Kiedy staję w obliczu rozpaczliwej niemożności napisania pięciuset stron, spada na mnie chore poczucie porażki i wiem, że nigdy nie uda mi się do zrobienia.

John Steinbeck, pisarz uhonorowany Nagrodą Nobla

Niezależnie od tego, czy jesteś uznanym powieściopisarzem, czy aspirującym autorem treści SEO, strach przed pustą stroną był aż nazbyt realny. Zarówno w przypadku maszyn do pisania, jak i pustych ekranów, pisarze regularnie doświadczali problemów z rozpoczęciem pracy. Na szczęście AI położyło temu kres!

AI dla dokumentów Word, Dokumentów Google lub ClickUp Docs w cudowny sposób ułatwił rozpoczęcie pracy. AI uprościło burzę mózgów bez osądzania i pisanie z łagodnym towarzyszem.

W tym wpisie na blogu, drogi pisarzu, przedstawiamy ci wykorzystanie AI do usprawnienia i optymalizacji procesu tworzenia treści.

Screengrab of a Word Document with Copilot [Źródło: Microsoft Copilot ]

A oto jak utworzyć dokument za pomocą ClickUp Brain:

Użycie ClickUp Brain aby utworzyć dokument

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

AI dla dokumentów Word to praktyka wykorzystywania sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego do automatyzacji różnych części generowania zawartości.

Generowanie dokumentów za pomocą AI stanowi wsparcie dla zespołów w:

• Danych powstania zawartości
• Redagowanie i pomoc w pisaniu
• Formatowanie i projektowanie
• Analiza danych i spostrzeżenia

Poza zawartością marketingową lub związaną z marką, AI dla dokumentów Word wspiera zakres przypadków użycia, takich jak:

• Profesjonalne aplikacje, takie jak propozycje i recenzje
• Dokumenty prawne, takie jak umowy i zgłoszenia
• Zawartość edukacyjna, taka jak transkrypcje wideo, napisy i notatki z zajęć
• Dokumenty finansowe, takie jak wyciągi z kont, raporty roczne i zgłoszenia zgodności
• Dokumenty związane z zarządzaniem projektami, takie jak dokumenty dotyczące zbierania wymagań, raportowanie wydajności lub aktualizacje zespołu

Podstawową częścią wykorzystania AI do generowania dokumentów jest wybór odpowiedniego narzędzia. Microsoft Word, Dokumenty Google, ClickUp Brain, Quillbot itp. to popularne narzędzia dostępne obecnie na rynku.

Aby dowiedzieć się, jak wybrać odpowiednie narzędzie, jak podpowiedzieć AI i jak zmaksymalizować wyniki, czytaj dalej!

**Co to jest AI dla dokumentów Word?

AI dla danych powstania dokumentów to integracja technologii uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji z oprogramowaniem do edycji tekstu w celu wsparcia pisarza w różnych kreatywnych zadaniach.

Popularne programy do generowania zawartości, takie jak Microsoft Word i Dokumenty Google, mają w pakiecie Microsoft Copilot i Google Gemini. Nie są one jednak jedynymi. Zawartość można tworzyć za pomocą AI w szerokim zakresie narzędzi, z których niektóre omówimy w dalszej części tego wpisu.

Ale najpierw zobaczmy, co pociąga za sobą AI do generowania zawartości.

Funkcje AI dla dokumentów Word

W swojej najprostszej formie, AI for Word Documents tworzy zawartość w odpowiedzi na dane wejściowe stworzone przez użytkownika, znane jako podpowiedzi. Może jednak zrobić o wiele więcej.

Generowanie zawartości

Asystent pisania AI pomaga pisać szybciej i lepiej. Pobiera ogólne pomysły/podpowiedzi i tworzy pierwszy szkic. Rozumie odbiorców, styl i formularz zawartości, aby wygenerować szkic, na którym można się oprzeć.

Pomoc w pisaniu

Po napisaniu tekstu, AI może wiele zrobić jako pomocnik oprogramowanie do automatyzacji dokumentów .

