Komunikacja to znacznie więcej niż przekazywanie informacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o relacje międzyludzkie, czy partnerstwo zawodowe, skuteczna komunikacja podtrzymuje wszystko.
Mówiąc o tym ostatnim, komunikacja w biznesie przybiera różne formularze w różnych ustawieniach. Mamy komunikację zewnętrzną z niestandardowymi klientami, komunikację wewnętrzną między Teams, komunikację pisemną w celu commitowania pomysłów na papier i komunikację werbalną w celu wymiany pomysłów.
Poruszanie się po tym labiryncie różnych rodzajów komunikacji w biznesie może być trudne. Jedna wpadka i wszystko może runąć jak domek z kart.
No dobrze, nie zawsze. Ale błędy w komunikacji mogą mieć daleko idące skutki!
Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci odkryć różne rodzaje komunikacji w biznesie i jak możesz je wykorzystać do osiągnięcia doskonałości organizacyjnej.
Dekodowanie komunikacji w biznesie: Co, dlaczego i jak?
Komunikacja w biznesie to wymiana pomysłów, informacji lub instrukcji w firmie lub poza nią. Sprzyja ona współpracy, kultywowaniu relacji i osiąganiu celów organizacyjnych. Skuteczna komunikacja w biznesie, gdy jest zrobiona dobrze, usprawnia podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów i zwiększa wydajność w miejscu pracy.
Dobra komunikacja w biznesie przynosi następujące korzyści:
- Wyczyszczone na czas informacje umożliwiają pracownikom i decydentom podejmowanie świadomych decyzji
- Przejrzysta, dwukierunkowa komunikacja wzmacnia kulturę pracy, rozpala ducha zespołu i sprzyja pozytywnym relacjom
- Celowa komunikacja prowadzi Teams do tego samego celu i zwiększa szanse na powodzenie firmy
- Efektywne przesyłanie wiadomości i komunikacja usprawniają procesy i zmniejszają liczbę błędów, zwiększając wydajność i morale pracowników
- Możliwość dzielenia się opiniami i pomysłami oraz poczucie bycia wysłuchanym i wartościowym przez innych zwiększa zaangażowanie pracowników
- Otwarte dialogi promują udostępnianie wiedzy i innowacyjność, zwłaszcza w przypadku złożonych problemów lub wyzwań
- Wyczyszczona, proaktywna i pełna wartości zewnętrzna komunikacja biznesowa zwiększa zadowolenie klientów i buduje ich lojalność
Być może zastanawiasz się teraz, w jaki sposób Twój Business może cieszyć się powyższymi korzyściami. Cóż, aby osiągnąć swój Business cele komunikacyjne upewnij się, że przestrzega następujących zasad 7C:
7Cs of business communication
- Jasność: Bądź wyczyszczone tak, aby odbiorca zrozumiał wiadomość
- Zwięzłość: Niech wiadomość będzie krótka i na temat
- Konkretność: Upewnij się, że przekaz jest konkretny i ma wsparcie w faktach
- Poprawność: Wyeliminuj błędy w gramatyce, ortografii, interpunkcji lub informacjach faktycznych
- Spójność: Struktura wiadomości jest logiczna i uporządkowana
- Kompletność: Zawarcie w wiadomości wszystkich niezbędnych informacji
- Uprzejmość: Zachowaj uprzejmy ton dla odbiorcy i kontaktuj się w odpowiednim czasie
Różne rodzaje komunikacji w biznesie
Przeanalizujmy różne rodzaje komunikacji w biznesie w oparciu o metody komunikacji. Przeanalizujemy kilka orientacyjnych kanałów lub stylów dla każdego typu komunikacji biznesowej:
Komunikacja werbalna
Komunikacja werbalna polega na wypowiadaniu słów w celu przekazania wiadomości. Jest to dynamiczna forma komunikacji, która często odbywa się w czasie rzeczywistym i przyciąga natychmiastową informację zwrotną lub odpowiedź. Niektóre typowe rodzaje komunikacji werbalnej obejmują:
Spotkanie twarzą w twarz
Rozmowy twarzą w twarz to najbardziej bezpośrednie formy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, zrobione ustnie i wymagające fizycznej obecności nadawcy i odbiorcy.
