Najbardziej śmiertelny wypadek w historii lotnictwa, znany jako katastrofa na lotnisku na Teneryfie, przypisuje się " nieporozumieniu między wieżą a samolotem. " Zasadniczo problem z komunikacją.
Niezależnie od tego, czy latasz samolotem, piszesz teksty na stronę internetową, czy tworzysz oprogramowanie, nieskuteczna komunikacja może mieć niezwykłe konsekwencje. W tym wpisie na blogu omówimy bariery komunikacyjne i sposoby radzenia sobie z nimi.
Zrozumienie barier komunikacyjnych
Bariera komunikacyjna to wszystko, co przeszkadza jednej osobie w jasnym komunikowaniu się, a drugiej osobie/osobom w zrozumieniu przekazu. Bariery komunikacyjne mogą być szkodliwe dla funkcji organizacyjnych w kilku wymiarach.
❗️Jakość: Nieefektywna komunikacja tworzy luki w zrozumieniu, z których wynikają nieoptymalne wyniki pracy.
❗️Wydajność: Bez zakończonego zrozumienia instrukcji, członkowie zespołu mogą zbyt długo przetwarzać, próbować i ponosić porażki lub być nieefektywni w swojej pracy.
❗️Efektywność: Wyobraźmy sobie bariery komunikacyjne między pracownikiem a klientem/menedżerem, prowadzące do nieporozumień. Pracownik będzie miał trudności z efektywnym realizowaniem tego, czego się od niego oczekuje.
❗️Zaangażowanie: Gdy komunikacja staje się trudniejsza - pokonywanie barier każdego dnia - członkowie Teams odczuwają zmęczenie i nie angażują się. Może to znacząco wpłynąć na wydajność w miejscu pracy.
❗️Innowacyjność: Wspólna kreatywność wymaga płynnej komunikacji. Bez niej innowacje byłyby odległym marzeniem.
❗️Kultura: Dobra komunikacja tworzy poczucie wspólnego celu. Jej brak tworzy dysfunkcyjną kulturę, w której ludzie są zdystansowani, a nawet nieufni. W rzeczywistości bariery komunikacyjne są ważnym powodem Wielkiej Rezygnacji i cichych odejść.
Jeśli brzmi to jak przesada, zobaczmy, jak to się dzieje w miejscu pracy.
Wspólne bariery komunikacyjne w miejscu pracy
Dobra komunikacja to taka, w której jedna osoba formułuje swój przekaz w sposób jasny i zrozumiały dla odbiorcy. Wszystko, co w tym przeszkadza, może być traktowane jako bariera komunikacyjna. Oto dziesięć najważniejszych przykładów.
1. Bariery fizyczne
Najprostszą barierą komunikacyjną jest bariera fizyczna. Niezależnie od tego, czy próbujesz porozumieć się z kimś znajdującym się kilka metrów od ciebie na koncercie, czy też prowadzisz prezentację na wadliwym sprzęcie, bariery fizyczne są wszędzie.
Są proste, ponieważ są wyczyszczone i namacalne. Można je naprawić za pomocą zmian w systemie.
Na przykład, jeśli masz problemy z wyjaśnieniem komuś koncepcji przez telefon, możesz użyć narzędzia do wideokonferencji z udostępnianiem ekranu, aby rozwiązać problem tej bariery komunikacyjnej.
2. Bariery psychologiczne
W przeciwieństwie do barier fizycznych, bariery psychologiczne znajdują się w umysłach ludzi, a zatem są znacznie bardziej skomplikowane w obsłudze. Niektóre typowe bariery psychologiczne mówcy obejmują tremę, lęk społeczny, zaburzenia mowy, problemy z samooceną itp.
Odbiorca może również mieć bariery psychologiczne, takie jak uprzedzenia, osądy i niesprawdzone założenia, które sprawiają, że rozmowy za zamkniętymi drzwiami są nieskuteczne.
3. Bariery językowe
Najbardziej podstawową barierą językową jest sytuacja, gdy dwie osoby nie mówią tym samym językiem. Dla przykładu, rodowity użytkownik języka angielskiego z USA może napotkać bariery językowe podczas komunikacji z kolegami z Francji, Niemiec lub Japonii, gdzie angielski nie jest pierwszym językiem.
