Czy kiedykolwiek utknąłeś w trudnej sytuacji w miejscu pracy, w której rozmowa wydaje się wyzwaniem? To właśnie nazywamy trudną rozmową - rozmową, która jest trudna, niezręczna, a czasem wręcz niewygodna. Może ona dotyczyć oceny wyników, rozwiązywania konfliktów, zwolnień, dyskryminacji w miejscu pracy lub dylematów etycznych.
Naszym pierwszym odruchem jest unikanie tych trudnych rozmów w miejscu pracy. Jednak unikanie tych rozmów nie sprawi, że znikną, a może pogorszyć sytuację.
Te trudne rozmowy pomogą zapewnić śledzenie pracy, promować zrozumienie i pracę zespołową, rozwiązywać problemy i udostępniać informacje zwrotne.
Większość pracowników unika trudnych rozmów, ponieważ nie wie, jak się po nich poruszać. Dlatego też przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik na temat prowadzenia trudnych rozmów w pracy.
Jak rozpoznać właściwy moment na przeprowadzenie trudnej rozmowy w pracy?
Określenie właściwego momentu na przeprowadzenie trudnej rozmowy ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji i rozwiązywania problemów. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci rozpoznać, kiedy należy zainicjować te dyskusje:
- Zauważaj wzorce: Zwracaj uwagę na powtarzające się problemy lub zachowania, które wpływają na wydajność, morale lub pracę zespołową
- Oceń wpływ: Oceń powagę sytuacji i jej potencjalne konsekwencje dla poszczególnych osób lub całej organizacji
- Rozważ emocje: Zwracaj uwagę na sygnały, takie jak frustracja, napięcie lub unikanie. Mogą one wskazywać na podstawowe problemy, którymi należy się zająć
- Określenie gotowości: Określenie, czy wszystkie zaangażowane strony są w stanie zaangażować się w konstruktywną rozmowę
- Wybierz odpowiedni moment: Wybierz czas, w którym wszyscy zaangażowani mogą się skupić bez rozpraszania uwagi i kiedy emocje są względnie stabilne
- Priorytet prywatności: Wybierz prywatne ustawienie, aby zapewnić poufność i zachęcić do otwartej komunikacji bez obawy o osąd lub zakłopotanie
- Monitoruj obciążenie pracą: Unikaj omawiania drażliwych tematów w okresach największego obciążenia pracą lub w momentach wysokiego stresu
- **Zapoznaj się z polityką firmy dotyczącą rozwiązywania konfliktów i protokołów komunikacyjnych, aby zapewnić zgodność z przepisami
- Szukaj wskazówek: Jeśli nie możesz określić czasu lub sposobu przeprowadzenia trudnej rozmowy, skonsultuj się z działem HR lub przełożonym w celu uzyskania wsparcia
Pamiętaj o wszystkich tych punktach i nie czekaj zbyt długo do zrobienia rozmowy. Unikanie lub długie oczekiwanie na trudną rozmowę może pogorszyć sytuację. Dlatego przygotuj się i rozpocznij rozmowę.
Wspólne wyzwania związane z rozmowami w miejscu pracy
Komunikacja i współpraca w miejscu pracy niesie ze sobą wiele wyzwań. Omówmy niektóre z nich:
Bierne słuchanie
Bierne słuchanie jest jednym z najczęstszych wyzwań w rozmowach w miejscu pracy. Oznacza to słuchanie tego, co ktoś mówi, bez rozumienia tego.
Rozmowa jest niekompletna, jeśli wszystkie zaangażowane strony nie starają się zrozumieć i wczuć w siebie nawzajem, co może prowadzić do nieporozumień i tarć.
Dlatego należy pamiętać o cele komunikacyjne i ćwiczyć aktywne słuchanie poprzez poświęcenie pełnej uwagi rozmówcy przed rozpoczęciem trudnej rozmowy.
Różnice kulturowe
Dzisiejsza siła robocza jest bardziej zróżnicowana, z pracownikami, kierownictwem i klientami rozsianymi po całym świecie. Ta różnorodność kulturowa może prowadzić do barier komunikacyjnych, nieporozumień i konfliktów wynikających z różnych norm, wartości i stylów komunikacji.
