Jako marketer byłem dumny z tego, że jestem wielozadaniowy. Żonglowanie strategią, danymi na temat powstania zawartości, działaniami operacyjnymi i analityką wydawało mi się ostateczną demonstracją wydajności. Prawda była jednak taka, że tonęłam w morzu otwartych zakładek i niedokończonych projektów.
Wyróżnia się jeden szczególnie koszmarny dzień. Pisałem wpis na bloga - kluczowy element nadchodzącej kampanii. Ale moje skupienie było podzielone. Moja skrzynka odbiorcza eksplodowała powiadomieniami, aktualizacje mediów społecznościowych migały na ekranie, a telefon brzęczał od przychodzących wiadomości. Ciągłe przełączanie kontekstu sprawiało, że czułem się przytłoczony i podatny na błędy, a moje pisanie ucierpiało.
W tym momencie chaosu zdałem sobie sprawę, że moje podejście do wielozadaniowości nie zapewniało mi wydajności; smażyło moją pamięć roboczą i utrudniało mi dostarczanie wysokiej jakości pracy. Ciągle nadrabiałem zaległości, poświęcając zarówno dokładność, jak i kreatywność. Nadszedł czas na zmiany
**Wtedy natknąłem się na koncepcję monotaskingu. Przyjęcie monotaskingu oznaczało przedkładanie głębokiego skupienia nad iluzję wydajności, którą często zapewnia wielozadaniowość
Oznaczało to pełne poświęcenie się jednemu zadaniu na raz, zanurzenie się w jego złożoności i odcięcie się od rozpraszających uwagę bodźców.
W tym artykule podzielę się moimi doświadczeniami z monotaskingiem i tym, jak pomogło mi to odzyskać czas i spokój umysłu w świecie, który nieustannie wymaga jednego i drugiego.
Czym jest monotasking?
**Monotasking to praktyka poświęcania pełnej uwagi jednemu zadaniu bez ulegania rozpraszającym bodźcom
Pomaga to w tworzeniu pracy o wyższej jakości, ponieważ jesteś w pełni zaangażowany w swoją pracę. Łagodzi również stres psychiczny związany z ciągłym przełączaniem biegów, pozwalając na zrobienie więcej podczas krótkich, intensywnych okresów skoncentrowanej pracy.
Historia monotaskingu
Podczas gdy mędrcy, artyści, poeci i nauczyciele mogli praktykować monotasking w czasach starożytnych, dyskusje akademickie na temat tej koncepcji rozpoczęły się dopiero pod koniec XX wieku. Kiedy naukowcy podkreślili nieefektywność i koszty poznawcze związane z wielozadaniowością, monotasking pojawił się jako potężny kontrapunkt.
Niektóre godne uwagi instancje to:
1. W swojej książce Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990), Mihaly Csikszentmihalyi mówił o osiągnięciu "przepływu", "stanu, w którym ludzie są tak zaangażowani w działanie, że nic innego nie wydaje się mieć znaczenia."_ Aby osiągnąć przepływ, zasugerował ustawienie realistycznych celów dostosowanych do twoich umiejętności i zakończoną koncentrację na jednej czynności, tj. monotasking, jak to dziś nazywamy.
Znakiem rozpoznawczym osoby, która ma kontrolę nad świadomością, jest zdolność do skupienia uwagi według własnego uznania, bycia niepomnym na czynniki rozpraszające, koncentrowania się tak długo, jak jest to konieczne do osiągnięcia celu, i nie dłużej. A osoba, która potrafi to zrobić, zazwyczaj cieszy się normalnym przebiegiem codziennego życia_.
Mihaly Csikszentmihalyi
2. W artykule z 2001 roku zatytułowanym Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching [Kontrola wykonawcza procesów poznawczych w przełączaniu zadań] Psychologowie Rubinstein, Meyer i Evans odkryli, że "kontrola wykonawcza" naszego mózgu działa w dwóch scenach: "zmiana celu" (podjęcie decyzji do zrobienia jednej rzeczy zamiast innej) i "aktywacja reguł" (zmiana zasad dotyczących tego, co robimy)
Sceny te pomagają nam przełączać się między zadaniami, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, co jest całkiem przydatne. Problem pojawia się, gdy przełączanie się między zadaniami koliduje z tym, co musimy zrobić wydajnie i bezpiecznie.
