Pracujesz nad ważnym projektem i musisz znaleźć dokładną procedurę składania zapytań ofertowych.
W ostatniej chwili przeszukujesz cały obszar roboczy, a znalezienie tego, czego szukasz, wydaje się prawie niemożliwe. Brzmi znajomo?
Takie sytuacje zdarzają się zbyt często. Większość informacji organizacyjnych jest przechowywana w systemach silosowych, takich jak foldery i różne aplikacje, co utrudnia znalezienie potrzebnych informacji.
Ale co by było, gdybyś miał cyfrowy organizer dla zbiorowego mózgu swojego Teams, jak dobrze zorganizowana biblioteka, w której można szybko wyszukiwać i uzyskiwać dostęp do ważnych informacji?
W tym miejscu wkraczają systemy zarządzania wiedzą.
Na tym blogu omawiamy systemy zarządzania wiedzą i ich znaczenie. Przedstawiamy również listę popularnych systemów zarządzania wiedzą, aby dać ci jaśniejszy obraz dostępnych rozwiązań i tego, w jaki sposób poprawiają one wydajność organizacyjną.
Zrozumienie systemu zarządzania wiedzą
System zarządzania wiedzą pomaga organizacji przechwytywać, przechowywać i udostępniać wiedzę jawną (dokumenty, raporty lub podręczniki) oraz wiedzę ukrytą (osobiste doświadczenia lub spostrzeżenia)
KMS wykorzystuje zbiorową wiedzę organizacji do napędzania innowacji, poprawy wydajności i usprawnienia procesu podejmowania decyzji. Przyjrzyjmy się, dlaczego potrzebny jest system zarządzania wiedzą i jakie korzyści płyną z jego integracji z operacjami biznesowymi.
Rola systemu zarządzania wiedzą w różnych scenariuszach
System zarządzania wiedzą służy w następujących przypadkach:
- Centralizacja informacji: Solidny system zarządzania wiedzą działa jako scentralizowana platforma do przechowywania i organizowania różnego rodzaju informacji organizacyjnych i cennej wiedzy
- Udostępnianie wiedzy: Systemy te zazwyczaj posiadają funkcje takie jak fora dyskusyjne lub wiki, które mogą być wykorzystywane do udostępniania wiedzy organizacyjnej w różnych Teams'ach
- Szkolenia i onboarding: Nowi pracownicy mogą uzyskać dostęp do artykułów instruktażowych, systemów zarządzania zawartością, scentralizowanego repozytorium itp. w celu uzyskania szczegółowych materiałów szkoleniowych. Dobrze przemyślana strategia zarządzania wiedzą przyspiesza osiągnięcie wartości przez pracowników i pozwala im szybko wdrożyć się do pracy
- Samoobsługa: Twoi niestandardowi klienci mogą uzyskać dostęp do platformy zarządzania wiedzą, aby samodzielnie znaleźć odpowiedzi na zapytania
Korzyści z systemu zarządzania wiedzą
- Łatwy dostęp do krytycznych informacji organizacyjnych, co pomaga w szybszym podejmowaniu świadomych decyzji
- Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie informacji i do zrobienia więcej
- Przechwytywanie i zapisywanie kluczowych spostrzeżeń i strategii w celu zapewnienia ciągłości działania
- Wykorzystanie istniejących informacji w celu usprawnienia bieżących procesów, wsparcia ciągłego uczenia się i tworzenia nowych rozwiązań
Cechy dobrego systemu zarządzania wiedzą
Oto kilka funkcji, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze skutecznego systemu zarządzania wiedzą.
