Masz idealny plan projektu - wszystko na mapie, aby osiągnąć kamienie milowe i cele. Ale po zakończeniu projektu zdajesz sobie sprawę, że niektóre zadania są nadal niekompletne i nie dostarczyłeś wyników, na które liczyłeś.
Czasami spowalniają cię przestarzałe procesy lub nieefektywne systemy. Innym razem przyczyną niepowodzenia projektu może być brak szkoleń lub niejasności w zespole. Niezależnie od przyczyny, znalezienie i naprawienie pierwotnego problemu jest pierwszym krokiem do upewnienia się, że sytuacja się nie powtórzy.
Diagram rybiej ości może być świetnym sposobem na stworzenie mapy problemu i odkrycie potencjalnych przyczyn. Pomaga on rozplątać główny problem, dostrzec wzorce i dowiedzieć się, co jest nie tak.
W tym przewodniku omówimy szczegółowo diagramy rybiej ości i krok po kroku proces ich tworzenia. Do dzieła!
Co to jest diagram rybiej ości?
Diagram rybiej ości to narzędzie do wizualizacji, jak każde inne szablon schematu blokowego który pomaga zespołom odkryć podstawowe problemy w każdym problemie biznesowym.
Nazywane również diagramami Ishikawy, diagramami w jodełkę lub diagramami przyczynowo-skutkowymi, głównym celem tego diagramu jest wizualna mapa przyczyn i pod-przyczyn prowadzących do konkretnego problemu.
via GeeksforGeeks
Pochodzenie diagramu Fishbone
Diagramy rybiej ości były wykorzystywane do rozwiązywania problemów w biznesie od lat dwudziestych XX wieku. Stały się sławne w 1968 roku, kiedy to Kaoru Ishikawa, japoński profesor inżynierii, udoskonalił i spopularyzował tę koncepcję podczas pracy nad zarządzaniem jakością w stoczni Kawasaki.
Od tego czasu to proste, ale skuteczne narzędzie stało się wykorzystywane nie tylko do naprawiania problemów. Obecnie jest szeroko stosowane do zapobiegania powtarzającym się wyzwaniom, ulepszania istniejących procesów i opracowywania powodzenia produktów.
**Mazda Motors, kultowy japoński producent samochodów, zaprojektował legendarny samochód sportowy Miata (MX5) do zrobienia diagramu rybiej ości. Ich zespół inżynierów wykorzystał je do przeprowadzenia burzy mózgów, zidentyfikowania wad istniejących modeli i zaprojektowania samochodu, który zachwyciłby entuzjastów na całym świecie.
Wynik? Mazda MX-5 to samochód, który daje radość z jazdy i jest przyjazny dla portfela. Dowód na to, że odrobina zorganizowanego rozwiązywania problemów może prowadzić do ogromnej radości na drodze.
Zastosowania diagramu Fishbone
Diagramy rybiej ości są bardzo pomocne na więcej sposobów, niż można sobie wyobrazić. Ograniczając się do podstaw, oto trzy proste diagramy rybiej ości przykłady diagramów w prawdziwym życiu:
1. Zarządzanie nieruchomościami
W zarządzaniu nieruchomościami diagramy rybiej ości ujawniają przyczyny awarii sprzętu. Aby lepiej dostrzec przyczynę problemu, kategorie takie jak Ludzie, Proces, Aktywa, Środowisko, Materiały i Dostawcy zaczynają ujawniać wzorce, które pozwalają kierownikom obiektów lepiej planować konserwację.
2. Marketing
Zespoły marketingowe zazwyczaj tworzą diagram Ishikawy w celu przeprowadzenia burzy mózgów na temat kreatywnych strategii lub analizy kampanii. W rzeczywistości kategorie takie jak produkt, promocja, ludzie, kanały marketingowe i procesy pomagają marketerom wykryć słabe punkty, zrozumieć preferencje klientów i tworzyć kampanie, które faktycznie mają połączenie z odbiorcami.
3. Zarządzanie jakością
Nikt nie lubi wadliwych produktów! Diagram przyczyn i skutków pomaga zespołom ds. jakości zagłębić się w problemy takie jak projekt, materiał, kontrola i proces. Ujawnia to, co wpływa na jakość produktu, dzięki czemu firmy mogą przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych analiza, poprawa zadowolenia klientów i ochrona ich reputacji.
