Pomysł zmiany organizacyjnej w zakresie struktury, procesów, stylu pracy i infrastruktury (w kontekście cyfryzacji) może sprawić, że zespół poczuje się niepewnie. Może nawet niepokój. Z Twojej strony, a nawet dla zespołu, pojawia się poczucie utraty kontroli.
Na tym blogu przyjrzymy się, w jaki sposób można zachować - lub odzyskać - kontrolę podczas wprowadzania zmian. Porozmawiamy o tym, jak można stworzyć pewien poziom przewidywalności i pomóc zespołowi poczuć się tak samo.
Na koniec powinieneś czuć się przygotowany do skutecznego planowania powodzenia zmian i zminimalizowania stresu całego zespołu podczas przeprowadzania go przez ten proces.
Zrozumienie przewodzenia przez zmiany
Co tak naprawdę oznacza prowadzenie ludzi do zrobienia zmian?
Pierwsza myśl może dotyczyć komunikowania wizji planowanej zmiany organizacyjnej, a następnie doprowadzenia zespołu do zrobienia wszystkiego zgodnie z nowym sposobem działania.
I masz rację.
Ale ludzie opierają się zmianom. I właśnie dlatego zarządzanie zmianą obejmuje również uznanie i zrozumienie przyczyn oporu, przezwyciężenie oporu i uzyskanie akceptacji pracowników
Ludzie nie opierają się zmianom. Opierają się zmianie!
Peter Senge, naukowiec i autor
Pomocne jest strategiczne podejście do tego, jak przeprowadzić organizację lub zespół przez ten okres. Oto jak to zrobić:
- Dzięki odpowiedniej równowadze siły, stanowczości, pewności siebie i empatii możesz skupić się na tym, czego potrzebuje twój zespół, aby odnieść korzyści, a nie wypalić się z powodu zmiany
- Powodzenie w zarządzaniu zmianą pozwala utrzymać wydajność, lojalność i zaufanie. Przekształcasz zmianę w okazję do rozwoju
- Najlepsi liderzy wykorzystują zmiany do rozwijania głębszych więzi między zespołem a organizacją
Z drugiej strony, co się stanie, jeśli nie będziesz myśleć krytycznie o zarządzaniu zmianą? Odwrotność tego, co opisaliśmy powyżej - niskie morale, nadszarpnięta lojalność, zmniejszona wydajność i stres wynikający z niepewności i niezaspokojonych potrzeb.
3 C skutecznego przywództwa w procesie zmian
Przewodzenie zmianom polega na komunikowaniu "co" - czyli co należy zmienić - i co to oznacza dla codziennej rutyny pracowników i ich ogólnych wskaźników KPI. Ale "dlaczego" jest równie ważne. I to prowadzi nas do trzech C skutecznego przywództwa w zmianie .
Trzy "C" przewodzenia zmianom można odczytać jako "jasne - przekonujące - wiarygodne", "komunikacja - współpraca - zaangażowanie" lub "jasność - odwaga - zaangażowanie" Chociaż wszystkie te elementy są ważne, powiedzielibyśmy, że potrzebujesz jasności, konsensusu i konsultacji.
Jasność
Istnieje większe prawdopodobieństwo, że pracownicy zaakceptują zmiany, gdy zespół zrozumie ich uzasadnienie. Prosisz ich, aby poradzili sobie ze wszystkimi trudnościami związanymi z inną rutyną, ewoluującymi systemami lub zupełnie nowym ustawieniem celów - przynajmniej możesz powiedzieć im, dlaczego. Jeśli to możliwe (i prawdziwe), powiedz im, w jaki sposób powodzenie zmiany przyniesie im korzyści.
**Zrozummy to lepiej na przykładzie
Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę zajmującą się handlem detalicznym i przechodzisz na inną platformę e-commerce. Naturalnie, Teams z zakresu zaopatrzenia i marketingu, finansów i obsługi klienta będą musiały zapoznać się z platformą. Brzmi to jak wiele kłopotów o nic.