- Użyteczność: Wybierz oprogramowanie do zarządzania wiedzą, które jest intuicyjne i łatwe w użyciu. Skomplikowane systemy zwiększają obciążenie poznawcze użytkowników, ostatecznie prowadząc do ich porzucenia
- Współpraca: Odpowiedni system zarządzania wiedzą oferuje funkcje współpracy, takie jak fora dyskusyjne, czat w aplikacji i wiki, aby zachęcić do bezproblemowego udostępniania wiedzy
- Analityka: Wbudowane narzędzia do raportowania i analizy zapewniają wgląd w wykorzystanie systemu, zaangażowanie użytkowników, zadowolenie klientów i skuteczność wysiłków związanych z zarządzaniem wiedzą
- Zarządzanie zawartością: System powinien umożliwiać użytkownikom korzystanie z wielu formatów zawartości i przesyłanie obrazów, wideo, plików audio i prezentacji. Poszukaj również funkcji, które umożliwiają kategoryzowanie różnych rodzajów zawartości
- Wyszukiwanie i pobieranie: Potężna funkcja wyszukiwania z filtrami pozwala użytkownikom łatwo wyszukiwać i pobierać informacje w twoim systemie wiedzy
- Wspierane przez AI: Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą są obecnie wspierane przez funkcje AI i ML
Porada dla profesjonalistów: Upewnij się, że korzystasz z efektywnego narzędzia do zarządzania wiedzą strategia zarządzania wiedzą która obejmuje kontrolę jakości i skrupulatne zarządzanie zawartością, aby dobrze wykorzystać informacje organizacyjne.
Znaczenie AI i uczenia maszynowego w nowoczesnych systemach zarządzania wiedzą
AI i uczenie maszynowe odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu zdolności systemów zarządzania wiedzą do przechwytywania i organizowania informacji.
Wyszukiwarka oparta na AI może lepiej zrozumieć zapytania użytkowników, poprawiając trafność wyników wyszukiwania wyświetlanych użytkownikom. Interpretuje intencje użytkownika na podstawie zapytania, analizując określone słowa kluczowe i dopasowując je do informacji dostępnych w systemie. Zawartość ściśle dopasowana do słów kluczowych jest następnie wyświetlana użytkownikowi.
Algorytmy ML mogą również analizować dostępne dane i porównywać je z często używanymi słowami kluczowymi lub częstymi zapytaniami, aby zidentyfikować wszelkie luki w zawartości bazy wiedzy. W ten sposób można proaktywnie tworzyć nowe dane i zapewnić wszystkim dostęp do najnowszych informacji.
Porada profesjonalisty: Narzędzia do pisania AI można skonfigurować w celu automatyzacji danych powstania zawartości, zapewniając szybkie i dokładne dokumentowanie informacji o firmie.
10 przykładów systemów zarządzania wiedzą
Oto najlepsze opcje, jeśli szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą, które usprawni procesy organizacyjne, takie jak szkolenia i wdrażanie, scentralizuje informacje w celu łatwego dostępu i poprawi współpracę między członkami zespołu.
1. ClickUp
Uprość zarządzanie projektami dzięki ClickUp's Project Management ClickUp to potężne narzędzie do zarządzania projektami typu "wszystko w jednym", które dzięki swoim rozbudowanym funkcjom może służyć również jako system zarządzania wiedzą. Oferuje kilka możliwości przechwytywania, organizowania i udostępniania informacji.
Jego wszechstronne funkcje, takie jak Dokumenty ClickUp i Zadania ClickUp pozwalają na stworzenie wiki, repozytorium dokumentów i zarządzanie zadaniami związanymi z wiedzą. Wiedzę można organizować w różne Przestrzenie ClickUp , foldery i listy, ułatwiając znajdowanie i uzyskiwanie dostępu do odpowiednich informacji.
Dodatkowo, narzędzia do współpracy ClickUp, takie jak ClickUp Chat i Przypisane komentarze umożliwiają Teams współpracę nad dokumentami, udostępnianie spostrzeżeń i zapewniają, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi aktualizacjami.
Dostarczając scentralizowany hub do udostępniania wiedzy i współpracy, ClickUp może usprawnić procesy, poprawić wydajność i wspierać kulturę ciągłego uczenia się w organizacji.
2. SharePoint
przez Microsoft SharePoint firmy Microsoft to kompleksowy pakiet narzędzi do zarządzania zawartością i wiedzą w przedsiębiorstwie, umożliwiający organizacjom udostępnianie informacji i zarządzanie nimi w zespołach. Funkcje takie jak biblioteka dokumentów, intranet i filtry wyszukiwania ułatwiają użytkownikom znajdowanie odpowiednich informacji.