Jesteś ciekawy jak stworzyć diagram rybiej ości? Zacznij od zidentyfikowania problemu, przeprowadzenia burzy mózgów na temat możliwych przyczyn i podzielenia ich na kategorie. To proste, ale potężne narzędzie, które sprawdza się w różnych branżach!
Bonus: Jak stworzyć diagram mapy koncepcyjnej (z przykładami)?
Korzyści z używania diagramu rybiej ości
Oto dlaczego korzystanie z diagramu rybiej ości może być prawdziwym przełomem:
Skutecznie identyfikuje przyczyny źródłowe
Jest to najbardziej bezpośrednia korzyść. Diagramy rybiej ości ułatwiają wykrywanie przyczyn źródłowych. Są idealne do zgłębiania każdego problemu i odkrywania ukrytych kwestii. Wspaniałe jest to, że rozkładają wszystko na czynniki pierwsze, dzięki czemu można wyraźnie zobaczyć, co się dzieje!
Zachęca do współpracy w zespole
Diagramy Fishbone to przede wszystkim praca zespołowa. Łączą one wszystkich w celu przeprowadzenia burzy mózgów, udostępniania pomysłów i rozwiązywania problemów. Pomaga to w rozwiązaniu danego problemu, wzmacnia więzi w zespole i zwiększa motywację. Mówimy tu o korzyści dla obu stron!
Zapewnia przejrzystą strukturę wizualną
Diagramy te oferują prosty sposób na uporządkowanie różnych przyczyn problemu. Ich czysta, prosta struktura (z branchami) pomaga zobaczyć, jak różne czynniki są ze sobą połączone.
Łatwy do zrozumienia format wizualny sprawia, że identyfikacja powiązań, relacji i potencjalnych rozwiązań jest jeszcze łatwiejsza.
Zrozumienie elementów diagramu rybiej ości
Zgodnie ze swoją nazwą, diagramy rybiej ości przypominają kształtem rybę lub rybi szkielet.
Omówmy, w jaki sposób poszczególne części oznaczają problemy i przyczyny:
- Głowa: Głowa ryby (zaczynając od prawej strony) to miejsce, w którym formułujesz lub definiujesz stwierdzenie problemu
- Kręgosłup: Pozioma linia, lub kręgosłup, wychodząca z głowy działa jako sposób na połączenie wszystkich kości (przyczyn) z głową lub problemem
- **Kości: kości lub linie wychodzące z kręgosłupa wskazują główne kategorie, które mogą być przyczyną problemu
- Gałęzie: Jako ostatni element, mniejsze linie lub gałęzie prowadzące od kości reprezentują wszystkie czynniki lub pod-przyczyny, które przyczyniają się do problemu
Wszystkie te elementy można znaleźć w różnych formularzach diagramów Fishbone. Przyjrzyjmy się, jak to wygląda.
Rodzaje diagramów Fishbone
Diagramy Fishbone mają różne kształty i rozmiary, w zależności od wybranego typu. Zapoznajmy się z kilkoma popularnymi, które można wykorzystać w projekcie:
1. Prosty diagram rybiej ości
Prosty diagram rybiej ości jest najbardziej podstawowym formularzem i nie ma predefiniowanych powiązań ani kategorii przyczyn. Możesz więc niestandardowo dostosować kategorie i czynniki przyczyniające się do powstania problemu do swojej branży.
2. Schemat 4S
Diagram rybiej ości 4S organizuje przyczyny w cztery wspólne kategorie - Dostawcy, Systemy, Otoczenie i Umiejętności. Ten typ jest szeroko stosowany w branży usługowej.
3. Schemat 8P
Diagram rybiej ości 8P zawdzięcza swoją nazwę ośmiu kategoriom przyczyn: Procedury, Polityka, Miejsce, Produkt, Ludzie, Procesy, Cena i Produkcja. Chociaż jest to ulubiony schemat w branży usługowej, można go dostosować do własnych potrzeb i branży.
