Jak wykorzystać AI w dokumentach Word do usprawnienia danych powstania zawartości?

Kiedy staję przed niemożliwością napisania pięciuset stron, dopada mnie chore poczucie porażki i wiem, że nigdy tego nie zrobię.

Niezależnie od tego, czy jesteś uznanym powieściopisarzem, czy aspirującym autorem zawartości SEO, strach przed pustą stroną był aż nazbyt realny. Zarówno w przypadku maszyn do pisania, jak i pustych ekranów, pisarze regularnie doświadczali problemów z rozpoczęciem pracy. Na szczęście AI położyło temu kres!

AI dla dokumentów Word, Dokumentów Google lub ClickUp Docs sprawiło, że rozpoczęcie pracy stało się cudownie łatwiejsze. AI uprościła burzę mózgów bez osądzania i pisanie z łagodnym towarzyszem.

W tym wpisie na blogu, drogi pisarzu, przedstawiamy wykorzystanie AI do usprawnienia i optymalizacji procesu tworzenia treści.

A oto jak stworzyć dokument za pomocą ClickUp Brain:

Czym jest AI dla dokumentów Word?

Popularne programy do generowania zawartości, takie jak Microsoft Word i Dokumenty Google, mają w pakiecie Microsoft Copilot i Google Gemini. Nie są one jednak jedynymi. Zawartość można tworzyć za pomocą AI w szerokim zakresie narzędzi, z których niektóre omówimy w dalszej części tego wpisu.

Ale najpierw zobaczmy, z czym wiąże się AI do generowania zawartości.

Funkcje AI dla dokumentów Word

W swojej najprostszej formie, AI dla dokumentów Word tworzy zawartość w odpowiedzi na dane wprowadzone przez użytkownika, znane jako podpowiedzi. Może ona jednak zrobić o wiele więcej.

Generowanie zawartości

Asystent pisania AI pomaga pisać szybciej i lepiej. Pobiera ogólne pomysły/podpowiedzi i tworzy pierwszy szkic. Rozumie odbiorców, styl i formularz zawartości, aby wygenerować szkic, na którym można się oprzeć.

Pomoc w pisaniu

Po napisaniu, AI może wiele zrobić jako oprogramowanie do automatyzacji dokumentów.

Formatowanie i projektowanie

Dobra zawartość jest obecnie multimodalna. Kreator dokumentów AI może również tworzyć elementy wizualne, takie jak banery, obrazy, tabele, cytaty itp.

Analiza danych i spostrzeżenia

Potrzebujesz krytycznego recenzenta dla swojej zawartości? Wypróbuj AI. Dobry kreator dokumentów AI oferuje zakres funkcji analitycznych, takich jak:

Wszystko to, a wciąż jesteśmy na wczesnej scenie rozwoju technologii sztucznej inteligencji. W miarę rozwoju AI może ona robić coraz więcej, oferując niezwykłe korzyści.

Korzyści z generowania dokumentów z wykorzystaniem AI

Pierwszą i najważniejszą zaletą korzystania z AI jest to, że eliminuje tarcie pierwszego kroku. Po prostu wpisując kilka słów, AI podrzuca pomysły, z których kilka można zbadać i rozwinąć. To z kolei oferuje inne korzyści, takie jak:

Szybkość: AI dla dokumentów Word zajmuje się pierwszymi dwoma krokami tworzenia zawartości, tj. badaniami i pierwszą wersją roboczą. Znacznie zwiększa to szybkość generowania dokumentów. Jeśli poświęciłeś trzy godziny na badania, dwie na pisanie i jedną na edycję. Z AI możesz skrócić ten czas nawet do czterech godzin (66% czasu).

Wydajność: Research i pierwszy szkic to wyczerpująca praca twórcza. Przyspieszając te dwa etapy, AI tworzy więcej kreatywnej energii wśród pisarzy, którą można wykorzystać do skalowania ich silnika zawartości.

Wydajność: Kluczową częścią generowania zawartości jest również jej ponowne wykorzystanie, tj. tworzenie postów w mediach społecznościowych, generowanie fragmentów, pisanie skryptów wideo itp. AI może to zautomatyzować i zmienić przeznaczenie zawartości w ciągu kilku sekund.

Oszczędność kosztów: Generowanie dokumentów za pomocą AI umożliwia organizacjom tworzenie większej zawartości przy szczupłych Teams.

Doświadczenie w pisaniu: Pisanie może być samotną pracą. AI staje się beztroskim sparingpartnerem, z którym można przeprowadzić burzę mózgów, przedyskutować pomysły, znaleźć punkty danych, edytować i zawiązać wszystko na kokardkę.

