Wat maakt evenementenbeheer zo moeilijk? Niet omdat u één grote taak moet uitvoeren, maar eerder vanwege de honderden kleine taken waar u geen rekening mee houdt.
Er zijn tijdlijnen die moeten worden beheerd, content die moet worden verzonden, sponsors die moeten worden gecoördineerd en updates die moeten worden gedeeld – vaak allemaal tegelijk. En als u leiding geeft aan het werk, wordt er meestal van u verwacht dat u het grote geheel in beweging houdt en inspringt wanneer er details misgaan.
Wanneer u een hele gebeurtenis in uw eentje beheert, heeft u geen tijd om ook nog eens als contentstrateeg, projectcoördinator en COO te fungeren.
Dat is het probleem dat ik wilde oplossen met AI-aangedreven planning voor gebeurtenissen met behulp van ClickUp Super Agents.
Over mij: een ClickUp Verified Consultant
Ik ben Anna Bulock, een ClickUp Verified Consultant, en ik besteed veel van mijn tijd aan het helpen van teams bij het ontwerpen van systemen waarmee complexe initiatieven kunnen worden uitgevoerd zonder dat mensen uitgeput raken. In een recent webinar van de ClickUp-community heb ik gedeeld hoe ik ClickUp Super Agents gebruik voor beheer van gebeurtenissen.
In deze blogpost laat ik je een praktisch voorbeeld zien van het plannen van een volledige campagne voor de jaarlijkse spelen die worden georganiseerd door een organisatie – laten we die het Jeugdcentrum noemen – van hiërarchie tot hype, met behulp van AI Super Agents in ClickUp.
Waarom AI-gebeurtenisplanning zonder structuur mislukt
De meeste teams beginnen met AI op dezelfde manier als met nieuwe tools: door het eerst iets opvallends te laten doen.
"Stel de aankondiging op." "Maak een tijdlijn." "Schrijf posts voor sociale media."
Het probleem is dat AI zonder context alleen maar kan gissen.
Bij gebeurtenissenplanning leidt gissen tot generieke plannen, gemiste afhankelijkheden en werk dat er op papier goed uitziet, maar bij de uitvoering mislukt.
Daarom begin ik altijd met structuur voordat ik automatisering toepas.
Ook ClickUp Super Agents werken het beste met context. Om ze succesvol in te zetten, moet u eerst de wereld bouwen waarin ze werken.
Ook ClickUp Super Agents werken het beste met context. Om ze succesvol in te zetten, moet u eerst de wereld bouwen waarin ze werken.
Met de juiste hiërarchie kan een klein team plus een paar goed ontworpen Super Agents een volledige campagne uitvoeren, terwijl jij je kunt blijven concentreren op het leiden.
🦄 Nieuw bij ClickUp?
Twee concepten zijn het belangrijkst voor alles in dit bericht: ClickUp-hiërarchie en Super Agents.
ClickUp Hiërarchie is de manier waarop werk binnen ClickUp wordt georganiseerd, zodat zowel mensen als AI het begrijpen:
- Een ruimte vertegenwoordigt een groot werkgebied (zoals een gebeurtenis, afdeling of campagne).
- Mappen groeperen gerelateerde werkstroom binnen die ruimte (planning, content, activiteiten).
- Lijsten bevatten de daadwerkelijke taken, met statussen, eigenaren en deadlines.
Wanneer deze structuur duidelijk is, wordt ClickUp één enkele bron van waarheid in plaats van een verzameling losstaande tools.
ClickUp Super Agents zijn AI-teamgenoten die binnen die hiërarchie leven. In plaats van vanuit een leeg chatvenster te werken, doen ze het volgende:
- Lees taken, documenten, tijdlijnen en activiteiten in context
- Volg dezelfde toestemmingen en structuur als uw team.
- Voer gerichte taken uit, zoals het plannen van een gebeurtenis, het beheren van content of het vaststellen van prioriteiten.
Beschouw de hiërarchie als de kaart en Super Agents als de operators die er daadwerkelijk doorheen kunnen navigeren.
Hoe doelgerichter uw structuur is, hoe slimmer en betrouwbaarder uw agents worden.
Begin met hiërarchie voordat u AI-agents toevoegt voor evenementenplanning
Voordat ik een enkele agent vroeg om gebeurtenissen te plannen, content te schrijven of outreach te beheren, ontwierp ik een overzichtelijke ClickUp-hiërarchie voor het Jeugdcentrum.