4. Człowiek Maszyny Materiały
Nieco łamiąc schemat, ten diagram rybiej ości kategoryzuje przyczyny na sześć typów - Człowiek, Materiały, Metody, Maszyny, Pomiary i Środowisko. Jest to typowy schemat dla przemysłu produkcyjnego, a czasami nawet dodaje dwie dodatkowe kategorie - Zarządzanie/Pieniądze i Konserwacja - dla większej elastyczności.
Niezależnie od wybranego diagramu rybiej ości, wszystkie one opierają się na jednej zasadzie: przyczyna i skutek. Przyczyną jest działanie, a wynikiem jest skutek. Po prostu, każdy branch kategorii reprezentuje czynnik przyczyniający się do wyniku lub stwierdzenia problemu.
Przyjazne przypomnienie: Wybierając typ diagramu rybiej ości, dopasuj go najpierw do swojego problemu, a nie branży. Diagram 4S świetnie sprawdza się w przypadku problemów związanych z usługami, ale jeśli analizujesz problem związany z produkcją w firmie usługowej, lepiej sprawdzi się diagram 6M (człowiek, maszyna itd.). Kategorie są przewodnikami, a nie regułami.
Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia diagramu Fishbone Diagram
Poniżej przedstawiamy krok po kroku proces tworzenia diagramu rybiej ości:
Krok 1: Zdefiniuj problem
Po pierwsze, określ główny problem, który próbujesz rozwiązać. Zbierz zespół z różnych obszarów (sprzedaż, marketing, wsparcie, produkt) i przedyskutuj go. Upewnij się, że wszyscy zgadzają się co do jasnego, konkretnego określenia problemu.
Na przykład, "Wskaźnik rezygnacji klientów wzrósł o 25% w trzecim kwartale 2024 r." Zapisz ten problem w "głowie" swojej ryby (po lewej stronie diagramu). Możesz również zanotować, co chcesz osiągnąć dzięki tej analizie, aby wszyscy byli zgodni!
Krok 2: Zidentyfikuj główne kategorie przyczyn
W drugim kroku należy wspólnie z zespołem zidentyfikować co najmniej cztery szerokie kategorie, które mogą być przyczyną problemu. Pomyśl szerzej - co może mieć wpływ na problem?
Pomyśl o co najmniej czterech czynnikach, które mają wpływ na Twój problem. Sprawdź, czy zmiana jednej z tych przyczyn może dać ci inny efekt do zbadania.
Kaoru Ishikawa
Pozwoli to na ustawienie kierunku, w którym należy podążać, aby zidentyfikować pod-przyczyny w ramach każdej kategorii w kolejnym kroku.
Wracając do poprzedniego przykładu, oto kilka obszarów, które należy wziąć pod uwagę przy rozwiązywaniu problemu rezygnacji klientów:
- Cena i system subskrypcji
- Promocja lub marketing
- Ludzie (aka twój team)
- Oprogramowanie
- Proces
W tym przypadku winę za gwałtowny wzrost wskaźnika rezygnacji może ponosić obsługa klienta, proces wdrażania, jakość produktu lub struktura oceny.
Kategorie te można dodawać lub modyfikować w zależności od problemu. Ale tylko delikatna notatka: spróbuj utrzymać je poniżej 10, aby uzyskać bardziej przejrzysty wykres.
Szybki Hack: Możesz również użyć Mapa zależności na tej scenie. Na przykład, zagmatwany proces wdrażania może sprawić, że produkt będzie trudny w użyciu, co z kolei wpłynie na niestandardową obsługę klienta. Po sporządzeniu mapy tych zależności można zauważyć, gdzie naprawienie jednej rzeczy może rozwiązać kilka problemów.
Krok 3: Burza mózgów na temat możliwych przyczyn w każdej kategorii
To jest miejsce, w którym przenosisz swoją sesję burzy mózgów na wyższy poziom. Dla każdej kategorii utwórz listę wszystkich możliwych przyczyn przyczyniających się do powstania problemu. Zachęć Teams do udostępniania każdego pomysłu, bez względu na to, jak mały jest.
Na przykład, jeśli "Proces" (z ostatniego kroku) jest kategorią, niektóre pod-przyczyny mogą być następujące:
- Proces wdrażania jest mylący
- Czasy reakcji są zbyt wolne
- Jakość wydajności nie spełnia oczekiwań
Zadawaj pytania "dlaczego?" dla każdej przyczyny, aż poznasz wszystkie szczegóły. Im więcej szczegółów, tym lepiej!
