Niezależnie od tego, czy szukasz sponsorów na wydarzenie uniwersyteckie, czy organizujesz seminarium, potrzebujesz przekonującej propozycji wydarzenia ilustrującej, dlaczego interesariusze powinni zaangażować się w twoje wydarzenie.
Przygotowanie zwycięskiej propozycji nie jest jednak zadaniem błyskawicznym. Wymaga to zebrania wielu informacji w najłatwiejszy do zrozumienia sposób.
Aby ułatwić i przyspieszyć pracę, zebraliśmy kilka szablonów propozycji wydarzeń, które pomogą ci zebrać fundusze, przekazać szczegóły wydarzenia decydentom i uzyskać zgody. Ponadto wprowadziliśmy kilka alternatywnych szablonów, które stanowią krok tam, gdzie pliki PDF nie spełniają swojej roli.📝
Co składa się na dobry szablon propozycji wydarzenia?
Szablony propozycji wydarzeń są niezbędne do przekazania kluczowych szczegółów wydarzenia, takich jak usługi, zespół, cele, ceny i pakiety, interesariuszom i potencjalnym klientom. Oto kilka cech dobrego szablonu oferty na wydarzenie.
- Wyczyszczona struktura: Dobry szablon propozycji wydarzenia to nie tylko dokument z notatkami. Powinien mieć dobrze zorganizowany układ i logiczny przepływ, w tym sekcje podsumowania, celów i szczegółów wydarzenia, budżetu, planu logistycznego itp. Pomoże to czytelnikom łatwo poruszać się po zawartości
- Możliwość dostosowania: Szablony propozycji wydarzeń powinny mieć konfigurowalne elementy projektu, takie jak czcionka, schemat kolorów, motyw itp, dzięki czemu można je zmieniać zgodnie z brandingiem lub motywem wydarzenia
- Łatwość użycia: Szablon propozycji wydarzenia powinien być łatwy do sformatowania zgodnie z potrzebami wydarzenia. Powinien być wystarczająco elastyczny, aby uwzględnić zmiany wymagań i zasobów w ostatniej chwili
- Szczegóły wydarzenia: Szablon powinien zawierać wszystkie istotne szczegóły wydarzenia, w tym nazwę wydarzenia, lokalizację, datę wydarzenia, cel, agendę, szacowaną liczbę gości, grupę docelową i inne. Pomoże to interesariuszom zrozumieć zakres wydarzenia i proces planowania
- Atrakcyjność wizualna: Szablony propozycji wydarzeń powinny mieć elementy projektu, które odzwierciedlają branding lub tematykę wydarzenia. Powinny mieć profesjonalny układ z estetycznymi schematami kolorów, aby stworzyć atrakcyjną propozycję
- Współpraca: Szablony wydarzeń powinny być edytowalne z możliwością współpracy w czasie rzeczywistym, aby wszyscy byli na tej samej stronie
Szablony propozycji wydarzeń
Oto kilka szablonów propozycji wydarzeń, które pomogą ci zrobić pierwszy krok. Te szablony PDF są pomocne przy planowaniu wydarzeń i proponowaniu usług eventowych potencjalnym klientom. Zapoznajmy się z nimi.
1. Szablon propozycji wydarzenia od HubSpot
via HubSpot _Chcesz zablokować swoje następne wydarzenie?
Namaluj kompletny obraz wydarzenia dla swojego potencjalnego klienta dzięki Szablon propozycji wydarzenia HubSpot .
Ten szczegółowy szablon oferty pozwala przedstawić usługi zarządzania wydarzeniami i zespół odpowiedzialny za wydarzenie. Za pomocą tego szablonu można utworzyć szczegółową propozycję wydarzenia, w tym kluczowe szczegóły, takie jak miejsce, motyw, goście, budżet, cel, opłaty za usługi, harmonogram płatności i inne.
Szablon przedstawia przegląd wydarzenia, pomagając interesariuszom w wizualizacji wydarzenia i zrozumieniu procesu jego przygotowania.
