Lindsey Rossi jest kierowniczką ds. operacyjnych w firmie New Reach Marketing. Specjalizuje się w tworzeniu systemów i usprawnianiu działalności operacyjnej firmy. W wolnym czasie Lindsey lubi komponować muzykę, śpiewać, udzielać lekcji śpiewu oraz spędzać czas na świeżym powietrzu.
Rozpoczynając działalność, łatwo jest stworzyć prowizoryczny system do zarządzania projektami, nie biorąc pod uwagę jego skalowalności. Być może korzystasz z narzędzi takich jak Arkusze Google i komunikatory tekstowe, a obecny system przestał już wystarczać.
Jeśli czujesz, że brakuje Ci organizacji i marnujesz czas, wykorzystanie skutecznego narzędzia do zarządzania projektami może być rozwiązaniem, które zapewni wsparcie dla rozwoju i skalowalności Twojej firmy.
Firma New Reach Marketing rozpoczęła działalność jako mała firma w 2020 roku i w tamtym czasie była zarządzana wyłącznie za pomocą Arkuszy Google.
W miarę jak nasza firma zyskiwała na popularności i pozyskiwała klientów, zdaliśmy sobie sprawę, że dotychczasowy system nie będzie skalowalny ani łatwy w zarządzaniu.
Przez sześć miesięcy testowaliśmy kilka narzędzi do zarządzania projektami (PM) i wybraliśmy ClickUp, ponieważ jest przyjazny dla użytkownika, pozwala zaoszczędzić czas i można go dostosować do specyfiki naszej działalności.
Oto, dlaczego przejście na inną platformę do zarządzania projektami okazało się jedną z najlepszych decyzji, jakie podjęliśmy jako agencja.
Problem: nieuporządkowane cykle pracy, trudności w zarządzaniu projektami oraz nieporozumienia komunikacyjne
Wyobraź sobie, że przychodzisz do pracy i od razu jesteś zasypywany wiadomościami tekstowymi, wiadomościami na Slacku oraz listą zadań do wykonania, bez jasnego podziału na priorytety i hierarchii ważności.
Każdego ranka spędzasz godzinę lub więcej, próbując się zorganizować, ale nadal nie masz pojęcia, jak rozpocząć dzień.
Otwierasz Google Drive, aby znaleźć odpowiedni arkusz Arkuszy Google i przeszukujesz wiadomości, aby upewnić się, że nic nie umknęło Twojej uwadze.
Przeglądasz niezliczone wiersze danych, aby znaleźć to, czego potrzebujesz — system działa, ale ledwo.
Tak wyglądała rzeczywistość w New Reach Marketing, zanim przeszliśmy na ClickUp.
Z upływem czasu zarządzanie naszymi arkuszami kalkulacyjnymi stawało się coraz trudniejsze. W samym arkuszu dotyczącym zawartości osiągnęliśmy liczbę 648 wierszy, a w jednym arkuszu mieliśmy kilka zakładek służących do zarządzania różnymi projektami dla wszystkich naszych klientów! 😱
Śledzenie wszystkich spraw było niemal niemożliwe, a wiele z nich ciągle umykało naszej uwadze.
Nasze zarządzanie projektami nie było dostosowane do takiego tempa wzrostu, jakiego się spodziewaliśmy.
Pokażę wam kilka zrzutów ekranu z naszych starych Arkuszy Google, a później zaprezentuję nasz nowy system, abyście mogli zobaczyć, jak funkcjonowaliśmy przed wdrożeniem ClickUp i po nim.
Najpierw jednak przedstawimy kilka informacji na temat tego, jaką firmą jesteśmy i w jaki sposób udało nam się dostosować ClickUp do potrzeb naszej działalności.
Czym zajmujemy się jako agencja: spojrzenie od środka na nasz stary system
Aby zaprezentować Państwu od kuchni, w jaki sposób ClickUp pomógł nam osiągnąć ARR na poziomie 800 tys. dolarów, należy najpierw ogólnie zrozumieć, czym zajmuje się nasza firma.
New Reach Marketing specjalizuje się w SEO i marketingu zawartości. Obsługujemy kilku klientów z różnych nisz i o różnych celach oraz zarządzamy trzema różnymi typami klientów, w tym klientami z zakresu budowania linków oraz klientami z zakresu zawartości.