3. IBM Watson
przez IBM IBM Watson obejmuje zestaw narzędzi i aplikacji opartych na AI, które usprawniają proces odkrywania wiedzy. Funkcja wyszukiwania platformy -Watson Discovery wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego, aby uzyskać wgląd głęboko w dokumenty Business.
IBM Watson analizuje duże ilości danych i zawartości, aby automatycznie wydobywać przydatne spostrzeżenia i wzorce.
4. Notion
przez Notion Notion to wszechstronny obszar roboczy do tworzenia notatek i zarządzania wiedzą. Platforma służy do budowania dostosowywalnych baz wiedzy z kategoriami, etykietami i połączonymi
Funkcje takie jak udostępniany obszar roboczy, komentarze i wzmianki umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym i sprawiają, że jest to dobry system zarządzania wiedzą. Dodatkowo można połączyć dokumenty, strony i bazy danych, aby informacje były kontekstowe i łatwo dostępne.
5. Confluence by Atlassian
przez Atlassian Teamsy programistów często używają Confluence by Atlassian do budowania wewnętrznych baz wiedzy i dokumentowania krytycznych procesów biznesowych.
Funkcje takie jak jednoczesna edycja, komentarze w tekście, wzmianki i powiadomienia umożliwiają zespołom współpracę w czasie rzeczywistym w ramach systemu zarządzania wiedzą, aby zaoszczędzić czas wyszukiwanie informacji w silosach.
Funkcja wyszukiwarki indeksuje dostępne informacje, dzięki czemu użytkownicy mogą lokalizować informacje za pomocą różnych atrybutów, takich jak tytuł, zawartość lub etykiety.
6. Guru
przez Guru Guru to oprogramowanie do zarządzania wiedzą które umożliwia połączenie dokumentów, aplikacji i czatów w jedno źródło prawdy. Oznacza to, że Teams mogą przeszukiwać zbiorową wiedzę organizacji ze scentralizowanego huba bez konieczności przeszukiwania rozproszonych informacji.
Funkcja NLP może być używana do analizowania zapytań użytkowników i wyświetlania najbardziej odpowiednich informacji w oparciu o takie cechy jak rola, lokalizacja i wcześniejsza aktywność.
7. Helpjuice
przez Helpjuice Jeśli szukasz rozwiązania bazy wiedzy do wdrażania nowych klientów, umożliwienia samoobsługi i szkolenia pracowników, Helpjuice jest dobrym rozwiązaniem. Jego przyjazny dla użytkownika interfejs jest łatwo konfigurowalny i można go dostosować do preferencji estetycznych marki.
Helpjuice może być używany do obsługi klienta i udostępniania informacji wewnętrznym zespołom
8. Document360
przez Document360 Jeden z popularnych systemów zarządzania dokumentami, Document360 oferuje zaawansowane funkcje edycji i udostępniania dokumentów. Jego kreator typu "przeciągnij i upuść" umożliwia tworzenie niestandardowych repozytoriów wiedzy, które współgrają z tożsamością marki. Posiada do sześciu poziomów kategorii i podkategorii w celu uporządkowania uporządkowanych informacji i połączonych artykułów.
9. Bloomfire
przez Bloomfire System angażowania wiedzy Bloomfire usprawnia wdrażanie i przyjmowanie narzędzi i procesów Business. Zamiast organizować informacje w skomplikowane struktury plików, można użyć funkcji zarządzania dokumentami Bloomfire do kategoryzacji, etykiety i wyszukiwania zawartości
Funkcje automatycznej synchronizacji automatycznie synchronizują informacje z wielu źródeł, zapewniając użytkownikom dostęp do najnowszych informacji i ograniczając ręczne aktualizacje.
10. HubSpot
Via HubSpot HubSpot Service Hub pomaga dostawcom usprawnić obsługę klienta, udostępniając funkcję bazy wiedzy do tworzenia zasobów samoobsługowych. Możesz stworzyć ustrukturyzowane repozytorium wiedzy, które obejmuje często zadawane pytania, artykuły pomocy i przewodniki, aby dostarczyć odpowiedzi na powtarzające się zapytania klientów.
