Chcesz stworzyć plan projektu dla swojego zespołu?
Nie szukaj dalej!
Bez względu na to, jak złożony jest Twój projekt, mamy dla Ciebie rozwiązanie!
W tym artykule pomożemy ci stworzyć kompleksowy plan projektu, który usprawni współpracę w zespole. Przedstawimy krok po kroku, co należy zrobić. Otrzymasz również kilka pomocnych szablonów planu projektu, aby od razu rozpocząć pracę z modelowym planem projektu.
Zaczynajmy..
Czym jest plan projektu?
Plan projektu określa kroki niezbędne do zakończenia projektu. Określa zakres, rezultaty, cele i terminy realizacji projektu.
Bez planu projektu nie będziesz mieć jasności co do:
- Czego dotyczy projekt.
- Co to jestcele projektu są.
- Jakie są rezultaty projektu.
- Oś czasu projektu.
- Kto będzie pracował nad każdym projektem i w jakim obciążeniu.
- Jakie zasoby są potrzebne do zakończenia projektu.
Dobrze przygotowany plan projektu pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Jest to najbardziej niezawodny sposób na spotkanie się z klientem cele projektu w wyznaczonych terminach.
Kluczowe elementy powodzenia planu projektu
1. Budżet
Dobry plan projektu zawsze zawiera zalecany budżet . To prosty sposób na śledzenie procesów wydatków i utrzymanie rentowności projektu.
2. Szczegółowe zadania robocze
Mój plan projektu powinien zawierać podział pracy na każde zadanie i podzadanie związane z projektem.
3. Harmonogram projektu
Plan projektu musi zawierać harmonogram projektu, aby zapewnić płynne działanie projektu. Należy sporządzić mapę osi czasu projektu, aby zapewnić dotrzymanie terminów.
4. Zarządzanie zasobami
Twój plan projektu musi uwzględniać zasoby, którymi dysponujesz, aby skutecznie nimi zarządzać. Zasoby te mogą obejmować siłę roboczą, oprogramowanie, sprzęt lub czas.
5. Systemy komunikacji
Plan projektu musi jasno komunikować cele i oczekiwania projektu. Co więcej, powinno istnieć oprogramowanie i systemy, aby zespół projektowy mógł łatwo się komunikować.
6. Zakres projektu
Udany plan projektu jasno określa jego zakres. Określa, jakie są jego cele i co wchodzi w jego zakres. Pomaga to uniknąć scope creep
- co może drastycznie spowolnić postęp.
7. Wyniki projektu
Kierownik projektu może wykorzystać plany projektu do określenia celów, kamienie milowe projektu i rezultaty związane z każdą sceną projektu.
Jak stworzyć niesamowity plan projektu
Powodzenie projektu nie jest trudne, ale może być czasochłonne, jeśli nie masz jasności co do tego, jak podejść do procesu planowania. Aby zaoszczędzić czas, podzieliliśmy proces planowania na dziewięć prostych kroków, które można łatwo wykonać.
Krok 1: Do zrobienia researchu
Przed utworzeniem planu projektu należy przejrzeć wszystkie dostępne informacje. Musisz zrozumieć, czego chce klient (wewnętrzny lub zewnętrzny) i co chce osiągnąć.
Przejrzyj dokładnie wszystkie ważne dokumenty i komunikację związaną z projektem. Mogą to być rozmowy z klientem, pomysły, które zanotowałeś, wstępne dane, które zebrałeś - wszystko.
Korzystanie z Wiki lub narzędzia do zarządzania dokumentami, takiego jak ClickUp docs, to najprostszy sposób na przechowywanie wszystkich tych informacji w zorganizowanej przestrzeni.
Dopiero gdy dokładnie zrozumiesz, nad czym będziesz pracować, będziesz w stanie stworzyć modelowy plan projektu.
Krok 2: Zadawaj sobie właściwe pytania
Po zebraniu wszystkich informacji nadszedł czas, aby rozpocząć pracę nad planem projektu. Przed rozpoczęciem projektu zawsze ważne jest, aby czuć się z nim komfortowo.