Niektóre z najpopularniejszych funkcji pomocy w pisaniu to:

• Spellcheck: Flagowanie błędów w pisowni i języku
• Gramatyka: Poprawianie struktury zdań, składni, interpunkcji itp.
• Podsumowanie: Dodawanie streszczeń, tabel zawartości lub krótkich opisów
• Korekta tonu: Zmiana tonu tekstu, np. nadanie mu bardziej żartobliwego lub akademickiego charakteru
• Parafrazowanie: Znalezienie bardziej skutecznych sposobów na powiedzenie tego samego

Format i wygląd

Dobra zawartość jest obecnie multimodalna. Kreator dokumentów AI może również tworzyć elementy wizualne, takie jak banery, obrazy, tabele, cytaty itp.

Analiza danych i spostrzeżenia

Potrzebujesz krytycznego recenzenta dla swojej zawartości? Wypróbuj AI. Dobry kreator dokumentów AI oferuje zakres funkcji analitycznych, takich jak:

• Statystyki dokumentu: Wynik czytelności w czasie rzeczywistym, poziom ocen, liczba słów
• Wykrywanie plagiatu: Upewnij się, że twoje dokumenty AI są unikalne i wolne od plagiatu
• Analiza tekstu: Poproś AI o pomoc w wykryciu wszelkich problemów związanych z obiektywizmem, językiem inkluzywnym itp.
• Konwersja głosu na tekst: Potrzebujesz transkrypcji nagrania wywiadu? Wypróbuj AI. Wolisz wypowiadać swoją zawartość podczas biegania na bieżni? Wypróbuj AI również w tym celu!

To wszystko, a wciąż jesteśmy na wczesnej scenie rozwoju technologii sztucznej inteligencji. W miarę rozwoju AI może robić coraz więcej, oferując niezwykłe korzyści.

💡Pro Tip: Oto jak możesz wykorzystać AI w Dokumenty ClickUp aby tworzyć dokumenty:

Korzyści z generowania dokumentów AI

Pierwszą i najważniejszą zaletą korzystania z AI jest to, że eliminuje tarcie związane z pierwszym krokiem. Po prostu wpisując kilka słów, AI może podrzucić ci pomysły, z których kilka możesz zbadać i rozwinąć. To z kolei oferuje inne korzyści, takie jak:

Szybkość: AI dla dokumentów Word zajmuje się pierwszymi dwoma krokami tworzenia zawartości, tj. badaniami i pierwszą wersją roboczą. To znacznie zwiększa szybkość generowania dokumentów. Gdybyś potrzebował trzech godzin na research, dwóch na pisanie i jednej na edycję. Dzięki AI możesz skrócić ten czas nawet do czterech godzin (66% czasu).

Wydajność: Research i pierwszy szkic to wyczerpująca praca twórcza. Przyspieszając te dwa etapy, AI tworzy więcej kreatywnej energii wśród pisarzy, którą można wykorzystać do skalowania ich silnika zawartości.

Wydajność: Kluczową częścią generowania zawartości jest również repurposing, tj. tworzenie postów w mediach społecznościowych, generowanie snippetów, pisanie skryptów wideo itp. AI może to zautomatyzować i zmienić przeznaczenie zawartości w ciągu kilku sekund.

Oszczędność kosztów: Generowanie dokumentów za pomocą AI pozwala organizacjom tworzyć więcej zawartości przy szczupłych Teams.

Doświadczenie pisarza: Pisanie może być samotną pracą. AI staje się beztroskim sparingpartnerem, z którym można przeprowadzić burzę mózgów, przedyskutować pomysły, znaleźć punkty danych, edytować i zawiązać wszystko na kokardkę.

Przypadki użycia AI do generowania dokumentów

Wszystko to świetnie, ale dla kogo tak naprawdę jest generowanie dokumentów za pomocą AI? Czy jest to tylko dla pisarzy SEO, którzy muszą tworzyć zawartość na niespotykaną dotąd skalę? A może tylko dla marketerów, którzy muszą regularnie wymyślać pomysłowe sposoby ekspresji?