🌟 Idealny dla: Planistów wydarzeń i konsultantów poszukujących zleceń z zakresu zarządzania wydarzeniami
💡 Pro Tip: Przed użyciem szablonu zaplanuj szczegóły wydarzenia za pomocą Dokumenty ClickUp . Przechowuj informacje i współpracuj ze swoim zespołem nad szczegółami, takimi jak członkowie zespołu i obowiązki, cele wydarzenia, szacunkowe koszty, motywy i pomysły.
2. Szablon propozycji biznesowej od Jotform
via Jotform Zapewnienie sponsoringu dla firmy organizującej wydarzenie to nie lada wyczyn. Wymaga to solidnej propozycji, która szczegółowo opisuje szczegóły wydarzenia. I właśnie dlatego potrzebujesz spersonalizowanych szablony ofert biznesowych .
Można niestandardowe Jotform's Free Business Proposal Szablon aby stworzyć kompleksową propozycję wydarzenia. Zacznij od przedstawienia wydarzenia za pomocą jasnego i angażującego przeglądu, w tym celu, grupy docelowej i oczekiwanych rezultatów.
Skorzystaj z tego szablonu, aby nakreślić szczegóły wydarzenia, takie jak data, lokalizacja, harmonogram i działania. Uwzględnij sekcję budżetu, aby przedstawić szacunkowe koszty i wymagania finansowe, wraz z podziałem alokacji na miejsce, opcje cateringowe, marketing wydarzenia i inne wydatki.
Co najlepsze? Możesz dodać elementy swojej marki i utworzyć automatyczne podpisywanie zamówień dla wielu inwestorów.
Idealny dla: Planistów wydarzeń, organizacji lub osób, które chcą zaproponować dobrze zorganizowany i profesjonalny plan wydarzenia
3. Szablon propozycji sponsorowania wydarzenia od Template.net
via Szablon.net Czy wiesz, że sponsoring odpowiada za 88.4% zaangażowania w wydarzenia , co czyni go najwyższym czynnikiem przyczyniającym się do generowania przychodów?
Ale zawieranie umów sponsorskich jest trudne. Dlatego właśnie potrzebne są narzędzia takie jak Szablon propozycji sponsoringu wydarzenia Template.net . Ten szablon pozwala wyszczególnić najważniejsze wydarzenia, grupy docelowe, pakiety sponsorskie, poziomy i korzyści, zasięg odbiorców i powody, dla których warto sponsorować wydarzenie.
Szablon jest również dostępny w formacie PowerPoint, który umożliwia niestandardowe dostosowanie elementów slajdów (kolorów, czcionek, układów) w zależności od potrzeb związanych z brandingiem.
Idealny dla: Organizatorów wydarzeń i firm poszukujących sponsorów w celu zbierania funduszy i zwiększenia widoczności marki.
💡 Pro Tip: Możesz śledzić postęp sponsoringu za pomocą dostosowywalnych Pulpity ClickUp . Monitoruj krytyczne wskaźniki, poziomy sponsorowania i listy zadań oraz twórz niestandardowe wykresy, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat sponsorowania.
4. Szablon zaproszenia na wydarzenie szkolne by Template.net
via Szablon.net Potrzebujesz funduszy na zbliżający się Dzień na Polu? Stwórz propozycje wydarzeń za pomocą Szablon pisma z propozycją wydarzenia szkolnego na szablon.net. Ten szablon propozycji wydarzenia pomaga w przygotowaniu standardowego listu sponsorskiego na dowolne wydarzenie szkolne. Możesz dołączyć krótki opis wydarzenia i podać swoje dane kontaktowe, aby potencjalny dostawca mógł się z Tobą skontaktować.
idealny dla: Szkół i instytucji edukacyjnych, aby uzyskać zgodę na wydarzenia od powierników
💡 Pro Tip: Przed przystąpieniem do sponsorowania, ustaw cel zbierania funduszy, utwórz Teams i wykorzystaj Tablica ClickUp do wspólnej burzy mózgów na temat potencjalnych sponsorów i pomysłów na wydarzenia.
