Trudniej jest osiągnąć cele projektu gdy nie masz pewności co do aktualnych zasobów i tego, czego może potrzebować Twój zespół.
Bez wystarczającej ilości danych podejmowanie świadomych decyzji dotyczących personelu, budżetu i zakresu projektu jest trudne. Gdy praca nie jest odpowiednio rozdzielona, umiejętności i doświadczenie idą na marne, obniżając wydajność projektu i satysfakcję pracowników. A bez ustandaryzowanej miary, układ obciążenia pracą i postępy stają się niejasne.
Ekwiwalenty pełnego czasu pracy lub EPC w zarządzaniu projektami zapewniają jednak wspólny język do omawiania postępów, obciążenia pracą i innych potrzeb związanych z zarządzaniem zasobami.
Dzięki ekwiwalentom pełnego czasu pracy uzyskuje się przejrzystość, współpracę i jaśniejszy obraz wydajność obciążenia pracą . Pozwala to na efektywną alokację personelu, zapobiegając przepracowaniu lub niedostatecznemu wykorzystaniu.
Realistyczne harmonogramy projektów oparte na dokładnych obliczeniach FTE zwiększają wskaźnik powodzenia projektów i sprawiają, że postępy są bardziej przewidywalne. Prawidłowe wykorzystanie ekwiwalentów pełnego czasu pracy (FTE) zapewnia, że odpowiednie umiejętności i doświadczenie są idealnie dopasowane do obciążenia pracą, zwiększając wydajność projektu i zaangażowanie pracowników.
Niniejszy post zawiera wszystkie niezbędne informacje na temat wykorzystania ekwiwalentów pełnego czasu pracy w zarządzaniu projektami.
Przejdźmy od razu do rzeczy!
Co to jest ekwiwalent pełnego czasu pracy (FTE)?
Ekwiwalent pełnego czasu pracy (FTE) to jednostka miary, która reprezentuje całkowitą liczbę godzin przepracowanych w pełnym wymiarze godzin przez pracowników firmy. Jest to obciążenie pracą jednego pełnoetatowego pracownika w określonym czasie. Działa jako standardowa jednostka i pozwala porównać wydajność pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, wykonawców i osób pracujących według różnych harmonogramów.
Aby obliczyć FTE, należy podzielić godziny pracy każdego pracownika przez pełny tydzień pracy w firmie.
Na przykład, jeśli firma uznaje 40 godzin tygodniowo za pełny etat, a pracownik pracuje 40 godzin tygodniowo, jego FTE wynosi 1,0. Analogicznie, jeśli pracownicy pracują 20 godzin tygodniowo w tej samej firmie, ich pełny etat wynosi 0,5.
Wskaźnik FTE jest ważny dla rocznego planowania zasobów ludzkich i zarządzania kosztami pracy. Może również pomóc firmie zrozumieć wydajność pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.
Znaczenie i korzyści FTE w zarządzaniu projektami
FTE jest cenny, ponieważ usprawnia alokację zasobów, usprawnia realizację projektu i poprawia wskaźnik sukcesu projektu. Oto zestawienie korzyści i znaczenia FTE w zarządzaniu projektami:
- Ujednolicony pomiar i większa przejrzystość: FTE pozwala mierzyć i porównywać wysiłki zasobów pełnoetatowych, niepełnoetatowych lub zakontraktowanych za pomocą jednej jednostki. Pomaga to uprościć alokację zasobów, planowanie budżetu i rozkład obciążenia pracą. Używanie FTE w zarządzaniu projektami jako wspólnego języka ułatwia komunikację i przejrzystość w odniesieniu do celów projektu,alokacji zasobówi obciążenia pracą wśród interesariuszy
- Lepsze prognozowanie budżetu i ROI: Znajomość całkowitej liczby etatów poświęconych projektowi ułatwia dokładne oszacowanie wynagrodzeń, świadczeń i innych wydatków. Zapewnia to przejrzystość budżetu i pomaga uniknąć przekroczeń finansowych. Zoptymalizowana alokacja zasobówminimalizuje stratę czasu i maksymalizuje wydajność, prowadząc do lepszego zwrotu z inwestycji w projekt