Nawet jeśli czas potrzebny na przełączenie się między zadaniami może wydawać się niewielki - zaledwie ułamek sekundy za każdym razem - to sumuje się, gdy ciągle przeskakujemy do następnego zadania i zmniejsza wydajność.
Wielozadaniowość może wydawać się praktyką oszczędzającą czas. Jednak te krótkie mentalne przerwy spowodowane przełączaniem zadań mogą pochłaniać aż 40 procent> naszego czasu wydajności.
Badacze ci i wielu innych w dziedzinie psychologii, neuronauki i badań nad wydajnością przyczynili się do zrozumienia, badań i propagowania monotaskingu. Jeśli chcesz głębiej zrozumieć pochodzenie i zastosowania monotaskingu, mamy dla Ciebie rekomendację.
Sugerowana lektura: Deep Work autorstwa Cala Newporta
W swojej przełomowej pracy pod tytułem Moja praca głęboka , opublikowanej w 2016 r., Cal Newport argumentuje, że w świecie pełnym rozpraszaczy, takich jak media społecznościowe i ciągłe połączenia, zdolność do głębokiej koncentracji na zadaniach staje się coraz rzadsza i cenniejsza.
przez Amazon Definiuje on głęboką pracę jako aktywność zawodową wykonywaną w stanie koncentracji bez rozpraszania uwagi, która przesuwa zdolności poznawcze do ich limitu. Głęboka praca jest ściśle związana z monotaskingiem, który również wymaga intensywnego skupienia się na więcej niż jednym zadaniu w celu uzyskania wyższej jakości wyników.
Książka podkreśla, że praca głęboka staje się coraz ważniejsza w dzisiejszej gospodarce opartej na wiedzy, gdzie wysokiej jakości praca i szybkie uczenie się mają kluczowe znaczenie dla powodzenia. Pracownicy, którzy potrafią konsekwentnie wykonywać głęboką pracę, będą się rozwijać, podczas gdy ci, którzy tego nie potrafią, pozostaną w tyle.
Newport mówi o czterech zasadach głębokiej pracy:
- Zasada nr 1: Pracuj głęboko Koncentrując się intensywnie na zadaniu przez dłuższy okres, minimalizując czynniki rozpraszające.
- **Newport sugeruje, że aby wytrenować swój mózg do głębokiej pracy, musisz przyzwyczaić się do nudy i unikać rozpraszania się, gdy tylko poczujesz się znudzony.
- **Newport zaleca zminimalizowanie lub wyeliminowanie korzystania z mediów społecznościowych, które marnują czas i są głównym źródłem rozproszenia uwagi.
- Zasada nr 4: Opróżnij płyciznę. Zasada ta zachęca jednostki do ograniczenia płytkiej pracy (niewymagających poznawczo, logistycznych zadań), aby stworzyć więcej pustych miejsc na głęboką pracę.
- Newport twierdzi, że angażowanie się w głęboką pracę konsekwentnie prowadzi do wyższej wydajności, lepszej jakości pracy i szybszego nabywania umiejętności.
Podstawowe elementy monotaskingu
Jak przejść od wielozadaniowości do zrobienia monotaskingu? Oto, czego nauczyłem się z doświadczenia i integrując podstawowe elementy monotaskingu z moimi sesjami pracy:
Priorytetyzacja zadań
Tworzę kolejność działań w oparciu o priorytety i terminy. Pomaga mi to szybko zidentyfikować najpilniejsze zadania, które wymagają niepodzielnej uwagi. Utrzymuję je na szczycie listy zadań do wykonania i pracuję nad nimi w pierwszej kolejności w ciągu dnia, zapewniając, że moje wysiłki przyniosą zamierzony efekt.
Zarządzanie czasem
Wolę wyznaczyć konkretną oś czasu dla każdego zadania i podzielić je na małe bloki czasowe. Takie podejście pomaga mi dotrzymywać terminów bez rozpraszania uwagi.
Odpowiednie środowisko
Monotasking wymaga przestrzeni bez zbędnego hałasu, cyfrowych powiadomień i zakłóceń. Dla mnie najlepiej sprawdza się moja zaciszna przestrzeń biurowa lub pokój do nauki, z zamkniętymi drzwiami i odłożonymi na bok urządzeniami mobilnymi.