Zadaj sobie następujące pytania:
- Jakie są wymagania klienta dotyczące tego projektu?
- Czy jest coś jeszcze, czego potrzebuję od klienta i interesariuszy projektu?
- Czy pracowaliśmy już zstruktura podziału pracy jak ta wcześniej?
- Jakie są oczywiste przeszkody na drodze do postępu tego projektu?
- Czy mam wystarczającą liczbę osób do zrobienia tego projektu?
- Jakie innewyzwania napotkam podczas realizacji projektu?
Odpowiedź na te pytania na wczesnym etapie zmniejsza szanse na pojawienie się nieoczekiwanych problemów. Zrobiłeś swoje due diligence i jesteś teraz gotowy do zrobienia swojego projektu.
Krok 3: Współpracuj ze swoim Teamsem
Większość kierowników projektów nie włącza swojego zespołu w całą fazę planowania projektu. zespół jest odpowiedzialny za **_wykonanie _planu, a nie jego strategię, prawda?
Wynikają z tego poważne problemy w strukturze podziału pracy.
Ponieważ nigdy nie wziąłeś pod uwagę opinii swojego zespołu, może on mieć problemy z niektórymi celami projektu, rezultatami lub kamieniami milowymi. Teraz utknąłeś z planem projektu, który nie jest zgodny z możliwościami lub aspiracjami twojego zespołu. Możesz albo zacząć od nowa i opracować nowy plan, albo kontynuować obecny plan, który z pewnością przekroczy terminy lub nie spełni twoich oczekiwań.
Żadna z tych opcji nie jest idealna.
Kierownicy projektów mogą uniknąć tego dylematu, angażując swój zespół w proces planowania projektu na wczesnym etapie. Na przykład, mogą zaplanować w harmonogramie spotkanie inauguracyjne . To prosty krok, który może masywnie zmniejszyć szanse na przekroczenie budżetu i daty końcowej projektu.
Krok 4: Ustawienie celów, rezultatów i priorytetów
Po zebraniu zespołu można rozpocząć ustalanie zakresu projektu. Zakres projektu obejmuje cele, priorytety i rezultaty projektu.
Przyjrzyjmy się każdemu z tych elementów.
A) Cele
Pierwszym krokiem w tym procesie jest podjęcie decyzji o celach projektu. Oprócz głównych celów projektu, takich jak jego zakończenie i uruchomienie, należy śledzić również mniejsze cele. Mogą to być cele projektu związane z:
- Opanowaniem oprogramowania
- Wydajnością
- Praca zespołowa i współpraca
- Samozarządzanie
Pamiętaj, że te mniejsze cele mają kluczowe znaczenie i odegrają ogromną rolę w powodzeniu projektu. Ponieważ Twój Teams ma jasne pojęcie o tym, co ma do zrobienia, może natychmiast przystąpić do działania.
B) Rezultaty
Każdy cel ustawiony przez kierownika projektu powinien mieć załączony rezultat. Ważne jest, aby jasno zdefiniować te rezultaty przed rozpoczęciem projektu. Daje im to konkretne wyobrażenie o tym, czego się od nich oczekuje i jak mogą postępować.
Rezultaty projektu nie muszą być tylko namacalnymi elementami, takimi jak raportowanie i pliki. Na przykład, podczas pracy z oprogramowaniem, opracowanie schematu kolorów może być uznane za rezultat.
Wszystko do zrobienia to pokazanie dowodu postępu projektu w danej scenie. Po wprowadzeniu tych elementów, Twój zespół może sprawnie wykonywać swoje zadania.
C) Priorytety
Ustawienie priorytetów dla celów projektu jest kolejną ważną częścią procesu planowania projektu. Załączenie priorytetów do celów pomaga zespołowi zrozumieć, jakie zadania są ważne w danym momencie.
Na przykład, upewnienie się, że formularz rejestracji jest przechwytywanie danych w CRM jest ważniejsze niż wymyślenie idealnego schematu kolorów formularza.
