Jako właściciel małej firmy prawdopodobnie polegasz na notatnikach, karteczkach samoprzylepnych i prostych arkuszach kalkulacyjnych, aby zarządzać swoją firmą i śledzić, kto kupuje co, ile i kiedy.
Narzędzia te pomagają gromadzić istotne informacje o klientach, utrzymywać zapasy i nie tylko. Jednak w miarę rozwoju firmy karteczki samoprzylepne i notatniki nie wystarczą do przechowywania ważnych danych. Z pomocą przychodzi oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami.
Narzędzie CRM przekształci operacje biznesowe i komunikację z istniejącymi klientami i nowymi potencjalnymi klientami. Może wspierać silne relacje z klientami i zwiększyć ogólną wydajność.
Jeśli jednak nie jesteś jeszcze gotowy na zakup dedykowanego oprogramowania CRM, wypróbuj szablon CRM w programie Excel. Wiele firm na wczesnym etapie decyduje się na CRM oparty na Excelu, ponieważ jest on znany, konfigurowalny i prawie darmowy.
Ten kompleksowy przewodnik pokaże ci, jak działa CRM w Excelu, jak możesz go zbudować i jak zacząć z kilkoma darmowymi szablonami CRM.
Czym jest Excel CRM?
Excel CRM to system zarządzania relacjami z klientami, który wykorzystuje funkcje programu Microsoft Excel do organizowania i zarządzania danymi klientów, interakcjami i procesami sprzedaży.
Excel CRM to elastyczna i konfigurowalna platforma, której małe firmy mogą używać do utrzymywania relacji z klientami i usprawniania procesów sprzedaży.
Korzystanie z Excel CRM pozwala efektywnie organizować proces sprzedaży i z łatwością zarządzać danymi potencjalnych klientów.
Ty lub twój zespół sprzedaży możecie regularnie aktualizować dane CRM, dodawać niestandardowe etapy i źródła potencjalnych klientów oraz eksportować dane. Wszystkie te istotne informacje są również łatwo dostępne dla interesariuszy.
Korzyści z używania Excela jako CRM
Znajomość i dostępność
Od studentów po profesjonalistów, każdy wie, jak korzystać z Excela, dzięki czemu przejście na Excel CRM jest bezproblemowe.
Excel jest powszechnie dostępny i nie wymaga specjalnego szkolenia. Microsoft Excel i jego alternatywy są łatwe do nauczenia i mają kilka darmowych samouczków online.
Opłacalność
Małe firmy często nie są w stanie zainwestować w oprogramowanie ze względu na jego wysoką cenę. Cena nie jest problemem w przypadku Microsoft Excel, ponieważ aplikacja internetowa jest darmowa. Nawet jeśli potrzebujesz płatnej wersji desktopowej, jest ona tańsza niż zwykły CRM.
Aplikacja Microsoft Excel na komputery stacjonarne jest dostępna w ramach subskrypcji pakietu Microsoft Office. Eliminuje to potrzebę zakupu dodatkowego oprogramowania i pomaga obniżyć koszty.
Dostosowanie
Microsoft Excel jest znany ze swoich praktycznych funkcji i umożliwia dostosowanie CRM do własnych potrzeb. Chcesz zdefiniować niestandardowe pola dla konkretnych klientów? Śmiało, stwórz je. Chcesz zmienić nazwy kroków w potoku sprzedaży zgodnie ze swoim sposobem pracy? Dokonaj zmiany i kontynuuj.
Możesz także skorzystać z wielu dostępnych Szablony CRM aby zaprojektować arkusz kalkulacyjny CRM, który idealnie pasuje do Twoich procesów i wymagań.
Integracja z innymi aplikacjami Microsoft Office
MS Excel płynnie integruje się z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office, takimi jak MS Word i Outlook. Zapewnia to całościowe podejście do zarządzania relacjami z klientami.
Niezależnie od tego, czy jesteś przedstawicielem handlowym, czy właścicielem firmy, integracje programu Excel pomogą Ci stworzyć oszałamiający i spersonalizowany interfejs dla Twoich danych, bez dodatkowych kosztów.
Gotowe szablony
Ze względu na popularność programu Excel jako CRM, dostępne są różne gotowe szablony CRM Excel, takie jak szablon księgowy, szablon możliwości i inne.
Wystarczy sklonować dostępne szablony, wprowadzić odpowiednie dane do pól niestandardowych i wszystko gotowe. Od szablony planowania zasobów do szablony zarządzania klientami wybierz te, które najlepiej spełniają Twoje wymagania biznesowe.