The 'Why'
Znajomość "dlaczego" stojącego za każdym działaniem daje mi przekonanie, że mogę skupić się na wykonywanym zadaniu. Na przykład, jeśli przygotowuję wytyczne dotyczące marki dla mojego zespołu, moim "dlaczego" jest poprawa jakości pracy i wydajności mojego zespołu.
Przygotowanie mentalne
Jako wielozadaniowiec, który stał się monozadaniowcem, muszę przygotować się mentalnie do wejścia w strefę. Robię to w następujący sposób: Siadam spokojnie na kilka minut, oceniam ważność zadania, tworzę mentalną mapę tego, jak chcę postępować i zaczynam.
Robienie przerw
Ważne jest, aby robić regularne przerwy na odpoczynek i naładowanie baterii. Lubię spacerować po moim ogrodzie na tarasie, gdy jestem w domu lub wybrać się na szybki spacer po biurze, aby zaczerpnąć świeżego powietrza w dni, kiedy pracuję z biura.
Refleksja i dostosowanie
Co tydzień siadam z moimi postępami w wykonywaniu zadań, aby ocenić moją wydajność i zidentyfikować pole do poprawy. Monotasking często staje się trudny, ponieważ byłem tak przyzwyczajony do żonglowania między zadaniami, ale te sesje pozwalają spojrzeć na wszystko z odpowiedniej perspektywy.
Omówię wskazówki, strategie i narzędzia, które pomogły mi kultywować nawyk monotaskingu. Zanim to jednak nastąpi, chciałbym podzielić się pozytywną zmianą, jaką monotasking wprowadził w moim życiu.
Korzyści z monotaskingu
Wielozadaniowość to zabójca wydajności. Badanie wykazało że większa wielozadaniowość mediów (np. przełączanie się między wieloma aplikacjami i platformami mediów społecznościowych jednocześnie) może zmniejszyć gęstość istoty szarej w przedniej części kory zakrętu obręczy mózgu, która reguluje empatię i kontrolę emocjonalną.
Budowanie mięśni monotaskingu ma wiele zalet. Początkowo będzie się to odbijać czkawką, ale to niewielka cena za zbudowanie zdrowego nawyku, który wzbogaci twoje życie.
- Utrzymywanie rozproszenia na dystans:Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda wykazało, że ludzie, którzy pracują wielozadaniowo w mniej obciążających mediach, są mniej podatni na rozproszenie uwagi. Łatwiej jest im uniknąć ulegania zewnętrznym bodźcom niezwiązanym z ich zadaniem
- Zwiększona wydajność: Jeśli poświęcę całą swoją uwagę jednemu zadaniu, mogę być szybszy i bardziej wydajny przy jego zakończeniu. Nie muszę tracić czasu na przełączanie się między różnymi zadaniami, co często wyczerpuje moją energię i koncentrację
- Lepsza jakość pracy: Kiedy jestem w pełni zanurzony w zadaniu z niepodzielną uwagą, mam więcej czasu na zbadanie jego głębi, co skutkuje przemyślanymi i wysokiej jakości wynikami. Monotasking napędza również moją kreatywność, ponieważ zyskuję przestrzeń mentalną do odkrywania pomysłów i rozwiązań bez zakłóceń
- Zmniejszony stres: Praca nad jednym zadaniem na raz pomaga mi wyeliminować umysłowy bałagan, który pojawia się, gdy próbuję zrównoważyć wiele zadań z równym wysiłkiem. Bez rozpraszania się konkurującymi ze sobą wymaganiami, które ciągną mnie w różnych kierunkach, mogę z łatwością zakończyć moją pracę
- Lepsza funkcja poznawcza: Monotasking to wsparcie dla lepszej koncentracji i wydajności poznawczej poprzez minimalizację obciążenia poznawczego. Długotrwałe skupienie się na jednym zadaniu poprawia retencję i przetwarzanie informacji, prowadząc do lepszego zapamiętywania i rozumienia. Ćwicząc monotasking przez lata, byłem w stanie udoskonalić swoje umiejętności rozwiązywania problemów i mogę łatwo dostosować się do złożonych środowisk uczenia się
Wskazówki dotyczące skutecznego monotaskingu
Kluczowym elementem monotaskingu jest nastawienie. Bądź otwarty do zrobienia ciężkiej pracy, aby pozostać skupionym na jednym zadaniu i zrób wszystko, co w twojej mocy, aby oprzeć się pokusie sprawdzenia telefonu lub przełączenia się na inne zadanie.