- Efektywne planowanie projektów i wyższe wskaźniki sukcesu: Twoje obliczenia FTE umożliwiają realistyczne harmonogramy projektów poprzez uwzględnienie dostępnych zasobów projektu i ich możliwości. Zapobiega to nierealistycznym terminom i sprzyja efektywnej realizacji projektu. Zapewnienie dokładnego planowania zasobów jest kluczem do zwiększenia wskaźników powodzenia projektów. Pomaga to zespołowi dotrzymywać terminów przy jednoczesnym zachowaniu budżetu
- Lepsze równoważenie obciążenia pracą i zarządzanie talentami: Monitorowanie FTE na członka zespołu zapewnia sprawiedliwy rozkład obciążenia pracą, zapobiegając przepracowaniu i maksymalizując indywidualną produktywność. Prowadzi to do zadowolenia i większej wydajności członków zespołu projektowego. Metryki FTE pomagają również zidentyfikować krytyczne role, luki w umiejętnościach i potrzeby szkoleniowe w zespole, umożliwiając strategiczne zarządzanie talentami i rozwój
- Dokładne planowanie zasobów i lepsze podejmowanie decyzji: Skuteczne szacowanie siły roboczej wymaganej do pomyślnego ukończenia projektu poprzez ilościowe określenie potrzeb projektu w odniesieniu do EPC. Pomaga to w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu, potrzebach outsourcingu i zarządzaniu wewnętrznym obciążeniem zespołu. Oparte na danych spostrzeżenia z obliczeń FTE umożliwiają lepsze zatrudnianie, budżetowanie i zarządzanie zasobamizakres projektu podejmowanie decyzji
Przykłady zastosowania i wykorzystania FTE w zarządzaniu projektami
FTE (ekwiwalent pełnego czasu pracy) zapewnia przejrzystość i strukturę alokacji zasobów i rozkładu obciążenia pracą w organizacjach. Oto konkretne przykłady zastosowania modelu FTE:
1. Obsadzanie nowego projektu
Wyobraź sobie, że uruchamiasz nową kampanię marketingową wymagającą tworzenia treści, zarządzania mediami społecznościowymi i analizy danych.
Szacując obciążenie pracą dla każdego zadania i przeliczając je na pełne etaty (np. tworzenie treści - 0,75 etatu, media społecznościowe - 0,5 etatu, analiza danych - 0,25 etatu), uzyskasz jasny obraz potrzebnych zasobów ludzkich.
W oparciu o całkowity FTE (1,5 FTE) można zdecydować, czy zatrudnić pracowników w pełnym wymiarze godzin, specjalistów w niepełnym wymiarze godzin, czy też zlecić określone zadania na zewnątrz.
2. Budżetowanie i szacowanie kosztów
Znajomość całkowitej liczby etatów w projekcie pozwala dokładniej oszacować koszty personelu.
Na przykład, jeśli średnia roczna pensja dla wymaganego zestawu umiejętności wynosi 50 000 USD, a projekt wymaga 1,5 EPC na rok, szacunkowy koszt personelu wyniesie (1,5 EPC \ * 50 000 USD / EPC) = 75 000 USD.
Korzystanie z FTE w zarządzaniu projektami pomaga zabezpieczyć odpowiednie finansowanie i ustalić realistyczne budżety projektów.
3. Monitorowanie obciążenia pracą i zapobieganie wypaleniu zawodowemu Śledzenie indywidualnych etatów w zespole zapewnia sprawiedliwy rozkład obciążenia pracą i zapobiega przepracowaniu.
Jeśli wskaźnik FTE członka zespołu stale przekracza zdrowy limit (np. 1,2 FTE), wskazuje to na potencjalne przeciążenie i wymaga dostosowania, takiego jak delegowanie zadań, zatrudnienie dodatkowego wsparcia lub zmiana terminów realizacji projektu.
4. Mierzenie wydajności i produktywności zespołu
Analiza danych FTE w czasie ujawnia wgląd w wydajność zespołu i identyfikuje obszary wymagające poprawy.
Na przykład, jeśli zespół konsekwentnie realizuje projekty z mniejszą liczbą etatów niż początkowo planowano, wskazuje to na zwiększoną wydajność i produktywność zespołu . I odwrotnie, konsekwentne przekraczanie planowanych etatów może sugerować nieefektywność lub nierealistyczne harmonogramy projektów.
5. Informowanie interesariuszy o postępach projektu i wykorzystaniu zasobów
Korzystanie z FTE jako wspólnej miary w zarządzaniu projektami upraszcza komunikację z interesariuszami, takimi jak klienci czy inwestorzy.