Są one niezbędne do kultywowania relacji, rozwiązywania konfliktów i przekazywania złożonych informacji. Rozmowy twarzą w twarz są również świetnym sposobem na nieformalną komunikację - np. rozmowy przy lodówce lub wymiana zdań przy kserokopiarce.
- Kiedy używać: Omawianie delikatnych kwestii, budowanie ducha zespołu i przekazywanie informacji zwrotnych
- Przykład: Menedżer organizuje spotkanie twarzą w twarz z pracownikiem w celu omówienia możliwości rozwoju kariery
- Limity: Może być czasochłonne i niepraktyczne w przypadku dużych i/lub rozproszonych geograficznie teamów
Rozmowy telefoniczne
Rozmowy telefoniczne są wygodną formą komunikacji biznesowej, gdy nie jest możliwa komunikacja twarzą w twarz. Ułatwiają rozmowy w czasie rzeczywistym, podczas których można szybko wymieniać się pomysłami lub informacjami.
- Kiedy używać: Prowadzenie szybkich dyskusji, śledzenie działań i angażowanie się, aby pozostać na bieżąco
- Przykład: Przedstawiciel handlowy nawiązuje rozmowę z potencjalnym klientem, aby poznać status potencjalnego klienta
- Limity: Stają się coraz bardziej irytujące w dobie spam marketingu, a brak niewerbalnych wskazówek może być wynikiem nieporozumień
Prezentacje
Prezentacje mają na celu dostarczenie informacji odbiorcom w ustrukturyzowanym formacie. Wykorzystują one kombinację różnych rodzajów mediów, przekazując złożone idee, przekonując, informując lub inspirując odbiorców.
- Kiedy używać: Prowadzenie sesji szkoleniowych, udostępnianie aktualizacji projektów, przedstawianie ofert sprzedaży i wprowadzanie nowych produktów/usług
- Przykład: Menedżer ds. marketingu szkoli zespół sprzedaży w zakresie nowego produktu i związanych z nim strategii
- Limity: Przygotowanie i dostarczenie jest czasochłonne, a publiczność ma ograniczone możliwości swobodnej interakcji
Spotkania typu stand-up
Spotkania stand-up to krótkie, codzienne spotkania, podczas których członkowie zespołu udostępniają aktualne informacje na temat swojej pracy i omawiają wszelkie przeszkody. Takie komunikacja w zespole są używane głównie do koordynacji i komunikacji poziomej.
- Kiedy używać: Utrzymanie tempa projektu, identyfikacja zależności i podpowiedź w rozwiązywaniu problemów
- Przykład: Codzienne spotkanie stand-up dla zwinnego zespołu deweloperskiego budującego platformę
- Limity: Może wydawać się pośpieszne lub powierzchowne, jeśli nie jest skutecznie zarządzane
Komunikacja pisemna
Komunikacja pisemna obejmuje przekazywanie informacji lub pomysłów za pomocą słowa pisanego. Jest to formalna i precyzyjna forma komunikacji biznesowej, która wymaga starannego planu, spójności myśli i edycji. Podczas gdy kiedyś wymagała silnych, potężnych umiejętności, narzędzia takie jak Generative AI sprawiają, że komunikacja pisemna jest bardziej dostępna i nie wymaga wysiłku.
E-mail jest najpopularniejszym formularzem pisemnej komunikacji biznesowej. Jest bardzo wszechstronny i może być używany do wszystkich rodzajów komunikacji biznesowej - wewnętrznej i zewnętrznej, w dół i w górę, poziomej i bocznej.
- Kiedy używać: Dostarczanie informacji, składanie próśb, potwierdzanie szczegółów i udostępnianie aktualizacji
- Przykład: Lider zespołu wysyła e-mail z aktualizacją projektu do kierownictwa wyższego szczebla
- Ograniczenia: Może być kłopotliwy do skomponowania. Wymaga przemyślanego podejścia do wyrażania informacji bez dwuznaczności
Pro Tip: Użyj ClickUp Brain do natychmiastowego tworzenia skutecznych i dopasowanych e-maili lub tworzenia szablonów dla określonych typów komunikacji.