Można zarządzać tymi różnicami poprzez promocję otwartego dialogu i wspieranie wrażliwości kulturowej. Grupowanie ludzi z różnych środowisk może pomóc im współpracować i poznawać się nawzajem.
Dynamika władzy
Brak równowagi sił między przełożonymi, menedżerami i pracownikami może utrudniać otwartą komunikację i przejrzystość. Może to również powodować strach przed zabieraniem głosu lub wyrażaniem odmiennych widoków.
Aby zarządzać dynamiką władzy, ważne jest, aby pracownicy czuli się upoważnieni do wyrażania swoich opinii i obaw. Zachęcaj do polityki otwartych drzwi, regularnych sesji informacji zwrotnych i przejrzystości przywództwa.
Przegapienie właściwego momentu
Wiele firm często przegapia właściwy moment na przeprowadzenie trudnych rozmów, czego wynikiem są większe nieporozumienia. Poruszanie problemów i udostępnianie informacji we właściwym czasie i we właściwy sposób jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę skutecznych strategii komunikacji .
Dzięki temu pracownicy są zawsze na bieżąco z wydarzeniami w firmie i mają szansę na szybkie rozwiązywanie konfliktów.
Brak odsetek
Jeśli dana osoba nie jest zainteresowana dyskusją, podjęciem tematu lub rozwiązaniem konfliktu, nie ma możliwości, aby posunąć sprawę do przodu. Jest również bardziej prawdopodobne, że druga osoba zignoruje Twoją wiadomość.
Przyczyną może być oderwanie od tematu, postrzegana nieistotność lub niska motywacja. Możesz wyjaśnić cel rozmowy i użyć narzędzia komunikacji w miejscu pracy do walki z tym brakiem zainteresowania.
10 wskazówek, jak prowadzić trudne rozmowy w pracy
Oto 10 wskazówek, które pomogą ci w powodzeniu trudnych rozmów w pracy.
1. Nie zwlekaj
Mówiliśmy to już wcześniej i powtórzę to jeszcze raz: nie unikaj trudnych rozmów. Im bardziej ich unikasz, tym większe są szanse na narastanie niechęci i niepokoju. Dlatego zmierz się z sytuacją twarzą w twarz, niezależnie od tego, czy jest to konflikt, czy słabe wyniki.
Znajdź odpowiedni czas na rozmowę. Sprawdź harmonogramy, obciążenia pracą i gotowość zaangażowanych osób. Wybierz czas, w którym uważasz, że uczestnicy mogą opanować swoje emocje.
Postaraj się zaplanować sesję tak szybko, jak to możliwe. Zapobiegnie to narastaniu problemów i pozwoli szybko poprawić sytuację.
2. Przygotuj się wcześniej
Słowa, których używasz podczas trudnej rozmowy, mają duże znaczenie. Dlatego nie rób tego pod wpływem chwili. Poświęć trochę czasu na przygotowanie się przed rozpoczęciem rozmowy.
Zacznij od ustalenia, co chcesz osiągnąć i jaki jest cel rozmowy. Zapisz cele, przygotuj dokumenty wsparcia lub dowody i udokumentuj konflikt na piśmie. Zanotuj punkty rozmowy w łatwo dostępnym notatniku, aby móc się do nich odwoływać podczas rozmowy.
notatki, tworzenie list kontrolnych i dostęp do notatek z dowolnego urządzenia za pomocą ClickUp Notepad_
Weź również pod uwagę wszystkie możliwe wyniki rozmowy. Możesz zidentyfikować związane z nią emocje i najlepszy sposób podejścia do niej. Pomoże ci to przygotować się na najlepsze i najgorsze wyniki i poradzić sobie z nimi z opanowaniem, gdy się pojawią.
3. Bądź konkretny i skup się na faktach
Przygotowując się do trudnej rozmowy, najlepiej jest być konkretnym i skupiać się na faktach. Postaraj się oddzielić swoje emocje od sytuacji, aby wyeliminować założenia i projekty.
Pomoże ci to sporządzić listę faktów dotyczących sytuacji. Weź odpowiedzialność za swoją rolę, określ wpływ konfliktu, opracuj strategię i zbierz dowody.