Przypadki użycia AI do generowania dokumentów

Wszystko to świetnie, ale dla kogo tak naprawdę jest generowanie dokumentów za pomocą AI? Czy tylko dla pisarzy SEO, którzy muszą tworzyć zawartość na niespotykaną dotąd skalę? A może tylko dla marketerów, którzy muszą regularnie wymyślać pomysłowe sposoby ekspresji?

Cóż, generowanie dokumentów AI jest dla każdego, kto musi napisać cokolwiek - e-mail, raportowanie, podsumowanie, protokół ze spotkania i wiele innych. Jeśli się komunikujesz, generowanie zawartości AI jest dla Ciebie!

Zastosowania biznesowe i profesjonalne

Profesjonaliści regularnie tworzą szereg dokumentów - propozycje, umowy, okresowe raporty z wyników, podsumowania badań, spostrzeżenia rynkowe, notatki dla klientów itp.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Standardowe propozycje: Wykorzystaj AI do przeszukiwania istniejących dokumentów, aby zidentyfikować te najbardziej odpowiednie, na podstawie których może stworzyć standardową propozycję z niestandardowymi częściami dla pól, takich jak nazwa klienta, cena i niektóre warunki.

Raportowanie wydajności: Zintegruj AI ze swoimi aplikacjami biznesowymi, takimi jak CRM lub portal pracowniczy, aby podsumować informacje z kluczowych pulpitów.

Niestandardowe spostrzeżenia: Wykorzystaj AI do przetwarzania notatek z setek, jeśli nie tysięcy, interakcji z klientami i zbieraj potężne spostrzeżenia. Wykorzystaj je do tworzenia strategii, projektowania kampanii lub personalizowania rozmów z przyszłymi klientami.

Tworzenie zawartości edukacyjnej

Pandemia być może zmusiła ludzi do korzystania z Internetu, ale prawdziwe możliwości transformacji cyfrowej zawartości zatrzymały ludzi w sieci.

Outlining: Twórz treści edukacyjne o niewielkich rozmiarach dla platform internetowych za pomocą AI. Burza mózgów z narzędziem do pisania AI w celu tworzenia kompleksowych i szczegółowych konspektów dla tematów o wszystkich poziomach złożoności.

Materiały pomocnicze: Większość szkoleń online opiera się na wideo. Twórz materiały pomocnicze oparte na tekście i obrazach, takie jak transkrypcje wideo, podsumowania kluczowych punktów, karty indeksowe i inne, korzystając z AI.

Quizy: Inteligentna automatyzacja quizów i testów dla uczniów. Co więcej? Twórz nieograniczone kombinacje pytań, aby utrzymać klasę na nogach przez cały czas.

Obsługa dokumentów finansowych

Dział finansowy zajmuje się niezwykłą liczbą dokumentów, w tym zamówieniami zakupu, fakturami, wyciągami z rachunków klientów/bankowych itp. Jako dyrektor finansowy, narzędzia AI do tworzenia zawartości niezwykle ułatwiają komunikację ze współpracownikami.

Raportowanie: Przetwarzaj niezliczone dokumenty, zbieraj kluczowe spostrzeżenia i raportuj odpowiednim interesariuszom, czy to Tablicy, czy współpracownikom. AI może również pomóc w kontroli wersji dokumentów w celu lepszej audytowalności.

Podsumowania: Studiuj długie i dokładne raporty finansowe, takie jak zestawienia zysków i strat, rachunki klientów, dokumenty dotyczące zgodności itp. i twórz podsumowania wykonawcze dla zespołu kierowniczego.

Zarządzanie projektami i współpraca zespołowa

W komunikacji organizacyjnej największym wyzwaniem, przed którym stoją Teams, jest utrzymanie wspólnego kontekstu.

Podsumowanie historyczne: Wyobraź sobie nowego pracownika otwierającego narzędzie AI do pisania i pytającego "podsumuj mi dotychczasowy projekt". "Dobre narzędzie podsumuje wszystko, co wydarzyło się do tej pory, zidentyfikuje kluczowe kamienie milowe i sprawi, że wszyscy nadrobią zaległości.

Podsumowanie/aktualizacje: AI może podsumować wszystkie aktualizacje projektu i komentarze, aby zapewnić całościowy kontekst dla wszystkich w zespole.

Jak widać, możliwości są nieograniczone. Jak możemy czerpać z nich korzyści? Przekonajmy się.

Jak wdrożyć generowanie dokumentów AI

Podobnie jak w przypadku większości nowoczesnych rozwiązań technologicznych, generowanie dokumentów z wykorzystaniem AI można rozpocząć niemal natychmiast.

1. Wybierz odpowiednie narzędzia AI do tworzenia dokumentów

Istnieje szeroki zakres narzędzi do tworzenia dokumentów z wbudowaną sztuczną inteligencją. Oto kilka popularnych z nich.

