Intranet a Internet: Kluczowe różnice i zastosowania sieci

Komunikacja wewnętrzna może decydować o wynikach organizacji.

Jeśli pracownikom brakuje bezpiecznego sposobu na skuteczną komunikację i współpracę, wydajność spada, cierpią na tym terminy, a ryzyko wycieku poufnych informacji wzrasta wykładniczo.

Właśnie dlatego firmy często korzystają z intranetu, aby połączyć swoje Teams. Ale czy w dobie Internetu w ogóle potrzebujemy intranetu do wewnętrznej komunikacji w naszym miejscu pracy? 🤔

Na to pytanie odpowiemy tutaj. W tym poście zbadamy funkcje i różnice między intranetem a Internetem, aby określić, który z nich ma większy sens dla Twojej organizacji.

⏰60-sekundowe podsumowanie

• Intranet zapewnia bezpieczną wewnętrzną sieć komunikacyjną dla firm, ale kosztem możliwości pracy zdalnej
• Internet jest dostawcą możliwości pracy zdalnej, ale jest mniej bezpieczny niż intranet
• ClickUp zapewnia to, co najlepsze - bezpieczną komunikację wewnętrzną i możliwość pracy zdalnej
• ClickUp zawiera wbudowane funkcje zarządzania projektami, zarządzania wiedzą i portale dla klientów
• Funkcje ClickUp AI sprawiają, że bardzo łatwo jest znaleźć informacje z bazy wiedzy lub wykonać działania związane z zarządzaniem projektami za pomocą prostych wiadomości tekstowych

Czym jest Internet?

Internetu nie trzeba przedstawiać. Jeśli jednak potrzebujesz informacji o tym, jak działa, jego pochodzeniu i kluczowych funkcjach, oto krótki przegląd:

Definicja i pochodzenie Internetu

Internet powstał jako projekt rządu USA podczas zimnej wojny w latach 60-tych. Mówiąc najprościej, jest to masywna sieć sieci połączonych ze sobą (stąd nazwa internet).

Sieć Twojej firmy telekomunikacyjnej jest połączona z inną firmą telekomunikacyjną, ich sieć jest połączona z innymi sieciami telekomunikacyjnymi i tak dalej. I nie chodzi tylko o sieci telekomunikacyjne - wiele innych sieci uczestniczy w Internecie, w tym:

• Różne sieci lokalne (LAN) stanowiące połączenie urządzeń wewnątrz organizacji
• Sieci dostawców usług przetwarzania w chmurze
• Sieci wirtualnych sieci prywatnych (VPN) itp.

Łączą się one z globalną siecią podmorskich kabli do transmisji danych (zwanych kablami podmorskimi), które są połączone z różnymi sieciami centrów danych. Tworzy to masywną, globalną sieć komputerową, w której dane podróżują po całym świecie, a informacje mogą być wyszukiwane z dowolnego miejsca. 🛜

Mapa globalnej podmorskiej sieci kablowej, która przenosi cały ruch internetowy na świecie za pośrednictwem SubmarineCableMap.com

Kluczowe funkcje

Internet, z którego korzystamy dzisiaj, jest możliwy dzięki kilku jego kluczowym funkcjom, z których korzystamy każdego dnia. Obejmują one:

• World Wide Web (WWW): Ta funkcja umożliwia tworzenie stron internetowych i uzyskiwanie do nich dostępu za pośrednictwem połączenia internetowego. Określa ona, w jaki sposób strony internetowe są projektowane i ładowane przez przeglądarki internetowe
• Wyszukiwarki: Wyszukiwarki takie jak Google i Bing pomagają nam znaleźć informacje opublikowane w Internecie
• Poczta elektroniczna: Ułatwiona przez różnych dostawców usług e-mail (tj. Gmail, Outlook itp.), funkcja ta odgrywa kluczową rolę wprofesjonalnej komunikacjiumożliwiając pracownikom firmy (i ogólnie ludziom) łatwą wymianę wszelkiego rodzaju informacji
• Media społecznościowe: Składają się na nie LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram i wiele innych podobnych stron internetowych i aplikacji, które pozwalają ludziom na całym świecie na połączenie i komunikację
• E-commerce: Połączenie WWW z globalnymi standardami branży płatniczej i technologią bramek płatniczych, które ułatwiają zakupy i transakcje online
• Wiadomości błyskawiczne (IM): Odnosi się to do aplikacji do przesyłania wiadomości, takich jak WhatsApp, Facebook Messenger i Google Chat, które umożliwiają wysyłanie wiadomości i czatowanie z ludźmi z całego świata w czasie rzeczywistym
• Voice over Internet Protocol (VoIP): Protokół, który ułatwia połączenia głosowe i wideo przez Internet za pośrednictwem platform takich jak WhatsApp, Facebook, Skype, Zoom itp.