Raporty z postępów można przedstawiać w kategoriach wykorzystanych etatów lub dostępnych etatów dla określonych zadań i przyszłych projektów, zapewniając kierownikom projektów jasne zrozumienie wykorzystania zasobów i postępów projektu.
Przykład premii
Zespół programistów musi zbudować nową platformę e-commerce. Szacuje się, że projekt wymaga 8 000 godzin pracy.
Jeśli pełnoetatowy programista pracuje 40 godzin tygodniowo, przekłada się to na 200 tygodni FTE (8000 godzin/40 godzin/tydzień).
Zespół może zatrudnić czterech pełnoetatowych deweloperów na 20 tygodni każdy (4 deweloperów * 20 tygodni/deweloper = 80 tygodni FTE) lub kombinację deweloperów pełnoetatowych i niepełnoetatowych, aby osiągnąć wymagane 80 tygodni FTE.
FTE vs. Headcount: Analiza porównawcza
FTE (ekwiwalent pełnego czasu pracy) i liczba pracowników to terminy zarządzania projektami używane do pomiaru wielkości siły roboczej, ale różnią się one zakresem i celem. Oto analiza porównawcza:
| Focus | Headcount | Zlicza całkowitą liczbę pracowników, niezależnie od godzin pracy lub stanowisk. Jest to prosta liczba osób zatrudnionych przez organizację | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| FTE | Mierzy całkowite obciążenie pracowników poprzez konwersję wszystkich przepracowanych godzin na znormalizowaną jednostkę jednego pełnoetatowego pracownika (zazwyczaj 40 godzin/tydzień). Uwzględnia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, pracowników tymczasowych i pracowników kontraktowych obok pracowników pełnoetatowych | |||||
| Przydatny do prostej oceny wielkości siły roboczej, planowania struktury organizacyjnej, alokacji przestrzeni biurowej i podstawowego raportowania HR | ||||||
| fTE | Cenne przy planowaniu zasobów, prognozowaniu budżetu, zarządzaniu obciążeniem pracą w projektach, porównywaniu wydajności i analizowaniu produktywności zespołu | Zalety | Headcount | Łatwość planowania i zarządzania zasobami | ||
| Zalety | Zatrudnienie | Łatwiejsze do obliczenia i zrozumienia, zapewnia jasny obraz ogólnej wielkości firmy | ||||
| fTE | Dokładniejsze odzwierciedlenie zdolności pracowników, umożliwia lepszą alokację zasobów, ułatwia dokładne planowanie budżetu i pozwala na porównania między firmami | Wady | Liczba pracowników | Łatwiejsze do obliczenia i zrozumienia, zapewnia jasny obraz ogólnej wielkości firmy | ||
| Nie uwzględnia indywidualnego obciążenia pracą lub pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, co może prowadzić do niedokładnego planowania zasobów i szacowania budżetu | ||||||
| Bardziej skomplikowane do obliczenia, wymaga szczegółowego śledzenia przepracowanych godzin i może nie być istotne dla wszystkich funkcji organizacyjnych | ||||||
| Wybór właściwej metryki | Headcount | Odpowiedni do podstawowego śledzenia wielkości zatrudnienia i raportów wewnętrznych | ||||
| FTE | Preferowany do planowania zasobów i zarządzania pracą projektową, budżetowania, analizy wydajności i analizy porównawczej |
Wskazówki dotyczące decyzji
Rozważ cel swojej analizy. Jeśli potrzebna jest prosta liczba pracowników, wystarczy liczba etatów. Jeśli chcesz zrozumieć obciążenie pracą, alokację zasobów lub potrzeby projektowe, użyj kalkulacji FTE. Możesz użyć obu wskaźników w połączeniu, aby uzyskać kompleksowy wgląd.
Kroki obliczania ekwiwalentu pełnego czasu pracy w zarządzaniu projektami
Krok 1: Określ standardową liczbę godzin dla pracownika pełnoetatowego
Zazwyczaj decyduje o tym organizacja lub standardy branżowe. Najpopularniejszym standardem jest 40 godzin tygodniowo, który może różnić się w zależności od lokalizacji i sektora.