Microsoft Word: Ten sprawdzony edytor tekstu jest wyposażony w zintegrowaną funkcję Copilot do tworzenia zawartości, podsumowywania, edycji i nie tylko. Jeśli subskrybujesz już MS365, AI jest z nim dostarczane w pakiecie.

Dokumenty Google: Pakiet Google do zwiększania wydajności jest wyposażony w zintegrowaną aplikację Gemini do tworzenia dowolnej zawartości. Oferta wyższego poziomu może również wykorzystywać zawartość Dysku Google do tworzenia niestandardowych treści.

ClickUp Docs: ClickUp umożliwia tworzenie prostych, pięknych, kontekstowych dokumentów bezpośrednio w narzędziu do zarządzania projektami. Uruchom ClickUp Brain, aby generować wersje robocze, uruchamiać sprawdzanie pisowni, tworzyć tabele/szablony/transkrypcje i nie tylko.

W ClickUp Docs możesz osadzać zakładki, dodawać zadania, dołączać obrazy i współpracować ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym. Po zrobieniu możesz bezpiecznie udostępniać dokumenty zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Quillbot: Quillbot to zestaw narzędzi zawierający produkty do tworzenia zawartości, sprawdzania pisowni, gramatyki, wykrywania plagiatu, tłumaczenia, streszczeń i generowania cytatów.

Grammarly: Od sprawdzania pisowni i gramatyki kilka lat temu, Grammarly jest dziś bardziej wszechstronnym asystentem pisania AI, który może komponować, przepisywać, odpowiadać lub dostosowywać zawartość do różnych odbiorców.

2. Dowiedz się, jak podpowiedzieć narzędzie AI do pisania tekstów

Pamiętaj, że podpowiedź nie jest sytuacją typu "jedno pytanie - jedna odpowiedź". Możesz odpowiedzieć na odpowiedzi AI i poprosić ją o przepisanie/niestandardowe dostosowanie ich do twoich potrzeb, tym samym szkoląc je w dłuższej perspektywie.

Aby dowiedzieć się więcej na temat wykorzystania generatorów zawartości AI, przeczytaj ten podpowiedź na temat podpowiedzi AI do pisania.

3. Zintegruj ją ze swoimi cyklami pracy

Jak widzieliśmy powyżej, AI dla dokumentów Word może zrobić o wiele więcej niż tylko stworzyć pierwszą wersję roboczą. Zintegruj ją więc na każdym kroku procesu zarządzania dokumentami.

Integracje: Gdy pisarz zakończy swoją część procesu tworzenia dokumentu, ustaw sposoby automatycznego importowania plików do potoku AI. Można to zrobić poprzez udostępnianie plików na wspólnym dysku lub ustawienie API do zrobienia importu.

Funkcje specyficzne dla danej osoby: Jeśli masz redaktora pracującego nad całą zawartością, zintegruj moduły sprawdzania pisowni i gramatyki z ich pakietem edycyjnym. Daj projektantom możliwość tworzenia wizualizacji i osadzania ich w dokumencie. Jeśli pracujesz nad dokumentami prawnymi, włącz sprawdzanie faktów i możliwości zastosowania dla odpowiednich zespołów.

Ulepszenia zawartości: Przed opublikowaniem nadaj swojej zawartości wizualny impuls dzięki AI. Wykorzystaj AI dla dokumentów Word, aby podkreślić ważne punkty, napisać krótkie podsumowanie, zidentyfikować cytaty itp.

Zarządzanie projektami: Jeśli używasz ClickUp Docs do rejestrowania dyskusji, spotkań, planowania sprintów, zbierania wymagań itp. inteligentnie twórz zadania z poziomu dokumentu i zarządzaj projektami.

4. Obserwuj i podwajaj

Jako wschodząca technologia, AI wciąż ma swoje luki. Aby w pełni ją wykorzystać, należy uważnie obserwować swoje interakcje z nią.

Do zrobienia więcej tego, co działa w Twoim cyklu pracy nad zawartością, aby szybciej uzyskać idealnie dopracowane dokumenty.

Wskazówki dotyczące maksymalnego wykorzystania AI w dokumentach Word

Po ustawieniu nadrzędnego procesu, oto kilka wskazówek i trików do rozważenia.

Start with AI

Wyeliminuj blok pisarski, prosząc AI o wskazanie punktu wyjścia. Otwórz dokument i zadaj AI pytanie. Na tej podstawie zbuduj zawartość.

Dokładne wykorzystanie AI

Nie każda sztuczna inteligencja wymaga zadawania wyczerpujących pytań. Na przykład, w ClickUp Brain możesz wybrać z rozwijanej listy różne formaty, zamiast opisywać je w podpowiedzi.