Rola Internetu w komunikacji i mediach masowych

Internet odegrał największą rolę w rewolucjonizowaniu komunikacji i mediów masowych. Technologie takie jak e-mail, komunikatory, media społecznościowe, VoIP i połączenia wideo zmieniły krajobraz komunikacji, umożliwiając ludziom połączenie na całym świecie. 🌍

Również w przypadku mediów masowych Internet odegrał ważną rolę dzięki kanałom takim jak portale społecznościowe, ułatwiając masowe przesyłanie strumieniowe i konsumpcję zawartości mediów bez znacznych inwestycji. Doprowadziło to do bezprecedensowych zmian w sposobie życia, pracy i komunikacji.

Niektóre przykłady tych zmian obejmują:

1. Praca zdalna: Możliwa jest całkowicie zdalna praca dla organizacji, a wszystko to dzięki e-mailom, platformom VoIP, komunikatorom internetowym i innym funkcjom opartym na Internecie
2. Era informacji: Żyjemy w erze informacji - erze, w której wiadomości, dane i informacje docierają z jednego zakątka świata do drugiego w czasie rzeczywistym
3. Globalizacja: Dzięki Internetowi praca z utalentowanymi ludźmi z dowolnego zakątka świata i obsługa globalnych klientów stała się znacznie łatwiejsza

Zrozumienie intranetów

Podczas gdy Internet jest domyślnym ustawieniem dla większości globalnej komunikacji, niektóre Business korzystają z Intranetu, aby ułatwić komunikację i udostępnianie informacji między pracownikami.

Czym one są i do zrobienia? Oto krótkie wyjaśnienie:

Definicja i funkcje Intranetów

Intranety to prywatne sieci wdrażane przez organizacje w celu połączenia urządzeń działających na ich terenie.

Tworzą one bezpieczną sieć wewnętrzną, która jest niedostępna poza organizacją, dzięki czemu pracownicy mogą przesyłać poufne dane, uzyskiwać dostęp do zasobów i udostępniać informacje bez obawy o ich wyciek.

Intranety pełnią również podwójną rolę:

✅ System zarządzania treścią: Większość intranetów jest dostarczana z systemem zarządzania treścią (CMS), aby ułatwić dane powstania i zarządzanie zawartością w celu rozpowszechniania informacji w organizacji

kanał integracji: Platformy intranetowe mogą być również zintegrowane z innymi narzędziami używanymi przez organizację, takimi jak system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub platforma zarządzania relacjami z klientami (CRM)

medium komunikacji: e-mail, wiadomości, czat i inne formy komunikacji funkcje intranetu społecznościowego pozwalające członkom Teams na komunikację

✅ Strona główna do schematów organizacyjnych: Platformy intranetowe zapewniają również firmom możliwość tworzenia szczegółowych schematów organizacyjnych, które dają kontrolowany dostęp administratorom i menedżerom w celu szybkiego przeglądu hierarchii zespołu

Centralne repozytorium plików: Intranety umożliwiają firmom zbudowanie scentralizowanego repozytorium plików do przechowywania wszystkich plików i dokumentów związanych z działalnością firmy

Rola intranetu w komunikacji wewnętrznej i współpracy

Wszędzie tam, gdzie wdrażany jest intranet, odgrywa on kluczową rolę w wewnętrznej komunikacji i współpracy firmy. Oto niektóre z jego ważnych funkcji w działalności firmy:

🌟 Jedno źródło prawdy: Intranet służy jako jedno źródło prawdy dla swojej organizacji. Jest to oficjalny hub wszystkich dokumentów firmowych, aktualizacji i ogłoszeń, umożliwiający pracownikom odwoływanie się do niego w celu uzyskania wszystkich informacji organizacyjnych

Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR): Intranety odgrywają również kluczową rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi w firmie. Umożliwiają centralizację polityki firmy, wdrażanie i szkolenie pracowników oraz inne procesy HR, takie jak zarządzanie urlopami i dystrybucja świadczeń pracowniczych

Kanał komunikacji i współpracy: Intranet jest dostawcą wewnętrznych usług dla pracowników kanały zaangażowania pracowników (np. e-mail, wiadomości itp.) do komunikowania się z kolegami i współpracy za pośrednictwem czatów grupowych lub forów dyskusyjnych

Przykład Intranetu w akcji

Firma świadcząca usługi IT wdraża firmowy intranet wykorzystujący Sharepoint i prywatną zamkniętą sieć w celu ułatwienia komunikacji między pracownikami. Tworzy różne portale dla pracowników do wdrażania, szkoleń i dyskusji zespołowych w celu zarządzania komunikacją wewnętrzną i potrzebami operacyjnymi.