Kiedy klient chce poprawić swoje ogólne pozycje w wyszukiwarkach, zleca nam budowanie linków. Oto siedem kampanii marketingowych, z których wybieramy podczas opracowywania planu dla naszych klientów w zakresie budowania linków:
- Artykuły gościnne
- Infografiki
- Lista działań promocyjnych (które mogą obejmować zakup linków zwrotnych, jeśli generują one ruch z poleceń)
- Technika „wieżowca”
- Śledzenie wzmianek
- Strony z zasobami
Każda kampania przechodzi przez trzy różne etapy, niezależnie od tego, jaką kampanię prowadzimy.
- Pozyskiwanie klientów
- Personalizacja
- Działania promocyjne
Naszą najpopularniejszą kampanią są posty gościnne — oto krótkie omówienie tego, jak działa ta metoda:
Krok 1: Pozyskiwanie potencjalnych klientów
Wyszukujemy strony internetowe, które prowadzą blogi związane z niszowymi celami klienta, i pozyskujemy dane e-mailowe użytkowników.
Krok 2: Personalizacja
Przeglądamy blog potencjalnego klienta, znajdujemy coś, co nam się w nim podoba, i personalizujemy szablon wiadomości e-mail. Zostawiamy również komentarz na blogu, aby nawiązać kontakt z potencjalnym klientem. Pomaga to zwiększyć wskaźnik odpowiedzi, ponieważ wysyłamy wiadomości e-mail do nieznanych odbiorców.
Krok 3: Pozyskiwanie klientów
Wysyłamy e-maile do potencjalnych klientów, a gdy otrzymujemy odpowiedź, proponujemy pomysły na tematy do ich bloga. Gdy serwis wybierze temat, wysyłamy zlecenie na zawartość do naszego redaktora i umieszczamy linki do strony naszego klienta w tych artykułach gościnnych.
Dla naszych klientów z branży zawartości przeprowadzamy dogłębne badania słów kluczowych, tworzymy niestandardowe grafiki, aby zachęcić do tworzenia linków organicznych, oraz opracowujemy artykuły tak, aby wyprzedzały one konkurencyjne treści pozycjonujące się pod wybranym przez nas słowem kluczowym.
Kiedyś robiliśmy wszystko w Arkuszach Google, a zadania nie były zarządzane jako oddzielne projekty, więc nie byliśmy w stanie skalować działalności ani łatwo nią zarządzać.
Zapoznaj się z naszym starym arkuszem kalkulacyjnym zawierającym zawartość ⬇️
Trochę przytłaczające, prawda? A to nawet nie jest pełny obraz wszystkich informacji, które przechowywaliśmy w Arkuszach Google.
Naprawdę trudno nam było zorientować się, ile artykułów przygotowywaliśmy dla naszych klientów i jak długo pozostawały one w poszczególnych statusach! Niektóre sprawy się gubiły, a przygotowanie raportu dla klienta zajmowało mnóstwo czasu.
Oto, w jaki sposób zarządzaliśmy statusami aktywnych kampanii naszych klientów. W tym miejscu przechowywaliśmy również zrzuty danych kampanii (wszystkie szczegóły dotyczące każdej prowadzonej przez nas kampanii) oraz arkusz roboczy klienta ⬇️
A oto pełny przegląd naszych klientów, ich celów oraz procentowego postępu w porównaniu z tym, na jakim etapie byliśmy w danym miesiącu. Jest to przeznaczone specjalnie dla naszych klientów korzystających z usług budowania linków, ponieważ przed wdrożeniem ClickUp nie dysponowaliśmy nawet systemem do śledzenia postępów dla klientów obsługiwanych na miejscu.
Jak widać, mieliśmy system, ale zdecydowanie nie był on skalowalny. 😬
Nasz pierwszy kierownik zarządzania projektami wybrał Asanę jako rozwiązanie, ale nie tylko nie pomogło to w rozwiązaniu problemu — wręcz pogorszyło sytuację.
Pierwszym problemem było to, że firma próbowała stopniowo rezygnować z Arkuszy Google na rzecz Asany zamiast przeprowadzić płynne przejście. Spowodowało to jeszcze więcej problemów z komunikacją, ponieważ te same projekty były zarządzane w wielu różnych miejscach.
