Widziałeś kiedyś tytuły SDE-1, SDE-2 w opisach stanowisk? Lub oznaczenia takie jak "kierownik", "dyrektor" itp W świecie biznesu tytuły te wskazują na doświadczenie, oczekiwania i pozycję danej roli w strukturze organizacyjnej.
Oznaczają one pozycję w hierarchii organizacyjnej, zazwyczaj przedstawianą w formie wykresu znanego jako organogram. Ta wizualna reprezentacja struktur organizacyjnych odgrywa kluczową rolę w projektowaniu organizacji, wydajności, efektywności, wydajności zespołu i kulturze.
W tym wpisie na blogu zbadamy, w jaki sposób można tworzyć i optymalizować organogramy w celu osiągnięcia powodzenia w biznesie.
Zrozumienie organogramów
Organogram jest wizualną reprezentacją struktury firmy. Zazwyczaj zawiera on następujące elementy:
- Poszczególne role w całej organizacji
- Podział na działy/zespoły
- Hierarchie w ramach każdego działu/zespołu
- Relacje pomiędzy poszczególnymi osobami, teamami i działami
przykład prostego schematu organizacyjnego (Źródło: Wikimedia Commons )
Organogram, nazywany również organigramem lub schematem organizacyjnym, może być prosty, pokazując części organizacji, takie jak biura regionalne lub działy, funkcje i sposób ich połączenia. Może być również złożony, ze szczegółowymi hierarchiami, działami i podjednostkami.
Kompleksowy przykład organigramu (Źródło:) Wikimedia Commons )
Zastosowania wykresu organogramu
W swej istocie organogram jest wizualną reprezentacją różnych części firmy. Pomaga wszystkim w firmie zrozumieć szerszy obraz. Poza tym, organogramy są również pomocne w:
Projektowaniu organizacji: Czysty obraz organizacji pomaga liderom upewnić się, że każdy dział jest odpowiednio obsadzony. Na przykład, jeśli brakuje kierownika działu inżynierii, pusty blok na schemacie organizacyjnym wskaże to podczas spotkań przeglądowych. Jeśli szef działu inżynieryjnego został przesunięty na stanowisko CTO, będzie to również wyraźnie widoczne!
Zapewnienie przejrzystości: Wyjaśniają struktury raportowania w organizacji, pomagając pracownikom określić, z kim należy się kontaktować w sprawie konkretnych problemów lub informacji.
Określenie odpowiedzialności: Organogramy zapewniają, że wszystkie obszary biznesu są odpowiednio pokryte bez nakładania się obowiązków. Pomagają zrównoważyć obciążenia pracowników, zwłaszcza liderów.
Wdrożenie: Organogram jest prostym i potężnym narzędziem, które pomaga nowym pracownikom zrozumieć całą organizację. Pomaga w szybszym budowaniu znajomości i przynależności.
Agility: Wizualna reprezentacja organizacji - z możliwością powiększania i pomniejszania - umożliwia alokację zasobów, oddelegowanie, współpracę i podejmowanie decyzji.
Symulacja i planowanie: Kiedy jesteś restrukturyzacja organizacji lub przechodzisz przez fuzję, możesz potrzebować wizualizacji różnych wersji nowego projektu organizacyjnego. Organogramy umożliwiają taką symulację bez wpływu na dynamikę w terenie.
Organogramy są przede wszystkim narzędziami komunikacji. Pomagają organizacjom komunikować bieżące struktury, przyszłe plany, zmiany i nie tylko. Oczywiście istnieje więcej niż jeden sposób do zrobienia tego.
Rodzaje organogramów
W swej istocie organogram jest graficzną reprezentacją z węzłami i łącznikami. W zależności od struktury organizacji może to być:
Hierarchiczny
Ten organogram przypomina piramidę, z najwyższym autorem na szczycie, a następnie kierownictwem średniego szczebla i pracownikami.
przykład organogramu hierarchicznego (Źródło: Wikimedia Commons )
Matryca
Ten schemat organizacyjny wizualizuje strukturę, w której pracownicy raportują do więcej niż jednego menedżera. Jest on powszechnie stosowany w organizacjach, które wymagają elastyczności i współpracy w ramach różnych projektów.
przykład organogramu macierzowego za pośrednictwem Allaeddine Djaidani_
Flat
Ten rodzaj organogramu jest świetny dla organizacji o płaskiej strukturze, głównie w startupach i małych Businessach.