Kiedy nowy pracownik dołącza do firmy, menedżer HR rejestruje go na portalu onboardingowym firmy, po czym przechodzi on przez program szkoleniowy.

Po zakończonym szkoleniu mogą oni współpracować z członkami zespołu na wewnętrznych portalach dyskusyjnych i czatach grupowych. Otrzymują również dostęp do zasobów i plików ze scentralizowanej przestrzeni dokumentów firmy hostowanej w Sharepoint.

Intranet a Internet: Kluczowe różnice

Istnieją pewne fundamentalne różnice w funkcji i naturze Internetu i intranetu. Podczas gdy internet nie ma właściciela, intranet jest prywatną własnością organizacji, która go wdraża. Dostęp do intranetu jest zatem ograniczony tylko do autorskich użytkowników (tj. pracowników) i dostępny tylko na terenie kampusu. 🏢

Z tych powodów bezpieczeństwo intranetu jest wyższe niż bezpieczeństwo sieci publicznej, takiej jak Internet, która jest placem zabaw dla wszystkich. Oznacza to jednak również, że problemy z siecią muszą być rozwiązywane przez organizację we własnym zakresie.

Oto przegląd różnic między Internetem a intranetem:

Wybór najlepszej opcji dla rynku docelowego i potrzeb organizacyjnych

Więc, która z tych opcji jest lepszym wyborem dla Twojej organizacji: Intranet czy Internet? Odpowiedź zależy od potrzeb organizacji.

Jeśli bezpieczeństwo i poufność danych są najważniejsze w Twojej branży, potrzebujesz intranetu. Oferuje on lepszą prywatność ze względu na swoją odizolowaną naturę i lepsze monitorowanie aktywności sieciowej ze względu na brak anonimowości, prywatną własność i scentralizowanej komunikacji . 🔏

Jednak pracownicy nie mogą uzyskać dostępu do portali intranetowych ani przechowywanych w nich dokumentów z dowolnego miejsca poza organizacją.

W wyniku tego nie mogą pracować zdalnie. Jeśli praca zdalna jest istotnym czynnikiem w twoim biznesie, powinieneś wybrać internetowe zarządzanie projektami i rozwiązanie do współpracy dla Twojego miejsca pracy.

Wdrażanie intranetów: Najlepsze praktyki

Wdrożenie intranetu jest zrobione przez wewnętrzny zespół wsparcia IT w organizacji. Istnieją jednak pewne najlepsze praktyki, o których należy pamiętać podczas jego wdrażania. Są to:

1. Określenie właściwego rozwiązania intranetowego dla organizacji

Po pierwsze, należy określić właściwe oprogramowanie intranetowe dla Twojej organizacji. Niektóre przykłady to Sharepoint, Workvivo i Simpplr. Należy wybrać jedno z nich, mając na uwadze budżet organizacji, wielkość zespołu i wymagania komunikacyjne. Skalowalność i biała etykieta to inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze platformy intranetowej.

2. Wykorzystanie narzędzi programowych

Po wdrożeniu infrastruktury intranetowej należy zbudować wewnętrzne narzędzia programowe do określonych celów. Oznacza to budowanie wewnętrznych portali dla procesów HR, udostępniania informacji i innych operacji biznesowych.

Nie musisz budować ich od zera - dostępnych jest wiele platform kompatybilnych z intranetem, które ułatwiają tworzenie portali wewnętrznych. Przykładami takich platform są Notion lub samodzielnie hostowany WordPress na serwerze Xampp.

3. Integracja z istniejącymi systemami

Po zbudowaniu portali wewnętrznych należy połączyć je z istniejącym stosem technologicznym. Oznacza to połączenie ich z e-mailem, rozwiązaniem CRM, rozwiązaniem ERP i wszelkimi innymi narzędziami technologicznymi, których możesz używać w celu zwiększenia wydajności zespołu.

W ten sposób mogą one pobierać i dostarczać niezbędne informacje z odpowiednich systemów, aby zapewnić członkom zespołu aktualne informacje. ℹ️

Pozwala również na ustawienie automatycznych reguł do wykonywania określonych zadań (takich jak tworzenie kontaktu w CRM, gdy zespół sprzedaży otrzyma nowy e-mail), minimalizując potrzebę przełączania się między wieloma aplikacjami.