Cóż, generowanie dokumentów AI jest dla każdego, kto musi napisać cokolwiek - e-mail, raportowanie, podsumowanie, protokół ze spotkania i wiele więcej. Jeśli się komunikujesz, generowanie zawartości AI jest dla Ciebie!

Zastosowania biznesowe i profesjonalne

Profesjonaliści regularnie tworzą szereg dokumentów - propozycje, umowy, okresowe raportowanie wyników, podsumowania badań, spostrzeżenia rynkowe, notatki dla klientów i tak dalej.

Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Standardowe propozycje: Wykorzystanie AI do przeszukiwania istniejących dokumentów w celu zidentyfikowania tych najbardziej istotnych, na podstawie których może stworzyć standardową propozycję z niestandardowymi częściami dla pól, takich jak nazwa klienta, cena i niektóre warunki.

Raportowanie wydajności: Zintegruj AI ze swoimi aplikacjami biznesowymi, takimi jak CRM lub portal pracowniczy, aby podsumować informacje z kluczowych pulpitów.

Spostrzeżenia niestandardowe: Wykorzystaj AI do przetwarzania notatek z setek, jeśli nie tysięcy, interakcji z klientami i zbieraj potężne spostrzeżenia. Wykorzystaj to do tworzenia strategii, projektowania kampanii lub personalizowania rozmów z przyszłymi klientami.

Tworzenie zawartości edukacyjnej

Pandemia mogła zmusić ludzi do korzystania z Internetu, ale prawdziwe możliwości transformacji zawartości cyfrowej sprawiły, że ludzie tam pozostali.

Nic dziwnego, że globalny rynek e-learningu wynosi prawie 300 miliardów dolarów duży! Wykorzystaj tę szansę dzięki AI.

Outlining: Twórz krótkie treści edukacyjne na platformy internetowe z AI. Burza mózgów z narzędziem do pisania AI pozwala tworzyć kompleksowe i szczegółowe konspekty dla tematów o wszystkich poziomach złożoności.

Wsparcie: Większość szkoleń online to przede wszystkim wideo. Twórz materiały pomocnicze oparte na tekście i obrazach, takie jak transkrypcje wideo, podsumowania kluczowych punktów, karty indeksowe i inne za pomocą AI.

Quizy: Inteligentna automatyzacja quizów i testów dla uczniów. Co więcej? Twórz nieograniczone kombinacje pytań, aby utrzymać klasę na nogach przez cały czas.

Obsługa dokumentów finansowych

Dział finansowy obsługuje niezwykłą liczbę dokumentów, w tym zamówienia zakupu, faktury, wyciągi z rachunków klientów/bankowych itp. Jako dyrektor finansowy, narzędzia AI do tworzenia zawartości niezwykle ułatwiają komunikację z rówieśnikami i współpracownikami.

Raportowanie: Przetwarzanie niezliczonych dokumentów, zbieranie kluczowych spostrzeżeń i raportowanie odpowiednim interesariuszom, czy to Tablicy, czy współpracownikom. AI może również pomóc z kontrola wersji dokumentów dla lepszej audytowalności.

Podsumowania: Studiowanie długich i dokładnych raportów finansowych, takich jak zestawienia zysków i strat, rachunki klientów, dokumenty dotyczące zgodności itp. oraz tworzenie podsumowań wykonawczych dla zespołu kierowniczego.

Dodatkowa lektura: Jak używać AI do tworzenia dokumentacji

Zarządzanie projektami i współpraca w zespole

W komunikacji organizacyjnej największym wyzwaniem stojącym przed Teams jest utrzymanie wspólnego kontekstu.

Kiedy ktoś opuszcza organizację, zabiera ze sobą dużo wiedzy historycznej. Kiedy dołącza nowy członek zespołu, powtarza błędy i uczy się. Co jeśli AI może zapobiec takim nieefektywnościom?