Krok 5: Oddelegowane zadania
"Jeśli naprawdę chcesz się rozwijać jako przedsiębiorca, musisz nauczyć się oddelegować"
- Richard Branson, brytyjski przedsiębiorca
Istnieje zrozumiała pokusa dla kierownika projektu, aby nadzorować każdy proces pracy. Chcą, aby postępy były płynne i aby nie było czkawek, prawda?
Problem z takim podejściem polega na tym, że wszystko spowalniasz. Sprawiając, że wszystko przechodzi przez ciebie, tworzysz ogromne wąskie gardła w cyklu pracy swojego zespołu. Oddelegowane zadania jest istotną częścią planu projektu. Musisz zaufać swojemu zespołowi do zrobienia rzeczy, w przeciwnym razie nigdy nie osiągniesz postępu jako firma.
Włączenie zespołu w proces planowania może być tutaj niezwykle pomocne. Znając swoje możliwości, będą w lepszej pozycji, aby zrozumieć, czy mogą poradzić sobie z danym zadaniem. Dzięki temu proces oddelegowania będzie wspólnym wysiłkiem, w którym nikt nie będzie gryzł więcej, niż jest w stanie przeżuć.
Krok 6: Zaplanuj swój plan projektu na wykresie Gantta
Po podjęciu decyzji o celach, rezultatach i personelu, możesz zacząć kreślić oś czasu projektu na wykresie Gantta.
Pomyśl Wykresy Gantta są przestarzałe?
W rzeczywistości przeszły one sporą ewolucję! Jeśli korzystasz z wykresów Gantta ClickUp, odkryjesz, jak fajne mogą one być!
Jest to świetny sposób, aby dać swojemu zespołowi wizualny przegląd tego, co ma nadejść. Twój wykres Gantta będzie zawierał każde zadanie, osobę przypisaną i termin. Wystarczy jeden rzut oka, by Twój zespół wiedział, co czeka go w następnej kolejności.
Wykresy Gantta są szczególnie przydatne do tworzenia kamieni milowych, które mogą służyć jako punkty kontrolne dla zespołu. Jest to również świetne narzędzie do podsumowania zależności między zadaniami i zarządzaj priorytetami zadań. Jeśli brakuje ci czasu, zawsze możesz obliczyć ścieżkę krytyczną projektu, aby zidentyfikować najszybszy sposób na zrobienie rzeczy.
Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, czym jest ścieżka krytyczna i jak ją obliczyć w ClickUp, kliknij przycisk tutaj .
Krok 7: Zaakceptuj, że sprawy nie idą zgodnie z planem
Chociaż nie możesz przygotować się na nieoczekiwane zdarzenia, możesz zminimalizować szkody, jakie mogą one spowodować w postępie projektu.
Zawsze zostawiaj trochę miejsca w harmonogramie projektu, aby poradzić sobie z czkawką projektu. Żaden projekt nigdy nie pójdzie dokładnie zgodnie z planem - ale to niekoniecznie jest złe. Tak długo, jak traktujesz te zwroty akcji jako proces uczenia się i adaptacji, wszystko będzie dobrze.
Krok 8: Utrzymuj komunikację ze swoim Teamsem
Ważne jest, aby zawsze mieć bezpośrednią linię komunikacji z zespołem podczas trwania projektu. Daje im to kanał do przekazywania wszelkich aktualizacji projektu lub przeszkód. Możesz łatwo podsumować status projektu i zalecić dalsze działania.
Kanały komunikacji pomagają również zespołowi współpracować ze sobą. Często zadania projektowe angażują wiele osób, które muszą współpracować ze sobą do zrobienia czegoś. Posiadanie solidnego kanału komunikacji, który może obsługiwać obrazy, wideo i pliki, takie jak komentarze ClickUp, to świetny sposób na utrzymanie dobrej współpracy zespołu.
Krok 9: Przeprowadzenie przeglądu i analizy po zakończeniu projektu
Dla osób zarządzających projektami ważne jest przeprowadzenie przeglądu po zakończeniu projektu. Pomoże to ocenić skuteczność planu projektu i rozwiązać wszelkie pojawiające się problemy.