Jak zbudować CRM w Excelu: Kroki i wskazówki
Tworzenie CRM w Excelu wymaga starannego planowania i organizacji. Oto najważniejsze kroki i wskazówki, które przeprowadzą Cię przez ten proces.
Krok 1: Zdefiniuj swoje cele
Jasno zdefiniuj cele CRM i to, co chcesz osiągnąć dzięki temu narzędziu. Twoim celem może być usprawnienie zarządzania potencjalnymi klientami, utrzymanie relacji z klientami lub usprawnienie procesów sprzedaży.
Krok 2: Tworzenie arkuszy Excel
Gdy ty i twój zespół uzgodnicie przyszłe cele, użyj różnych arkuszy Excela, aby skategoryzować informacje. Aby zbudować Szablony CRM potrzebne są następujące arkusze:
- Utwórz arkusz listy Contacts, aby łatwo przechowywać i przeglądać informacje kontaktowe
- Utwórz arkusz Firma przeznaczony do zarządzania danymi potencjalnych klientów i klientów sprzedaży B2B
- Utwórz arkusz Pipeline, aby śledzić komunikację z klientami, kontaktować się z nimi i aktualizować status potencjalnych klientów w celu skutecznego monitorowania sprzedaży
- Użyj arkusza Settings, aby uwzględnić szczegóły, takie jak typy kontaktów, etapy pipeline, status transakcji i źródło potencjalnych klientów
Krok 3: Identyfikacja punktów danych
Przechowywanie i utrzymywanie danych kontaktowych w jednym miejscu może skutecznie zaoszczędzić czas podczas komunikacji z potencjalnymi klientami. Pomoże to również uniknąć niewłaściwego umieszczenia danych, oszczędzając czasochłonnego procesu odzyskiwania danych.
Przejdź do arkusza Kontakty w szablonie CRM. Upewnij się, że dla wszystkich swoich klientów konsekwentnie monitorujesz istotne dane, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres, adres e-mail, szczegóły zakupu, historię zakupów, dzienniki komunikacji i wszelkie inne istotne informacje B2B CRM dane. Jest to również moment, w którym należy zdefiniować niestandardowe pola lub dane, które mają być gromadzone i śledzone.
Wprowadź wszystkie dostępne dane dla każdego klienta do skoroszytu Excel, aby ułatwić płynną komunikację w przyszłości.
Krok 4: Wprowadzanie danych
Gdy baza danych klientów będzie gotowa, wprowadź informacje o możliwościach transakcji i inne powiązane dane do gotowego potoku sprzedaży. Możesz połączyć to z procesami sprzedaży, aby zmaksymalizować dokładność i spójność oraz zachować integralność systemu CRM.
Przedstawiciele handlowi używają niestandardowych pól w CRM sprzedaży, aby kategoryzować i śledzić możliwości oraz dodawać rodzaj sprzedaży lub usług wymaganych przez potencjalnych klientów.
Zidentyfikuj swoje postępy dzięki aktualizacjom pulpitu nawigacyjnego ostrzegającym o ruchach w potoku. Jeśli Twój proces sprzedaży jest już wstępnie zdefiniowany lub szablon potoku sprzedaży nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz go łatwo dostosować.
Krok 5: Wdrożenie formuł i funkcji
Wykorzystaj formuły i funkcje Excela do automatyzacji obliczeń, analizy danych i usprawnienia procesów. Na przykład, możesz użyć SUMIFS do śledzenia sum sprzedaży i COUNTIFS do analizy interakcji z klientami. Uczyń swój szablon CRM konfigurowalnym procesem sprzedaży, który może ewoluować wraz z rozwojem Twojej firmy.
Możesz także tworzyć tabele przestawne, aby szybko sortować i filtrować swój pipeline w celu zarządzania i analizowania danych.
Posortuj swoją tabelę lejka sprzedaży na podstawie szacunkowej wartości szansy lub wybierz menu rozwijane i posortuj dane od A do Z.
Krok 6: Zaprojektuj atrakcyjne wizualnie pulpity nawigacyjne
W systemie CRM opartym na Excelu można tworzyć atrakcyjne wizualnie pulpity nawigacyjne, które zapewniają szybki przegląd kluczowych wskaźników. Użyj wykresów i grafów, aby skutecznie przedstawić trendy danych.
Kilka szybkich wskazówek, o których należy pamiętać podczas korzystania z szablonu Excel CRM to:
- Regularnie aktualizuj swój CRM, aby zapewnić dokładność i trafność
- Szkolenie zespołu w zakresie efektywnego korzystania z Excel CRM
- Często twórz kopie zapasowe plików Excel, aby zapobiec utracie danych
5 Szablonów CRM w Excelu: Funkcje i ich zastosowanie
1. Szablon Excel CRM dla dzienników kontaktów
prowadź rejestr swoich kontaktów za pomocą tego szablonu CRM od *[_Vertex42](https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/crm-template.html)* Rejestruj szczegóły każdego kontaktu z klientem lub potencjalnym klientem, sposób kontaktu, cel i działania następcze w kontaktowym szablonie CRM Excel.