ClickUp Brain do zarządzania projektami AI

Historyczne podsumowanie: Wyobraź sobie nowego pracownika otwierającego narzędzie do pisania AI i pytającego "catch me up on the project so far" Dobre narzędzie podsumuje wszystko, co wydarzyło się do tej pory, zidentyfikuje kluczowe kamienie milowe i sprawi, że wszyscy nadrobią zaległości.

Standup/aktualizacje: AI może podsumować wszystkie aktualizacje projektu i komentarze, aby zapewnić całościowy kontekst dla wszystkich członków zespołu.

Jak widać, możliwości są nieograniczone. Jak możemy czerpać z nich korzyści? Przekonajmy się.

Jak wdrożyć generowanie dokumentów z wykorzystaniem AI

Podobnie jak w przypadku większości nowoczesnych osiągnięć technologicznych, generowanie dokumentów AI można rozpocząć niemal natychmiast.

1. Wybór odpowiednich narzędzi AI do tworzenia dokumentów

Istnieje szeroki zakres narzędzi do tworzenia dokumentów z wbudowaną sztuczną inteligencją. Oto kilka popularnych z nich.

Microsoft Word: Ten sprawdzony edytor tekstu jest wyposażony w zintegrowaną funkcję Copilot do tworzenia zawartości, podsumowywania, edycji i nie tylko. Jeśli subskrybujesz już MS365, AI jest z nim dostarczane w pakiecie.

📖 Czytanie bonusowe: AI czy nie AI, oto kilka z nich Hacki do Microsoft Word .

Dokumenty Google: Pakiet Google zapewniający wysoką wydajność jest wyposażony w zintegrowaną aplikację Gemini do tworzenia dowolnej zawartości. Oferta wyższego poziomu może również wykorzystywać zawartość Dysku Google do tworzenia niestandardowych treści.

ClickUp Docs dla efektywnych i pięknych dokumentów

ClickUp Docs: ClickUp umożliwia tworzenie prostych, pięknych, kontekstowych dokumentów bezpośrednio w narzędziu do zarządzania projektami. Spin up ClickUp Brain do generowania szkiców, sprawdzania pisowni, tworzenia tabel/szablonów/transkryptów i nie tylko.

W ClickUp Docs możesz osadzać zakładki, dodawać zadania, dołączać obrazy i współpracować ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym. Po zrobieniu możesz bezpiecznie udostępniać dokumenty zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Quillbot: Quillbot to zestaw narzędzi z produktami do tworzenia zawartości, sprawdzania pisowni, gramatyki, wykrywania plagiatu, tłumaczenia, podsumowań i generowania cytatów.

Grammarly: Od bycia sprawdzarką pisowni i gramatyki kilka lat temu, Grammarly jest dziś bardziej wszechstronnym asystentem pisania AI, który może komponować, przepisywać, odpowiadać lub dostosowywać zawartość do różnych odbiorców.

2. Naucz się podpowiedzi narzędzia AI do pisania

Zawartość generowana przez narzędzie do pisania AI jest tylko tak dobra, jak podpowiedzi, które mu dajesz. Aby uzyskać unikalną i wysokiej jakości zawartość, podpowiedzi powinny być jak najbardziej szczegółowe. Uwzględnij:

• Cel odbiorców
• Liczbę słów
• Opis tego, czego ma dotyczyć zawartość
• Wskazówki do uwzględnienia
• Główne słowo kluczowe
• Ton głosu
• Ewentualne przykłady

Pamiętaj, że podpowiedź nie jest sytuacją typu jedno pytanie - jedna odpowiedź. Możesz odpowiedzieć na odpowiedzi AI i poprosić ją o przepisanie/niestandardowe dostosowanie ich do twoich potrzeb, tym samym szkoląc je w dłuższej perspektywie.

Więcej informacji na temat wykorzystania Generatory zawartości AI , przeczytaj ten elementarz na temat Podpowiedzi dotyczące pisania w AI .