4. Zapewnienie użyteczności i pozytywnego doświadczenia użytkownika

Wreszcie, upewnij się, że portale intranetowe i inne narzędzia, które wdrażasz, pozostają użyteczne i zapewniają pozytywne wrażenia użytkownika. Firmy często komplikują procesy związane z instalacją intranetu nie biorąc pod uwagę opinii pracowników.

Aby tego uniknąć, zaangażuj swoich pracowników zarówno w planowanie, jak i wdrażanie intranetu. Ponadto regularnie zbieraj ich opinie nawet po wdrożeniu, aby zapewnić jego użyteczność w dłuższej perspektywie.

Jak ClickUp może pomóc w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

Do tej pory oceniliśmy rolę, jaką intranety odgrywają w komunikacji wewnętrznej firmy i jak powinny być wdrażane. Są one bezpieczne i konfigurowalne, ale nie są idealne do zdalnego dostępu. Intranety są również trudne i kosztowne w ustawieniu.

Jeśli to nie brzmi jak twoja filiżanka herbaty, istnieje mądrzejsza i lepsza alternatywa - Intranety ClickUp !

Jako aplikacja do wszystkiego w pracy, ClickUp zawiera wszystkie funkcje bezpiecznej platformy intranetowej połączonej z funkcją zarządzania projektami oraz portale dla klientów .

To sprawia, że jest to najlepszy wybór zarówno do wewnętrznej, jak i zewnętrznej komunikacji biznesowej. Zapewnia również silne funkcje współpracy, aby pomóc członkom zespołu i autorom zewnętrznym (klientom, konsultantom) w opracowywaniu strategii, planowaniu i realizacji projektów.

Używamy ClickUp do zarządzania projektami i zadaniami, a także jako bazy wiedzy. Został on również zaadoptowany do monitorowania i aktualizowania naszych ram OKR oraz kilku innych przypadków użycia, w tym przepływów i formularzy wniosków urlopowych oraz cykli pracy. Wspaniale jest móc obsługiwać to wszystko w ramach jednego produktu, ponieważ rzeczy mogą być bardzo łatwo ze sobą powiązane.

Thomas Clifford, TravelLocal

Przyjrzyjmy się, jak ClickUp radzi sobie z zadaniami platformy intranetowej.

Funkcje ClickUp do zarządzania intranetem i ekstranetem

Funkcje ClickUp zostały zaprojektowane tak, aby ułatwić pracownikom komunikację. Oto niektóre z tych funkcji:

1. Komunikacja Czat ClickUp to funkcja wiadomości błyskawicznych, która pozwala członkom zespołu łatwo komunikować się ze sobą. W celu zapewnienia płynnej komunikacji, połączone są rozmowy z kontekstem (tj. projektami, plikami itp.), dzięki czemu zespół może łatwo znaleźć dowolny plik lub informacje o projekcie podczas rozmowy na czacie. Umożliwia również wysyłanie plików wraz z wiadomościami, oferując lepszą

alternatywa dla poczty e-mail . 📩

Użyj ClickUp Chat, aby usprawnić komunikację między pracownikami, wysyłać pliki i podsumowywać rozmowy

Ale to nie koniec - ClickUp Chat jest oparty na AI i wykonuje kilka czynności na twoją komendę. ClickUp Brain , funkcja AI zawarta w ClickUp, sprawia, że jest to możliwe. Można jej używać do:

• Podsumowania rozmowy
• Dostarczanie informacji o postępach w projekcie od ostatniego logowania
• Znajdowanie pliku z dowolnego folderu projektu

2. Zarządzanie wiedzą Zarządzanie wiedzą w ClickUp funkcje są bardziej rozbudowane niż w przypadku platform intranetowych. Obejmuje to wbudowaną edycję dokumentów i funkcje organizacyjne do tworzenia

wewnętrzna baza wiedzy .

Twórz, edytuj i organizuj dokumenty pracownicze za pomocą ClickUp Docs, aby uzyskać łatwy dostęp do informacji o projektach i zasadach firmy

Możesz użyć Dokumenty ClickUp do tworzenia i przechowywania dokumentów związanych ze wszystkimi projektami i organizowania ich w folderach projektów w ClickUp w celu łatwego wyszukiwania. Alternatywnie, zbuduj scentralizowane repozytorium wszystkich zasad i procedur, których każdy musi przestrzegać podczas pracy nad dowolnym projektem.

💡 Pro Tip: Pobieranie informacji z bazy wiedzy jest również łatwe dzięki ClickUp. Wystarczy zadać ClickUp Brain pytanie, a on wyszuka odpowiedź z Twoich dokumentów.