Zaangażuj swój zespół i pozwól im wyrazić, co im się podobało, a co nie w ustawieniach projektu. Jest to cenna informacja zwrotna, która pomoże ci opracować bardziej przyjazny dla zespołu plan w przyszłości.
Jak ClickUp może pomóc w planowaniu projektów
Planowanie projektu może być złożonym procesem, ClickUp może pomóc w usprawnieniu tego procesu. Ma wszystko, czego można wymagać od oprogramowania do zarządzania projektami:
- Zadania i podzadania
- Listy kontrolne
- Wykresy Gantta
- Niestandardowe statusy
- Niestandardowe powiadomienia
- Wiele widoków - Kanban, lista, kalendarz itp.
- Mnóstwo integracji
a to tylko zarysowanie powierzchni!
Oto bliższe spojrzenie na to, jak ClickUp może pomóc w łatwej realizacji planu zarządzania projektami:
Wymóg #1 planowania projektu: Tworzenie uporządkowanej przestrzeni projektu
Jednym z kluczowych elementów planowania projektu jest stworzenie uporządkowanej przestrzeni projektowej. Twój zespół musi mieć wyczyszczoną przestrzeń do zorganizowania się i wspólnej pracy nad działaniami związanymi z projektem. Każdy projekt potrzebuje przestrzeni, która obejmuje:
- Szczegółowe opisy zadań
- Podzadania
- Listy kontrolne
- Osoby przypisane
Rozwiązanie ClickUp: Zorganizowana hierarchia projektów
ClickUp zapewnia Twojemu zespołowi uporządkowaną przestrzeń do organizowania wszystkich działań związanych z projektem. Struktura ClickUp wygląda następująco: Miejsce pracy > Przestrzeń > Foldery > Listy > Zadania > Podzadania.
Poniżej przyjrzymy się bliżej każdemu z tych poziomów:
Miejsce pracy: Jest to hierarchia najwyższego poziomu, w której dzielisz swoją firmę na poszczególne Teams.
Przestrzenie: Są to miejsca dedykowane konkretnym podgrupom w zespole, takie jak " zarządzanie produktem " lub "testowanie"
Foldery: Tutaj przechowywane są listy związane z projektem
Listy: Tutaj znajdują się listy wszystkich projektów.
Tasks: Tutaj odbywa się większość pracy. Każde zadanie ma swoje podzadania, szczegółowe opisy projektów, komentarze i wiele więcej.
Podzadania: Każde zadanie można podzielić na osobne podzadania.
Listy kontrolne: W ramach zadań lub podzadań można umieścić listę kontrolną lub listę rzeczy do zrobienia. Przykładem może być lista kontrolna kontroli jakości dla testowania oprogramowania.
Wymaganie nr 2 dotyczące planu projektu: Kompilacja szczegółowych informacji o projekcie
Modelowy plan projektu zapewnia zespołowi dostęp do wszystkich informacji związanych z projektem. Jest to niezbędne, ponieważ mogą oni podsumować to, z czym pracują i pomóc w opracowaniu planu realizacji projektu.
Rozwiązanie ClickUp: Dokumenty ClickUp
ClickUp Docs to wbudowane narzędzie wiki dla Twojego Businessu. Można go używać jako bazy wiedzy do przechowywania ważnych informacji firmowych i dokumentów związanych z projektami. Ponieważ dokumenty te są przechowywane wraz z odpowiednimi projektami, Twój zespół nie będzie miał problemów z dostępem do nich.
Oto kilka przydatnych funkcji Docs:
- Dokumenty ClickUp mogą być tak szczegółowe, jak tylko chcesz. Masz dostęp do bogatych opcji formatowania tekstu, aby stworzyć dokument planu projektu, który dokładnie odzwierciedla realizowane zadanie.
- Możesz zagnieżdżać strony w dokumentach, aby łatwo kategoryzować informacje.
- Możesz niestandardowo ustawić prawa dostępu do każdego dokumentu, aby upewnić się, że tylko określone osoby mają prawo do edycji i widoku.