Ten darmowy szablon CRM pomaga zarządzać listą kontaktów i dotrzeć do właściwego klienta we właściwym czasie. Pomaga to uniknąć spamowania obecnego klienta niechcianą komunikacją.
2. Szablon Excel CRM dla lejka sprzedaży
rejestruj i śledź swoje możliwości sprzedaży za pomocą tego szablonu CRM Excel by *[_Salesflare](https://salesflare.com/templates/free-excel-crm/)* Zarządzanie lejkiem sprzedaży jest kluczowe dla każdej firmy. Szablon CRM Excel lejka sprzedaży przydaje się, gdy profesjonaliści i właściciele małych firm chcą po prostu wprowadzić podstawowe szczegóły, aby śledzić nadchodzące transakcje, oczekiwane daty zamknięcia i postępy w punkcie kontaktu (PoC) z potencjalnym klientem.
Taki szablon pomaga również śledzić postępy w ramach pipeline, wielkość transakcji itp.
3. Szablon Excel CRM dla dziennika sprzedaży
bądź na bieżąco z kosztami, rabatami oferowanymi klientom i sprzedażą dzięki temu szablonowi CRM by *[_Vertex42](https://www.vertex42.com/ExcelTemplates/crm-template.html)* Darmowy szablon dziennika sprzedaży pomaga rejestrować każdą dokonaną sprzedaż z dodatkowymi szczegółami, takimi jak koszt, oferowane rabaty i numery faktur. Szablon ten ułatwia śledzenie dziennej, tygodniowej i miesięcznej sprzedaży.
Uruchom raporty sprzedaży na temat średniej wielkości biletów, całkowitej sprzedaży i nie tylko dzięki temu łatwemu w użyciu i bezpłatnemu szablonowi CRM Excel.
4. Szablon CRM Excel dla raportu możliwości
przeglądaj potencjalnych klientów, którzy mogą stać się klientami, korzystając z szablonu CRM by *[_Close.com](https://www.close.com/resources/crm-excel-template)* Jako kierownik sprzedaży musisz często sprawdzać szanse, które mogą przekształcić potencjalnych klientów w klientów kontraktowych. Prosty raport z szablonu CRM dla szans pomaga być na bieżąco z wynikami każdego przedstawiciela handlowego, śledzić utracone transakcje, interweniować w przypadku transakcji na późnym etapie i ustalać priorytety najważniejszych szans sprzedaży.
5. Szablon Excel CRM dla prognozy sprzedaży
uzyskaj prognozy sprzedaży, aby lepiej planować decyzje dotyczące zakupów i zapasów, korzystając z szablonu CRM by *[arkusz kalkulacyjny](https://www.spreadsheet.com/template/simple-crm)* Dla właściciela firmy przewidywalność sprzedaży jest kluczem do lepszego planowania i dokładniejszych prognoz sprzedaży.
Skorzystaj z szablonu CRM Excel do prognozowania sprzedaży przychodzącej. Możesz prognozować przychody biznesowe i filtrować je według typu firmy, sprzedawcy i etapu transakcji.
Ograniczenia CRM Excel
Chociaż Excel CRM oferuje kilka zalet, ma również pewne ograniczenia, które warto wziąć pod uwagę:
Ograniczona skalowalność
Excel nie został zaprojektowany do obsługi obszernych baz danych, a wraz z rozwojem firmy zarządzanie dużą ilością danych klientów za pomocą arkusza kalkulacyjnego CRM może okazać się trudne.
Wyzwania związane ze współpracą
Wraz z rozwojem zespołu, współpraca nad plikami Excel może stać się uciążliwa, prowadząc do problemów z kontrolą wersji i potencjalnych rozbieżności w danych. Ograniczone prawa dostępu do Excela dla użytkowników sprawiają, że śledzenie i identyfikowanie zmian jest niezwykle czasochłonne.
Brak automatyzacji
Arkusz kalkulacyjny CRM Excel wymaga więcej ręcznego wprowadzania danych niż dedykowane oprogramowanie CRM. Podczas tworzenia baz danych klientów należy ręcznie wprowadzać dane, aby upewnić się, że wszystkie informacje o klientach są prawidłowo przechowywane i rejestrowane. Może to potencjalnie spowolnić procesy biznesowe, a także stwarza ryzyko błędu ludzkiego prowadzącego do utraty danych.