Ik heb een speciale ruimte voor het outreachcentrum gecreëerd. Daarin heb ik een klein aantal gerichte mappen en lijsten toegevoegd:
- Eén map voor de jaarlijkse gamecampagne
- Een map met community-updates voor nieuwsbrieven en aankondigingen
- Een lijst met operationele taken voor het dagelijkse werk van het centrum
Dit was belangrijker dan welke prompt dan ook.
Door al het gerelateerde werk binnen één enkele, doelgerichte ruimte te houden, gaf ik Super Agents een duidelijke grens. Ze konden zien wat belangrijk was, negeren wat niet belangrijk was en werken zonder verdwaald te raken in niet-gerelateerd werk.
💡 Pro-tip: Als je net begint, is dit het moment om even te pauzeren en je eigen versie van Anna's ruimte te ontwerpen: één ruimte, een paar gerichte mappen en lijsten die weerspiegelen hoe je team daadwerkelijk werkt met ClickUp-taken en ClickUp-weergaven.
Waarom hiërarchie belangrijker is dan hype bij AI-gebeurtenissenplanning
Het is verleidelijk om te beginnen met het meest opvallende onderdeel: een superagent vragen om e-mails, social media-berichten of sponsorcontacten op te stellen. Ik heb me bewust ingehouden.
Voordat ik AI in beeld bracht, zorgde ik ervoor dat elke lijst het volgende bevatte:
- Duidelijke, betekenisvolle aangepaste statusen voor Taaken
- Aangepaste velden die echte details vastlegden (zoals sponsorniveau of type gebeurtenis)
- Duidelijke naamgeving die zowel voor mensen als voor agents logisch was
Toen die structuur eenmaal was opgezet, heb ik ClickUp AI in de werkstroom geïntegreerd. Vanaf dat moment hoefden de agents niet meer te gissen, maar konden ze aan de slag.
Als u eerst met sociale media begint, kan uw agent uw centrum in het algemeen promoten. Maar zonder context van een gebeurtenis kan hij niet de specifieke campagnes opzetten die u daadwerkelijk nodig hebt.
Contextuele AI die uw taken, documenten, chats en tijdlijnen begrijpt, levert veel nauwkeurigere en relevantere inzichten omdat deze redeneert op basis van echte werkgegevens en niet op basis van geïsoleerde prompts. De Converged AI-werkruimte van ClickUp brengt werk en intelligentie samen, zodat agenten handelen op basis van volledige context en niet op basis van gefragmenteerde signalen.
Als u eerst met sociale media begint, kan uw agent uw centrum in het algemeen promoten. Maar zonder context van een gebeurtenis kan hij niet de specifieke campagnes opzetten die u daadwerkelijk nodig hebt.
Contextuele AI die uw taken, documenten, chats en tijdlijnen begrijpt, levert veel nauwkeurigere en relevantere inzichten omdat deze redeneert op basis van echte werkgegevens en niet op basis van geïsoleerde prompts. De Converged AI-werkruimte van ClickUp brengt werk en intelligentie samen, zodat agenten handelen op basis van volledige context en niet op basis van gefragmenteerde signalen.
👀 Wist u dat? Ongeveer 62% van de organisaties experimenteert met AI-agents, maar veel minder (ongeveer 23%) breidt deze uit tot buiten de pilotfase. Dit suggereert dat volwassenheid, werkstroomintegratie en bedrijfsmodellen van belang zijn voor het realiseren van echte waarde.
Bouw uw eerste AI-gebeurtenisplanner voor uw vlaggenschipcampagne met AI Super Agents
De eerste agent die ik bouwde, fungeerde als een AI-gebeurtenisplanner voor de vlaggenschipgames.
Dit was een grootschalig initiatief dat meerdere maanden in beslag nam, met tal van activiteiten, vrijwilligers en deadlines. Ik gaf de agent toegang tot de campagnemap en een duidelijke opdracht: helpen om een ruw idee om te zetten in een werkbaar plan.
In plaats van te beginnen met een lege lijst, laat ik de agent de eerste structuur opstellen: taken, subtakens en groeperingen die aansluiten bij hoe het echte gebeurteniswerk verloopt.
Van daaruit heb ik alles beoordeeld en verfijnd, in plaats van alles zelf uit te vinden.
Zet een vaag idee om in een realistisch, door AI aangestuurd plan voor een gebeurtenis.