5. Szablon propozycji zarządzania wydarzeniem by Canva
via Canva Właściwe zaprezentowanie swoich usług jest tym, co przynosi klientów. I właśnie dlatego potrzebujesz szablony propozycji projektów . Szablon propozycji zarządzania wydarzeniami Canva to fioletowo-biały, atrakcyjny wizualnie szablon do prezentacji usług zarządzania wydarzeniami.
Korzystając z tego szablonu, możesz zaprezentować swoje doświadczenie, dostarczyć istotne szczegóły wydarzenia i stworzyć solidne pierwsze wrażenie na interesariuszach wydarzenia.
Idealny dla: Planistów i menedżerów wydarzeń, którzy chcą usprawnić proces składania ofert
6. Szablon propozycji wydarzenia muzycznego od Canva
via Canva Niezależnie od tego, czy jest to coroczny dzień uniwersytecki, czy wydarzenie firmowe, muzyka na żywo dodaje innej energii. 🎶
Ale organizacja wydarzenia muzycznego to nie bułka z masłem. Wiąże się to z ogromem pracy - od rezerwacji odpowiednich artystów i miejsca po zarządzanie wymaganiami technicznymi i tworzenie strategii marketingowej. Szablon propozycji wydarzenia muzycznego Canva w żywym niebiesko-różowym motywie, pomaga przekazać szczegóły wydarzenia sponsorom, partnerom i interesariuszom. Korzystając z tego szablonu, możesz ustrukturyzować i nakreślić cel wydarzenia, grupę docelową, budżet i strategie promocyjne, tworząc solidny plan dla wielkiego powodzenia wydarzenia.
Idealny dla: Planistów wydarzeń i marketerów chcących zorganizować wydarzenia muzyczne dla firm i instytucji
7. Szablon propozycji organizacji wydarzenia autorstwa Canva
via Canva Wydarzenia mają kilka ruchomych elementów i aby zapewnić powodzenie zarządzanie projektami wydarzeń , musisz zapewnić interesariuszom jasny obraz wydarzenia. Szablon propozycji zarządzania wydarzeniem Canva może pomóc w przedstawieniu interesariuszom pomysłów na wydarzenie, najważniejszych wydarzeń, celów, tematów, planu logistycznego, szacunkowych kosztów i wszystkiego innego w profesjonalnym formacie.
Niezależnie od tego, czy są to interesariusze wewnętrzni, czy też klienci, szablon ten może pomóc w stworzeniu silnego wrażenia, ułatwiając zwiększenie zaangażowania i zawarcie umów na wydarzenia.
Idealny dla: Planistów i menedżerów wydarzeń, którzy chcą przedstawić profesjonalne propozycje na różne wydarzenia.
Limity korzystania z PDF dla propozycji wydarzenia
Wydarzenia wiążą się ze zmianami w ostatniej chwili, a pliki PDF są jak migawki - świetnie nadają się do uchwycenia chwil w czasie, ale będziesz miał dużo pracy, próbując zmodyfikować ich zawartość.
Tak więc pliki PDF po prostu nie sprawdzają się najlepiej w przypadku wydarzeń. Oto więcej powodów:
⛔ Brak interaktywności
Pliki PDF są statyczne. Trudno jest je formatować i niestandardowo dostosowywać szablony do swoich unikalnych potrzeb. Nie mają wsparcia dla połączonych linków lub wideo, co sprawia, że propozycja jest mniej dynamiczna i ogranicza zaangażowanie.
⛔ Brak współpracy w czasie rzeczywistym
Szablony propozycji wydarzeń w formacie PDF nie zapewniają wsparcia dla współpracy w czasie rzeczywistym, jak np oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami . Oznacza to, że podczas edycji plików PDF dochodzi do wielu wymian informacji za pośrednictwem e-maili. W wyniku tego Twój zespół ma kilka wersji pliku PDF z wydarzeniem, co może być mylące.