Ale co by było, gdybyś wyjaśnił, w jaki sposób przeprowadzka przyniesie korzyści każdemu zespołowi?
Obietnica lepszego zarządzania zapasami pomogłaby zespołowi zakupowemu spojrzeć na zmianę pozytywnie, witając platformę zamiast się jej opierać.
Podobnie marketerzy będą mniej oporni na narzędzia, które pomogą im do zrobienia ich pracy z większą szybkością i wydajnością. A który zespół obsługi klienta nie będzie podbudowany perspektywą mniejszej liczby usterek przy odprawie i mniejszej liczby skarg klientów po początkowej fali zapytań klientów dotyczących takich kwestii, jak "Gdzie mogę znaleźć historię moich zakupów w nowym układzie sklepu?"
Upewnij się, że dzielisz się KPI i planami działania z Teams i poszczególnymi osobami, aby jasno określić swoje oczekiwania. To nie tylko sformalizuje twoje oczekiwania, ale także zaoferuje zespołowi zasoby, do których mogą się codziennie odwoływać.
Konsensus
Wszystko to mówi o ludziach opierających się zmianom, ale na pewno zdarzyło ci się, że twój team zwrócił się do ciebie z prośbą o zmianę (na przykład "kupmy to narzędzie do automatyzacji").
Morał z tej historii? Ludzie akceptują zmiany, które proponują. Dlaczego więc nie oprzeć się na tym pojęciu, prowadząc swój zespół przez zmiany?
Tam, gdzie to możliwe, zaproś Teams i poszczególne osoby do kierowania, informowania i bycia częścią procesu zmian w jakimkolwiek możliwym obciążeniu. Zacznij z nimi rozmawiać na wczesnym etapie tworzenia koncepcji, a nie po fakcie.
Na przykład, co by było, gdyby liderzy firmy e-commerce zorganizowali spotkanie przed wyborem nowej platformy? Wyobraź sobie, że pytają Teams o ich największe obawy, a następnie wracają, wskazując platformę jako rozwiązanie problemów pracowników.
Nagle zespół ma poczucie odpowiedzialności i inwestycji w zmiany organizacyjne. Poprosili o ulepszenia, a organizacja podjęła działania, aby złagodzić ich trudności.
Oczywiście nie zawsze masz możliwość włączenia całego zespołu w niektóre decyzje. Na przykład, co jeśli po prostu potrzebujesz, aby Teams zakończyły określone działania, ponieważ jest to kluczowe dla zgodności? Nie ma mowy o zaangażowaniu zespołu w taką decyzję. W takich sytuacjach należy polegać na pierwszym C, czyli jasności.
💡Pro Tip: Pokazanie scenariuszy "co by było, gdybyśmy tego nie zrobili" może doprowadzić do konsensusu, nawet wokół jednostronnych decyzji podyktowanych regulacjami lub przymusem.
Na przykład, możesz podkreślić przykłady tego, w jaki sposób nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywnami lub utratą reputacji. W ten sposób, nawet jeśli twój zespół nie był częścią decyzji, wszyscy zgadzają się co do dalszego postępowania.
Konsultacje
Bądź dostępny dla swojego teamu w celu konsultacji podczas procesu kontroli zmian .
Zależnie od wielkości organizacji, możesz również chcieć umożliwić zdolnym wewnętrznym "mistrzom zmian " (użyj dowolnego podobnego terminu), aby pomagali, gdy Teams i jednostki mają pytania lub utknęli w martwym punkcie.
W naszym powyższym przykładzie migracji na platformę e-commerce, liderzy mogą chcieć wyznaczyć zespół osób, które pracowały z platformą, na którą zamierzasz się przełączyć, w poprzednich miejscach pracy. Alternatywnie, mogą to być ludzie, którzy są bardziej pewni platformy, ponieważ zostali wybrani do specjalnego wprowadzenia z dostawcą lub z jakiegokolwiek innego powodu.