Z tego powodu nasz zespół tracił więcej czasu niż wtedy, gdy korzystaliśmy wyłącznie z Arkuszy Google, a szczerze mówiąc, ludzie nawet nie korzystali zbyt często z tej platformy.
Zespołowi bardzo trudno było też wczuć się w przepływ pracy, a narzędzie nie było wystarczająco konfigurowalne, by sprostać potrzebom naszej agencji. Spędziliśmy mnóstwo czasu, próbując zrozumieć Asanę, a czas to pieniądz, więc zmarnowaliśmy też sporo pieniędzy.
Ale cóż, taka jest natura startupów — wiążą się one z wieloma trudnościami związanymi z rozwojem i procesem uczenia się.
Rozwiązanie: przejście na kompleksową platformę do zarządzania projektami
Ostatecznie ClickUp miał wszystko, czego potrzebowaliśmy, aby szybko się rozwijać. Udało nam się przenieść system, który mieliśmy w Arkuszach Google, do ClickUp, co znacznie ułatwiło zespołowi przejście na nowe rozwiązanie. Nie zmienialiśmy procesów, a jedynie usprawnialiśmy działania.
ClickUp jest przyjazny dla użytkownika, posiada niesamowity system hierarchii oraz umożliwia współpracę zespołową, dostosowywanie i automatyzację — to było wszystko, czego szukaliśmy.
W ciągu nieco ponad miesiąca udało nam się płynnie przenieść nasz zespół na ClickUp. Świadczy to o tym, jak przyjazny dla użytkownika i intuicyjny jest ClickUp oraz jak wiele zasobów udostępnia początkującym. Jeśli więc obawiasz się tej zmiany, nie martw się. Jeśli ja dałem radę, to Ty też dasz. 😊
Jak korzystamy z ClickUp jako agencja: spojrzenie od środka na nasz nowy system
Skoro już zapoznałeś się ze starym sposobem działania, pozwól, że pokażę Ci, jak obecnie wykorzystujemy ClickUp w naszej agencji.
Zacznijmy od naszej przestrzeni zawartości!
Poniżej znajduje się widok tablicy, który pokazuje status każdego artykułu, nad którym obecnie pracujemy. Jeśli spojrzysz na nasz stary arkusz kalkulacyjny, zauważysz, że nie było możliwości sprawdzenia, ile razy podejmowaliśmy działania następcze w sprawie artykułów, ani ustalenia, ile artykułów znajdowało się na każdym etapie. Nie mieliśmy też terminów ani prawdziwej organizacji.
Bonus: Oprogramowanie dla agencji marketingowych
Teraz, gdy korzystamy z ClickUp, możemy sprawdzić, nad iloma artykułami dla danego klienta trwają prace, filtrując widoki. Wystarczy jedno kliknięcie, aby uzyskać pełny obraz aktualnego stanu rzeczy. Możemy również łatwiej śledzić terminy i zarządzać naszym zespołem.
Mamy wiele niestandardowych statusów, ale to rozwiązanie sprawdza się w naszym przypadku, ponieważ mamy do czynienia z wieloma scenariuszami związanymi z różnymi stronami internetowymi. W każdym statusie skonfigurowaliśmy automatyzację, która odzwierciedla prawidłowy termin realizacji w miarę przechodzenia zadania przez proces, a wraz z rozwojem firmy pracujemy nad dalszym usprawnieniem przepływu zawartości.
Oto wgląd w to, jak zarządzamy naszą zawartością na stronie w ClickUp ⬇️
Oto krótki przegląd tego, jak zarządzamy kampaniami klientów za pomocą ClickUp ⬇️
Kampanie przechodzą przez te trzy statusy wielokrotnie, aż do momentu zakończenia, co zazwyczaj ma miejsce tylko wtedy, gdy zdecydujemy się pójść inną drogą lub klient rozwiąże umowę. Zarządzanie tym za pomocą ClickUp jest naprawdę proste.
A teraz rzućmy okiem na naszą nową, ulepszoną listę klientów ⬇️
Czyż to nie jest wspaniałe? Mamy tu wszystkie potrzebne informacje o naszych klientach, a do każdego z nich połącziliśmy aktywne kampanie. Możemy też łatwo zmieniać statusy klientów.