⛔ Problemy z kompatybilnością
Pliki PDF mogą nie być spójne na różnych urządzeniach, systemach operacyjnych lub wersjach oprogramowania. Użytkownicy mogą napotkać niespójności w formacie, z czego wynika złe pierwsze wrażenie, utrata wiarygodności, a nawet odrzucenie przez potencjalnych klientów lub sponsorów.
⛔ Ograniczona integracja danych
Integracja danych w szablonie PDF z innych źródeł, takich jak dokumenty lub arkusze kalkulacyjne, jest skomplikowana. Wiąże się to z długim ręcznym procesem dodawania pól i łączenia danych, co jest czasochłonne.
⛔Podstawowe niestandardowe ustawienia
Pliki PDF mają stały układ, co utrudnia niestandardowe dostosowywanie szablonów. Format jest sztywny, a dodawanie dynamicznej zawartości, takiej jak pola obliczeniowe lub formularze do wypełnienia, wymaga dużego wysiłku.
Alternatywne szablony propozycji wydarzeń
Zmaganie się z formatem szablonu lub gorączkowe poszukiwanie najnowszej wersji szablonu za każdym razem, gdy wysyłasz ofertę, nie jest warte twojego czasu i energii.
Oto lista alternatywnych, darmowych szablonów autorstwa ClickUp -the oprogramowanie do zarządzania projektami dla wydarzeń aby stworzyć skuteczną propozycję wydarzenia.
1. Szablon do planowania wydarzeń ClickUp
Propozycja zaakceptowana? 👏
Rozpocznij planowanie wydarzenia z szablony do planowania wydarzeń aby usprawnić wszystkie procesy - od wyboru miejsca po budżetowanie i tworzenie list gości.
Szablony Szablon do planowania wydarzeń ClickUp umożliwia planowanie i wizualizację wszystkiego, co dotyczy wydarzenia, dzięki czemu można łatwo udostępniać istotne szczegóły zainteresowanym stronom w celu zatwierdzenia budżetu. Korzystając z tego szablonu można
- Wyrównać i śledzić zasoby związane z planowaniem wydarzenia
- Śledzenie postępów i celów wydarzenia
- Monitorować oś czasu wydarzenia
- Współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym w celu stworzenia propozycji wydarzenia
Szablon zawiera gotowe niestandardowe widoki i pola, które pozwalają dodawać ważne szczegóły wydarzenia i wizualizować oś czasu w wybrany sposób. Ponadto posiada bogaty format i funkcje edycji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu interesariusze są na bieżąco z najnowszymi informacjami.
Idealny dla: Planistów wydarzeń i menedżerów organizujących wydarzenia osobiste i zawodowe.
👉Read More: 10 szablonów Free Run of Show w Excelu i ClickUp
2. Szablon do planowania dużych wydarzeń ClickUp
Szablon do planowania dużych wydarzeń ClickUp
Organizacja wielkiego koncertu muzycznego lub międzynarodowej konferencji jest ekscytująca, ale prawdziwa praca zaczyna się później.
Duże wydarzenie wymaga skrupulatnego planu. Od stworzenia briefu wydarzenia po szczegółowe plany, budżety i listy gości, jest wiele do zrobienia. I to jest właśnie miejsce, w którym potrzebujesz Szablon do planowania dużych wydarzeń ClickUp .
Ten szablon pomaga w planowaniu dużych wydarzeń i przedstawianiu propozycji interesariuszom, umożliwiając:
- Organizowanie i śledzenie wszystkich aspektów wydarzenia
- Ustawienie budżetu wydarzenia
- Oddelegowane zadania wśród członków teamu
- Uzyskać widoczność postępów w trakcie planowania
- Śledzenie terminów
Idealne dla: Planistów wydarzeń i organizatorów planujących wydarzenia na dużą skalę.
