeś automatyczne podsumowania)
- Portal internetowy Zoom
- Sekcja Nagrane spotkania w aplikacji Zoom
- Zakładka Poprzednie spotkania
5. Edytuj i udostępniaj końcowe notatki
Po zakończeniu spotkania otwórz notatki, przejrzyj je, wprowadź niezbędne poprawki i udostępnij je swojemu zespołowi. Możesz to zrobić w Zoom lub wyeksportować je do dalszej edycji w innym miejscu.
Limity korzystania z Zoom podczas spotkań
Gdy zaczniesz korzystać z funkcji AI Companion w Zoom, zauważysz, że jest ona nieco... ograniczona. Oto, gdzie nie działa:
- Tylko zwykły tekst: Brak tabel, obrazów lub bloków kodu; tylko podstawowy format. Jeśli jesteś przyzwyczajony do szczegółowych planów projektu lub fragmentów kodu, Zoom Notes będzie przypominał pisanie na serwetce
- Brak dostępu offline: Jeśli jesteś offline, Twoje notatki również. W przeciwieństwie do innych aplikacji, które działają bez połączenia z Internetem, Zoom blokuje wszystko, dopóki nie wrócisz do trybu online
- Notatki nie są wieczne: Zoom może je usunąć po 30 do 180 dniach, w zależności od planu. Jeśli nie zapiszesz ich w innym miejscu, mogą zniknąć, zanim się zorientujesz
- Ograniczona współpraca: Możesz edytować notatki na żywo, ale po zakończeniu spotkania to wszystko - bez komentarzy, historii wersji lub śledzenia zmian. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli Twój zespół pracuje w różnych strefach czasowych
- Brak integracji: Chcesz wysyłać elementy działań bezpośrednio do menedżera zadań? Będziesz musiał kopiować i wklejać wszystko ręcznie, co nie jest do końca niezawodne
📮 ClickUp Insight: ClickUp odkrył, że 47% spotkań trwa godzinę lub dłużej. Ale czy cały ten czas jest naprawdę potrzebny? Powód naszego sceptycyzmu? Tylko 12% naszych respondentów ocenia swoje spotkania jako wysoce efektywne.
Śledzenie wskaźników, takich jak wygenerowane elementy działań, wskaźniki realizacji i wyniki, może ujawnić, czy dłuższe spotkania naprawdę przynoszą wartość.
Narzędzia do zarządzania spotkaniami ClickUp mogą tutaj pomóc! Łatwo przechwytuj elementy działań podczas dyskusji za pomocą AI Notetaker, przekształcaj je w możliwe do śledzenia zadania i monitoruj wskaźniki ukończenia - wszystko w jednym ujednoliconym obszarze roboczym. Zobacz, które spotkania faktycznie przynoszą wyniki, a które tylko kradną czas z dnia Twojego zespołu!
Skuteczne sporządzanie notatek ze spotkań za pomocą ClickUp
Bądźmy szczerzy - AI Companion Zoom jest w porządku... jeśli lubisz zwykłe, zapomniane agendy spotkań i notatki, które znikają w próżni po kilku tygodniach. Ale jeśli faktycznie chcesz wykorzystać notatki ze spotkań do czegoś, co zapewnia wydajność, czas na aktualizację.
ClickUp zapewnia notatki, które faktycznie pracują dla Ciebie. To pamięć ze spotkań, menedżer projektów i asystent zespołu w jednym. Koniec z zagubionymi elementami działań, rozproszonymi notatkami lub pracą z pięcioma różnymi aplikacjami tylko po to, aby pozostać w zgodzie.
Zobaczmy jak to zrobić.
Uchwyć każdy szczegół spotkania dzięki ClickUp AI Notetaker
Czy kiedykolwiek skończyłeś spotkanie i pomyślałeś: czekaj, co właśnie postanowiliśmy? ClickUp AI Notetaker sprawi, że to się już nigdy nie powtórzy.
Aplikacja dołącza do wirtualnych spotkań, rejestruje wszystko i automatycznie organizuje notatki; zakończone kluczowymi wnioskami, elementami działań i atrybucjami mówców. Otrzymasz szczegółowe, uporządkowane podsumowanie bez kiwnięcia palcem.