Funkcja analityczna zapewnia wgląd w kluczowe wskaźniki, takie jak zaangażowanie użytkowników, odrzucanie zgłoszeń, wydajność artykułów i trendy wyszukiwania - pomagając ocenić skuteczność bazy wiedzy.
Rodzaje systemów zarządzania wiedzą
Istnieje kilka różnych typów systemów zarządzania wiedzą, z których każdy ma inne funkcje. Po dokładnym określeniu rodzaju wiedzy organizacyjnej, którą chcesz udostępniać i komu, możesz wybrać odpowiedni system z poniższych przykładów.
1. Wewnętrzna baza wiedzy
Wewnętrzna baza wiedzy to system przeznaczony do udostępniania informacji pracownikom organizacji. Celem jest organizowanie i zarządzanie wszystkimi ważnymi informacjami firmowymi w jednej lokalizacji, tak aby Teams mieli do nich dostęp w razie potrzeby.
Pracownicy mogą pracować wydajniej dzięki szybkiemu dostępowi do zasad firmy, procedur, podręczników i innej krytycznej dokumentacji. Największą zaletą wewnętrznej bazy wiedzy jest to, że członkowie Teams w całej organizacji korzystają z tych samych, aktualnych zasobów.
Kompleksowa wewnętrzna baza wiedzy działa również jako portal samoobsługowy dla pracowników, zmniejszając potrzebę połączenia Teams z działem HR, IT lub innymi działami w celu wyjaśnienia powtarzających się zapytań.
Porada dla profesjonalistów: Używaj Szablon Podręczników Pracowniczych, Zasad i Procedur ClickUp umożliwia stworzenie kompleksowego wewnętrznego zasobu wiedzy do tworzenia i zarządzania dokumentacją skierowaną do pracowników. Zapewnia on ustrukturyzowane ramy, które obejmują istotne tematy, takie jak informacje o firmie, prawa i obowiązki pracowników, wynagrodzenia i świadczenia, zarządzanie wydajnością i inne.
Podręczniki pracownicze, zasady i szablony procedur ClickUp
2. Zewnętrzna baza wiedzy
Korzystaj z zewnętrznej bazy wiedzy w celu udostępniania informacji interesariuszom spoza organizacji, takim jak partnerzy, sprzedawcy lub niestandardowi klienci
Działa ona jako hub, w którym każdy spoza organizacji może uzyskać dostęp do ważnych zasobów bez konieczności kontaktowania się z zespołem wsparcia firmy. Zewnętrzna baza wiedzy może zawierać dokumentację produktu, często zadawane pytania, przewodniki rozwiązywania problemów, aktualizacje produktu, a nawet dokumentację API.
Zewnętrzne bazy wiedzy są dostępne 24/7, ułatwiając użytkownikom samodzielne znalezienie odpowiedzi na zapytania. To poprawia doświadczenie użytkownika i zmniejsza obciążenie pracą zespołu wsparcia
Porada dla profesjonalistów: Możesz tworzyć i publikować zewnętrzne dokumenty za pomocą ClickUp Docs poprzez publicznie dostępny link.
Pisz, edytuj i publikuj zewnętrzne polityki firmy za pomocą ClickUp Docs
3. Systemy zarządzania nauczaniem
System zarządzania nauczaniem umożliwia tworzenie, zarządzanie i dostarczanie zawartości edukacyjnej do pożądanych odbiorców. Większość organizacji korzysta z LMS w celu ułatwienia szkoleń korporacyjnych i rozwoju zawodowego. Dzielą one złożone kursy na mniejsze moduły, aby były łatwo przyswajalne.
Instruktorzy mogą tworzyć materiały szkoleniowe w wielu formatach, takich jak wideo, quizy, prezentacje i zadania. Uczniowie mogą uzyskać dostęp do formatów zawartości, które najlepiej odpowiadają ich stylowi uczenia się.