3. Integracje

ClickUp integruje się z zewnętrznymi aplikacjami biznesowymi i aplikacjami zwiększającymi wydajność, takimi jak Google Drive, Slack, HubSpot itp. Ta funkcja pozwala zarządzać całą pracą z jednego pulpitu, eliminując w ten sposób potrzebę przełączania się między różnymi aplikacjami.

Dostępnych jest ponad 1000 Integracje ClickUp które można wykorzystać do połączenia go z szerokim zakresem aplikacji biznesowych, co czyni go bardziej elastycznym niż jakakolwiek inna platforma intranetowa.

Zarządzanie zadaniami i funkcje współpracy dla komunikacji wewnętrznej

ClickUp dostarcza również liczne funkcje zarządzania zadaniami i współpracy, które pomagają członkom zespołu zarządzać obciążeniem pracą. Oto krótki przegląd tych funkcji:

1. Zarządzanie zadaniami

ClickUp zawiera wbudowany menedżer zadań, który pomaga pracownikom zarządzać całym obciążeniem pracą nad projektem z jednego miejsca. Użyj Zadania ClickUp aby podzielić obciążenie pracą w projekcie na możliwe do wykonania kroki i przypisać je różnym członkom zespołu. 🪜

Przypisuj zadania członkom zespołu i inicjuj dyskusje oparte na projektach za pomocą ClickUp Tasks

Każde zadanie może mieć również załączone pliki, aby dostarczyć informacje wymagane do jego zakończenia. ClickUp Tasks pozwala również członkom zespołu oznaczać się nawzajem w celu wyjaśnienia wątpliwości.

2. Współpraca

ClickUp oferuje funkcje planowania i opracowywania strategii dla członków zespołu i klientów w celu współpracy nad projektami. Tablice ClickUp umożliwia członkom Twojego zespołu i klientom budowanie map myśli i schematów blokowych strategii projektu, procesu realizacji i wiele więcej.

Po zaprojektowaniu strategii lub procesu, zadania dla wszystkich jego kroków mogą być uruchamiane z poziomu samej Tablicy.

Tworzenie map myśli i schematów blokowych dla celów projektu przy użyciu ClickUp Tablica

Wykorzystanie ClickUp Docs i Tablic do udostępniania wiedzy i współpracy: Przykład

Firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania poszukuje system komunikacji wewnętrznej . Rozważa różne platformy intranetowe, ale żadna z nich nie spełnia oczekiwań, ponieważ narzędzia nie pozwalają na dostęp z zewnątrz, a dla firmy kluczowe jest zaangażowanie klientów w projekty.

Następnie natrafia na ClickUp i zaczyna korzystać z ClickUp Docs, aby zbudować bazę wiedzy o konkretnych projektach Specyfikacja wymagań oprogramowania (SRS) dokumenty i procesy wewnętrzne. Gotowe szablony wiki pomagają firmie w tym zadaniu. 🤩

Po zakończeniu, Wiki lub baza wiedzy jest udostępniana wszystkim pracownikom, którzy odwołują się do niej za każdym razem, gdy czują się zdezorientowani co do wymagań jakiegokolwiek projektu lub polityki firmy. To znacznie zmniejsza liczbę zapytań dla działu HR i liderów projektów, oszczędzając cenny czas. ⌛

Firma zaczyna również używać Tablic ClickUp do planowania i opracowywania strategii z klientami. Poprawia to jakość planu projektu i eliminuje możliwość nieporozumień. Wynikiem jest mniejsza liczba błędów w każdym sprincie i szybsze zakończenie projektów, co ostatecznie prowadzi do większego zadowolenia klientów.

Usprawnij i zabezpiecz swoją wewnętrzną komunikację dzięki ClickUp

Rozwiązanie intranetowe jest ważne dla powodzenia firmy, zasadniczo służąc jako jej cyfrowa siedziba. Dostarcza ono jednak funkcji współpracy i bezpieczeństwa, ale jego ustawienie jest kosztowne i skomplikowane, a ponadto brakuje mu zdalnego dostępu.

To właśnie tutaj ClickUp błyszczy. Łączy w sobie bezpieczeństwo intranetu z solidnym zarządzaniem projektami, komunikacją, współpracą i funkcjami integracji - a wszystko to w ramach ujednoliconej platformy. Co więcej, jest przyjazny dla użytkowników zdalnych, dzięki czemu idealnie nadaje się do nowoczesnego, globalnego i cyfrowego miejsca pracy. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby doświadczyć tych korzyści z pierwszej ręki i usprawnić współpracę przy projektach w swojej organizacji!