Generowanie e-maili dostosowanych do określonych typów komunikacji za pomocą ClickUp Brain
Raportowanie
Raporty to formalne dokumenty zawierające ustalenia i inne istotne informacje w ustrukturyzowanym formacie. Bezpośrednie raportowanie jest często wykorzystywane do komunikacji w górę i w bok.
Oprócz słowa pisanego, raportowanie może wykorzystywać komunikację wizualną za pomocą narzędzi takich jak wykresy, infografiki itp. Taka bogata zawartość multimedialna sprawia również, że informacje są dostępne i łatwe do przyswojenia, jednocześnie zwiększając zaangażowanie pracowników.
- Kiedy stosować: Udostępnianie postępów w realizacji projektów, wyników badań, wyników finansowych i raportów dotyczących wydajności pracowników
- Przykład: Dział finansowy przedstawia kwartalny raport finansowy
- Ograniczenia: Kompilowanie raportów jest czasochłonne i może wydawać się nadmierne i niepotrzebne w obecnej erze interaktywnych pulpitów
Listy
Listy to formalne dokumenty pisemne. Są one zazwyczaj używane do oficjalnej korespondencji z podmiotami zewnętrznymi, co czyni je formą komunikacji zewnętrznej.
- Kiedy używać: Formalna komunikacja z klientem, niestandardowymi klientami lub zewnętrznymi interesariuszami
- Przykład: Firma wysyła pismo ze skargą do jednego ze swoich dostawców
- Limity: Nie jest tak skuteczny i nie działa w czasie rzeczywistym jak e-mail, a jego przygotowanie może być czasochłonne
Komunikaty prasowe
Komunikaty prasowe są wykorzystywane do masowego ogłaszania lub zwracania uwagi na ważne wydarzenia lub kamienie milowe. Taka zewnętrzna komunikacja pomaga generować świadomość i budować markę. Komunikaty prasowe są jednak kierowane do szerszego grona odbiorców, a nie do celowo ukierunkowanej komunikacji biznesowej.
- Kiedy stosować: Edukacja zewnętrznych interesariuszy, podkreślanie osiągnięć i udostępnianie informacji wartych opublikowania
- Przykład: Firma może opublikować komunikat prasowy podczas ogłaszania partnerstwa z inną firmą
- Limity: Odwołuje się do szerszej publiczności, która może nie być istotna dla celu komunikacji biznesowej. Wymaga specjalistycznych umiejętności komunikacji pisemnej
Komunikacja niewerbalna
Komunikacja niewerbalna jest często pomijanym elementem komunikacji w biznesie. Odgrywa ona jednak uzupełniającą rolę w skutecznej komunikacji werbalnej. W rzeczywistości specjaliści ds. marketingu i sprzedaży w dużej mierze polegają na niewerbalnych stylach komunikacji, aby ocenić sytuację i zmienić swoje strategie.
Mowa ciała
Mowa ciała obejmuje ekspresję somatyczną wyrażaną poprzez postawy, gesty i kontakt wzrokowy. Pomaga przekazywać informacje związane z emocjami, postawami i intencjami nadawcy lub odbiorcy.
- Kiedy używać: Budowanie relacji i zwiększanie zaangażowania podczas interakcji twarzą w twarz
- Przykład: Skrzyżowane ramiona mogą odzwierciedlać złość, defensywność lub brak porozumienia podczas rozmowy
- Limity: Łatwy do błędnej interpretacji, zwłaszcza gdy nie jest zgodny z wypowiadanym słowem
Mimika twarzy
Mimika twarzy jest kolejnym medium do wyrażania lub oceny emocji i postaw. Oferują większą perspektywę i pokazują poziom zaangażowania pracownika w rozmowę.
- Kiedy używać: Prowadzenie spotkań osobistych lub wirtualnych
- Przykład: Uśmiechanie się podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby sprawiać wrażenie przyjaznego i przystępnego
- Ograniczenia: Ma konotacje kulturowe i może być maskowany lub udawany
Tonacja i głos
W komunikacji biznesowej ton głosu decyduje o tym, jak wiadomość może zostać odebrana. Niezależnie od tego, czy jest to wykład, czy słowa pisane, ton i głos zwiększają skuteczność "skutecznej" komunikacji biznesowej.
- Kiedy używać: Angażując się w komunikację werbalną lub pisemną
- Przykład: Używanie pewnego siebie i asertywnego tonu podczas wygłaszania prezentacji
- Limity: Może się różnić w zależności od sytuacji i może być trudny do kontrolowania (wymaga, aby nadawca i odbiorca byli po tej samej stronie)
Komunikacja cyfrowa
Komunikacja cyfrowa jest obecnie najbardziej rozpowszechnionym formularzem komunikacji w biznesie. Polega ona na wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do wymiany informacji. Ponieważ omówiliśmy już kilka rodzajów lub wariantów komunikacji cyfrowej (e-mail, list itp.), pominiemy je.
Czat online
Czat online jest podstawą w hybrydowej komunikacji w miejscu pracy . Ułatwia komunikację w czasie rzeczywistym, opartą na tekście, dlatego jest wykorzystywany do komunikacji formalnej i nieformalnej.
- Kiedy używać: Szybkie rozwiązywanie problemów, burza mózgów i współpraca z zespołem
- Przykład: Członkowie Teams komunikujący się ze sobą za pośrednictwem komunikatora internetowego
- Ograniczenia: Ma nieformalne konotacje i może nie być odpowiednia dla wrażliwych lub poufnych informacji
Wideokonferencje
Wideokonferencje to wirtualny odpowiednik komunikacji twarzą w twarz. Połączenie komunikacji audiowizualnej eliminuje potrzebę fizycznej obecności podczas wymiany pomysłów i opinii.
W niektórych przypadkach wideokonferencje mogą być nagrywane i rozpowszechniane wśród osób, które nie mogły w nich uczestniczyć. Takie asynchroniczna komunikacja wideo informuje nawet tych, którzy z jakichkolwiek powodów nie mogli uczestniczyć w wideokonferencji na żywo.
- Kiedy używać: Prowadzenie zdalnych spotkań, briefingi Teams, spotkania jeden na jeden, standupy, prezentacje i inne
- Przykład: Kierownik projektu informuje członków zespołu o projekcie przed jego rozpoczęciem
- Limity: Wymaga stabilnego połączenia internetowego i może być zagrożone z powodu problemów technicznych. Wymaga również odpowiedniego sprzętu
Ratusz
Spotkanie w ratuszu to spotkanie na dużą skalę, podczas którego liderzy lub kierownictwo udostępniają informacje pracownikom. Jest to formularz wewnętrznej komunikacji biznesowej.
Podczas gdy ratusze są przede wszystkim komunikacją w dół, mogą również zawierać elementy komunikacji poziomej i w górę. Na przykład, po spotkaniach w ratuszu często następują sesje pytań i odpowiedzi, podczas których uczestnicy mogą szukać wyjaśnień dotyczących omawianych problemów.
- Kiedy stosować: Aby ogłosić ważne zmiany w firmie, rozwiać obawy, zebrać informacje zwrotne i podnieść morale pracowników
- Przykład: Spotkanie w ratuszu w całej firmie w celu ogłoszenia zmian w polityce organizacyjnej
- Limity: Jest mniej interaktywne niż spotkania w mniejszych grupach. Może być również trudno odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości
Komentarze i notatki
Większość narzędzia komunikacji w miejscu pracy zawierają funkcje dodawania komentarzy i notatek. Te pisemne formularze komunikacji biznesowej są wykorzystywane do szybkiego, zwięzłego udostępniania informacji z odpowiednim kontekstem. Oprócz cyfrowego prowadzenia notatek, pracownicy mogą również dokumentować je ręcznie.
- Kiedy używać: Udostępnianie szybkich informacji zwrotnych lub sugestii, dokumentowanie elementów działań lub decyzji, udostępnianie krótkich instrukcji i współpraca przy projektach
- Przykład: Zespół marketingowy dodaje komentarz do zadania, aby oznaczyć dział sprzedaży w sprawie oczekującego działania
- Limity: Trudne do śledzenia lub odwoływania się w przyszłości, może brakować formalnego tonu, a fizyczne notatki mogą zostać zgubione
Wskazówki i porady dotyczące skutecznej komunikacji w biznesie
Oto kilka skutecznych sposobów na skuteczną komunikację Business strategie komunikacji warte wypróbowania:
- Wykorzystaj technologię w postaci formularza [...][narzędzia komunikacji w miejscu pracy](https://clickup.com/pl/blog/53181/narzedzia-komunikacji-w-miejscu-pracy/) w celu ułatwienia komunikacji biznesowej w synchronicznej i asynchronicznej metodzie komunikacji
- Dostosowanie komunikatu do poziomu zrozumienia odbiorcy, jego roli i preferowanego stylu komunikacji, szczególnie w przypadku komunikacji zewnętrznej
- Wybór odpowiedniego kanału komunikacji w zależności od pilności, wrażliwości i potrzeby interakcji
- nadawanie wartości każdej wiadomości i eliminowanie zbędnych informacji lub niepotrzebnych szczegółów
- Aktywne słuchanie poprzez zwracanie pełnej uwagi na mówcę, powtarzanie jego pomysłów, zadawanie pytań wyjaśniających i udostępnianie informacji zwrotnych
- Ustanowienie jednego źródła prawdy poprzezcentralizację komunikacji. Pozwala to uniknąć zamieszania i nieporozumień w komunikacji biznesowej
- Zbieranie i dostarczanie informacji zwrotnych na temat istniejącego ustawienia komunikacji w celu budowania silniejszych relacji
- Prowadzenie regularnych sesji szkoleniowych na temat różnych umiejętności komunikacyjnych, takich jak aktywne słuchanie, język pisany, mowa ciała itp.
- Zbieranie danych wejściowych na temat dominującychwyzwania komunikacyjne w miejscu pracy poprzez informacje zwrotne i ankiety oraz proaktywne reagowanie na nie
Wyczyszczona komunikacja dzięki ClickUp
Jeśli jesteś zmęczony żonglowaniem wieloma narzędziami komunikacyjnymi, śledzeniem śladów e-maili i poszukiwaniem informacji na różnych platformach, nadszedł czas, aby skonsolidować wszystko w jednym oprogramowanie do komunikacji Business .
Potrzebujesz ujednoliconego rozwiązania, które usprawni komunikację w biznesie. Innymi słowy, potrzebujesz ClickUp.
ClickUp to kompleksowe rozwiązanie spełniające wszystkie potrzeby w zakresie komunikacji biznesowej. Umożliwia konsolidację czatów, projektów, zadań, dokumentów i notatek na scentralizowanej platformie. Ciesz się płynną współpracą w zespole, wyeliminuj silosy informacyjne i uwolnij potencjał skutecznej komunikacji.
Aby zapewnić takie wyniki, ClickUp oferuje następujące funkcje:
wykorzystaj moc komunikatorów internetowych dzięki ClickUp Chat View_
- ClickUp Chat View ułatwia rozmowy w czasie rzeczywistym na zorganizowanych kanałach, utrzymując dyskusje skupione i na temat. Przypisuj zadania, wzmianki o członkach zespołu i śledź postępy bezpośrednio na czacie, przekształcając rozmowy w elementy, które można wykorzystać w praktyce
Współpracuj nad dokumentami ze swoim zespołem na żywo za pomocą ClickUp Docs
- ClickUp Docs umożliwia Teams tworzenie, edytowanie, udostępnianie i współpracę nad dokumentami bez stresu związanego z kontrolą wersji. Twórz różne typy dokumentów, w tym artykuły, przewodniki i wiki, i używaj formatów tekstu sformatowanego, obrazów, tabel i innych elementów, aby wzbogacić swoją zawartość
nagrywaj zrzuty ekranu za pomocą ClickUp Clips i udostępniaj je swojemu zespołowi
- ClickUp Clips pomaga udostępniać aktualizacje wideo i nagrania ekranu, oferując jasne instrukcje i pomoce wizualne z poziomu ClickUp. Wspieraj lepszą pracę zespołową, udostępniając szczegółowe spostrzeżenia, aktualizacje i informacje zwrotne za pośrednictwem nagrań ekranu
Udostępniaj komentarze do ukierunkowanych dyskusji w zadaniach ClickUp i dokumentach
- ClickUp Przypisywanie komentarzy umożliwia ustawienie wątków komentarzy do zadań, dokumentów i czatów, zapewniając dostawcom przydzielanie zadań, przechwytywanie informacji zwrotnych i utrzymywanie wszystkich w pętli
rysuj, pisz lub używaj notatek, aby przekazywać swoje pomysły na tablicach ClickUp
- Tablice ClickUp są idealne do rejestrowania pomysłów, tworzenia map procesów i ułatwiania dyskusji grupowych. Współpraca w czasie rzeczywistym pozwala wielu użytkownikom na jednoczesny wkład, pobudzając kreatywność i innowacyjność
💡 Pro Tip: Łatwe uruchamianie zadań z pomysłów na tablicy za pomocą ClickUp Tasks.
ClickUp jeszcze bardziej udoskonala narzędzia komunikacyjne, oferując szyk szablonów. Kilka przykładów szablonów ClickUp na dobry początek to:
Plan komunikacji ClickUp
Szablon planu komunikacji ClickUp pomaga ustalić jasne, ustandaryzowane wytyczne dotyczące komunikacji w zakresie transferu wiedzy i wymiany informacji.
Użyj tego szablonu, aby:
- Tworzyć atrakcyjne komunikaty i wybierać optymalne kanały dotarcia do nich
- Skutecznie zorganizować wysiłki komunikacyjne
- Zmierzyć ogólny wpływ strategii komunikacji
Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp
Użyj szablonu Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp do tworzenia strategicznych planów komunikacji wewnętrznej, które poprawią zaangażowanie pracowników, podniosą morale i ułatwią płynniejszy przepływ informacji.
Użyj tego szablonu, aby:
- Centralizacji komunikacji: Organizowania rozmów, ogłoszeń i dokumentów w jednej lokalizacji
- Ułatwienie komunikacji w zespole: Usprawnienie komunikacji z całym zespołem
- Zwiększenie przejrzystości: Zapewnienie widoczności procesów i inicjatyw w całym zespole
Pozbądź się natłoku obowiązków w komunikacji Business
Aby doskonalić się w komunikacji biznesowej, należy skupić się na tworzeniu wyczyszczonych komunikatów, skutecznym ich dostarczaniu i zrozumieniu limitów obecnych narzędzi komunikacyjnych. Do zrobienia w ten sposób, można zwiększyć zadowolenie niestandardowych klientów, zwiększyć zaangażowanie pracowników i wzmocnić relacje z interesariuszami.
ClickUp oferuje usprawnione rozwiązanie poprawiające zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Dzięki wielu funkcjom platformy, takim jak e-mail, czaty, klipy, tablice i komentarze, współpraca jest na wyciągnięcie ręki! Zarejestruj się teraz aby doświadczyć różnicy.
FAQ
**Jakie są cztery rodzaje komunikacji w Businessie?
Cztery główne rodzaje komunikacji w biznesie to komunikacja werbalna, pisemna, niewerbalna i cyfrowa.
Dodatkowo, typy komunikacji w biznesie można również podzielić na kategorie:
- Komunikacja w górę, która przepływa w górę hierarchii organizacyjnej, czyli od pracowników do kierownictwa
- Komunikacja w dół, która przepływa w dół hierarchii organizacyjnej, czyli od kierownictwa do pracowników
- Komunikacja boczna, która zachodzi między rówieśnikami lub współpracownikami
- Komunikacja zewnętrzna, która obejmuje interakcje ze stronami spoza organizacji