Krok 2: Oblicz całkowitą liczbę godzin przepracowanych przez wszystkich pracowników
Uwzględnij zarówno pracowników pełnoetatowych, jak i zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Uwzględnij nadgodziny lub wszelkie dodatkowe przepracowane godziny. Możesz zebrać te informacje z kart czasu pracy, rejestrów płac lub systemów HR.
Krok 3: Podziel całkowitą liczbę przepracowanych godzin przez standardową liczbę godzin
Użyj wzoru: FTE = całkowita liczba przepracowanych godzin / standardowa liczba godzin dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.
Krok 4: Zaokrąglij otrzymaną liczbę FTE do najbliższej setnej części (jeśli to konieczne)
Większość organizacji używa FTE z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Załóżmy, że firma zatrudnia pięciu pracowników pełnoetatowych pracujących 40 godzin tygodniowo i trzech pracowników niepełnoetatowych pracujących 20 godzin tygodniowo.
Łączna liczba godzin przepracowanych w tygodniu wyniesie: (5*_40) + (3*_20) = 260 godzin
Zakładając 40-godzinny tydzień pracy, pełny etat wynosiłby: 260/40 = 6,5 etatu
Dodatkowe uwagi dotyczące obliczania FTE w zarządzaniu projektami:
- Roczny etat: Aby obliczyć roczny etat, należy pomnożyć standardowe godziny tygodniowe przez liczbę tygodni w roku (52) i użyć tej liczby jako mianownika we wzorze
- Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin: Oblicz ich FTE, dzieląc ich faktycznie przepracowane godziny przez standardowe godziny w pełnym wymiarze godzin. Na przykład pracownik pracujący 20 godzin tygodniowo będzie miał 0,5 EPC
- Różne harmonogramy pracy: Jeśli pracownicy mają różne godziny pracy lub zmiany, oblicz ich FTE indywidualnie na podstawie faktycznie przepracowanych godzin
- Urlopy, zwolnienia lekarskie i święta: Nieobecności te można uwzględnić, odpowiednio dostosowując łączną liczbę przepracowanych godzin
Jak używać FTE w zarządzaniu projektami
Oto kilka praktycznych sposobów zastosowania FTE w zarządzaniu projektami:
Szacowanie zasobów na potrzeby planowania projektu
Ilościowe określenie obciążenia pracą poprzez obliczenie EPC wymaganych dla każdego zadania lub etapu projektu. Zapewnia to jasne zrozumienie ogólnego wysiłku potrzebnego do ukończenia projektu.
Korzystanie z FTE w zarządzaniu projektami pomaga również określić potrzeby kadrowe. Określ liczbę pracowników pełnoetatowych, niepełnoetatowych lub tymczasowych wymaganych do spełnienia wymagań projektu w przeliczeniu na pełne etaty. Zoptymalizuj alokację zasobów i strategicznie przydziel EPC do różnych zadań w oparciu o umiejętności, dostępność i obciążenie pracą.
Komunikowanie postępów projektu interesariuszom
Wykorzystaj FTE do przejrzystego komunikowania postępów projektu, zarządzanie zasobami i rozkład obciążenia pracą dla interesariuszy. Śledzenie postępów i raportowanie wykorzystanych etatów i dostępnych etatów dla określonych zadań w celu wskazania statusu projektu i zidentyfikowania potencjalnych opóźnień lub ograniczeń zasobów.
Monitorowanie obciążenia pracą i zapobieganie wypaleniu zawodowemu
Śledzenie indywidualnych EPC poprzez przypisywanie EPC do każdego członka zespołu w celu zapewnienia sprawiedliwego rozkładu obciążenia pracą i zapobiegania przepracowaniu. Regularnie identyfikuj potencjalne przeciążenia lub oceniaj poszczególne EPC, aby wykryć oznaki potencjalnego wypalenia lub przytłaczającego obciążenia pracą.
W przypadku przekroczenia dopuszczalnych limitów, należy wdrożyć odpowiednie zmiany, takie jak delegowanie zadań, zatrudnienie dodatkowego wsparcia lub wydłużenie czasu realizacji projektu.
Tworzenie realistycznych budżetów projektów
Pomnóż wymagane EPC przez średnie wynagrodzenie dla odpowiednich ról, aby dokładnie oszacować wydatki na personel.
Uwzględnij świadczenia i koszty ogólne oraz dodatkowe koszty, takie jak świadczenia, podatki i koszty ogólne związane z każdym etatem, aby stworzyć kompleksowy budżet.