Oto kilka wskazówek, taktycznych sposobów i codziennych nawyków, które pomogły mi uczynić monotasking integralną i wydajną częścią mojego harmonogramu. Wypróbuj je sam, dodaj do nich swoją wersję i planuj swoje dni pracy bardziej efektywnie.
1. Zacznij od małego
Kiedy zacząłem praktykować monotasking, doświadczyłem ogromnego spadku wydajności w pierwszych dniach. Utrzymanie koncentracji wydawało się niemożliwe, a sama myśl o kontynuowaniu zadania przez dłuższy okres wywoływała u mnie niepokój. Zajęło mi trochę czasu, zanim zdałem sobie sprawę z mojego błędu - próbowałem zakończyć gigantyczne zadania w bardzo krótkich terminach
Wziąłem więc pod uwagę tę wskazówkę i ustawiłem moją sesję pracy wokół jednego małego, ale trudnego zadania na raz, z rozsądnymi ośmioma czasami. To był przełom. Zaczynanie od małych zadań pozwoliło mi poczuć się swobodnie, skupić się z czasem i stopniowo budować rozpęd, aby pozostać w strefie czasowej przez dłuższy okres.
Na przykład, jeśli muszę stworzyć studium przypadku dla mojej firmy, zaczynam od zanurzenia stopy w wodzie zamiast nurkowania. Może to obejmować bezpośrednie rozmowy z klientami, zbieranie danych wtórnych od naszych klientów lub przeglądanie referencji od byłych klientów.
Po oszacowaniu, ile czasu może to zająć, wyznaczam sobie odpowiedni termin. Pomysł jest prosty - nie przytłaczaj się!
Wskazówki w skrócie:
- Na początku pracuj nad małymi, ale ważnymi zadaniami, aby nabrać rozpędu
- Ustaw rozsądną oś czasu na zakończenie zadania
- Do zrobienia codziennie, aby monotasking stał się nawykiem
2. Posiadanie dedykowanego obszaru roboczego
Z biegiem lat przekonałem się o moich nawykach związanych z pracą: nawet gdy mogę pracować z dowolnego miejsca, potrzebuję swojego małego kącika do zrobienia tego, co do mnie należy. Na stronie głównej stworzyłem dedykowany obszar roboczy z każdym niezbędnym elementem w zasięgu ręki - od moich ulubionych gadżetów roboczych i artykułów piśmienniczych po najlepsze przekąski i mój HydroJug. Jeśli pracuję podczas podróży, tworzę prowizoryczny obszar roboczy w pokoju hotelowym.
Po co to robię, skoro mogę po prostu pracować z łóżka? Cóż, przy biurku natychmiast przechodzę w tryb pracy. Kiedy jestem przy biurku, nie muszę się przekonywać, by usiąść i skupić się na monotaskingu - wszystko płynie jak naturalny proces. **Staram się również utrzymywać porządek na biurku, aby nie rozpraszał mnie żaden wizualny bałagan
Wskazówki w skrócie:
- Wydziel osobne stanowisko pracy, jeśli pracujesz w domu
- Miej pod ręką niezbędne rzeczy, aby nie musieć niepotrzebnie odchodzić od biurka
- Nie zaśmiecaj biurka i urządzeń cyfrowych
3. Sporządź listę zadań z priorytetami
Na początku tygodnia tworzę szczegółową listę zadań na moim komputerze aplikacja do zarządzania zadaniami . Ta lista zawiera wszystkie małe i duże elementy działań, które chcę wykonać w ciągu tygodnia.
Niektóre z tych zadań mają wysoki priorytet. Wszystkie moje zadania oznaczam według wysokiego, średniego lub niskiego priorytetu. Aby zachować jakość, każdego dnia wykonuję tylko dwa do trzech zadań o wysokim priorytecie. Taka segregacja pomaga mi również skupić się w pierwszej kolejności na najważniejszych i najbardziej wpływowych zadaniach, zapewniając, że nie blokuję postępów w naszym cyklu pracy.
W ciągu ostatnich kilku lat przestawiłem się na Cyfrowy notatnik ClickUp zamiast papierowych notatek. Używam go jako mojego drugiego mózgu - od tworzenia list zadań i układania ich według priorytetów po wyrzucanie nagłych myśli, wszystko dzieje się w aplikacji.