Met een enkele prompt wordt de planner voor gebeurtenissen gevraagd om:
- Begrijp de doelen van de jaarlijkse spelen
- Genereer taken voor elk type gebeurtenis en activiteit
- Groepeer werk in lijsten en subtaaken die worden gebruikt om echte werkstroom-werkprocessen in kaart te brengen.
Vervolgens kon ik het hele plan in een tijdlijn-weergave bekijken en zien hoe alles gedurende het seizoen met elkaar verbonden was.
In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, gaat het team aan de slag met een doordacht eerste ontwerp dat door de agent is gegenereerd.
Laat uw agent uw data en afhankelijkheden debuggen
De eerste versie van elk gebeurtenisplan verbergt problemen. Deadlines verschuiven. Voorbereidend werk loopt uit tot na de uitvoeringsdata.
In plaats van elke taak handmatig te scannen, gaf ik de gebeurtenissenplanneragent een tweede taak: data afstemmen op de werkelijkheid.
De agent markeerde taken die waren gepland na het werk dat ze ondersteunden, paste tijdlijnen aan en bracht risico's vroegtijdig aan het licht. Dat alleen al bespaarde uren aan opruimwerk en voorkwam last-minute stress.
De agent:
- Taaken die zijn gepland na de gebeurtenis die ze ondersteunen
- Brengt deadlines in kaart zodat voorbereidend werk vóór de wedstrijddag plaatsvindt.
- Houdt de algehele tijdlijn realistisch en haalbaar
Door een gebeurtenisplanner uw data te laten controleren en aanpassen, voorkomt u last-minute stress en houdt u uw campagne realistisch.
💡 Pro-tip: Als je net begint – of als je niet elke lijst en elk veld helemaal opnieuw wilt maken – gebruik dan de sjabloon voor evenementenplanning van ClickUp als basis voordat je agents toevoegt.
Deze sjabloon wordt geleverd met vooraf opgestelde lijsten voor logistiek, tijdlijnen, budgetten, personeelsbezetting en meer, zodat uw Super Agents vanaf dag één kunnen werken met een zinvolle structuur en gegevens.
Voeg gespecialiseerde AI-evenementenplanningsagenten toe voor sponsoring en evenementcontent
Toen het plan voor de gebeurtenis eenmaal rond was, begon het echte werk: sponsoring en content.
In plaats van te jongleren met spreadsheets en inboxen, heb ik elke werkstroom toegewezen aan een eigen gespecialiseerde Super Agent.
Geef sponsoring een eigenaar die nooit een follow-up laat vallen
Elk gebeurtenis heeft financiering nodig. In het Jeugdcentrum helpt de eigen schatkist, maar externe sponsors blijven cruciaal.
Ik heb een speciale sponsorschapslijst gemaakt met aangepaste velden voor:
- Naam en contactgegevens van sponsor
- Sponsorniveaus en voordelen
- Status van outreach en overeenkomst
Vervolgens heb ik een Super Agent rechtstreeks aan die lijst toegewezen.
🔑 Belangrijkste conclusie: Omdat de agent volledig in ClickUp was geïntegreerd, kon hij bijhouden wie follow-ups nodig had, de status van sponsors samenvatten en volgende stappen voorstellen, zonder dat iemand hoefde bij te houden hoe de zaken ervoor stonden.
Zet een contentmanager-agent centraal in uw campagne
Nu het evenementenplan en de sponsors geregeld zijn, moet u nog steeds communiceren en de gebeurtenis promoten bij uw publiek. Daar komt de Content Manager Super Agent om de hoek kijken.
Mijn team en ik hebben het volgende gemaakt:
- Een nieuwsbrief-lijst met een bordweergave voor het schrijven, de bewerking en het verzendklaar maken van content
- Een socialemedia-lijst met verbinding met de Frozen Games, inclusief belangrijke data en middelen
- Een openbaar ClickUp-formulier voor inzendingen en verhalen van de community
De Content Manager-agent kreeg de context van deze lijsten en de algehele campagne. Van daaruit kon hij:
- Stel statussen en aangepaste velden voor als de lijst structuur miste
- Vul de nieuwe velden in zodra ze zijn toegevoegd.
- Ontwerp nieuwsbrieven en sociale berichten die gekoppeld zijn aan specifieke gebeurtenissen
- Maak subtaaken of checklists om details te behandelen die mensen zouden kunnen vergeten, zoals het bevestigen van de registratielink of het opnemen van een oproep tot actie voor vrijwilligers.
Een van mijn favoriete handelingen is de Content Manager Agent vragen om inzendingen van de community te beoordelen en aan te geven welke de huidige campagnes het beste ondersteunen.