Płaska struktura organizacji (Źródło: Wikimedia Commons )
Oto kluczowe różnice między typami organogramów:
| Aspektowy | Hierarchiczny | Matrycowy | Płaski | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| poziomy ról | Wyczyszczony łańcuch komendy, w którym każdy pracownik wie, do kogo raportuje | Wyraźna linia autorytetu, choć istnieje wielu menedżerów dla każdego pracownika | Każdy pracownik bezpośrednio raportuje do lidera, bez kierownictwa średniego szczebla | Dobrze zdefiniowane role | Wyczyszczony łańcuch komendy, w którym każdy pracownik wie, do kogo raportuje | Wyczyszczona linia autorytetu, choć istnieje wielu menedżerów dla każdego pracownika |
| Odpowiedni dla | Dobrze zdefiniowanych ról i liniowych struktur | Teamów, które są formowane i rozwiązywane na podstawie projektów | Samodzielnie zarządzanych małych zespołów | |||
| Cele, którym służy | Jasność i stabilność | Elastyczność i modułowość | Prostota i szybkość | |||
| Zalety | Specjalizacja oparta na dziale, dobrze zdefiniowana ścieżka kariery | Współpraca międzyfunkcyjna, dostępność różnorodnych umiejętności | Własność i odpowiedzialność, widoczność i uznanie | |||
| Wady | Biurokracja i złożone systemy zatwierdzania, opóźnione podejmowanie decyzji | Niejednoznaczność w zakresie obowiązków służbowych, niemożliwa do opanowania strefa wpływów | Biurokracja i złożone systemy zatwierdzania, opóźnione podejmowanie decyzji |
Różnice między hierarchicznymi, matrycowymi i płaskimi strukturami organizacyjnymi
Zależnie od rodzaju, wielkości i kultury organizacji, może ona posiadać również kombinację tych struktur.
Na przykład, cała organizacja może korzystać ze struktury hierarchicznej, podczas gdy jeden z jej wielofunkcyjnych zespołów może korzystać z płaskiego schematu organizacyjnego.
W następnej sekcji omówimy, jak wybrać strukturę organizacji i zaprojektować dla niej schemat organizacyjny.
Kroki do stworzenia organogramu
Załóżmy, że jesteś startupem z pięcioma pracownikami. Weź długopis i papier i naszkicuj, jak ci członkowie zespołu współpracują ze sobą. Następnie opraw papier w ramkę. To twój pierwszy organogram.
Chciałbym, aby każda organizacja była tak prosta. Wraz ze wzrostem liczby pracowników, ról, działów, produktów/usług, potrzebny będzie złożony organogram. Oto jak go stworzyć za pomocą narzędzia do współpracy w obszarach roboczych, takiego jak ClickUp .
1. Zrozumienie struktury organizacyjnej
Struktury dyktują sposób połączenia ludzi i ich role w organizacji. Zły projekt może stworzyć bałagan ze sprzecznymi hierarchiami, pomieszaniem ról, brakiem koordynacji, brakiem dzielenia się pomysłami i powolnym podejmowaniem decyzji.
Rozpocznij więc tworzenie organogramu od zrozumienia, w jaki sposób obecnie funkcjonujesz. Zidentyfikuj następujące elementy:
- Wszystkie role i poziomy pracowników (programista, projektant, tester itp.)
- Wszystkie role i poziomy kierownicze (kierownik projektu, kierownik zespołu, kierownik działu itp.)
- Relacje raportowania dla każdej osoby
- Ewentualne połączenia boczne
Najlepszym sposobem do zrobienia tego jest rozmowa z różnymi interesariuszami, w tym z działem HR i kierownikami działów. Niektóre informacje można również znaleźć w szablony kart zespołu . Należy pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wiedzy.
