Projektowanie to praca twórcza. Wymaga wyobraźni i tworzenia czegoś z niczego. Projektanci to kreatywni ludzie, którzy wkładają w swoją pracę cząstkę siebie – ich dzieła są często osobiste.
W przypadku takiej pracy wyznaczanie celów liczbowych może wydawać się dziwne. "Stwórz 10 banerów dziennie" lub "popraw estetykę strony internetowej" nie mają większego znaczenia. Jednak aby śledzić postępy, mierzyć wydajność i wspierać członków zespołu, konieczne jest wyznaczenie odpowiednich celów.
W tym przypadku pomocne może być ramy celów i kluczowych wyników (OKR). Zobaczmy, jak to działa. Najpierw jednak kilka słów kontekstu.
Zrozumienie OKR w projektowaniu
OKR to skrót od Objectives and Key Results (cele i kluczowe wyniki). Określa on, co zespoły projektowe muszą osiągnąć i w jaki sposób można zmierzyć ich wydajność. Oto prosty przykład.
- Cel: Poprawa jakości obsługi klienta na stronie internetowej
- Kluczowe wyniki: wydłużenie czasu spędzanego na stronie lub zmniejszenie współczynnika porzucania koszyka
Dlaczego zespoły projektowe potrzebują OKR?
Biorąc pod uwagę, że projektowanie jest pracą twórczą, zespoły często koncentrują się na zapewnieniu, że spełnia ono podstawowe standardy doświadczenia klienta, dostępności itp. Jednak to dopiero początek. Dobre OKR mogą oferować znacznie więcej korzyści, takich jak:
Dostosowanie do celów biznesowych: W projektach komercyjnych dobry projekt musi służyć biznesowi. OKR pomagają zespołom kreatywnym dostosować swoje wysiłki do celów biznesowych.
Jasność: Podejmowanie decyzji twórczych jest trudne. Na przykład, w jaki sposób zespół projektantów decyduje, czy zmienić paletę kolorów? OKR pomagają wyjaśnić takie decyzje. Jeśli na przykład OKR ma na celu zwiększenie interakcji użytkowników, zespoły projektantów przeprowadzają testy A/B różnych palet kolorów i wybierają tę, która spełnia cel.
Płynna współpraca: W przypadku braku zgody zespoły projektowe mogą wykorzystać OKR jako sposób na uzasadnienie swoich decyzji. OKR zapewniają, że cały zespół jest na tej samej stronie i pracuje nad osiągnięciem wspólnych celów. Gwarantują szybki i sprawny przebieg cyklu pracy projektowej.
Orientacja na wynik: Kreatywne zespoły często wpadają w pułapkę paraliżu decyzyjnego, pracując nad wieloma iteracjami i wersjami, opóźniając uruchomienie projektu. OKR dają projektantom ramy decyzyjne, kierując ich uwagę na wyniki biznesowe.
Bonus: Jeśli masz trudności z rozróżnieniem celów, kluczowych wyników i kluczowych wskaźników efektywności, przeczytaj więcej o OKR vs. KPI.
Oprócz wyników operacyjnych, OKR dotyczące projektowania odgrywają również ważną rolę w poprawie wydajności i świadomości marki.
Wpływ OKR dotyczących projektowania na wydajność i świadomość marki
Zrozumienie celów i kluczowych wyników przez cały zespół projektowy ma ogromny wpływ na jego wydajność. Oto dlaczego.
- OKR wskazują kierunek, w którym powinien podążać zespół, eliminując czynniki rozpraszające uwagę
- Pomaga to ustalić priorytety dla bardziej wpływowych projektów, poprawiając efektywność pracy zespołu
- Minimalizuje wysiłek poświęcany na nieistotne czynności, eliminując straty wydajności
- Daje to całemu zespołowi ten sam cel i ten sam język, co znacznie poprawia ich zbiorową wydajność
Równie ważny jest sposób, w jaki OKR kształtują świadomość marki. Zespół projektantów jest strażnikiem wizualnej marki organizacji. Odpowiada za jasne, atrakcyjne i spójne przedstawianie marki. OKR to gwarantują.
OKR zwiększają świadomość marki poprzez dostosowanie wysiłków marketingowych i projektowych do celów strategicznych firmy. Na przykład, jeśli celem jest zapewnienie 100% spójności marki, zespół projektowy stworzyłby szablony brandingowe do wykorzystania przez organizację.
Jeśli myślisz: wszystko to świetnie, ale jak właściwie stworzyć OKR dla projektantów w organizacji, to trafiłeś we właściwe miejsce!