3. Zintegruj go ze swoimi cyklami pracy

Jak widzieliśmy powyżej, AI dla dokumentów Word może zrobić o wiele więcej niż tylko stworzyć pierwszą wersję roboczą. Zintegruj ją więc na każdym kroku swojej pracy przepływu pracy związanego z zarządzaniem dokumentami .

Integracje: Gdy pisarz zakończy swoją część procesu tworzenia dokumentu, ustaw sposoby automatycznego importowania plików do potoku AI. Można to zrobić poprzez udostępnianie plików na wspólnym dysku lub ustawienie API do zrobienia importu.

Funkcje specyficzne dla danej osoby: Jeśli masz redaktora pracującego nad całą zawartością, zintegruj moduły sprawdzania pisowni i gramatyki z ich pakietem edycyjnym. Daj projektantom możliwość tworzenia wizualizacji i osadzania ich w dokumencie. Jeśli pracujesz nad dokumentami prawnymi, włącz sprawdzanie faktów i możliwości zastosowania dla odpowiednich zespołów.

Ulepszenia zawartości: Przed opublikowaniem nadaj swojej zawartości wizualny impuls dzięki AI. Użyj AI dla dokumentów Word, aby podkreślić ważne punkty, napisać krótkie podsumowanie, zidentyfikować przyciągające uwagę cytaty itp.

Zarządzanie projektami: Jeśli używasz ClickUp Docs do nagrywania dyskusji, spotkań, planowania sprintów, zbierania wymagań itp. inteligentnie twórz zadania z poziomu dokumentu i zarządzaj projektem.

4. Obserwuj i podwajaj

Jako wschodząca technologia, AI wciąż ma swoje luki. Aby jak najlepiej ją wykorzystać, uważnie obserwuj swoje interakcje z nią.

• Zidentyfikuj trendy błędów popełnianych przez generator dokumentów AI
• Włączaj/wyłączaj ustawienia pisowni i elementów stylistycznych
• Zapisywanie terminów związanych z marką i słów kluczowych
• Obserwuj, jakie podpowiedzi dają najlepsze wyniki

Rób więcej tego, co działa w Twoim cyklu pracy nad zawartością, aby szybciej uzyskać idealnie dopracowane dokumenty.

Wskazówki dotyczące maksymalizacji AI w dokumentach Word

Po ustawieniu nadrzędnego procesu, oto kilka wskazówek i trików do rozważenia.

Zacznij od AI

Wyeliminuj blok pisarski, prosząc AI o wskazanie punktu wyjścia. Otwórz dokument i zadaj AI pytanie. Na tej podstawie zbuduj zawartość.

Używaj AI dokładnie

Nie każda sztuczna inteligencja wymaga zadawania wyczerpujących pytań. Na przykład w ClickUp Brain możesz wybrać z rozwijanej listy różne formaty, zamiast opisywać je w podpowiedzi.

Produkuj niestandardową zawartość w mgnieniu oka dzięki ClickUp Brain

Po wybraniu opcji Narzędzie do pisania AI którego chcesz używać, poświęć czas na poznanie wszystkiego, co oferuje. Korzystaj z każdej funkcji, która jest dla Ciebie istotna.

Ustawienie szablonów

Nie wymyślaj koła na nowo i oszczędzaj sobie zapamiętywania najlepszych podpowiedzi. Stwórz szablony dla dokumentów, stylów, podpowiedzi itp. i używaj ich ponownie dla większej wydajności. Oto kilka z nich szablony dokumentacji procesów dla inspiracji.

Cytuj źródła

Największym wyzwaniem związanym z AI jest to, że często ukrywa ona, skąd pochodzi jej wiedza na dany temat. To naturalne, biorąc pod uwagę skalę danych wykorzystywanych do szkolenia LLM. Jednak zawartość nie musi być bezpodstawna.

Poproś AI o wskazanie źródeł i cytowanie ich w zawartości, aby zbudować wiarygodność i autorytet w swojej branży.

bonus_: Nie jesteś jeszcze gotowy do tworzenia dokumentów? Bez obaw. Oto plik do pobrania na temat jak wykorzystać AI dla wydajności .