Możesz użyć formularzy ClickUp do tworzenia ankiet lub ustawić spotkania jeden na jeden i przechwytywać notatki na stronie Dokumenty ClickUp . Po sporządzeniu dokumentacji można ją bezpiecznie udostępniać odpowiednim interesariuszom w celu uzyskania ich ewentualnych komentarzy. Współpracuj w czasie rzeczywistym i bez wysiłku przekształcaj notatki w zadania.
Dokumentuj swoje lekcje za pomocą ClickUp Docs
2. Zdefiniuj cel i zakres
Dla kogo i po co tworzysz swój organogram? Czy dla celów wewnętrznych, aby wizualizować struktury zespołu czy jako rekord dla inwestorów?
Jeśli jest to do celów wewnętrznych, można dodać określone kody ról (np. SDE-1, kierownik itp.), w tym zakres wynagrodzeń, a nawet indywidualne nazwiska, jeśli to konieczne.
Jeśli jest to dla inwestora, możesz skupić się na przywództwie i sile umiejętności. Wyjaśnienie zakresu pomoże ci zdecydować, jakie informacje należy uwzględnić w wykresie.
3. Wybierz układ organogramu
W oparciu o obecną strukturę i cel organizacji, wybierz styl organogramu, niezależnie od tego, czy jest to układ hierarchiczny, matrycowy czy płaski. Wybierz taki, który najlepiej odzwierciedla Twoją organizację. W razie potrzeby możesz użyć wielu układów w ramach tego samego wykresu.
Rozważ następujące możliwości przykłady matrycowej struktury organizacyjnej aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób korzystają z niej firmy z różnych sektorów.
4. Wybierz odpowiednie narzędzie do projektowania organogramów
Po wybraniu struktury, nadszedł czas na rysowanie. Do zrobienia tego można użyć notatnika, szklanej ściany, a nawet arkusza kalkulacyjnego. Narzędzia te nie zapewniają jednak elastyczności i możliwości dostosowania, których możesz potrzebować.
Mapuj swój schemat organizacyjny za pomocą ClickUp Whiteboards
Najlepszy oprogramowanie do wykresów organizacyjnych szczególnie dla zespołów hybrydowych, jest obszar roboczy do współpracy, taki jak Tablica ClickUp . Dzięki ClickUp rysuj swoje wykresy, dodawaj węzły i łączniki, dołączaj obrazy / lepkie notatki, osadzaj dokumenty, oznaczaj osoby i nie tylko!
Boxy i kąty nie działają? Sprawdź Mapy myśli ClickUp dla oprogramowania do tworzenia organogramów. Dodawaj listy, zadania i listy kontrolne i baw się funkcjami, aż będziesz w stanie zbudować wykres.
5. Zaprojektuj swój organogram
Zacznij pracę od góry: Ustal jasną hierarchię, zaczynając od poziomu wykonawczego, a następnie kierownictwa wyższego szczebla (wiceprezesi, dyrektorzy). Następnie pracuj nad kolejnymi działami, zespołami i poszczególnymi członkami zespołu.
Planuj i organizuj projekty, pomysły lub istniejące zadania w ClickUp
Dodaj szczegóły: Dołącz imię i nazwisko pracownika, tytuł stanowiska, obowiązki, uchwyty mediów społecznościowych, strony internetowe, zdjęcia i inne ciekawe fakty. Na podstawie przypadku użycia zdecyduj, jakie informacje będą istotne. Profile pracowników i dane można znaleźć w analiza siły roboczej lub oprogramowanie bazy danych pracowników .
Format i prezentacja: Zachowaj spójność w projekcie swojego organogramu. Kształt, kolor, format, rozmiar czcionki itp. powinny być ograniczone do wspólnego języka projektowania; jeśli możesz dostosować go do języka marki, nawet lepiej.
Szablon schematu organizacyjnego
z ClickUp
Jeśli jest to twój pierwszy organogram, nie utknij na czystym koncie. Spróbuj Szablon schematu organizacyjnego ClickUp aby rozpocząć. Ten szablon na poziomie średnio zaawansowanym pomaga wizualizować firmę, dodawać/usuwać role, utrzymywać wszystkich na tej samej stronie i skutecznie skalować.