Przekształć dowolny wpis w Notatniku ClickUp w zadanie ClickUp z możliwością śledzenia, terminami, osobami przypisanymi, priorytetami i nie tylko
Po zakończeniu zadania, odhaczam je na liście i przechodzę do kolejnego. Jest to proste narzędzie, ale robi ogromną różnicę w tym, jak organizuję swój harmonogram!
Wskazówki w skrócie:
- Użyjaplikacja do robienia notatek aby notować swoje codzienne zadania i skupić się na dwóch do trzech priorytetowych zadaniach dziennie
- Uporządkuj je według priorytetu, aby nic nie umknęło
- Zrzucanie natrętnych myśli do aplikacji do notatek, aby skupić się na wykonywanym zadaniu
4. Blokowanie czasu na różne zadania
Nazwij mnie maniakiem wydajności, ale uwielbiam układać swój kalendarz z konkretnymi blokami czasu przeznaczonymi na różne zadania blokowanie czasu tool.
Na przykład, staram się zrobić najtrudniejszą część pracy, taką jak burza mózgów, badania i pisanie, w pierwszej połowie dnia, ponieważ są to moje godziny największej wydajności. Na codzienne standupy z zespołem lub spotkania z klientami preferuję popołudnia. Wieczory są zarezerwowane na przegląd pracy mojego zespołu, analizę wyników kampanii oraz dokumentowanie zwycięstw i porażek.
Stosując technikę Pomodoro, ustawiam 25- lub 30-minutowe bloki dla każdego zadania, po których następuje krótka przerwa. Podczas tych krótkich sesji skupiam się tylko na jednym zadaniu, a przerwy świetnie zapobiegają wypaleniu zawodowemu. Integracja z PomoDone w ClickUp jest jedną z moich ulubionych - mogę uruchomić timer z dowolnego zadania ClickUp lub bezpośrednio z rozszerzenia PomoDone.
Jestem również wielkim zwolennikiem teorii "głębokiej pracy" Cala Newporta. Zachęcam moje Teams do blokowania od dwóch do czterech godzin w swoich harmonogramach, aby zaangażować się w głęboką pracę. Inną praktyką, która nam pomogła, są piątki wolne od spotkań - utrzymywanie całego dnia wolnego od rozpraszaczy w celu kultywowania nawyku monotaskingu
Wskazówki w skrócie:
- Używajaplikacja do robienia notatek aby notować swoje codzienne zadania i skupić się na dwóch do trzech priorytetowych zadaniach dziennie
- Uporządkuj je według priorytetu, aby nic nie umknęło
- Zrzucanie natrętnych myśli do aplikacji do notatek, aby skupić się na wykonywanym zadaniu
5. DND i cyfrowy detoks
Podczas moich sesji pracy w skupieniu, utrzymuję mój telefon komórkowy i tablety w trybie do zrobienia. Na pulpicie i laptopie wyłączam powiadomienia we wszystkich aplikacjach komunikacyjnych. Wracam do tych aplikacji podczas moich przerw Pomodoro, aby nadrobić zaległości w tym, co robi mój zespół.
Inną strategią, która mi pomogła, jest minimalizowanie moich interakcji cyfrowych (zwłaszcza w mediach społecznościowych), chyba że są one związane z pracą. Uwielbiam też od czasu do czasu zrobić sobie pełny cyfrowy detoks, coś w rodzaju mniej intensywnej wersji "tygodni myślenia" Billa Gatesa, aby uzyskać większą jasność myśli i skupienie. Tak, czuję FOMO podczas eliminowania czynników rozpraszających, ale spokój siedzenia sam na sam z moimi myślami jest nie do porównania!
Wskazówki w skrócie:
- Używajaplikacja do robienia notatek aby notować swoje codzienne zadania i skupić się na dwóch do trzech priorytetowych zadaniach dziennie
- Uporządkuj je według priorytetu, aby nic nie umknęło
- Zrzucanie natrętnych myśli do aplikacji do notatek, aby skupić się na wykonywanym zadaniu
Popularne zastosowania i przykłady monotaskingu
Monotasking to nie tylko zajmowanie się jednym zadaniem na raz. Jego zastosowania są bardzo szerokie.
Na przykład, czy wiesz, że monotasking jest zgodny z zasadami mindfulness poprzez zachęcanie do świadomości chwili obecnej podczas wykonywania jednego zadania?
Nie jest to też nowy trend. Popularne postacie w biznesie, sporcie, a nawet literaturze od lat praktykują skoncentrowaną pracę, aby osiągnąć szczyt swojej kariery.
Podczas gdy Bill Gates korzystał z "tygodni myślenia", J.K. Rowling, zwolenniczka głębokiej, skoncentrowanej pracy, podobno zameldowała się w pokoju hotelowym, aby ukończyć serię Harry Potter Ta izolacja ułatwiła jej zdolność do monotaskingu i pełnego zanurzenia się w procesie twórczym.
Oprah Winfrey również podkreśla znaczenie skupienia uwagi podczas wywiadów. Wycisza swój telefon i utrzymuje kontakt wzrokowy, aby w pełni zaangażować się w rozmowę z rozmówcą, tworząc przestrzeń dla bardziej znaczącej rozmowy.
Podsumowując? Jesteś w elitarnym towarzystwie, gdy wykonujesz monotasking!
Wyzwania związane z monotaskingiem
Jako nawykowy wielozadaniowiec przystosowujący się do pracy w trybie jednozadaniowym, nie zawsze jest dobrze.
Oto kilka wyzwań, które możemy napotkać w naszym codziennym życiu podczas monotaskingu i rozwiązania, które opracowałem, aby wszystko działało:
Zewnętrzne czynniki rozpraszające
Istnieje zbyt wiele zewnętrznych bodźców, które próbują zbić mnie z tropu - wyskakuje nowe powiadomienie e-mail, kusząc mnie, abym je otworzył; rzuca się w oczy tekst z prośbą o "szybkie połączenie" od kolegi z zespołu; lub moje koty i psy wpatrują się we mnie, zastanawiając się, dlaczego się z nimi nie bawię.
na to ostatnie nie mam rozwiązania. Po prostu robię sobie przerwę i bawię się aportem przez kilka minut, po czym wracam do gry. To nie ja ustalam tu zasady, tylko oni
Ale w przypadku dwóch pierwszych rodzajów opracowałem kilka szybkich sposobów radzenia sobie z nimi.
**Jak temu przeciwdziałam: Odcinam dostęp, aby rozpraszacz nie zbliżył się do mnie
Jak? Wyciszając powiadomienia na wszystkich urządzeniach na określony okres, trzymając telefon w trybie samolotowym (i z dala od moich oczu, w większości przypadków) i znajdując przestrzeń do pracy, w której nikt nie będzie mi przeszkadzał (moje zwierzęta są oczywiście wyjątkiem).
Uczucie przytłoczenia
Kiedy z tyłu głowy wiem, że mam długą listę rzeczy do zakończenia dzisiejszego dnia, skupienie się na jednym zadaniu wydaje się przytłaczające. Bez względu na to, jak bardzo staram się pracować nad wpisem na blogu, który ma pojawić się jutro, mój mózg wciąż przypomni mi o oczekujących zadaniach:
Muszę omówić nadchodzącą kampanię z zespołem marketingowym, muszę przejrzeć i sfinalizować kalendarz zawartości na następny miesiąc, aha, muszę też zrobić zakupy spożywcze w tym tygodniu!
...a dzięki tym niechcianym wewnętrznym wyskakującym okienkom czuję się wyczerpany szybciej niż powinienem.
Jak sobie z tym radzę: Staram się zapisywać swoje natrętne myśli na papierze lub na moim komputerze aplikacji do zrobienia listy rzeczy do zrobienia aby wyrzucić je z głowy. są notatki, nie zapomnę o nich - zapewniam samą siebie.
Ta sztuczka działa prawie natychmiast, ale kiedy tak się nie dzieje, uciekam się do a matryca priorytetów **Pomaga mi ona zdecydować, nad którymi zadaniami powinienem popracować od razu, które zaplanować na później, które oddelegować mojemu zespołowi, a które skreślić z listy.
Bycie ukąszonym przez błąd "Nie robisz wystarczająco dużo
Kiedy jestem pochłonięty czasochłonnym zadaniem, a wiele innych zadań czeka na odhaczenie na mojej liście, dopada mnie nagła myśl.
czy robię wystarczająco dużo? Mam tyle do zrobienia, a czasu jest tak mało! Jak uda mi się skończyć wszystko, jeśli utknę przy jednym zadaniu?
Ugh. Teraz jestem zestresowany, a moje skupienie wyleciało przez okno.
