Czy wiesz, dlaczego mówi się, że "praca zespołowa sprawia, że marzenie się spełnia"?
To proste: gdy poszczególne osoby gromadzą się wokół wspólnego celu i dzielą się obciążeniem pracą, firmy często osiągają wyniki, które przekraczają ich najśmielsze oczekiwania.
Jest jednak jedno wyzwanie - bez odpowiedniego oddelegowania autorytetów, te marzenia mogą zamienić się w koszmary. I nie musisz wierzyć nam na słowo; badania mówią wszystko.. tylko 2,5% ludzi potrafi efektywnie pracować wielozadaniowo!
Skuteczne oddelegowanie w organizacji polega również na jasnym zrozumieniu roli poszczególnych osób decyzyjnych i zespołu wykonującego zadania.
Dzięki odpowiednim ramom oddelegowanych uprawnień organizacja może uniknąć nieporozumień i upewnić się, że wszyscy znają swoje obowiązki.
Specjaliści HR i menedżerowie uwielbiają ten proces, ponieważ zapewnia on, że określone zadania są wykonywane w sposób odpowiedzialny. Niektóre Teams angażują nawet radcę prawnego, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku.
Prawdziwe pytanie brzmi jednak, gdzie można znaleźć doskonałe szablony delegowania uprawnień, które można wykorzystać od razu, bez konieczności ich rozszerzenia?
W tym artykule przedstawimy 10 najlepszych szablonów delegowania uprawnień, z których wszystkie są darmowe i niestandardowe.
Przeczytaj również: Jak oddelegować zadania w pracy: 10 wskazówek, jak skutecznie delegować zadania
Czym są szablony oddelegowanych uprawnień?
Szablony oddelegowanych uprawnień eliminują konieczność zgadywania, kto może podejmować jakie decyzje.
Potrzebujesz kogoś, kto podpisze dokumenty lub zatwierdzi zarys umowy? Chcesz wyznaczyć kogoś do oceny lub wyjaśnienia kolejnej kampanii strategicznej? To wszystko jest możliwe.
Szablony te jasno definiują role dla oddelegowanych autorów do odpowiednich stron.
Szablony oddelegowanych uprawnień mogą pomóc w następujących kwestiach:
- Zwiększenie przejrzystości procesu decyzyjnego: Ustawienie jasnych wytycznych dotyczących tego, kto jest upoważniony do podejmowania decyzji dla organizacji
- Zapobieganie problemom prawnym: Upewnienie się, że członkowie zespołu przestrzegają procesów zatwierdzania i pozostają w ramach swoich wyznaczonych uprawnień
- Monitorowanie przydzielonych zadań: Nadzorowanie i śledzenie oddelegowanych zadań w całej organizacji
- Ustalanie ról i obowiązków: Gwarantowanie, że każdy jest świadomy swoich obowiązków i tego, czego się od niego oczekuje
- Promowanie odpowiedzialności: Promowanie kultury własności poprzez jasne określenie, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i decyzję
Przeczytaj także: Jak kierownicy praktyk w służbie zdrowia oszczędzają czas dzięki oddelegowanym zadaniom
Co składa się na dobry szablon oddelegowanych uprawnień?
Dobry szablon delegowania uprawnień to coś więcej niż tylko przydzielanie zadań - to tworzenie jasności i odpowiedzialności.
Nie chcesz, aby ludzie zgadywali lub gubili się, gdy potrzebny jest podpis lub zatwierdzenie. Idealne szablony zapobiegają temu poprzez przypisanie konkretnych ról, upewniając się, że każdy zna swoje obowiązki w procesie decyzyjnym.
Najlepsze szablony uwzględniają również elastyczność. Różne działy mogą wymagać różnych poziomów uprawnień, więc formularz oddelegowania powinien być łatwo edytowalny, aby odzwierciedlał strukturę organizacyjną.
