20 wskazówek i trików Zoom dla lepszych spotkań wideo

Połączenia Zoom z wewnętrznymi Teams i klientami stały się normą dzięki pandemii i zmianom w naszym stylu pracy. Biorąc pod uwagę tę zmianę stylu pracy i znaczenie spotkań Zoom, bardzo ważne jest, aby być dobrze przygotowanym.

Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w tych niezręcznych spotkaniach Zoom, podczas których zapomniałeś wyciszyć dźwięk? A może brałeś udział w zdalnych spotkaniach na Zoomie, podczas których twój komputer otrzymał aktualizację na minutę przed połączeniem, przez co spóźniłeś się na krytyczne wirtualne spotkanie?

Wszyscy tam byliśmy, ale jeśli nie chcesz, aby niezręczne wirtualne spotkania stały się twoją codziennością, zapoznaj się z tymi 20 poradami i wskazówkami dotyczącymi Zoom.

Zrozumienie Zoom i jak z niego korzystać

Zoom to oparte na chmurze oprogramowanie do komunikacji wirtualnej, którego małe, średnie i duże firmy używają do organizowania wirtualnych spotkań, webinarów, kursów mistrzowskich i sesji 1:1 oraz tworzenia podpokoi.

Niektóre zaawansowane funkcje, które sprawiają, że jest bardziej niezawodny niż Alternatywy dla Zoom to możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, komunikatory internetowe i systemy pokojowe Zoom. Zoom jest również łatwo dostępny w aplikacjach mobilnych i komputerowych.

Niektóre z najpopularniejszych zastosowań Zoom obejmują:

• Ujednolicenie rozproszonego zespołu dzięki regularnej komunikacji wirtualnej
• Wykorzystanie prostego i intuicyjnego interfejsu użytkownika Zoom, który jest łatwy w użyciu zarówno dla specjalistów technicznych, jak i nietechnicznych
• Skorzystaj z przystępnych cenowo i darmowych planów Zoom
• Twórz podpokoje Zoom, aby dzielić długie sesje na wiele mniejszych
• Używaj czatu Zoom do współpracy z członkami Teams

Chociaż Zoom jest świetną aplikacją do poprawy wydajności pracy, nie wszystkie połączenia Zoom przebiegają pomyślnie. Niektóre nieodłączne wyzwania mogą czasami utrudniać korzystanie z Zoom.

Typowe wyzwania związane ze spotkaniami Zoom

Wyzwania związane z tworzeniem i uczestnictwem w spotkaniach Zoom mogą być różne. Dla niektórych największym wyzwaniem może być stabilne połączenie z Internetem, podczas gdy wzięcie notatki ze spotkania podczas rozmowy przez Zoom może być większym wyzwaniem dla innych.

Rozmawialiśmy z wieloma profesjonalistami, którzy codziennie uczestniczą w wielu rozmowach Zoom i stworzyliśmy listę najczęstszych wyzwań związanych ze spotkaniami Zoom:

• Brak procesu dokumentowania przebiegu spotkaniaagenda spotkania* Odejście od głównych tematów dyskusji
• Trudności ze znalezieniem ID spotkania dla odpowiednich sal konferencyjnych Zoom
• Brak wcześniejszego ustawienia aspektów technicznych, takich jak mikrofon, kamera, głośnik i hałas w tle
• Trudności z koncentracją na dyskusji podczas spotkania
• Problemy z jakością audio i wideo
• Problemy z redukcją szumów w tle
• Automatyczne wpuszczanie spamujących uczestników spotkań w ramach wideo rozmów Zoom bez zgody gospodarza, co prowadzi do obaw o prywatność
• Trudności z udostępnianiem swoich opinii w dużym zespole
• Brak zrozumienia tego, co mówią inni z powodu barier językowych
• Komplikowanie komunikacji wewnętrznej poprzez nieefektywne korzystanie z czatu Zoom
• Rozpraszanie się podczas wielozadaniowości, na przykład wielokrotne przełączanie się między aplikacjami
• Trudność w śledzeniu następujących elementównotatek ze spotkania Czy byłeś w stanie odnieść się do któregokolwiek z nich?

Jeśli tak, oto jak łatwo sprostać tym wyzwaniom dzięki wskazówkom Zoom.

20 wskazówek dotyczących spotkań wideo z Zoomem

Połączenia Zoom są teraz integralną częścią doskonalenia procesów biznesowych . Prawdopodobnie nie znajdziesz skutecznej alternatywy dla Zoom na obecnym rynku, zwłaszcza jeśli masz duże, zdalne Teams pracujące z wielu lokalizacji. Funkcje Zoom pozwalają takim teamom na przeprowadzanie cyklicznych rozmów i codziennych stand-upów, tworzenie podpokoi i sesji all-hands.