Przenosząc to na szerszy kontekst, jeśli organizacja znajdzie się poza swoją głębią podczas nawigacji po zmianie, praca z zewnętrznym konsultantem może pomóc uniknąć pułapek związanych z niewłaściwym postępowaniem.
Jeśli martwisz się o przyrostowe wydatki, rozważ koszt zatrudnienia konsultanta w porównaniu z ceną niewłaściwego działania.
Warto również rozważyć, w jaki sposób te optymalizacje wpłyną na koszty, przychody i rentowność. Nagle może się okazać, że zapłacenie ułamka potencjalnych oszczędności lub zysków do zrobienia czegoś dobrze nie jest takim złym pomysłem. To powiedziawszy, do zrobienia matematyki i poznania swoich kompromisów.
Nie da się przecenić znaczenia 3 C przewodzenia zmianom. Kiedy prowadzisz zmiany z jasnością i konsensusem oraz pozostajesz dostępny do konsultacji, prowadzisz zmiany skutecznie - łatwo jest przenieść wizję przywództwa na tych, którzy faktycznie ją realizują.
💡 Porada dla profesjonalistów: Podczas gdy może być konieczne oddelegowanie obowiązków konsultacyjnych, pozostań otwarty i przystępny - poświęcając czas i pomagając swojemu zespołowi poczuć się zauważonym i wartościowym w tym czasie. Możesz nie mieć wszystkich odpowiedzi przez cały czas, ale pomaga, gdy twój zespół widzi, że jesteś zaangażowany we wspólne poszukiwanie odpowiedzi. The znak prawdziwego lidera jest zdolność do trzymania się swoich poglądów nawet w obliczu sprzeciwu. Poza tym, robisz to mając na uwadze najlepsze odsetki organizacji. Nigdy nie trać tego z oczu.
Kluczowe kroki, umiejętności i strategie przewodzenia zmianom
W poprzedniej sekcji przedstawiliśmy sposób myślenia potrzebny do powodzenia zmian. W tej sekcji mówimy o tym, co dokładnie należy zrobić. Zacznijmy od przeanalizowania pięciu kroków prowadzących do powodzenia inicjatyw zmian, kierując się wskazówkami dotyczącymi sposobu myślenia, które omówiliśmy w poprzedniej sekcji.
Krok 1: Ogłoszenie jasnej wizji zmian organizacyjnych
Możesz rozpocząć swoje ogłoszenie od e-maila, a następnie zorganizować spotkanie (lub przyjąć odwrotne podejście). Tak czy inaczej, przedstaw szczegóły zmiany wraz z wyjaśnieniem. Staraj się zapewnić jasność i konsensus, o których mówiliśmy podczas komunikacji.
Ta komunikacja powinna brzmieć mocno, pewnie i stanowczo. Nie zapomnij jednak przeczytać ponownie swojego e-maila (lub planowanego przemówienia), aby upewnić się, że ma wystarczająco dużo uczuć. Wnieś do rozmowy entuzjazm i empatię, zależnie od kontekstu.
Pro Tip: Użyj ClickUp Brain's Asystent pisania AI jako partner w burzy mózgów podczas tworzenia tej komunikacji i upewnienia się, że przekaz - i ton - są właściwe!
Krok 2: Otwórz przestrzeń na pytania i komentarze
"Więc, jak się z tym czujemy?" to dobry sposób na rozpoczęcie, jeśli ogłosiłeś to na spotkaniu.
Ankiety i kwestionariusze mogą być następstwem e-maili i innych form komunikacji tekstowej (mogą być anonimowe). Roześlij ustne sygnały do zaufanych osób i zachęć je do zrobienia tego samego w ich własnych zespołach i działach.
Wydaje się to zniechęcające i trzeba przyznać, że nie będzie to łatwe, gdy spotka się ze sprzeciwem. Potraktuj to jednak jako okazję do otwartego dialogu, szansę na rozwianie wątpliwości
Jest to forum, na którym możesz usłyszeć o potrzebach związanych z dostosowaniem, abyś mógł podjąć odpowiednie kroki. Jest to szansa na zrozumienie przyczyny oporu i znalezienie sposobów na jego przezwyciężenie. Jest to również moment, w którym uzyskujesz konsensus, pokazując mniej niż pożądane skutki braku transformacji.
Profesjonalna wskazówka: Chcesz pomóc ludziom przekazać ci ich szczere opinie? Stwórz anonimowe ankiety, aby pracownicy mogli bez wahania wyrazić swoje obawy i wątpliwości. Formularze ClickUp pomaga tworzyć niestandardowe ankiety i efektywnie zbierać dane wejściowe.
Krok 3: Nakreśl, co będzie dalej
Wejdź na spotkanie lub wiadomość dotyczącą ogłoszenia zmian ze szczegółowym planem tego, co będzie dalej.
Oczywiście, możliwe jest, że w przypadku niektórych rodzajów transformacji, każdy dział doświadczy zmiany w wyjątkowy sposób i będzie miał odpowiednio unikalny plan działania.
Niemniej jednak większość elementów działań poszczególnych osób, teamów i działów prawdopodobnie będzie na siebie wpływać i wzajemnie się uzupełniać. Poświęć trochę czasu na ustalenie, które części planu należy omówić na spotkaniach na poziomie organizacji, a które można oddelegować do komunikacji na poziomie działów i teamów.
Jest to okazja do budowania pewności siebie i rozwiania wątpliwości i obaw, które towarzyszą zmianom. Kiedy twój plan wygląda na solidny i wykonalny, twój zespół prawdopodobnie będzie mniej zestresowany.
Pamiętaj, aby określić oś czasu. Zachowaj jak największy realizm, aby uniknąć niepotrzebnych tarć. Zachowaj margines na opóźnienia.
Krok 4: Rozwiąż problem trwałego oporu
Nie każdy zabierze głos na spotkaniu na poziomie organizacji. Możesz uzyskać pewne wiarygodne informacje zwrotne z sondaży i ankiet, ale wiele prawdziwych nastrojów zespołu prawdopodobnie pojawi się w rozmowach.
W tym miejscu do akcji wkraczają "mistrzowie zmian", kierownicy działów i menedżerowie Teams. Powinni oni nie tylko nakreślić oczekiwania na poziomie zespołu i poszczególnych osób, elementy działań i zasoby związane ze zmianą, ale także po prostu porozmawiać.
Zapytaj ludzi, jak się czują przy kawie (lub pizzy?) z zespołem. Mile widziane szczere uwagi. Zaproś ludzi, aby poprosili o czas sam na sam, jeśli mają pytania, których nie chcą zadać lub opinie, których obawiają się wyrazić.
Zachęcając Teams do zaangażowania się w dialog po ogłoszeniu, podkreśl potrzebę wzajemnego szacunku i empatii w tych rozmowach.
Krok 5: Licz każdą wygraną
W ferworze sprawdzania elementów planu transformacji, który przedstawiłeś w kroku 3, naturalne jest, że nie chcesz stracić z oczu nagrody (i naciskasz nogę na pedał gazu). To powiedziawszy, poświęć czas na rozpoznanie - i świętowanie - kamieni milowych. Wyraź uznanie. Kup im ciasto.
Czytaj więcej: Wskazówki dotyczące motywowania zespołu
A co z teamami zdalnymi?
Jeśli masz zespół zdalny lub hybrydowy, wykonaj wszystkie powyższe kroki, ale nalegaj na indywidualne, przyjazne rozmowy telefoniczne. Możesz dowiedzieć się wiele z czyjegoś tonu głosu, a nawet więcej z interakcji jeden na jednego. Zachęcaj ludzi do włączania kamer na spotkaniach online lub przynajmniej pokaż swoją twarz, aby podzielić się szczerością uczuć, które opisaliśmy w kroku pierwszym.
Zanim wyjdziesz na zewnątrz, dobrze się przygotuj
Przewodzenie zmianom jest zniechęcające, a przygotowanie może w tym pomóc.
Dobrym pomysłem dla liderów zmian jest poświęcenie czasu na planowanie komunikacji (aż do każdego słowa w e-mailu lub przemówieniu), skupienie się na słuchaniu (a nie tylko słyszeniu), postawienie się w sytuacji swojego zespołu i zorganizowanie się.
Komunikacja
**Strategie przejrzystej komunikacji mają kluczowe znaczenie dla wprowadzania zmian. Zaplanuj serię e-maili, przemówień i kluczowych wiadomości, które zamierzasz wysłać. Bądź szczery, prosty i rzeczowy. Zaproponuj jasną wizję i fakty związane z proponowanymi inicjatywami zmian zamiast retoryki.
Przeczytaj również: Książki, które pomogą poprawić umiejętności komunikacyjne
Umiejętności słuchania
Jako lider, prawdopodobnie jesteś już dobrym słuchaczem. Teraz nadszedł czas, aby wykorzystać tę umiejętność bardziej niż kiedykolwiek. Na tym właśnie polega krok drugi procesu zmiany (i element konsensusu w 3 C).
Inteligencja emocjonalna
Wysokie EQ ma coraz większe znaczenie dla dobrego przywództwa, nawet jeśli chodzi o zwykły biznes. Poczytaj online i subskrybuj darmowe zasoby, które pomogą Ci wyostrzyć te umiejętności. Inteligencja emocjonalna pomaga dostrzegać emocje, które nie są wyrażane i odpowiednio na nie reagować.
Czytaj więcej: Inteligencja emocjonalna w pracy
Organizacja zadań
Użyj narzędzia do zarządzania zmianą, aby usprawnić proces, śledzić postępy i umożliwić współpracę podczas inicjatyw związanych ze zmianą.
Tutaj, oprogramowanie do zarządzania zmianami takie jak ClickUp może pomóc skonsolidować wszystkie zadania związane z zarządzaniem zmianą na jednej platformie.
Dokumenty ClickUp
planowanie zmian jest łatwe dzięki ClickUp Docs_
Z Dokumenty ClickUp ty i Twój zespół możecie tworzyć, udostępniać i współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Usprawnia to proces kompilacji i aktualizacji briefów projektowych, notatek ze spotkań, dokumentów strategicznych i innych dokumentów, które mogą przyczynić się do realizacji projektu transformacji.
Możesz scentralizować zadania, połączone zadania i komentarze, dodając je bezpośrednio do tych dokumentów.
Liderzy zmian uwielbiają ClickUp Docs, ponieważ pozwala im na:
- Tworzenie nowych zasobów z łatwością przy użyciu gotowych szablonów
- Udostępnianie instrukcji, pomysłów i komentarzy oraz wracanie do nich w razie potrzeby
- Zapraszanie wszystkich do udostępniania swoich przemyśleń
Tablice ClickUp
tablice ClickUp oferują platformę do przekształcania pomysłów w działania
Z Tablice ClickUp clickUp Whiteboards umożliwia śledzenie sprintów związanych z zarządzaniem zmianą i zapraszanie zespołu do udziału w dalszych pracach dzięki funkcjom współpracy. Możesz tworzyć wiele tablic, a nawet zapraszać gości z zespołów dostawców lub klientów, aby uzyskać dostęp do tablic w razie potrzeby.
Ludzie uwielbiają tablice ClickUp, ponieważ pozwalają one na:
- Wymianę pomysłów w miejscu pracy
- Zaangażować zewnętrzne Teams
- Łatwe przekształcanie pomysłów w działania
ClickUp Clip
koniec z pomyłkami i błędami dzięki instrukcjom wideo za pomocą ClickUp Clips_
Współpraca jest mniej czasochłonna i znacznie szybsza dzięki ClickUp Clip , który umożliwia nagrywanie ekranu, wycinanie kluczowych informacji i udostępnianie tych klipów zespołowi. Możesz udostępniać instrukcje i nowe sposoby wykonywania zadań w sposób całkowicie przejrzysty, aby zespoły miały do nich dostęp w dogodnym dla siebie czasie.
Użytkownicy ClickUp uwielbiają tę funkcję, ponieważ pozwala im ona na:
- Pokazywać, a nie opowiadać, eliminując nieporozumienia i błędy w tłumaczeniu
- Zapisywać klipy do ponownego wykorzystania, zmniejszając potrzebę powtarzania (i większej liczby spotkań!)
- Udostępnianie automatycznych transkrypcji dla członków zespołu, którzy wolą pisemne instrukcje
Pomocne: 3 fazy płynnego zarządzania zmianą
Zacznij dobrze od gotowych szablonów
ClickUp zapewnia również wsparcie w postaci przydatnych zasobów, w tym pomocnych szablony zarządzania zmianą które pomagają w planowaniu i rozpoczęciu procesu.
Szablon listy kontrolnej zarządzania zmianą ClickUp
Szablon listy kontrolnej zarządzania zmianą ClickUp
Świetnym sposobem na rozpoczęcie inicjatyw zmian jest lista kontrolna, która jest miejscem, w którym Szablon listy kontrolnej zarządzania zmianą ClickUp może się przydać.
Ten szablon do planowania pozwala określić cele zmiany, nakreślić odpowiednie procesy i protokoły, przygotować Teams do przejścia i śledzić postępy na każdym kroku procesu zarządzania zmianą.
Szablon propozycji zmian ClickUp
Nadaj strukturę procesowi zatwierdzania zmian dzięki szablonowi propozycji zmian ClickUp
Innym przydatnym zasobem jest Szablon propozycji zmian ClickUp który można wykorzystać podczas sugerowania zmian, które wymagają akceptacji ze strony decydentów i partnerów biznesowych.
Ten planer pomaga nakreślić wszystkie niezbędne kroki i zasoby potrzebne do powodzenia zmiany, stworzyć oś czasu i budżet, a także informować wszystkich o tym, co się dzieje i dlaczego.
Szablon prostego planu zarządzania zmianą ClickUp
Szablon listy kontrolnej zarządzania zmianą ClickUp
Jeśli prowadzisz mały Business i chcesz zachować prostotę, Szablon prostego planu zarządzania zmianą ClickUp to miejsce, od którego warto zacząć.
Szablon ten pomaga rozpocząć pracę z planem działań, nawet jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z narzędzia do planowania i zarządzania projektami, tworzyć plan, śledzić zmiany i skutecznie identyfikować problemy, a także tworzyć i edytować podkategorie, aby dopasować je do unikalnego kontekstu projektu.
Przygotuj się do zarządzania zmianą jak lider
Prowadzenie przez zmiany nie musi być bolesnym ćwiczeniem dla ciebie i twojego zespołu, nawet jeśli wiąże się z wyzwaniami i tymczasowymi problemami z dostosowaniem.
Wyrachowane podejście, konsekwentna komunikacja, uważne słuchanie i pokazanie zespołowi szerszej perspektywy może pomóc w nawigacji po zmianach przy minimalnym tarciu.
Ponadto przygotuj się na spotkanie z oporem z empatią i otwartością oraz weź pod uwagę fakt, że być może będziesz musiał spotkać się z przeciwnikami indywidualnie, odpowiedzieć na pytania i uzyskać porozumienie.
Przede wszystkim, zanurz się w zmianę uzbrojony w plan i platformę, taką jak ClickUp, która pomoże ci wdrożyć ten plan do perfekcji. Wprowadzasz zmiany w najbliższej przyszłości? Zarejestruj się na platformie zarządzania zmianą ClickUp za darmo i zacznij przygotowywać rzeczy na dobry początek.