Wprowadziliśmy kilka automatyzacji, aby ograniczyć zadania administracyjne. Na przykład, gdy wzrasta liczba godzin pracy poświęcanych klientom w tygodniu, ClickBot tworzy komentarz, w którym zawiera wzmiankę o tym i powiadamia członka zespołu odpowiedzialnego za przydzielanie czasu na poszczególne projekty (pozyskiwanie klientów, personalizacja, działania promocyjne).
Zanim zaczęliśmy korzystać z ClickUp, gdy klient chciał wstrzymać realizację zlecenia, informacja ta była przekazywana przez Slacka, co czasami powodowało spore zamieszanie. Teraz wystarczy jedno kliknięcie, a cały zespół wie, jaki jest status realizacji zlecenia dla danego klienta.
Mamy również listę dla każdego typu klienta, o którym zrobiłem wzmiankę wcześniej. W przyszłości planujemy dalszą ekspansję i wiemy, że uda nam się to dzięki nieograniczonym możliwościom, jakie oferuje ClickUp.
5 najważniejszych zalet ClickUp
1. Przyjazny dla użytkownika
Jedną z rzeczy, które najbardziej cenimy w ClickUp, jest jego przyjazność dla użytkownika. Jest niezwykle łatwy w obsłudze i bardzo intuicyjny. Oto cztery czynniki, które sprawiły, że przejście na ClickUp przebiegło bezproblemowo:
- Możliwość ustawienia wszystkiego w ciągu jednego miesiąca bez żadnego doświadczenia
- Łatwe przenoszenie danych z Arkuszy Google do ClickUp — osadziliśmy nawet nasz stary arkusz Google z klientami zajmującymi się budowaniem linków, dopóki zespół nie oswoił się z ClickUp. Gdy wszyscy już się zorientowali, stworzyliśmy widok listy. Ułatwiło to wszystkim przejście na nowy system.
- Szereg materiałów jest dostępnych w ramach ClickUp University oraz na blogu ClickUp.
- Szybkie odpowiedzi od działu obsługi klienta, jeśli zauważysz błąd lub potrzebujesz pomocy
2. Zapewnia przejrzystą hierarchię
Bardzo podoba nam się hierarchiczna struktura ClickUp, ponieważ ułatwia ona utrzymanie porządku. Dzięki ClickUp możesz:
- Zobacz wszystko na raz
- Zobacz całą przestrzeń
- Podziel przestrzenie i przeglądaj foldery
- Podziel foldery i przeglądaj listy
Możesz również filtrować widoki według osób przypisanych do zadań, etykiet, pól niestandardowych i nie tylko!
Oto przykład tego, jak wykorzystujemy funkcję hierarchii w ClickUp:
Oto widok naszych różnych przestrzeni (Spaces) — po kliknięciu opcji „Wszystko” zobaczysz dosłownie wszystko, co dzieje się w ClickUp w ramach Twojej firmy. Stamtąd możesz przejść do poszczególnych przestrzeni.
Jeśli na przykład klikniesz na przestrzeń „Zawartość”, będziesz mógł zobaczyć wszystko, co dzieje się w tej przestrzeni. Przypisałem do niej kolory, więc jeśli spojrzę na wszystkie nasze treści w widoku listy, będą one pogrupowane według kolorów.
Jeśli klikniesz folder „Guest Post Content”, zobaczysz wszystko, co znajduje się w tym folderze.
Po otwarciu folderu możesz wyświetlić wszystkie listy znajdujące się w tym folderze. Jak widać, nasza zawartość jest podzielona na dwa foldery, a każdy z nich zawiera listy, które pomagają nam utrzymać porządek. Możemy również sprawdzić, ile zadań znajduje się na każdej liście. Udało mi się naprawdę zrozumieć hierarchię ClickUp po przejściu kursu wprowadzającego do ClickUp na ClickUp University.
3. Wspiera współpracę zespołową
ClickUp sprzyja współpracy zespołowej. Bardzo cenimy sobie możliwość:
- Przypisz wielu osób przypisanych do jednego zadania. Jest to przydatne, gdy kilka osób musi podjąć działania związane z zadaniem lub śledzić jego postęp. Na przykład, jeśli autor musi wprowadzić zmianę w artykule, a nasz redaktor musi tę zmianę sprawdzić
- Twórz podzadania i listy kontrolne dla członków zespołu. Możesz również przypisywać podzadania i elementy listy kontrolnej w ramach danego zadania, aby zapewnić wszystkim możliwość wykonywania swoich obowiązków.