Krok 4: Przeanalizuj i ustal priorytety przyczyn
Po zakończeniu tworzenia diagramu nadszedł czas, aby skupić się na wzorcach. **Poszukaj głównych przyczyn, które pojawiają się wielokrotnie lub kategorii z wieloma pod-przyczynami. To są twoje najważniejsze priorytety.
Na przykład, jeśli "Cena" pojawia się jako czynnik w kilku kategoriach, warto się tym zająć. Współpracuj ze swoim zespołem, aby zidentyfikować, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności i zacznij rozwiązywać od tego.
Krok 5: Podejmij działania w oparciu o ustalenia
Stwórz jasny plan krok po kroku, aby zająć się najważniejszymi przyczynami, które zidentyfikowałeś.
Zacznij działać od razu i bądź elastyczny. Jeśli jedna kategoria nie prowadzi do solidnego rozwiązania, przekieruj swoją uwagę na inne obszary. Kluczem jest ciągłe posuwanie się naprzód, uczenie się i udoskonalanie w miarę postępów - postęp nad perfekcją!
Wskazówki dotyczące tworzenia skutecznego diagramu rybiej ości
Chociaż diagramy rybiej ości są bardzo łatwe do tworzenia i analizowania, oto kilka wskazówek, które można notować, aby stworzyć skuteczny diagram rybiej ości:
Wskazówka #1: Współpracuj z członkami Teams
Zaangażuj wszystkich od samego początku! Zaangażuj interesariuszy w dyskusję na wczesnym etapie i kontynuuj współpracę przez cały czas. Aby to wszystko zwieńczyć, zachęcaj do wnoszenia wkładu w sprawy bez osądzania - chodzi o burzę mózgów, a nie debatę.
Wskazówka #2: Utrzymuj diagram prosty i skoncentrowany
Biorąc wszystko pod uwagę, skup się na prostocie. Dodawaj tylko istotne kategorie i przyczyny, które wnoszą wartość dodaną do procesu rozwiązywania problemów. Pomiń zbędne elementy i upewnij się, że diagram jest łatwy do zrozumienia dla każdego.
Porada #3: Używaj narzędzi programowych do tworzenia cyfrowych diagramów
Po co zmagać się z długopisem i papierem, aby tworzyć diagramy rybiej ości? Na rynku dostępnych jest nieskończenie wiele narzędzi cyfrowych, z których możesz skorzystać, aby wybrać najlepsze z nich. Jeszcze lepiej, wypróbuj Tablicę do tworzenia diagramu rybiej ości lub wybierz kreatory diagramów rybiej ości, aby całkowicie uniknąć kłopotów. Zobaczmy jak to zrobić.
Jak stworzyć diagram rybiej ości za pomocą ClickUp?
Oczywiście, możesz spróbować użyć szablony diagramów rybiej ości w Excelu lub Microsoft Word (w końcu są Free). Ale spójrzmy prawdzie w oczy - mogą być czasochłonne, niestandardowe i podatne na frustrujące problemy z formatem. Nie jest to idealne rozwiązanie, gdy próbujesz skupić się na rozwiązywaniu problemów, prawda?
To, czego potrzebujesz, to kreator diagramów rybiej ości (lub szablon), który jest przejrzysty, elastyczny i gotowy do obsługi dowolnego poziomu złożoności. Potrzebujesz czegoś, co wygląda świetnie, działa na różnych urządzeniach i pozwala tobie i twojemu zespołowi na płynną współpracę.
Właśnie to ClickUp wnosi do tabeli. To potężne narzędzie do zarządzania projektami i wszystkimi rzeczami związanymi z pracą. Dzięki narzędziom takim jak automatyzacja, integracje, a nawet AI, został zaprojektowany w celu usprawnienia cyklu pracy.
Choć ClickUp nie jest z natury narzędziem do tworzenia diagramów rybiej ości, to dzięki bogatemu ustawieniu funkcji może przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych. Gotowy, aby odkryć magię ClickUp?