Nie jest to jednak jedyna bariera językowa. Akcenty, dialekty, terminy techniczne, lokalny żargon, a nawet nieznana metafora mogą utrudniać komunikację. Na przykład, jeśli zamówisz frytki, dostaniesz dwie zupełnie różne rzeczy w USA i Wielkiej Brytanii!
Z drugiej strony, Teams i organizacje mogą mieć swój własny język.
Na przykład terminy takie jak "zdzieranie zasłony", "spadanie w dół króliczej nory", "pasek boczny" itp. są powszechne, ale nie są znane tym, którzy nie mówią tym językiem.
Nasz zespół społecznościowy ma wiele do powiedzenia na ten temat!
4. Bariery kulturowe
Różnice kulturowe tworzą bariery komunikacyjne. Na przykład dystans władzy w niektórych kulturach Wschodu może być wysoki, co sprawia, że młodsi członkowie zespołu niechętnie rzucają wyzwanie swoim szefom.
Niektóre organizacje, zwłaszcza te o długiej tradycji, mogą mieć formalną kulturę pracy, w której cała komunikacja musi odbywać się na piśmie w określonych formatach. Może to sprawić, że wiele informacji pozostanie niedopowiedzianych, tworząc luki komunikacyjne w miejscu pracy .
Możesz również mieć nowego członka zespołu, który do tej pory pracował w innej kulturze i potrzebuje dostosowania, aby skutecznie się z Tobą komunikować.
5. Bariery organizacyjne
Organizacyjne idiosynkrazje mogą często stanowić bariery komunikacyjne.
Na przykład startup zbudowany przez małą grupę bliskich przyjaciół może czuć się wykluczony dla nowych pracowników spoza ich sieci.
Zdalny zespół, który nie ma odpowiedniego narzędzia komunikacji w miejscu pracy mogą również tworzyć bariery. Bez wspólnego miejsca do prowadzenia wszystkich rozmów, Teams w końcu rozpraszają informacje między narzędziami, tworząc pęknięcia w zrozumieniu.
6. Bariery procesowe
Każda organizacja jest zbiorem procesów. Aby zadanie zostało zrobione, wiele osób wykonuje jego części, które są następnie przekazywane innym w ramach spójnego procesu. Pomyślmy teraz o sytuacji, w której jedna osoba nie wie, komu przekazać zadanie lub jak zrobić to dobrze.
W zespołach zajmujących się tworzeniem oprogramowania, przekazanie zadań projektantowi i programiście jest bardzo częstym wyzwaniem.
7. Bariery kontekstowe
Bariera kontekstowa występuje wtedy, gdy osoby komunikujące się ze sobą nie mają tych samych informacji na temat tła projektu, celów, potrzeb itp.
Na przykład, nowy członek zespołu może nie znać wszystkich poprzednich rozwiązań próbujących rozwiązać dany problem, co w rezultacie prowadzi do przeróbek. Gdy zespół ds. zawartości nie ma przewodnika po stylach, mogą występować niespójności w ich wynikach.
8. Bariery technologiczne
Większość dzisiejszej komunikacji to komunikacja cyfrowa. Jednak nie wszyscy czują się komfortowo z komunikacją cyfrową w ten sam sposób.
Niektórzy mogą nie rozumieć emoji - znasz kogoś, kto uważa, że kciuk w górę jest niegrzeczny? Inni mogą źle ustawić kamerę wideo podczas spotkania. Dostępność może również tworzyć bariery.
9. Bariery emocjonalne
Czasy trzymania emocji w domu ustąpiły miejsca przynoszeniu całego siebie do pracy. Tak czy inaczej, każde miejsce pracy jest mieszanką ludzi pielęgnujących różne emocje i postawy.
Ktoś, kto miał zły poranek, może być zamknięty na otrzymywanie krytycznych opinii. Zestresowany członek teamu może nie być skłonny do pójścia o krok dalej.
10. Bariery systemu wartości
Zazwyczaj najlepsza praca jest zrobiona przez ludzi o wspólnych przekonaniach, takich jak przejrzystość, uczciwość, zorientowanie na klienta itp. Kiedy systemy wartości ludzi są w konflikcie, komunikacja załamuje się.