- Wysyłaj linki do zadań. Jest to przydatne w przypadku pilniejszych zleceń. Od czasu do czasu wysyłamy zadania w Slacku, aby upewnić się, że wszyscy są o nich poinformowani. Innym przykładem zastosowania może być wysyłanie zadań do klientów. Możesz również skonfigurować integrację między ClickUp a Slackiem, aby wysyłać automatyczne wiadomości, jeśli wolisz takie rozwiązanie.
- Zapraszaj gości. Często korzystamy z tej funkcji w przypadku autorów gościnnych i freelancerów, którzy są częścią naszego zespołu. Dzięki temu możemy zapraszać naszych autorów wyłącznie do naszej przestrzeni zawartości, tak aby nie mieli dostępu do poufnych informacji o klientach.
4. Szerokie możliwości dostosowywania
Znalezienie platformy oferującej szeroki wachlarz opcji niestandardowych dostosowywania miało kluczowe znaczenie dla naszej firmy. ClickUp pozwala dostosować ustawienia poprzez:
- Tworzenie przestrzeni i wdrażanie procesów operacyjnych dostosowanych do potrzeb Twojej firmy. W zależności od potrzeb możesz nawet włączyć aplikacje ClickApps, takie jak śledzenie czasu pracy, szacowany czas, sprinty i pola niestandardowe.
- Tworzenie niestandardowych widoków dostosowanych do potrzeb. Obejmują one takie opcje, jak widok tablicy, widok listy, osadzanie Arkuszy Google, widok dokumentu, widok kalendarza i inne. Widoki można również przypiąć i zabezpieczyć.
- Pola niestandardowe do przechowywania ważnych informacji. Jest to kluczowe dla naszej działalności i cenna aplikacja ClickApp, z której korzystamy we wszystkich przestrzeniach. Wykorzystujemy pola niestandardowe między innymi do przechowywania informacji o klientach i zawartości. Do wyboru jest kilka opcji
- Twórz niestandardowe statusy. Możesz nazywać i porządkować statusy tak, jak tylko chcesz! Bardzo podoba nam się możliwość ich aktualizowania i przenoszenia w dowolnym momencie
5. Przydatne funkcje automatyzacji
ClickUp oferuje szereg funkcji automatyzacji, które można wdrożyć na dowolnym poziomie — w przestrzeni roboczej, folderze lub listach. Automatyzacje:
- Oszczędzaj czas
- Intuicyjny i łatwy w ustawieniu
- Pomóż zapewnić, że żadne zadanie nie zostanie pominięte
- Ograniczamy zadania administracyjne, co pozwala nam zaoszczędzić pieniądze
Rozwiązywanie naszych problemów i skalowanie działalności dzięki ClickUp
ClickUp pomógł naszej firmie w rozwoju i umożliwił nam pozyskiwanie większej liczby klientów oraz przyjmowanie nowych zleceń.
Dzięki przejściu na ClickUp udało nam się rozwiązać większość problemów, z którymi borykała się nasza firma. Otworzyło to przed nami więcej możliwości rozwoju działalności i dalszego skalowania. Zanim przeszliśmy na ClickUp, oferowaliśmy naszym klientom tylko jeden pakiet, a teraz mamy ich trzy.
Dało nam to również możliwość pozyskiwania nowych klientów i zatrudniania nowych pracowników. Uporządkowaliśmy nasze działania i w jednym miejscu prowadzimy rejestr wszystkich zadań, nad którymi pracujemy w każdym oddziale firmy.
Jeśli więc identyfikujesz się z naszą historią lub po prostu planujesz rozszerzyć swoją działalność, gorąco polecamy korzystanie z ClickUp, aby zgromadzić wszystkie zadania w jednym miejscu, zapewnić uporządkowany, spójny i łatwy w zarządzaniu cykl pracy, a jednocześnie wyeliminować niepotrzebne utrudnienia wynikające z korzystania z wielu aplikacji. 🙏