Przykłady OKR dla projektowania
Podobnie jak w przypadku każdej struktury celów i kluczowych wyników, ustalanie celów musi rozpocząć się na najwyższym szczeblu. Kierownictwo firmy musi wyznaczyć cele i przekazać je wszystkim działom, w tym działowi projektowania. Oto kilka przykładów OKR pokazujących, w jaki sposób liderzy projektowania mogą dostosować cele organizacyjne do swoich zespołów.
1. OKR dla projektowania doświadczeń użytkownika
Doświadczenie użytkownika (UX) jest funkcją kilku czynników, takich jak użyteczność, funkcjonalność, interaktywność, dostępność itp. Dla każdego z tych czynników można ustawić OKR. Jeśli nie masz w tym doświadczenia, możesz zacząć od ogólnego przykładu, takiego jak poniżej.
Cel: Poprawa komfortu użytkowania aplikacji mobilnej
Kluczowe wyniki:
- Zwiększ ocenę satysfakcji użytkowników z 3,5 do 4,5 gwiazdek
- Skróć średni czas zakończenia zakupu o 30%
- Osiągnąć 90% powodzenia zadań dla wszystkich głównych przepływów użytkowników
- Zmniejsz liczbę zgłoszeń do obsługi klienta związanych z problemami nawigacyjnymi o 50%
- Zwiększ ocenę atrakcyjności wizualnej o 30%
2. OKR dla spójności marki
Każdy zespół projektowy, niezależnie od tego, czy zajmuje się projektowaniem graficznym, projektowaniem interakcji czy projektowaniem interfejsu użytkownika (UI), dąży do nadania marce spójnej tożsamości wizualnej. Jest to kluczowy aspekt strategii zarządzania marką firmy. Chociaż jest to część marketingowych OKR, może również stanowić OKR zespołu projektowego.
Cel: Poprawa spójności marki
Kluczowe wyniki:
- Przeprowadź audyt wszystkich materiałów dodatkowych i zidentyfikuj niespójności w brandingu
- Zmniejsz niespójności do mniej niż 5% materiałów dodatkowych
- Przeprowadź warsztaty z projektowania marki dla wszystkich osób zajmujących się komunikacją, takich jak zespoły ds. PR, mediów społecznościowych i wydarzeń
- Osiągnąć 98% zgodności z wytycznymi projektowymi
3. OKR dla dostępności
Wszystkie nowoczesne produkty cyfrowe muszą być dostępne dla różnorodnych użytkowników. OKR gwarantują, że jest to priorytet dla wszystkich członków zespołu.
Cel: Poprawa dostępności strony internetowej
Kluczowe wyniki:
- Sprawdź elementy dostępności wizualnej, takie jak struktura strony, kolory, kontrast, rozmiar czcionki, czytelność itp. i zaplanuj zmiany
- Przeprowadź testy dostępności dla użytkowników
- Osiągnij poziom AAA i standardy wytycznych dotyczących dostępności treści internetowych (WCAG) w ciągu sześciu miesięcy
- Zdobądź certyfikaty projektowania w zakresie dostępności
4. OKR dla trybu ciemnego
Tryb ciemny stał się powszechnie stosowaną taktyką ze względu na dostępność i użyteczność. Jako nowa aplikacja możesz nie mieć w ogóle trybu ciemnego. Jeśli taki jest twój cel, oto jak wyglądałby OKR.
Cel: Wdrożenie wysokiej jakości trybu ciemnego
Kluczowe wyniki:
- Wprowadź tryb ciemny we wszystkich krytycznych przepływach użytkowników
- Zwiększ wykorzystanie trybu ciemnego o 25%
- Osiągnąć 90% pozytywnych opinii na temat projektu trybu ciemnego
5. OKR dla innowacji w projektowaniu
Zespół projektowy odnoszący sukcesy kształtuje również przyszłość samego projektowania. Tworzy i publikuje innowacyjne rozwiązania projektowe, które są powszechnie stosowane. Jeśli Twój zespół koncentruje się na innowacjach w projektowaniu, pomocne będzie ustalenie konkretnych OKR dla tego obszaru.
Cel: Wspieranie innowacji w projektowaniu
Kluczowe wyniki:
- Przeprowadź pięć hackathonów lub warsztatów projektowych, aby znaleźć innowacyjne rozwiązania trzech najważniejszych problemów projektowych roku
- Wdrożenie i przetestowanie dwunastu innowacyjnych funkcji projektowych
- Wygraj trzy nagrody za innowacyjny projekt
6. OKR dla wydajności projektantów
Każdy lider projektowania chce stworzyć środowisko pracy charakteryzujące się wysoką wydajnością i produktywnością. Ustawienie OKR dotyczących wydajności pomaga osiągnąć ten cel w bardziej efektywny sposób.
Cel: Osiągnąć 80% wydajności wszystkich zasobów
Kluczowe wyniki:
- Osiągnij 98% wykorzystania zasobów w zespole projektowym
- Zakończ 90% zadań projektowych w terminie
- Zmniejsz ilość przeróbek do mniej niż 10%
7. OKR w zarządzaniu projektami projektowymi
Równolegle do wydajności przebiega efektywność pracy zespołu projektowego, który potrzebuje płynnego przepływu pracy z jednej sceny do drugiej. OKR dla zarządzania cyklem pracy projektowej wyglądałyby następująco.
Cel: Usprawnienie procesu projektowania
Kluczowe wyniki:
- Skróć czas cyklu iteracji projektowania o 25%
- Zminimalizuj opóźnienia między dwoma etapami cyklu pracy do 4 godzin
- Spełnij 100% kryteriów akceptacji wszystkich zadań projektowych
8. OKR dla współpracy
Zespoły projektowe znajdują się na styku marki, marketingu, produktu, sprzedaży i samego klienta. Muszą ściśle współpracować z tymi interesariuszami. Spójrzmy na przykład OKR dla współpracy zespołu projektowego z zespołem programistów, który ma swoje własne zwinne OKR.
Cel: Poprawa współpracy z działem rozwoju
Kluczowe wyniki:
- Skróć czas pętli informacji zwrotnej między projektantem a programistą o 20%
- Osiągnąć 95% dokładności przekazywania projektów
- Skróć czas między projektowaniem a wdrożeniem do 24 godzin
9. OKR dla projektowania stanu błędu
Projektowanie stanów błędów ma ogromny wpływ na doświadczenia użytkownika, ponieważ określa, co się dzieje, gdy coś idzie nie tak. Dobre stany błędów zapewniają, że użytkownik zostanie przekierowany we właściwe miejsce, aby kontynuować swoją podróż. OKR dla projektowania stanów błędów są następujące.
Cel: Poprawa projektu stanu błędu
Kluczowe wyniki:
- Zapewnij 100% wykrywalności błędów
- Zmniejsz współczynnik rezygnacji użytkowników o 15% podczas błędów
- Osiągnąć 90% pozytywnych opinii użytkowników na temat projektów błędów
10. OKR dla projektowania pulpitów
Na koniec przyjrzyjmy się przykładowi konkretnego elementu projektu, tj. pulpitowi. Jeśli zajmujesz się projektowaniem pulpitów, poniższe cele mogą być Twoimi OKR.
Cel: Poprawa projektu pulpitu
Kluczowe wyniki:
- Zwiększ użyteczność pulpitu o 25%
- Skróć czas ładowania pulpitu o 2 sekundy
- Zmniejsz częstotliwość odświeżania z 5 minut do 60 sekund
Bez ograniczeń świata rzeczywistego powyższe przykłady mogą wydawać się łatwe. Nie oznacza to jednak, że podczas ich realizacji nie napotkasz trudności. Oto, z czym możesz się zmierzyć, oraz kilka pomysłów, jak je pokonać.
Wyzwania związane z wdrażaniem OKR w projektowaniu
Wyzwania związane z wdrażaniem OKR w zespole projektowym mogą mieć charakter operacyjny, praktyczny, kulturowy lub zarządczy. Oto niektóre z najczęstszych wyzwań.
Brak jasnych celów
Zespoły projektowe często pracują nad niejasnymi lub dwuznacznymi celami, takimi jak "stworzyć atrakcyjny baner". Nie jest to pomocne. Na przykład cel "poprawić jakość projektu" jest zbyt ogólny i otwarty na interpretację. Każdy może twierdzić, że jego wynik jest lepszy niż poprzednio.
Rozwiązanie: Aby temu zaradzić, należy zdefiniować jasne, możliwe do zrealizowania cele, takie jak "przeprojektowanie strony głównej w celu zwiększenia zaangażowania użytkowników o 20%". Kompleksowe szablony OKR mogą pomóc w rozpoczęciu pracy.
Niewłaściwe kluczowe wyniki
Jeśli cele wyznaczają kierunek, kluczowe wyniki są kamieniami milowymi. Zespoły projektowe mogą wyznaczyć kluczowe wyniki, które są zbyt trudne do zmierzenia lub niezwiązane z celami.
Rozwiązanie: Określ kluczowe wyniki w sposób wymierny i bezpośrednio powiązany z celami. Jeśli celem jest zwiększenie zaangażowania użytkowników, kluczowym wynikiem może być "zmniejszenie liczby błędów użytkowników o 15%". Pomocne mogą być w tym niektóre z najlepszych obecnie dostępnych programów do zarządzania OKR.
Opór przed zmianami
Wdrożenie OKR może być trudne dla członków zespołu przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy. Mogą oni postrzegać OKR jako dodatkową biurokrację i aktywnie lub przynajmniej biernie je odrzucać.
Rozwiązanie: Ułatw zespołom wdrożenie OKR. Zorganizuj sesje szkoleniowe, aby pomóc im zrozumieć korzyści płynące z OKR. Zachęć ich do wyboru własnych celów, dając im autonomię i odpowiedzialność.
Słabe dostosowanie do innych zespołów
OKR muszą być zgodne z celami innych działów, aby zapewnić spójny postęp w realizacji celów całej firmy. Zespoły projektowe mogą mieć trudności z dostosowaniem się, co powoduje konflikt priorytetów.
Rozwiązanie: Organizuj regularne spotkania między działami, aby zapewnić, że wszystkie zespoły pracują nad osiągnięciem zgodnych celów i terminów. Ustal procesy gromadzenia briefów projektowych, kryteriów akceptacji, informacji zwrotnych dotyczących jakości i ilości itp.
Niewystarczające zasoby
Wdrożenie OKR wymaga zasobów, w tym ludzi, czasu i odpowiednich narzędzi. Zespoły projektowe mogą mieć zbyt mało zasobów, co prowadzi do wypalenia i nieosiągnięcia celów.
Rozwiązanie: Aby temu zaradzić, zapewnij swoim zespołom odpowiednie narzędzia. Zautomatyzuj jak najwięcej procesów, aby uniknąć przeciążenia członków zespołu. Wybierz platformę wirtualnego miejsca pracy, taką jak ClickUp, aby zarządzać zadaniami, wyznaczać cele, śledzić postępy i szybko dostosowywać się do zmian.
Ustalanie i mierzenie wskaźników wydajności w projektowaniu
Zespoły projektowe często mają swoje ulubione narzędzia. Mogą chcieć używać istniejącego zestawu narzędzi również do śledzenia swoich OKR. Chociaż może to działać, bardziej skuteczne jest użycie kompleksowego systemu zarządzania celami, takiego jak ClickUp dla zespołów projektowych.
Oto jak można skonfigurować i mierzyć wskaźniki wydajności w projektowaniu.
Określ cele
Zacznij od zdefiniowania jasnych, strategicznych celów dla swojego zespołu projektowego. Dla każdego celu określ kluczowe wyniki, które można zmierzyć i ograniczyć czasowo.
Jeśli nie znasz jeszcze OKR, skorzystaj z ClickUp Brain, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat OKR. Funkcja AI zapewnia natychmiastowe odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące celów, odpowiednich kluczowych wyników i nie tylko.
Ustal cele
Cele ClickUp to świetny sposób na ustawienie wszystkich celów i kluczowych wyników na wspólnej platformie. Można je również przypisać do poszczególnych osób, aby ułatwić śledzenie postępów. Na przykład, możesz użyć ClickUp do pomiaru poziomu satysfakcji użytkowników, częstotliwości awarii aplikacji, wskaźnika wykonania zadań itp.
Skorzystaj z szablonu ClickUp OKR, aby natychmiast wcielić swoje pomysły w życie. Podziel swoje cele projektowe na zadania, śledź postępy każdego kluczowego wyniku i zarządzaj cyklem OKR za pomocą tego szablonu dla użytkowników średniozaawansowanych.
Monitoruj postępy
Gromadź dane dotyczące kluczowych wyników, aby na bieżąco monitorować postępy swoich inicjatyw projektowych.
Formularze ClickUp można wykorzystać do przeprowadzania ankiet lub zbierania opinii. Można również skonfigurować dostosowywane pulpity ClickUp, aby śledzić potrzebne wskaźniki.
Przegląd i dostosowanie strategii
Regularnie sprawdzaj wyniki OKR-ów swojego zespołu projektowego i dostosowuj je odpowiednio. Możesz nawet włączyć te przeglądy do cotygodniowych spotkań zespołu. Jeśli nie osiągnąłeś kluczowych wyników, zidentyfikuj przyczyny i udoskonal swoje podejście.
Ten iteracyjny proces zapewnia ciągłe doskonalenie i możliwość dostosowania. Na przykład, jeśli wskaźnik awarii aplikacji nie zmniejszył się zgodnie z oczekiwaniami, należy zbadać przyczyny i wdrożyć bardziej ukierunkowane poprawki.
Osiągnij swoje cele projektowe dzięki ClickUp
W nowoczesnych miejscach pracy projektowanie stanowi integralną część działalności biznesowej. Jest czynnikiem wyróżniającym na tle konkurencji. Jest również najważniejszym aspektem doświadczenia klienta. Dlatego dużym błędem byłoby realizowanie projektów projektowych bez jasnych celów, założeń i odpowiednich kluczowych wyników.
Nie popełnij tego błędu. Ustal jasne cele OKR, opublikuj je, udostępnij i włącz automatyczne śledzenie — wszystko to w narzędziu do zarządzania projektami ClickUp!