Na przykład, gdy menedżer wierzy, że dobra praca jest zrobiona, gdy zespół spotyka się osobiście, ale zespół preferuje pracę zdalną, każda ze stron może stać się stronnicza w kierunku swojego widoku i stworzyć bariery komunikacyjne, nawet jeśli nieumyślnie.
Podczas gdy bariery komunikacyjne mogą mieć znaczące konsekwencje, są one częstym występowaniem w każdej organizacji. Są one naturalnym wynikiem łączenia różnych ludzi w celu osiągnięcia wspólnych celów.
Nie obawiaj się więc barier komunikacyjnych. Stwórz systemy, które pozwolą je pokonać. Oto jak to zrobić.
Pokonywanie barier komunikacyjnych
Bariery komunikacyjne są nieuniknione. Dlatego pierwszym krokiem do ich pokonania jest ich obserwacja i zrozumienie. Zacznij od tego.
Zidentyfikuj bariery komunikacyjne
Ustaw strategiczne imperatywy, aby obserwować, identyfikować i rozumieć wspólne bariery.
- Uczyń monitorowanie zakłóceń w komunikacji częścią kluczowych wskaźników wydajności każdego menedżera
- Zachęcanie pracowników do eskalowania obaw związanych z komunikacją iwspółpracy w miejscu pracy
- Zachęcanie członków zespołu do regularnego przekazywania informacji zwrotnych na temat efektywności zespołu
Pielęgnuj kulturę komunikacji
Stwórz kulturę skutecznej komunikacji w swojej organizacji. Zachęcaj nadawcę wiadomości do wzięcia odpowiedzialności za jej zrozumienie. Umożliwiaj odbiorcom zadawanie pytań lub kwestionowanie pomysłów, gdy potrzebują wyjaśnień. Dawaj dobry przykład, demonstrując przejrzystość, otwartość i współpracę.
Przeprowadzaj regularne szkolenia
Każdy może się komunikować, ale skuteczna komunikacja to zupełnie inna gra. Umożliwiaj wszystkim skuteczną komunikację poprzez regularne szkolenia.
Zależnie od umiejętności pracowników, mogą one dotyczyć uważnego słuchania, pisania e-maili, pracy zdalnej, używania inkluzywnego języka lub komunikacja z klientem . Pomocne są również krótkie lekcje, plakaty lub listy kontrolne dotyczące jak udostępniać informacje członkom zespołu lub jak uniknąć błędnej komunikacji w miejscu pracy .
Ustawienie narzędzi i zasobów do skutecznej komunikacji
Nie oczekuj, że wszyscy będą wiedzieć, jak skutecznie się komunikować. Ustaw systemy, które zachęcą ich do zrobienia tego lepiej.
Na przykład, zespoły programistów mogą korzystać z szablonów lub formularzy do przechwytywania wszystkich istotnych informacji. Teams zajmujący się zawartością mogą zatrudnić redaktorów/proofreaderów, którzy zapewnią spójność.
W rzeczywistości systemy te mogą być tak proste, jak format agendy na każde spotkanie. Lub tak kompleksowe, jak platforma współpracy, taka jak ClickUp .
Bonus Read: Oto kilka z nich narzędzia do komunikacji asynchronicznej które mogą pomóc.
Współpraca w Teams
Nowoczesne Teams wymagają efektywnej hybrydowej komunikacji w miejscu pracy . Potrzebują miejsca do komunikacji kontekstowej, połączenia projektów, zadań, komentarzy, dokumentów i wideokonferencji. ClickUp Chat został zaprojektowany, aby umożliwić dokładnie to. ClickUp Chat służy do nadmierna komunikacja w pracy . Utwórz kanały, które odzwierciedlają sposób organizacji obszaru roboczego. Informuj wszystkich na bieżąco za pomocą Postów. Połącz istniejące zadania lub twórz nowe zadania z rozmów na czacie. Ustaw połączenia za pomocą jednego kliknięcia z automatycznymi podsumowaniami i elementami działań w ClickUp!
skuteczna komunikacja z ClickUp Chat_
Zarządzanie zadaniami
Aby komunikacja była skuteczna, musi obejmować co, jak, kto i kiedy. Z punktu widzenia zarządzania projektami będzie to wyglądać następująco:
- Co: Brief lub prośba o funkcję
- Jak: Standardy lub kryteria akceptacji
- Kto: Osoba przypisana lub właściciel zadania
- Do kiedy: Termin
Dobre narzędzie do zarządzania zadaniami pozwoli ci to wszystko udokumentować. ClickUp Tasks oferuje to wszystko i jeszcze więcej. Umożliwia szacowanie czasu, śledzenie go, wymianę komentarzy i dodawanie dowolnej liczby niestandardowych pól.