Oto, do zrobienia czego służy to narzędzie do robienia notatek AI:
- Automatycznie transkrybuje spotkania, słuchając spotkania, przekształcając mowę w tekst i organizując notatki według mówcy i czasu
- Automatycznie generuje podsumowania po każdym spotkaniu z kluczowymi punktami, decyzjami i elementami działań, dzięki czemu nie musisz czytać pełnej transkrypcji
- Identyfikuje i śledzi elementy działań, takie jak prośby i działania następcze wzmiankowane podczas spotkania i podkreśla je
- Zapisuje dane w przeszukiwalnej bazie danych, która pozwala znaleźć poprzednie dyskusje za pomocą słów kluczowych
Ciekawostka: Zoom traktuje notatki jak ofertę limitowaną czasowo; tutaj dzisiaj, zniknie za kilka miesięcy. A ClickUp? ClickUp ma politykę "nigdy nie wygasającą". Twoje notatki, transkrypcje i elementy działań pozostają na zawsze. A dzięki nieograniczonej przestrzeni dyskowej we wszystkich płatnych planach, nigdy więcej nie będziesz musiał grać w grę *"Który plik do zrobienia?".
Skorzystaj z ClickUp Docs, aby sporządzać kompleksowe, dobrze sformatowane notatki
Czasami podstawowa transkrypcja nie wystarczy. Potrzebujesz w pełni ustrukturyzowanego, interaktywnego dokumentu.
Dzięki ClickUp Docs możesz:
📌 Twórz szczegółowe notatki ze spotkań z bogatym formatem, obrazami, tabelami i listami kontrolnymi 📌 Obejmuj plany projektów, sprinty i mapy drogowe bezpośrednio w notatkach ze spotkań 📌 Współpracuj w czasie rzeczywistym - dodawaj komentarze, oznaczaj członków zespołu i śledź zmiany 📌 Organizuj wszystko według projektu lub działu, aby nigdy nie stracić kontekstu
A ponieważ ClickUp przechowuje każdą wersję dokumentu, zawsze możesz przywrócić zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nigdy więcej "Czekaj, kto usunął tę ważną notatkę? "
Wypróbuj to 👉 Udostępniaj notatki ze spotkań bezpośrednio w ClickUp Chat, oznaczaj swój zespół i omawiaj kluczowe punkty w czasie rzeczywistym. Koniec z przełączaniem zakładek i pogonią za aktualizacjami!
Notatnik AI zamienia również elementy działań ze spotkań w możliwe do śledzenia zadania ClickUp za pomocą jednego kliknięcia. Możesz ustawić terminy, przypisać członków zespołu i połączyć zadania z notatkami ze spotkań, aby uzyskać pełny kontekst.
Wzmocnij proces tworzenia notatek dzięki ClickUp Brain
AI Zoom może transkrybować spotkanie. ClickUp Brain może je zrozumieć. Oto jak możesz to wykorzystać:
1️⃣ Uzyskaj natychmiastowe podsumowania każdego spotkania
Zamiast czytać pełną transkrypcję, zapytaj ClickUp Brain:
- "Jakie były trzy najważniejsze elementy z dzisiejszego spotkania marketingowego? "
- "Podsumuj dyskusję na temat mapy drogowej produktu w jednym akapicie. "
Dzięki temu otrzymasz wyczyszczone, uporządkowane notatki, które idealnie nadają się do nadrobienia zaległości w kilka sekund.
2️⃣ Automatyzacja cykli pracy bezpośrednio z notatek
Gdy na spotkaniach podejmowane są decyzje, pozwól ClickUp Brain wykonać kolejny krok za Ciebie. Może on:
- Uruchamiaj przepływy pracy zatwierdzania, gdy decyzja wymaga zatwierdzenia
- Twórz zadania bezpośrednio z notatek ze spotkań (np. "Przydziel Mike'owi przeprojektowanie strony internetowej, termin do piątku")
- Przypomnienie Teams o terminach, aby nic nie zostało przeoczone
Wypróbuj te podpowiedzi:
- "Pokaż mi, kto ma oczekujące elementy akcji z tej rozmowy. "
- "Zamień wszystkie działania następcze z tego spotkania w zadania. "
- "Lista wszystkich terminów wzmiankowanych podczas spotkania. "
Możesz również ustawić automatyzacje ClickUp, aby powiadamiać uczestników spotkań o dostępności nowych nagrań i transkrypcji, zapewniając wszystkim natychmiastowy dostęp do materiałów ze spotkań.