👉Czytaj więcej: Zbliża się międzynarodowa konferencja? Oto 10 szablonów agendy konferencji za darmo aby ustawienie agendy było łatwiejsze i mniej czasochłonne.
3. Szablon do zarządzania wydarzeniami ClickUp
Szablon do zarządzania wydarzeniami ClickUp
Kiedy pracujesz nad wieloma wydarzeniami jednocześnie, jest to dużo pracy. Od zarządzania gośćmi po budżetowanie i catering - musisz ogarnąć wszystko. A do tego nic nie sprawdza się lepiej niż Szablon do zarządzania wydarzeniami ClickUp .
Ten szablon jest dostawcą wszystkiego, co pomoże zorganizować i dostosować zespół. Korzystając z tego szablonu, możesz:
- Informować interesariuszy na bieżąco o zadaniach i terminach
- Śledzenie budżetów i zarządzanie wydatkami
- Udostępnianie zasobów i współpraca w czasie rzeczywistym
- Usprawnić komunikację z interesariuszami
Idealne dla: Firm eventowych i planistów pracujących nad wieloma wydarzeniami jednocześnie.
💡 Pro Tip: Jeśli doświadczyłeś nieudanych wydarzeń w przeszłości z powodu dużego obciążenia pracą, wykorzystaj Automatyzacja ClickUp do automatyzacji powtarzalnych zadań i skupienia się na planowaniu wydarzeń. Może pomóc w automatyzacji przypisywania zadań i procesów zatwierdzania.
4. Szablon planu projektu wydarzenia ClickUp
Szablon projektu wydarzenia ClickUp
zbyt wiele nadchodzących wydarzeń, a Ty gubisz się w morzu szczegółów? Szablon projektu wydarzenia ClickUp to idealne narzędzie do usprawnienia wszystkiego.
Pozwala na łatwą listę wszystkich nadchodzących wydarzeń, w tym istotnych szczegółów, takich jak daty, lokalizacje, typy wydarzeń i kluczowe kontakty, dzięki czemu tworzenie dokładnych i dobrze zorganizowanych propozycji wydarzeń do zatwierdzenia nie wymaga wysiłku.
Szablon pozwala zarządzać wieloma planami wydarzeń, budżetami i osią czasu, dzięki czemu można bezbłędnie zrealizować wszystkie wydarzenia. Na liście można umieścić wszystkie przyszłe wydarzenia i dodać ich priorytety, daty rozpoczęcia i zakończenia, postęp, lokalizację lub miejsce, prelegentów, typ wydarzenia i inne.
Korzystając z tego szablonu można:
- Śledzić oś czasu wydarzenia za pomocąWykresy Gantta
- Organizuj szczegóły każdego wydarzenia i ich postępy
- Twórz listy wydarzeń i ich typów, prelegentów i nie tylko
- Udostępnianie zasobów i dostosowywanie teamów do zadań związanych z wydarzeniami
Idealny dla: Organizatorów wydarzeń pracujących nad wieloma wydarzeniami
5. Szablon dokumentu planowania wydarzenia ClickUp
Szablon dokumentu planowania wydarzenia ClickUp
Udostępnianie planu wydarzenia interesariuszom oznacza wyszczególnienie każdej ruchomej części wydarzenia. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie szczegóły wydarzenia znajdują się pod jednym dachem.
Z Szablon dokumentu planowania wydarzenia ClickUp pozwala zorganizować każdy szczegół wydarzenia w jednym miejscu - od budżetu po miejsca, oś czasu, zasoby, Teams, listy gości i inne. Możesz również utworzyć listę kontrolną planowania wydarzenia aby uniknąć przeoczenia istotnych szczegółów wydarzenia.