Co więcej? Możesz również użyć ClickUp Assign Comments aby zapewnić odpowiedzialność za komunikację właściwemu członkowi zespołu.
Z drugiej strony, pozwól swoim Teamsom przezwyciężyć przeciążenie powiadomieniami dzięki Skrzynka odbiorcza ClickUp . Pomaga zespołom zobaczyć wszystko w jednym miejscu i skupić się na tym, co ważne.
Jeśli dopiero zaczynasz, wypróbuj Szablon planu komunikacji ClickUp aby rozpocząć. Popraw komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, twórz banki wiedzy, udostępniaj informacje i minimalizuj bariery komunikacyjne dzięki temu szablonowi.
⚡️Archiwum szablonów: Więcej szablony planów komunikacji do wyboru.
Dokumentacja
Brak wystarczającej ilości podstawowych informacji jest jednym z największych wyzwań dla wirtualnych teamów . Zajmij się tym za pomocą wyczyszczonej dokumentacji.
Niezależnie od tego, czy jest to umowa o poziomie usług (SLA), czy kultura firmy, zapisz ją za pomocą Dokumenty ClickUp . Użyj różnych elementów stylizacji, aby podkreślić ważne punkty. Połącz powiązane dokumenty, połącz je z cyklami pracy, oznaczaj osoby i edytuj wspólnie.
Ustawienie podstaw komunikacji za pomocą ClickUp Docs
Jeśli tworzysz materiały szkoleniowe i edukacyjne, wypróbuj ClickUp Clip . Użyj go, aby jednoznacznie zademonstrować swój proces za pomocą nagrywania ekranu.
Burza mózgów
Najprostszym sposobem na przełamanie barier komunikacyjnych jest sprowadzenie ich na tę samą stronę, dosłownie. Rozkręć Tablice ClickUp i burzy mózgów, rysowania procesów, omawiania wzorców lub prototypowania wydajności.
Po uzyskaniu zgody zespołu, przekształć elementy w zadania i zabierz się do pracy bezpośrednio z tablicy!
wspólna burza mózgów z ClickUp Whiteboards_
Konsolidacja
Jeśli korzystasz z wielu narzędzi cyfrowych w swojej organizacji, komunikacja z pewnością będzie rozproszona. Uniknij tego, integrując wszystkie narzędzia w jedno scentralizowana komunikacja platforma. ClickUp integruje z ponad 1000 narzędzi, takich jak Slack, Zoom, obszar roboczy Google, GitHub i Discord. Możesz również automatycznie importować informacje z dziesiątek narzędzi do ClickUp.
Automatyzacja
Nie cała komunikacja musi odbywać się ręcznie. Automatyzacja ClickUp oferuje ponad 100 gotowych szablonów umożliwiających szybkie rozpoczęcie pracy. Zadania takie jak powiadamianie dewelopera o utworzeniu błędu przez zespół testerów lub powiadamianie redaktora, że nowy artykuł jest w przygotowaniu, mogą być zrobione automatycznie.
AI może przenieść to na wyższy poziom. Członkowie Teams mogą dyskutować, współpracować i przeprowadzać burze mózgów z AI w sposób dotychczas niemożliwy. Uzyskaj natychmiastowe odpowiedzi na wszystkie pytania związane z projektem, twórz automatyczne podsumowania, sprawdzaj pisownię, twórz szablony, transkrybuj wideo i wiele więcej dzięki ClickUp Brain .
współpraca oparta na sztucznej inteligencji z ClickUp Brain_
Kilka organizacji wypróbowało i odniosło sukces w minimalizowaniu barier komunikacyjnych za pomocą powyższych narzędzi i strategii. Przyjrzyjmy się kilku z nich.
Przykłady i studia przypadków z prawdziwego świata
Jeśli kiedykolwiek oglądałeś obcojęzyczny film z napisami, firma skutecznie pokonała jedną z form bariery komunikacyjnej. Zauważysz, że wokół Ciebie, firmy stosują różne strategie i taktyki, aby komunikować się bardziej efektywnie. Poniżej znajduje się kilka przykładów.