Uzyskaj przewagę dzięki szablonom spotkań ClickUp
Przy rosnącym stosie pracy nie jest zaskoczeniem, że czasami brakuje nam czasu (kto tego nie robi?). W takich chwilach warto skorzystać z ogromnej kolekcji szablonów ClickUp.
Jedną z naszych najlepszych rekomendacji do sporządzania notatek jest szablon ClickUp Meeting Notes.
Oto dlaczego to się wyróżnia:
- Wstępnie sformatowane sekcje - Nie ma potrzeby tworzenia nowych dokumentów od podstaw. Zawiera przestrzenie na elementy agendy, punkty dyskusji, elementy działań i kolejne kroki
- Integracja z zadaniami - W przeciwieństwie do statycznych notatek, ClickUp umożliwia przekształcanie kluczowych punktów w zadania, przypisywanie ich członkom zespołu i ustawianie terminów - wszystko z poziomu szablonu
- Współpraca w czasie rzeczywistym - Niezależnie od tego, czy Twój zespół znajduje się w tym samym pomieszczeniu, czy w różnych strefach czasowych, każdy może współtworzyć i edytować notatki w czasie rzeczywistym
- Wyszukiwarka i porządek - Koniec z niekończącym się przewijaniem starych dokumentów. System etykiet i folderów ClickUp ułatwia natychmiastowe wyszukiwanie notatek z poprzednich spotkań
Aby jednak zachować formalny zapis decyzji, skorzystaj z szablonu protokołu spotkania ClickUp. Pomaga on dokumentować kluczowe dyskusje, śledzić elementy działań i rozliczać wszystkich.
Spotkania nie powinny być czarną dziurą, w której znikają pomysły. Te szablony pozwalają wszystko uporządkować. Koniec z szukaniem notatek. Tylko wyczyszczone, ustrukturyzowane spotkania, które faktycznie prowadzą do działania.
Wskazówka dla profesjonalistów: Chcesz zanotować pomysły przed spotkaniem lub w jego trakcie? Notatnik ClickUp jest idealny do przechwytywania myśli na bieżąco. Możesz łatwo przekształcić te notatki w zadania i dodać je do szablonów spotkań. To prosty sposób na uporządkowanie pomysłów bez konieczności przełączania się między narzędziami.
Zintegruj ClickUp z Zoom i innymi narzędziami, aby uzyskać maksymalną wydajność
Korzystając z wbudowanych integracji, możesz połączyć ClickUp z ponad 1000 narzędzi innych firm - w tym z wieloma narzędziami do robienia notatek AI i platformami takimi jak Zoom.
Wszystko, co musisz zrobić, to przejść do Centrum aplikacji i przejrzeć Wszystkie aplikacje lub wybrać kategorię z panelu po lewej stronie. Na przykład Zoom znajdziesz w kategorii Komunikacja i innych podobnych platformach. Możesz również wyszukać narzędzie za pomocą paska wyszukiwania powyżej.
Po wybraniu narzędzia kliknij Połącz, zaloguj się na swoje konto, przejrzyj uprawnienia, a na koniec wybierz Zezwól, aby zakończyć ustawienia.
Rób notatki w najmądrzejszy sposób dzięki ClickUp!
Świetne pomysły mogą pojawić się w każdej chwili. Chociaż nie możemy pomóc Ci uchwycić myśli pod prysznicem, możemy zapewnić, że nigdy nie stracisz tych udostępnianych podczas spotkań.
Dobre notatki ze spotkań zapewniają ich wydajność i gwarantują, że nic nie zostanie pominięte. Wbudowane w Zoom narzędzie do zrobienia notatek spełnia swoje zadanie, ale jeśli potrzebujesz czegoś bardziej zaawansowanego, ClickUp Ci to zapewni.
ClickUp umożliwia robienie notatek ze spotkań, podsumowywanie wątków na czacie i natychmiastowe przekształcanie ich w zadania - bez konieczności przełączania aplikacji. Ustaw terminy, przydzielaj zadania i śledź postępy - wszystko w jednym miejscu.
Załóż darmowe konto ClickUp już dziś i organizuj swoje projekty i notatki bez wysiłku!