Een van mijn favoriete handelingen is de Content Manager Agent vragen om inzendingen van de community te beoordelen en aan te geven welke de huidige campagnes het beste ondersteunen.
🔑 Belangrijkste conclusie: Wanneer u content als een gestructureerde werkstroom binnen ClickUp behandelt, kan een Content Manager Agent het werk van idee naar publicatie brengen zonder dat er iets tussen wal en schip valt.
Bekijk hoe het eigen team van ClickUp AI Super Agents gebruikt om hun contentprogramma's uit te voeren:
Houd de kwaliteit hoog met statussen, formulieren en inzendingen
Super Agents zijn krachtig, maar ze worden pas echt effectief in combinatie met duidelijke werkstroomen die iedereen begrijpt.
Statussen, formulieren en weergaven in ClickUp bieden uw agenten houvast, zodat ze snel kunnen handelen zonder uw merk te schaden.
Gebruik ClickUp-weergaven en taakstatussen om elk verhaal in beweging te houden.
Voor de nieuwsbrief en sociale content maak ik veel gebruik van Board- en lijstweergaven:
- Met boardweergaven kunt u eenvoudig zien wat er in behandeling is, wordt beoordeeld, is goedgekeurd en is gepubliceerd.
- Lijstweergaven helpen het team om snel deadlines en eigenaren te scannen.
- Kleurgecodeerde taakstatussen geven aan wat er al is gedaan en wat nog niet is gestart.
De Content Manager Agent houdt rekening met deze statussen bij het voorstellen van volgende stappen, waardoor menselijke medewerkers en AI op één lijn blijven.
Laat een agent de inzendingen van de community beoordelen aan de hand van uw doelen.
Wanneer uw community graag verhalen, foto's en ideeën deelt, is dat fantastisch voor de betrokkenheid, maar overweldigend om handmatig te beheren.
Door openbare formulierinzendingen naar een ClickUp-lijst te leiden, geef ik de Content Manager-agent een overzichtelijke inbox om mee te werken. De agent kan:
- Lees elke inzending in context
- Vergelijk dit met de strategische doelen en actieve campagnes van het centrum.
- Beveel aan welke verhalen nu onder de aandacht moeten worden gebracht en welke voor later moeten worden bewaard.
In plaats van door een rommelige inbox te scrollen, krijgt het team een zorgvuldig samengestelde reeks communityverhalen te zien die hun missie daadwerkelijk vooruithelpen.
📮 ClickUp Insight: 62% van de respondenten zegt dat AI-agents nog niet aan de verwachtingen voldoen. Ze omschrijven ze als in een vroege fase of zelfs als iets dat meer werk creëert dan het oplost.
De frustratie komt vaak naar voren bij de overdracht. Een agent vat een vergadering samen, stelt vervolgstappen voor of signaleert een probleem, en houdt het daar dan bij. U moet nog steeds taken aanmaken op basis van de actiepunten, eigenaren toewijzen, statussen bijwerken en handmatig opvolgen.
Super Agents zijn ontworpen om al deze stappen uit te voeren. Ze kunnen kettingacties gebruiken om aantekeningen van vergaderingen om te zetten in taken, statusen van projecten bij te werken, werk naar de juiste eigenaren door te sturen en werkstroom in hetzelfde systeem te houden waar de uitvoering plaatsvindt.
Wanneer een AI-agent werk kan uitvoeren van 'dit is wat er moet gebeuren' naar 'het is al in gang gezet', wordt de waarde echt zichtbaar.
Coördineer alles met een COO-achtige AI-agent
Zelfs met een evenementenplanner en contentmanager moet iemand nog steeds het grote geheel in de gaten houden. Voor ons is die iemand een COO-Style Super Agent die rechtstreeks in ClickUp is ingebouwd.
Ik gaf deze agent zichtbaarheid over de hele ruimte en een eenvoudige opdracht: breng naar voren wat de aandacht van het management vereist en help bij het delegeren van de rest.
Vanaf dat moment wordt delegeren een stap in het gesprek. Ik kan dingen zeggen als:
- Alles wat in de ruimte van de Annual Games te maken heeft, moet worden gedelegeerd aan de manager van de gebeurtenis.
- Alles onder Community moet naar de contentmanager gaan.
De COO Agent wijst die taken vervolgens toe, zodat het werk naar de juiste eigenaar wordt doorgestuurd zonder dat ik elke kaart handmatig opnieuw hoef toe te wijzen.