Większość systemów zarządzania nauczaniem ma wbudowane funkcje analityczne, które umożliwiają trenerom śledzenie skuteczności zawartości kursów. Analiza wskaźników, takich jak wskaźniki ukończenia kursu, czas do uzyskania pierwszej wartości i zaangażowanie użytkowników, może dać wgląd w to, jaka zawartość szkoleniowa działa najlepiej, a co wymaga poprawy.
ClickUp Docs można również wykorzystać do tworzenia ustrukturyzowanych i logicznie sformatowanych dokumentów na potrzeby szkoleń i wdrażania pracowników. Możesz ustawić cele za pomocą ClickUp Cele aby śledzić postępy w nauce i monitorować ich zakończenie.
4. Systemy zarządzania dokumentami
Załóżmy, że Twój biznes ma do czynienia z dużą ilością dokumentów, takich jak kontrakty, umowy, formularze lub notatki ze spraw. Wraz ze wzrostem liczby takich dokumentów będziesz potrzebować scentralizowanego systemu do organizowania, edytowania i zarządzania tymi plikami. W tym przypadku przydatne będzie rozwiązanie do zarządzania dokumentami.
DMS, czyli rozwiązanie do zarządzania dokumentami, to system do pobierania, przechowywania i kategoryzowania dokumentów elektronicznych. Systemy te zazwyczaj oferują zaawansowane funkcje wyszukiwania i pobierania, kontrolę dostępu i protokoły szyfrowania w celu ochrony wrażliwych danych. Solidne funkcje współpracy umożliwiają zespołom udostępnianie dokumentów, dodawanie komentarzy i pozostawianie opinii w celu zapewnienia płynniejszej pracy zespołowej nad wspólnymi plikami.
Niektóre rozwiązania do zarządzania dokumentami oferują również funkcje automatyzacji cyklu pracy w celu automatyzacji rutynowych zadań, takich jak zatwierdzanie dokumentów, powiadomienia i zadania.
5. Intranet
Duże korporacje, firmy zajmujące się opieką zdrowotną lub firmy z wieloma lokalizacjami i zdalnymi Teams często korzystają z intranetu do udostępniania informacji, centralizacji komunikacji i umożliwienia współpracy.
Intranet jest bardzo podobny do Internetu, ale jest bardziej prywatną siecią ograniczoną do pracowników w organizacji. Oferuje funkcje takie jak kanały informacyjne i ogłoszenia, w których można publikować aktualizacje dotyczące całej firmy, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco
Pracownicy mogą korzystać z intranetu, aby uzyskać dostęp do wewnętrznych zasobów (katalogi, zasady firmy, podręczniki dla pracowników, portale IT i HR) i współpracować przy projektach za pomocą funkcji współpracy, takich jak fora dyskusyjne i czaty.
6. Platformy współpracy
Narzędzia do współpracy pomagają zespołom w organizacji współpracować i dzielić się ważnymi informacjami i aktualizacjami. Teams mogą błyskawicznie udostępniać wiedzę poprzez bezpośrednie wiadomości, grupy lub kanały do rozwiązywania problemów w czasie rzeczywistym
Większość z tych narzędzi oferuje również funkcje połączeń audio i wideokonferencji, co jest bardzo przydatne w przełamywaniu silosów działów i zachęcaniu do współpracy międzyfunkcyjnej.
7. Systemy zarządzania zawartością
System zarządzania treścią może być używany do tworzenia, edytowania i publikowania treści cyfrowych na stronach internetowych. Zaletą systemów zarządzania treścią jest to, że nawet nietechniczni użytkownicy (ci, którzy nie znają się na kodowaniu lub programowaniu) mogą z łatwością korzystać z wbudowanych redaktorów do tworzenia i formatowania zawartości.
Można szybko aktualizować zawartość, przesyłać pliki multimedialne w celu dodania kontekstu i wykorzystywać platformę do udostępniania wiedzy ogółowi społeczeństwa.