Obawy związane z bezpieczeństwem
Pliki Excel mogą nie zapewniać takiego samego poziomu bezpieczeństwa jak dedykowane platformy CRM, pozostawiając istotne dane podatne na nieautoryzowany dostęp lub utratę. Pliki Excel mogą ulec awarii w dowolnym momencie, a kopie zapasowe mogą nie być skutecznym rozwiązaniem. Każdy, kto uzyska dostęp do skoroszytu programu Excel, może z łatwością skopiować dane lub, co gorsza, je usunąć.
Brak ścieżki audytu
Trudno jest śledzić zmiany wprowadzone w pliku Excel. W większości przypadków pliki Excel są dostępne dla wielu członków zespołu z wymaganym dostępem i uprawnieniami do wprowadzania zmian. Sprawia to, że śledzenie i audytowanie jest trudnym procesem.
Najlepsza alternatywa dla Excel CRM
ClickUp to potężne narzędzie z solidnymi możliwościami CRM, które płynnie integruje się z istniejącymi przepływami pracy. Szablon CRM ClickUp pomaga rozwijać relacje z klientami dzięki nieszablonowym narzędziom do śledzenia wszystkich potencjalnych klientów i możliwości. Zapewnia wizualną reprezentację pipeline'u i pomaga w skutecznym podejmowaniu decyzji.
skorzystaj z szablonu CRM od ClickUp, aby zmaksymalizować relacje z klientami, śledzić potencjalnych klientów i możliwości za pomocą pipeline'ów
Szablon Funkcje CRM w ClickUp pomagają scentralizować kluczowe informacje kontaktowe w dedykowanej bazie danych dla danych sprzedażowych. Umożliwia to ustalanie priorytetów zadań dla sprzedaży zespół zgodnie z etapem sprzedaży, zwiększając w ten sposób szybkość sprzedaży.
Firmy korzystające z programu Excel w swoich procesach CRM mogą bez wysiłku przejść na ClickUp, importując istniejące dane
ClickUp umożliwia dostosowanie widoków zadań, aby pomóc w zarządzaniu procesami sprzedaży i marketingu. Oprócz domyślnego widoku listy, dane można również wyświetlać w widoku Widok tablicy pogrupowane według statusu lub Widok kalendarza ze spotkaniami i innymi zaplanowanymi wydarzeniami.
Możesz także wybrać widok tabeli, który zaprezentuje wszystkie dane w prostej siatce.
Przeciągnij i upuść dowolne zadanie do następnej kolumny, aby automatycznie zaktualizować jego status w widoku tablicy Kanban w ClickUp
ClickUp umożliwia przypisywanie zadań członkom zespołu i śledzenie ich postępów. Możesz także ustawić uprawnienia użytkowników w oparciu o role.
Dzięki wzmiankom, komentarzom i wbudowanym funkcjom komunikacji, ClickUp zapewnia środowisko współpracy dla zespołów do wspólnej pracy Ponadto, Automatyzacja w ClickUp pomagają usprawnić powtarzalne zadania oraz zaoszczędzić czas i wysiłek.
Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy dużym konglomeratem, ClickUp zapewnia kompleksowe rozwiązanie dla Twoich potrzeb CRM.
Od zarządzania kontaktami po śledzenie transakcji i widoki zadań, intuicyjne funkcje ClickUp sprawiają, że jest to solidne oprogramowanie CRM, które usprawni Twój biznes.
Usprawnij zarządzanie relacjami z klientami dzięki ClickUp
Planując strategię CRM, weź pod uwagę swoje wymagania biznesowe i oceń skalowalność wybranego rozwiązania CRM. Pomoże Ci to zdecydować, czy stworzyć CRM w Excelu, czy zdecydować się na dedykowane rozwiązanie, takie jak ClickUp.
Chociaż CRM w Excelu oferują właścicielom firm opłacalne i konfigurowalne rozwiązanie, ich wady mogą utrudniać rozwój.
Z drugiej strony, ClickUp stanowi skuteczną alternatywę, która będzie skalować się wraz z rozwojem firmy.
Solidne szablony CRM, zaawansowane funkcje, takie jak ClickUp AI płynna integracja z wieloma narzędziami, ClickUp Dashboards i możliwości współpracy sprawiają, że jest to lepsze rozwiązanie CRM w porównaniu do Excela czy Arkuszy Google.
Dzięki ClickUp CRM firmy każdej wielkości mogą zarządzać relacjami z klientami, usprawniać procesy i współpracować w celu zwiększenia zadowolenia klientów.
Wdróż dedykowane oprogramowanie CRM dla swojej firmy poprzez
rejestrację w ClickUp za darmo
.