Ręczne rozliczanie podróży i wydatków jest żmudne. Wymaga prowadzenia arkuszy kalkulacyjnych, zbierania od pracowników wszystkich rachunków za wydatki związane z podróżą, ich weryfikacji, wprowadzania danych oraz zatwierdzania zwrotu kosztów. Ponadto stwarza to pole do popełnienia błędów.
Po co męczyć się z danymi dotyczącymi wydatków, skoro można zautomatyzować ten proces za pomocą oprogramowania do zarządzania podróżami i wydatkami?
Zamiast przechowywać setki papierowych paragonów i długie listy wydatków pracowników, wystarczy zeskanować paragony, aby zarejestrować wydatki, a następnie zautomatyzować procesy zatwierdzania za pomocą zdefiniowanych cykli pracy, dzięki czemu zarządzanie podróżami służbowymi stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek.
Przyjrzyjmy się 10 najlepszym programom do zarządzania podróżami i wydatkami, które zapewnią Ci wsparcie w zakresie potrzeb związanych z podróżami służbowymi, a także ich kluczowym funkcjom i cenom.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania podróżami i wydatkami?
Oprogramowanie do zarządzania podróżami i wydatkami powinno ułatwiać rezerwacje, fakturowanie i rozliczanie kosztów. Oto kilka funkcji, które usprawniają proces rozliczania kosztów:
- Intuicyjny pulpit nawigacyjny: Intuicyjny pulpit nawigacyjny ułatwia monitorowanie wydatków służbowych każdego pracownika po przesłaniu przez niego cyfrowych raportów z wydatków. Zwróć uwagę na konfigurowalne widoki, integrację z aplikacjami oraz śledzenie w czasie rzeczywistym
- Automatyzacja: Oprogramowanie powinno automatycznie uzupełniać szczegóły transakcji z kart firmowych oraz obliczać kwoty zwrotu kosztów
- Pobieranie cyfrowych paragonów: Oprogramowanie powinno umożliwiać wyodrębnianie danych z cyfrowych paragonów i automatyczne wypełnianie pól dotyczących wydatków, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych
- Zaawansowana analityka: Najlepsze platformy do zarządzania wydatkami oferują rozbudowane funkcje raportowania i analityki, które pomagają firmom analizować wydatki związane z podróżami służbowymi i nimi zarządzać
- Opłacalność: Oprogramowanie powinno oferować niestandardowe i rozsądne ceny dostosowane do potrzeb Twojej firmy
10 najlepszych programów do zarządzania podróżami i wydatkami
Oto 10 najlepszych programów do zarządzania podróżami i wydatkami, które pozwolą Ci kompleksowo zaspokoić wszystkie potrzeby związane z podróżami służbowymi — od rezerwacji podróży po zarządzanie wydatkami, śledzenie budżetu i zarządzanie rachunkami.
1. TravelPerk
TravelPerk to platforma zapewniająca płynne zarządzanie podróżami i raportowanie wydatków. Oferuje wsparcie dla wielu scenariuszy zastosowań, takich jak rezerwacje podróży grupowych na wyjazdy integracyjne, zarządzanie podróżami, zarządzanie wydatkami oraz scentralizowane fakturowanie.
Dzięki wbudowanemu modułowi śledzenia podróży menedżerowie HR mogą monitorować podróże pracowników w czasie rzeczywistym oraz sprawdzać, czy przestrzegają oni zasad dotyczących kosztów podróży i wymogów zgodności.