8. Fora społeczności online
Forum społeczności to platforma, na której użytkownicy i organizacje mogą dzielić się swoimi doświadczeniami, spostrzeżeniami i wiedzą na określony temat. Użytkownicy mogą rozmawiać z innymi członkami społeczności i korzystać ze zbiorowej wiedzy forum, aby znaleźć rozwiązania wspólnych problemów. Z czasem dyskusje te mogą być archiwizowane w celu stworzenia bazy wiedzy, którą można przeszukiwać i która zawiera odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Reddit, Quora i Discord to najpopularniejsze przykłady takich forów społecznościowych.
9. Systemy zarządzania decyzjami
Systemy zarządzania decyzjami umożliwiają organizacjom zebranie wszystkich istniejących danych z wielu źródeł na jednej platformie. Te spostrzeżenia, w połączeniu z analityką biznesową, mogą być wykorzystane do usprawnienia procesu podejmowania decyzji w firmie.
Systemy zarządzania decyzjami mogą z łatwością analizować ogromne ilości danych i identyfikować powtarzające się wzorce oraz ich wpływ na rozwój Businessu.
System zarządzania decyzjami zazwyczaj składa się z silnika reguł biznesowych, który mówi, w jaki sposób powinny być przeprowadzane określone procesy operacyjne. Często posiadają one funkcje analizy predykcyjnej, która pozwala na prognozę przyszłych wydarzeń w oparciu o istniejące wzorce.
Następnie dostępne są funkcje raportowania w czasie rzeczywistym oraz narzędzia do testowania i symulacji, które pozwalają badać wpływ różnych decyzji i reguł przed zastosowaniem ich w rzeczywistych scenariuszach.
10. Systemy eksperckie
System ekspercki to rozwiązanie oparte na AI, które łączy w sobie moc bazy wiedzy z tym, co nazywamy "silnikiem wnioskowania" Komponent bazy wiedzy zawiera bardzo konkretne informacje zbudowane w oparciu o doświadczenie ludzkich specjalistów
Silnik wnioskowania przetwarza informacje z bazy wiedzy, aby udzielić odpowiedzi na złożone problemy. Business może korzystać z systemów eksperckich w celu uzyskania rekomendacji i najlepszych praktyk na takich polach jak medycyna, inżynieria czy finanse.
Na przykład, systemy eksperckie mogą być pomocne w diagnozowaniu warunków medycznych, ocenie ryzyka kredytowego, analizie dokumentów prawnych i rozwiązywaniu problemów technicznych.
Czytaj więcej: 10 najlepszych narzędzi AI do zarządzania wiedzą
Wdrażanie systemu zarządzania wiedzą za pomocą ClickUp Platforma zarządzania wiedzą ClickUp oferuje rozbudowane funkcje, które zapewniają elastyczność w zarządzaniu wieloma aspektami zarządzania wiedzą, takimi jak dokumentacja wewnętrzna, współpraca, dane powstania i inne.
Stwórz potężne scentralizowane repozytorium dzięki ClickUp's Knowledge Management Hub
Jako platforma bazy wiedzy dla przedsiębiorstw, ClickUp jest centralnym hubem do organizowania różnego rodzaju informacji, do których każdy ma dostęp, od wewnętrznych członków Teams po klientów.
Oto jak możesz wykorzystać ClickUp do wdrożenia systemów zarządzania dokumentami w swojej organizacji.
1. Tworzenie wiedzy
Możesz użyć Dokumenty ClickUp do tworzenia szczegółowych dokumentów dotyczących polityki firmy, najlepszych praktyk i cykli pracy nad projektami.
Funkcje takie jak zagnieżdżone strony i wbudowane opcje stylizacji pozwalają podzielić złożone informacje na łatwe do zarządzania fragmenty i logicznie je sformatować. Użytkownicy mogą łatwo zagłębić się w wybrane sekcje, nie będąc przytłoczonymi zbyt dużą ilością informacji na raz.
Użyj ClickUp Docs do tworzenia i zarządzania informacjami o organizacji do użytku wewnętrznego i zewnętrznego
Zapraszaj członków Teams do współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym, zostawiaj komentarze i dodawaj swoje spostrzeżenia. Możesz nawet użyć @wzmianek, aby oznaczyć konkretnych członków zespołu i przypisać im elementy działań bezpośrednio z poziomu dokumentu.