Niezależnie od tego, czy delegujesz uprawnienia do rutynowych zadań, czy też do podejmowania ważnych decyzji, taki dokument powinien zawierać wyraźną wzmiankę o każdym szczególe. Ułatwi to wszystkim zaangażowanym śledzenie.
przykład: Kiedy menedżer ds. marketingu w firmie technologicznej potrzebuje zatwierdzenia nowej kampanii reklamowej, używa dobrze skonstruowanego szablonu oddelegowanych uprawnień, aby wyjaśnić role i obowiązki. Teams działa płynnie, bez zamieszania i opóźnień, określając, kto może zatwierdzać budżety i oś czasu.
Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie do oddelegowanych zadań, aby wzmocnić pozycję Teams
10 najlepszych szablonów oddelegowanych uprawnień
1. Szablon matrycy oddelegowanych uprawnień ClickUp
Szablon matrycy oddelegowanych uprawnień ClickUp
Szablon Szablon matrycy oddelegowanych uprawnień ClickUp pomaga firmom usprawnić proces podejmowania decyzji i skutecznie przydzielać obowiązki.
Oferuje niestandardowe statusy, takie jak "Oddelegowane" i "Wymaga wprowadzenia", do śledzenia zadań, a niestandardowe pola, takie jak CFO, CEO i Dział, pozwalają na wizualizację struktury uprawnień zespołu.
Na przykład, można przypisać zadania do menedżera sprzedaży i śledzić jego uprawnienia do zatwierdzania za pomocą widoku tabeli matrycy.
Szablon ten obsługuje również niestandardowe widoki, takie jak listy zadań i wykresy Gantta, w celu wyjaśnienia ról decyzyjnych i struktur raportowania, co znacznie ułatwia śledzenie poszczególnych ról.
Idealny dla: Menedżerów i przełożonych dużych teamów, którzy chcą jasno komunikować obowiązki i SOP dla różnych zadań zespołowych
🧠 Czy wiesz, że CEO, którzy wyróżniają się umiejętnościami oddelegowanymi, widzą oszałamiające 33% wzrost przychodów . Ci najlepsi menedżerowie rozumieją, że nie mogą zrobić tego sami; zamiast tego upoważniają swoje Teams do zrobienia zadań, które są zgodne z ich mocnymi stronami.
2. Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp
Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp
Masz trudności z utrzymaniem porządku w swoich zadaniach? Szablon Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp to bogate w funkcje rozwiązanie, które pozwala organizować zadania według priorytetu, statusu lub działu, ułatwiając współpracę.
Załóżmy, że Twój zespół marketingowy planuje wprowadzenie produktu na rynek. Możesz użyć widoku tablicy, aby mapować każdą scenę - taką jak tworzenie zawartości, kampanie reklamowe i posty w mediach społecznościowych - na tablicy Kanban, a następnie przesuwać poszczególne zadania w kolumnach takich jak "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zakończone", aby wizualnie śledzić wszystkie postępy.
Dla tych, którzy żonglują wieloma obowiązkami, widok "Kalendarz" pozwala na zaplanowanie rozmów kwalifikacyjnych, ustawienie terminów działań następczych i aktualizację harmonogramów zadań.
Wreszcie, "Widok listy" szablonu świetnie sprawdza się w przypadku kierownika projektu nadzorującego wiele teamów.
Idealny dla: Kierowników projektów i innych osób, które muszą zarządzać i oddelegowanymi zadaniami międzyfunkcyjnymi.
Notatka: Potrzebujesz więcej gotowych rozwiązań do zarządzania zadaniami? Sprawdź naszą kompilację 11 darmowych szablonów do zarządzania zadaniami w Excelu i ClickUp
3. Szablon planu zarządzania zespołem ClickUp
Szablon planu zarządzania zespołem ClickUp
Zarządzanie wielofunkcyjnym lub zdalnym zespołem może czasami stanowić wyzwanie. Jak sprawić, by wszyscy byli na bieżąco? Jak zarządzać postępami indywidualnymi i zespołowymi?
To właśnie tutaj Szablon planu zarządzania zespołem ClickUp jest dostępny. Szablon został zaprojektowany, aby pomóc liderom w śledzeniu postępów zespołu, przypisywaniu ról i utrzymaniu porządku.
Na przykład, jeśli zdalny zespół marketingowy ma trudności z koordynacją zadań, "Agenda według widoku działu" pozwala im efektywnie planować spotkania, zapewniając, że wszyscy zostaną uwzględnieni.
Tymczasem zespół techniczny pracujący nad wprowadzeniem produktu na rynek może skorzystać z widoku "Status by Department View", aby śledzić, które zadania utknęły lub zostały zakończone.
Dzięki niestandardowym polom, takim jak "Dział" i statusom, takim jak "Pracuję nad tym" lub "Anulowane", zespół może łatwo dostosować ten szablon do swoich potrzeb.
Idealny dla: Menedżerów wielofunkcyjnych lub zdalnych zespołów, pomagając im koordynować zadania, przypisywać role i śledzić postępy w ujednolicony sposób.
4. Szablon matrycy RACI dla ról i obowiązków ClickUp
Szablon matrycy RACI firmy ClickUp
Matryca RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) to prosta struktura służąca do definiowania ról i obowiązków w projekcie lub zespole.
Wyobraź sobie, że dział księgowości przygotowuje się do corocznego audytu. Przy zaangażowaniu wielu interesariuszy - takich jak dyrektor finansowy, audytorzy i zespół finansowy - utrzymanie jasnych ról jest kluczowe. Podział ról Szablon matrycy RACI ról i obowiązków ClickUp ułatwia ten proces.
Na przykład dyrektor finansowy jest "odpowiedzialny" za zapewnienie sprawnego przebiegu audytu, podczas gdy kierownik finansowy jest "odpowiedzialny" za gromadzenie raportów finansowych. Zewnętrzni audytorzy muszą być "konsultowani" w celu sprawdzenia zgodności, a dział HR może wymagać "poinformowania" o dokumentacji finansowej związanej z pracownikami.
Korzystając z widoku matrycy RACI, każdy zna swoją konkretną rolę, unikając nakładania się lub pomijania zadań.
W miarę postępu zadań w ramach statusów takich jak "Otwarte" lub "W trakcie realizacji", cały zespół pozostaje w zgodzie, zapewniając płynną współpracę i zapobiegając opóźnieniom w cyklu pracy.
✨ Idealne dla: Organizacji i działów, które muszą jasno zdefiniować role i obowiązki.
Przeczytaj również: Zrozumienie RACI Odpowiedzialny vs. Odpowiedzialny
5. Szablon do planowania RACI ClickUp
Szablon planowania ClickUp RACI
Podobnie jak poprzedni szablon, szablon Szablon do planowania RACI ClickUp również pomaga w oddelegowaniu roli i odpowiedzialności - ale jest pewien haczyk! Jest on przeznaczony dla początkujących osób zajmujących się projektami wielofunkcyjnymi.
Wyobraź sobie, że planujesz wydarzenie firmowe - koordynator wydarzenia jest odpowiedzialny za logistykę, kierownik finansowy jest odpowiedzialny za budżet, a zespół HR musi być informowany o wszelkich potrzebach kadrowych.
Albo weźmy pod uwagę uruchomienie kampanii marketingowej - twórca zawartości jest odpowiedzialny za pisanie materiałów, podczas gdy dyrektor kreatywny nadzoruje wizualizacje, a dział prawny musi być konsultowany w celu zapewnienia zgodności.
Możesz użyć widoku Tablicy w szablonie, aby przypisywać zadania członkom zespołu i widok wykresu Gantta w celu monitorowania postępów.
Idealny dla: Początkujących osób zarządzających projektami międzyfunkcyjnymi, które muszą zdefiniować role, obowiązki i odpowiedzialność w ustrukturyzowanym i łatwym do zrozumienia formacie.
6. Szablon matrycy RACI ClickUp
Szablon matrycy RACI firmy ClickUp
W przeciwieństwie do standardowych list do zrobienia, lista Szablon matrycy RACI ClickUp jasno określa role, dzięki czemu nie musisz się już zastanawiać, kto zajmuje się ważnymi sprawami. Co więcej - szablon ten można wykorzystać nawet do planowania osobistego.
Powiedzmy, że planujesz wycieczkę z przyjaciółmi. Możesz użyć tego szablonu Szablon wykresu RACI przypisanie osoby odpowiedzialnej za rezerwację hoteli, odpowiedzialnej za ustawienie trasy i informowanie wszystkich innych o kluczowych decyzjach.
Albo wyobraź sobie organizację wydarzenia charytatywnego: możesz łatwo monitorować, kto jest odpowiedzialny za zbieranie funduszy i konsultować się ze sponsorami.
Piękno tego szablonu tkwi w jego zdolności do precyzyjnej mapy odpowiedzialności, dzięki czemu praca zespołowa nie wymaga wysiłku - czy to w biznesie, czy w życiu codziennym!
Idealny dla: Zarządzanie projektami w biznesie i życiu osobistym, gdzie jasne oddelegowanie roli i mapa odpowiedzialności są niezbędne do osiągnięcia powodzenia.
Przeczytaj także: 9 przykładów matryc RACI do zarządzania projektami | ClickUp
7. Szablon matrycy przypisania odpowiedzialności ClickUp
Szablon matrycy przypisania odpowiedzialności ClickUp
Wyobraź sobie, że zarządzasz wieloma projektami klientów - powiedzmy jednym dotyczącym tworzenia stron internetowych, a drugim marketingu zawartości.
Z Szablon matrycy przypisania odpowiedzialności (RAM) ClickUp możesz uprościć zarządzanie projektami w mgnieniu oka.
Szablon pomaga przypisać jasne role: programista zajmuje się aktualizacjami witryny, podczas gdy copywriter pracuje nad wpisami na blogu. Upewnia się również, że koordynator projektu jest zapętlony, aby utrzymać oś czasu na śledzeniu - koniec ze zgadywaniem lub ciągłymi e-mailami w obie strony.
Jedną z najlepszych funkcji jest "Widok Tablicy", który zapewnia wizualizację w czasie rzeczywistym, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, dzięki czemu nic nie umknie uwadze.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem, czy tylko kontaktujesz się z klientami, szablon ułatwia komunikację i przekazywanie informacji.
Idealny dla: Liderów Teams zarządzających wieloma projektami klientów, upraszczających oddelegowanie zadań i przypisanie ról za pomocą przejrzystych wizualnych narzędzi śledzenia.
Pro Tip: Użyj widoku Tablicy w ClickUp, aby usprawnić współpracę podczas przypisywania ról za pomocą szablonu matrycy przypisania odpowiedzialności. Funkcja ta pozwala zespołowi na burzę mózgów i tworzenie zadań w czasie rzeczywistym, zapewniając, że wszyscy są na bieżąco.
8. Szablon matrycy ról i uprawnień ClickUp
Szablon matrycy ról i uprawnień ClickUp
Czy miałeś kiedyś taki moment, w którym członek zespołu próbował uzyskać dostęp do pliku, tylko po to, by trafić na frustrujący komunikat "Odmowa pozwolenia"?
The Szablon ról i matrycy uprawnień ClickUp naprawia ten bałagan.
Podczas zarządzania projektem o mieszanym zakresie, powiedzmy, że szef sprzedaży potrzebuje dostępu do danych klientów, podczas gdy freelancerzy mają dostęp tylko do materiałów marketingowych.
Ten szablon pozwala dokładnie określić, kto może uzyskać dostęp do czego, zapewniając bezpieczeństwo i wydajność.
Na przykład w projekcie strony internetowej, o którym wspominaliśmy wcześniej, Product Designer miałby dostęp do plików projektowych i prototypów, podczas gdy specjalista ds. marketingu miałby możliwość widoku opisów produktów i zawartości promocyjnej.
Dzięki niestandardowym widokom ClickUp, takim jak "Zadania działu" i "Zadania zewnętrzne", możesz śledzić uprawnienia i role wizualnie w czasie rzeczywistym.
Koniec ze zgadywaniem - tylko proste, dobrze zarządzane cykle pracy!
✨ Idealne dla: Menedżerów i kierowników zespołów w organizacjach, które muszą kontrolować dostęp, śledzić uprawnienia i upewnić się, że właściwe osoby mają właściwe informacje.
9. Szablon formularza oddelegowanego autora pdfFiller
via: pdfFiller Szablon formularza oddelegowanych uprawnień jest idealny dla agencji marketingowych, które chcą usprawnić zatwierdzanie i podejmowanie decyzji.
Potrzebujesz dyrektora kreatywnego do nadzorowania zatwierdzania projektów, a Account Managera do zatwierdzania budżetu? A może menedżer ds. mediów społecznościowych zajmie się zatwierdzaniem zawartości codziennych postów?
Wystarczy oddelegować role autorów i pozwolić każdemu członkowi zespołu skupić się na tym, co robi najlepiej.
Dzięki łatwym w użyciu opcjom edycji, podpisywania i udostępniania szablon ten zapewnia płynną i wydajną realizację projektów.
Idealny dla: Agencje marketingowe lub kreatywne Teams, które chcą ułatwić zatwierdzanie zadań i podejmowanie decyzji.
Fun Fact: Czy wiesz, że liderzy, którzy nie oddelegowują wystarczająco dużo zadań, mogą nieumyślnie tworzyć kulturę niezdecydowania wśród swoich pracowników? Kiedy członkowie Teams czują, że ich umiejętności i talenty są naprawdę cenione, są szczęśliwsi i bardziej wydajni.
10. Szablon matrycy oddelegowanych uprawnień autorstwa Lark
via: Lark Szablon Delegated of Authority Matrix Template od Lark jest przeznaczony dla początkujących użytkowników i pomaga projektom zachować porządek dzięki przyjaznemu interfejsowi.
Od prostych wewnętrznych kierowanie zespołem oddelegowanych do przydzielania uprawnień między działami, można łatwo edytować zadania, dostosowywać poziomy uprawnień i śledzić postępy - a wszystko to za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Jest to szczególnie przydatne, aby upewnić się, że każdy zna swoją rolę, od stażysty uczącego się podstaw, po starszych pracowników nadzorujących krytyczne zadania.
Uwaga: szablon najlepiej nadaje się do Arkuszy Google.
Idealny dla: Początkujący użytkownicy lub małe firmy, które potrzebują prostego, przyjaznego dla użytkownika narzędzia do przydzielania zadań i zarządzania poziomami uprawnień w całej organizacji.
Oddelegowane i podniesione na wyższy poziom dzięki ClickUp
Wielu odnoszących sukcesy liderów biznesu, w tym Andrew Carnegie, Eli Broad i Jessica Jackley, powtórzyło znaczenie skutecznego oddelegowania.
Weźmy na przykład angielskiego magnata biznesowego Sir Richarda Bransona, który powiedział: "Jeśli naprawdę chcesz się rozwijać jako przedsiębiorca, musisz nauczyć się oddelegować"
Okazuje się, że opanowanie umiejętności oddelegowanych może być kluczem do odblokowania niesamowitego powodzenia dla twojego biznesu.
Rozumiemy jednak, że delegowanie może być trudne.
Dlatego te 10 szablonów delegowania uprawnień jest idealnych, aby ułatwić ci proces delegowania.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz osobistą inicjatywą, nadzorujesz projekt marketingowy, czy koordynujesz wydarzenie firmowe, szablony te pomogą zwiększyć odpowiedzialność w całym zespole.
Nie zapominajmy też o ClickUp! Ta platforma do zarządzania projektami wykracza poza ponad 1000 szablonów i oferuje funkcje współpracy, które pomagają tobie i twojemu zespołowi zachować organizację i wydajność. Zarejestruj się na ClickUp za darmo i zacznij oddelegowywać mądrzej już dziś!