Najważniejsze funkcje TravelPerk
- Kontroluj swój budżet podróżny dzięki informacjom w czasie rzeczywistym z interaktywnego pulpitu TravelPerk
- Dodaj zaawansowane integracje jednym kliknięciem, aby zarządzać wszystkimi wydatkami z jednego miejsca
- Modyfikuj swoje rezerwacje w dowolnym momencie dzięki Flexi Perk – rozwiązaniu umożliwiającemu jednym kliknięciem rezerwację biletów lotniczych i hoteli po dowolnej cenie oraz ich anulowanie w dowolnym momencie
- Sprawdź status podróży w czasie rzeczywistym dzięki interaktywnej mapie
- Uzyskaj cenne informacje na temat śladu węglowego podróży, które pomogą Ci wdrożyć rozwiązania sprzyjające zrównoważonym podróżom
Limity TravelPerk
- Oferuje limit możliwości rezerwacji podróży
- Potrzebne są potencjalne ulepszenia interfejsu użytkownika w zakresie rezerwacji podróży. Na przykład nie można bezpośrednio wyszukiwać hoteli i trzeba przewijać całą listę
Ceny TravelPerk
- Starter: Free
- Premium: 99 USD/miesiąc + 3% od rezerwacji
- Pro: 299 USD/miesiąc + 3% od rezerwacji
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje TravelPerk
- G2: 4,6/5 (ponad 1500 recenzji)
- Capterra: 4,8/5 (404 recenzje)
2. Fyle
Fyle to rozwiązanie do zarządzania wydatkami, które realizuje automatyzację procesu rozliczania wydatków i zwrotu kosztów, w tym uzgadnianie wydatków z kart firmowych oraz przetwarzanie zwrotów kosztów pracowników. Wybierz połączenie z swoim oprogramowaniem księgowym, aby śledzić wydatki związane z dostawcami, projektami i działami.
Fyle można zintegrować z NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR i QuickBooks. Chociaż nie oferuje ono funkcji zarządzania podróżami służbowymi, można je zintegrować z TravelPerk w celu analizowania i raportowania wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników.
Najważniejsze funkcje Fyle
- Wykorzystaj AI opartą na rozmowach, aby gromadzić cyfrowe raporty z wydatków i dopasowywać je do transakcji kartą kredytową
- Zautomatyzuj wypełnianie formularzy rozliczeniowych, przesyłanie raportów oraz synchronizację wydatków z oprogramowaniem księgowym, takim jak Quickbooks, Sage i Xero
- Uzyskaj przydatne informacje na temat danych dotyczących wydatków w czasie rzeczywistym dzięki wydajnemu i zaawansowanemu pulpitowi analitycznemu
Ograniczenia Fyle
- Limit liczby kategorii wydatków w Fyle utrudnia dokładne rejestrowanie wszystkich rodzajów wydatków
- Wymaga długiego okresu nauki obsługi
Ceny Fyle
- Standard: 6,99 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczane rocznie
- Business: 11,99 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczane rocznie
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Fyle
- G2: 4,6/5 (ponad 1300 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (146 recenzji)
3. WeGoPro (dawniej Travelstop)
WeGoPro to oprogramowanie do rezerwacji i zarządzania podróżami oraz śledzenia wydatków. Zawiera ono ponad 800 linii lotniczych i 600 000 hoteli, co ułatwia firmom rezerwację i kontrolę podróży.
Dzięki WeGoPro możesz śledzić wydatki całej firmy w czasie rzeczywistym na jednym pulpicie nawigacyjnym. Aplikacja pozwala również na prowadzenie rejestru osób często naruszających zasady dotyczące podróży służbowych oraz zasad zgodności.
Najważniejsze funkcje WeGoPro
- Oszczędź wiele godzin ręcznego wypełniania dokumentów i przyspiesz proces zwrotu kosztów dzięki automatycznemu raportowaniu wydatków
- Zarządzaj wydatkami w wielu walutach z wykorzystaniem aktualnych kursów wymiany, aby bez opóźnień zarządzać globalnymi wydatkami biznesowymi
- Uzyskaj oparte na danych analizy dzięki skonsolidowanemu widokowi wydatków w podziale na kategorie lub działy w jednym miejscu
- Śledź dane osób podróżujących służbowo w czasie rzeczywistym oraz zapewnij im bezpieczeństwo i natychmiastowe wsparcie dzięki interaktywnym mapom
Limits of WeGoPro
- W porównaniu z innymi platformami do zarządzania podróżami oferuje limit możliwości rezerwacji zakwaterowania.
- Wyższe ceny za rezerwację mogą mieć wpływ na budżet przeznaczony na podróże, zwłaszcza w przypadku małych firm
Ceny WeGoPro
- Standard: 10 USD za rezerwację
- Premium: Skontaktuj się z nami, aby uzyskać informacje o cenach
- Wydatki: 5 USD miesięcznie na użytkownika
Oceny i recenzje WeGoPro
- G2: 4,4 / 5 (12 recenzji)
- Capterra: 4,3/5 (18 recenzji)
4. Expensify
Expensify to aplikacja do zarządzania wydatkami z nieograniczonymi możliwościami śledzenia paragonów. Jej funkcja SmartScan skanuje wszystkie paragony jednym kliknięciem i automatycznie przesyła je do pulpitu użytkownika.