Na przykład w przypadku baz wiedzy dotyczących obsługi klienta można utworzyć wiele dokumentów dla różnych tematów i uporządkować je w Docs Hub, aby można je było łatwo znaleźć.
Porada profesjonalisty: Stwórz firmową wiki w celu zestawienia wewnętrznych informacji firmy, umożliwienia Teams wniesienia swojej wspólnej wiedzy i przełamania silosów informacyjnych.
2. Innowacyjne wyszukiwanie
Pozwól swoim Teamsom wyszukiwać informacje z poziomu ClickUp, połączonej aplikacji lub dysku lokalnego za pomocą funkcji ClickUp University Search . Zapewnia szybki sposób na wyświetlenie prawie wszystkich spostrzeżeń związanych z pracą, niezależnie od tego, gdzie są one przechowywane w systemie.
Łatwe wyszukiwanie informacji rozproszonych w wielu systemach za pomocą ClickUp Universal Search
Co najlepsze, możesz stworzyć niestandardową komendę wyszukiwania, która pomoże Ci zlokalizować określone informacje. Na przykład utworzyć skróty dla często otwieranych połączeń lub zapisać określone fragmenty tekstu (notatki, pomysły lub inne fragmenty informacji) i odzyskać je później.
Najważniejszą zaletą uniwersalnego wyszukiwania jest to, że łączy ono informacje przechowywane w odrębnych systemach i sprawia, że są one natychmiast dostępne dla wszystkich w organizacji.
3. Współpraca
Usprawnij komunikację w Teams w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Chat . Okno czatu otwiera się tuż obok obszaru roboczego, co oznacza, że nie musisz przełączać się między aplikacjami, aby rozpocząć rozmowę z członkami zespołu.
Wystarczy użyć wzmianek @, aby zaprosić członka zespołu do rozmowy, udostępniania aktualizacji lub przypisywania elementów działań bezpośrednio w konwersacji.
Współpracuj z członkami zespołu w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Chat
Jeśli potrzebujesz cyfrowego płótna do burzy mózgów z Twoim zdalnym zespołem, Tablice ClickUp przychodzą z pomocą.
Teams mogą udostępniać pomysły i wyjaśniać koncepcje wizualnie. Dodawaj notatki, przesyłaj obrazy i osadzaj połączone linki, aby dodać jak najwięcej kontekstu do swoich pomysłów. Użyj łączników, aby ustanowić połączenia między pomysłami i pokazać, jak różne tematy są ze sobą powiązane.
Gdy pomysły zostaną sfinalizowane, przekształć je w zadania, które można śledzić z tablicy, aby upewnić się, że zostaną zakończone na czas.
Burza mózgów z członkami zespołu na cyfrowej tablicy przy użyciu ClickUp Whiteboards
4. Natychmiastowe odpowiedzi
Jeśli chcesz w łatwiejszy sposób wyszukać jakąś informację, ClickUp Brain jest Twoją odpowiedzią. Działa jako menedżer wiedzy AI i wyświetla spostrzeżenia z dowolnych zadań, dokumentów lub projektów połączonych z ClickUp za każdym razem, gdy zadajesz pytanie związane z pracą.
Użyj ClickUp Brain, aby pomóc w tworzeniu informacji o projekcie, podsumowywaniu notatek ze spotkań i nie tylko
ClickUp Brain automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak wysyłanie aktualizacji projektu do członków zespołu, zmiana statusu zadań oraz podsumowywanie raportów i notatek ze spotkań. W ten sposób Twoje Teams mogą skupić się na pracy, która ma znaczenie i zminimalizować czas spędzony na zbędnych zadaniach.
Porada dla profesjonalistów: Używaj szablony podręczników dla pracowników aby stworzyć kompleksowe, dobrze napisane i zgodne z prawem zasady HR, które są łatwe do zrozumienia.