Idealnym podejściem jest maksymalne wykorzystanie połączeń Zoom poprzez przestrzeganie właściwej etykiety Zoom i najlepszych praktyk.

1. Integracja ClickUp i Zoom w celu planowania, podsumowywania i nagrywania wideo

Korzystasz z ClickUp w swoim miejscu pracy? Dodaj warstwę współpracy, wybierając opcję Integracja Zoom do organizowania spotkań w ClickUp.

Ta integracja pomaga w:

• Rozpoczynać sesje Zoom w ramach zadania ClickUp za pomocą przycisku Zoom meeting. Wbudowana komenda "/zoom" oznacza, że nie musisz przełączać się między Zoom i ClickUp za każdym razem, gdy chcesz odbyć 15-minutową rozmowę z członkami swojego zespołu. Co więcej, po rozpoczęciu spotkania Zoom, link do spotkania automatycznie pojawi się w komentarzu do zadania, aby zapewnić wszystkim widoczność

Zoom na następne spotkanie z ClickUp

• Jeśli nagrywasz swoje rozmowy wideo w Zoom, nie będziesz musiał czekać 15-20 minut, aż nagranie w chmurze dotrze do Twojej skrzynki odbiorczej. ClickUp automatycznie aktualizuje link do nagrania spotkania w ramach tego samego zadania wkrótce po jego zakończeniu

Gdy spotkania się kończą, ClickUp automatycznie aktualizuje zadanie o szczegóły

• Dodaj swoje listy kontrolne wideokonferencji Zoom w ClickUp, a gdy spotkanie będzie kontynuowane, pamiętaj, aby wykreślać zadania z listy kontrolnej jedno po drugim
• Podsumuj swojeSpotkania w ClickUp jak profesjonalista z funkcją redakcji eksperckiej, która zbiera wszystkie krytyczne punkty dyskusji z konferencji i organizuje je, aby stworzyć MoM

2. Korzystaj z poręcznych skrótów klawiaturowych, aby szybko zakończyć swoje zadania

Oto kilka przydatnych skrótów klawiaturowych Zoom, jeśli wszystkie Twoje wirtualne spotkania prowadzone na platformie Zoom:

Skróty klawiaturowe Zoom

3. Dodaj swoje imię i preferowany zaimek na Zoomie

Jedną z kluczowych wskazówek Zoom dla każdego, kto korzysta z platformy do profesjonalnych spotkań, jest dodanie swojego imienia i nazwiska do portalu Zoom. Wystarczy zrobić to tylko raz, aby upewnić się, że będzie ono widoczne za każdym razem, gdy bierzesz udział w spotkaniu Zoom.

Proces jest dość prosty.

• Zaloguj się do portalu Zoom
• Kliknij "Profil", a następnie "Edytuj"
• Dodaj swoje imię i nazwisko w polu "Wyświetlana nazwa" i zapisz zmiany

Pod polem "Wyświetlana nazwa" pojawi się opcja wprowadzenia preferowanego zaimka. W duchu różnorodności i integracji rozważ dodanie preferowanego zaimka. Dzięki temu inni będą mogli odpowiednio zwracać się do ciebie podczas spotkań zdalnych.

Dodaj swoje imię i preferowany zaimek na Zoomie

4. Ustaw prywatność za jednym razem

Ustawienie wszystkich ustawień prywatności spotkania Zoom z wyprzedzeniem poprawi wrażenia z korzystania z aplikacji do wideokonferencji dla gospodarza i wszystkich gości.

Skorzystaj z poniższych wskazówek Zoom, aby skonfigurować ustawienia prywatności w pięć minut:

• Oddziel prywatne pokoje spotkań Zoom od profesjonalnej sesji Zoom
• Podczas organizowania webinaru lub wydarzenia publicznego nie używaj swojego prywatnego ID e-mail, aby chronić swoją prywatność
• Włącz szyfrowanie End-to-End (E2E) na swoim koncie Zoom. Automatycznie ograniczy to działania związane z wyciekiem informacji, takie jak nagrywanie spotkania przez gości lub próby udostępniania ekranu bez zgody gospodarza
• Podczas organizowania wydarzeń publicznych usuwaj niechcianych gości z połączeń. Dobrą praktyką jest również całkowite blokowanie połączeń audio i wideo
• Jeśli planujesz wydarzenie na żywo z ponad 100 uczestnikami, nie zezwalaj gościom na dołączenie do spotkania przed gospodarzem. Ta wskazówka Zoom gwarantuje, że goście nie będą się nudzić, wchodząc wcześniej. Przejdź do "Ustawień" w portalu Zoom, najedź kursorem na zakładkę "Spotkania" i przewiń w dół, aby znaleźć tę opcję