- Możesz nawet zezwolić Google na indeksowanie dokumentu, aby pojawiał się w wynikach wyszukiwania w Internecie.
Dzięki ClickUp Docs nie będziesz miał problemu z utworzeniem szczegółowego zbioru informacji dla swojego zespołu.
Wymóg #3 dotyczący planu projektu: Wspólne tworzenie pomysłów
Ważne jest, aby włączyć Teams w fazę planowania projektu. Uwzględniając ich wkład w strategie planowania, będziesz w stanie stworzyć plan zarządzania projektami, który będzie zgodny z ich możliwościami.
Rozwiązanie ClickUp: Zintegrowane mapy myśli
Mapy myśli ClickUp pozwalają włączyć zespół w fazę planowania projektu. Z łatwością będą mogli zapisać swoje myśli i stworzyć plan, który będzie najlepszy dla nich samych i dla projektu.
Ponieważ mapy myśli ClickUp są wbudowane, łatwo jest płynnie przenieść te pomysły do przestrzeni projektu i rozpocząć ich realizację!
Wymóg #4 dotyczący planowania projektu: Priorytety i zależności
Twój projekt narzędzie do zarządzania musi wspierać priorytety zadań . Pomaga to zespołowi zająć się najważniejszymi zadaniami w pierwszej kolejności i usunąć je z drogi.
Kolejnym ważnym zadaniem jest upewnienie się, że zespół wykonuje zadania we właściwej kolejności. Dobrym sposobem na zrobienie tego jest blokowanie wykonywania zadań do momentu, aż pewne wcześniejsze zadania zostaną zakończone.
Rozwiązanie ClickUp: Mocne priorytety i zależności
ClickUp jest wyposażony w priorytety zadań i zależności, aby zapewnić, że projekt zawsze postępuje płynnie. Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych funkcji: Priorytety ClickUp pozwala dodawać priorytety do każdego zadania, aby powiadomić zespół o tym, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Priorytety te są również wyposażone w poręczny system kodowania kolorami dla łatwej identyfikacji:
- Czerwony: Pilne
- Żółty: Wysoki priorytet
- Niebieski: Normalny priorytet
- Szary: Niski priorytet
Ponieważ kodowanie kolorami jest standardem w ClickUp, Twój zespół nie będzie miał problemu z identyfikacją priorytetowych zadań niezależnie od projektu, nad którym pracuje. Mają oni również możliwość filtrowania i sortowania zadań według priorytetu, aby łatwiej było się nimi zająć.
#
Zależności
ClickUp oferuje wiele różnych zależności, aby upewnić się, że Twój zespół wykonuje działania we właściwej kolejności. Oto przegląd tego, co otrzymujesz w ClickUp:
Waiting On Dependency: Powiadamia Twój zespół projektowy, że nie powinien rozpoczynać tego zadania, dopóki poprzednie nie zostanie zakończone.
Blokowanie zależności: Zapobiega to uruchomieniu zadania, dopóki poprzednie nie zostanie zakończone.
Ostrzeżenie o zależności: ClickUp ostrzeże użytkowników przed zamknięciem zadania, gdy oczekuje ono na zakończenie innego.
Unblocking Notifications: Twój zespół projektowy otrzyma powiadomienia, gdy zadanie zostanie odblokowane, aby mogli rozpocząć nad nim pracę.
Dzięki zależnościom ClickUp nie będziesz musiał martwić się o ręczne informowanie swojego zespołu o prawidłowej kolejności zadań. ClickUp zrobi to automatycznie do zrobienia!
Wymóg dotyczący planowania projektu #5: Oddelegowane zadania
Będziesz musiał oddelegować zadania różnym członkom zespołu, aby zapewnić równomierne obciążenie pracą. Oprogramowanie do zarządzania projektami musi zapewniać skuteczny sposób dystrybucji zadań i powiadamiania członków zespołu o tym, co mają do zrobienia.
Jeśli nie masz takiej możliwości, będziesz musiał przeprowadzić ten proces ręcznie, co może być niepraktyczne - zwłaszcza w przypadku złożonych projektów.
Rozwiązanie ClickUp: Przypisane komentarze Funkcja przypisanych komentarzy ClickUp sprawia, że przypisanie zadania do członka zespołu jest niezwykle proste. Wszystko, co musisz zrobić, to przypisać komentarz do osoby, a zostanie on przekształcony w zadanie.
ClickUp wyśle również powiadomienie o tym, aby nie zostało ono przeoczone. Mają oni również możliwość oznaczenia komentarza jako zrobionego. Eliminuje to potrzebę sprawdzania, czy zadanie zostało zakończone.
Wymagania dotyczące planowania projektu #6: Harmonogram wykresu Gantta
Planowanie projektu na wykresie Gantta jest niezwykle ważną częścią procesu planowania. Daje on zespołowi projektowemu wizualny przegląd tego, co się dzieje i pozwala na szybkie wprowadzanie zmian w harmonogramie. Bez wykresu Gantta trudno będzie ci zobaczyć "szerszy obraz" i nie będziesz w stanie tak efektywnie planować swoich zadań.
Rozwiązanie ClickUp:
Wbudowane wykresy Gantta
ClickUp posiada wbudowane potężne wykresy Gantta do łatwego tworzenia wykresów postępu prac zespołu nad projektem. Wykresy Gantta w ClickUp mogą:
- Automatycznie dostosowywać zależności między zadaniami po zmianie harmonogramu elementów.
- Obliczać procentowy postęp projektu na podstawie zakończonych zadań/całkowitych zadań.
- Porównywać oczekiwany i aktualny postęp projektu.
- Obliczyć ścieżkę krytyczną w celu określenia zadań, którym należy nadać priorytet.
Wymóg #7 dotyczący planu projektu: Komunikacja
Komunikacja jest niezbędnym elementem każdego planu zarządzania projektami. Musisz komunikować się ze swoim zespołem, aby być na bieżąco z postępami w realizacji projektu. Skuteczny kanał komunikacji może również złagodzić wszelkie obawy zespołu dotyczące projektu. Jeśli mają jakiekolwiek wątpliwości, mogą je łatwo wyrazić.
Rozwiązanie ClickUp: Mocne Komentarze
Zadania ClickUp posiadają wbudowane sekcje komentarzy, które pozwalają Twojemu zespołowi łatwo rozmawiać ze sobą podczas projektu. Oto co możesz zrobić z komentarzami ClickUp:
- Teams może dodawać obrazy, połączone linki i pliki do swoich komentarzy, aby ułatwić im wyrażanie swoich opinii.
- ClickUp obsługuje również etykiety w komentarzach, co pozwala bezpośrednio powiadomić o czymś członka zespołu.
- Ponieważ dla każdego zadania dostępne są osobne sekcje komentarzy, konwersacje są uporządkowane.
- ClickUp może również zintegrować się z narzędziem do przesyłania wiadomości, takim jak Slack, aby zapewnić, że rozmowy zespołu zostaną dodane do przestrzeni projektu.
Szablony do planowania projektów
Szablon planu projektu to świetny sposób na natychmiastowe rozpoczęcie procesu planowania. Wystarczy skopiować informacje o projekcie do szablonu planu projektu i gotowe!
Po zaczniesz używać ClickUp , będziesz mieć dostęp do wszystkich szablonów, aby od razu zaplanować swój projekt.
Szablon do zarządzania projektami Użyj szablonu 
Mapa drogowa - szablon widoku Gantta
#
Szablon mapy drogowej projektu Użyj szablonu
Mapa drogowa - szablon widoku Tablicy
#
Zarządzanie projektami - szablon widoku Gantta
Wnioski
Planowanie projektu nie jest najłatwiejszym zadaniem na świecie. Jednak nie musi to być również nauka o rakietach.
Dzięki dobremu narzędziu do zarządzania projektami, takiemu jak ClickUp, będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby zrealizować skuteczny plan projektu!
Dlaczego nie zarejestruj się w ClickUp i doświadczyć tego na własnej skórze?