Cel rozmowy powinien być konkretny i wyczyszczony. Bądź bezpośredni, ale uprzejmy. Pamiętaj jednak, że o ile Ty możesz pozostawić swoje emocje z dala od rozmowy, druga osoba może tego nie zrobić. Dlatego powinieneś przygotować się wcześniej, aby poradzić sobie z wszelkimi reakcjami emocjonalnymi.
4. Rozwijaj zaufanie
Zaufanie i wzajemny szacunek zwiększają komunikację opartą na współpracy i praca zespołowa. Trudne rozmowy są nieuniknione. Dlatego fundamenty do ich przeprowadzenia powinny być budowane od samego początku.
Organizuj regularne wymiany informacji zwrotnych i sesje jeden na jeden z pracownikami, aby zachęcić ich do otwartej i szczerej komunikacji. Ułatwi im to zwrócenie się do ciebie w celu rozwiązania konfliktu i zwiększy ich otwartość na otrzymywanie informacji zwrotnych.
Kolejnym istotnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę podczas prowadzenia trudnych rozmów (lub jakiejkolwiek rozmowy) i rozwijania zaufania, jest środowisko fizyczne. Nie wybieraj publicznego miejsca na dyskusję. Zamiast tego możesz wykorzystać swoje biuro, neutralną lokalizację lub wirtualne spotkanie.
5. Dąż do zrozumienia i empatii
Podczas trudnej rozmowy staraj się być szczery, ale i uprzejmy. Jeśli pracujesz nad rozwiązywaniem konfliktów, pamiętaj, że konflikt zwykle wynika z braku porozumienia i nieporozumień.
Dlatego ważne jest, aby być wyrozumiałym i dać członkowi zespołu przestrzeń do udostępniania swojej perspektywy. Zapewnij go, że dążysz do rozwiązania sytuacji.
Jeśli masz zamiar przekazać negatywną informację zwrotną swoim pracownikom, postaraj się być empatyczny i współczujący. Wyobraź sobie, jak to jest być tym pracownikiem i odpowiednio pokieruj rozmową.
Jeśli są emocjonalni, spróbuj ich uspokoić. Rób odpowiednie przerwy, aby dać im czas na zebranie myśli. Chodzi o to, by zwracać uwagę na drugą osobę.
**6. Używaj stwierdzeń typu "ja
Używanie zdań typu "ja" pomaga dzielić się swoimi obawami i doświadczeniami, nie brzmiąc defensywnie ani nie obwiniając innych. Weźmy na przykład to:
_Nie dotrzymujesz terminów
Jestem zaniepokojony niedotrzymywaniem terminów i ich wpływem na postępy naszego zespołu
Pierwsze stwierdzenie koncentruje się na winie, podczas gdy drugie wyraża osobiste uczucia i omawia wpływ. Pierwsza jest krytyczną informacją zwrotną, podczas gdy druga jest konstruktywną informacją zwrotną.
Dlatego też należy komunikować swoje widoki w sposób pozytywny, używając języka pierwszej osoby. Pomoże ci to jasno przekazać swoje uwagi bez oskarżania drugiej osoby.
7. Aktywnie słuchaj
Kluczową częścią zrozumienia perspektywy innej osoby jest aktywne słuchanie, gdy mówi. Wiąże się to z pełną koncentracją na tym, co się mówi, zrozumieniem przekazu i przemyślaną reakcją.
Staraj się zrozumieć, co mówią, zamiast skupiać się na natychmiastowej odpowiedzi. Zadawaj pytania w przypadku niejasności. Możesz także sparafrazować wypowiedź własnymi słowami, aby lepiej ją zrozumieć.
Słuchanie pomaga budować zaufanie, rozwiązywać konflikty, rozumieć dynamikę zespołu i rozwijać lepsze relacje. Możesz ćwiczyć aktywne słuchanie, poświęcając niepodzielną uwagę, słuchając bez przerywania, odzwierciedlając, potwierdzając emocje i zadając pytania wyjaśniające.
8. Burza mózgów
Cechą charakterystyczną powodzenia rozmowy jest jej zdolność do decydowania o dalszej drodze. Staraj się kończyć wszystkie trudne rozmowy w miejscu pracy poprzez wypracowanie wydajnego rozwiązania.
Niezależnie od tego, czy konflikt występuje między członkami Teams z powodu różnych stylów pracy lub słabe wyniki pracownika, należy opracować plan działania w celu poprawy sytuacji. Poświęć czas na burzę mózgów i znalezienie wspólnych rozwiązań.
burza mózgów i współpraca bez wysiłku przy użyciu tablicy ClickUp Whiteboard_
Jeśli członek Twojego zespołu przechodzi trudny okres, zaoferuj mu pomoc i wsparcie, gdzie tylko możesz. Możesz również zaprosić innych członków zespołu (o ile wszystkie strony wyrażą na to zgodę), aby omówić rozwiązania.
Sporządź pisemny plan i oś czasu, aby śledzić postępy. Kluczowe jest ustawienie mierzalnych celów z konkretnymi wskazówkami.
9. Kontynuacja
Wyobraź sobie, że kończysz rozmowę na najlepszej możliwej notatce. Wskazałeś problemy, wypracowałeś rozwiązania i wszystko było świetnie. Aż do momentu, gdy pewnego dnia jest inaczej. Wiele osób ma tendencję do przewijania rozmów, aby lepiej je przetworzyć. Może to powodować opóźnione reakcje i uczucie frustracji lub zażenowania.
Dlatego pamiętaj, aby stworzyć plan dalszych działań, aby regularnie się z nimi sprawdzać. Możesz zaplanować nieformalne spotkania, takie jak wirtualne spotkania przy kawie, aby nadrobić zaległości w pracy i ocenić ich reakcję. Możesz także udać się na formalne spotkania, aby sprawdzić ich postępy.
10. Wiedz, kiedy zaangażować dział HR
Zarządzanie trudnymi rozmowami w środowisku pracy jest niezbędną umiejętnością, niezależnie od tego, czy jesteś liderem, czy pracownikiem. Jednak wiedza o tym, kiedy zaangażować dział HR lub kierownika, jest również niezbędna.
Najlepiej jest zaangażować zespół HR, jeśli rozmowa dotyczy naruszenia zasad lub spraw krytycznych. Możesz również zaangażować zespół HR, jeśli konflikt eskaluje, istnieją zarzuty niewłaściwego postępowania lub naruszenia prawa, lub podczas delikatnych dyskusji.
Należy wcześniej udostępniać dokładną sytuację zespołowi HR i wyjaśnić swoją rolę w rozmowie. Przedstawiciel działu HR będzie działał jako bezstronny mediator podczas rozmowy, zachowując poufność i chroniąc odsetki wszystkich stron.
Ustaw swój Teams na powodzenie
Trudne rozmowy i problemy są nieuniknione w miejscu pracy. Chociaż nie można ich powstrzymać, z pewnością można je ograniczyć. Oto kilka wskazówek, jak uniknąć problemów w pracy:
Wspieraj otwartą komunikację
Zachęcanie do przejrzystej i szczerej komunikacji między członkami zespołu, przełożonymi i kierownictwem może pomóc uniknąć konfliktów. Motywuj swój Teams do mówienia i szczerego rozwiązywania problemów.
Prowadzenie komunikacji zespołowej pod jednym dachem za pomocą ClickUp Chat
Stwórz kanały umożliwiające otwarte i konstruktywne udostępnianie informacji zwrotnych, sugestii i obaw. Korzystaj z usprawnionego narzędzia do prowadzenia rozmów, aby wszyscy byli na bieżąco z ostatnimi wydarzeniami.
Zapewnij możliwość regularnego przekazywania informacji zwrotnych i dyskusji. Możesz organizować spotkania zespołu w celu omówienia widoków lub nadrobienia zaległości. Możesz także ustawić automatyczne formularze opinii, aby każdy mógł szybko podzielić się swoimi uwagami.
ustaw jasne oczekiwania
Innym pomocnym sposobem na uniknięcie problemów jest ustawienie jasnych oczekiwań i granic. Poinformuj wszystkich pracowników o roli, obowiązkach i oczekiwaniach dotyczących wydajności. Należy również ustalić wytyczne dotyczące zachowania i komunikacji.
Upewnij się, że wszyscy rozumieją swoje obowiązki i cele, aby zminimalizować zamieszanie i nieporozumienia. Ponadto, należy być przejrzystym i bezpośrednim przy ustawianiu oczekiwań. Zapobiegnie to wszelkim niejasnościom lub konfliktom.
Używaj szablonów
Używaj szablony planów komunikacji aby nakreślić strategie i cele dla całej komunikacji organizacyjnej. Szablony te określają rodzaje wiadomości, sposoby i częstotliwość komunikacji oraz grupę docelową.
Łatwe i szybkie tworzenie kompleksowego planu komunikacji
ClickUp's Szablon planu komunikacji zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby usprawnić proces komunikacji. Daje on Twojemu zespołowi jasny plan spójnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Możesz uporządkować cele, oś czasu i interesariuszy komunikacji, sporządzić listę najbardziej efektywnych kanałów, śledzić i mierzyć powodzenie oraz uporządkować swoją strategię.
Dostawca szkoleń
Inwestuj w ciągłe szkolenia i możliwości rozwoju umiejętności dla pracowników, aby zwiększać ich wiedzę, możliwości i umiejętności interpersonalne. Oferuj szkolenia w zakresie rozwiązywania konfliktów, skutecznej komunikacji i świadomości różnorodności, aby pomóc im w powodzeniu w pokonywaniu wyzwań w miejscu pracy.
Możesz także zachęcać pracowników do współpracy między różnymi funkcjami, działań na rzecz budowania zespołu i wspólnego ustawiania celów, aby wspierać koleżeństwo i wzajemny szacunek wśród pracowników.
Wykorzystaj narzędzia do współpracy
Korzystaj z narzędzi do współpracy, aby usprawnić komunikację i wspierać przejrzyste środowisko pracy. ClickUp to potężne narzędzie do współpracy zaprojektowane w celu usprawnienia zarządzania projektami organizacyjnymi, komunikacji i pracy zespołowej.
uprość zarządzanie ludźmi dzięki ClickUp_
Jego wszechstronne funkcje i intuicyjny interfejs sprawiają, że jest to skuteczna platforma do zapobiegania konfliktom w pracy oraz promocji przejrzystości i odpowiedzialności. ClickUp dla zasobów ludzkich teams upraszcza zarządzanie ludźmi i tworzy centralny hub informacyjny.
Oto jak możesz wykorzystać ClickUp:
Rozdzielanie zadań w oparciu o obciążenie zespołu dzięki Workload View
- Wykorzystaj ponad 15 unikalnych widoków ClickUp, w tym widok obciążenia pracą, aby efektywnie dystrybuować zadania
- Zintegruj swoje ulubione aplikacje i przenieś całą swoją pracę pod jeden dach dzięki ponad 1000 integracji ClickUp
- Przypisuj komentarze jako zadania odDokumenty ClickUp i Tablica
- Komunikuj się i utrzymuj wszystkich na tej samej stronie za pomocąWidok czatu ClickUp Burza mózgów pomysłów i rozwiązań zTablica ClickUp Dokumentuj procesy i współpracuj w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Docs
- Śledzenie czasu realizacji celów dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym
Poziom komunikacji i przejrzystości w miejscu pracy dzięki ClickUp
Trudne rozmowy nie są barierami, ale bramami do głębszego zrozumienia i silniejszych relacji. Opanowanie sztuki trudnych rozmów jest niezbędną umiejętnością, która pomaga budować zdrowe relacje, promować rozwój i napędzać powodzenie organizacji.
Dzięki tym wskazówkom możesz z powodzeniem poruszać się po zawiłościach komunikacji w miejscu pracy, od ustawienia sceny z jasnymi celami po ćwiczenie aktywnego słuchania i empatii.
Wykorzystaj moc narzędzi do współpracy, takich jak ClickUp, aby zwiększyć skuteczność tych strategii. ClickUp oferuje scentralizowaną platformę do przejrzystej komunikacji, usprawnionego zarządzania zadaniami i proaktywnego rozwiązywania konfliktów. Zarejestruj się for Free!