Możesz zsynchronizować Expensify z oprogramowaniem do księgowości, kadr i zarządzania podróżami służbowymi, aby zebrać wszystkie dane w jednym miejscu, co ułatwi procesy audytu finansowego.
Najlepsze funkcje Expensify
- Rejestruj wszystkie paragony jednym kliknięciem dzięki funkcji SmartScan, aby automatycznie importować wydatki i szybko uzyskać zwrot kosztów
- Zdobądź nawet 2% zwrotu gotówki na kartach Expensify przy transakcjach powyżej 250 000 USD
- Utwórz reguły dotyczące wydatków, aby automatycznie klasyfikować powtarzające się płatności
Ograniczenia Expensify
- Składanie oddzielnych rozliczeń wydatków z kart osobistych i służbowych może być dla pracowników uciążliwe
- Częste problemy techniczne podczas skanowania paragonów wymagają ręcznego wkładu pracy przy wprowadzaniu rozliczeń wydatków
Ceny Expensify
- Collect: 5 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczane rocznie
- Control: 9 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczane rocznie
Oceny i recenzje Expensify
- G2: 4,5/5 (ponad 5100 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 1000 recenzji)
5. Navan
Navan to oprogramowanie do automatyzacji zarządzania wydatkami, które gromadzi dane dotyczące wydatków służbowych na podstawie paragonów pracowników oraz wydatków z kart firmowych. Firmy mogą ustalić limit korzystania z kart, aby zapobiec nadmiernym wydatkom pracowników.
Za pomocą Navan możesz zwracać wydatki poniesione z własnej kieszeni przez osoby podróżujące służbowo w 45 krajach i w 25 walutach. Ponadto program Navan Rewards pozwala pracownikom zdobywać nagrody za podróże.
Najważniejsze funkcje Navan
- Śledź wydatki pracowników związane z podróżami dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania i analizy wydatków
- Uzyskaj dane dotyczące emisji dwutlenku węgla w czasie rzeczywistym, aby śledzić swoje cele w zakresie zrównoważonych podróży
Ograniczenia programu Navan
- Zespół wsparcia klienta może potrzebować więcej czasu niż zwykle na udzielenie odpowiedzi na zgłoszenia serwisowe.
- Brak wsparcia GPS w trybie offline utrudnia rejestrowanie podróży, gdy pracownicy wyjeżdżają do innego kraju bez międzynarodowej karty SIM
Ceny Navan
- Growth: Free
- Professional: Niestandardowa wycena
Oceny i recenzje Navan
- G2: 4,7/5 (ponad 7500 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (176 recenzji)
6. Happay
Happay to kompleksowa platforma do zarządzania podróżami i wydatkami. Oferuje różne rozwiązania do zarządzania wydatkami dostosowane do różnych zastosowań, takie jak narzędzie do samodzielnej rezerwacji (SBT) służące do rezerwacji biletów i hoteli w celach biznesowych oraz Xpendite, które automatycznie śledzi wydatki z ponad sześciu źródeł.
Inteligentne rozwiązanie audytowe pomaga menedżerom identyfikować i sygnalizować naruszenia zasad dotyczących podróży służbowych przez pracowników. Inteligentne analizy Happay dostarczają cennych informacji na temat wzorców wydatków pracowników, umożliwiając lepszą kontrolę nad wydatkami firmowymi.
Ponadto płynna integracja z systemami księgowymi sprawia, że jest to idealne rozwiązanie do efektywnego zarządzania finansami.
Najważniejsze funkcje Happay
- Zapewnij 100% dokładność raportowania wydatków z ponad 6 źródeł dzięki Happay Xpendite
- Wykrywaj zduplikowane rachunki i naruszenia zasad za pomocą funkcji SmartAudit, aby zapewnić zgodność z przepisami
- Zarządzaj swoimi podróżami i wydatkami z dowolnego miejsca dzięki aplikacji mobilnej Happay, która oferuje wszystkie funkcje dostępne w wersji internetowej
- Uzyskaj wgląd w dane dotyczące podróży i wydatków w czasie rzeczywistym dzięki DeepAnalyze, aby podejmować świadome decyzje
Ograniczenia Happay
- Może to być czasochłonne i prowadzić do błędów w raportach
- Zarządzanie wydatkami obejmującymi wiele kategorii, projektów i walut może być trudne
Cennik Happay
- Niestandardowe ceny
Oceny i recenzje Happay
- G2: 4,5/5 (305 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (829 recenzji)
7. Emburse Certify
Emburse to kolejne popularne oprogramowanie do zarządzania wydatkami, służące do tworzenia, składania i zatwierdzania rozliczeń. Oferuje ono również system zarządzania podróżami i wydatkami, który usprawnia planowanie podróży, zapewnienie zgodności z polityką firmy, rejestrowanie wydatków oraz gromadzenie informacji dotyczących wiz i ubezpieczenia zdrowotnego podróżujących.
Możesz ustawić funkcję wstępnego zatwierdzania wydatków służbowych, co pozwoli na lepszą kontrolę kosztów. Eliminuje to również ręczne zadania, takie jak składanie rozliczeń wydatków lub przedkładanie papierowych paragonów.
Najważniejsze funkcje Emburse Certify
- Zaplanuj automatyczne generowanie raportów z wydatków za pomocą ReportExecutive, aby uniknąć żmudnego ręcznego raportowania
- Wykrywaj nieprawidłowości i duplikaty za pomocą Embrace Audit, aby zapewnić przejrzystość procesu rozliczania i zarządzania wydatkami
- Eliminuje wąskie gardła w przepływie środków pieniężnych dzięki funkcji wstępnego zatwierdzania w programach podróży służbowych
- Popraw proces podejmowania decyzji finansowych dzięki analizie wydatków i wzorców wydatkowania
Limit Emburse Certify
- Złożony interfejs użytkownika utrudnia użytkownikom poruszanie się po aplikacji
- Oferuje ograniczone funkcje integracji
Ceny Emburse Certify
- Certify Now: 12 USD miesięcznie za użytkownika
- Wersja Professional: Niestandardowa wycena
Zapoznaj się z ocenami i recenzjami serwisu Certify
- G2: 4,5/5 (2035 recenzji)
- Capterra: 4,7/5 (1279 recenzji)
8. SAP Concur
SAP Concur oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wydatkami, podróżami służbowymi i fakturami. W systemie tworzy ono połączenie między wydatkami służbowymi pracowników a fakturowaniem, zapewniając większą widoczność transakcji i gwarantując zgodność z przepisami.
Najważniejsze funkcje SAP Concur
- Zautomatyzuj system zarządzania wydatkami dzięki Concur i przyspiesz proces rozliczania zwrotów kosztów
- Analizuj dane i wnioski dotyczące wydatków służbowych oraz osi czasu rozliczania faktur dzięki kompleksowym pulpitom nawigacyjnym
- Usprawnij obsługę podróży biznesowych, łącząc informacje o podróżach, podróżnych i planach podróży w jednym miejscu dzięki Concur Travel
- Zautomatyzuj przetwarzanie zobowiązań, aby ograniczyć potencjalne ryzyko oszustw i naruszeń przepisów
Ograniczenia SAP Concur
- Brak możliwości wyświetlenia raportów z wydatków starszych niż 90 dni
- Czas realizacji zgłoszeń do wsparcia technicznego jest długi
Ceny SAP Concur
- Niestandardowe ceny
Oceny i recenzje SAP Concur
- G2: 4,0/5 (ponad 6000 recenzji)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recenzji)
9. TravelBank
TravelBank to kolejne kompleksowe rozwiązanie do zarządzania kartami, śledzenia wydatków i zarządzania podróżami. Dzięki TravelBank możesz składać cyfrowe raporty z wydatków, przeprowadzić automatyzację procesu zatwierdzania, zoptymalizować wydatki związane z podróżami, uzgadniać transakcje kartami firmowymi oraz uzyskać lepszą widoczność danych.
Najważniejsze funkcje TravelBank
- Monitoruj przydział i wydatkowanie środków, aby kontrolować wydatki firmowe
- Prognozuj przyszłe wydatki i odpowiednio planuj budżet na podróże
- Zintegruj wszystkie wirtualne karty podróżne firmy i automatycznie synchronizuj transakcje z platformą do zarządzania wydatkami TravelBank
Limity TravelBank
- Modyfikacja rezerwacji może być trudna
- Narzędzie do skanowania czasami rejestruje błędne informacje z przesłanych paragonów
Ceny TravelBank
- Podróże: 25 USD miesięcznie na użytkownika
- Koszt: 10 USD miesięcznie na użytkownika
- Podróże i wydatki: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 recenzje)
- Capterra: 4,7/5 (226 recenzji)
10. Zoho Expense
Zoho Expense to narzędzie do zarządzania podróżami i wydatkami dla firm, które pozwala na automatyzację raportowania wydatków i uproszczenie rezerwacji podróży służbowych. Aplikacja automatycznie porównuje transakcje kartami kredytowymi i firmowymi z paragonami, co ułatwia uzgadnianie rozliczeń. Można również ustawić diety dla pracowników w różnych regionach.
Najlepsze funkcje Zoho Expense
- Uzyskaj kompleksowy widok na wnioski o podróże służbowe swoich pracowników dzięki natychmiastowym analizom i intuicyjnym pulpitom nawigacyjnym
- Zautomatyzuj śledzenie przebiegu bez narażania bezpieczeństwa danych
- Usprawnij proces audytu wydatków i kontroli nadużyć, dzięki czemu nie będziesz musiał ręcznie sprawdzać każdej transakcji
- Uprość śledzenie paragonów służbowych dzięki zaawansowanemu automatycznemu skanowaniu w ponad 14 językach
Ograniczenia programu Zoho Expense
- Niewielkie rozbieżności w funkcji rozpoznawania paragonów prowadzą do nieefektywnego raportowania wydatków
- Ma limit możliwości integracji
Ceny Zoho Expense
- Free
- Standard: 4 USD miesięcznie za użytkownika, rozliczane rocznie
- Premium: 6 USD miesięcznie na użytkownika, rozliczane rocznie
- Niestandardowy: Niestandardowe ceny
Oceny i recenzje programu Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (ponad 1100 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 900 recenzji)
Inne narzędzia do zarządzania podróżami
Oprogramowanie do zarządzania podróżami i wydatkami może pomóc w śledzeniu nadmiernych wydatków związanych z podróżami oraz naruszeń zasad. Jednak aby uniknąć nadmiernych wydatków, konieczne jest strategiczne planowanie podróży. Wypróbuj ClickUp – kompleksową platformę do tworzenia inteligentnych planów podróży.
ClickUp
Dzięki ClickUp możesz tworzyć szczegółowe plany podróży prywatnych lub służbowych przy niskich kosztach. To kompleksowe narzędzie podróżnicze dla menedżerów ds. podróży i osób prywatnych. Zacznij od planowania budżetu. Nie potrzebujesz do tego narzędzia księgowego opartego na sztucznej inteligencji. Skorzystaj z funkcji Docs w ClickUp, aby współpracować z zespołem ds. podróży, omawiać budżety i tworzyć plany podróży.
Dzięki ClickUp for Finance Ty i Twój zespół finansowy możecie śledzić cele finansowe organizacji i odpowiednio ustalać budżet na podróże służbowe.
Następnie potrzebujesz szablonów planów podróży, aby sprawnie zaplanować podróż służbową.
ClickUp oferuje kilka szablonów planów podróży dostosowanych do różnych potrzeb związanych z podróżami. Szablony te pomagają skuteczniej planować podróże i radzić sobie z zmianami w planie pojawiającymi się w ostatniej chwili.
Możesz również uprościć planowanie podróży służbowych lub prywatnych dzięki szablonowi „Travel Planner” w ClickUp. Szablon ten pomaga w śledzeniu rezerwacji lotów i hoteli oraz w udostępnianiu planów podróży znajomym, rodzinie lub współpracownikom.
Skoro już zaplanowałeś podróż i budżet, nadszedł czas, aby stworzyć harmonogram programu podróży za pomocą widoku kalendarza w ClickUp. Możesz zaplanować wszystkie działania związane z podróżą, w tym dni odpoczynku i czas podróży.
Ułatw sobie planowanie i zarządzanie podróżami dzięki ClickUp
Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania podróżami i wydatkami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami, utrzymania płynności finansowej oraz szybkiego rozliczania zwrotów kosztów.
Często jednak brakuje im funkcji planowania podróży, a opcje rezerwacji są drogie.
ClickUp to najlepsze rozwiązanie pozwalające wypełnić tę lukę. Połącz swoje procesy zarządzania podróżami i wydatkami z ClickUp, aby uprościć planowanie i realizację podróży służbowych, co z kolei będzie wynikiem lepszego zarządzania wydatkami.
Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp, aby bez wysiłku organizować plany podróży i prowadzić śledzenie kosztów podróży służbowych!