Ustaw prywatność w Zoomie

5. Dodaj profesjonalne zdjęcie profilowe i wirtualne tło

Dodatkową zaletą dodania profesjonalnego zdjęcia profilowego jest to, że pozwala ono wyłączyć wideo podczas długich Zoom spotkania bez wywoływania u innych uczestników wrażenia, że rozmawiają z pustą przestrzenią.

Profesjonalne zdjęcie profilowe z wirtualnym tłem Zoom wygląda mniej więcej tak:

przez YouTube Zmiana zdjęcia profilowego jest dość prosta. Przejdź do "Profilu" i kliknij "Edytuj", aby je zmienić.

Kolejną wskazówką dotyczącą Zoom jest dodanie spersonalizowanego wirtualnego tła Zoom.

Nasze ustawienia pracy zdalnej nie zawsze są najlepsze. Zoom pozwala wybrać wirtualne tło, które zapewnia większą prywatność, a jednocześnie nie trzeba się martwić o porządek przed spotkaniem. Niezależnie od tego, czy jest to obraz lśniącego mostu Golden Gate, czy niebo pełne gwiazd, wybierz wirtualne tło, które najlepiej pasuje do Twojej osobowości. Przejdź do "Ustawień Zoomu" i przewiń w dół, aby znaleźć tę opcję.

Ustawienie wirtualnego tła na Zoomie

6. Ustawienie poczekalni na Zoomie

Jedną z najlepszych wskazówek Zoom, aby zabezpieczyć osobiste spotkanie, jest ustawienie poczekalni. Jako gospodarz możesz dodawać prawdziwych gości do wydarzeń współpracy online i usuwać spamujących uczestników.

Ustawienie poczekalni Zoom

Przejdź do "Ustawień spotkania", a następnie do zakładki "Spotkanie" i przewiń w dół, aby włączyć pole "Poczekalnia" w portalu Zoom.

7. Rozpocznij wszystkie spotkania Zoom z wyłączonym dźwiękiem i wideo

Czy często dołączasz do porannej rozmowy na Zoomie z niechlujnie pościelonym łóżkiem? A może masz trudności z powstrzymaniem psa od szczekania podczas spotkania?

Oto jedna wskazówka Zoom, która działa cuda w takich sytuacjach - wycisz dźwięk i wyłącz wideo, aby uspokoić się, zanim będziesz gotowy, aby wyłączyć dźwięk, zmniejszyć hałas w tle i być gotowym na wideo. Możesz uczynić to domyślnym ustawieniem, wykonując kroki wymienione poniżej:

• Wycisz dźwięk domyślnie: Przejdź do Ustawienia spotkania > Dźwięk > Wycisz mikrofon podczas dołączania do spotkania
• Domyślne wyłączenie wideo: Przejdź do Ustawienia wideo > Wideo > Wyłącz moje wideo podczas dołączania do spotkania

8. Zawsze włączaj widok galerii, aby sprawdzić wszystkich uczestników spotkania

Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie związane ze współpracą online, takie jak webinar, czy inne połączenie Zoom, powszechną uprzejmością Zoom jest obserwowanie wszystkich obecnych na spotkaniu, a nie tylko mówcy. Do zrobienia tego należy najpierw włączyć "Widok galerii" za każdym razem, gdy dołączasz do spotkania Zoom.

Przejdź do "Widoku" w prawym górnym rogu ekranu Zoom i wybierz "Galerię"

Jak dostosować widok galerii podczas spotkania Zoom?

Widok galerii pozwala zobaczyć 49 lub mniej gości na jednym ekranie spotkania. Jeśli masz więcej uczestników, włącz opcję wielu stron.

Zoom umożliwia tworzenie podpokoi w celu przekształcenia długiej sesji w 100 krótszych sesji. Gospodarze mogą automatycznie lub ręcznie przypisywać uczestników do tych sesji, a uczestnicy mają swobodę wyboru preferowanego podpokoju.