Blijf verantwoordelijk zonder je in details te verliezen
Het mooie van deze installatie is dat mijn team en ik op de hoogte blijven zonder de hele dag in de lijst met taken te hoeven zitten.
- De COO-agent brengt naar voren wat echt een beslissing van een leidinggevende vereist.
- De agenten voor de organisatie van gebeurtenissen en content voeren die instructies uit.
- Notificaties laten mensen weten wanneer cruciale items zijn voltooid.
🔑 Belangrijkste conclusie: Met een COO Agent die het werk tussen gespecialiseerde agents coördineert, kunnen leidinggevenden de controle over de resultaten behouden, terwijl ClickUp het drukke werk voor zijn rekening neemt.
📚 Lees ook: Hoe AI-convergentie werkversnippering oplost
Hoe u uw eigen AI-evenementenplanningssysteem in ClickUp kunt bouwen met een team van Super Agents
Deze installatie is niet alleen geschikt voor grote gebeurtenissen. Het werkt voor elke campagne met hoge inzet.
Hier leest u hoe u dit kunt toepassen op uw eigen team:
- Breng één specifieke ruimte in kaart. Begin met één ruimte die gewijd is aan een duidelijk initiatief, zoals een lancering, een reeks gebeurtenissen of een marketingprogramma.
- Ontwerp uw mappen en lijsten. Maak mappen voor planning, uitvoering en communicatie, en lijsten die aansluiten bij uw huidige werkwijze.
- Definieer aangepaste statussen en velden. Zorg ervoor dat elke lijst zinvolle statussen en aangepaste velden heeft waarop uw agenten kunnen vertrouwen.
- Start uw eerste Super Agent. Begin met één agent voor evenementenplanning of projectmanagement en laat deze taken, tijdlijnen en afhankelijkheden opstellen.
- Voeg gespecialiseerde agents toe. Voeg agents toe voor sponsoring, content, ondersteuning, financiën of operaties naarmate uw werkstroom groeit.
- Maak het af met een COO-agent. Zodra je meerdere agenten in gebruik hebt, maak je een COO-achtige agent om het werk te coördineren en te bepalen wat je vervolgens nog moet doen.
💡 Pro-tip: U hebt geen code nodig om een AI-evenementenplanneragent in ClickUp te bouwen. Met behulp van de natuurlijke taal Super Agent-builder in de AI-zijbalk heb ik eenvoudigweg de rol van de agent beschreven: het evenement plannen, tijdlijnen beheren en risico's signaleren. ClickUp heeft me geholpen bij het kiezen van de juiste lijsten en mappen, het instellen van een planning en het vormen van hoe de agent redeneert over evenementwerk.
Toen de agent eenmaal live was, heb ik hem getest door rechtstreeks in de chat te vragen naar tijdlijnen en datumcontroles. Omdat hij taken, documenten en schema's samen kan lezen, bleven zijn plannen gebaseerd op de echte gebeurtenis en niet op algemene campagne-ideeën.
🔑 Belangrijkste conclusie: U hebt geen enorm budget nodig om aan de slag te gaan. U hebt alleen een doordachte hiërarchie nodig en een klein team van superagenten die zijn afgestemd op uw doelstellingen.
Van handmatige planning van gebeurtenissen naar AI-gestuurde uitvoering
Wat is er veranderd voor het Jeugdcentrum met de ClickUp AI Super Agents?
In plaats van updates in verschillende tools bij te houden, werkte het team binnen één geconvergeerd systeem. Agenten zorgden voor de structuur en follow-ups. Mensen concentreerden zich op beoordelingen, creativiteit en leiderschap.
Zo ziet effectieve AI-gebeurtenisplanning er in de praktijk uit: minder tools, minder ruis en systemen die meegroeien met uw ambitie in plaats van eronder bezwijken.
Als u eerst de hiërarchie opbouwt en uw agents duidelijke taken geeft, kunnen zij veel meer van de operationele belasting dragen dan de meeste teams verwachten.
Wilt u meteen aan de slag? Dat is heel eenvoudig. Meld u aan voor een gratis ClickUp-account!
Anna Bullock is een creatief strateeg, projectmanager en systeemdenker – en uw zakelijke moeder wanneer u duidelijkheid en zorg nodig hebt. Door middel van consulting, content en de ontwikkeling van online werkruimtes helpt ze ambitieuze mensen om ideeën om te zetten in actie, ondersteunende systemen op te zetten en bedrijven te laten groeien die echt bij hun leven passen.