Mapy myśli ClickUp
Take Mapy myśli ClickUp , na przykład. Ułatwiają tworzenie map diagramów rybiej ości do analizy przyczyn źródłowych.
Zacznij od zanotowania swojego problemu, zbadaj kategorie krok po kroku, a nawet odnieś się do przykłady map myśli jeśli jesteś początkujący. Co więcej, możesz zaprosić swój Teams do współpracy i wspólnego rozwiązania sprawy!
Mapuj kategorie i przyczyny diagramu rybiej ości za pomocą map myśli ClickUp
Po zrobieniu diagramu użyj funkcji Re-Layout, aby przeciągnąć i upuścić i zreorganizować przyczyny. Pozwala to uporządkować niechlujne burze mózgów w dobrze zorganizowaną strukturę rybiej ości i określić, które przyczyny wymagają uwagi w pierwszej kolejności.
Zmień układ przyczyn i przekształć niechlujne burze mózgów w zgrabny diagram rybiej ości za pomocą funkcji Re-Layout
Dodatkowo, mapy myśli oferują dwa tryby dla zakończonej elastyczności:
- Tryb pusty: Wolna przestrzeń do burzy mózgów i tworzenia niestandardowych diagramów rybiej ości
- Tryb zadań: Przekształcanie przyczyn w możliwe do wykonania zadania do dalszego zbadania lub rozwiązania
A jeśli zaczynanie od zera nie jest w twoim stylu, dlaczego nie skorzystać z szablony diagramów rybiej ości ?
Szablon diagramu rybiej ości ClickUp
Aby osłodzić umowę, Szablon diagramu Fishbone Diagram firmy ClickUp jest tutaj, aby pomóc Ci szybko zacząć.
Wystarczy zarejestrować się za darmo, dodać szablon do swojego obszaru roboczego i gotowe! Określ problem, przeprowadź burzę mózgów i dostosuj szablon do swoich potrzeb.
Szablon diagramu rybiej ości ClickUp
Oto jego kluczowe funkcje 👇
- Niestandardowe statusy: Zamieniaj sprawy w zadania, które można podjąć, dzięki statusom takim jak "Otwarte" i "Zakończone", aby łatwo śledzić postępy
- Niestandardowe pola: Dodawaj kategorie i szczegóły do swoich zadań, dzięki czemu bardzo łatwo dostrzeżesz wzorce i połączenia na pierwszy rzut oka
- Niestandardowe widoki: Przełączaj się między widokami "Tablica" i "Zacznij tutaj", aby uzyskać zakończony obraz diagramu rybiej ości i problemu, który rozwiązuje
- Narzędzia do zarządzania projektami: Usprawnij swój proces dzięki przydatnym funkcjom, takim jak etykiety, zagnieżdżone podzadania, wiele osób przypisanych i etykiety priorytetów, aby utrzymać wszystko na właściwym torze
Po zidentyfikowaniu przyczyn źródłowych, natychmiast przekształć te spostrzeżenia w Zadania ClickUp . Przypisuj je członkom zespołu, ustalaj terminy i śledź postępy - wszystko w ClickUp. To najprostszy sposób, aby przejść od "rozwiązywania problemów" do "rozwiązywania problemów!"
Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów analizy przyczyn źródłowych (Five Whys)
Korzyści z używania ClickUp do tworzenia diagramów i wizualizacji
Tworzenie diagramów rybiej ości stało się o wiele łatwiejsze i przyjemniejsze dzięki ClickUp!