Wyzwania i rozważania

Pomimo ogromnych możliwości, AI wciąż znajduje się w początkowej fazie rozwoju. Zauważysz, że każde narzędzie wyświetla zastrzeżenie, które mówi, że AI może popełniać błędy, a ciężar dokładności spoczywa na tobie. A to dopiero początek.

Halucynacje i nieścisłości Narzędzia AI do tworzenia zawartości mogą wywoływać halucynacje, tj. tworzyć niepoprawną zawartość tak, jakby była dokładna. Podczas gdy dostawcy AI ciężko pracują, aby zminimalizować halucynacje z każdym nowym LLM, odpowiedzialność za tworzenie dokładnej zawartości nadal spoczywa na pisarzu.

Zachowaj więc ostrożność w stosunku do AI, z którego korzystasz. Podwójnie sprawdzaj fakty i dokładnie weryfikuj pomysły w swoich profesjonalnych dokumentach.

Pojawiające się jako wygenerowane przez AI

Nie chodzi mi o to, że nie lubię "delve", choć lubię, ale o to, że jest to znak, że tekst został napisany przez ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL> Paul Graham (@paulg) 7 kwietnia 2024 r tweet Paula Grahama łapiącego tekst ChatGPT_

Jego teoria była taka, że użycie słów takich jak delve jest znakiem, że został napisany przez ChatGPT. Chociaż może to być dyskusyjne, wykorzystanie zawartości generowanej przez AI w sferze publicznej było przedmiotem kontroli.

Na przykład rządy na całym świecie nakazały, aby zawartość generowana przez AI była odpowiednio oznaczona. Google nie karze zawartości AI na swoich stronach wyników wyszukiwania (SERP). Jednak zdecydowanie zachęca do nieużywania AI jako "niedrogiego, łatwego sposobu na grę w rankingach wyszukiwarek"

W pewnym sensie dokumenty biznesowe pojawiające się jako wygenerowane przez AI mogą wywołać niekorzystne wrażenie wśród odbiorców. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest uczynienie ich bardziej zakorzenionymi i zgodnymi z obietnicą marki.

Brak prawdziwej innowacyjności

Dokumenty generowane przez AI są często podsumowaniem lub przetworzeniem już istniejącej zawartości. W związku z tym blog na stronie Book Prize ujmuje to następująco: "LLM patrzą wstecz. Są pochodne, nawet gdy tworzą nowe kombinacje; gigantyczne lusterko wsteczne. Tworzą imitacje tekstów generowanych przez ludzi"

Podsumowując, /AI samo w sobie nie oferuje nowych, przełomowych pomysłów. Jedynym sposobem na uniknięcie ostatecznego upadku zawartości jest wzbogacenie jej o ludzką pomysłowość.

Streamline Your Content Pipeline with ClickUp

Słowo zawartość zaczęło oznaczać blogi, TikTok lub wideo na YouTube, z których większość jest wykorzystywana do celów marketingowych. Nic więc dziwnego, że marketerzy przyjęli generatywne AI jak nikt inny.

Jednak myślenie o dokumencie wygenerowanym przez AI jako ograniczonym do marketingu zmniejsza ogromne możliwości. AI może bowiem pomóc każdemu pracownikowi, menedżerowi, indywidualnemu współpracownikowi, konsultantowi lub przedsiębiorcy lepiej się komunikować.

Od naprawiania błędów gramatycznych po przepisywanie dla jasności / wpływu, AI dla dokumentów Word może poprawić skromny e-mail. Może zaoszczędzić cenny czas liderów, podsumowując dłuższe dokumenty i sprowadzając je do kluczowych wniosków. Może pomóc nauczycielom w tworzeniu multimodalnych lekcji, które są skuteczne dla szerszego zakresu uczniów.

Pod wieloma względami AI może pomóc ci do zrobienia więcej tego, co robisz, lepiej. Zanurz się więc w AI do generowania zawartości. Otwórz ClickUp Docs i rozpocznij pracę. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .