W następstwie „Wielkiej rezygnacji”, kiedy to wielu pracowników odeszło lub planowało odejść do nowej pracy, menedżerowie HR i liderzy organizacji zadają sobie pytanie: dlaczego? Rotacja pracowników jest kosztowna, co sprawia, że działania mające na celu zwiększenie retencji stają się jeszcze ważniejsze.
Spośród różnych strategii zatrzymywania pracowników, takich jak zbieranie opinii pracowników, działania zwiększające zaangażowanie czy programy lojalnościowe, wywiady dotyczące pozostania w firmie są najłatwiejsze i najszybsze do wdrożenia.
Kierownictwo poświęca coraz więcej czasu na zrozumienie, dlaczego pracownicy decydują się pozostać w firmie, co sprawia, że są przywiązani do swojego miejsca pracy, a następnie wykorzystuje te informacje do wdrażania bardziej proaktywnych praktyk.
Raport organizacji Non-Profit HR wykazał, że wykorzystanie wywiadów dotyczących pozostania w firmie wzrosło z 33% w 2022 r. do 46% w 2023 r., co świadczy o ich skuteczności w ograniczaniu rotacji pracowników.
Wywiad dotyczący pozostania w firmie dostarcza cennych informacji na temat zaangażowania zespołu, zadowolenia pracowników oraz ich retencji, a także pozwala menedżerom na ponowne nawiązanie kontaktu z cennymi pracownikami, aby zapobiec odejściu talentów z organizacji.
Jeśli chcesz wdrożyć skuteczne rozmowy motywacyjne, czytaj dalej.
Czym jest rozmowa motywacyjna?
Wywiady dotyczące pozostania w firmie, zwane również rozmowami o pozostaniu, to spotkania między menedżerami a pracownikami, podczas których omawia się, dlaczego pracownicy lubią pracować w Twojej firmie oraz co zmieniliby w firmie, zespole lub na obecnej roli.
Rozmowy te można wykorzystać do oceny ryzyka odejścia pracownika, aby przewidzieć przyszłe potrzeby rekrutacyjne.
Organizacje przeprowadzają wywiady dotyczące pozostania w firmie, aby zidentyfikować i rozwiązać problemy oraz wyzwania, które już istnieją lub mogą pojawić się w przyszłości. Informacje te służą do usunięcia przyczyn niezadowolenia pracowników, zanim zaczną oni rozglądać się za nową pracą.
Znaczenie rozmowy motywacyjnej w dzisiejszych czasach
Istnieje kilka powodów, dla których ludzie odchodzą z pracy; niektóre z nich uległy zmianie w czasie pandemii, a inne wynikają ze specyficznych warunków pracy w obecnej sytuacji. Głównymi czynnikami napędzającymi rotację pracowników w dzisiejszych czasach są:
- Brak możliwości rozwoju zawodowego i rozczarowanie rolą, którą pełniono
- Pandemia skłoniła ludzi do refleksji i ponownej oceny swoich celów oraz tego, co sprawia, że praca ma dla nich znaczenie
- Pragnienie większej elastyczności w zakresie pracy zdalnej/hybrydowej
- Problemy pojawiające się po pandemii, takie jak rosnące koszty opieki nad dziećmi oraz utrata lojalności wobec firmy w następstwie masowych zwolnień
Oto niektóre problemy, o których dowiadujesz się od członków zespołu, przeprowadzając wywiady dotyczące pozostania w firmie w celu poprawy doświadczeń pracowników i kultury pracy.
Cel i wartość rozmowy motywacyjnej
Celem wywiadów dotyczących pozostania w firmie jest zadawanie pytań, które pozwalają uzyskać informacje podobne do tych, jakie można uzyskać podczas wywiadów z odchodzącymi pracownikami. Możesz włączyć je do istniejących spotkań indywidualnych lub przeprowadzać co miesiąc, jeśli nie organizujesz regularnych spotkań kontrolnych (chociaż dlaczego by nie?).
Dotyczy utrzymania pracowników
Głównym celem wywiadów dotyczących pozostania w firmie jest ustalenie, co motywuje obecnych pracowników do pozostania w firmie, oraz zidentyfikowanie czynników, które mogłyby skłonić ich do odejścia. Możliwe przyczyny odejścia to między innymi brak uznania, wypalenie zawodowe lub ograniczone możliwości rozwoju kariery i awansu.
Zajmij się tymi kwestiami na wczesnym etapie, aby zwiększyć zadowolenie pracowników i zapobiec odejściu najlepszych z nich. Jak wynika z badań naukowych, pozytywne środowisko pracy zwiększa zaangażowanie pracowników, poprawia ich wyniki oraz motywację do osiągania sukcesów.
Wpływa na satysfakcję z pracy i motywację
Wywiady dotyczące pozostania w firmie to coś więcej niż tylko zbieranie informacji. Pokazują one pracownikom, że ich uwagi, obawy i opinie mają wartość i są brane pod uwagę. Kiedy czują, że są wysłuchani, są bardziej zadowoleni ze swojej pracy i mają większą motywację do działania.
Ponadto rozmowy dotyczące pozostania w firmie pozwalają menedżerom zidentyfikować najlepszych pracowników, którzy nie mają wystarczających wyzwań lub nie są odpowiednio doceniani. Otwiera to drzwi do rozmów na temat możliwości rozwoju kariery i pomaga zatrzymać najlepszych pracowników.
Na przykład, mimo że firma posiada program nagród dla pracowników, dział HR nie dysponuje odpowiednimi narzędziami do mierzenia i doceniania wyników pracowników, co prowadzi do niezadowolenia w zespole. Wywiady dotyczące pozostania w firmie mogą pomóc w zidentyfikowaniu tego problemu i dostrzeżeniu sygnałów ostrzegawczych.
Zapobiega rotacji pracowników
Dzięki swojemu proaktywnemu charakterowi program wywiadów motywacyjnych może pomóc w ograniczeniu rotacji pracowników. Pomaga on zidentyfikować problemy o wysokim prawdopodobieństwie, które można rozwiązać, zanim przerodzą się one w poważne trudności.
Kluczem do skutecznej rozmowy motywacyjnej jest zadawanie konkretnych pytań, które pozwolą Ci w pełni wykorzystać tę rozmowę.
Kluczowe pytania, które należy zadać podczas rozmowy motywacyjnej
Najlepiej zadawać pytania, które skłonią pracowników do rozmowy i pozwolą uzyskać ich szczere opinie.
Pytania dotyczące rozwoju kariery
- Czego się tutaj uczysz?
- Jakie nowe umiejętności chcesz rozwinąć?
- Co podoba Ci się w programach szkoleniowych oferowanych przez firmę?
- Co można by poprawić w zakresie możliwości rozwoju?
- Opisz swoją idealną pracę.
- Co najbardziej podobało Ci się w poprzedniej roli, a czego nie masz już okazji zrobić tutaj?
- Jakie aspekty Twojej poprzedniej pracy bardzo Ci się podobały, a których teraz brakuje?
- Jakie są Twoje krótko- i długoterminowe cele zawodowe? Jak możemy pomóc Ci je osiągnąć?
- Czy są jakieś dodatkowe obowiązki, które chciałbyś podjąć w ramach swojej roli?
- Czy są jakieś świadczenia, które uznałbyś za wartościowe w swojej obecnej roli, a których nie oferujemy?
Pytania dotyczące przywództwa i zarządzania
- Jak mogę sprawić, by praca była dla Ciebie przyjemniejsza?
- Jakie zmiany sprawiłyby, że Twoja praca byłaby dla Ciebie bardziej satysfakcjonująca?
- Jak możemy lepiej zapewnić Ci wsparcie w pełnieniu Twojej roli?
- Jaki rodzaj uznania motywuje Cię najbardziej?
Pytania dotyczące kultury organizacyjnej
- Co sprawia, że nadal chcesz tu pracować?
- Co sądzisz o sposobie, w jaki doceniamy osiągnięcia pracowników?
- Czy uważasz, że masz dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym? Jeśli nie, to jak możemy ją poprawić?
- Opisz kulturę firmy. Co w niej lubisz, a czego nie lubisz?
Pytania dotyczące ogólnego poziomu zadowolenia
- Co najbardziej Cię cieszy w codziennym przychodzeniu do pracy?
- Czy kiedykolwiek rozważałeś odejście z firmy? Jeśli tak, to dlaczego?
- Na co codziennie czekasz w pracy?
- Jakie aspekty codziennej pracy są dla Ciebie frustrujące?
- Czy możesz opisać ostatni dzień w pracy, który wywołał u Ciebie stres lub niepokój?
- Opowiedz mi o ostatnim pozytywnym doświadczeniu w pracy.
- O czym myślisz w drodze do pracy?
- O czym myślisz w drodze do domu z pracy?
- Czy Twoje umiejętności i doświadczenie są w pełni wykorzystywane?
- Jakie konkretne zadania sprawiają Ci przyjemność? Co chciałbyś zmienić w swojej roli?
- Jak opisałbyś swoje powiązania z bezpośrednim przełożonym?
- Czy uważasz, że masz zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym? Wyjaśnij swoją odpowiedź.
- Czy czujesz się doceniony za swój wkład w pracę? Dlaczego tak lub dlaczego nie?
- Co sprawia, że czujesz się najbardziej wydajny i osiągasz największe powodzenie w pracy?
- Czy jakieś ostatnie wydarzenia skłoniły Cię do rozważenia odejścia z firmy?
Odpowiedzi te mogą pomóc w zapewnieniu satysfakcji poszczególnym pracownikom, na przykład poprzez przydzielanie im projektów z obszarów, które ich interesują. Niektóre z nich pozwolą również poprawić jakość pracy obecnych pracowników, na przykład poprzez zapewnienie dodatkowego personelu, co pozwoli wszystkim osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Regularne pytania kontrolne pomogą Ci ocenić morale pracowników, zbudować zaufanie oraz zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a także zwiększyć zaangażowanie i retencję pracowników.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z ClickUp Brain, wbudowanego asystenta opartego na AI, jako partnera do burzy mózgów, aby sformułować te pytania. Po spotkaniu ClickUp Brain podsumowuje również kluczowe punkty, oszczędzając Ci żmudnej pracy związanej z pisaniem długich notatek ze spotkania. Jeśli chcesz, możesz również przekształcić je w zadania w ClickUp, które możesz przypisać odpowiednim osobom.
Skorzystaj z bezpłatnych szablonów HR serwisu ClickUp, aby stworzyć zestaw instrukcji średniego i wysokiego poziomu, dokumentujących konkretne zadania, pytania i procesy, które należy realizować podczas rozmowy motywacyjnej oraz po jej zakończeniu.
Jak przygotować się do rozmów motywacyjnych i jak je przeprowadzać
Oczywiście, rozmowy te może przeprowadzać dział kadr. Są one jednak skuteczniejsze, gdy prowadzi je bezpośredni przełożony pracownika lub przełożony z wyższego szczebla, do którego pracownik ma zaufanie, ponieważ wówczas pracownik może być bardziej otwarty w wyrażaniu swoich opinii.
Zaplanuj go z wyprzedzeniem
- Wybierz odpowiedni moment: Nie planuj rozmów dotyczących pozostania w firmie zaraz po tym, jak dana osoba obejmie nową rolę, ani w trakcie oceny wyników pracy. Wybierz moment, w którym pracownik już się zaaklimatyzował i może udzielić przemyślanej informacji zwrotnej.
- Daj im czas na przygotowanie się: Poinformuj pracowników o rozmowie dotyczącej pozostania w firmie co najmniej tydzień wcześniej. Dzięki temu będą mieli czas na zebranie myśli i przygotowanie ewentualnych pytań.
- Zapewnij elastyczność: Bądź elastyczny w kwestii harmonogramu. Rozważ wprowadzenie alternatywnych rozwiązań, takich jak spotkania wczesnym rankiem, późnym popołudniem, a nawet spotkania wirtualne, aby dostosować się do harmonogramów pracowników.
Udostępnianie celu i oczekiwań związanych ze spotkaniem
- Określ jasne oczekiwania: Wyjaśnij, dlaczego przeprowadzasz rozmowę motywacyjną. Niech pracownicy zrozumieją, że jest to okazja do rozmowy o ich pracy, o tym, co ich motywuje, oraz o obszarach, w których mogą się rozwijać.
- Skup się na otwartej rozmowie: Podkreśl, że rozmowa ma charakter poufny i że wartość szczerych opinii pracowników jest wysoka
- Przygotuj konspekt: Sporządź prosty konspekt tematów, które musisz poruszyć. Mogą one obejmować doświadczenia pracowników związane z pełnioną rolą, opinię na temat elastyczności obszarów roboczych, możliwości rozwoju zawodowego oraz równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
- Zachęcaj do zadawania pytań: Powiedz im, że jest to rozmowa dwustronna, i zachęcaj ich do zadawania pytań dotyczących ścieżki kariery lub innych spraw, które ich niepokoją.
Zrozumienie znaczenia autentycznych opinii pracowników
- Aktywne słuchanie ma fundamentalne znaczenie: upewnij się, że nie dyktujesz przebiegu rozmowy. Aby zrozumieć „dlaczego” kryjące się za odpowiedziami, po zadaniu pytania zachowaj ciszę i słuchaj. To Twoi pracownicy powinni mówić przez większość czasu
- Okaż wdzięczność: Podziękuj im za poświęcony czas i szczere uwagi. Daj im do zrozumienia, że ich opinie mają znaczenie i że zostaną uwzględnione przy podejmowaniu decyzji oraz w działaniach na rzecz poprawy środowiska pracy.
- Rób notatki: Zanotuj kluczowe punkty poruszone podczas rozmowy, w tym czynniki motywujące, zastrzeżenia i obawy pracownika. Jeśli masz zgodę pracownika, nagraj rozmowę, aby w razie potrzeby móc ponownie zapoznać się z udzielonymi odpowiedziami.
- Pytania uzupełniające: Po zakończeniu rozmowy skontaktuj się z pracownikami. Krótko podsumuj omówione kluczowe czynniki oraz wszelkie dalsze kroki, które planujesz podjąć w oparciu o ich opinie.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Zamiast korzystać z wielu narzędzi do zarządzania rozmowami motywacyjnymi, wykorzystaj platformę ClickUp do zarządzania kadrami jako centralny hub gromadzenia informacji o pracownikach, służący zarówno menedżerom, jak i ich bezpośrednim podwładnym.
Oprogramowanie do zarządzania pracownikami pozwala na śledzenie danych dotyczących odpowiedzi na pytania z wywiadu, co zapewnia cenne spostrzeżenia i umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji.
Czytaj więcej: Narzędzia AI wspomagające podejmowanie decyzji
Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące skutecznych rozmów motywacyjnych
Pamiętaj, że dobra rozmowa motywacyjna to rozmowa, a nie przesłuchanie. Oto kilka wskazówek dotyczących przeprowadzenia rozmowy motywacyjnej o powodzeniu, dzięki której Twoi pracownicy poczują się wysłuchani i docenieni.
Znaczenie komunikacji dwustronnej
Wywiady dotyczące pozostania w firmie nie są ocenami wyników pracy. Ich celem jest przeprowadzenie rozmowy, podczas której pracownik czuje się swobodnie, dzieląc się swoimi obawami.
Specjaliści ds. kadr i menedżerowie muszą słuchać pracowników, poświęcać im pełną uwagę i unikać przerywania. Powinni również zachęcać do otwartych i szczerych wypowiedzi, podkreślając, że nie ma złych odpowiedzi.
Oto kilka sposobów na zachęcenie do dwustronnej komunikacji:
- Zacznij od wyrażenia uznania: docenij wkład pracownika i podziękuj mu za ciężką pracę
- Zadawaj pytania otwarte: Pytania, na które nie można odpowiedzieć „tak” lub „nie”, zachęcają do udzielania szczegółowych odpowiedzi
- Stosuj słuchanie refleksyjne: Zwracaj uwagę na sygnały werbalne i niewerbalne oraz na mowę ciała rozmówcy, aby dostrzec niewypowiedziane emocje.
- Bądź obecny: Odłóż na bok czynniki rozpraszające uwagę, takie jak telefony, i skup się na bieżącej rozmowie
Zapewnia to uporządkowany przebieg rozmowy, pozostawiając jednocześnie miejsce na indywidualne odpowiedzi.
Warto również rozważyć wykorzystanie szablonów rozmów, aby nadać im odpowiednią strukturę oraz zapewnić spójne ramy do zadawania pytań i rejestrowania odpowiedzi.
Wybierz wygodną lokalizację
Lokalizacja rozmowy motywacyjnej może mieć znaczący wpływ na jej powodzenie. Wybierz cichą, prywatną przestrzeń, w której nic nie będzie przeszkadzać. Może to być pusta sala konferencyjna, specjalnie przeznaczona do rozmów lub nawet zaciszny kącik w kawiarni (za zgodą pracownika).
Najważniejszym czynnikiem jest zaangażowanie pracownika – to, czy czuje się on komfortowo i swobodnie. Należy unikać przeprowadzania wywiadów dotyczących pozostania w firmie w obszarach roboczych, ponieważ może to wprawić pracowników w tryb „pracy” i utrudnić swobodną rozmowę.
Zarezerwuj sobie wystarczająco dużo czasu i nie spiesz się
Rozmowy motywacyjne nie mogą być przeprowadzane w pośpiechu. Należy zarezerwować w kalendarzu wystarczającą ilość czasu na rozmowę, nie czując się zmuszonym do jej przedwczesnego zakończenia. Najlepiej, aby trwała ona od 45 minut do godziny. Dzięki temu pracownicy będą mieli wystarczająco dużo czasu, aby swobodnie udostępnić swoje przemyślenia i obawy.
Zachowaj elastyczność co do przeznaczonego czasu. Jeśli rozmowa przebiega naturalnie, a pracownik ma jeszcze coś do dodania, nie przerywaj mu zbyt szybko. Celem jest zebranie cennych opinii, co czasami zajmuje więcej czasu niż przewidywano.
Priorytetowe traktowanie opinii pracowników i szczerość w trakcie tego procesu
Podstawą powodzenia rozmów motywacyjnych jest priorytetowe traktowanie opinii pracowników oraz okazywanie autentycznego zainteresowania ich samopoczuciem. Pracownicy szybko wyczuwają, czy rozmowa motywacyjna była jedynie formalnością.
Oto kilka sposobów, by pokazać swoją szczerość:
- Wyraź wdzięczność za poświęcony czas i uwagi
- Zwróć uwagę na to, co mówią, i stosuj aktywne słuchanie
- Podczas rozmowy rób szczegółowe notatki
- Po zakończeniu rozmowy prześlij podsumowanie najważniejszych wzmianek oraz planowanych elementów działań.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z szablonu procesu rozmowy motywacyjnej ClickUp, aby zaprojektować, przetestować i zoptymalizować swój proces rozmów motywacyjnych. Zapewnia on strukturę i spójność niezbędną do ujednolicenia procesu, umożliwia porównywanie opinii oraz gromadzi dane w uporządkowanym formacie do dalszej analizy.
Podsumowanie: Jak przeprowadzić skuteczną rozmowę motywacyjną:
- Zaplanuj go z wyprzedzeniem, aby pracownicy mieli czas na przygotowanie się
- Określ oczekiwania dotyczące celu rozmowy
- Wybierz wygodną i cichą lokalizację
- Prowadź otwartą rozmowę i zachęcaj do zadawania pytań
- Stosuj komunikację dwustronną
- Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne
- Rób notatki i zadawaj pytania uzupełniające
- Okaż wdzięczność za ich opinie
Wykorzystaj rozmowy motywacyjne, aby zatrzymać najlepszych pracowników
Zamiast skupiać się na tym, co pracownicy mogą zrobić dla organizacji, dowiedz się, czego oni mogą oczekiwać od Ciebie. Wprowadź rozmowy motywacyjne, aby wspierać rozwój pracowników, pomagać im w realizacji marzeń oraz zwiększać ich lojalność i retencję.
Nie czekaj, aż zaczną rozważać odejście, zanim podejmiesz działania.
Chcesz usprawnić zadania związane z kadrami i zyskać czas na przeprowadzanie wywiadów dotyczących pozostania w firmie? Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jak inaczej nazywa się wywiady dotyczące pozostania w firmie?
Wywiady dotyczące pozostania w firmie nazywane są również rozmowami o pozostaniu. Niektóre organizacje mogą nazywać je wywiadami dotyczącymi utrzymania pracowników lub rozmowami z interesariuszami. Jednak wszystkie te terminy opisują tę samą podstawową koncepcję: aktywne rozmowy mające na celu zrozumienie, dlaczego pracownicy są zadowoleni i co mogłoby skłonić ich do rozważenia odejścia.
Jak świetnie poradzić sobie podczas rozmowy motywacyjnej?
Przeprowadzając wywiad dotyczący pozostania w firmie jako specjalista ds. kadr, zadaj jasne pytania, słuchaj aktywnie i bez osądzania, zanotuj ważne informacje oraz kieruj rozmowę w wybranym przez pracownika kierunku, opierając się na jego odpowiedziach na Twoje pytania.
Oto jak świetnie poradzić sobie podczas rozmowy motywacyjnej:
- Przygotowanie: Przejrzyj akta pracownika i projekty, kierując się pytaniami.
- Ustawienie: Wybierz prywatną, wygodną lokalizację, w której nie ma ryzyka, że ktoś będzie Was przeszkadzał.
- Pytania: Skoncentruj się na problemach, satysfakcji z pracy, możliwościach rozwoju oraz obszarach wymagających poprawy.
- Słuchaj: Zwracaj baczną uwagę na sygnały werbalne i niewerbalne.
- Działanie: Podziękuj pracownikom za opinie i zajmij się konkretnymi kwestiami, które budzą ich obawy.
Czy rozmowa dotycząca pozostania w firmie to to samo, co ocena wyników pracy?
Nie, rozmowy dotyczące pozostania w firmie i oceny wyników służą różnym celom. Rozmowy dotyczące pozostania w firmie skupiają się na odczuciach pracowników oraz na tym, co firma może zrobić, aby poprawić ich doświadczenia. Rozmowy dotyczące wyników analizują dotychczasowe wyniki pracownika i wyznaczają cele na przyszłość.
Czy rozmowy dotyczące pozostania w firmie to to samo, co rozmowy przy odejściu?
Nie, rozmowy motywacyjne mają charakter proaktywny i mają na celu zapobieganie odejściom, podczas gdy rozmowy końcowe są reaktywne – przeprowadza się je w momencie odejścia pracownika, próbując wyciągnąć z nich wnioski, które pozwolą wprowadzić ulepszenia w przyszłości. W idealnym przypadku firma powinna stosować zarówno rozmowy motywacyjne, jak i rozmowy końcowe, aby uzyskać pełny obraz nastrojów pracowników.