Jak sobie z tym radzę: Próbuję zmienić swoje nastawienie. **Zamiast skupiać się na tym, że utknąłem z jednym zadaniem, przeformułowuję to na robienie postępów, jedno zadanie na raz. Nie możesz wspiąć się po schodach, jeśli nie postawisz stopy na pierwszym stopniu - mówię sobie.
Zazwyczaj ta gadka pomaga. W przeciwnym razie zapisuję wszystkie mikro-zadania, które do tej pory zakończyłem. Na przykład, jeśli moim zadaniem jest stworzenie briefu zawartości wpisu na blogu, mikro-zadania lub podzadania obejmowałyby wymyślanie tematów, znajdowanie słów kluczowych, wyszukiwanie odpowiednich fragmentów treści w celach referencyjnych i tworzenie konspektu. To natychmiast sprawia, że czuję się dobrze z moją wydajnością.
Jak wdrożyć monotasking w ClickUp
Jednym z narzędzi, które pomogło mi uczynić monotasking istotną częścią mojego życia, jest ClickUp. Istnieje wiele aplikacji do blokowania czasu i skupienia, ale żadna nie ma takiego połączenia z moim cyklem pracy jak ClickUp.
Pomaga mi osiągnąć moje cele związane z zarządzaniem czasem poprawić moje umiejętności zarządzania zadaniami i pozwala mi współpracować z moim zespołem, a wszystko to na tej samej platformie. Nie trzeba żonglować między wieloma aplikacjami, więc nie ma potrzeby przełączania zadań.
Oto jak używam ClickUp do wdrożenia monotaskingu:
Zarządzanie czasem i uwagą
- Ustawienie dat rozpoczęcia i zakończenia, śledzenie czasu spędzonego nad zadaniem, dodawanie notatek dla kontekstu i uzyskiwanie wglądu w moją (i mojego zespołu) wydajność zFunkcja zarządzania czasem w ClickUp
Dodawaj szacowany czas dla każdego zadania i sprawnie realizuj swój projekt
- Wizualizuj swoje dzienne, tygodniowe lub miesięczne zadania za pomocąWidok kalendarza w ClickUp. Planuj i udostępniaj zadania za pomocą funkcji szybkiego przeciągania i upuszczania, ustaw spotkania i twórz bloki oznaczone kolorami dla różnych zadań
- Sync myZadania ClickUp z kalendarzem i aplikacjami do śledzenia czasu w moim stosie technologicznym (takimi jak Kalendarz Google) i wygodnie zarządzaj moim harmonogramem z jednej platformy
- Nie rozpraszaj się z włączonym trybem skupieniaClickUp DocsTryb Skupienia na Stronie ukrywa pasek boczny, dzięki czemu mój wzrok jest przyklejony tylko do tekstu, nad którym pracuję; a Tryb Skupienia na Bloku zmniejsza krycie innego tekstu i zawartości w moim dokumencie, dzięki czemu mogę skupić się tylko na akapicie, który wpisuję
Zachowaj głęboką koncentrację na tym, co piszesz, dzięki trybowi blokowego skupienia w ClickUp Docs
- Zmień termin wykonania opóźnionego zadania, które blokuje inne i pozwól ClickUp automatycznie dostosować terminy wykonania zależnych zadań
Kiedy chcę zorganizować moje godziny pracy w bardziej uporządkowany sposób, wybieram opcję szablony blokujące czas pracy . Instancja, Szablon dziennego bloku czasowego ClickUp pomaga dostosować mój harmonogram do godzin najwyższej wydajności i pozwala mi skupić się na jednym priorytetowym zadaniu w danym czasie.
Ustaw bloki czasowe, spisz listy codziennych zadań, ustal priorytety i przeznacz trochę czasu na pisanie dziennika dzięki szablonowi do codziennego blokowania czasu ClickUp
Ten konfigurowalny szablon pozwala mi:
- Przydzielić określony czas na każde zadanie
- Analizować, które zadania muszę zrobić od razu, które mogą poczekać, a które mogę oddelegować za pomocą matrycy priorytetów
- **Zapobieganie wypaleniu zawodowemu poprzez dokładne szacowanie czasu potrzebnego na zakończenie danego zadania
- Wizualizacja całej mojej listy zadań na dany dzień na pierwszy rzut oka
- Ustawienie bloków czasowych, aby zatrzymać się i zastanowić nad moim dniem
Framework sprawdza się zarówno do użytku osobistego, jak i do zarządzania codziennymi harmonogramami mojego zespołu. W dni, w które mam do wykonania wiele wspólnych zadań, szablon ten pomaga mi przypisywać powtarzające się zadania członkom zespołu, dodawać czas trwania dla każdego zadania i ustawiać niestandardowe kategorie, takie jak Ideating, Writing lub Editing
- Twórz przypomnienia z dowolnego miejsca w moim obszarze roboczym z załącznikami, datami i powtarzającymi się harmonogramami. Ustawiłem równieżPrzypomnienia ClickUp dla konkretnych komentarzy w ramach zadania, aby pamiętać, gdzie kontynuować ważne rozmowy
Zarządzanie zadaniami
- Dostosowałem nasz obszar roboczy ClickUp do mojego cyklu pracy poprzez ustawienie niestandardowych statusów i pól (na przykład nasze projekty pisarskie często mają statusy takie jak "Burza mózgów", "Researching", "Pisanie" i "Final Draft")
Zaprojektuj obszar roboczy po swojemu dzięki niestandardowym statusom dla zadań i celów ClickUp
- Dodaj priorytety, aby wyróżnić zadania na podstawie tego, czy są one pilne, wysokie, normalne, czy o niskim priorytecie
Uporządkuj swoje zadania według priorytetów i poświęć czas na pracę, która porusza igłę, dzięki ClickUp
- Połączone zadania, aby zrozumieć powiązania między nimi, znaleźć wspólne zasoby, śledzić postępy i wyeliminować wąskie gardła, takie jak połączenie zadania pisania bloga z optymalizacją SEO
Połącz podobne lub zależne zadania, aby zachować spójność i zarządzać odpowiednimi zasobami w jednym miejscu
- Podziel moje dzienne, tygodniowe lub miesięczne cele na mniejsze Cele zClickUp CeleMogę ustawić jasne osie czasu, przypisać zadania jednemu lub wielu członkom zespołu iśledzić moje zadania z automatycznym śledzeniem postępów
Skoncentruj się na swoich krótko- i długoterminowych celach dzięki ClickUp Goals
Notatki
- Robienie notatek, tworzenie codziennych list zadań i zapisywanie losowych myśli lub pomysłów, które przychodzą mi do głowy za pomocąClickUp Notepad. Mogę przeciągać i upuszczać elementy lub zagnieżdżać jeden pod drugim, aby stworzyć wizualną hierarchię (na przykład dodając "Przeprowadź wywiad z MŚP" jako element zagnieżdżony pod "Napisz post na blogu") i przekształcić te bazgroły w elementy działania / zadania za pomocą zaledwie kilku kliknięć
Zapisuj szybkie notatki i pomysły w Notatniku ClickUp
...a to tylko wierzchołek góry lodowej. Jako narzędzie zaprojektowane w celu promowania pracy w skupieniu, większość funkcji ClickUp stanowi wsparcie dla monotaskingu. Gdy już wyrobisz w sobie ten nawyk, możesz dogłębnie poznać aplikację i odkryć więcej funkcji, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi, zaoszczędzić czas i poprawić jakość pracy.
Monotasking moją drogą do wydajności i doskonałości
Monotasking umożliwił mi zarządzanie moim czasem i wydajnością. Dlatego też często polecam ją członkom mojego Teams, którzy nie nadążają z pracą.
Skupiając się tylko na jednym zadaniu w danym momencie, jestem w stanie wykonywać je z nową klarownością i wydajnością. Nie chodzi tylko o szybsze odhaczanie kolejnych Boxów, ale o zrobienie czegoś lepiej.
Monotasking ma ten podstępny sposób na odblokowanie mojej kreatywności i umiejętności rozwiązywania problemów, sprawiając, że zastanawiam się, dlaczego w ogóle zawracałem sobie głowę wielozadaniowością. Lubię wcisnąć przycisk pauzy i być obecnym w danej chwili, w moim flow
Technologia generalnie jest źle postrzegana jako rozpraszająca, ale dzięki oprogramowaniu takiemu jak ClickUp mogę utrzymać laserowo ostrą koncentrację i konsekwentnie dotrzymywać terminów. Wypróbuj ClickUp i obserwuj, jak wzrasta Twoja wydajność!