Wielojęzyczność w ONZ
Organizacja Narodów Zjednoczonych składa się ze 193 państw członkowskich, których mieszkańcy posługują się niemal tyloma językami. Eliminacja barier językowych w takiej organizacji wymaga przemyślanych, kompleksowych i niezmiennych działań strategie komunikacyjne .
ONZ jest jednym z największych pracodawców specjalistów językowych na całym świecie. Ustawia wysokie standardy dla tłumaczeń ustnych (mowa na mowę) i pisemnych (słowo pisane na słowo pisane) w różnych językach.
Przemówienia podczas wydarzeń ONZ są tłumaczone jednocześnie na sześć oficjalnych języków - arabski, chiński, angielski, francuski, rosyjski i hiszpański. Dla tych, którzy chcą przemawiać w jakimkolwiek innym języku, ONZ ułatwia tłumaczenia ustne i pisemne na żądanie.
Ujednoznacznienie w Wikipedii
Widziałeś kiedyś informację o ujednoznacznieniu na górze strony Wikipedii? Spróbuj na przykład wyszukać Top Gun lub Prince. Znajdziesz wiadomość informującą, o czym jest bieżąca strona i poprowadzi Cię gdzie indziej, jeśli szukasz czegoś innego.
Screengrab of strona Wikipedii dla "księcia"
Ujednoznacznienie to świetny sposób na zminimalizowanie kulturowych i kontekstowych barier w komunikacji. Pomaga zapobiegać możliwym nieporozumieniom i udostępniać użytkownikowi alternatywne informacje w różnych kulturach. Jest zorientowana na użytkownika, empatyczna i skuteczna.
Jak zespół marketingowy ClickUp korzysta z ClickUp
Rozproszony zespół marketingowy ClickUp współpracuje z dziesiątkami freelancerów i agencji do zrobienia swojej pracy. Wraz z rozwojem zespołu, rozproszeniem geograficznym i potrojeniem budżetów, pojawiło się kilka barier komunikacyjnych.
Aby poradzić sobie z tym kołem zamachowym, zespół marketingowy stworzył wirtualny obszar roboczy z ClickUp. Dzięki funkcjonalnym folderom, listom, celom i pulpitom, zespół płynnie uruchamia kampanię za kampanią, oprócz swojej zwykłej działalności.
Potrzebujesz inspiracji? Przeczytaj więcej o jak zespół marketingowy korzysta z ClickUp .
CEO Airbnb minimalizuje spotkania jeden na jeden
W a niedawny wywiad brian Chesky, dyrektor generalny Airbnb, nazwał model spotkań jeden na jeden wadliwym. Powiedział,
To, co się dzieje, to to, że często nie rozmawiają o rzeczach, o których chcesz rozmawiać.
Brian Chesky, dyrektor generalny Airbnb
Aby wyeliminować bariery psychologiczne i kulturowe związane z przejrzystą komunikacją, Chesky preferuje spotkania z wieloma uczestnikami. Wierzy, że pomaga to większej liczbie osób wnieść swój wkład i rzucić wyzwanie sobie nawzajem, przyspieszając przepływ informacji i podejmowanie decyzji.
Przełam bariery komunikacyjne z ClickUp
Dobra komunikacja jest podstawą wszystkiego, niezależnie od tego, czy chodzi o relacje osobiste, funkcje biznesowe czy interakcje publiczne. Każdy, od prezydenta po pilota linii lotniczych, musi być w stanie komunikować się w sposób wyczyszczony, asertywny i skuteczny każdego dnia.
Osiągnięcie tego celu zależy w równym stopniu od jednostki, jak i od organizacji, dla której pracuje, dlatego też istnieją specjaliści ds. komunikacji, tacy jak autorzy przemówień, procesy takie jak program szkoleniowy zarządzania zasobami załogi oraz narzędzia do współpracy w miejscu pracy, takie jak ClickUp.
Dzięki ClickUp możesz nie tylko skutecznie komunikować się, ale także sprawić, że będzie to kontekstowe, multimodalne i zautomatyzowane. Zobacz, co kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami może zrobić dla Ciebie. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .