Wyobraź sobie taką sytuację: pracujesz w zespole programistów, raportując do dwóch menedżerów.
Jeden z nich zajmuje się szczegółami - marketingiem, sprzedażą lub architekturą danych - podczas gdy drugi koncentruje się na terminach i celach projektu.
Choć ich zadania różnią się od siebie, wiesz, że bez obu z nich wszystko pogrążyłoby się w chaosie.
W swojej karierze prawdopodobnie będziesz współpracować zarówno z kierownikami ds. funkcji, jak i kierownikami projektów.
Każdy z nich wnosi do tabeli istotne umiejętności, ale co dokładnie ich odróżnia? Jak radzą sobie z oceną wyników, alokacją zasobów i kluczowymi kamieniami milowymi? 📊
W tym artykule przeanalizujemy różnice między kierownikiem ds. funkcji a kierownikiem projektu. Zbadamy również ich umiejętności i ujawnimy, w jaki sposób ich codzienne obowiązki synchronizują się, aby wszystko działało płynnie. 🔄
Role kierownika funkcjonalnego i kierownika projektu
Czym jest kierownik ds. funkcji?
Wyobraź sobie, że jesteś kapitanem statku, ale zamiast kierować całym statkiem, jesteś odpowiedzialny za jeden kluczowy obszar, taki jak maszynownia lub pokład nawigacyjny.
Właśnie do zrobienia ma menedżer funkcyjny!
Skupiają się oni na określonym obszarze funkcji w firmie, takim jak marketing lub zasoby ludzkie.
Podstawową funkcją kierownika funkcjonalnego jest zapewnienie sprawnego i wydajnego działania jego działu. Zarządzają ludźmi, zajmują się codziennymi operacjami i pracują nad długoterminowymi celami.
Menedżerowie funkcyjni są odpowiedzialni za zatrudnianie nowych członków zespołu, przeprowadzanie przeglądów wydajności i upewnianie się, że każdy ma odpowiednie umiejętności umiejętności do skutecznego zarządzania zadaniami .
Ich wpływ jest kluczowy dla dostosowania wysiłków ich działu do ogólnej strategii organizacji.
Czym jest kierownik projektu?
Z drugiej strony, kierownik projektu jest jak tymczasowy kapitan dla różnych celów. Niezależnie od tego, czy nadzoruje uruchomienie oprogramowania, czy planuje wydarzenie firmowe, jego zadaniem jest przeprowadzenie projektu od koncepcji do zakończenia.
Od opracowania nowego produktu do nadzorowania wdrożenia aktualizacji systemu, kierownicy projektów to ludzie, dzięki którym wszystko jest zrobione!
Są oni odpowiedzialni za nadzorowanie konkretnych projektów od początku do końca.
Kierownicy projektów koordynują pracę różnych teamów, zarządzają zasobami i dotrzymywać oś czasu projektu.
Ale to nie wszystko.
Kierownicy projektów mają również za zadanie zarządzanie ryzykiem, przydzielanie zasobów i upewnianie się, że wszyscy rozumieją swoje obowiązki i zadania.
Aby dobrze prosperować w tej roli, kierownicy projektów potrzebują twardych i miękkich umiejętności, takich jak rozwiązywanie problemów i komunikacja. Umiejętności te są niezbędne do prowadzenia Teams w kierunku powodzenia i poruszania się po złożoności każdego projektu.
Przeczytaj również: Co czyni dobrego kierownika projektu? 10 umiejętności kierownika projektu
Kluczowe różnice między menedżerami funkcji i menedżerami projektów
Jeśli chcesz wiedzieć, czym różnią się kierownicy funkcyjni od kierowników projektów - wyobraź sobie dwóch kierowników w zatłoczonym biurze w trakcie remontu.
Pierwszy z nich (kierownik funkcjonalny) jest szefem finansów, który zarządza budżetem i finansami. Drugi (kierownik projektu) kieruje renowacją biura i gwarantuje sprawne działanie.
Obaj są niezbędni, ale podchodzą do swoich zadań w różny sposób.
Przeanalizujmy, w jaki sposób ich autorytet, koncentracja, alokacja zasobów i strategie zarządzania zespołem ich ustawienie.
Autorytet i podejmowanie decyzji
Jeśli chodzi o autorytet i podejmowanie decyzji, menedżerowie funkcji i menedżerowie projektów postrzegają sprawy nieco inaczej.
Kierownicy ds. funkcji mają zazwyczaj więcej władzy nad zasobami i decyzjami w swoich działach w operacyjnej strukturze organizacyjnej. Zajmują się oni codziennymi operacjami i zapewniają, że ich dział jest zgodny z długoterminowymi celami firmy.
Z drugiej strony, kierownicy projektów często mają więcej władzy w strukturach zorientowanych na projekty. Jest to szczególnie prawdziwe w silnych organizacjach matrycowych, gdzie zarządzają zasobami projektów i podejmują krytyczne decyzje, aby utrzymać projekty na właściwym torze.
Na przykład w firmie programistycznej, kierownik ds. funkcji może mieć uprawnienia do zatrudniania programistów i zatwierdzania budżetów szkoleniowych. Z kolei kierownik projektu może przenieść tych programistów do projektu o wysokim priorytecie.
W zrównoważonych strukturach matryc, obaj autorzy udostępniają swoje uprawnienia, co wymaga współpracy w celu efektywnej alokacji zasobów.
Koncentracja i cele
Menedżerowie funkcji i menedżerowie projektów mają różne cele.
Menedżerowie ds. funkcji skupiają się na ulepszaniu swoich obszarów, takich jak marketing czy zasoby ludzkie. Pracują nad ulepszeniem swoich działów i pomagają firmie w osiągnięciu jej celów w czasie.
Z kolei kierownicy projektów koncentrują się na konkretnych projektach z określonymi datami rozpoczęcia i zakończenia.
Ich głównymi celami są spotkania z celami projektu, zarządzanie oś czasu i zapewnienie pomyślnego zakończenia.
Jednak kierownicy ds. funkcji i projektów często korzystają z oprogramowania i gotowych szablonów w celu uproszczenia pracy i śledzenia postępów.
Pro Tip: Zaplanuj regularne spotkania kontrolne. Wdrażaj co dwa tygodnie spotkania uzgadniające między kierownikami ds. funkcji i projektów. Wykorzystaj te sesje do przeglądu postępów w projekcie, rozwiązywania potencjalnych konfliktów zasobów i dostosowywania osi czasu w razie potrzeby. Będzie to promować przejrzystość i informować wszystkich na bieżąco.
Alokacja zasobów
Menedżerowie funkcji są odpowiedzialni za zarządzanie zasobami w swoich działach.
Dbają o to, by każdy w ich zespole posiadał odpowiednie umiejętności i mógł skutecznie przyczyniać się do realizacji rutynowych zadań i projektów.
Ponadto menedżerowie funkcyjni często pomagają członkom zespołu pracującym nad projektami.
Z drugiej strony, kierownicy projektów koncentrują się na alokacji zasobów w zarządzanie projektami . Są oni odpowiedzialni za nadzorowanie zespołu projektowego i określanie, czy posiada on zasoby wymagane do osiągnięcia celów projektu.
💡 Archiwum szablonów: Korzystanie z szablonów planowania zasobów w zespołach może pomóc zoptymalizować wykorzystanie zasobów i efektywniej zarządzać budżetami projektów. Oto 10 darmowych szablonów do planowania zasobów w ClickUp i Excelu na dobry początek.
Strategie zarządzania Teams
Menedżerowie funkcji zazwyczaj opracowują długoterminowe plany zarządzania swoimi teamami.
Na przykład, jeśli dział marketingu firmy przechodzi na marketing cyfrowy, menedżer może zorganizować warsztaty SEO lub reklamy w mediach społecznościowych dla swojego zespołu.
Tacy menedżerowie współpracują również z oprogramowanie do zarządzania umiejętnościami i systemy oceny wydajności w celu poprawy wyników zespołu.
Dla porównania, kierownicy projektów tworzą plany zarządzania projektami, które pasują do potrzeb projektu.
Weźmy taki scenariusz - kierownik projektu prowadzący rozwój nowej platformy e-commerce zbiera zespół projektantów, programistów i testerów.
Mając na uwadze napięty termin, jego plan kładzie nacisk na szybkie budowanie spójności zespołu, wyjaśnienie ról i zapewnienie płynnej komunikacji. Organizują codzienne stand-upy i regularne przeglądy ryzyka, aby pozostać na dobrej drodze i wcześnie rozwiązywać problemy.
Pomaga to kierownikom projektów skupić się na celach i zapewnia terminową i powodzenie realizacji projektu.
Przeczytaj również: 15 Free szablonów do zarządzania projektami 📝
Kiedy używać menedżera funkcji, a kiedy menedżera projektu?
Wybór odpowiedniego menedżera może mieć duże znaczenie, niezależnie od tego, czy chodzi o długoterminowe usprawnienia w dziale, czy też o zarządzanie złożonym, wrażliwym na czas projektem.
Niektóre idealne scenariusze podkreślają, gdzie każdy menedżer wyróżnia się w oparciu o swoje unikalne mocne strony i wiedzę.
Najlepszy czas na zwrócenie się do menedżerów ds. funkcji
Jeśli potrzebujesz ekspertyzy w konkretnym obszarze funkcjonalnym, najlepszym rozwiązaniem jest zwrócenie się do menedżera funkcjonalnego. Menedżerowie funkcyjni są szefami poszczególnych działów, prowadząc swoje zespoły przez codzienne zadania i długoterminowe cele.
Oto kilka sytuacji, w których menedżerowie funkcyjni sprawdzają się najlepiej:
- Inicjatywy ciągłego doskonalenia: Menedżerowie funkcjonalni to najlepszy sposób na usprawnienie procesów w ramach określonej funkcji - na przykład marketingu, sprzedaży lub rozwoju. Posiadają oni dogłębną wiedzę potrzebną do wdrożenia trwałych zmian
- Rozwój umiejętności: Menedżerowie funkcyjni są świetni w identyfikowaniu i rozwijaniu talentów zespołu. Przeprowadzają przeglądy wydajności i pomagają członkom zespołu rozwijać wiedzę specjalistyczną w określonych obszarach funkcji
- Przydzielanie zasobów do bieżących zadań: Menedżerowie funkcyjni mają wgląd w efektywną dystrybucję obciążeń pracą w swoich działach, jednocześnie zarządzając zasobami do codziennych operacji,
- Długoterminowe planowanie strategiczne: Menedżerowie funkcyjni mają kluczowe znaczenie dla ustawienia i osiągnięcia długoterminowych celów w ramach swojej funkcji
Najlepsze momenty, aby zwrócić się do kierowników projektów
Kierownicy projektów sprawdzają się w sytuacjach, które wymagają koordynacji różnych zestawów umiejętności i pionów oraz mają określony początek i koniec.
Oto, kiedy warto skorzystać z pomocy kierownika projektu:
- Projekty o różnych funkcjach: Kierownicy projektów są niezbędni, gdy pracujemy nad inicjatywami obejmującymi różne działy, takimi jak tworzenie oprogramowania lub wprowadzanie nowego produktu. Koordynują oni wysiłki różnych teamów w celu osiągnięcia celów projektu
- Inicjatywy wrażliwe na oś czasu: Kierownicy projektów doskonale radzą sobie z zarządzaniem projektami pod kątem osi czasu i dotrzymywaniem terminów. Wykorzystująoprogramowanie do zarządzania projektami i szablony, co pozwala im utrzymać wszystko na właściwym torze
- Alokacja zasobów dla konkretnych projektów: Muszą zrównoważyć zasoby w różnych zadaniach projektu, kierownicy projektów wykorzystują swoje umiejętności alokacji zasobów, aby zapewnić płynne działanie
- Zarządzanie ryzykiem: Kierownicy projektów są przeszkoleni w zakresie identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykiem w całym cyklu życia projektu. Wykorzystują swoje umiejętności miękkie do radzenia sobie z wyzwaniami i utrzymywania zespołu projektowego skoncentrowanego na powodzeniu
Dynamika między kierownikiem ds. funkcji a kierownikiem projektu jest kluczowa w każdej organizacji. Ich współpraca może poprawić wydajność, innowacyjne rozwiązania i powodzenie projektów.
Przeczytaj również: Jak zdobyć doświadczenie w zarządzaniu projektami w mojej pracy?
Jak ClickUp wspiera obie role
Zarządzanie teamami i konsekwentne dostarczanie wysokiej jakości pracy może być trudne - rozumiemy to.
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem ds. funkcji nadzorującym konkretny dział, czy kierownikiem projektu pracującym nad wieloma projektami, potrzebujesz niezawodnego narzędzia, aby zakończyć swoje zadania.
Czegoś, co jest stworzone do współpracy i zarządzania zadaniami.
Coś takiego jak ClickUp !
ClickUp zapewnia dostęp do ponad 100 szablonów, narzędzi do zarządzania projektami, przydatnych funkcji, analiz i nie tylko!
Sprawdźmy, w jaki sposób ClickUp może pomóc Ci doskonalić się w pracy.
Zarządzanie projektami i zadaniami
Zarządzaj projektami i zadaniami z łatwością dzięki funkcjom zarządzania zadaniami ClickUp
ClickUp oferuje różne funkcje, które stanowią wsparcie dla kierowników funkcyjnych i kierowników projektów w ich codziennych obowiązkach. Oto jak to pomaga:
- ClickUp Konfigurowalne widoki : Wybierz spośród widoków ClickUp: listy, tablicy, kalendarza lub wykresu Gantta, aby wizualizować swoje zadania i projekty w sposób, który pasuje do Twojego stylu zarządzania
- Zależności zadań ClickUp : Ustaw relacje zadań w ClickUp, aby zapewnić płynny cykl pracy i właściwą alokację zasobów w projektach
- Śledzenie czasu w ClickUp : Monitoruj, ile czasu zajmują zadania za pomocą funkcji śledzenia czasu ClickUp - pomaga to poprawić szacowany czas i efektywniej zarządzać zasobami
- Szablony ClickUp : Uzyskaj dostęp do ponad 100 darmowych szablonów ClickUp do zarządzania projektami, aby rozpocząć swoje projekty lub usprawnić powtarzające się zadania
Raportowanie i analityka
podejmuj decyzje w oparciu o dane dzięki niestandardowym pulpitom ClickUp i funkcjom wizualizacji obciążenia pracą
ClickUp dostarcza potężne narzędzia do raportowania i analizy, które pomagają kierownikom funkcyjnym i kierownikom projektów monitorować postępy i podejmować świadome decyzje. Oto jak one działają:
- Pulpity ClickUp : Twórz niestandardowe pulpity w ClickUp, aby śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla swojego działu lub projektu
- Widok obciążenia pracą w ClickUp : Wizualizuj obciążenie zespołu w ClickUp, aby zapewnić właściwą alokację zasobów i zapobiec wypaleniu zawodowemu
- Szacowany czas w ClickUp vs. rzeczywiste: Porównanie szacowanego czasu z rzeczywistym czasem spędzonym na zadaniach w ClickUp w celu poprawy przyszłego planu
- Cele ClickUp : Użyj funkcji celów ClickUp, aby ustawić i monitorować postępy w realizacji określonych celów (niezależnie od tego, czy są one związane z działem, czy projektem)
💡 Pro Tip: Menedżerowie funkcji i projektów mogą korzystać z ClickUp Goals, aby skutecznie śledzić kamienie milowe w swoich działach lub projektach. Możesz ustawić terminy, zarządzać sprintami na osi czasu, regularnie monitorować postępy i udostępniać swoje cele w ClickUp Goals swojemu zespołowi i interesariuszom.
Współpraca i komunikacja
usprawnij współpracę w zespole dzięki narzędziom komunikacyjnym, udostępnianym przestrzeniom i integracjom ClickUp
ClickUp pomaga menedżerom współpracować ze swoimi teamami w czasie rzeczywistym i wspiera komunikację w trakcie całego projektu. Oto kilka funkcji, które pomagają to osiągnąć:
- Komentarze ClickUp (i @wzmianki): Łatwo komunikuj się z członkami zespołu w ramach zadań w ClickUp, przechowując wszystkie istotne informacje w jednym miejscu
- Integracje ClickUp : Połącz ClickUp z innymi narzędziami używanymi przez Twój zespół, takimi jak Slack lub Google Drive, aby usprawnić cykl pracy
- Udostępniane przestrzenie ClickUp : Twórz przestrzenie w ClickUp, w których zespoły o różnych funkcjach mogą współpracować nad projektami, wypełniając lukę między różnymi działami
- Strategie zarządzania zespołem w ClickUp: Wdrażaj różne podejścia do zarządzania zespołem, korzystając z elastycznej struktury ClickUp i ustawień uprawnień
Jeśli uważasz, że te informacje były pomocne, poczekaj - jest ich więcej!
Szablon do zarządzania projektami ClickUp
Szablon zarządzania projektami ClickUp
Przedstawiamy najlepsze narzędzie, które może zaoszczędzić czas i wysiłek kierownikom funkcji i projektów - Szablon do zarządzania projektami ClickUp. Ten łatwy do dostosowania szablon pomaga w zarządzaniu złożonymi projektami, które przypominają wyścig z czasem - z zawiązanymi sznurowadłami!
Nie jesteś przekonany? Zobaczmy, jak ten szablon może ułatwić życie obu typom menedżerów:
Dla menedżerów funkcji:
- Niestandardowe pola szablonu, takie jak "Department" i "Required Delivery Teams", mogą pomóc w śledzeniu, jak określone funkcje pasują do większego obrazu projektu
- Korzystanie z pola "Firmowe OKR" może dostosować pracę działu do ogólnych celów organizacyjnych
- Widok "Status Report" pozwala szybko informować przełożonych o postępach zespołu bez zagłębiania się w szczegóły
Dla kierowników projektów:
- Różnorodność widoków (dokument, formularz, lista) pomaga wizualizować i zarządzać projektem w sposób odpowiedni dla różnych scen lub interesariuszy
- Szczegółowe statusy, takie jak "UPDATE REQUIRED" i "AT RISK" pozwalają na szybkie oznaczanie problemów i śledzenie projektu
- Niestandardowe pola, takie jak "Faza projektu" i "Metryki powodzenia", pomagają monitorować postępy i prezentować wartość interesariuszom
Obie role mogą odnieść korzyści:
- Pola "Sponsorzy wykonawczy" i "Kluczowi interesariusze", aby komunikacja była wyczyszczona i ukierunkowana
- Pole "Typ elementu PMO" służy do kategoryzowania różnych aspektów projektu w celu łatwego sortowania i raportowania
Uruchamiaj lepsze projekty i funkcje dzięki ClickUp
Teraz, gdy już wiesz, jak działają menedżerowie projektów w porównaniu z menedżerami funkcji, nadszedł czas, aby zadać sobie pytanie: "Jak możesz lepiej pracować nad swoimi projektami?"
Czy Twój styl pracy jest bardziej podobny do menedżerów funkcjonalnych, gdzie intensywnie koncentrujesz się na jednym obszarze lub funkcji? A może masz tendencję do żonglowania między różnymi zespołami, ośmioma czasami i celami, jak kierownik projektu?
Bez względu na Twój styl pracy, ClickUp ma dla Ciebie rozwiązanie.
Niezależnie od tego, czy musisz śledzić indywidualne wyniki, czy też dotrzymywać terminów, zaawansowane funkcje ClickUp, takie jak zależności zadań, śledzenie czasu i szablony, pozwalają płynnie zarządzać codziennymi zadaniami i dużymi celami.
Ponadto, rozbudowane narzędzia do raportowania i analizy ClickUp zapewniają wgląd w dane potrzebne do podejmowania świadomych decyzji, a funkcje współpracy, takie jak udostępnianie przestrzeni i wzmianki, zapewniają, że wszyscy są na bieżąco.
Gotowy do wypróbowania? Zarejestruj się na ClickUp i osiągnij cele związane z wydajnością. 🌟