Korzystając z tego szablonu, możesz:
- Organizować zadania związane z wydarzeniem i śledzić terminy
- Ustawić cele wydarzenia i mierzyć jego powodzenie
- Oszacować budżet wydarzenia i śledzić wydatki
- Utrzymywać wszystkich interesariuszy na tej samej stronie
Idealny dla: Planistów i menedżerów wydarzeń, którzy chcą mieć wszystkie szczegóły wydarzenia w jednym miejscu
💡 Pro Tip: Użyj Zadania ClickUp do tworzenia konkretnych zadań związanych z wydarzeniami i przypisywania ich członkom zespołu, ustawienia terminów, oznaczania priorytetów i śledzenia postępów w realizacji zadań.
6. Szablon propozycji kampanii ClickUp
Zaplanuj i przeprowadź kampanię promocyjną swojego wydarzenia dzięki szablonowi propozycji kampanii ClickUp
Organizujesz swoje pierwsze międzynarodowe seminarium?
Stwórz solidne strategie marketingu i promocji wydarzenia, aby zapewnić jego wielkie powodzenie. The Szablon propozycji kampanii ClickUp może pomóc w stworzeniu szczegółowych ram kampanii promocji wydarzenia.
Szablon zawiera listę celów i założeń wydarzenia oraz propozycje tematów, budżetów i innych zasobów dla udziałowców. Dzięki temu szablonowi możesz:
- Uzyskać widoczność celów kampanii i stworzyć idealny format propozycji wydarzenia
- Planować zadania i oś czasu
- Śledzenie postępów, wyników, terminów i budżetu kampanii
- Usprawnić komunikację z interesariuszami
Idealne dla: Marketerów wydarzeń promujących wydarzenia na dużą skalę
💡 Pro Tip: Użyj CRM dla oprogramowania do zarządzania wydarzeniami aby spersonalizować kampanie wydarzeń i zapewnić powodzenie.
7. Szablon budżetu wydarzenia ClickUp
Szablon do planowania budżetu na wydarzenia ClickUp
Przekraczaj oczekiwania klientów, ale nigdy ich budżety 💰
To złota zasada w zarządzaniu wydarzeniami. Aby pomóc ci w przestrzeganiu tej zasady, oto Szablon budżetu wydarzenia ClickUp .
Ten szablon może pomóc w tworzeniu budżetów dla wszystkich wydarzeń - od spotkań osobistych po imprezy firmowe. Korzystając z tego szablonu, można:
- Śledzenie wszystkich wydatków na wydarzenia w jednym miejscu
- Tworzyć budżet dla każdego wydarzenia
- Analizować wydatki i podejmować świadome decyzje
- Utrzymanie budżetu przez cały czas trwania wydarzenia
- Zidentyfikuj możliwości oszczędzania kosztów
- Pomiar wysiłków marketingowych i promocyjnych
Zanim jednak stworzysz szczegółowy budżet wydarzenia, nakreśl jego wydatki za pomocą narzędzia Szablon propozycji budżetu ClickUp . Szablon ten pomoże ci przedstawić zarys kosztów w celu uzyskania funduszy od interesariuszy projektu.
Idealny dla: Organizatorów wydarzeń do planowania budżetów wydarzeń
Zaimponuj interesariuszom najlepszymi w swojej klasie propozycjami wydarzeń
Najlepsze szablony propozycji wydarzeń przyspieszają pracę i sprawiają, że zarządzanie wydarzeniami jest bezproblemowe.
Szablony PDF sprawdzają się dobrze w przypadku podstawowych propozycji wydarzeń, ale ich niestandardowe dostosowanie do potrzeb marki i wydarzenia nie jest możliwe. W tym miejscu potrzebne są narzędzia takie jak ClickUp do tworzenia atrakcyjnych propozycji.
ClickUp posiada funkcje takie jak współpraca w czasie rzeczywistym, śledzenie zadań, analiza budżetu i automatyzacja, które ułatwiają zarządzanie wydarzeniami. Pomaga tworzyć najlepsze propozycje i realizować wydarzenia bez żadnych przeszkód.
Aby poznać więcej funkcji ClickUp i pobrać jego super przydatne szablony, zarejestruj się już dziś . To Free!