Aby utworzyć podpokoje: Przejdź do Ustawienia > Spotkania w podpokojach > Przypisz uczestników > Zaplanuj spotkanie.

przez Zapier

9. Użyj pojedynczego połączenia Zoom, aby zaplanować powtarzające się spotkania

Planowanie cyklicznych spotkań w kalendarzu Google przy użyciu tylko jednego adresu URL spotkania to duża oszczędność czasu, która oszczędza kłopotów z wysyłaniem wielu zaproszeń tuż przed rozpoczęciem spotkania.

Kroki do wykonania: Spotkania > Zaplanuj spotkanie > Zaznacz pole Spotkanie cykliczne > Dodaj częstotliwość > Zapisz.

Jak ustawić powtarzające się spotkanie na Zoomie?

Po zmianie zaplanowanego wydarzenia automatycznie aktualizuje ono kalendarz Google lub Outlook za pomocą osobistego ID spotkania i staje się domyślnym ustawieniem dla wszystkich nadchodzących spotkań.

10. Przećwicz korzystanie z funkcji podnoszenia rąk

W wirtualnym świecie wtrącanie się w trakcie rozmowy jest zabronione. Wyrażanie swoich myśli podczas wirtualnych spotkań może być trudne. Na szczęście Zoom zapewnił nam emoji z unoszeniem rąk. To tak, jakbyś wykonał małą wirtualną falę, aby pokazać innym, że masz coś do powiedzenia, aby gospodarz mógł udzielić ci głosu bez chaosu wszystkich mówiących naraz.

Oto dwa sposoby korzystania z tej funkcji:

• Przejdź do przycisku "Reakcje" na ekranie połączenia i wybierz emoji "✋", aby poinformować uczestników spotkania, że chcesz coś powiedzieć i czekasz na swoją kolej. Aby włączyć tę funkcję, przejdź do ustawień swojego profilu i włącz opcję "Niewerbalne informacje zwrotne"
• Opublikuj to samo emoji w oknie czatu w rozmowie, aby poinformować członków zespołu, że czekasz na wypowiedź

11. Włącz odcienie skóry reakcji emoji

Podczas gdy domyślne ustawienia wszystkich odcieni skóry emoji są żółte, Zoom pozwala spersonalizować je w sześciu dostępnych odcieniach skóry. Przejdź do Profil> Ustawienia > zmień odcienie skóry emoji.

przez Zoom

12. Włącz opcję transkrypcji na żywo dla spotkań Zoom

Zoom umożliwia włączanie transkrypcji na żywo podczas spotkań. Jeśli prowadzisz rozmowę wideo, przewiń do dołu ekranu i kliknij przycisk "Transkrypcja na żywo" obok przycisku "Nagraj".

Wygeneruj napisy dla wszystkich mówców i zobacz całą transkrypcję później, aby sporządzić projekt protokoły ze spotkań (MoM).

Transkrypcja na żywo w Zoom

Funkcja transkrypcji rozmów jest doskonałą opcją dla zróżnicowanych Teams z członkami o różnym pochodzeniu etnicznym, ponieważ zapewnia, że uczestnicy nie przegapią istotnych dyskusji.

13. Pobaw się awatarami Zoom

Zmęczony tym samym starym wyglądem podczas sesji Zoom dla wszystkich rąk? Przełącz się na używanie awatarów Zoom, aby dodać trochę zabawy do swoich spotkań.

Kroki do wybrania awatara to Ustawienia > Tło i efekty > Awatar.

przez HelloTech Możesz także wybrać spośród wielu ulubionych awatarów zwierząt i zastąpić swoje zdjęcie profilowe zabawną postacią zwierzęcą. Wygląd spotkania będzie wyglądał mniej więcej tak:

Dodaj zabawny awatar Zoom do swojego profilu

14. Wykorzystaj w pełni tablicę Zoom podczas sesji burzy mózgów

Tablica Zoom to kompleksowe rozwiązanie do burzy mózgów, które działa jak oprogramowanie do współpracy wizualnej które umożliwia

• Rozpocząć sesję burzy mózgów, dodawać obrazy i mapy myśli oraz udostępniać je wszystkim uczestnikom spotkania
• Prezentować wirtualne płótno większemu zespołowi
• Tworzenie interaktywnych tablic w czasie rzeczywistym w celu uproszczenia współpracy

Dostęp do tablicy jest prosty. Kliknij prawym przyciskiem myszy przycisk "Udostępnij zawartość" na ekranie połączenia i przewiń w dół, aby znaleźć tablicę.

przez Zoom

15. Ustawienie przypomnień dla automatycznie zaplanowanych spotkań Zoom

Aktywuj przypomnienia o spotkaniach na swoim telefonie za pośrednictwem aplikacji Zoom, aby otrzymywać powiadomienia o nadchodzących spotkaniach Zoom, nawet gdy jesteś z dala od stacji roboczej.

Przejdź do Ustawień, kliknij opcję "Przypomnij mi" i przełącz ją. Wybierz ile minut lub godzin przed spotkaniem chcesz otrzymywać powiadomienia.

przez Strony techniczne

16. Zaawansowane udostępnianie ekranu

Gospodarze mogą zwiększyć współpracę podczas spotkań Zoom, wybierając zaawansowaną opcję udostępniania ekranu. Użyj narzędzi adnotacji udostępniania ekranu Zoom, aby:

• Wskazać konkretny obszar na ekranie
• Przekształcić kursor w strzałkę i kliknąć w dowolnym miejscu na ekranie, aby "przykleić" strzałkę
• Przekształcić kursor gospodarza w kropkę

17. Używanie czatu Teams w Zoom do komunikacji podczas rozmowy

Po co przerywać spotkanie wieloosobowego zespołu, aby powiedzieć coś konkretnemu członkowi zespołu, skoro zamiast tego można bezpośrednio przesłać swoje myśli osobno? Wbudowany w Zoom czat pozwala na:

• Czatować przed lub w trakcie zdalnego połączenia
• Bezproblemowe wyszukiwanie kontaktów i plików
• Dodawać, usuwać, wyciszać i blokować uczestników
• Uczestniczyć w spotkaniach Zoom z telefonu komórkowego i pulpitu

A co najlepsze? Zoom Teams Chat jest Free.

18. Zamknięte zakładki przed udostępnianiem ekranu

Czy kiedykolwiek musiałeś zaprezentować swój ekran podczas rozmowy służbowej tylko po to, aby przypadkowo ujawnić swoją listę życzeń Amazon?

Te nieznośne zakładki dopadają cię za każdym razem, prawda?

Zamknij dodatkowe zakładki, zanim zaczniesz udostępniać cały ekran pulpitu swojemu zespołowi.

Zachowaj otwartą zakładkę spotkania i inne istotne foldery i aplikacje, aby nie musieć przełączać się między Zoomem a innymi aplikacjami. Nie tylko pomaga to zachować prywatne sprawy, ale także przyspiesza działanie komputera!

19. Unikaj aktualizacji oprogramowania przed spotkaniem Zoom

Od czasu do czasu na ekranie pojawi się komunikat "aktualizacje są gotowe do zainstalowania".

Jeśli zobaczysz takie wyskakujące okienka przed spotkaniem Zoom, unikaj klikania opcji "zaktualizuj teraz". Zamiast tego poczekaj do końca dnia roboczego, aby uruchomić wszystkie aktualizacje oprogramowania.

20. Identyfikacja i rozwiązywanie wczesnych objawów "zmęczenia Zoomem

Czy uczestnicząc w sesji często masz wrażenie, że wszyscy się na ciebie gapią? Czasami długie spotkania mogą prowadzić do przeciążenia poznawczego i sprawić, że poczujesz się przytłoczony i wyczerpany.

Są to oznaki "zmęczenia Zoomem", powszechnego objawu wśród wirtualnej siły roboczej. Na szczęście istnieją pewne kroki, które można podjąć, aby temu zaradzić.

Jeremy Bailenson, profesor komunikacji w Virtual Human Interaction Lab (VHIL) na Uniwersytecie Stanforda, przedstawia kilka sugestii w swoim artykule artykuł badawczy które pomagają złagodzić objawy zmęczenia Zoomem:

• Zmniejsz rozmiar okna Zoom
• Aktywuj opcję "ukryj widok własny" podczas spotkań zdalnych
• Wyłącz wideo podczas długich spotkań, aby odpocząć od bycia na ekranie
• Rób przerwy audio, aby poradzić sobie z presją bycia stale aktywnym werbalnie

Odnieś sukces w następnej rozmowie przez Zoom dzięki poradom i wskazówkom

Chociaż spotkania Zoom mogą nie zawsze zapewniać najlepsze wrażenia, nie można zaprzeczyć, że Zoom skutecznie wypełnia lukę między globalnymi i zdalnymi Teams, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne.

Dzięki tym prostym wskazówkom i sztuczkom Zoom, powodzenie spotkań Zoom jest dziecinnie proste.

Ułatw sobie pracę zdalną, rozpoczynając spotkania Zoom bezpośrednio w zadaniach ClickUp. Zarejestruj się w ClickUp za darmo .