Po wybraniu narzędzia AI do pisania, z którego chcesz korzystać, poświęć czas na poznanie wszystkiego, co oferuje. Wykorzystaj każdą istotną dla ciebie funkcję.

Ustawienie szablonów

Nie wymyślaj koła na nowo i oszczędzaj sobie zapamiętywania najlepszych podpowiedzi. Twórz szablony dokumentów, stylów, podpowiedzi itp. i używaj ich ponownie, aby zwiększyć wydajność. Oto kilka szablonów dokumentacji procesów dla inspiracji.

Cytowanie źródeł

Największym wyzwaniem związanym ze sztuczną inteligencją jest to, że często ukrywa ona, skąd pochodzi jej wiedza na dany temat. Jest to naturalne, biorąc pod uwagę skalę danych wykorzystywanych do szkolenia LLM. Jednak zawartość nie musi być bezpodstawna.

Poproś AI o wskazanie źródeł i cytowanie ich w treści, aby zbudować wiarygodność i autorytet w swojej branży.

Wyzwania i rozważania

Pomimo ogromnych możliwości, AI wciąż znajduje się w początkowej fazie rozwoju. Zauważysz, że każde narzędzie wyświetla zastrzeżenie, które mówi, że AI może popełniać błędy, a ciężar dokładności spoczywa na tobie. A to dopiero początek.

Halucynacje i nieścisłości

Narzędzia AI do tworzenia treści mogą powodować halucynacje, tj. tworzyć nieprawidłową zawartość, tak jakby była dokładna. Podczas gdy dostawcy AI ciężko pracują, aby zminimalizować halucynacje z każdym nowym LLM, odpowiedzialność za tworzenie dokładnej zawartości nadal spoczywa na pisarzu.

Zachowaj więc ostrożność przy korzystaniu z AI. Dokładnie sprawdzaj fakty i weryfikuj pomysły w swoich profesjonalnych dokumentach.

Pojawiające się jako wygenerowane przez AI

Nie chodzi mi o to, że nie lubię "delve", choć lubię, ale o to, że jest to znak, że tekst został napisany przez ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Jego teoria była taka, że użycie słów takich jak delve jest znakiem, że zostało napisane przez ChatGPT. Chociaż może to być dyskusyjne, wykorzystanie zawartości generowanej przez AI w sferze publicznej było przedmiotem kontroli.

Na przykład, rządy na całym świecie nakazały, aby zawartość generowana przez AI była odpowiednio oznaczona. Google nie karze zawartości AI na swoich stronach wyników wyszukiwania (SERP). Jednak zdecydowanie zachęca do nieużywania AI jako "niedrogiego, łatwego sposobu na grę w rankingach wyszukiwarek". "

W pewnym sensie dokumenty biznesowe pojawiające się jako wygenerowane przez AI mogą wywołać niekorzystne wrażenie wśród odbiorców. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest uczynienie ich bardziej zakorzenionymi i zgodnymi z obietnicą marki.

Brak prawdziwych innowacji

Dokumenty generowane przez AI są często podsumowaniem lub uzupełnieniem już istniejącej zawartości. Jak napisano na blogu na stronie Book Prize, "LLM patrzą wstecz. Są pochodne, nawet gdy tworzą nowe kombinacje; gigantyczne lusterko wsteczne. Tworzą imitacje tekstów generowanych przez ludzi". "

Podsumowując, /AI samo w sobie może nie oferować przełomowych pomysłów na zawartość. To, w czym się wyróżnia, to przyspieszenie procesu tworzenia zawartości. Jedynym sposobem na zapewnienie, że tworzysz wyjątkową, angażującą zawartość, jest zastosowanie ostrego ludzkiego obiektywu ludzkiej pomysłowości do wyników AI.

Usprawnij swój potok zawartości dzięki ClickUp

Słowo zawartość zaczęło oznaczać blogi, TikTok lub wideo na YouTube, z których większość jest wykorzystywana do celów marketingowych. Nic więc dziwnego, że marketerzy przyjęli generatywną sztuczną inteligencję jak nikt inny.

Jednak myślenie o dokumencie wygenerowanym przez AI jako ograniczonym do marketingu zmniejsza ogromne możliwości. AI może bowiem pomóc każdemu pracownikowi, menedżerowi, indywidualnemu współpracownikowi, konsultantowi lub przedsiębiorcy lepiej się komunikować.

Na wiele sposobów, AI może pomóc ci do zrobienia więcej tego, co robisz, lepiej. Zanurz się więc w AI do generowania zawartości. Otwórz ClickUp Docs i rozpocznij pracę. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś.