Właśnie skończyłeś redagować e-mail i nagle natknąłeś się na pola CC i BCC.
Wtedy w głowie pojawia się pytanie: "Do kogo powinienem wysłać ten e-mail?"🤔
Wszyscy tam byliśmy.
Wiedza o tym, kiedy użyć CC lub BCC może mieć duży wpływ na to, jak odbierane są Twoje e-maile.
Jeden zły ruch i możesz udostępniać poufne informacje niewłaściwym osobom lub, co gorsza, wykluczyć kogoś, kto powinien zostać uwzględniony (np. szefa!).
Na tym blogu zamierzamy dotrzeć do sedna nieporozumień związanych z CC i BCC i wyjaśnić, kiedy należy używać któregokolwiek z tych terminów.
Jako bonus, możesz spodziewać się przydatnych narzędzi i zasobów, które pomogą Ci doskonalić swoje umiejętności wysyłania e-maili.
Zrozumienie pól e-mail: Pole "Do"
Pole "Do" w wiadomości e-mail to miejsce, w którym umieszcza się głównych odbiorców.
Są to osoby, z którymi chcesz komunikować się bezpośrednio. Są to główni odbiorcy wiadomości. Po wysłaniu wiadomości e-mail te adresy e-mail są widoczne dla każdego, kto ją otrzyma.
Pole "Do" to świetny sposób na zachowanie uprzejmości i profesjonalizmu w e-mailach. Aby uniknąć spamowania skrzynek odbiorczych, ogranicz swoją listę adresów "Do" tylko do osób bezpośrednio zaangażowanych
Ale co zrobić, jeśli chcesz uwzględnić innych, nie czyniąc ich głównym celem?
Tutaj z pomocą przychodzą pola CC (kopia bezpieczeństwa) i BCC (ślepa kopia bezpieczeństwa). Pozwalają one dyskretnie wysłać e-mail do dodatkowych odbiorców. Korzystając z określonego pola, można również lepiej zarządzać odpowiedziami i trwającymi wątkami.
Co to jest CC w e-mailu?
CC to skrót od "carbon copy". Służy do wysyłania kopii e-maila do innych odbiorców. Nie są to główni odbiorcy, ale osoby na peryferiach, które nadal muszą zobaczyć e-mail i odpowiedzi na e-mail
Na przykład, jeśli odpowiadasz klientowi, którym zarządzasz bezpośrednio, możesz nadal chcieć zachować swojego menedżera w CC dla ważnych rozmów związanych z kosztami usług lub wszelkimi eskalacjami.
Gdy używasz "CC", wszystkie adresy e-mail w tym polu są widoczne dla każdego odbiorcy e-maila. Ta przejrzystość jest przydatna do utrzymania jasnej komunikacji.
Kiedy używane jest CC?
Używasz pola CC e-mail, gdy chcesz informować inne "odsetki" w pętli.
CC jest również bardzo pomocne podczas wysyłania wiadomości do zespołu. Pozwala na dodanie wielu osób, nie czyniąc ich głównym celem
Wiedza o tym, kiedy używać CC, pomaga utrzymać porządek i śledzenie wątków e-mail.
Porada profesjonalisty: Używanie udostępnianych skrzynek odbiorczych dla lepszej komunikacji w zespole. Pozwala to na lepszą współpracę i udostępnianie wiedzy, ponieważ członkowie zespołu mogą łatwo uzyskać dostęp do bieżących rozmów i projektów oraz wnieść do nich swój wkład.
Co to jest BCC w e-mailu?
BCC oznacza ślepą kopię. Pole BCC w wiadomości e-mail służy do komunikowania się z więcej niż jednym odbiorcą bez wzajemnego wyświetlania adresów.
Pole to pomaga zachować prywatne i bezpieczne adresy e-mail. Podczas wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu "BCC", odbiorcy nie widzą adresów innych odbiorców.
Kiedy używane jest BCC?
BCC jest używane do jednej z dwóch rzeczy: **zachowania prywatnych adresów e-mail (np. podczas wysyłania masowych wiadomości e-mail) lub oznaczania osób w wiadomościach e-mail bez informowania o tym innych odbiorców
BCC przydaje się również w profesjonalnej komunikacji. Załóżmy, że wysyłasz e-mail do wielu kandydatów do pracy, zapraszając ich na pierwszą rundę rozmów kwalifikacyjnych. Możesz użyć "BCC" Utrzymuje to porządek i pozwala zachować profesjonalny i osobisty charakter e-maila w tym samym czasie.
Przeczytaj także: Jak utworzyć szablony e-mail w Gmailu .
CC vs BCC: Skąd wiadomo, do zrobienia czego użyć?
Zarówno CC, jak i BCC mają różne cele.
Oto, o czym należy pamiętać przy podejmowaniu decyzji, którego pola użyć.
1. Znaczenie preferencji odbiorcy
Mądrze jest zawsze myśleć o tym, jak odbiorcy wolą otrzymywać e-maile. **Niektórzy mogą chcieć przejrzystości, podczas gdy inni cenią sobie prywatność
Używaj CC dla tych, którzy powinni być uwzględnieni w widoczności. Są one ważne dla konwersacji. Wreszcie, należy sprawdzić, czy osoby dodane do CC są istotne dla rozmowy, aby uniknąć niepotrzebnych e-maili.
Zasadniczo jednak, jeśli nie masz pewności co do ich preferencji, skłaniaj się ku BCC, aby uniknąć nieporozumień.
Pro Tip: Używanie BCC pomaga również zmniejszyć ryzyko nieoczekiwanych odpowiedzi "Odpowiedz wszystkim", które często prowadzą do spamu i nieporozumień w e-mailach.
2. Poszanowanie prywatności
Prywatność ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku wysyłania wiadomości do wielu odbiorców, którzy się nie znają.
CC pokazuje wszystkie adresy, dzięki czemu wiadomo, kto został uwzględniony. BCC ukrywa adresy, zapewniając prywatność.
Gdy mamy do czynienia z wrażliwymi informacjami, BCC powinno być Twoim wyborem. Chroni tożsamość i dane kontaktowe wszystkich odbiorców.
3. Liczba odbiorców
CC działa dobrze w przypadku e-maili do małej, znanej grupy, ponieważ sprzyja otwartej komunikacji. Odwrotnie jest w przypadku BCC, które jest bardzo przydatne w przypadku e-maili do listy osób.
Zalecamy korzystanie z pola BCC, jeśli wysyłasz biuletyn e-mail lub prowadzisz masową kampanię e-mail marketingu. Chodzi o to, aby uniknąć ujawniania długiej listy adresów e-mail innym odbiorcom.
💈Bonus: Rzuć okiem na najlepsze oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail w 2024 roku aby zmienić niechlujną skrzynkę odbiorczą w obszar roboczy o wysokiej wydajności.
Usprawnij zarządzanie pocztą e-mail dzięki ClickUp
Wszyscy korzystaliśmy z usług różnych dostawców poczty e-mail, a większość z nich jest dość podobna pod względem funkcji. Problem z większością tych narzędzi polega na tym, że nie są one stworzone do optymalnej komunikacji i współpracy.
Na przykład, Teams zazwyczaj używają aplikacji e-mail do czytania i wysyłania wiadomości, zanim przełączą się na zupełnie inne narzędzie do natychmiastowej komunikacji. Często może to być niepotrzebne i prowadzić do fragmentarycznych rozmów w wielu obszarach roboczych.
A gdyby tak móc wysyłać e-maile, zarządzać projektami, sprawdzać zadania i współpracować z zespołem - wszystko w jednym miejscu? Dzięki ClickUp jest to możliwe.
Funkcje zarządzania e-mailami w ClickUp
Oprócz możliwości zarządzania projektami, ClickUp pozwala wysyłać, odbierać i zarządzać wiadomościami e-mail bezpośrednio na platformie, co czyni go potężnym narzędziem do zarządzania pocztą elektroniczną.
Możesz także użyć opcji CC i BCC, aby kontrolować widoczność i prywatność, wraz z wieloma innymi funkcjami, które zostały omówione wcześniej.
- Wysyłanie i odbieranie e-maili: Możesz włączyćmożliwość wysyłania e-maili w ClickUp z ClickApp, aby wysyłać wiadomości e-mail bez przełączania zakładek. Funkcja ta pozwala na wysyłanie wiadomości i odpowiedzi bezpośrednio z ClickUp. Możesz również odbierać e-maile i łączyć je z odpowiednimi zadaniami, dzięki czemu Twoja komunikacja jest uporządkowana i możliwa do działania
wykorzystaj narzędzia ClickUp do zarządzania pocztą e-mail, aby usprawnić i usprawnić obsługę e-maili
- Zarządzanie projektami e-mail: ClickUp oferuje swojezarządzanie projektami e-mail rozwiązanie z automatyzacjązarządzanie skrzynką odbiorczą. Możesz być na bieżąco z zadaniami e-mail bez konieczności kopiowania i wklejania. Zapewnia to, że wszystkie istotne informacje są przechwytywane w zadaniach
- Automatyzacja procesów: UżyjAutomatyzacja ClickUp do automatyzacji powtarzalnych zadań e-mail, takich jak wysyłanie przypomnień, powiadomień lub działań następczych, uwalniając czas na bardziej strategiczną pracę. Automatyzacja może pomóc usprawnić cykl pracy i zmniejszyć wysiłek ręczny
zautomatyzuj powtarzalne zadania i oszczędzaj czas dzięki ClickUp Automation
- Załączanie e-maili do zadań: Dołącz całe konwersacje e-mail do zadania. Poprzez optymalnezarządzanie zadaniami e-mailmożna łatwo omawiać szczegóły z zespołem i przechowywać wszystkie powiązane informacje w jednym miejscu
- Centralizacja zarządzania: Zarządzając e-mailami w ClickUp, możesz przechowywać rozmowy obok powiązanych prac. Integracja oszczędza czas i pomaga zespołowi zachować koordynację
Dodatkowo, skorzystaj z zasobów takich jak Szablon automatyzacji e-mail ClickUp do automatyzacji e-maili i zadań na podstawie pól niestandardowych, przesłanych formularzy lub wydarzeń związanych z zadaniami.
Automatyzacja e-maili
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Zdefiniować procesy automatyzacji e-maili: Zidentyfikować e-maile, które wymagają automatyzacji i nakreślić konkretne działania wymagane dla każdego z nich
- Ustanowić wyzwalacze automatyzacji: Ustawić reguły lub warunki, które zainicjują wysyłanie zautomatyzowanych e-maili w oparciu o określone wydarzenia lub kryteria
- Optymalizuj automatyzację e-maili: Regularnie przeglądaj i dostosowuj procesy automatyzacji, aby upewnić się, że są one wydajne, skuteczne i zgodne z celami
💈Bonus: Sprawdź niektóre pomocnych hacków Gmaila aby usprawnić zarządzanie pocztą e-mail.
Korzyści z używania ClickUp do zarządzania e-mailami
wysyłaj e-maile i zarządzaj nimi w ramach jednej kompleksowej platformy dzięki funkcjom zarządzania pocztą e-mail w ClickUp
- Większa wydajność: DziękiIntegracja z ClickUp e-mailmożna zintegrować Gmaila z ClickUp, aby efektywnie zarządzać e-mailami i zadaniami w jednym miejscu. Skraca to czas spędzany na przełączaniu się między aplikacjami i pozwala skupić się na zrobieniu tego, co do zrobienia jest najważniejsze
- Łatwa organizacja na wyciągnięcie ręki: Połącz zadania z e-mailami, powiadamiaj swój zespół i przydzielaj zadania na podstawie otrzymanych e-maili. Dzięki temu wszystko jest uporządkowane i działa płynnie
- Usprawniona współpraca: Etykieta zespołu w e-mailach,przypisywanie komentarzyi zarządzać odpowiedziami bez opuszczania ClickUp. Ta funkcja usprawnia pracę zespołową i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie
- Bezproblemowa komunikacja dzięki szablonom: Korzystaj z odpowiednich szablonów i podpisów, aby usprawnić komunikację. Jest to szczególnie przydatne w przypadku obsługi klienta i śledzenia kandydatów
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: ClickUp oferuje solidne funkcje bezpieczeństwa, aby zapewnić, że komunikacja e-mail jest bezpieczna i zgodna ze standardami branżowymi
- Planowanie e-maili: Zaplanuj całą przyszłą komunikację i upewnij się, że każdy osobisty e-mail
Kiedy używać CC i BCC w ClickUp
- CC dla przejrzystości: Użyj pola CC, aby informować inne odsetki. Takie strategie zarządzania e-mailami są idealne do komunikacji z więcej niż jednym odbiorcą
- BCC dla prywatności: Pole BCC chroni prywatność odbiorców. Użyj go do zrobienia wiadomości e-mail do osób, które się nie znają lub podczas prowadzenia masowej kampanii e-mail (gdy chcesz chronić dane kontaktowe na swojej liście e-mail)
Czytaj więcej: Eksploruj alternatywy dla obszarów roboczych Google dla potrzeb e-mail i zarządzania projektami.
Myśl lepiej, pisz mądrzejsze e-maile w ClickUp
Trzech na pięciu profesjonalistów woli używać e-maila do komunikacji.
Ale jest jedna rzecz - większość ludzi myli pola CC i BCC, ponieważ nie są pewni roli odbiorców. Gdybyśmy tylko mogli śledzić nasze projekty, zarządzać zadaniami i wysyłać wiadomości e-mail na jednej platformie.
Dobra wiadomość jest taka, że ClickUp ma do zrobienia właśnie to, a nawet więcej!
Na przykład, jeśli nie znosisz przepełnionej skrzynki odbiorczej, możesz ją uporządkować za pomocą ClickUp. Narzędzie to pomaga nadawać priorytety ważnym e-mailom i skraca czas odpowiedzi, co prowadzi do skrzynka odbiorcza zero .
ClickUp wspiera również integrację z Gmailem, dzięki czemu zawsze otrzymujesz powiadomienia o oczekujących zadaniach i działaniach następczych. Dodatkowo, ClickUp posiada własną AI, która pomaga w redagowaniu e-maili, przekształcaniu ich w zadania, które można wykonać i dostarczaniu informacji za każdym razem, gdy wyszukujesz słowo kluczowe. Zarejestruj się w ClickUp już dziś przetestuj swoją nowo zdobytą wiedzę na temat CC/BCC i wysyłaj niesamowite e-maile.