5. Gotowe szablony
ClickUp oferuje obszerną bibliotekę gotowych szablonów dla wielu przypadków użycia. Oznacza to, że nie trzeba zaczynać od zera za każdym razem, gdy trzeba utworzyć nowy dokument, proces lub plan projektu.
Nie tylko oszczędzasz czas, ale także zachowujesz spójność między zadaniami.
Instancja Szablon bazy wiedzy ClickUp to konfigurowalny framework do tworzenia i organizowania ważnych informacji. Posiada wstępnie zdefiniowane sekcje dla często zadawanych pytań, przewodników po produktach, polityk i innych.
Szablon bazy wiedzy ClickUp
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Tworzyć i udostępniać informacje dostosowane do konkretnych potrzeb i cykli pracy w organizacji
- Organizować informacje w różnych kategoriach i folderach, aby można je było łatwo znaleźć
- Śledzenie statusu aktualizacji dokumentów
- Kontrolować, kto może wyświetlać i edytować bazę wiedzy
Podobnie, użyj szablonu Szablon ClickUp Company Wiki do organizowania informacji o firmie, takich jak podstawowa misja i wartości organizacji, podręczniki dla pracowników, zasoby rozwoju kariery i zasady dotyczące wydatków. Jest to idealny sposób na zapewnienie, że wszyscy w firmie są zgodni z krytycznymi procesami i procedurami.
Szablon firmowej wiki ClickUp
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Uprościć proces wdrażania izarządzanie wiedzą dla nowych pracowników i szybkie wdrożenie ich do pracy
- Współpraca z interesariuszami w celu zapewnienia, że informacje są wnikliwe i dokładne
- Organizuj wiedzę według kategorii, takich jak zasady HR, informacje o działach, przewodniki onboardingowe i inne
- Dołącz zdjęcia, wideo i połączone linki, aby dokument był bardziej kontekstowy dla członków zespołu
Oprócz tego, możesz stworzyć instrukcje szybkiego startu i zapewnić solidne podstawy dla każdego w Twoim zespole, aby stworzyć bazę wiedzy przy użyciu szablonu Szablon ClickUp Wiki . Jest to elastyczny szablon, który można dostosować do projektu marki i upewnić się, że zespoły są na bieżąco z ważnymi tematami.
Czytaj więcej: Free szablony bazy wiedzy w Word & ClickUp
6. Bazy danych
Oprócz tego, w ClickUp można tworzyć bazy danych za pomocą list i folderów. Pomaga to przechowywać różne rodzaje informacji i używać pól niestandardowych do przechwytywania atrybutów, takich jak informacje kontaktowe, daty, budżety, oceny, połączone i inne.
Pozwala to członkom zespołu na szybkie i łatwe wyszukiwanie odpowiednich informacji z bazy danych
7. Kontrola wersji
Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania wiedzą jest zrozumienie ewolucji zawartości tych systemów.
ClickUp oferuje kontrolę wersji, która umożliwia śledzenie zmian i przeglądanie historycznych wersji dokumentu. Utrzymuje ścieżkę audytu, która pozwala zobaczyć, kto wprowadził zmiany i kiedy zostały one wprowadzone, aby zachować dokładność i przejrzystość informacji.
Usprawnij zarządzanie wiedzą dzięki ClickUp
Zarządzanie wiedzą to kompleksowy proces, który zapewnia efektywność organizacji i procesów biznesowych w ogóle.
Musisz wybrać system zarządzania wiedzą, który zaspokoi specyficzne potrzeby i preferencje Twojej organizacji.
ClickUp wyróżnia się jako doskonałe rozwiązanie do zarządzania wiedzą, ponieważ może służyć zarówno jako wewnętrzna, jak i zewnętrzna baza wiedzy.
Funkcje takie jak wbudowany asystent AI, dokumentacja oparta na współpracy, zarządzanie zadaniami, kontrola wersji i uniwersalne wyszukiwanie zapewniają, że cenne informacje są stale dostępne dla pracowników, gdy tylko ich potrzebują. Zarejestruj się w ClickUp za darmo aby zbudować intuicyjny system zarządzania wiedzą dla swojej organizacji.