6. Spraw, aby był dynamiczny
Organogramy to żywe dokumenty, które ewoluują wraz z firmą. Podczas tworzenia organogramu należy zapewnić przestrzeń na jego regularną aktualizację.
- Ustaw kanwę, aby później dodawać działy, Teams i pracowników
- Ustaw przypomnienia w kalendarzu i okresowo przeglądaj schemat organizacyjny, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedla charakter, potrzeby i zmiany w biznesie
- Dokumentuj zmiany i odpowiadające im powody do celów audytu
- Informowanie dostawców o zmianach, zapewnianie kontekstu i aktualizowanie informacji we wszystkich materiałach szkoleniowych Automatyzacja ClickUp mogą usprawnić proces aktualizacji dzięki wyzwalaczom i akcjom, które można edytować przed opublikowaniem. Jeśli korzystasz z map myśli ClickUp, mogą one być automatycznie aktualizowane po zaktualizowaniu połączonych z nimi zasobów.
7. Przegląd i walidacja
Przed zakończeniem tworzenia organogramu, należy go ponownie przejrzeć z kluczowymi interesariuszami, aby zapewnić dokładność i kompletność. Pomoże to zidentyfikować wszelkie brakujące informacje lub nieścisłości w strukturze powiązań.
Teraz, gdy już wiesz, jak utworzyć organogram, zobaczmy, jak go używać.
Organogramy i zaangażowanie pracowników
Dobry schemat organizacyjny może pomóc w planowaniu i angażowaniu pracowników na różne sposoby. Oto niektóre z najczęstszych zastosowań.
Wdrażanie: Schematy organizacyjne ułatwiają wdrażanie pracowników, pomagając nowym pracownikom szybko zrozumieć role i linie raportowania.
Wsparcie pracowników: Każdy pracownik może skorzystać ze schematu organizacyjnego, aby wiedzieć, z kim się skontaktować w razie wątpliwości. Kto jest przewodniczącym komisji ds. zapobiegania molestowaniu seksualnemu? Kto jest odpowiedzialny za rezerwację podróży? Kto jest ekspertem w języku programowania Scala? Schematy organizacyjne mogą odpowiedzieć na te i inne pytania.
Współpraca: Nawet w pozornie zagmatwanych strukturach, organogramy mogą zapewnić przejrzystość.
Na przykład, w strukturze matrycy, organogram może zapewnić jasność co do wzajemnych powiązań między różnymi cross-funkcjonalnymi teamami.
Przejrzystość: Organogram pokazuje, kto jest odpowiedzialny przed kim, służąc również jako matryca eskalacji. Zapewnia to przejrzystość i otwartość.
Planowanie powodzenia: Organogramy mają kluczowe znaczenie dla identyfikacji potencjalnych liderów i krytycznych ról w organizacji. Pomagają one zespołom HR wizualizować obecny krajobraz talentów, identyfikować luki w umiejętnościach i przygotowywać się na przyszłe zmiany.
Organizuj, twórz wykresy i nawiguj po strukturze swojej firmy za pomocą ClickUp
Być może słyszałeś, że ludzie są najważniejszym zasobem w organizacji. Jest to tylko częściowo prawda. W rzeczywistości prawdziwym zasobem w organizacji jest coś więcej niż suma jej części. Obejmuje on połączenia, współpracę i zbiorowe mocne strony każdej osoby.
Organogram przypomina mapę skarbów, która pomaga odkryć ukryte zasoby. Spłaszczając tradycyjny model hierarchiczny lub rozszerzając zakres struktury matrycy, organogramy ułatwiają ludziom zrozumienie szerszej perspektywy i szczegółów.
Dzięki narzędziu do zarządzania projektami, takiemu jak ClickUp, możesz zrobić to wszystko i jeszcze więcej. Możesz łączyć dane o projektach, zadaniach i ludziach, aby tworzyć dynamiczne schematy organizacyjne. Zarejestruj się za Free już dziś aby rozpocząć!