Przyjrzyjmy się niektórym z wielu zalet korzystania z ClickUp do tworzenia diagramów rybiej ości:
- Współpraca w czasie rzeczywistym: Dzięki udostępnianiu na Tablicy i natychmiastowym aktualizacjom, wszyscy są na bieżąco. Żadnych e-maili, żadnych nieporozumień, tylko płynna praca zespołowa
- Niestandardowe ustawienia: Dostosuj układy, zmień kolory i spraw, by diagram był bardziej atrakcyjny wizualnie - a wszystko to za pomocą jednego kliknięcia. Ponadto wyczyszczony, atrakcyjny schemat ułatwia wszystkim zrozumienie i korzystanie z niego
- Automatyzacja: Automatyzacja ClickUp'a jest ogromnym wybawieniem. Można na przykład skonfigurować zautomatyzowane cykle pracy, które wyzwalają się, gdy zadanie związane z elementem diagramu (np. przyczyną źródłową) zostanie zakończone, automatycznie przenosząc je do następnego kroku lub powiadamiając odpowiednich członków zespołu
Czytaj więcej: 10 Free szablonów diagramów Swimlane i map procesów
Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia diagramu rybiej ości
Oto kilka wskazówek, dzięki którym diagramy rybiej ości będą jeszcze lepsze:
- Wypróbuj technikę wielokrotnego głosowania: Po sporządzeniu mapy wszystkich przyczyn, poproś swój zespół o zagłosowanie na trzy najważniejsze w każdej kategorii. Policz głosy, a przyczyny z największą liczbą głosów są tymi, którymi powinieneś zająć się w pierwszej kolejności
- Połączenie z innymi metodologiami: W przypadku bardziej złożonych problemów, połącz diagram rybiej ości z narzędziami takimi jakSix Sigma. Pomoże to wniknąć głębiej w problemy, zaprojektować inteligentniejsze cykle pracy i wdrożyć zmiany, które się utrzymają
Typowe błędy, których należy unikać podczas tworzenia diagramów rybiej ości
Chociaż diagramy rybiej ości są świetne do rozwiązywania problemów, najlepiej jest być świadomym typowych błędów, które mogą się pojawić. Przyjrzyjmy się im:
1. Brak jasności co do problemu
Jeśli nie masz jasności co do problemu, trudno będzie go zdefiniować na diagramie rybiej ości. Niejasne określenie problemu prowadzi do niewyobrażalnego zamieszania. Oznacza to, że możesz nie uzyskać oczekiwanych wyników!
Rozwiązanie: Zastosuj podejście SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), aby określić swój problem. Zaangażuj kluczowych interesariuszy na wczesnym etapie, aby uzyskać cenne spostrzeżenia.
2. Stronniczość, założenia i pochopne wnioski
Stronniczość i założenia mogą poważnie zepsuć analizę. Niezależnie od tego, czy są to osobiste opinie, czy brak danych, pochopne wyciąganie wniosków może przeoczyć kluczowe przyczyny i wykoleić proces.
Rozwiązanie: Poświęć czas na zebranie opinii od różnych ekspertów, przejrzyj dane i przeanalizuj różne perspektywy. Tworząc diagramy rybiej ości, należy rozważyć wszystkie potencjalne przyczyny i unikać wyciągania pochopnych wniosków bez wystarczających dowodów.
3. Złożoność i bałagan
Kiedy masz do czynienia ze złożonymi problemami, diagram rybiej ości może szybko stać się przepełniony przyczynami i pod-przyczynami, utrudniając wizualizację powiązań lub ustalenie priorytetów.
Rozwiązanie: Użyj szablonów diagramu rybiej ości, aby uporządkować przyczyny w główne kategorie i podkategorie. Ustal priorytety najistotniejszych przyczyn przy użyciu czynników takich jak dotkliwość, częstotliwość i wykonalność.
4. Mylenie objawów z przyczynami źródłowymi
Łatwo jest pomylić "objawy" z przyczynami źródłowymi w analizie diagramu rybiej ości. Prawdę mówiąc, zajęcie się objawami nie rozwiąże podstawowych problemów biznesowych na dłuższą metę.
Rozwiązanie: Użyj diagramu rybiej ości metoda "5 powodów i dogłębnie zbadać fundamentalne lub główne przyczyny.
Doładuj analizę diagramu rybiej ości za pomocą ClickUp
Chociaż szybkie rozwiązania mogą wydawać się łatwym rozwiązaniem, często prowadzą one do ponownego pojawienia się tych samych problemów (poważny zabójca wydajności).
W tym miejscu przydałyby się diagramy rybiej ości, które na dobre rozwiązałyby te problemy.
A jeśli chodzi o tworzenie idealnego diagramu rybiej ości, ClickUp jest strzałem w dziesiątkę! Jest to platforma do zarządzania projektami, która usprawnia współpracę i wizualizację na każdej scenie pracy.
Daj ClickUp wypróbuj za darmo i przenieś swoją grę z diagramem rybiej ości na wyższy poziom!