Śledź swoje wydatki, monitorując rzeczywiste koszty FTE w stosunku do budżetu przez cały czas trwania projektu, aby zidentyfikować potencjalne odchylenia i podjąć działania naprawcze.
Pomiar wydajności i produktywności zespołu
Analizuj dane FTE, porównując planowane FTE z rzeczywistymi FTE wykorzystywanymi do pomiaru wydajności zespołu i identyfikowania obszarów wymagających poprawy. Śledzenie trendów wydajności poprzez monitorowanie danych FTE w celu identyfikacji wzorców produktywności zespołu, informowanie o przyszłych decyzjach dotyczących planowania projektu i alokacji zasobów.
Można również porównać wykorzystanie FTE zespołu z branżowymi benchmarkami, aby ocenić wydajność i zidentyfikować potencjalne obszary do optymalizacji.
Możesz także wykorzystać dane oparte na FTE, aby ułatwić interesariuszom podejmowanie decyzji dotyczących zakresu projektu, dostosowań budżetu lub realokacji zasobów.
Uprość zarządzanie FTE dzięki ClickUp
Teraz, gdy jesteś gotowy do wykorzystania ekwiwalentu pełnego czasu pracy, zaopatrz się w narzędzie do zarządzania projektami które pomoże Ci efektywnie planować i zarządzać zasobami.
ClickUp jest idealnym narzędziem do zarządzania projektami - wykona ciężką pracę, aby pomóc Ci oszacować, śledzić i poprawić alokację zasobów.
Dokładnie rejestruj wszystkie godziny pracy zespołu nad zadaniami i projektami, korzystając z funkcji ClickUp Time Tracker .
wykorzystaj ClickUp Time Tracker do śledzenia czasu pracy w zadaniach i lokalizacjach, aby uzyskać uproszczony wgląd w ogólne postępy zespołu
Na przykład, porównaj szacowany FTE z faktycznie zarejestrowanymi godzinami, aby zidentyfikować rozbieżności w obciążeniu pracą i udoskonalić przyszłe szacunki.
Dostosuj i efektywnie przydzielaj czas dzięki Szablon przydziału czasu ClickUp aby dopasować go do wymagań Twojej firmy w zakresie śledzenia FTE. Porównaj przepływy pracy w różnych zespołach i znajdź sposoby na optymalizację procesów dzięki Szablon analizy czasu pracy ClickUp .
zobacz obciążenie zespołu na pierwszy rzut oka w ClickUp, aby lepiej delegować lub ponownie przydzielać zadania i szybko zrozumieć, kto ma za mało lub za dużo mocy przerobowych
Tworzenie Pola niestandardowe do przechowywania i śledzenia danych FTE bezpośrednio w zadaniach i projektach, dzięki czemu są one uporządkowane i dostępne.
Twórz, edytuj i organizuj pola niestandardowe w ClickUp i uprość logistykę wyszukiwania
Wizualizacja wydajności zespołu i indywidualnego obciążenia pracą poprzez ClickUp Dashboard aby zapewnić sprawiedliwy podział i zapobiec wypaleniu zawodowemu. Przypisywanie zadań w oparciu o dostępne etaty, optymalizując w ten sposób alokację zasobów i zapobiegając przepracowaniu.
uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w zespole lub dziale dzięki pulpitom nawigacyjnym w ClickUp 3.0_
Co więcej, jeśli ktoś przepracowuje się, możesz użyć ClickUp, aby zapobiec nadmiernej alokacji, ustawiając limity wydajności dla każdego członka zespołu w oparciu o jego dostępność w przeliczeniu na pełne etaty.
Możesz również dołączyć niestandardowe pola FTE do ClickUp Reporting Dashboards funkcja umożliwiająca analizę trendów obciążenia, identyfikację wąskich gardeł i śledzenie postępów.
Możesz także tworzyć konfigurowalne pulpity nawigacyjne, aby wizualizować dane FTE wraz ze wskaźnikami, takimi jak wskaźniki wykonania zadań i harmonogramy projektów. Wizualizuj dane w dowolny sposób i udostępniaj je wszystkim zainteresowanym stronom.
Aby prowadzić udany projekt, kierownicy projektów muszą zrozumieć i zoptymalizować swoje EPC. Wybór właściwego oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Ci to zrobić wydajnie i na dużą skalę. Zacznij za darmo z ClickUp dzisiaj.